Hojas de cálculo Versión 1.0

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1 Hojas de cálculo Versión 1.0 Índice: 1. Hojas de cálculo 1 2. Cálculos Cálculos Gráficos Gráficos Gráficos 3 4 Este texto es la versión offline/imprimible de uno de los capítulos del libro de texto multimedia de la web educativa. Todos los derechos reservados. Se permite a los alumnos que han comprado una suscripción a la versión individual del libro que incluya este capítulo, y a los profesores de estos alumnos, mantener una copia de este archivo PDF y/o imprimirlo, en ambos casos para uso exclusivamente personal. En todos los demás casos no está permitida la reproducción total o parcial de esta obra, ni su almacenamiento en un sistema informático, ni la distribución mediante cualquier medio electrónico, mecánico u otros sin el permiso previo y por escrito de los titulares del copyright.

2 1. Hojas de cálculo 1.1. Qué es una hoja de cálculo? Las hojas de cálculo son programas informáticos que permiten hacer operaciones matemáticas con números dispuestos en tablas. Junto con los procesadores de texto y las bases de datos, son uno de los programas más utilizados, especialmente en las empresas Los datos se organizan en tablas Una hoja de cálculo es una tabla, formada por filas y columnas. Los recuadros resultantes se denominan celdas. En las celdas se introducen datos, que pueden ser números, texto, fechas o datos horarios. Por ejemplo, se puede utilizar una hoja de cálculo para contabilizar la facturación semanal de una pequeña empresa Cálculos automáticos Lo interesante de las hojas de cálculo es que, una vez que hemos introducido unos datos mínimos y las órdenes que indican al programa qué hacer con estos datos, realizan automáticamente el resto del trabajo, ahorrándonos un montón de cálculos que, de otra manera, deberíamos hacer a mano o con una calculadora Gráficos con hojas de cálculo La otra gran utilidad de las hojas de cálculo es la de hacer gráficos. A partir de una tabla de datos, permiten crear fácilmente gráficos vistosos que presentan la información de forma más comprensible Aplicaciones de las hojas de cálculo El uso más habitual de las hojas de cálculo es el de ayudar a gestionar la contabilidad de las empresas: registro de facturas a clientes, registro de compras, elaboración de presupuestos, inventarios, etc. Sin embargo, son útiles en cualquier situación que requiera tratar grandes cantidades de datos numéricos Muchos programas para elegir Existen muchas hojas de cálculo, aquí puedes ver las más conocidas. Aunque algunas se pueden comprar aparte, normalmente están integradas en paquetes ofimáticos. - Excel (Microsoft Office) - Lotus (SmartSuite) - Quattro Pro (WordPerfect Office) - Calc (OpenOffice.org) - Gnumeric (Gnome Office) Entre paréntesis puedes ver el nombre del paquete ofimático al que pertenecen. La más utilizada en la actualidad es Excel. Calc y Gnumeric son gratuitas Calc de OpenOffice En las siguientes miniunidades aprenderemos a utilizar las herramientas más básicas de las hojas de cálculo. Para ello utilizaremos la hoja de cálculo Calc del paquete ofimático OpenOffice.org. OpenOffice es una suite ofimática gratuita que puedes descargar de internet e instalar fácilmente en tu ordenador. Hay versiones para los sistemas operativos Windows, Linux y Mac OS X, por lo que se puede instalar en la mayoría de ordenadores. Si no tienes instalado OpenOffice en tu ordenador, puedes acceder a la web y descargarlo gratuitamente. Si tienes otra hoja de cálculo instalada en tu ordenador también puedes usarla para hacer las prácticas, son todas bastante parecidas Introducción a Calc. La interfaz de usuario 1. Para abrir el programa Calc debemos clicar sobre Inicio. 2. Después sobre Todos los programas. 3. Finalmente, sobre su icono. 4. La interfaz (la pantalla) de Calc, como la de todas las hojas de cálculo, es una tabla donde se introducen datos. 5. Los archivos de Calc se denominan libros. Cada libro está formado por una o más hojas. Los libros pueden tener tantas hojas como sean necesarias. 6. Para seleccionar una columna basta con clicar en su cabecera. 7. Las columnas se nombran con letras mayúsculas. 8. Las filas se nombran con números. 9. La intersección de una fila y una columna se llama "celda" y se utilizan para introducir datos. Las celdas se seleccionan clicando encima de ellas. 10. Las celdas se nombran con una letra, la de la columna donde están, y con un número, el de su fila. 11. Un "Rango" es un grupo de datos numéricos que se han seleccionado para hacer operaciones matemáticas con ellos. 1

