PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO DE GRABACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE LAS RECETAS MÉDICAS DISPENSADAS Y FACTURADAS A LA COMUNIDAD DE MADRID

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO DE GRABACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE LAS RECETAS MÉDICAS DISPENSADAS Y FACTURADAS A LA COMUNIDAD DE MADRID CLÁUSULA I.- OBJETO DEL CONTRATO El presente contrato tiene por objeto la prestación de los servicios informáticos de grabación de los datos contenidos en las recetas oficiales, y la digitalización de las mismas, una vez que son facturadas mensualmente a la Comunidad de Madrid por el Colegio Oficial de Farmacéuticos de Madrid con un máximo de recetas correspondientes a la facturación de 2009 y de la facturación de La grabación de los datos y digitalización de las recetas correspondientes a un mes, se realizarán en el transcurso del mes siguiente al que corresponde la facturación. CLÁUSULA II.- CONDICIONES DEL CONTRATO II.1 DEFINICION Y ALCANCE DEL SERVICIO Los servicios a ofertar por el adjudicatario son fundamentalmente: 1- La grabación de los datos contenidos en las recetas que se facturan mensualmente a la Comunidad de Madrid por el Colegio Oficial de Farmacéuticos de Madrid, con la finalidad de su posterior implantación en un sistema de información de la propia Comunidad, que permita su explotación y tratamiento. 2- La obtención de las imágenes digitalizadas con sello electrónico de dichas recetas, con la finalidad de construir un archivo digital, que permita y facilite su correcta conservación así como las tareas de verificación, inspección y control de las mismas. De acuerdo con esto, los adjudicatarios deberán incluir y desarrollar en sus propuestas todos y cada uno de los siguientes aspectos: 1. Metodología prevista para el desarrollo del servicio 2. Descripción de las actividades de cada una de las fases del trabajo 3. Mecanismos de control de calidad de la grabación y digitalización a aplicar 1 de 17

2 4. Medidas de seguridad y de adecuación a la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y a su desarrollo reglamentario vigente durante el contrato previstas 5. Infraestructura y recursos con que cuenta, perfiles de los profesionales que participarán en los trabajos 6. Otras informaciones de interés La no inclusión y/ o desarrollo de alguno de estos puntos podrá ser causa de exclusión de la propuesta. No se considerará que cumplen este requisito las ofertas que se limiten a reproducir el contenido del presente pliego. En aras a garantizar la custodia de los documentos objeto del servicio y la protección de los datos contenidos en los mismos, la instalación de los equipos para la grabación y digitalización de las recetas, así como el desarrollo del servicio, se realizará en los locales de la propia Comunidad de Madrid, en el archivo de recetas médicas facturadas del Servicio Madrileño de Salud. La empresa adjudicataria no podrá efectuar para otra Entidad u Organismo la grabación y digitalización de las recetas facturadas a la Comunidad de Madrid. II.2 OBJETIVOS Los objetivos esenciales a conseguir durante la ejecución del servicio, y que deben ser garantizados en todo el proceso, serán los siguientes: 1. Calidad de la información obtenida, la cual debe materializarse en una máxima calidad en la grabación de los datos y la digitalización de las recetas, así como en que se garantice la grabación de todos los datos que se establecen en este pliego y la digitalización del total de las recetas. 2. Cumplimiento de los plazos previstos en este pliego. 3. Seguridad física y lógica de la información. 4. Confidencialidad de la información, de acuerdo a la normativa vigente en cuanto a protección de datos de carácter personal. 5. Devolución de las recetas una vez digitalizadas en las condiciones de orden y conservación adecuadas para su reincorporación al Archivo manual del Servicio Madrileño de Salud. 2 de 17

