NET044597: SERVICIO DE DEPÓSITO Y CUSTODIA DE DOCUMENTACIÓN PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS

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1 NET044597: SERVICIO DE DEPÓSITO Y CUSTODIA DE DOCUMENTACIÓN PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS

2 INDICE 1 OBJETO DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS METODOLOGÍA Y PLAN DE TRABAJO SUMINISTRO DE CAJAS CONTENEDORAS TRASLADO DE DOCUMENTACIÓN TRASLADO INICIAL DE TODA LA DOCUMENTACIÓN QUE SE ENCUENTRA EN LAS INSTALACIONES DEL CONTRATISTA ANTECESOR TRASLADO INICIAL DE LA DOCUMENTACIÓN QUE ACTUALMENTE SE ENCUENTRA EN LAS INSTALACIONES DE LA AGENCIA TRASLADOS DE DOCUMENTACIÓN DESDE LOS ARCHIVOS DE LOS SS.CC. DE LA AGENCIA (NUEVAS ENTRADAS) RECEPCIÓN, ETIQUETADO Y REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN DEPÓSITO Y UBICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS SERVICIO DE ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE CONSULTA DESTRUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN RETIRADA DE LA DOCUMENTACIÓN A LA FINALIZACIÓN DEL CONTRATO RESPONSABILIDAD CIVIL Y DAÑOS MATERIALES... 9 PLIEGO PRESCRIPCIONES TÉCNICAS AGENCIA DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA DE ANDALUCÍA - Todos los derechos reservados Página 2 de 10

3 1 OBJETO El presente pliego tiene por objeto describir las prescripciones técnicas que regirán al contrato de SERVICIO DE DEPÓSITO Y CUSTODIA DE DOCUMENTACIÓN DE LA AGENCIA DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA DE ANDALUCÍA. 2 DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS El beneficiario de la contratación debe conocer y aplicar la normativa referente a archivos públicos. Se entiende por documento toda información producida por las personas físicas o jurídicas, de cualquier naturaleza, como testimonio de sus actos, independiente de su soporte, forma de expresión o contexto tecnológico en que se haya generado. El presente contrato consiste en la prestación de servicios profesionales para el depósito y custodia de documentación de La Agencia de Medio Ambiente y Agua de Andalucía (en adelante LA AGENCIA), cuyas características y cantidades se indican a continuación: a) archivadores definitivos tamaño folio de dimensiones 255x352x100 mm. que equivalen aproximadamente a cajas contenedoras (3 archivadores). b) archivadores al año (aproximadamente) referidos a nuevas entradas Al inicio del contrato, los citados archivadores se encontrarán ubicados en instalaciones externas de LA AGENCIA, ubicadas en el Parque Industrial P.I.S.A., en Mairena del Aljarafe (Sevilla). Obligaciones del contratista: a) El contratista se compromete a conservar la documentación en buen estado, durante la ejecución del contrato, cumpliendo estrictamente la normativa vigente aplicable a este tipo de instalaciones, garantizando que en ésta no se produzcan fugas o inundaciones por agua desde tuberías, bajantes, etc., que puedan afectar a dicha documentación. b) La instalación dispondrá de sistemas antiincendios y antirrobos. c) Las dependencias se destinarán a uso exclusivo de archivo. d) El contratista designará dos responsables: Un Responsable del Contrato, que será el interlocutor para todos aquellos aspectos que se deriven de la relación contractual. PLIEGO PRESCRIPCIONES TÉCNICAS AGENCIA DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA DE ANDALUCÍA - Todos los derechos reservados Página 3 de 10

