NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION DE ÓRDENES DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIOS DEVENIDAS DE PROCESOS DE SELECCIÓN

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1 NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION DE ÓRDENES DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIOS DEVENIDAS DE PROCESOS DE SELECCIÓN SA-NP

2 SA-NP I. OBJETIVO Establecer las normas y procedimientos a seguir para la emisión de órdenes de compra y órdenes de servicio devenidos de procesos de selección. II. ALCANCE El documento alcanza a la Gerencia de Administración de Recursos, Subgerencia de Logística y Departamento de Abastecimiento y Servicios Generales, respectivamente III. BASE LEGAL Decreto Supremo N 685. Ley de Creación de SERPOST S.A. Estatuto de SERPOST S.A. Decreto Legislativo Nº 1017, Ley de Contrataciones del Estado. Decreto Supremo N EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus modificatorias. Resolución de Contraloría General N CG Normas de Control Interno Normatividad interna IV. NORMAS 1. Una vez que la Buena Pro ha quedado consentida o administrativamente firme, tanto SERPOST S.A. como el postor ganador, están obligados a suscribir el contrato respectivo. 2. El contrato se perfecciona con la suscripción del documento que lo contiene. Tratándose de procesos de Adjudicación de Menor Cuantía, distintos a los convocados para la ejecución o consultoría de obras, el contrato se podrá perfeccionar con la recepción de la orden de compra o de servicios. 3. En caso de procesos de selección por relación de ítems, se podrá perfeccionar el contrato con la recepción de la orden de compra o de servicios según el valor referencial de cada ítem. 4. En caso que un mismo proveedor resulte ganador en más de un ítem, podrá suscribirse un contrato por cada ítem o un solo contrato por todos ellos. 5. En las órdenes de compra o de servicios que se remitan a los ganadores de la Buena Pro, se consignará que el contratista se obliga a cumplir las obligaciones que le corresponden, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar con el Estado en caso de incumplimiento. 6. Los contratos y, en su caso, las órdenes de compra o de servicios, deberán ser registrados en el SEACE en un plazo no mayor de diez (10) días hábiles siguientes a su perfeccionamiento o aprobación, según corresponda. 7. El contrato está conformado por el documento que lo contiene, las Bases Integradas y la oferta ganadora, así como los documentos derivados del proceso de selección, que NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION DE ÓRDENES DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIOS DEVENIDAS DE PROCESOS DE SELECCIÓN 09/10/2013 1

3 SA-NP establezcan obligaciones para las partes y que hayan sido expresamente señalados en el contrato. 8. El contrato tiene vigencia desde el día siguiente de la suscripción del documento que lo contiene o, en su caso, desde la recepción de la orden de compra o de servicios por parte del contratista. 9. El plazo de ejecución contractual se computa en días calendario desde el día siguiente de la suscripción del contrato o desde el día siguiente de cumplirse las condiciones establecidas en las Bases. 10. En el caso de contrataciones perfeccionadas mediante orden de compra o de servicios, el plazo de ejecución se computa desde el día siguiente de recibida por el contratista. V. PROCEDIMIENTO 1. Luego que la Buena Pro quede consentida, el Comité Especial remitirá el expediente de contratación con todos los actuados debidamente foliado a la Subgerencia de Logística, que lo revisará y dispondrá al Jefe del Departamento de Abastecimiento y Servicios Generales para que en su calidad de órgano encargado de las contrataciones, emita el contrato o la Orden de Compra o de Orden de Servicio, según corresponda. 2. En el caso que el contrato se perfeccione mediante orden de compra o de servicios, el postor deberá presentar ante la Subgerencia de Logística toda la documentación prevista en las Bases dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al consentimiento de la Buena Pro, a fin de que ésta la derive al Departamento de Abastecimiento y Servicios Generales para la emisión de la respectiva orden. Asimismo, SERPOST S.A. deberá notificar al contratista la orden en un plazo no mayor de cuatro (4) días hábiles siguientes a la presentación de dicha documentación. 3. Para la emisión de la orden, el operador logístico ingresará la solicitud de pedido (SOLPED) a través del Sistema SAP-ERP, utilizando el código ME51N Crear solicitud de pedido, posteriormente solicitará al Departamento de Costos y Control Presupuestal la respectiva reserva presupuestal. Una vez obtenida ésta, ingresará los datos del contratista y las condiciones ofertadas por éste, tales como plazo de entrega, garantía, mejoras, etc., utilizando el código ME21N Proveedor/centro suministrador, procediéndose a imprimir el formato de la orden. 4. La orden contará con la firma del Jefe del Departamento de Abastecimiento y Servicios Generales y del Subgerente de Logística, respectivamente, procediendo a distribuirla según el siguiente detalle: Original: Proveedor 1 ra. Copia: Expediente de pago 2 da. Copia: Archivo NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION DE ÓRDENES DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIOS DEVENIDAS DE PROCESOS DE SELECCIÓN 09/10/2013 2

