1. OBJETO DEL CONTRATO

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO EXTERNO DE ARCHIVO, DEPÓSITO, CUSTODIA Y GESTIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS Y DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Y CONFIDENCIAL DEL HOSPITAL CARLOS III (C.P. 4 S/2007). 1. OBJETO DEL CONTRATO El presente contrato tiene por objeto la contratación del servicio externo especializado en el archivo, depósito, custodia de historias clínicas, documentación administrativa y confidencial del Hospital, permitiéndole disponer de la misma, igual que si estuviera en sus propias instalaciones. 2. REQUISITOS DE LA EMPRESA ADJUDICATARIA La empresa adjudicataria presentará al Hospital todas las actuaciones y tratamientos que desarrolle tanto con sus datos, como con los del Hospital, al objeto de cumplir y garantizar la Ley de Protección de Datos. 3. ALCANCE, FINALIDAD Y CALIDAD DEL SERVICIO A CONTRATAR Para la realización del servicio, se estima en historias clínicas y AZ y CAD, los licitadores garantizarán la confidencialidad de la información y la conservación de la documentación. El servicio comprenderá: 3.1. PROCESAMIENTO INICIAL Se incluyen todas las tareas iniciales en el tratamiento, recogida, etc., de la documentación que se pretende externalizar, para su posterior ubicación en el depósito de la empresa adjudicataria y que a continuación se relacionan: Suministro de contenedores Los contenedores se adaptarán a los diferentes tipos documentación tanto de historias clínicas como de documentación administrativa y confidencial que genere el Hospital. PPT: C.P. 4 S/2007 SERVICIO EXTERNO DE ARCHIVO 1

2 Inventario La empresa adjudicataria elaborará un inventario automatizado de la información necesaria para el acceso, control y uso de la documentación custodiada en sus dependencias. Dicho inventario se efectuará en función de criterios racionales que permitan una buena gestión en la documentación clínica y administrativa. En el caso de la documentación confidencial, el inventario se realizará de tal modo que impida la identificación de datos personales en el mismo contenido. Dicho inventario se ejecutará dentro de los primeros 25 días hábiles desde la formalización del contrato. Recogida y manipulación La recogida inicial, manipulación, procesamiento o cualquier otra actividad que se necesite llevar a cabo para la buena gestión del archivo, depósito y custodia de las historias clínicas y documentación administrativa y confidencial, será por cuenta del adjudicatario Transporte de contenedores Una vez realizado el inventario, el transporte se realizará desde los actuales locales del Hospital Carlos III donde están depositadas las historias clínicas y documentación administrativa y confidencial, a los locales de la empresa adjudicataria, en un plazo máximo de 10 días hábiles. Serán por cuenta del adjudicatario todos los gastos que se deriven del traslado de las historias clínicas y documentación administrativa y confidencial. La empresa adjudicataria se compromete a disponer de la infraestructura técnica, informática, material y humana necesarias para cumplimentar los servicios contratados, de manera que quede garantizada la gestión durante el tiempo que dure esta fase, así como su seguridad y el mantenimiento de la confidencialidad exigidas DEPÓSITO, SEGURIDAD Y CUSTODIA La empresa adjudicataria deberá disponer de un local que será dedicado únicamente al almacenaje y custodia de archivos de documentos. Tendrá la capacidad suficiente para almacenar la documentación, tanto clínica como administrativa, y condiciones suficientes que garanticen el buen estado de conservación, confidencialidad y seguridad de los documentos depositados, así como impedir el acceso a la documentación de toda la persona ajena al adjudicatario. PPT: C.P. 4 S/2007 SERVICIO EXTERNO DE ARCHIVO 2