3 II.3.- DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS A REALIZAR Los servicios a ofertar por el adjudicatario deberán contemplar, al menos, cada uno de los puntos que se determinan a continuación, estableciendo el protocolo de flujo en cada uno de ellos, con especial desarrollo de los procedimientos de control y medidas de seguridad y de adecuación a la LOPD. 1. Instalación de los equipos informáticos. Todo el material necesario para este proceso se instalará en el área de grabación ubicada en el Archivo de recetas médicas facturadas de la Comunidad de Madrid. Todos los equipos y material informático y de oficina, necesarios para el desarrollo de las tareas previstas hasta el punto de contacto con la red eléctrica, serán propiedad de la empresa adjudicataria, y su instalación se realizará por personal especializado de la misma, así como su revisión y puesta a punto. Dichos equipos y material informático deberán estar instalados en el plazo de una semana desde la fecha de formalización del contrato. El mantenimiento de los equipos correrá a cargo de la empresa adjudicataria, así como la corrección de las posibles consecuencias que esta actividad pueda generar en el normal funcionamiento del edificio donde se lleve a cabo la grabación y digitalización de las recetas. 2. Grabación de los datos y digitalización de las recetas. Como medida previa a la grabación y digitalización de las recetas, el adjudicatario deberá establecer un método que permita relacionar el número de cada receta con su correspondiente imagen digitalizada, que se deberá encontrar almacenada en archivos independientes en formato TIF. Asimismo, dichas imágenes deberán estar estructuradas en un sistema de archivos siguiendo una estructura jerárquica que permita establecer un paralelismo con la forma en que el Colegio Oficial de Farmacéuticos entrega físicamente las recetas: código de farmacia, grupo de facturación, régimen, caja, paquete y receta, de acuerdo con el Concierto entre la Consejería de Sanidad y el Colegio Oficial de Farmacéuticos vigente en cada momento, por el que se fijan las condiciones para la ejecución de la prestación farmacéutica a través de las oficinas de farmacia. 3 de 17

4 Como sistema de referencia para realizar las comprobaciones y controles necesarios en todo el proceso, el Servicio Madrileño de Salud proporcionará mensualmente en soporte informático los datos necesarios en cuanto a las recetas facturadas por el Colegio Oficial de Farmacéuticos, que incluirá los registros correspondientes a los campos siguientes: número de farmacia, localizador por receta, régimen, código del producto dispensado, número de envases, grupo de facturación y número de receta. Para identificar las cajas recibidas, antes de iniciar la grabación de las recetas, se grabarán los datos incluidos en las etiquetas de las cajas que las contienen, lo que permitirá realizar las comprobaciones y controles necesarios. El precio de los productos dispensados se obtendrá de la Base de Datos de Medicamentos y Productos Sanitarios del Servicio Madrileño de Salud que, a tal efecto, facilitará mensualmente la Dirección General de Gestión Económica y de Compras de Productos Farmacéuticos y Sanitarios. El Colegio Oficial de Farmacéuticos entrega mensualmente las recetas facturadas que se recepcionan a lo largo de una semana en el Archivo de la Dirección General de Gestión Económica y de Compras de Productos Farmacéuticos y Sanitarios. La grabación y digitalización de recetas deberá comenzar al día siguiente de la fecha de inicio de la recepción mensual de recetas en el Archivo de recetas facturadas de la Dirección General de Gestión Económica y de Compras de Productos Farmacéuticos y Sanitarios. La empresa definirá los procesos necesarios para permitir la integración de datos e imágenes en el Sistema de Información propiedad del Servicio Madrileño de Salud, de acuerdo con las características del servidor y las aplicaciones de Archivo Digital que se le indiquen. Grabación de los datos de las recetas: El adjudicatario establecerá el sistema que permita la grabación de los datos mediante la lectura de todos los códigos de barras incluidos en la receta, así como cualquier otro que se incorpore en la misma y que la Administración determine; en su defecto o cuando no sea posible la lectura automatizada de estos códigos, deberán grabarse manualmente, al menos, los datos referentes al código del producto dispensado, al número de la receta y al CIAS /CPF y clave de 4 de 17

