POLÍTICAS PARA EL USO DE HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS

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Bernardo Marín Zúñiga
hace 7 años
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1 POLÍTICAS PARA EL USO DE HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS Litis Consorcio ESTE MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL USO DE HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS, ES PROPIEDAD EXCLUSIVA DE LITIS CONSORCIO CUÉLLAR, ROMERO & ASOCIADOS, NINGUNA PARTE DE ESTE DOCUMENTO PUEDE SER REPRODUCIDO O TRANSMITIDO, MEDIANTE NINGÚN SISTEMA O MÉTODO, ELECTRÓNICO O MECÁNICO (INCLUYENDO EL FOTOCOPIADO, GRABACIÓN O CUALQUIER SISTEMA DE RECUPERACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN), SIN EL CONSENTIMIENTO POR ESCRITO DEL APODERADO DE LA FIRMA.

2 CONTENIDO CAPÍTULO PÁG. I. Introducción 3 II. Objetivo 5 III. Políticas. 6 IV. Vigencia... 7 Página 2 de 7 PUHI 0003 ESCE, MTJB, 2010

3 I. INTRODUCCIÓN La dinámica empresarial, en la actualidad, gira entorno al uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs), por lo cual, se hace necesario normar su incorporación y uso en las actividades ordinarias y extraordinarias de la Firma, a fin de obtener los mejores beneficios de estas herramientas. Las TICs permiten a los funcionarios desarrollar y cumplir con las tareas asignadas y optimizar procesos que aseguren una atención oportuna y eficaz a los clientes internos (socios, asociados, consultores, abogados y colaboradores) y externos (clientes, prospectos, proveedores, acreedores), Para ello, el correcto manejo de las mismas es fundamental para cumplir con el objetivo, satisfacer al 100% las expectativas de los usuarios, razón por la cual, es responsabilidad de todos el buen uso y cuidado de éstas. I.I. Por qué tener políticas escritas? Existen varias razones por las cuales es recomendable tener políticas escritas en una organización como la nuestra, como por ejemplo: I.I.I. Para cumplir con regulaciones legales o técnicas. I.I.II. Como guía para el comportamiento profesional y personal. I.I.III. Permite unificar la forma de trabajo de personas en diferentes lugares o momentos que tengas responsabilidades o tareas similares. I.I.IV. Permiten recoger comentarios y observaciones que buscan atender situaciones anormales en el trabajo. I.I.V. Permiten encontrar las mejores prácticas en el trabajo. I.I.VI. Permiten asociar la filosofía de una organización (lo abstracto) al trabajo (lo concreto). Página 3 de 7 PUHI 0003 ESCE, MTJB, 2010

4 I.II. Definición de política Para que este documento sea determinante, es de suma importancia aclarar el término política, empleado regularmente en seguridad informática, pero algunas veces mal utilizado. I.III. Política Declaración general de principios que presenta la posición de la administración para un área de control definida. Las políticas se elaboran con el fin de que tengan aplicación a mediano y largo plazo y guíen el desarrollo de reglas y criterios más específicos que aborden situaciones concretas. Las políticas son desplegadas y soportadas por estándares, mejores prácticas, guías y procedimientos. Por definición, las políticas son obligatorias y la incapacidad o imposibilidad para cumplir una política exige que se apruebe una excepción. Página 4 de 7 PUHI 0003 ESCE, MTJB, 2010

5 II. OBJETIVO II.I. Objetivo General. Regular y estandarizar el uso de herramientas tecnológicas de comunicación a fin de establecer rutinas sistematizadas y uniformes en los procesos ordinarios y extraordinarios de trabajo por parte del equipo de colaboradores de la Firma. II.II. Objetivos particulares. 1. Unificar el paquete de herramientas informáticas de uso común. 2. Contribuir a la seguridad a través de la instalación discriminada de software aprobados. 3. Reglamentar el acceso a la información desplegada en Internet (sitios, páginas, blogs), segregando aquellas de carácter personal que pudieran causar detrimento en las actividades propias de la Firma. II.III. Alcance 1. Estandarizar las herramientas informáticas (organización) 2. Controlar los programas y procedimientos de uso común (control en la seguridad) 3. Regular el acceso y uso del internet (disciplina y gestión del tiempo) 4. Favorecer la integración del equipo de trabajo a través de sus procesos (planeación y dirección) 5. Eficientar los procesos hora / hombre (organización) II.IV. Aplicación Las presentes Políticas para el uso de herramientas informáticas son de carácter obligatorio y de aplicación general, para todos los colaboradores de la Firma, en equipos, propiedad de la misma. Página 5 de 7 PUHI 0003 ESCE, MTJB, 2010

6 III. POLÍTICAS III.I. Las herramientas tecnológicas son para manejo exclusivo de la gestión de la Firma. III.II. La información es un recurso vital para la Firma, es de carácter privado y su uso externo sólo será autorizado por el Presidente, Director General o Apoderado Legal. III.III. En dispositivos basados en sistemas de cómputo, únicamente se permitirá la instalación de sistemas operativos y software con licencia de uso. III.IV. El responsable de Sistemas es el responsable de brindar asesoría y supervisión para la instalación de cualquier tipo de software que se utilice en la Firma. III.V. El funcionario que se ausente de su sitio de trabajo por más de media hora, debe apagar su computadora para asegurar que otro usuario no la utilice sin su consentimiento. Asimismo, durante las reuniones programadas durante más de 30 minutos, la hora de comida y el término de la jornada laboral, también se debe proceder a apagar el equipo de cómputo, esta directriz sólo tendrá excepciones validadas y autorizadas por el responsable de Sistemas (servidores, computadores que generen procesamiento en bases de datos y actualizaciones de aplicaciones). Esta práctica permite más tiempo de vida útil al equipo y un mayor ahorro de energía. III.VI. Evitar alimentos y bebidas cuando se está cerca a un equipo de cómputo. Página 6 de 7 PUHI 0003 ESCE, MTJB, 2010

7 III.VII. Al terminar la jornada laboral se debe apagar tanto la máquina como los reguladores de energía. III.VIII. En su casa, se debe informar al personal de vigilancia qué equipo(s) queda(n) prendido(s) para que éstos no bajen el suiche y causen daños en los datos. III.IX. Las herramientas informáticas que están disponibles en cada área son para uso exclusivo del personal asignado y está prohibido el uso de éstas para actividades personales y de beneficio propio. III.X. Esta prohibido bajar software de Internet por los canales de la empresa sin autorización del responsable de Sistemas. III.XI. El uso del Internet es para acceder al correo electrónico y medio de consultas específicas, relacionadas con las funciones del cargo y los procesos designados. III.XII. Todo usuario del correo es responsable de los archivos que abra o baje desde su cuenta en las computadoras de la Firma. No se deben abrir correos electrónicos de remitentes desconocidos, con asuntos que se encuentren en otros idiomas o que no son coherentes, ya que por lo general son virus que llegan a la red por Internet. IV. VIGENCIA Las presentes Políticas para el uso de herramientas informáticas de Litis Consorcio Cuéllar, Romero & Asociados, entrarán en vigor al siguiente día de su aprobación por parte del presidente de la Firma. Página 7 de 7 PUHI 0003 ESCE, MTJB, 2010

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