MARCO DE REFERENCIA PARA LA PLATAFORMA DE INTEROPERABILIDAD VOLUMEN VI: MANUALES DE USUARIO ANEXO II. CONSOLA DE BASE DE DATOS DE PROCEDIMIENTO

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1 Interoperabilidad de los servicios telemáticos de la Administración Pública de la CAC Página 1 de 54 MARCO DE REFERENCIA PARA LA PLATAFORMA DE INTEROPERABILIDAD VOLUMEN VI: MANUALES DE USUARIO ANEXO II. CONSOLA DE BASE DE DATOS DE PROCEDIMIENTO Historial de revisiones en la siguiente página Documento: PLA-DOC-MAN Consola de Base de Datos de Procedimiento Ubicación en eroom: Preparado por Revisado por Aprobado por D. Gral. de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías. D. Gral. de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías. D. Gral. de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías. Fecha: 16/11/2016 Fecha: 16/11/2016 Fecha: 16/11/2016

2 Página 2 de 54 Rev. Fecha Descripción 0 08/07/2009 Creación del documento. 1 08/10/2009 Actualización del documento. Se incorporan las nuevas funcionalidades añadidas a la consola tras las moficicaciones solicitadas por la DGTNT. 2 20/11/2009 Se actualiza la información referente a la dependencia de otros servicios con la Base de Datos de. 3 01/12/2009 Modificación del apartado de relación con otros servicios para añadir un metadato que faltaba relacionado con el servicio de Notificaciones Electrónicas. 4 06/010/2010 Correcciones en el manual 5 01/09/2011 Actualización de acuerdo a la nueva consola. Se centraliza la información relacionada con la consola. 6 20/10/2011 Se incluye las instrucciones para la gestión de las tablas maestras 7 17/11/2011 Se realizan cambios para adaptarse a la interfaz. Los conceptos de Organismo Responsable y Unidades Orgánicas pasan a llamarse Sede Responsable y Unidades Organizativas Responsables respectivamente. 8 22/12/2011 Cambios en el documento para reflejar una nueva versión de la consola (v1.3) 9 19/01/2012 Se permite eliminar las vigencias en la edición de procedimientos y al publicar los procedimientos se crea la carpeta correspondiente a las solicitudes de tipo procedimiento /04/2012 Se permiten añadir múltiples backoffices/sedes (además del backoffice principal) y las modificaciones que se realicen sobre un procedimiento vigente se reflejarán en SGRDE /05/2012 Añadido captcha en el formulario de login y resolución de incidencias /06/2012 Correcciones en la redirección del captcha. Modificaciones en el documento para reflejar las nuevas URL de acceso a la consola /07/2012 El captcha aparece ahora tras el segundo intento de login fallido. Se amplía la búsqueda avanzada. Se añade el campo nombre completo a los usuarios de la consola. Otras correcciones menores /12/2012 Se corrige error en el alta de nuevos tipos de documentos asociados a las tablas maestras /12/2013 Se migra la consola a Jboss 6.1.