4 SA-NP Luego de notificársele la orden al contratista, el Departamento de Abastecimiento y Servicios Generales, esperará el tiempo consignado en ésta para la entrega del bien o prestación del servicio. 6. En caso de retraso injustificado en la ejecución de la prestación objeto del contrato o de la orden, se procederá a la aplicación de una penalidad por cada día de atraso, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato u orden o, de ser el caso, del ítem, tramo, etapa o lote que debió ejecutarse. Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad, SERPOST S.A. podrá resolver el contrato por incumplimiento, sin perjuicio de ejecutar las garantías otorgadas por el contratista y de comunicar al OSCE respecto de dicho incumplimiento para la aplicación de la sanción correspondiente. 7. Luego de haberse emitido la conformidad a la prestación se genera el derecho al pago del contratista. 8. El Departamento de Abastecimiento y Servicios Generales, formulará el expediente de pago con la siguiente documentación: En caso de Adquisición o Suministro de Bienes: Orden de Compra; Guía de Remisión; Entrada de Mercancías, debidamente visada y sellada por el Responsable del Almacén Central y Subalmacén correspondiente. Conformidad de los Bienes, la cual requiere el informe del funcionario responsable del área usuaria, quien la emitirá luego de verificar la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales, debiendo realizar para ello las pruebas que resulten necesarias. Cuando se trate de órdenes de compra derivadas de Adjudicaciones de Menor Cuantía distinta a las de consultoría y ejecución de obras, la conformidad puede consignarse en dicho documento; y Factura. En caso de Contratación de Servicios: Orden de Servicio; Conformidad del Servicio; la cual requiere el informe del funcionario responsable del área usuaria, quien la emitirá luego de verificar, dependiendo de la naturaleza de la prestación, el cumplimiento de las condiciones contractuales, debiendo realizar para ello las pruebas que resulten necesarias. Cuando se trate de órdenes de servicios derivadas de Adjudicaciones de Menor Cuantía distinta a las de consultoría y ejecución de obras, la conformidad puede consignarse en dicho documento; y Factura. 9. Verificados los documentos señalados en cada caso, se elaborará y remitirá el expediente de pago al Departamento de Contabilidad, el cual lo procesará y contabilizará según el Sistema NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION DE ÓRDENES DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIOS DEVENIDAS DE PROCESOS DE SELECCIÓN 09/10/2013 3

5 SA-NP SAP-ERP, para su posterior remisión al Departamento de Tesorería, el cual girará el cheque o depositará el pago en la cuenta corriente previamente señalada por el contratista. 10. Efectuado el pago, culmina el contrato y se cierra el expediente de contratación. VI. LLENADO DE FORMATO Los Anexos 1 y 2 forman parte del presente documento normativo, los cuales serán emitidos por el sistema SAP-ERP VII. DISPOSICION COMPLEMENTARIA El presente documento deja sin efecto al PROCEDIMIENTO PARA EMISION DE ORDEN DE COMPRA DE BIENES Y ORDEN DE SERVICIOS LO-P aprobado con fecha 19 de febrero de 2003 VIII. AUTORIZACIÓN El presente documento queda aprobado por Gerencia General y entrará en vigencia a partir de la fecha de su suscripción. Lima, 8 de enero de 2014 Original firmado por BARTOLOMÉ CUEVA SÁENZ Gerente General (e) NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION DE ÓRDENES DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIOS DEVENIDAS DE PROCESOS DE SELECCIÓN 09/10/2013 4