4 Un Responsable de Operaciones que entenderá sobre los aspectos técnicos de los trabajos a desarrollar. Los trabajos a realizar consisten en aplicar sobre las unidades de almacenamiento que contienen la documentación, las acciones que se indican a continuación: Suministrar cajas contenedoras Trasladar la documentación siempre en cajas contenedoras. Recepción, etiquetado y registro en base de datos, de cada archivador. Elaboración y entrega de informe de chequeo inicial de la documentación receptada. Enviar mensualmente un inventario de la base de datos en formato electrónico o dar acceso a la misma a través de internet. Depositar adecuadamente la documentación. Custodiar la documentación durante el tiempo establecido en el contrato. Prestar servicio de atención de solicitudes de consulta. Preservar en todo momento la confidencialidad de la documentación. Destruir la documentación que se indique desde LA AGENCIA. Preparar la retirada de la documentación a la finalización del contrato. 3 METODOLOGÍA Y PLAN DE TRABAJO El servicio objeto del presente contrato se ajustará a la metodología descrita en los puntos siguientes en función de la tarea de la que se trate. 3.1 SUMINISTRO DE CAJAS CONTENEDORAS Las cajas contenedoras a suministrar serán de dos tipos: Estándar: serán de cartón reciclable con lengüeta, que permitan albergar archivadores definitivos tamaño folio de dimensiones 255x352x100 mm., facilitando su manejabilidad y preservando la confidencialidad e integridad de la documentación. Proyectos: serán de cartón reciclable con lengüeta, que permitan albergar no más de tres archivadores definitivos tamaño A3, de dimensiones 310x440x100 mm., facilitando su manejabilidad y preservando la confidencialidad e integridad de la documentación. El contratista proporcionará, sin coste añadido, las cajas contenedoras necesarias para proceder a cualquier tipo de traslado: PLIEGO PRESCRIPCIONES TÉCNICAS AGENCIA DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA DE ANDALUCÍA - Todos los derechos reservados Página 4 de 10

5 - Documentación desde las instalaciones de LA AGENCIA hasta las suyas (traslado inicial, nuevas entradas y préstamos) - Realizar el traslado inicial de determinada documentación desde las instalaciones del contratista actual (detalladas en el punto b del apartado 3.2.1) 3.2 TRASLADO DE DOCUMENTACIÓN El contratista es responsable de la custodia y confidencialidad del traslado de la documentación. El traslado de la documentación lo realiza el contratista y siempre en cajas contenedoras. Cada traslado de documentación desde las instalaciones del contratista a LA AGENCIA debe ir acompañado de su correspondiente albarán, donde irá claramente descrito el destino, fecha e identificación de los archivadores trasladados TRASLADO INICIAL DE TODA LA DOCUMENTACIÓN QUE SE ENCUENTRA EN LAS INSTALACIONES DEL CONTRATISTA ANTECESOR. El contratista pondrá los medios materiales y humanos para realizar el traslado de la documentación desde las instalaciones del contratista antecesor, sitas en Parque Industrial P.I.S.A. en Mairena del Aljarafe (Sevilla), a sus propias instalaciones en un plazo no superior a 15 días naturales a contar desde la orden de inicio de los trabajos. La citada orden de inicio se formalizará y comunicará por escrito. Los trabajos a realizar consistirán en: a) Traslado de una forma ordenada de toda la documentación a las instalaciones del contratista, que deberán estar ubicadas en un radio no superior a 50 km de los Servicios Centrales de LA AGENCIA. b) Depositar en cajas contenedoras de tipo Proyectos los archivadores definitivos A3 que lo requieran. c) Inventario, etiquetado y registro en la base de datos del contratista. El volumen estimado de archivadores a trasladar será el siguiente: archivadores equivalentes a cajas contenedoras aproximadamente, que se encuentran en la actual empresa de custodia PLIEGO PRESCRIPCIONES TÉCNICAS AGENCIA DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA DE ANDALUCÍA - Todos los derechos reservados Página 5 de 10

