Servicio Canario de la Salud DIRECCIÓN GENERAL RECURSOS ECONÓMICOS

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL EXPEDIENTE Nº 23/S/17/SS/DG/A/R002 PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL CATÁLOGO ÚNICO DE MATERIALES DEL SERVICIO CANARIO DE LA SALUD ASÍ COMO EL SOPORTE Y ATENCIÓN A LOS USUARIOS DEL MISMO. 1

2 1. OBJETO DEL CONTRATO El objeto del presente contrato será la realización del servicio de mantenimiento del Catálogo Único de materiales del Servicio Canario de la Salud así como el soporte y atención a los usuarios del mismo. Actualmente, la gestión del Catálogo Único de materiales del Servicio Canario de la Salud se realiza en un entorno SAP. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN El ámbito de aplicación del servicio de gestión y soporte del Catálogo Único de materiales del Servicio Canario de la Salud, son los Servicios Centrales y las áreas de Atención Especializada y de Atención Primaria pertenecientes al Servicio Canario de Salud que se relacionan a continuación: - Atención Especializada: Hospital Universitario de Gran Canaria Dr. Negrín Hospital Universitario de Canarias en Tenerife Gerencia de servicios Sanitario del Área de Salud de Lanzarote Gerencia de servicios Sanitario del Área de Salud de Fuerteventura Complejo Hospitalario Universitario Insular Materno Infantil Complejo Hospitalario Universitario Ntra. de Candelaria Ofra Gerencia de Servicios Sanitario del Área de Salud de La Palma Gerencia de Servicios Sanitario del Área de Salud de La Gomera Gerencia de Servicios Sanitario del Área de Salud de El Hierro - Atención Primaria : Gerencia de Atención Primaria de Gran Canaria Gerencia de Atención Primaria de Tenerife - Direcciones de Área de todas las islas - Direcciones Generales y Secretaría General del SCS Esta estructura organizativa podrá ser modificada por el Servicio Canario de Salud, ampliando o cambiando la denominación o número de centros gestores incluidos en el ámbito de aplicación. Los grupos de materiales a gestionar en el Catálogo se dividen entre aquellos que están normalizados de acuerdo con la Guía de Criterios Específicos (que se adjunta como anexo al presente PPT), y aquellos únicamente alineados, siendo estos los siguientes: 1. MATERIALES NORMALIZADOS Material Sanitario Quirúrgico, Asistencial y de Curas 2

3 Material de Radiología Material de Laboratorio y Banco de Sangre Implantes y osteosíntesis Ortopedia y fisioterapia Instrumental Gases Parafarmacia Material no sanitario Víveres Limpieza y Aseo Lencería y Vestuario Hostelería Informática y Oficina No inventariable Mantenimiento 2.- MATERIALES ALINEADOS. También forma parte del Catálogo Único aquellos materiales únicamente alienados que aún carecen de la necesaria Guía de Atributos o de Criterios Específicos para su normalización, siendo éstos: Modelaje e impresos. Materiales de mantenimiento: materiales pertenecientes a los subgrupos de Mecánica, Electricidad, Electromedicina, Fontanería y Calefacción. Bienes Muebles 3. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO El servicio constará de las siguientes prestaciones: 1.- Soporte y atención a usuarios de los centros relacionados en el ámbito de aplicación. 2.- Estudio y análisis de las peticiones de altas, modificaciones y bajas de los materiales incluidos en el Catálogo Único a solicitud de los centros, con desglose de las siguientes tareas: Gestión y trámite de las propuestas de altas, modificaciones y bajas de los materiales. Indicación al centro del código a utilizar. Clasificación y descripción de las altas y modificaciones de los materiales según la Guía de Criterios Específicos. 3. Estudio, análisis y tramitación de la actualización de la Guía de Criterios Específicos a demanda de los centros. 3

4 4.- Gestión y mantenimiento de los siguientes campos para cada uno de los materiales incluidos en el Catálogo Único: Tipo de entrada (alta, modificación, descarga o baja) Descripción larga Descripción breve Características, especificaciones técnicas o texto técnico Clasificación del artículo en grupo, subgrupo, familia y subfamilia Unidad de medida base Económico/Categoría de Valoración Referencia del proveedor Código GTIN del material Unidad de medida alternativa (en el supuesto que el GTIN no se corresponda con la unidad de medida base) Almacenable o no Sujeto a lote o no Tipo impositivo Grupo de compras CPV Marca y modelo correspondientes al GTIN El alcance del servicio se divide en dos líneas de trabajo: 3.1 Soporte y Atención a Usuarios. El contratista adjudicatario deberá ofrecer el establecimiento de un nivel de soporte con el objeto de canalizar y dar respuesta a las dudas planteadas en la definición, estructura y contenido del Catálogo Único. Para ello, deberá contar con personal cualificado con conocimientos en los materiales que conforman el Catálogo Único Nivel de Servicio El contratista adjudicatario, dispondrá de un centro de atención usuario telefónico, operativo todos los días laborables del año, según el calendario de la Comunidad Autónoma de Canarias, en horario desde las 9:00 hasta las 17:00 horas, dando apoyo y servicio de forma inmediata a los usuarios del Catálogo Único Gestión del Catálogo Único El servicio comprende la actualización y revisión del Catálogo Único del Servicio Canario de la Salud. El adjudicatario, proporcionará el asesoramiento técnico a las propuestas y necesidades de los centros gestores siguiendo los criterios de definición del Catálogo incluidos en la Guía de Criterios Específicos, aprobadas y consensuadas por el Servicio Canario de la Salud y sus centros dependientes para el desarrollo del mismo. Este servicio servirá de punto único en la recepción de las altas, bajas y modificaciones de artículos de los catálogos de cada centro gestor, así como en la adopción de artículos del catálogo central 4