3 12. Los rangos se denominan con el nombre de su primera celda, seguido de dos puntos y del nombre de su última celda. 13. En la "barra de títulos" podemos ver el nombre del libro de Calc con el que estamos trabajando. 14. Desde la "barra de menús" podemos acceder a todas las funciones del programa. 15. La "barra de herramientas" dispone de iconos que conducen directamente a las funciones más utilizadas. 16. La "barra de formato" tiene utilidades para modificar la presentación de los datos: tamaño de letra, alineación, colores, etc. 17. En la "barra de fórmulas" se introducen las operaciones matemáticas que queremos que el programa ejecute automáticamente. 18. Para salir del programa simplemente clica en la "X" que aparece en la barra azul. Apariencia de una hoja de cálculo. 2. Cálculos Operaciones básicas con hojas de cálculo La principal aplicación de las hojas de cálculo es hacer operaciones matemáticas automáticamente. En esta miniunidad veremos cómo sumar, restar, multiplicar y dividir Sumas, restas, multiplicaciones y divisiones Cómo sumar los datos de la columna A y la columna B: 1. Seleccionamos la primera celda de la columna en la que queremos mostrar el resultado. En este caso, la celda C1 de la columna C. 2. A continuación, hacemos clic en la barra de fórmulas. 3. Después ponemos, utilizando el teclado, un signo igual (=). 4. Ahora seleccionamos la primera celda de la columna A. Podemos ver cómo el nombre de la celda, A1, queda registrado en la fórmula. 5. A continuación ponemos un signo (+). Si quisiéramos restar, deberíamos poner el signo (-). Para multiplicar, un asterisco (*), y para dividir, una barra inclinada (/). 6. Ahora seleccionamos la primera celda de la columna B. El nombre de la celda, B1, queda registrado en la fórmula. A continuación pulsamos la tecla "ENTER". 7. Ya podemos ver el resultado de la operación. 8. Si clicamos encima de la celda veremos, en la barra de fórmulas, que tiene asociada la fórmula que hemos puesto antes. Si cambiamos los datos de las columnas A o B, en la columna C siempre aparecerá la suma actualizada. 9. Para que el resto de filas se sumen automáticamente, debemos clicar sobre el cuadrito negro que aparece en la celda C1 y arrastrarlo hasta la última celda. 10. Al soltar el botón, vemos cómo, automáticamente, el programa calcula las sumas de ambas columnas y muestra el resultado en la columna C. 2