5 colegiado del médico prescriptor. En estos casos deberá identificarse el origen manual de la grabación. En las recetas incluidas en el grupo de facturación de fórmulas magistrales y vacunas antialérgicas y bacterianas individualizadas, la grabación del dato correspondiente al precio del producto, deberá hacerse manualmente. En ningún caso se comenzará la grabación y digitalización de las recetas correspondientes a un mes sin haber concluido las del mes anterior, salvo instrucción expresa de la Administración. Los datos a grabar a partir de las recetas son los siguientes: Provincia (2 dígitos). Mes (2 dígitos) y año (2 dígitos). Número de farmacia (4 dígitos) y localización de la receta (5 dígitos: 2 para el número de caja y 3 para el paquete). Régimen de receta (1 dígito), con los siguientes códigos: Código 1. Trabajadores activos 2. Pensionistas 3. Accidentes de trabajo 4. Campaña sanitaria 5. Síndrome Tóxico 6. Otros Código Nacional de la especialidad, efecto o accesorio dispensado, código identificativo del producto dietoterápico dispensado o código de la etiqueta autoadhesiva o del sello en su caso (7 dígitos). Precio de facturación (9 dígitos). Número de envases dispensados (3 dígitos). Grupo de facturación (1 dígito), con los siguientes códigos: Código 1 Especialidades farmacéuticas. 2 Efectos y accesorios. 3 Especialidades farmacéuticas con visado o validación sanitaria. 4 Efectos y accesorios con visado o validación sanitaria. 5 de 17

6 5 Fórmulas magistrales, vacunas individualizadas antialérgicas y bacterianas, tiras reactivas para la determinación de glucosa de otras CC.AA. y otros productos no financiados (Síndrome Tóxico). 6 Productos dietoterápicos Número de la receta (12 dígitos). Código Nacional del producto prescrito (7 dígitos) en el caso de que aparezca codificado en la receta. Número de envases prescritos (3 dígitos), en caso de que aparezca codificado en la receta Datos de identificación del paciente (16 dígitos) en caso de que aparezca codificado en la receta Clave de colegiado médico (8 dígitos) Clave de Identificación de Asistencia Sanitaria CIAS- o Código de Prestación Farmacéutica CPF- (11 dígitos) Fecha de prescripción CB PDF-417, formato AAAAMMDD (8 dígitos) Fecha de dispensación (dd/mm/aaaa) en caso de que aparezca codificado en la receta. Código de autovisado en caso de que aparezca dentro del código PDF-417: 1 Visado (s/n) 1 dígito 2 Fecha de vencimiento (aaaammdd) 8 dígitos 3 Código de centro 8 dígitos 4 Identificador de autovisado 6 dígitos 5 Código nacional del medicamento 6 dígitos Informe especialista longitud variable 6.2 Requerimientos longitud variable 6.3 Indicaciones longitud variable El campo 6 contiene subcampos, y el carácter que indica la separación es ^. En los subcampos puede venir más de un valor, separado por el carácter \. Cualquier nuevo código o modificación de las características de los ya existentes que determine la Dirección General de Gestión Económica y de Compras de Productos Farmacéuticos y Sanitarios, deberá incorporarse a la grabación. 6 de 17