3 Página 3 de /03/2014 Se realizan mejoras internas en la Consola /04/2014 Se corrige el error al editar propiedades de un procedimiento /07/ /12/14 Se permiten añadir más de 3 backoffice a un procedimiento. Máximo actual 20. Se cambia la política para el alta y modificación de procedimientos. Se añade un nuevo metadato a los procedimientos para indicar la posición de los logos 20 31/03/15 Se actualiza la consola al nuevo cliente de DBOrganización /04/ /09/ /11/15 Se modifica el proceso de estados por lo que pasa un procedimiento. Se añade el rol correspondiente al validador de procedimientos. Se añade el nuevo estado por el que pasarán los procedimientos antes de ser publicado. Se añade el cliente del servicio de envío de mensajes. Se añaden las acciones necesarias para el envío de correos a responsables de procedimientos y validadores Se corrige el error de permitir editar un procedimiento que esta pendiente de validación. Se corrige la actualización de los metadatos de los procedimientos al actualizarlos. Se corrige el error al insertar otros backoffice/sedes en un procedimiento existente. También, se corrige validación de dicha inserción /11/15 Se añade un nuevo filtro a la lista de procedimiento para poder filtrar por la vigencia de los procedimientos. Se corrige problema al editar la familia del procedimiento, el cual no reflejaba el cambio en la vista de datos generales después de ser editado. Se cambia la plantilla de los correos de notificación para los roles validadores para añadir más información del procedimiento. Se eliminan dependencias locales de librerías y se añaden las dependencias desde repositorio /11/15 Se amplía la información sobre las unidades orgánicas responsables de un procedimiento /12/15 Se cambia la plantilla de los correos de notificación para los roles validadores para incorporar la descripción de la serie documental. Se corrige la marca para eliminar los organismos y los responsables de un procedimiento. Se externaliza la cadena de conexión de la BBDD /01/16 Se corrige error en la consulta en el filtro de caducidad de procedimientos Se corrige error espacios en blancos url de los backoffices que tienen acceso Se actualiza cliente Base de datos de organización 28 29/03/16 Se añade la información sobre la versión en relación a la incidencia (corrección del mensaje de requerimiento del

4 Página 4 de 54 procedimiento) 29 27/09/ /11/16 Se añaden dos nuevos campos de búsqueda a la búsqueda avanzada: por id y sólo los procedimientos vigentes. Se añade un filtro en la búsqueda avanzada para seleccionar solo los procedimientos pendientes de validación.

5 Página 5 de 54 ÍNDICE Introducción...8 Autorización...8 Consola de Administración Lista de cambios...8 Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión Versión 1.0. Cambios respecto a la anterior consola Acceder a la consola Pantalla Principal Gestión de...18 Crear un nuevo procedimiento...18 Acceder al detalle de un procedimiento...29 Editar un procedimiento...32 Validar un procedimiento...33 Publicar un procedimiento...36 Requerir un procedimiento...37

6 Página 6 de 54 Deshabilitar un procedimiento...37 Habilitar un procedimiento...38 Búsqueda de procedimientos Gestión de usuarios...42 Añadir nuevos usuarios Gestión de tablas maestras...44 Acceso...44 Añadir nuevo elemento...46 Editar elemento...47 Deshabilitar elemento...49 Diccionario de datos Código de serie documental Título de serie documental Descripción de serie documental Identificador Título del Procedimiento Descripción del URI Código del Procedimiento: Backoffice principal Otros backoffices/sedes Notificaciones Familia Ruta Expedientes Ruta Solicitudes Vigencias Estado Borrado Fecha Alta Fecha publicación Nivel Acceso Nivel Seguridad Responsables Unidades Organizativas...57 Sede Responsable...57 Unidades Organizativas Responsables URL del logo del organismo URL de verificación del documento Disposición del logo...59 Relación con otros servicios de platino...59

7 Página 7 de 54 1 Servicio de gestión del repositorio de documentos electrónicos Servicio de soporte a la tramitación Servicio de notificaciones electrónicas Servicio de registro electrónico...62

8 Página 8 de 54 Introducción Este documento está dirigido a los responsables de dar de alta y mantener la información asociada a los procedimientos en la Base de Datos de, pretende ofrecer la información necesaria para hacer uso de la Consola de Administración con el fin de crear y mantener los Administrativos. El documento centraliza la información referente al uso de la consola y los datos requeridos en la gestión de los procedimientos. Autorización En el VOLUMEN V: MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS, ANEXO II. PROTOCOLO DE SOLICITUD DE ACCESO A LA CONSOLA DE ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS DE PROCEDIMIENTO, puede encontrarse la información necesaria para solicitar acceso a la consola. Consola de Administración 1 Lista de cambios Versión Se añade un nuevo filtro a la búsqueda avanzada que permite seleccionar solo los procedimientos pendientes de validación. Versión Se añaden dos nuevos campos de búsqueda a la búsqueda avanzada: por id y sólo los procedimientos vigentes. Versión Se corrige la plantilla del que se envía al hacer un requerimiento de un