6 De los archivadores anteriormente citados, unos son archivos definitivos A3 de dimensiones 310x440x100 mm que contienen proyectos encuadernados en formato A3. Es preciso que el contratista introduzca estos archivos definitivos en cajas contenedoras (3 archivadores por caja como máximo) con el fin de facilitar la manejabilidad, confidencialidad e integridad física de su contenido. Las cajas contenedoras para almacenar este tipo de archivos definitivos A3 deberán ser suministradas sin coste añadido por el contratista. Finalizado el traslado inicial, el contratista entregará en formato electrónico, hoja de cálculo Excel (o compatible) o base de datos Access (o compatible), un informe de verificación de la recepción de documentación, en el cual se deberá hacer constar el ID y el identificativo de la caja contenedora TRASLADO INICIAL DE LA DOCUMENTACIÓN QUE ACTUALMENTE SE ENCUENTRA EN LAS INSTALACIONES DE LA AGENCIA. Una vez realizado el traslado inicial de la documentación referida en el punto anterior, el contratista trasladará a sus instalaciones la documentación existente archivadores equivalentes a cajas contenedoras aproximadamente, que se encuentran en las instalaciones de SS.CC de LA AGENCIA. Este traslado se realizará en sucesivas fases siguiendo las indicaciones y requerimientos del Responsable del Archivo de LA AGENCIA. Se estima que este traslado se culminará en un plazo de seis meses a contar a partir de la fecha de finalización del traslado descrito en el punto anterior TRASLADOS DE DOCUMENTACIÓN DESDE LOS ARCHIVOS DE LOS SS.CC. DE LA AGENCIA (NUEVAS ENTRADAS) Se estima que el volumen anual de nuevas entradas puede estar en torno a archivadores equivalentes a 670 cajas contenedoras aproximadamente. Los traslados para recogida y entrega de documentación (nuevas entradas), se llevarán a cabo a requerimiento del Responsable del Archivo de LA AGENCIA y se efectuarán desde sus Servicios Centrales. PLIEGO PRESCRIPCIONES TÉCNICAS AGENCIA DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA DE ANDALUCÍA - Todos los derechos reservados Página 6 de 10

7 Los archivadores se entregarán depositados en las cajas contenedoras proporcionadas por el contratista sin coste añadido. Cada caja contenedora se entregará etiquetada externamente por parte de LA AGENCIA. El contratista, una vez dados de alta los nuevos registros en su base de datos, deberá remitir por correo electrónico al Responsable del Archivo de LA AGENCIA, confirmación de la Nueva Entrada en su base de datos, con el fin de que éste pueda confirmar que se ha realizado correctamente. 3.3 RECEPCIÓN, ETIQUETADO Y REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN A la llegada a las instalaciones del contratista, la caja contenedora será etiquetada con un nuevo código asignado por el contratista que identifique de forma única dicha caja contenedora. Toda la documentación será registrada en la base de datos del contratista y estará disponible a petición de los técnicos de archivo de LA AGENCIA. El código asignado por el contratista debe permitir conocer los archivadores contenidos en la caja contenedora. Una vez al mes, el contratista entregará en formato electrónico su base de datos al Responsable de Archivo Central o bien facilitará un acceso a la misma a través de internet. El Responsable de Archivo de LA AGENCIA podrá solicitar en cualquier momento un Plan de Chequeo de Calidad de Datos. Para ello el Responsable se desplazará a las instalaciones de contratista y seleccionará las estanterías y cajas contenedoras que considere oportuno someter a dicho plan. El resultado del Plan de Chequeo será entregado en formato electrónico al Responsable del Archivo de LA AGENCIA en el plazo máximo de tres días a contar desde el día siguiente al que se realizó el chequeo. 3.4 DEPÓSITO Y UBICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN El contratista depositará en sus propias dependencias tanto la documentación retirada de las instalaciones del contratista anterior como la retirada del Archivo de LA AGENCIA, de forma tal que se pueda localizar cualquier archivador fácilmente. La documentación se colocará en estanterías que faciliten el acceso, garantizando la estabilidad de las mismas, utilizando, si fuera necesario, máquinas auxiliares. Las cajas contenedoras no se apilarán en más unidades de las precisas, con el fin de evitar aplastamientos por un excesivo peso. PLIEGO PRESCRIPCIONES TÉCNICAS AGENCIA DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA DE ANDALUCÍA - Todos los derechos reservados Página 7 de 10