3 El local destinado al depósito y custodia de documentos cumplirá con la normativa técnico legal en materia de protección contra incendios, y dispondrá de las medidas establecidas según la legislación vigente en relación con instalaciones de agua y desagüe, sistemas antirrobo, sistemas anti-roedores, etc., en la zona de archivo. El Director Gerente del Hospital, o persona en quien delegue, podrá realizar en cualquier momento, la inspección de la instalaciones para verificar el cumplimiento por parte del adjudicatario, de lo establecido en los apartados anteriores. De las anomalías observadas, se dará cuenta al adjudicatario, quien deberá proceder, de manera urgente a su subsanación. Se considerará como grave incumplimiento contractual la no subsanación de las deficiencias notificadas al adjudicatario GESTIÓN DEL ARCHIVO El adjudicatario se compromete a suministrar al Hospital la documentación solicitada, que será, tras su entrega, convenientemente identificada por el Hospital, realizando un albarán entrega/recepción del suministro. La forma de prestar el servicio de consultas, peticiones y devoluciones de historias clínicas y documentaciones administrativa y confidencial (se estima en 20 consultas y 5 transportes semanales) será la siguiente: Consultas, peticiones y devoluciones de historias clínicas - Las solicitudes se realizarán siempre desde el Archivo de Historias Clínicas del Hospital, por persona autorizada para ello, de lunes a viernes de 08:00 a 22:00 horas y cualquiera de los siguientes medios: listados en soporte papel generados por la aplicación informática del Hospital, fax, teléfono, correo electrónico, o cualquier otro medio telemático, debidamente firmado, en el que se indicará los números de clave del Hospital y del Servicio, que se facilitará por la empresa adjudicataria en el momento de la firma del contrato. PPT: C.P. 4 S/2007 SERVICIO EXTERNO DE ARCHIVO 3

4 - Las documentaciones solicitadas deberán ser entregadas y ordenadas por consulta/agenda, al Archivo de Historias Clínicas entre las 09:00 y 10:00 horas del día siguiente a la solicitud, junto con un albarán de entrega, en el que se registrará el número total de documentos entregados. La copia del albarán deberá ser firmada por el responsable del Servicio del Hospital donde se haya entregado la documentación. También se acompañarán de un listado donde se ordenen, en numérico todas las historias y documentos solicitados, haciendo constar todos los movimientos anteriores del documento y todos los registros de cada movimiento. En ese mismo momento, el adjudicatario retirará del Hospital la documentación ya consultada, a la que se adjuntará un listado de salida donde se especificarán los mismos datos que registrarán los listados de entrada. Este listado será conformado por el adjudicatario una vez comprobada la documentación, haciéndose responsable de la misma a partir de ese momento. - El adjudicatario creará una base de datos sin coste adicional, cuyo criterio fundamental será un registro que identifique cada unidad de archivo y documento particular. El registro documental se compondrá de varios campos, donde se incluirán los datos referenciales del documento observando lo contenido en el punto 3.1 del presente Pliego para la documentación confidencial. - El Hospital contará con una base de datos por servicio, consultiva gemela a la del adjudicatario y manteniendo comunicación directa con el banco de archivos a través de conexión on line que permita obtener en tiempo real la información integral del documento solicitado, recogiendo todos los datos que informen sobre la actividad documental. - El adjudicatario se compromete a tener actualizada permanente la base de datos, obligándose para ello, a registrar informáticamente todos los movimientos de la historia clínica, tanto en los movimientos de salida como de entrada al banco de archivos. - El adjudicatario remitirá mensualmente al Hospital listados con resúmenes estadísticos de actividad realizada, diferenciando las nuevas recogidas, las consultas, peticiones y devoluciones. PPT: C.P. 4 S/2007 SERVICIO EXTERNO DE ARCHIVO 4

