NORMATIVA DE MONTAJE DE EXPOSICIONES EN EL CCIB - VERSIÓN II -

Transcripción

1 NORMATIVA DE MONTAJE DE EXPOSICIONES EN EL CCIB - VERSIÓN II - INDICE Montaje 1.2 Desmontaje 1.3 Normas específicas 1.4 Entrada de vehículos 1.5 Seguridad del personal durante el montaje y desmontaje 1.6 Acreditaciones 1.7 Vigilancia 1.8 Pesos máximos suelo Plano Exposición 2.2 Construcción y materiales 2.3 Electricidad 2.4 Agua 2.5 Internet Telefonía 2.6 Tarimas 2.7 Humos 2.8 Manual Stands CCIB 3.2 Solicitudes de servicios 3.3 Anulaciones de servicios 3.4 Condiciones de pago 3.5 Forma de pago 3.6 Fechas límite solicitudes 3.7 Recepción mercancías 3.8 Limpieza 3.9 Catering 4 Otros 4.1 Exclusividades CCIB * Muy importante 1

2 1 1.1 MONTAJE 1. Las Exposiciones requieren un tiempo de montaje que ha de ser previsto por el organizador en la reserva del espacio. 2. El inicio de los trabajos de montaje de la exposición se realizará el dia y hora en que se inicia el alquiler de la sala. 3. El CCIB solo marcará el espacio de los stands en el suelo cuando el CCIB construya el 50% de los m2 de stand en estructura modular o el CCIB coloque moqueta en los pasillos de la Zona de exposición. 4. En el tiempo de montaje de stands modulares, el organizador deberá establecer un periodo exclusivo de montaje por parte del CCIB, antes de la entrada de los expositores 5. En caso de que una empresa expositora desee anticipar el montaje, corresponde al organizador autorizarlo y prever tanto el alquiler del espacio como los costes de posibles servicios necesarios. 6. El horario oficial de apertura y cierre del edificio es de 8:00 a 20:00 horas. La ampliación de este horario se acordará con el Departamento Comercial, reflejándose en el anexo del contrato. 7. El organizador es el encargado de establecer la logística de entrada, por los accesos y en los horarios acordados con el CCIB, de vehículos y mercancías dentro del edificio. 8. El CCIB no se hará responsable de la información recibida acerca de un stand que sea gestionado por diferentes empresas (montador, diseñador, expositor). Se requiere una sola persona/empresa que controle todos los pedidos al CCIB. 9. No está permito el acceso de menores durante el periodo de montaje. 10.Si el organizador permite rigging (colgar estructuras desde el techo),se tendrá que solicitar un día extra de montaje ya que por razones de seguridad no se puede trabajar en suelo si se está trabajando en altura. De esta forma las empresas montadora tendrán disponible el pre-rigging a su llegada 1.2 DESMONTAJE 1. Las Exposiciones requieren un tiempo de desmontaje que ha de ser previsto por el organizador en la reserva del espacio. 2. El organizador es el encargado de establecer la logística de salida del material durante el desmontaje, por los accesos y en los horarios acordados con el CCIB. 3. Los espacios utilizados se han de devolver al CCIB vacíos y en perfecto estado de limpieza. 4. Cualquier elemento que quede en el edificio tras la finalización del evento, se considerará como no deseado por el cliente, por lo que el CCIB no se responsabiliza de su custodia y/o su almacenamiento. Si el CCIB lo retira, se cargará al organizador los gastos correspondientes. 5. El organizador u expositor es el responsable de la salida de las mercancías en el tiempo de desmontaje. El CCIB ofrece los servicios de la empresa RESA para la retirada y custodia de material embalado. En caso contrario, el cliente acepta el coste de la retirada y/o destrucción de la mercancía depositada fuera del periodo establecido. 6. No está permito el acceso de menores durante el periodo de desmontaje. 1.3 NORMAS ESPECÍFICAS 1. Es responsabilidad del organizador de publicar la normativa general de exposición del CCIB con toda la información vinculada a la sala de exposición. 2. Cualquier modificación a la normativa general de exposición tiene que ser comprobada y aprobada por el CCIB antes de estar publicada. 3. Es responsabilidad del organizador de establecer sus propias normas con respecto a: La altura de los stands y los elementos colgando del techo: ver punto ) y ) de esta normativa. 2