8 El contratista procederá a la sustitución del archivador dañado con las correspondientes garantías de control sin que por ello pueda repercutir coste alguno a LA AGENCIA. 3.5 CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS La custodia de la documentación es responsabilidad del contratista desde el momento en que se inicia el traslado de la documentación a sus instalaciones. El material se custodiará en las condiciones necesarias para garantizar su seguridad, conservación, confidencialidad y acceso. 3.6 SERVICIO DE ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE CONSULTA El Responsable del Archivo Central de LA AGENCIA podrá solicitar los siguientes tipos de consulta de documentos: Consulta física en instalaciones del contratista. El personal de LA AGENCIA, previamente autorizado por el Responsable del Archivo Central, podrá acceder para realizar la consulta. El contratista localiza, traslada y entrega al personal de LA AGENCIA la documentación para su consulta in situ. Consulta física en instalaciones de LA AGENCIA. El contratista localiza, traslada y entrega al Responsable del Archivo Central de LA AGENCIA la documentación física (en soporte papel u otro formato) en la sede de LA AGENCIA. Una vez finalizado el proceso de consulta, el contratista retornará la documentación a sus instalaciones. Consulta de documentos por medios electrónicos. El contratista dará respuesta a la solicitud mediante el envío por correo electrónico y en formato PDF de los documentos escaneados, aplicando cuantas medidas de seguridad sean necesarias para garantizar la confidencialidad de la información. Consulta de inventario por medios electrónicos. El contratista enviará con periodicidad mensual (o cuando le sea requerido) al Responsable del Archivo Central de LA AGENCIA un inventario actualizado en formato electrónico (hoja de cálculo Excel, o compatible, o base de datos Access, o compatible) de la documentación depositada en sus instalaciones. En función del tiempo máximo de respuesta permitido al contratista, las solicitudes de consulta pueden ser de varios tipos: Consulta ordinaria: Entrega la documentación en menos de 24 horas, desde que se solicita. PLIEGO PRESCRIPCIONES TÉCNICAS AGENCIA DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA DE ANDALUCÍA - Todos los derechos reservados Página 8 de 10

9 Consulta urgente: Entrega la documentación en menos de 3 horas. desde que se solicita. Dichos plazos se aplicarán tanto a documentos solicitados en soporte papel como informático. El horario de atención de consultas será el correspondiente al horario de oficina de LA AGENCIA en cada momento. 3.7 DESTRUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN La documentación que ha cumplido su ciclo de vida será destruida cuando se solicite expresamente y por escrito por parte del Responsable del Archivo Central de LA AGENCIA. La destrucción se llevará a cabo mediante procesos mecánicos no contaminantes, que permitan el reciclado del papel y garantizando la confidencialidad de los datos. El contratista entregará un Certificado de Destrucción donde se relacione detalladamente la documentación que ha sido destruida. 3.8 RETIRADA DE LA DOCUMENTACIÓN A LA FINALIZACIÓN DEL CONTRATO Finalizado el periodo de vigencia del contrato el contratista estará obligado a: a) Preparar la retirada de la documentación de forma organizada, dispuesta en palets, en sus cajas contenedoras y retractiladas en un plazo no superior a 15 días naturales a contar desde la fecha de finalización del contrato. b) Permitir el acceso a sus instalaciones a quién determine LA AGENCIA con el fin de facilitar la retirada de la documentación, previamente preparada. Este proceso se llevará a cabo siempre que se cuente con la autorización por escrito del Responsable del Archivo Central de LA AGENCIA. c) Entregar en formato electrónico, preferentemente en hoja de cálculo Excel (o compatible) o base de datos Access (o compatible), un inventario de toda la documentación (caja contenedora/archivador) motivo de la retirada. 4 RESPONSABILIDAD CIVIL Y DAÑOS MATERIALES El contratista deberá disponer de un seguro de Responsabilidad Civil y otro de Daños Materiales. PLIEGO PRESCRIPCIONES TÉCNICAS AGENCIA DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA DE ANDALUCÍA - Todos los derechos reservados Página 9 de 10

10 El seguro de Responsabilidad Civil tendrá coberturas de Explotación, Patronal y Defensa y Fianzas, en el que se incluya necesariamente la cláusula de daños a bienes confiados, depositados, control o custodia. La cobertura mínima del seguro de Responsabilidad Civil será de de euros. El seguro de Daños Materiales tendrá unas garantías básicas mínimas cubiertas por la póliza: Incendio, explosión y caída de rayo. Daños por agua. Riesgos extensivos: riesgos derivados de la naturaleza (fenómenos atmosféricos), inundación, actos de vandalismo y malintencionados, choques, impactos y caída de aeronaves. Robo, atraco o expoliación y hurto. Pérdidas o extravíos. Daños de origen eléctrico. La cobertura mínima del seguro de Daños Materiales será de de euros. Puesto que la custodia de la documentación es responsabilidad del contratista desde el momento en que se produce el traslado de la documentación, estas coberturas deben incluir también el traslado de la documentación desde la sede de LA AGENCIA hasta las instalaciones del contratista y viceversa. PLIEGO PRESCRIPCIONES TÉCNICAS AGENCIA DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA DE ANDALUCÍA - Todos los derechos reservados Página 10 de 10