5 Consultas, peticiones y devoluciones de documentación administrativa y confidencial - Las solicitudes se realizarán desde los distintos Servicios del Hospital, por persona autorizada para ello, de lunes a viernes de 08:00 a 22:00 horas y cualquiera de los siguientes medios: listados en soporte papel generados por la aplicación informática del Hospital, fax, teléfono, correo electrónico, o cualquier otro medio telemático, en el que se indicará la identificación de la documentación solicitada, así como la Unidad administrativa solicitante. - Las documentaciones solicitadas deberán ser entregadas en los los distintos Servicios entre las 09:00 y 10:00 horas del día siguiente a la solicitud, junto con un albarán de entrega, en el que se registrará el número total de documentos entregados. La copia del albarán deberá ser firmada por el responsable del Servicio del Hospital donde se haya entregado la documentación. En ese mismo momento, el adjudicatario retirará del Hospital la documentación ya consultada, a la que se adjuntará un listado de salida donde se especificarán los mismos datos que registrarán los listados de entrada. Este listado será conformado por el adjudicatario una vez comprobada la documentación, haciéndose responsable de la misma a partir de ese momento. - El adjudicatario creará una base de datos sin coste adicional, cuyo criterio fundamental será un registro que identifique cada unidad de archivo y documento particular. El registro documental se compondrá de varios campos, donde se incluirán los datos referenciales del documento observando lo contenido en el punto 3.1 del presente Pliego para la documentación confidencial. - El Hospital contará con una base de datos por servicio, consultiva gemela a la del adjudicatario y manteniendo comunicación directa con el banco de archivos através de conexión on line que permita obtener en tiempo real la información integral del documento solicitado, recogiendo todos los datos que informen sobre la actividad documental. - El adjudicatario se compromete a tener actualizada permanente la base de datos, obligándose para ello, a registrar informáticamente todos los movimientos de la documentación administrativa, tanto en los movimientos de salida como de entrada al banco de archivos. PPT: C.P. 4 S/2007 SERVICIO EXTERNO DE ARCHIVO 5

6 - El adjudicatario remitirá mensualmente al Hospital listados con resúmenes estadísticos de actividad realizada, diferenciando las nuevas recogidas, las consultas, peticiones y devoluciones. Destrucción de documentación - El adjudicatario deberá realizar el expurgo y/o la destrucción de la documentación en los términos establecidos en la Ley y que será indicado por los responsables de dicha documentación. Para ello deberá aportar todos los recursos materiales y humanos necesarios para la correcta realización del servicio. - Para el expurgo y/o destrucción de la documentación custodiada, será necesaria la firma de la persona autorizada por la Dirección Gerencia del Hospital. 4. OBLIGACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS La empresa adjudicataria, debido a la confidencialidad de los datos y documentos a custodiar, garantizará la protección de los mismos, de conformidad con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, Ley 8/2001, de 13 de julio, de Protección de Datos de Carácter Personal en la Comunidad de Madrid, Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de Medidas de Seguridad, y cualquier otra norma que pueda ser promulgada durante la vigencia del contrato, comprometiéndose explícitamente a formar e informar a su personal en las obligaciones que tales normas dimanan. La empresa adjudicataria y el personal encargado de la realización de la tareas objeto del contrato guardarán secreto profesional sobre todas las informaciones, documentos y asuntos a los que tenga acceso o conocimiento durante la vigencia del contrato, estando obligado a no hacer públicos, enajenar o ceder cuantos datos conozcan como consecuencia o con ocasión de su ejecución, incluso después de de finalizar el plazo contractual. El incumplimiento de lo indicado en este apartado será causa de rescisión del contrato, teniendo que responder en vía penal o civil según las normativas y disposiciones vigentes PPT: C.P. 4 S/2007 SERVICIO EXTERNO DE ARCHIVO 6