3 Autorizar o no el rigging en la zona de exposición (cuando tiene lugar en la Polivalente). La necesidad o no que cada stand tenga sus propias paredes. Al aspecto de la parte trasera de la pared del fondo de los stands que no sean modulares. A la información que puede estar impresa, pintada en la parte trasera de las paredes que superan en altura los stands vecinos tanto como los elementos que pueden colgar del techo. A la averiguación y comprobación de los diseños de los stands: planos, renders, 3D El CCIB no se hace responsable de comprobar ni aprobar los diseños de stands. 4. El organizador se hace responsable de comprobar la aplicación de las normas específicas que ha establecido y tomar acción en caso de necesidad. 5. El CCIB se hace responsable de comprobar la aplicación de la normativa general de exposición del CCIB y tomar acción an caso de necesidad. 1.4 ENTRADA DE VEHÍCULOS El CCIB se reserva el derecho de regular el acceso de vehículos en las instalaciones y su tiempo de permanencia durante el montaje y desmontaje, según la normativa vigente. 1.4 SEGURIDAD DEL PERSONAL DURANTE EL MONTAJE Y DESMONTAJE Las empresas montadoras son las responsables del cumplimiento de las normas de seguridad y de la ley de prevención de riesgos laborales durante el montaje y desmontaje, así como tener dado de alta en la Seguridad Social a su personal. Mantenga libres las zonas de paso, rutas de evacuación y salidas de emergencia. No las bloquee, no deje material delante ni las obstaculice. No bloquee el acceso a equipos de lucha contraincendios (extintores, bocas de incendio, pulsadores, etc.) Está prohibido fumar en todas las instalaciones del CCIB. Está prohibido consumir bebidas alcohólicas u otras substancias psicoactivas. No se permite el acceso a las zonas de montaje a bebés, niños ni menores de 18 años. Es obligatorio el uso de calzado de seguridad en todos los casos. Es obligatorio disponer de arnés (para trabajos en altura), casco, guantes, protectores auditivos, gafas o pantalla facial, mascarilla de protección respiratoria y chaleco reflectante. Es obligatorio utilizar dichos equipos de protección individual en las distintas fases de montaje cuando exista un riesgo de caída a distinto nivel, golpes, corte, ruido, proyección de partículas, etc. Las herramientas estarán en buen estado, con todas las protecciones y con el cableado eléctrico en buen estado. Desconéctelas cuando no las esté usando. Cuando se utilicen medios auxiliares tales como borriquetas, escaleras y similares estos deberán estar en buen estado, disponer de todos sus elementos y serán de tamaño adecuado para alcanzar el punto de operación de manera estable y correcta. Los medios auxiliares de transporte (carros, transpalets, etc.) se usarán para el transporte de materiales, no de personas. En las tareas de montaje y desmontaje de stands no se puede interferir con el resto de personas presentes en la zona. No se permite el desmontaje de stands usando técnicas de derribo, todo debe ser desmontado, en ningún caso tirado, lanzado, arrancado o golpeado. El incumplimiento de la normativa de seguridad comportará la paralización de los trabajos peligrosos y la reiteración en los mismos o desatender las indicaciones dadas puede conllevar la expulsión inmediata del recinto. Por favor consulte con nuestro Técnico de Prevención para cualquier consulta que le pueda surgir. 1.5 ACREDITACIONES El Organizador facilitará a toda persona que tenga que acceder a las instalaciones del CCIB durante el periodo de montaje, evento y desmontaje, las acreditaciones 3

