Todos los precios unitarios se expresarán al menos con 4 decimales.

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS QUE HAN DE REGIR LA CONTRATACION DE LOS SERVICIOS DE IMPRESIÓN MASIVA, ENSOBRADO O EMPAQUETADO EN PLEGO-PACK, MANIPULADO Y DEPÓSITO DE LOS DOCUMENTOS DE GESTIÓN TRIBUTARIA Y RECAUDATORIA EN OFICINA POSTAL O EN DEPENDENCIAS DEL INSTITUTO DE COOPERACIÓN CON LA HACIENDA LOCAL, DURANTE DOS AÑOS, MEDIANTE PROCEDIMIENTO ABIERTO. (S.A.R.A). Órgano: Área de Gestión Económica ICHL Titular: José María Pineda Lucena Expediente: nº GEX Expte. C/15 Contratación de los Servicios de Impresión Masiva, Ensobrado o Empaquetado en Plego-Pack, Manipulado y Depósito de los Documentos de Gestión Tributaria y Recaudatoria en Oficina Postal o en Dependencias del ICHL, durante dos años. 1. Objeto del Contrato: La elevada magnitud de las comunicaciones a los contribuyentes (en torno a en el ICHL) y la inexistencia de medios propios de impresión adecuado al volumen de operaciones, en nuestro entorno corporativo, hacen necesaria la contratación de los servicios de impresión, corte, plegado, ensobrado o empaquetado en plego-pack, manipulado, preparación de la distribución y entrega de los documentos (ordinarios o notificaciones), en Oficina Postal o en la sede del Organismo, generados por la actividad del Instituto de Cooperación con la Hacienda Local (ICHL), durante dos años, iniciándose en el ejercicio Los volúmenes de impresión estimados figuran en la cláusula 13 de este pliego. Asimismo en el Anexo 1 a este Pliego se señala el Presupuesto de Licitación detallado con precios unitarios (IVA no incluido) para una mejor configuración de la oferta. Solo existe la posibilidad de licitar por la totalidad del objeto del contrato (todos los productos establecidos en el Anexo 1), ya que no se han establecido lotes. El importe deberá incluir el precio de de todos los servicios objeto de contratación: impresión, corte, plegado, ensobrado o empaquetado en plego-pack,( incluido papel, sobre o preimpreso en plegopack) manipulado, preparación de la distribución y entrega de los documentos (ordinarios o notificaciones), en Oficina Postal o en la sede del Organismo. Todos los precios unitarios se expresarán al menos con 4 decimales. 2. Detalle Técnico de los trabajos a realizar: a) Creación y edición de las plantillas de formatos de impresión que se establezcan por cada tipo de documento, y en su caso, el diseño gráfico que se precise para los mismos. b) Recepción de la información referente al contenido del documento, de acuerdo con el formato que el ICHL establezca y de la forma y soporte que se determine por este Organismo.