7 Digitalización de las recetas: El adjudicatario establecerá un sistema que permita la obtención de las imágenes de las recetas mediante la digitalización de las mismas. El fichero de estas imágenes constituirá el Archivo Digital de las recetas médicas facturadas mensualmente a la Comunidad de Madrid integrado en el Sistema de Información de la Prestación Farmacéutica. Para permitir la búsqueda selectiva de recetas, las imágenes deberán estar estructuradas en un sistema de archivos siguiendo una estructura jerárquica que permita establecer un paralelismo con la forma en que el Colegio Oficial de Farmacéuticos entrega físicamente las recetas: código de farmacia, grupo de facturación, régimen, caja, paquete y receta, de acuerdo con el Concierto entre la Consejería de Sanidad y el Colegio Oficial de Farmacéuticos vigente en cada momento, por el que se fijan las condiciones para la ejecución de la prestación farmacéutica a través de las oficinas de farmacia. Las imágenes deberán estar digitalizadas y almacenadas en formato TIF. La calidad de la digitalización de las recetas garantizará la óptima relación entre la nitidez de la imagen y el espacio que ocupa. En especial se tendrá en cuenta la necesidad de garantizar la legibilidad de la información que figura en los sellos estampillados en las recetas, así como los datos escritos manualmente. La resolución de las imágenes deberá ser como mínimo de 240 dpi (puntos por pulgada). En las recetas de fórmulas magistrales, se procederá a la obtención de su imagen por ambas caras, así como en todas aquellas recetas que tengan adheridos cupones precinto en el reverso de la misma, las que incluyan documentos de composición de la prescripción y en general las que puedan contener información tanto en el anverso como en el reverso. Con el fin de garantizar la autenticidad de las imágenes de las recetas obtenidas mediante el proceso de digitalización, así como su integridad y no manipulación posterior, el sistema asignará de manera automática e inmediata a estos ficheros un sello electrónico, consistente en un código electrónico seguro. Este código seguro constituirá el sello electrónico del documento, quedando asociado al mismo y archivado conjuntamente con la imagen digital de la receta. El código electrónico seguro será recalculado en el momento de la visualización de la imagen para verificar que ésta no ha sido modificada ni alterada desde su digitalización. 7 de 17

8 El código electrónico seguro deberá estar formado por un mínimo de 40 caracteres alfanuméricos, generado mediante el empleo del sistema criptográfico algoritmo de generación de la función MAC (Message Authentication Code) del algoritmo DES (Data Encryption Standard) basada en la norma del Instituto Estadounidense de Estándares Nacionales ANSI X Estará preparado para su ejecución en sistema Linux. El adjudicatario deberá facilitar al Servicio Madrileño de Salud la documentación e información completas sobre el algoritmo de generación del Código Electrónico Seguro y conjunto de datos sobre los que se aplica, de modo que sea posible recalcularlo en el momento de la visualización de las imágenes digitalizadas a través de los sistemas de información que determine el Servicio Madrileño de Salud. 3. Procedimientos de control sobre la grabación y digitalización de las recetas. A lo largo del proceso mensual de grabación y digitalización, y a la finalización del mismo, el adjudicatario realizará los controles de verificación necesarios para garantizar la fiabilidad de la grabación y digitalización de las recetas, y detectar posibles errores, procediéndose a su corrección, utilizando para ello, bien la imagen de la receta o el original de la misma. La digitalización de recetas se realizará sobre la totalidad de las mismas, no admitiéndose ninguna causa por la que no se pudiera llevar a cabo en todas ellas. Asimismo para cada receta deberán grabarse todos los datos de acuerdo con lo establecido en el punto 2 del apartado II.3 del presente pliego. El adjudicatario deberá establecer todos los procedimientos y controles de seguridad que estime necesarios para asegurar la grabación completa y la digitalización de todas y cada una de las recetas, garantizando la corrección de las posibles deficiencias detectadas. El adjudicatario establecerá controles específicos para garantizar la calidad de las imágenes digitalizadas, con especial atención a verificar la legibilidad de la información de los sellos estampillados y de los datos escritos manualmente. También establecerá procedimientos específicos de control y verificación para garantizar la calidad de la grabación de los datos, diferenciando los controles a 8 de 17