4 correspondientes, haciendo llegar una relación de dicho personal al CCIB, con sus correspondientes datos identificativos. El organizador o expositor ha de acreditar a todo el personal, aunque este haya sido contratado al CCIB. 1.6 VIGILANCIA Todas las puertas que se abran durante el montaje, evento y desmontaje y que tengan acceso exterior han de tener como mínimo un vigilante quien será contratado por el organizador del evento. El organizador del evento decidirá si requiere más vigilancia que la indicada en el punto anterior, existiendo siempre un mínimo fijado por el CCIB. El expositor que requiera vigilancia para su stand la podrá solicitar en el catalogo de servicios. El expositor es el responsable de los materiales del stand, tanto en el periodo de montaje, evento y desmontaje. El CCIB no se hace responsable de posibles robos o hurtos y recomienda a sus expositores no dejar sin vigilancia cualquier tipo de aparato, material, o PLANO EXPOSICIÓN Los planos generales de implantación de stands han de cumplir las normas de seguridad del edificio y la ley de prevención de riesgos laborales, respetándose los pasillos obligatorios, las puertas de emergencia, elementos de protección de incendios y cualquier otro aspecto relativo a la legislación de seguridad. El plano de exposición deberá ser enviado al CCIB previamente a su comercialización, a fin y efecto de obtener el visto bueno en términos de seguridad y distribución. Los planos han de estar acotados (medidas de stands, pasillos ) Será competencia del organizador, la ubicación de los stands en la zona de exposición reservada, en función de las necesidades que tengan sus clientes y los servicios técnicos que preste el espacio reservado, así como la distribución de los planos individuales donde indiquen donde equipo informático de dimensiones reducidas, en el área de exposición después del cierre de ésta. 1.7 PESOS MÁXIMOS CARGA SUELO Tabla resumen peso por m2 Espacios Polivalente P0 Hall M1 - VIP P1 M2 P y Banquet Hall Terrazas Peso máximo m kg/m² 1,250 kg/m² 500 kg/m² 500 kg/m² 500 kg/m² 500 kg/m² No se permite peso extra en las terrazas El CCIB deberá ser informado obligatoriamente si alguna de la maquinaria o material expuestos superan los pesos mencionados, bajo riesgo de no autorizar su entrada a la zona de exposición. indiquen la ubicación de las arquetas de servicios del expositor. El CCIB realizará el primer y último plano. Los cambios intermedios correrán a cargo del organizador. 2.2 CONSTRUCCIÓN Y MATERIALES La construcción de los stands, el material expuesto y la señalización ha de tener la estabilidad suficiente para la seguridad de las personas. El CCIB podrá pedir la documentación de homologación correspondiente. Los materiales textiles utilizados en la construcción de stands han de ser ignífugos de fabricación, según la normativa vigente. Está prohibida la utilización de pinturas, líquidos, gas u otras sustancias inflamables. No se podrá restringir el acceso a las bocas de incendio ni tapar la señal correspondiente, así como las puertas de emergencia. 4

5 En caso de instalación de tarimas, estas han de disponer registro para acceder a la arqueta de servicio. El organizador y los expositores aceptan el paso por los espacios adjudicados a los expositores, de instalaciones eléctricas para suministrar servicios a otros stands. Queda a decisión de la organización la obligación o no de construcción de stand por parte de los expositores, así como las alturas de acabado de la parte posterior de los stands. Las paredes posteriores de los stands construidos por el CCIB no pueden ser utilizadas por otros expositores. No se permite agujerear, atornillar, clavar, ni el uso de pintura, cola o de cualquier producto que pueda dañar los elementos estructurales del edificio (suelo, paredes, techo ). En caso de dañar las instalaciones el coste de su reparación o sustitución irá a cargo del organizador como responsable de su evento. La altura máxima de la construcción será designada por el organizador con la aprobación del CCIB. Nunca se podrá construir por encima de 10 m. en las zonas 1,2 y 3, ni por encima de 4 5 m. en las zonas 4, 5, 6, 7 y 8 de la Sala Polivalente. En caso de construcción de stand con un piso superior, se debe presentar la memoria descriptiva y planos, debidamente firmado por un técnico competente y