9 Página 9 de 54 procedimiento. Esto incluye la errata de la palabra requiere y añadir el mensaje del requerimiento en sí (que no se estaba añadiendo hasta ahora). Versión Se actualiza cliente Base de datos de organización Versión Se corrige error en la consulta en el filtro de caducidad de procedimientos Se corrige error espacios en blancos url de los backoffices que tienen acceso Versión Se añade un nuevo filtro a la lista de procedimiento para poder filtrar por la vigencia de los procedimientos, por lo que se puede realizar un filtrado más selectivo de los procedimientos Se corrige problema al editar la familia del procedimiento, el cual no reflejaba el cambio en la vista de datos generales después de ser editado. Se cambia la plantilla de los correos de notificación para los roles validadores para añadir más información del procedimiento (Identificador, descripción, código serie documental, entorno y responsables). Se eliminan dependencias locales de librerías y se añaden las dependencias desde repositorio. Se externaliza la cadena de conexión de la BBDD de la propia Consola. Se corrige la marca para la eliminación de Organismos/Responsables de los procedimientos. Versión Se corrige error en la inserción de nuevas URIS en la sección otros backoffices/sedes, los cuales pueden acceder también al procedimiento al que se están añadiendo. Se corrige validación de URIS en la sección otros backoffices/sedes, lo que evita que se inserten URIS mal formateadas o URIS en blanco. Versión Se corrige el error de permitir editar un procedimiento que esta pendiente de validación.

10 Página 10 de 54 Se corrige la actualización de los metadatos de los procedimientos al actualizarlos. Versión Se modifica el proceso de estados por lo que pasa un procedimiento. Se añade el rol correspondiente al validador de procedimientos. Se añade el nuevo estado por el que pasarán los procedimientos antes de ser publicado. Se añade el cliente del servicio de envío de mensajes. Se añaden las acciones necesarias para el envío de correos a responsables de procedimientos y validadores. Versión Se actualiza el cliente de consumo de BDOrganización a la nueva versión. Versión Se cambia la política para el alta y modificación de procedimientos. Se añade un nuevo metadato a los procedimientos para indicar la posición de los logos. Versión Se aumenta el límite de 3 backoffice que se podían añadir a un procedimiento. El nuevo máximo es de 20 backoffice. Versión Se corrige el error al editar la propiedades de un procedimiento. Versión Se realizan mejoras internas en la consola. Versión Se migra la consola a Jboss 6.1.

11 Página 11 de 54 Versión Se corrige un bug que impedía dar de alta nuevos tipos de documentos asociados a las tablas maestras. Versión 1.8 La operación de Captcha aparece ahora tras el segundo intento fallido de login. En la Gestión de Usuarios aparece el nombre completo del usuario. Se añade, en la búsqueda avanzada de procedimientos, la posibilidad de filtrar por unidad orgánica. Se trata excepción cuando se introducen caracteres extraños en las URLs de los backoffices/sedes. Se añade un texto que identifica los entornos de PRE-Explotación y Desarrollo. Versión 1.7 Se corrige el redireccionamiento al introducir incorrectamente el resultado de la operación de Captcha. Se añade información adicional sobre el nuevo campo Introduzca el resultado de la operación del formulario de acceso y se modifican las URL de acceso a la consola en el documento. Versión 1.6 Corrección de incidencias relacionadas con la búsqueda avanzada de procedimientos y la modificación de propiedades. Implementando seguridad adicional en la consola añadiendo un código Captcha en el formulario de login. Versión 1.5 Se permiten añadir múltiples backoffices/sedes (además del backoffice principal). Limitado desde la consola a un máximo de 3. Las modificaciones que se realicen sobre un procedimiento vigente desde la consola se reflejan en SGRDE, tanto en las rutas de solicitud como en la de procedimiento.