5 La modificación y/o cambio en la guía de criterios específicos y su posterior actualización en el Catálogo Único (ampliación/modificación/eliminación de atributos), estará incluido en el servicio de mantenimiento. El plazo de entrega de los cambios en la Guía de Criterios Específicos y su actualización posterior en el Catálogo Único, será pactado conjuntamente entre el Servicio Canario de la Salud y el adjudicatario, no superando el mes bajo ningún concepto. El Servicio Canario de la Salud facilitará al adjudicatario, al inicio de la ejecución del contrato, acceso al SAP corporativo de la Comunidad Autónoma Canaria con los perfiles necesarios para ser parte del workflow diseñado para la realización de este servicio, garantizándose por parte del adjudicatario la confidencialidad y el uso exclusivo del mismo, así como de la Guía de Criterios Específicos que define dicho catálogo Proceso del Servicio de Gestión del Catálogo Único El servicio de Gestión del Catálogo Único, incluye altas, bajas, y modificaciones de artículos. El centro gestor realiza una petición a través de un workflow de SAP según se describe a continuación: Los datos necesarios para dar de alta un artículo serán: - Descripción genérica del producto - Unidad de Medida propuesta por el centro - Indicación de uso - Proveedor que dispone dicho artículo - Referencia del proveedor - Marca - Modelo - Código GTIN, del producto y de su jerarquía de envases, y en su ausencia motivo de la misma - Precio unitario del GTIN propuesto 5

6 - Epígrafe presupuestario propuesto - Visto bueno de la comisión de compras del Centro - Motivo de la solicitud y dentro de ésta, si procede, si sustituye a algún artículo, parcial o totalmente - Jerarquía propuesta - Tipo de impuesto - Plazo de entrega del proveedor El contratista adjudicatario, informará al centro peticionario si existe algún material válido para el artículo solicitado y su localización dentro del catálogo. De no existir se procederá a dar de alta la propuesta de nuevo artículo. Realizará la clasificación del mismo, realizará los ajustes y modificaciones en las descripciones que correspondan para mantener la homogeneidad de criterios del Catálogo, incluyendo la descripción ampliada y solicitando ampliación de información al centro gestor de ser necesario. En el caso de solicitar una modificación de un material, el centro solicitante deberá decir de qué material propone la modificación y el flujo a seguir tal solicitud es como sigue Para las solicitudes de baja, el flujo será el mismo salvo que no intervendrá el catalogador y la solicitud irá directamente al Gestor del Catálogo quien aceptará o no dicha solicitud Nivel de Servicio El compromiso de respuesta del contratista adjudicatario, será: Solicitudes Tramitación Urgentes: Respuesta máxima en 24 horas, con un máximo de 10 peticiones diarias por centro gestor. Solicitudes Tramitación Normal: Respuesta máxima en 48 horas, sin restricción en el número de peticiones diarias por centro gestor. Dicho grado de compromiso se mantendrá al menos en el 90% de las solicitudes tratadas 6

7 Este nivel de servicio se mantendrá para un número inferior a solicitudes mensuales, siendo resultado de la suma del conjunto de solicitudes y peticiones mensuales de los centros gestores del Servicio Canario de la Salud. El licitador propondrá el marco y nivel de servicio para el tratamiento de las solicitudes en bloque por parte de los centros para no interferir en el nivel de servicio de las solicitudes diarias y computar lo mínimo en el número de solicitudes mensuales. En caso de que el número de solicitudes supere al fijado de referencia, el Servicio Canario de la Salud y el contratista pactarán conjuntamente el nuevo nivel de servicio Seguimiento e Informes Mensualmente se remitirá al Servicio Canario de la Salud por parte del adjudicatario, un informe de la actividad del servicio contratado, indicando consultas atendidas, modificaciones y altas al catálogo, centro gestor solicitante, fecha de la solicitud y fecha de la solución aportada, así como cualquier otra información que se estime oportuna para conocer la actividad realizada y que servirá de guía para la imposición de las penalizaciones que puedan corresponder. 4. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN La empresa adjudicataria se compromete a guardar estricto secreto respecto a la información manejada, en especial de aquellos datos considerados como especialmente sensibles por la Ley Orgánica de Protección de Datos. La empresa adjudicataria y el personal encargado de la realización de las diversas tareas, guardarán secreto profesional sobre todas las informaciones, documentos y asuntos a los que tengan acceso o conocimiento durante la vigencia del contrato, estando obligados a no hacer públicos o enajenar cuantos datos conozcan como consecuencia o con ocasión de su ejecución, incluso después de finalizar el plazo contractual. La documentación, se entregará al adjudicatario para el exclusivo fin de la realización de las tareas objeto de este contrato, quedando prohibido, para el adjudicatario y para el personal encargado de su realización, su reproducción por cualquier medio y la cesión total o parcial a cualquier persona física o jurídica. El adjudicatario se compromete a no dar información y datos proporcionados por la Administración para cualquier otro uso no previsto en el presente Pliego. En particular, no proporcionará, sin autorización escrita del Organismo, copia de los documentos o datos a terceras personas. La empresa adjudicataria declarará expresamente que conoce quedar obligada al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal y se comprometerá explícitamente a formar e informar a su personal en las obligaciones que de tales normas dimanan. Igualmente serán de aplicación las disposiciones de desarrollo de las normas anteriores que se encuentren en vigor a la adjudicación de este contrato o que puedan estarlo durante su vigencia, y aquellas normas del Reglamento de Medidas de Seguridad, aprobado por R.D. 994/1999 de 11 de junio. 7