visado por el Colegio de Arquitectos CORRESPONDIENTE DE BARCELONA. Esta persona asumirá la responsabilidad del cumplimiento del proyecto. En caso de escaleras o zonas elevadas más de 50 cm. del nivel del suelo dentro del stand, han de presentar el visado del Colegio de Arquitectos. arqueta. El cliente ha de contratar al CCIB un cuadro eléctrico. La potencia superior a 20 Kw. conlleva proyecto eléctrico. La disponibilidad de potencia eléctrica está incluida dentro del precio del cuadro eléctrico. Corresponde al expositor calcular la potencia necesaria para su stand en función de los elementos que tenga que conectar, así como la solicitud del voltaje necesario (220V o 380V). La potencia eléctrica de las arquetas de servicios del CCIB es de 32A. 380V. La necesidad de potencia superior conllevará el coste de la ampliación de la potencia necesaria y se realizará bajo presupuesto. El organizador decidirá si asume este coste o si se factura al expositor. Es obligación del organizador informar de las potencias a sus clientes. La protección diferencial de los circuitos primarios de fuerza y alumbrado es de 30mA y no son del tipo súper inmunizado. Es responsabilidad del organizador/ expositor / montador / electricista avisar como va a conectar su cuadro al proporcionado por el CCIB (CETAC, ). En caso de que el montador/electricista traiga su propio cuadro, es obligatorio conectarlo al cuadro solicitado por el expositor y suministrado por el CCIB. Para más información sobre cómo realizar la conexión debe contactarse el CCIB. El CCIB puede suministrar corriente eléctrica únicamente de las arquetas que hay en el suelo de la sala polivalente. Es preciso avisar con antelación al CCIB del día y hora del montaje de todo stand que lleve tarima, ya que antes se tendrán que colocar los servicios solicitados al CCIB. Queda a disposición del CCIB el derecho a verificar el cumplimiento del manual del expositor, por lo cual se le da libre acceso a todos los stands, cuando sea requerido. 2.3 ELECTRICIDAD Sólo el CCIB está autorizado a proveer los cuadros eléctricos de salida de 5

6 2.4 AGUA El CCIB solo podrá suministrar conexiones con servicio de agua en la sala Polivalente, en el nivel P0. Dentro de este espacio, solo se podrá suministrar agua a los stands que dispongan de una arqueta con este servicio dentro de su espacio. Correrá a cargo del expositor la colocación de tarima para esconderla. Cuando el stand lleve tarima se lo comunicará al CCIB con anticipación, así como el día y horario previsto para el montaje. De no tener esta información no seremos responsables de poder servir el servicio solicitado y no se procederá al abono del importe efectuado. El suministro de instalación de agua solo incluye la tubería de agua y desagüe, no la conexión a otro elemento. Es responsabilidad del organizador/ expositor/montador confirmar como va a conectar su material a las instalaciones proporcionadas por el CCIB 2.5 INTERNET Y TELEFONIA Cuando el stand lleve tarima hay que comunicarlo con anticipación al CCIB, así como el día y horario previsto para el montaje. El acceso puntual de expositores y visitantes a Internet se tendrá que solicitar por parte del organizador, quien será el encargado de proveer de una zona de libre acceso (cibercafé). Es responsabilidad del organizador/ expositor/montador confirmar como va a conectar su material a las instalaciones proporcionadas por el CCIB. La instalación de redes wifi particulares en cada stand, deberá ser autorizada por el organizador. El CCIB no se responsabilizará de las posibles interferencias que estas redes puedan generar. Es obligatorio el acceso a las arquetas de servicios siempre que se ponga una tarima. Una vez colocada la tarima no se realizará ningún tipo de instalación que requiera acceso a la arqueta y pasar cables por debajo de la tarima ya colocada. Si no se pueden instalar los servicios solicitados por estar colocada la tarima, no se reembolsará el importe del servicio solicitado. Es responsabilidad de la empresa montadora confirmar las instalaciones técnicas solicitadas antes del montaje de la tarima. 