2 c) Impresión, plegado y ensobrado mecánico o empaquetado en plego-pack de todos los documentos destinados al contribuyente. d) Preparación de todas las remesas para su remisión por correo certificado, de acuerdo con las normas para remesas masivas estipuladas por el operador postal del ICHL. e) Impresión láser de alta calidad de la información, en los tonos y formatos de papel, que establezca el ICHL, según las características de cada documento, siempre en un papel de 90 grs de gramaje. f) Sobres americanos normalizados con ventana derecha y cierre mecánico, impresión a dos tintas. g) Agrupación, si fuera viable a criterio del ICHL, de los diferentes documentos dirigidos al mismo contribuyente para que les sean remitidos conjuntamente a su domicilio. En caso de ensobrados múltiples, aparecerá un número de secuencia y ordenación que identifique la pertenencia al mismo sobre de varios impresos. h) Preparación de todas las remesas para su remisión por correo ordinario o certificado (notificaciones ordinarias, informatizadas o de valor añadido similar), de acuerdo con las normas para envíos masivos que tenga estipuladas el operador postal del ICHL. i) Entrega física de los envíos por correo ordinario en la Oficina Postal, designada por el ICHL, y de las remesas de notificaciones en las oficinas centrales del ICHL, en los plazos establecidos en este Pliego. 3. Plazo de Ejecución: El plazo de ejecución será de veinticuatro meses, computados desde el día 7 de febrero de 2016 o desde la fecha de formalización del contrato, sí ésta fuere posterior a aquélla. El contrato podrá ser prorrogado por periodos de doce meses, con un máximo de dos prórrogas. 4. Tratamiento de los ficheros: El Instituto de Cooperación con la Hacienda Local proporcionará al adjudicatario, la información a tratar debidamente clasificada, conforme al posterior destino de la misma, específicamente, en formato PDF o en cualquier otro formato texto que el ICHL pudiese adoptar en un futuro basado en criterios técnicos informáticos. 5. Intercambio de los ficheros: La empresa adjudicataria deberá disponer de los sistemas de comunicaciones necesarios para la transmisión por medios telemáticos de los ficheros de datos, con destino a su impresión, sobre la cual deberá estar establecido un sistema de transmisión seguro de ficheros, FTP sobre SSL. 6. Formatos preimpresos: Aunque el mayor volumen de impresión corresponde a documentos en full color, sobre papel DIN-A4 en blanco, subsisten formatos preimpresos en alguna serie de documentos (en papel DIN A4 de 90 grs.), que se adjuntan, a título de ejemplo, a este Pliego de Prescripciones Técnicas (sobres, impresos de notificaciones en plego-pack, etc.). Las impresiones para plego-pack se realizará en un formato equivalente a un DIN A4+1/3. Asimismo, las impresiones de abonarés se realizarán sobre papel DIN A4 trepado en la parte inferior del documento, conforme al modelo adjunto.

3 Antes de iniciar la fabricación de esos preimpresos, la adjudicataria deberá coordinarse con el Departamento de Régimen Interior (Organización y Calidad) del ICHL para que le proporcione el formato con el diseño y pantones de colores definitivos. 7.- Variación Preimpresos: Los preimpresos adjuntos a este pliego, en los que se indican las previsiones de su consumo actual, podrían sufrir algunas variaciones en las tintas que lo componen, por lo que en la oferta deberá especificarse el precio ofertado a 1 tinta, 2 tintas, 3 tintas y cuatricromía, a fin de considerar las posibles modificaciones de los preimpresos. 8.- Prueba Impresión: Seleccionada la empresa adjudicataria y previamente al envío del primer fichero de impresión, se realizarán pruebas de impresión del acabado final para contrastar la calidad de la resolución de impresión del texto, ajuste del formato, tonos de color, etc. Esta muestra de impresión, una vez aprobada su calidad por el ICHL, será tomada como referencia para las sucesivas impresiones que se vayan generando, pudiendo rechazar el ICHL las impresiones de remesas futuras que no se ajusten a esa muestra prototipo de impresión. Por cada remesa de impresión, antes de proceder a la impresión masiva de los documentos que conforman la misma, la adjudicataria, y en un plazo de 24 horas hábiles desde la entrega del soporte para su impresión, se obliga a presentar mediante correo electrónico a la dirección que designe el ICHL, tres pruebas de impresión en formato PDF de cada modelo de formato, incluido en esa remesa, para su conformidad por este Organismo. No obstante, el ICHL se reserva la facultad de exigir una prueba de impresión real en papel para verificar la calidad de la impresión. En este supuesto, la adjudicataria dispondrá de un plazo de 48 horas para la entrega de esta prueba de impresión a este Organismo. 9.- Plazo Entrega: La adjudicataria se obliga a entregar al operador postal del ICHL, la totalidad de los documentos ensobrados y al Instituto de Cooperación con la Hacienda Local, las notificaciones con acuse de recibo, en un plazo de 72 horas, exceptuándose de este cómputo las comprendidas, a estos efectos en domingos y festivos, a partir del momento en que el Instituto de Cooperación con la Hacienda Local ponga la información a tratar a disposición de la empresa adjudicataria. Este plazo se interrumpirá durante el tiempo que el ICHL tarde en prestar su conformidad a la prueba de impresión, establecida en el apartado 8 de este Pliego Clasificación de las entregas: Una vez impresos los documentos ensobrados o empaquetados en plego-pack, se procederá al manipulado de los mismos, clasificando los envíos según los criterios de presentación de la empresa adjudicataria de los servicios postales del ICHL. Los trabajos terminados se empaquetaran en cajas o en envoltorios adecuados para la citada entrega. Las cajas o envases deberán estar debidamente etiquetados y separados por municipio de la dirección de envío.