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7 ANEXO - 1 ORDEN DE COMPRA Nº P R O V E E D O R NOMBRE : FECHA DE EMISION DIRECCION: R.U.C.: ATENCION : TELEF. FAX: TIEMPO DE GARANTIA: SOLIC. COTIZACION LUGAR DE ENTREGA FECHA DE ENTREGA PARTIDAS Nº CONDICION DE PAGO SIRVASE ATENDERN LOS BIENES DETALLADOS (VER CONDICIONES AL DORSO) ITEM CODIGO DESCRIPCION UNID. MED. MARCA CANT. PRECIO UNIT. % DESCTO. SUB-TOTAL TOTAL EN LETRAS: OBSERVACIONES: DPTO. ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS GENERALES SUBGERENCIA DE LOGISTICA P. NETO I.G.V. FECHA / / FECHA / / TOTAL

8 (REVERSO ORDEN DE COMPRA) CONDICIONES DE COMPRA SERPOST S.A. PARA BIENES Y/O SERVICIOS NO PERSONALES A) ACEPTACION : LA RECEPCION FORMAL (SELLO, FIRMA Y FECHA EN EL CARGO) DE ESTA ORDEN CONSTITUYE LA ACEPTACION DE TODAS LAS CONDICIONES ESTIPULADAS EN LA MISMA. B) CALIDAD: NOS RESERVAMOS EL DERECHO DE RECHAZAR O DEVOLVER PARCIAL Y/O TOTALMENTELOS MATERIALES / SERVICIOS QUE NO ESTEN CONFORME CON LO INDICADO EN LA PRESENTE ORDEN DESESTIMANDOSE LOS RECLAMOS DEL PROVEEDOR. LOS GASTOS DE TRANSPORTE POR FALSO FLETE SON POR CUENTA DEL PROVEEDOR. C) CANTIDAD: LAS CANTIDADES ESPECIFICAS NO DEBEN SER EXCEDIDAS NI DISMINUIDAS, SIN NUESTRA EXPRESA AUTORIZACION Y CONFORMIDAD. D) PRECIOS: ESTA ORDEN NO DEBERA SER ATENDIDA A PRECIOS DIFERENTES A LOS COTIZADOS Y TRATADOS, SALVO AUTORIZACION EXPRESA DEL AREA DE LOGISTICA, BASADA EN SUSTENTACION DEBIDAMENTE SOPORTADA Y DOCUMENTADA POR PARTE DEL PROVEEDOR. E) OPORTUNIDAD: TODOS LOS MATERIALES DEBERAN SER REMESADOS AL LUGAR DE DESTINO Y EN SU OPORTUNIDAD. F) EMBALAJE Y MARCAS: LOS MATERIALES SE ENTREGARAN CON EL EMBALAJE APROPIADO AL CONTENIDO Y DEBIDAMENTE MARCADOS. EN LOS BULTOS SE INDICARA EN CADA ETIQUETA EL NUMERO DE LA ORDEN DE COMPRA QUE SE ESTE ATENDIENDO. G) PLAZO DE ENTREGA: SERPOST S.A., SE RESERVA EL DERECHO DE CANCELAR PARCIAL O TOTALMENTE LA ORDEN EN EL CASO QUE LAS ENTREGAS NO SEAN EN EL TIEMPO Y FORMA ESPECIFICADA. NO SE ACEPTARAN ENTREGAS PARCIALES. H) GARANTIA: A LA ACEPTACION DE ESTA ORDEN, EL ABASTECEDOR GARANTIZA IMPLICITAMENTE QUE LOS ARTICULOS REMESADOS SE AJUSTAN A LAS NORMAS OFICIALES DE CONTROL DE CALIDAD (INDECOPI) O INSTITUCIONES HOMOLOGAS EXTRANJERAS. EN ESTE CASO SE DEBERA ANEXAR EL RESPECTIVO CERTIFICADO O PROTOCOLO. I) PAGO: EL PAGO SE EFECTUARA EN CHEQUE A NOMBRE O RAZON SOCIAL QUE SE INDIQUE EN EL PLAZO TRATADO Y ESTABLECIDO, QUE APARECE EN LA PRESENTE ORDEN. PARA PROCESAR EL PAGO EL PROVEEDOR DEBERA ALCANZARNOS LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS: - ORIGINAL DE LA PRESENTE ORDEN. - FACTURA ORIGINAL Y LAS COPIAS QUE INDICA LA SUNAT. - GUIA DE REMISION EN ORIGINAL Y LAS COPIAS QUE INDICA LA SUNAT, FIRMADAS Y SELLADAS POR LA PERSONA RECEPTORA DE LOS MATERIALES EN NUESTROS ALMACENES. - EN LA FACTURA SOLO SE CONSIGNARAN LOS MATERIALES O SERVICIOS AMPARADOS EN LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA.