2.8 Manual El CCIB tiene que comprobar toda la información con respecto al centro antes de que se publique. El CCIB no se hace responsable de la información publicada que no haya previamente aprobada. Es responsabilidad del organizador de informar a todos los expositores de la normativa del centro dado que será el texto de referencia en caso de necesidad. Es responsabilidad del organizador de fijar ciertas normas, las cuales están explicadas en el punto 1.3 de esta normativa. 2.6 TARIMAS El CCIB no se hace responsable del paso de las instalaciones solicitadas (electricidad, agua, cables teléfono, Internet ) por medio del espacio, si el expositor/organizador no ha previsto la colocación de la tarima correspondiente. 6

7 2.7 HUMOS No está permitido el funcionamiento de ningún tipo de maquina que emane humos, gases o vapores STANDS CCIB Todo el material que se oferta es en régimen de alquiler y se ha de entregar en las mismas condiciones que se encontró. El CCIB facturará al organizador/expositor los elementos que no se encuentren en el stand a la hora de su recogida. Las plantas son material en alquiler. No se permite agujerear, atornillar, clavar o cualquier actuación que pueda dañar los stands modulares y/o los materiales alquilados por el CCIB. La contratación de cualquier servicio de personal (azafatas, vigilantes, limpieza, mozos, ) conlleva unas condiciones horarias, dietas y traslados. El organizador o expositor ha de calcular la ubicación del material en su espacio, así como de las necesidades técnicas que requiera (ampliación de potencia, alargo eléctrico, enchufes, línea de teléfono, accesos a Internet, audiovisuales ). La contratación de un stand modular implica que no se efectuarán cambios en la descripción de los elementos descritos. El rechazo de alguno de los productos no implica una compensación monetaria. Una vez servidos los materiales solicitados no se procederá a su abono en caso de que el expositor u organizador desee devolverlos. Es responsabilidad del expositor confirmar que las medidas del material de exposición están dentro de los límites del espacio asignado, medidas del stand (altura), así como los servicios que necesite para su funcionamiento. El CCIB declina toda responsabilidad sobre los elementos expuestos en los stands y los objetos propiedad de las personas que se hallen en los stands. El CCIB no se hace responsable del material alquilado que una vez servido y verificado por el CCIB sea sustraído. 3.2 SOLICITUDES DE SERVICIOS Sólo se aceptarán como solicitudes de servicios las hojas de contratación remitidas por el CCIB totalmente cumplimentadas, firmadas y selladas. El CCIB no se hace responsable de los pedidos que no se hagan en el formato requerido. El envío de las solicitudes se puede realizar vía fax, correo o (previo escaneo de las mismas). El solicitante ha de facilitar todos los datos necesarios para poder emitir factura. El solicitante deberá facilitar obligatoriamente los datos de tarjeta de crédito, aun en caso de pagar los servicios por otros medios, para garantizar el pago de servicios adicionales y/o pérdida o daños a los equipos de alquiler proveídos por el CCIB. Los servicios solicitados no se considerarán en firme de no cumplirse las condiciones de pago en los tiempos establecidos. Cualquier incidencia detectada en su stand se puede dirigir al mostrador de atención al cliente durante el montaje o la celebración del evento. Una vez clausurado el evento no se aceptará ninguna reclamación al respecto. 3.3 ANULACIONES DE SERVICIO Sólo se aceptarán anulaciones que se realicen por escrito y dentro del periodo de contratación. 15 días antes del evento no se aceptará ninguna anulación o cambio y se facturará el 100%. 3.4 CONDICIONES DE PAGO El 100% de los servicios han de ser abonados 20 días antes del inicio del montaje. Todos los servicios solicitados han de adjuntar copia del pago para tramitar la solicitud correspondiente. 7