9 aplicar sobre datos de lectura automática y los grabados manualmente. En todos los casos deberá garantizarse la corrección de los posibles errores detectados. En todos los procedimientos de verificación que se establezcan, el adjudicatario informara con detalle a la Dirección General de Gestión Económica y de Compras de Productos Farmacéuticos y Sanitarios de los controles a implantar, manuales o automáticos, métricas a realizar, así como la frecuencia y localización de los mismos y en caso de realizarlos por muestreo expondrá el plan de muestreo que tenga previsto efectuar. También especificará el índice de error a partir del cual se realizará una reverificación completa. 4. Consolidación de la información y obtención de soportes Posteriormente a la grabación de los datos de las recetas y la digitalización de las mismas para la obtención de sus imágenes, se realizarán los procedimientos informáticos que permitan la generación de la información en soporte magnético para ser entregada a la Dirección General de Gestión Económica y de Compras de Productos Farmacéuticos y Sanitarios del Servicio Madrileño de Salud, garantizándose su compatibilidad de formato y estructura con el Sistema de Información de la Prestación Farmacéutica de la Consejería de Sanidad instalado en el servidor que a lo largo del plazo de ejecución del contrato se determine. El adjudicatario proporcionará al Servicio Madrileño de Salud la información obtenida de la grabación y digitalización de las recetas en discos USB que quedarán en poder del citado Servicio. Los soportes informáticos irán identificados externamente (en leyenda y código de barras) e internamente, con una etiqueta donde conste Facturación de Madrid, el mes, el año, así como el número de registros que contiene. Tendrán una numeración correlativa, e indicarán el número de ejemplar, así como el número de copias totales editadas. Se realizarán copias de seguridad de todos los ficheros, quedando éstos en poder del Servicio Madrileño de Salud. Se identificará el número de copias totales editadas, con una leyenda de copia de seguridad en el segundo ejemplar. La entrega de los soportes con la información se realizará directamente a las personas que determine la Dirección General de Gestión Económica y de Compras de Productos Farmacéuticos y Sanitarios de modo que, se garantice la seguridad de la información de acuerdo con lo dispuesto en la legislación vigente 9 de 17

10 sobre protección de datos de carácter personal, y permitiendo la localización inequívoca de cada uno de los soportes y la gestión adecuada de su archivo. La información en soporte informático contendrá un fichero de imágenes y otro de datos por cada farmacia y mes de facturación, donde quedarán incluidos los datos generados por el software de captura y los datos procedentes de la lectura de los códigos de barras y en su caso grabación manual de datos de cada una de las recetas. El fichero incluirá como mínimo los campos siguientes: año y mes, número de la farmacia, caja, paquete, posición de la receta, régimen de la receta, grupo de facturación, número de la receta, código de identificación del medicamento o producto dispensado, código de identificación del medicamento o producto prescrito, clave de colegiado, clave CIAS/CPF, código CIP de identificación del paciente, fecha de prescripción, número de orden, número de envases, precio de facturación, tipo de incidencias que se produzcan en la captura, y grabación de cada uno de los datos incluyendo la identificación de los grabados manualmente, código de autovisado cuando proceda y nombre de la imagen. El adjudicatario entregará al Servicio Madrileño de Salud la documentación con toda la información relativa a las características y estructura de estos ficheros. 6. Entrega de la documentación y soportes Una vez efectuada la grabación de los datos de las recetas y su digitalización, el adjudicatario deberá devolver las cajas que contienen las recetas ya digitalizadas a su lugar de origen en el mismo orden y el mismo estado en el que se le facilitaron, documentando la entrega adecuadamente. La entrega periódica de los soportes magnéticos conteniendo la información de la grabación mensual de los datos e imágenes de las recetas, se realizará en los locales y a las personas que designe la Dirección General de Gestión Económica y de Compras de Productos Farmacéuticos y Sanitarios, asumiendo en el transporte, las medidas de seguridad y confidencialidad previstas en la legislación vigente, en materia de protección de datos. Para la salida de soportes fuera de los locales donde se han generado se utilizarán dispositivos de cifrado como corresponde a los ficheros con medidas de seguridad de nivel alto. Asimismo se hará entrega de un informe mensual del proceso de digitalización, una vez realizada la captura de las recetas de cada mes. Este informe incluirá la información sobre el número de recetas digitalizadas, las incidencias detectadas por 10 de 17