4 Una vez realizado el depósito en el operador postal, la adjudicataria entregará a este Organismo, una copia del parte o albarán de entrega, sellado convenientemente. De cualquier modo, una vez emitidas las facturaciones de estos envíos por el operador postal, el ICHL podrá recabar a la empresa adjudicataria que proceda a certificar que los productos incluidos en dichas facturas corresponden con las entregas efectuadas en dicho operador durante el período facturado. 11. Medios Personales y Materiales Serán de cuenta del adjudicatario el equipamiento, tanto de medios materiales como humanos, necesarios para la ejecución de los trabajos encomendados. En ningún supuesto, ni durante la vigencia del contrato ni a la finalización del mismo, el ICHL se subrogará en las relaciones contractuales entre la entidad adjudicataria y el personal de la misma, ya sea por terminación del contrato o por cualquier causa: extinción de la sociedad, quiebra, suspensión de pagos u otros motivos similares. 12. Procedimiento Control de los Trabajos de Impresión El ICHL informará, en el momento de la remisión del fichero correspondiente a cada remesa, información relativa a los documentos a imprimir en cuánto a número, importe y naturaleza del mismo, con el fin de facilitar todas las verificaciones de control de calidad del producto. Además de la labor de verificación, que debe realizar la empresa adjudicataria, el ICHL establecerá los controles propios para la comprobación de los datos impresos y ensobrados. Para ello, si fuera preciso, la empresa adjudicataria facilitará al ICHL el acceso a sus instalaciones y a la información relativa, con el fin de llevar a cabo dichos controles. El control de calidad de la empresa adjudicataria deberá ser suficiente para asegurar que el contenido del documento sea correcto y que la calidad de la impresión sea uniforme en todos los documentos del envío Volúmenes Impresión: La adjudicataria se compromete a la realización de la siguiente producción para el primer año, revisable de mutuo acuerdo para los siguientes ejercicios: a) Preimpresión, Impresión, Plegado, Ensobrado, Manipulado, Preparación de la Distribución y Depósito de los Documentos, en Oficina Postal. El volumen de impresión previsto, anualmente, es de copias siendo la cadencia de impresión regular de a copias mensuales, teniendo en cuenta incrementos notables de este volumen en momentos puntuales, como la puesta al cobro del Impuesto sobre Vehículos de Tracción Mecánica y el Impuesto sobre Bienes Inmuebles de Naturaleza Urbana. Estas cifras de impresión deben ser consideradas como meras previsiones, sin que en ningún caso el Instituto de Cooperación con la Hacienda Local venga obligada a concertar un volumen mínimo de impresión. El desglose de las tiradas de impresión anuales de este tipo de documentos se detalla, a continuación:

5 Producto Volumen Estimado Documento impreso en full color, en simple, incluido ensobrado y puesta en Correos Documento impreso en full color, dúplex, incluido ensobrado y puesta en Correos Dos (2) documentos impresos, incluido ensobrado y puesta en Correos, preimpresos a 1 tinta Dos (2) documentos impresos en full color, en simple, incluido ensobrado y puesta en Correos Dos (2) documentos impresos en full color, dúplex, incluido ensobrado y puesta en Correos Impresión dúplex de un documento ensobrado notificaciones informatizadas Impresión dúplex de dos documentos ensobrado notificaciones informatizadas Documento impresión dúplex en full color adicional ensobrado Encarte publicitario adicional en el ensobrado En relación con los sobres utilizados, hay que hacer constar que se aplican dos tipos de sobres, el modelo PCHL 010-1(envíos ordinarios), cuyo consumo anual se estima en sobres y el modelo PCHL 041 (envíos notificaciones informatizadas), cuyo uso anual alcanza una cifra de sobres. b) Preimpresión, Impresión, Plegado, Empaquetado