12 Página 12 de 54 Versión 1.4 Se añade la funcionalidad de eliminar las fechas vigentes en la edición de procedimientos. Se hacen cambios para que al publicar un procedimiento la carpeta de la rama solicitudes sea de tipo Procedimiento. Versión 1.3 Correcciones visuales Se soluciona un problema en la edición y guardado de procedimientos. Al editar y guardar un procedimiento se concatenaba el valor del campo backoffice al campo titulo de la serie documental. Versión 1.2 Correcciones visuales Se permite elimina la obligatoriedad del campo idnotificaciones de los procedimientos Se añade la obligatoriedad de especificar al menos un responsable al momento de su creación. Mejoras en los mensajes de error Versión 1.1 Se amplia la funcionalidad de la consola para permitir a los usuarios gestores consultar las tablas maestras. Se amplia la funcionalidad de la consola para permitir a los usuarios administrador la gestión de las tablas maestras. Se soluciona un bug que no permitía a los usuarios LDAP sin el atributo displayname autenticarse en la aplicación. Se implementan mejoras en el modulo de gestión de usuarios para incluir comprobaciones al añadir nuevos usuarios. Se mejora la información proporcionada en la aplicación en casos de error al autenticarse.

13 Página 13 de 54 Versión 1.0. Cambios respecto a la anterior consola La nueva consola se ha visto sometida a un proceso de simplificación, en dicho proceso se han suprimido las funcionalidades que con frecuencia generaban confusión en los usuarios. Este proceso se ha visto reforzado con la implantación del Catálogo de Administrativo que ha adsorbido parte de la funcionalidades de la antigua consola. Cambios más significativos: Eliminación del versionado de procedimientos. La nueva consola sólo es capaz de manejar procedimientos en estado VIGENTE y EN ESTUDIO. De manera Provisional mantendremos los antiguos procedimientos en estado HISTORICO. Simplificación de la estructura de los procedimientos Desaparece el concepto de metadato. Aparece el concepto propiedades que simplifica y minimiza la información requerida. La información referente a los documentos y módulos de platino ya no es requerida. La información referente a los formularios de inicio de los procedimientos ya no es requerida. Se simplifica el acceso a los datos del procedimiento dividiéndolo en cuatro secciones bien diferenciadas: Datos Generales: Contiene la información referente a la serie documental y datos generales del procedimiento. Responsables: Contiene a todos los posibles responsables del procedimiento. Unidades Organizativas: Contiene el organismo de la sede responsable y las unidades organizativas responsables. El organismo de la sede responsable deberá coincidir con la sede electrónica usada para la tramitación del procedimiento. Propiedades: Representa la información propia del procedimiento que requieren el resto de servicios de Platino. Se desactiva temporalmente la opción de restaurar los procedimientos borrados. Creación de búsquedas avanzadas para los usuarios con rol Administrador. Se mantienen los usuarios autorizados de la antigua consola 2 Acceder a la consola El acceso a la Consola de Administración de la Base de Datos de

14 Página 14 de 54 y Trámites se realiza mediante la identificación del usuario LDAP, previamente autorizado por la Oficina Técnica de Platino, (OTP). Ver apartado Autorización En el entorno de Preproducción se accede a la consola a través de la url: En el entorno de Producción se accede a la consola de administración a través de la url: La primera pantalla que muestra el aplicativo es la pantalla de Control de acceso a la Aplicación. Mediante esta primera interfaz el usuario será capaz de validarse en la aplicación y acceder a las diferentes funcionalidades de la consola. Ilustración 1: Página inicial de login. Para validar correctamente al usuario, será necesario que introduzca un nombre y contraseñas autorizados. Si se equivoca en alguno de ellos más de 2 veces, la tercera vez que intente realizar el login deberá introducir, además, el resultado numérico de la operación matemática que aparecerá en la imagen en el campo Introduzca el resultado de la operación. Las operaciones a resolver serán sumas y multiplicaciones de dígitos entre 0 y 9. Una vez validado el usuario se recuperan los roles que le han sido asignados para permitirle o denegarle el acceso a los diferentes módulos de la consola.