8 El expositor ha de cumplimentar las solicitudes con todos los datos que se solicitan para poder facturar los servicios (empresa, dirección, CIF código de identificación fiscal, tarjeta de crédito). El CCIB se reserva el derecho de anular todos los servicios cuyo importe no haya sido efectivo en el periodo indicado. A todos los servicios se aplica un IVA del 21%. Catering tiene un IVA del 10%. 3.5 FORMA DE PAGO Tarjeta Visa, Mastercard, o AMEX cumplimentando la hoja de autorización que el CCIB proveerá. Se aceptara el pago por transferencia bancaria. Los datos bancarios se reclamaran al CCIB. En el caso de las prestaciones solicitadas durante el montaje o evento, se abonarán en el momento con VISA o efectivo y con un recargo del 20%. 3.6 FECHAS LÍMITE 20 días antes del inicio del montaje se cerrará la recepción de pedidos en plazo. 20 días antes del inicio del montaje no se realizará ningún presupuesto especial. Pasada la fecha límite de recepción de solicitudes, el precio de los servicios se incrementará un 20%, siempre y cuando se puedan prestar el servicio. En caso de aceptar nuevas solicitudes de servicios, no se asegura la disponibilidad ni que la entrega se realice con anterioridad a la inauguración del evento. No se aceptarán durante el montaje solicitudes de servicios técnicos (agua, ampliaciones eléctricas, Internet con cable ) 3.7 RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS El organizador es el responsable de la recepción de las mercancías, o de indicar a sus clientes la forma de recepcionarlas. El CCIB no recepciona mercancías. RESA LOGISTIC es el proveedor oficial para este servicio. No se admitirá ninguna mercancía antes del periodo reservado para montaje. RESA LOGISTIC puede proveer el servicio de custodia previa al montaje. El organizador u expositor es el responsable del almacenaje de los embalajes vacíos. RESA LOGISTIC es el proveedor oficial para este servicio. 3.8 LIMPIEZA El organizador ha de contratar a CCIB el servicio de limpieza de las zonas en usos, siendo su responsabilidad el estado de las mismas. El CCIB se reserva el derecho de limpiar las zonas que considere en mal estado y que perjudiquen la imagen del CCIB, el coste de dicha limpieza se facturará al organizador. Si el horario de apertura de la expo es a lo largo del dia (por ejemplo a las 12:00) la limpieza pre-inaugural siempre se realizará la noche anterior. Por ello los pasillos han de quedar libres de mercancías al finalizar el montaje la noche anterior. El organizador se tiene que responsabilizar de publicar esta información y verificar que se realice. La limpieza interior de los stands es opcional y se podrá contratar en el formulario correspondiente del catalogo de servicios, así como la limpieza de mantenimiento. Los presupuestos de limpieza que se realicen, incluirán la retirada de desescombros. 3.9 CATERING (Alimentos y bebidas) CCIB tiene total exclusividad en la prestación de Catering (Alimentos y Bebidas) por lo que cualquier expositor o cliente que desee traerse su propio material tendrá que hacerse cargo de una tasa correspondiente a dicho producto. En el caso de las máquinas de café se dan 2 opciones: 1) Que el expositor se traiga su propia máquina de café con sus propios consumibles (café, leche, agua, etc.) en este caso el precio de la tasa es de 150 Eur. 2) Que el expositor se traiga su propia máquina de café y los consumibles los pida a CCIB y en este caso la tasa sería de 100 Eur. En cualquier otro producto que el cliente quiera traer se valorará con nuestro departamento de catering que tasa es la apropiada a aplicar en cada caso. 8

9 Cualquier otro servicio requerido que no esté descrito en los puntos anteriores (p.ej. rigging) ha de ser consultado con suficiente antelación al evento (2 meses antes) por parte del organizador/expositor al CCIB EXCLUSIVIDAD CCIB CCIB tiene exclusividad total en los servicios siguientes: - Catering (Comidas y bebidas) - Azafatas - Rigging - Limpieza - Seguridad 9