en Plego-Pack, Manipulado y Depósito de de Notificaciones Administrativas en ICHL. El volumen de impresión prevista anualmente es de documentos, siendo la cadencia de impresión regular de copias mensuales, teniendo en cuenta incrementos notables de este volumen. Estas cifras de impresión deben ser consideradas como meras previsiones, sin que en ningún caso el Instituto de Cooperación con la Hacienda Local venga obligada a concertar un volumen mínimo de impresión. Las tiradas de impresión anuales de los formatos de notificaciones se describen, a continuación: Producto Volumen Estimado Documento en plego-pack a 1 tinta ( modelo PCHL-030) Documento en plego-pack a 1 tinta ( modelo PCHL-032) Documento en plego-pack a 2 tintas( modelo PCHL -033) Plazo de Garantía de los Trabajos El plazo de garantía se establece en seis meses a contar desde la fecha de entrega de cada remesa. La garantía incluye la consistencia y legibilidad de todos los documentos impresos. 15. Protección de Datos 15.1 Se considerará información confidencial los listados de contribuyentes, así como la información de contribuyentes, en cualquier tipo de soporte, que sea confiado al adjudicatario, como motivo del presente contrato y/o resulten de su cumplimiento; comprometiéndose el adjudicatario a la finalización de cada proceso de impresión a borrar de sus instalaciones y equipos referida información.

6 El adjudicatario y todas aquellas personas que intervengan en la prestación del servicio objeto del contrato y, por consiguiente, en cualquier fase de tratamiento de los datos facilitados por el ICHL están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y el deber de guardarlos convenientemente, obligaciones estas que todavía subsistirán después de finalizar la relación contractual con esta Administración La información puesta a disposición de la empresa adjudicataria sólo será autorizada por la misma para prestar los servicios objeto de este contrato, prohibiéndose su divulgación, venta, transmisión, alquiler o cualquier tipo de acto de disposición o comercialización por parte del adjudicatario El Instituto de Cooperación con la Hacienda Local en aplicación de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/99, reguladora del tratamiento automatizado de datos de carácter personal, será considerada como propietaria responsable de los ficheros que contengan datos de carácter personal y que sean tratados por el adjudicatario en virtud de la prestación de servicios objeto de este contrato, exonerando en consecuencia a esta última de cualquier responsabilidad que pudiera derivarse del tal puesta a disposición. Por su parte el adjudicatario, como encargado del tratamiento, tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del fichero, no aplicándolos ni utilizándolos con fines distintos a los reflejados en este contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación a otras personas, obligándose, por tanto, al estricto cumplimiento de la citada normativa, asumiendo las obligaciones y aceptando las responsabilidades que pudieran derivarse de su aplicación El Instituto de Cooperación con la Hacienda Local tendrá el derecho a comprobar el correcto cumplimiento del presente contrato y que la prestación de servicios objeto del mismo se está prestando por el adjudicatario en las condiciones pactadas. A dichos efectos, el adjudicatario entregará al Instituto de Cooperación con la Hacienda Local la documentación e información necesarias para que ésta pueda comprobar dicho cumplimiento y permitirá el acceso a las instalaciones, sistemas y procesos del adjudicatario necesarios para ello a su personal o a los auditores externos que pudieran ser contratados para tal fin, sin que ello comporte en modo alguno el conocimiento de datos ajenos a la organización La empresa adjudicataria se obliga a destruir los ficheros facilitados por el Instituto de Cooperación con la