15 Página 15 de 54 Ilustración 2: Página inicial: contenido del aplicativo. Usuario gestor. Al acceder a la consola, tendrá acceso a la relación de procedimientos en los que figure como responsable. Un usuario se asocia a un Procedimiento como responsable en la propia definición de cada procedimiento o mediante solicitud a la OTP. El usuario Administrador, adicionalmente, tiene acceso a la gestión de usuarios y a las tablas maestras:

16 Página 16 de 54 Ilustración 3: Pagina inicial: contenido del aplicativo. Usuario administrador. El usuario Validador, sólo tendrá acceso a los procedimientos que se encuentren pendientes de validar en ese momento:

17 Página 17 de 54 Ilustración 4: Pagina inicial: contenido del aplicativo. Usuario validador. 3 Pantalla Principal Al acceder a la aplicación se muestra una pantalla con la relación de procedimientos a los que tiene acceso el usuario. Los procedimientos que se mostrarán al usuario son aquellos procedimientos para los cuales forma parte del conjunto de responsables del mismo. En la tabla se observan datos básicos del procedimiento y accediendo al mismo se obtiene el resto de la información relacionada. Para más información acerca de la gestión de los procedimientos vea el apartado Gestión de Para consultar el detalle de los datos que componen un procedimiento vea el apartado Diccionario de datos

18 Página 18 de 54 Ilustración 5: Listado de procedimientos dados de alta. 4 Gestión de A Continuación se listan las funcionalidades disponibles en la nueva consola: Crear un nuevo procedimiento Se puede dar de alta un nuevo procedimiento pulsando sobre el enlace Crear procedimiento En este punto aparecerá un asistente que recorrerá los tres apartados esenciales de un procedimiento: Datos Generales, Responsables, Unidades Organizativa, y una vez confirmados los datos nos mostrara la vista detalle del nuevo procedimiento. Datos Generales En un primer apartado se solicitan los datos generales del procedimiento:

19 Página 19 de 54 Ilustración 7: Datos generales Responsables Para tener acceso al procedimiento en la consola se debe estar asignado como responsable del mismo. Los pasos a seguir para añadir un responsable son::

20 Página 20 de 54 Seleccionamos el botón Añadir ResponsableIlustración 7.1: Añadir Responsables Buscamos el responsable por su UID de LDAP: Añadimos el usuario deseado pulsando en Añadir como responsable:

21 Página 21 de 54 Finalmente obtendremos una confirmación de que todo ha ido correctamente, y veremos el nuevo responsable en el listado: Unidades Organizativas Sede Responsable Debemos añadir el organismo de la sede responsable del procedimiento, y las unidades organizativas responsables de la tramitación.

22 Página 22 de 54 Los pasos a realizar son: Pulsamos el botón Seleccionar Sede Responsable para que aparezca el árbol de las unidades orgánicas del Gobierno de Canarias. Ilustración 8.1: Obtención del árbol de Unidades Orgánicas Del árbol tendremos que seleccionar, haciendo click, en la unidad que corresponda con el organismo de la Sede Electrónica responsable de mostrar nuestro procedimiento y pulsar el botón Establecer el Organismo como Responsable. Ilustración 8.2: Añadimos la Sede Responsable A continuación veremos la confirmación y el campo actualizado

23 Página 23 de 54 Ilustración 8.3: Confirmación Unidades Organizativas Responsables La adición de unidades organizativas responsables es análoga al paso anterior. Guardar el nuevo procedimiento Una vez completada la información anterior, debemos pulsar el botón Finalizar. Ilustración 8.7: Botón Finalizar