11 receta, las diferencias entre el número de recetas digitalizadas y las facturadas por el Colegio Oficial de Farmacéuticos con esclarecimiento de la causa de cada una de ellas, así como todas las circunstancias que se detecten en la producción y cuantos cruces y búsquedas adicionales entre los datos grabados sean solicitados por el Servicio Madrileño de Salud. Todas las posibles incidencias detectadas en el informe se incluirán en un fichero de incidencias, que contendrá aquellas que puedan afectar a la validez de las recetas, según lo previsto en el Concierto vigente entre el Colegio Oficial de Farmacéuticos de Madrid y la Consejería de Sanidad. El informe mensual contendrá además los resultados de las verificaciones y controles realizados para garantizar la calidad de la grabación y digitalización y detectar posibles errores en el proceso. El plazo para la primera entrega de los soportes informáticos con los datos e imágenes de las recetas facturadas en el mes de enero de 2009 no podrá ser superior a un mes desde que le sean requeridos por la Dirección General de Gestión Económica y de Compras de Productos Farmacéuticos y Sanitarios. El plazo de entrega de los soportes informáticos correspondientes a las sucesivas facturaciones mensuales de recetas, no podrá ser superior a dieciséis días hábiles contabilizados desde el día siguiente al del inicio de la recepción mensual de recetas facturadas en el Archivo de la Dirección General de Gestión Económica y de Compras de Productos Farmacéuticos y Sanitarios. El informe de producción se entregará en el plazo máximo de un mes a contar desde el día siguiente al de inicio de dicha recepción de recetas. La empresa adjudicataria poseerá un procedimiento normalizado que garantice la trazabilidad de los soportes informáticos y permita identificar a las personas que han participado en todas y cada una de las tareas de obtención, archivo y entrega de la información en papel y en soporte informático, información que se entregará a la Dirección General de Gestión Económica y de Compras de Productos Farmacéuticos y Sanitarios y se trasladará siempre que se produzca una modificación en la relación de las personas del equipo adjudicatario y que tengan posibilidad de acceso a datos de carácter personal. II.4.- MEDIOS MATERIALES Y HUMANOS 11 de 17

12 Para cubrir los servicios objeto de este contrato, será obligación de la empresa adjudicataria: Disponer de todos los medios informáticos y materiales, hasta el punto de conexión a la red eléctrica, necesarios para realizar la grabación de los datos y digitalización de las recetas para la obtención de su imagen, detallando las características de los equipos y del software puesto a disposición de la Comunidad de Madrid, indicando las características de los equipos en cuanto a las memorias, número de scanner, número de terminales de videocorrección y software de Data Entry. Se exigirán como mínimo los siguientes medios materiales: - 10 escáneres de alta producción, con sus ordenadores correspondientes - 6 ordenadores para verificación y control de calidad - 2 servidores Disponer del equipo técnico necesario para la ejecución del Contrato. Designará un responsable que deberá satisfacer unos requerimientos mínimos de formación y experiencia contrastada como Jefe de Proyecto en el Área de gestión de la documentación, en Dirección y Gestión de proyectos con grandes equipos de recursos humanos, en conocimientos en el ámbito de la Administración Pública y en la gestión del tratamiento de documentación clínica, que estará en contacto permanente y periódico con la Dirección General de Gestión Económica y de Compras de Productos Farmacéuticos y Sanitarios. Se considerarán mínimos los siguientes recursos humanos: - 1 Responsable de Proyecto - 1 Responsable Técnico - 1 Jefe de turno - Personal de escaneo: uno por escáner y turno - Personal de verificación y control de calidad: uno por ordenador y turno - Mozos: uno por turno 12 de 17