Hacienda Local para su impresión documental. Si se hiciera uso de ellos para cualquier fin distinto, del objeto de este contrato, el adjudicatario indemnizará al Instituto de Cooperación con la Hacienda Local en una cantidad a tanto alzado igual al importe de una anualidad de la remuneración pactada por la prestación del servicio de impresión, en concepto de daños y perjuicios Asimismo, el adjudicatario deberá abonar al Instituto de Cooperación con la Hacienda Local o a la persona física o jurídica perjudicada, el importe de la sanción pecuniaria que imponga cualquier resolución administrativa por la trascendencia o uso indebidos de referidos datos, así como el importe de cualquier condena de tipo económico que por sentencia se establezca por la utilización indebida de mencionados datos, que sea concretamente directa de la ejecución de las prestaciones contractualmente establecidas. (Firmado electrónicamente)

7 ANEXO 1 PRECIOS UNITARIOS DE LICITACIÓN (SIN IVA) DESCRIPCIÓN Precio Licitación(IVA no incluido).- Documento impreso en preimpreso a 1 tinta, ensobrado. 0, Documento impreso en preimpreso a 2 tintas, ensobrado. 0, Documento impreso en preimpreso a 3 tintas, ensobrado. 0, Documento impreso en preimpreso a cuatricromía, ensobrado. 0, Dos Documentos impresos en preimpreso a 1 tinta, en un solo sobre 0, Dos Documentos impresos en preimpreso a 2 tintas, en un solo sobre 0, Dos Documentos impresos en preimpreso a 3 tintas, en un solo sobre 0, Dos Documentos impresos en preimpreso a cuatricromía, en un solo sobre 0, Documento impreso en preimpreso a 1 tinta, sin ensobrar. 0, Documento impreso en preimpreso a 2 tintas, sin ensobrar. 0, Documento impreso en preimpreso a 3 tintas, sin ensobrar. 0, Documento impreso en preimpreso a cuatricromía, sin ensobrar. 0, Documento impreso en full color en simple ensobrado. 0, Documento impreso en full color en dúplex ensobrado. 0, Documentos impresos en full color en simple, en un solo sobre. 0, Documentos impresos en full color en dúplex, en un solo sobre. 0, Impresión simple full color sin ensobrado 0, Impresión dúplex full color sin ensobrado 0, Encarte adicional en el ensobrado(documento proporcionado por ICHL) 0, Impresión simple sobre papel en blanco, formato DIN A4 y mayor a 1 tinta. 0, Impresión dúplex sobre papel en blanco, formato DIN A4 y mayor a 1 tinta. 0, Impresión simple sobre papel en blanco, formato DIN A4 y mayor a 2 tintas. 0, Impresión dúplex sobre papel en blanco, formato DIN A4 y mayor a 2 tintas. 0, Impresión simple de un documento notificaciones informatizadas, ensobrado 0, Impresión dúplex de un documento notificaciones informatizadas, ensobrado. 0, Impresión simple de dos documentos de "notificaciones informatizadas", en un solo sobre 0, Impresión dúplex de dos documentos "notificaciones informatizadas", en un solo sobre 0, Documento impresión simple en full color adicional incluido en un solo sobre 0,0311

8 .- Documento impresión dúplex en full color adicional incluido en un solo sobre 0, Documento (no incluye papel ni impresión) ensobrado 0, Dos documentos(no incluye papel ni impresión) ensobrado 0, Impresión doble cara 1 elemento "notificaciones informatizadas" (incluye sobre y papel) 0, Impresión doble cara 2 elementos "notificaciones informatizadas" (incluye sobre y papel) 0, Impresión doble cara 1 elemento "notificaciones informatizadas" (excluido sobre y ensobrado) 0, Impresión doble cara 2 elementos "notificaciones informatizadas" (excluido sobre y ensobrado) 0, Documentos adicionales impresión simple (incluido papel) en un solo sobre de notificaciones informatizadas 0, Documentos adicionales impresión dúplex (incluido papel) en un solo sobre de notificaciones informatizadas 0, Documento en plego-pack a 1 tinta 0, Documento en plego-pack a 2 tintas 0, Documento en plego-pack a 3 tintas 0, Documento en plego-pack a cuatricromía 0,11409 (Firmado electrónicamente)