24 Página 24 de 54 Ilustración 8.8: Vista detalle del nuevo Procedimiento Acceder al detalle de un procedimiento El listado principal permite filtrar los procedimientos por ESTADO (VIGENTE, HISTORICO, PENDIENTE DE VALIDACION, EN ESTUDIO y TODOS), por el estado de los registros (Habilitados y Deshabilitados) y por el estado de las vigencias del procedimiento (Caducados y No caducados)

25 Página 25 de 54 Ilustración 9: Filtro Desde el listado principal de procedimientos podemos acceder a toda la información de un procedimiento en particular. Para esto debemos acceder a la vista detalle del procedimiento haciendo click de ratón sobre el titulo o identificador del procedimiento. Ilustración 10: Vista detalle

26 Página 26 de 54 Una vez estemos en la vista detalle, tendremos la sección INDICE desde la que se podrá consultar la información de las diferentes secciones que un procedimiento: Datos Generales, Responsables, Unidades Orgánicas y Propiedades: Ilustración 11: Sección INDICE Desde este punto también se tiene acceso a las diferentes acciones que se pueden realizar sobre un procedimiento (EDITAR; DESHABILITAR):

27 Página 27 de 54 Ilustración 12: Sección Acciones Editar un procedimiento Se pueden modificar los campos asociados a un procedimiento. Para esto debemos acceder a la vista detalle del procedimiento (apartado Acceder al detalle de un procedimiento) Una vez nos encontremos en el detalle del procedimiento seleccionamos el enlace editar de la sección ACCIONES

28 Página 28 de 54 Ilustración 13.1: Edición del procedimiento Desde el modo edición podremos navegar entre las distintas secciones de un procedimiento y editar los campos. Las distintas secciones se localizan en la sección INDICE de la aplicación.

29 Página 29 de 54 Ilustración 13.2: Secciones en la edición de procedimientos El estado del procedimiento condicionará que campos pueden ser editados y cuales no. Una vez realizados los cambios debemos pulsar el enlace GUARDAR para hacer efectivos los cambios. Validar un procedimiento Partiendo de la vista detalle de un procedimiento (apartado Acceder al detalle de un procedimiento) tenemos la opción de validar dicho procedimiento. La opción Validar de la sección ACCIONES le permitirá cambiar el estados de los procedimientos que se encuentren en estado EN ESTUDIO, para que las propiedades del mismo sean validadas por los usuarios asignados para esta tarea.

30 Página 30 de 54 Esta acción es irreversible y definitiva, cambia el estado del Procedimiento pasando del estado EN ESTUDIO al estado PENDIENTE VALIDACION. El procedimiento sólo podrá volver al estado EN ESTUDIO, en el caso de ser requerido por parte del validador. Se enviará un correo electrónico a los usuarios validadores, notificando el nuevo procedimiento a validar. Publicar un procedimiento Teniendo asignado el rol validador, partiendo de la vista detalle de un procedimiento (apartado Acceder al detalle de un procedimiento) tenemos la opción de publicar dicho procedimiento. La opción Publicar de la sección ACCIONES le permitirá cambiar el estados de los procedimientos que se encuentren en estado PENDIENTE VALIDACION. Se crean las carpetas correspondientes en el Repositorio de Documentos Electrónicos. La mayor parte de los campos del procedimiento no podrán alterarse. Los procedimientos sólo podrán cambiar al estado VIGENTE si su estado es PENDIENTE VALIDACION A partir de la ultima versión, solo los administradores podrán editar los procedimientos en el entorno de explotación. Los gestores deberán realizar las modificaciones en el entorno de pre y mandar un correo a los administradores para que éstos realicen las modificaciones en explotación.