13 CLÁUSULA III.- CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN El adjudicatario no podrá efectuar para otra entidad u organismo proceso alguno de grabación y digitalización de recetas facturadas al Servicio Madrileño de Salud. Asimismo, deberá aplicarse con todo rigor la normativa vigente sobre protección y tratamiento de la información en todas las fases del proyecto: Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, Ley 8/2001 de 13 de julio de la Comunidad de Madrid, Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD y demás disposiciones de desarrollo que puedan estar en vigor durante la vigencia de este contrato. Medidas de seguridad No se registrarán datos de carácter personal en ficheros que no reúnan las condiciones que se determinen por el desarrollo reglamentario de la LOPD vigente durante el contrato respecto a su integridad y seguridad y a las de los centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas y programas (Artículo 9.2 LOPD), Artículo 9 de la Ley 8/2001, de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid. El adjudicatario se atendrá a las instrucciones de la Dirección General de Gestión Económica y de Compras de Productos Farmacéuticos y Sanitarios, responsabilizándose de la implantación de las mismas, como Encargado del Tratamiento. Las pruebas anteriores a la implantación o modificación de los sistemas de información no se realizarán con datos reales, salvo que se asegure el nivel de seguridad correspondiente al tipo de fichero tratado, con autorización expresa de la Dirección General de Gestión Económica y de Compras de Productos Farmacéuticos y Sanitarios. El diseño y desarrollo de los sistemas de información que traten datos de carácter personal facilitará operativamente, que éstos sean cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados. Estos tratamientos almacenarán los datos de carácter personal de forma que permitan el ejercicio del derecho de acceso, rectificación y cancelación. Igualmente, estos diseños o desarrollos de software deberán observar con carácter general, la normativa de seguridad de la información y de protección de datos de la Comunidad de Madrid y 13 de 17

14 1. En todo caso observarán los requerimientos relativos a la identificación y autentificación de usuarios, estableciendo un mecanismo que permita la identificación de forma inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información y la verificación de que está autorizado, limitando la posibilidad de intentar reiteradamente el acceso no autorizado al sistema de información. 2. El adjudicatario creará y activará los correspondientes registros de accesos a los sistemas de información (trazabilidad) que traten datos de carácter personal y el cifrado de los datos y las imágenes para la distribución de los soportes que los contengan o para su transmisión a través de redes de telecomunicaciones. 3. En ningún caso el equipo prestador del servicio objeto del contrato tratará los datos de carácter personal a los que pudiera tener acceso sin autorización expresa la Dirección General de Gestión Económica y de Compras de Productos Farmacéuticos y Sanitarios, en los equipos o recursos mantenidos. 4. El adjudicatario, a la finalización del contrato, emitirá un informe en el que indicará el tipo de datos de carácter personal tratados, el nivel de protección exigible a los ficheros creados y las medidas de seguridad implementadas en cada caso devolviendo todos los soportes y la información que pudiera tener en su poder como consecuencia del trabajo encargado en el concurso, y en cumplimiento de los artículos 9, 10 y 12 de la LOPD. Personal prestador del servicio Quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal, por aplicación de la normativa vigente de Protección de Datos de Carácter Personal, quedarán obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar la relación contractual, así como el compromiso del cumplimiento de las obligaciones de protección de datos de carácter personal. Los derechos de propiedad intelectual de la funcionalidad del proyecto serán propiedad del Servicio Madrileño de Salud.. El contratista se compromete a formar e informar a su personal en las obligaciones que de tales normas dimanan para lo cual programará las acciones formativas necesarias. 14 de 17