4 3. Cálculos Uso de la función Autosuma en una hoja de cálculo La función Autosuma permite sumar todos los datos de una fila o columna con tan sólo pulsar su icono ( ). Es una de las funciones más utilizadas en las hojas de cálculo, en esta miniunidad estudiaremos cómo sacarle partido Cómo usar la función Autosuma? Cómo usar la función Autosuma en una hoja de cálculo: 1. La función Autosuma permite sumar todos los datos numéricos de una fila o columna con tan sólo pulsar un botón. Es una de las funciones más útiles de las hojas de cálculo. 2. Para utilizarla, clicamos sobre la celda en la que queremos mostrar la suma, en este caso, de toda la columna. 3. Hacemos clic en el icono de la función Autosuma. 4. El programa nos propone la suma del rango comprendido entre las celdas B2 y B6, es decir, toda la columna. Presionamos la tecla "ENTER". 5. Aquí tenemos el resultado, la suma de todos los números de la columna. 6. Para obtener las sumas del resto de las columnas, debemos seleccionar de nuevo la celda. Y arrastrar el cuadradito negro que aparece. 7. Cuando soltamos el botón del ratón, obtenemos el resultado: la suma de cada una de las columnas. 8. Si queremos obtener la suma de todos los números de una fila, el proceso es el mismo. 4. Gráficos Gráficos con hojas de cálculo. Crear un gráfico nuevo Una de las aplicaciones más útiles de las hojas de cálculo es hacer gráficos. Para hacer un gráfico con una hoja de cálculo basta con introducir los datos y clicar unos cuantos botones. Son capaces de hacer muchos tipos diferentes de gráficos: de columnas, de líneas, de áreas, circulares, etc Cómo hacer gráficos con una hoja de cálculo? Cómo hacer gráficos con una hoja de cálculo: 1. En la primera celda indicamos el título de la columna A, en este caso: "Month" (mes). 2. En la segunda el título de la columna B, en este caso "Rain" (lluvia). 3. De la misma manera, introduciremos todos los datos de la columna A. (los meses) 4. Luego, los datos de la columna B. 5. A continuación seleccionamos el rango, es decir, el conjunto de celdas del que queremos hacer el gráfico. 6. Una vez seleccionado el rango, clicamos en el icono del asistente para gráficos. 7. Elegimos un tipo de gráfico. El que sale por defecto es el de columnas. Si necesitamos otro tipo, debemos seleccionarlo en la lista. 8. Después elegimos un subtipo de gráfico. 9. Hacemos clic en "Siguiente". 10. De nuevo, hacemos clic en "Siguiente". 11. Insertamos el nombre del rango. 12. Y clicamos en "Siguiente". 13. Ponemos un título al gráfico. En este caso: "Rainfall" (precipitaciones). 14. Indicamos un título para el eje horizontal. Pondremos "Month". 15. Indicamos un título para el eje vertical, en este caso: "l/m2". 16. Para acabar, clicamos en "Finalizar". 5. Gráficos Gráficos con hojas de cálculo. Mejorar un gráfico de columnas En la miniunidad anterior vimos cómo crear un nuevo gráfico, ahora veremos cómo editarlo, es decir, cómo cambiar su apariencia para ajustarla a nuestros gustos o necesidades. Si no recuerdas cómo crear un gráfico, deberías repasar la miniunidad anterior Gráficos 1. 3

5 5.2. Editar un gráfico de columnas Cómo editar un gráfico de columnas. Veremos cómo cambiar los colores utilizados, así como el tamaño y orientación del texto. 1. Vamos a cambiar el color del fondo. Clica encima del gráfico y selecciona Formato Formato de selección Área Relleno: Color 2. Ya lo tenemos. Ahora eliminaremos el borde que tienen las columnas. Clica encima de las columnas y selecciona Formato Formato de selección Borde Estilo: Invisible 3. Ahora eliminaremos el rótulo de la serie. Sería útil si hubiese otras series de números (listas de datos), pero al haber sólo una, no nos aporta información. Clica encima del rótulo y selecciona Editar Cortar. 4. Ahora pondremos los rótulos de los meses en vertical, así aprovechamos mejor el espacio y mejoramos la presentación. Clica encima del eje X y selecciona Formato Formato de selección Etiqueta Orientación del texto: Para acabar, pondremos el título del gráfico en negrita. También podríamos cambiar el tipo de letra, ponerlo en cursiva, cambiar el tamaño, etc. Clica en el título y selecciona Formato Formato de selección Fuente Tipo de Letra: Negrita 6. Gráficos Gráficos con hojas de cálculo. Mejorar un gráfico circular En esta miniunidad veremos cómo mejorar un gráfico circular ya creado. Es necesario que sepas cómo crear un gráfico nuevo. Si no lo recuerdas, deberías repasar antes la miniunidad Gráficos Cómo editar un gráfico circular Para insertar las etiquetas de datos en el gráfico: Clica encima del gráfico y selecciona Insertar Etiquetas de datos. Marca las opciones que necesites. 4