31 Página 31 de 54 Se enviará un correo a los responsables del procedimiento, notificando la que el procedimiento ha sido validado y publicado. Requerir un procedimiento En el caso de tener asignado el rol validador, partiendo de la vista detalle de un procedimiento (apartado Acceder al detalle de un procedimiento) tenemos la opción de deshabilitar dicho procedimiento. Una vez nos encontremos en la vista detalle, debemos seleccionar el enlace Requerir de la sección ACCIONES. La aplicación solicitará confirmación. La opción Requerir de la sección ACCIONES le permitirá cambiar el estados de los procedimientos que se encuentren en estado PENDIENTE VALIDACION. Se deberá rellenar el campo descripción del requerimiento por parte de los usuarios validadores indicando los cambios que se deben realizar en el procedimiento. Una vez guardados estos cambios, el procedimiento pasará a estado EN ESTUDIO, donde podrá ser modificado. Se enviará correo a los usuarios responsables del procedimiento sobre los cambios a realizar. Deshabilitar un procedimiento Partiendo de la vista detalle de un procedimiento (apartado Acceder al detalle de un procedimiento) tenemos la opción de deshabilitar dicho procedimiento. Una vez nos encontremos en la vista detalle, debemos seleccionar el enlace Deshabilitar de la sección ACCIONES. La aplicación solicitará confirmación.

32 Página 32 de 54 En el entorno de Explotación, los procedimientos sólo podrán ser deshabilitados por usuarios con rol administrador. Habilitar un procedimiento Partiendo de la vista detalle de un procedimiento deshabilitado (apartado Acceder al detalle de un procedimiento) tenemos la opción de habilitar dicho procedimiento. Una vez nos encontremos en la vista detalle, debemos seleccionar el enlace Habilitar de la sección ACCIONES. La aplicación solicitará confirmación.

33 Página 33 de 54 lustración 15: Habilitar procedimiento En el entorno de Explotación, los procedimientos sólo podrán ser habilitados por usuarios con rol administrador. Búsqueda de procedimientos En la búsqueda de procedimiento se mantiene el filtro original. Permite listar por los estados del procedimiento (VIGENTE, HISTORICO y EN ESTUDIO), por el estado de los registros (Habilitados, Deshabilitados y Todos) y por el estado de las vigencias que tiene el procedimiento (Caducados y No Caducados). Ilustración 16: Filtro procedimientos

34 Página 34 de 54 Existe también, una búsqueda avanzada que permite listar los procedimientos por id, el responsable, por backoffice, por unidad organizativa asociada y por estado. Ilustración 17: Búsqueda Avanzada 5 Gestión de usuarios La gestión de usuarios sólo está disponible para usuarios con el rol administrador y permite autorizar a los usuarios de la aplicación. Para acceder sólo se deberá seleccionar el menú Gestión de usuarios Ilustración 18: Menú gestión de usuarios Añadir nuevos usuarios Para añadir nuevos usuarios se deberá seleccionar el botón Añadir nuevo usuario.

35 Página 35 de 54 Ilustración 19.1: Gestión de usuarios En la siguiente pantalla se deberá escribir el nombre del usuario LDAP al que se desea dar acceso, y especificar el rol deseado. En la parte derecha se puede ver una pequeña leyenda que explica las características de cada uno de los roles

36 Página 36 de 54 6 Gestión de tablas maestras Las tablas maestras almacenan información transversal a la tramitación electrónica, es por ello que puede ser consultada por cualquier usuario y sólo puede ser modificada por los usuarios administradores. Acceso El acceso a las tablas maestras puede hacerse desde el menú principal de la aplicación. Para acceder sólo se deberá seleccionar el menú Tablas Maestras Ilustración 20.1: Acceso a las tablas maestras usuario gestor En el menú de la izquierda se encuentra el acceso a cada una de las tablas maestras disponibles:

37 Página 37 de 54 Haciendo click de ratón se accederá a cada una de las tablas y se cargará el nombre de la tabla seleccionada y su contenido: Si se desea acceder al detalle de uno de los elementos del listado se deberá clickear sobre el mismo:

38 Página 38 de 54 Ilustración 24: Detalle elemento Añadir nuevo elemento Esta acción sólo esta disponible para los usuarios con rol administrador. Para añadir un elemento a una de las tablas debemos seleccionar la tabla deseada y luego seleccionar la acción: Añadir nuevo elemento

39 Página 39 de 54 Luego se deberá rellenar el formulario y presionar el botón Guardar. Ilustración 27 Crear y guardar nuevo elemento Si desea cancelar la operación presione el botón Cancelar. Editar elemento Esta acción sólo esta disponible para los usuarios con rol administrador. Para editar un elemento se deberá seleccionar el elemento para acceder al detalle.