7 5. TITULARIDAD DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL El Adjudicatario se compromete a no utilizar en ningún caso el nombre del Hospital Carlos III en sus relaciones con terceras personas, a efectos de facturación de proveedores o cualquier otra que pueda tener con personas a su servicio, haciéndose directamente responsable de las obligaciones que contraiga. El Adjudicatario no podrá bajo ningún concepto ceder, traspasar o subarrendar la explotación del servicio objeto del presente concurso, siendo causa de resolución del contrato este incumplimiento. En caso de resolución o no renovación del contrato, habrá de continuar, salvo decisión en contra del Hospital, prestando sus servicios hasta que la tramitación del oportuno expediente de contratación, permita disponer del nuevo adjudicatario y éste inicie la prestación de los servicios. Si se produjera la adjudicación a otra empresa distinta, o si por cualquier otro motivo fuera necesario el traslado de la documentación a un emplazamiento diferente, la empresa adjudicataria se comprometerá a facilitar la transferencia ordenada de todos los documentos bajo su custodia, siguiendo las instrucciones del Hospital. 6. RESOLUCICÓN DEL CONTRATO Además de las indicadas en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares y de Prescripciones Técnicas, la Dirección Gerencia del Hospital podrá decidir la resolución del contrato en los siguientes casos: el comportamiento irregular del personal de la empresa, el incumplimiento de las obligaciones establecidas en los convenios, acuerdos, reglamentos y demás normas aplicables al caso y la suspensión del servicio. 7. PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL El adjudicatario tendrá contratada una Póliza de Responsabilidad Civil por un importe de en la que conste la inclusión del presente contrato. 8. OFERTA TÉCNICA Las empresas licitadoras presentarán una Memoria Técnica en el que expondrán detalladamente: PPT: C.P. 4 S/2007 SERVICIO EXTERNO DE ARCHIVO 7

8 Realización de inventarios iniciales de los Archivos de Pasivo en historias clínicas y documentación administrativa, incluyendo la gestión informatizada. Realización de inventarios futuros, indicando tiempo de ejecución e importe. Precio de futuras entradas de depósito y custodia de historias clínicas y documentación administrativa y confidencial. Descripción del contenedor y sistema de archivo que se utilizará en la custodia de documentación, tanto de historias clínicas como administrativa y confidencial. Gestión de consultas del Archivo de historias clínicas y documentación administrativa y confidencial. Recursos humanos para la ejecución del contrato, con indicación del número de personas y currículum vitae de las mismas. Recursos materiales para la ejecución del contrato ( vehículos, carros, etc.). Organización del Archivo y descripción de los locales destinados al mismo, con indicación de la ubicación, dimensiones, sistemas de seguridad existentes, y cualquier otro aspecto obligatorio en materia de depósito de documentos, que garantice el cumplimiento del contrato en los términos descritos tanto en el Pliego de Prescripciones Técnicas como de Cláusulas Administrativas Particulares, que sirven de base al presente contrato. Programa de gestión de calidad. Tiempos de respuesta y horarios de recogida y entrega. Equipamiento para la digitalización de documentos clínicos. Experiencia en digitalización de documentos. Tratamiento de la documentación pasiva y caducada a destruir. Otros aspectos que a juicio del licitador, mejoren la prestación del servicio. PPT: C.P. 4 S/2007 SERVICIO EXTERNO DE ARCHIVO 8

9 9. OFERTA ECONÓMICA Deberán ofertarse de forma diferenciada los siguientes puntos: Historias Clínicas Precio suministro de contenedores. Precio recogida y manipulación. Precio inventario y registro. Precio por expurgo. Precio transporte. Precio depósito, custodia y conservación. Precio gestión de consultas y peticiones. Precio transporte de entrega o recogida normal y urgente. Precio por inclusión de documentación adicional en historia ya custodiada. Precio por destrucción. Documentación Administrativa y Confidencial Precio suministro de contenedores. Precio recogida y manipulación. Precio inventario y registro. Precio por expurgo. Precio transporte. Precio depósito, custodia y conservación. Precio gestión de consultas y peticiones. Precio transporte de entrega o recogida normal y urgente. Precio por inclusión de documentación adicional en unidad documental ya custodiada. Precio por destrucción. POR LA ADMINISTRACIÓN. FECHA Y FIRMA CONFORME EL ADJUDICATARIO FECHA Y FIRMA PPT: C.P. 4 S/2007 SERVICIO EXTERNO DE ARCHIVO 9

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