9 ANEXO - 2 P R O V E E D O R ORDEN DE SERVICIO Nº NOMBRE : FECHA DE EMISION DIRECCION: TIEMPO DE GARANTIA: ATENCION : TELEF. FAX: SOLICITUD DE COTIZACION LUGAR DE SERVICIO FECHA DE TERMINO DEL SERVICIO CONDICION DE PAGO SIRVASE ATENDER EL SERVICIO DETALLADO (VER CONDICIONES AL DORSO) ITEM CODIGO DESCRIPCION CANTIDAD PRECIO UNIT. SUB TOTAL TOTAL EN LETRAS: OBSERVACIONES: DPTO. ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS GENERALES SUBGERENCIA LOGISTICA P. NETO I.G.V. FECHA / / FECHA / / TOTAL

10 (REVERSO OREDEN DE SERVICIO) CONDICIONES DE CONTRATACION SERVICIOS NO PERSONALES A) ACEPTACION : LA RECEPCION FORMAL (SELLO, FIRMA Y FECHA EN EL CARGO) DE ESTA ORDEN CONSTITUYE LA ACEPTACION DE TODAS LAS CONDICIONES ESTIPULADAS EN LA MISMA. B) CALIDAD: NOS RESERVAMOS EL DERECHO DE RECHAZAR O DEVOLVER PARCIAL Y/O TOTALMENTE LOS MATERIALES / SERVICIOS QUE NO ESTEN CONFORME CON LO INDICADO EN LA PRESENTE ORDEN DESESTIMANDOSE LOS RECLAMOS DEL PROVEEDOR. C) PRECIOS: ESTA ORDEN NO DEBERA SER ATENDIDA A PRECIOS DIFERENTES A LOS COTIZADOS Y TRATADOS, SALVO AUTORIZACION EXPRESA DEL AREA DE LOGISTICA, BASADA EN SUSTENTACION DEBIDAMENTE SOPORTADA Y DOCUMENTADA POR PARTE DEL PROVEEDOR. D) PLAZO DE TERMINO DEL SERVICIO: SERPOST S.A., SE RESERVA EL DERECHO DE CANCELAR PARCIAL O TOTALMENTE LA ORDEN EN EL CASO QUE EL SERVICIO NO SE CUMPLA EN EL TIEMPO Y FORMA ESPECIFICADA. E) GARANTIA: A LA ACEPTACION DE ESTA ORDEN, EL ABASTECEDOR GARANTIZA IMPLICITAMENTE QUE LOS SERVICIOS EFECTUADOS SE AJUSTAN A LAS NORMAS OFICIALES DE CONTROL DE CALIDAD (INDECOPI) O INSTITUCIONES HOMOLOGAS EXTRANJERAS. EN ESTE CASO SE DEBERA ANEXAR EL RESPECTIVO CERTIFICADO O PROTOCOLO. F) PAGO: EL PAGO SE EFECTUARA EN CHEQUE A NOMBRE O RAZON SOCIAL QUE SE INDIQUE EN EL PLAZO TRATADO Y ESTABLECIDO, QUE APARECE EN LA PRESENTE ORDEN. PARA PROCESAR EL PAGO EL PROVEEDOR DEBERA ALCANZARNOS LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS: - ORIGINAL DE LA PRESENTE ORDEN. - FACTURA ORIGINAL Y LAS COPIAS QUE INDICA LA SUNAT. - EN LA FACTURA SOLO SE CONSIGNARAN LOS MATERIALES O SERVICIOS AMPARADOS EN LA PRESENTE ORDEN DE SERVICIO.