15 El personal prestador del servicio, objeto del contrato tendrá acceso autorizado, únicamente a aquellos datos y recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones y para el que se les autorice expresamente. Cesión o comunicación de datos a terceros Los datos de carácter personal y documentos objeto del tratamiento no podrán ser comunicados a un tercero bajo ningún concepto, sin el consentimiento previo del Responsable del Fichero ante la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, que lo hará siempre en cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario, sin perjuicio de las excepciones previstas en el artículo 11.2 de la Ley Orgánica 15/1999. El Contratista tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento. No los aplicará o utilizará con un fin distinto al que figure en el objeto del contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación a otras personas. Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal utilizados deberán ser destruidos o devueltos a la Comunidad de Madrid, al igual que cualquier soporte o documento en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. En el caso de que el contratista destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será considerado también responsable del tratamiento respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente. Los licitadores aportarán una Memoria descriptiva de las medidas que adoptarán para asegurar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada. Asimismo, deberán incluir en su oferta la designación de la persona o personas que, sin perjuicio de la responsabilidad propia de la empresa, estarán autorizadas para las relaciones con el centro directivo a efectos del uso correcto del material y de la información a manejar. El adjudicatario se compromete expresamente a utilizar única y exclusivamente aquellos datos contenidos en las recetas que son objeto del tratamiento previsto en este documento. Ningún otro dato ni información contenido en la receta puede ser objeto de tratamiento alguno, salvo indicación expresa del Servicio Madrileño de Salud, obligándose respecto a los mismos a la más estricta confidencialidad. El incumplimiento de lo previsto en este apartado será causa de resolución del contrato 15 de 17

16 con aplicación de las responsabilidades que procedan y sin perjuicio de las que correspondan en vía civil o penal. La información procedente de la grabación de recetas, es propiedad y responsabilidad del Servicio Madrileño de Salud, no pudiendo en ningún caso, ser almacenada ni utilizada por la empresa adjudicataria. CLÁUSULA IV.- DOCUMENTACIÓN TÉCNICA El licitador deberá presentar toda aquella documentación que estime conveniente a los efectos de valoración de su oferta, incluyendo las posibles mejoras que sobre los mínimos previstos en los pliegos pueda ofertar. El contenido de las ofertas se ajustará a lo indicado en el pliego de las cláusulas administrativas particulares y deberá detallar de forma clara y precisa los siguientes aspectos: - Proyecto provisional: Planificación detallada de los tiempos de ejecución de las tareas con indicación de medios materiales y humanos a emplear, e informe justificativo de la organización, así como el organigrama del servicio. Este proyecto se redactará haciendo referencia expresa a las características que se indican en la cláusula II, del presente pliego, utilizando las mismas denominaciones que figuran en dicha cláusula. Se precisarán todos aquellos datos que son objeto de valoración, asegurándose de que se facilita toda la información de forma precisa. Los aspectos que no queden suficientemente claros en la oferta podrán excluirse de la valoración. - Procedimientos de control y verificación a establecer, manuales o automáticos, sobre la grabación y digitalización de recetas. Procedimientos y controles de seguridad y metodología o normativa de gestión obligatoria y voluntaria que se aplica. - Medidas de seguridad física y lógica a implantar. Memoria descriptiva de las medidas que adoptarán para asegurar la confidencialidad e integridad de los datos y de la documentación facilitada así como de todas las medidas a implementar para la protección exigible a los ficheros que se produzcan y las necesarias a lo largo de todo el proceso, desde la captura de los documentos hasta la entrega de la información, detallando 16 de 17

17 los sistemas de seguridad y de adecuación a la LOPD y al Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD y demás desarrollo reglamentario vigente durante el contrato, que se utilicen: Con respecto a los equipos servidores: sistema operativo que utilizan; protocolo de comunicaciones y de conexión con los puestos de trabajo; gestor de base de datos y nivel del mismo; gestor de usuarios y contraseñas; log de acceso; seguridad y duplicidad en caso de caída; SAI en la oferta; compatibilidades con otros equipos servidores. Con respecto a los puestos de trabajo: sistema operativo que utilizan y nivel del mismo; protocolo de comunicaciones y nivel del mismo; gestor de base de datos y nivel del mismo; gestor de usuarios y contraseñas; posibilidad de conexión al SAI. - Estudio de los procedimientos organizativos y operativos a implantar y plan de mantenimiento de los escáneres y equipos informáticos. - En general todos los medios a emplear para el cumplimiento de las exigencias del pliego indicando cantidad, cualificación y características. Madrid, 28 de octubre de 2008 LA SUBDIRECTORA GENERAL DE COMPRAS DE FARMACIA Y PRODUCTOS SANITARIOS Encarnación Cruz Martos 17 de 17