40 Página 40 de 54 Ilustración 28 Acceso a un elemento Una vez allí se deberá seleccionar la acción editar, y una vez realizado los cambios se deberá seleccionar Guardar. Ilustración 29 Editar elemeto Ilustración 28 Guardar elemento

41 Página 41 de 54 Si desea cancelar la operación presione el botón Cancelar. Deshabilitar elemento Esta acción sólo esta disponible para los usuarios con rol administrador. Para deshabilitar un elemento se deberá seleccionar el elemento y seleccionar la acción Deshabilitar Si se deshabilita una 'Fase de procedimiento', se deshabilitarán los tramites que dicha frase engloba. La habilitación de los elementos se hará de manera análoga. Diccionario de datos Cada uno de los campos que aparece el el procedimiento obedece a una necesidad en la tramitación del procedimiento y debe ser rellenado con los datos correctos. A continuación se procede a describir cada uno de los campos, su relación con el resto de la plataforma y donde debe obtenerse su contenido.

42 Página 42 de 54 1 Código de serie documental Código de la Serie Documental asociada al procedimiento. Identifica el procedimiento dentro del sistema de gestión documental del Gobierno de Canarias Relación con la plataforma: Proporciona el nombre de las carpetas del en el Repositorio de Documentos Electrónicos. Es heredado por los metadatos del Repositorio Permite aplicar las políticas de valoración en la fase de archivo. Obtención: Lo facilita el Archivero de la Consejería del Cuadro de Clasificación de Series Documentales 2 Título de serie documental Título de la Serie Documental asociada al Procedimiento. Asociado al Código de la Serie Documental. Relación con la plataforma: Es heredado por los metadatos del Repositorio. Permite aplicar las políticas de valoración en la fase de archivo. Obtención: Lo facilita el Archivero de la Consejería del cuadro de Clasificación de Series Documentales. 3 Descripción de serie documental Descripción de la Serie Documental asociada al Procedimiento. Asociado al Código de la Serie Documental Relación con la plataforma: Es heredado por los metadatos del Repositorio. Permite aplicar las políticas de valoración en la fase de archivo. Obtención:

43 Página 43 de 54 Lo facilita el Archivero de la Consejería del cuadro de Clasificación de Series Documentales. 4 Identificador El identificador representa el ID interno del procedimiento. Relación con la plataforma: No tiene repercusión en la plataforma Obtención: Lo genera el propio servicio al crear el procedimiento 5 Título del Procedimiento Título del Procedimiento. Asociado al código del Procedimiento. Relación con la plataforma: Identifica el Procedimiento en la lista de de la Base de Datos de Permite la relación con el Portal de Tramitación. Es heredado por los metadatos del Repositorio Obtención: Lo facilita el Archivero de la Consejería, se obtiene del título del Procedimiento del Catálogo 6 Descripción del Descripción del Procedimiento. Asociado al código del Procedimiento. Relación con la plataforma: Es heredado por los metadatos del Repositorio Obtención: Lo facilita el Archivero de la Consejería, se obtiene del título del Procedimiento del Catálogo

44 Página 44 de 54 7 URI Identificación univoca para el procedimeinto Relación con la plataforma: Permite identificar el procedimiento de manera univoca. Permite la relación con el Portal de Tramitación. Obtención: Generado automáticamente por el servicio 8 Código del Procedimiento: Código del Procedimiento. Relaciona el Procedimiento de Platino con el Procedimiento en el Catálogo de de la CAC. Relación con la plataforma: Permite la relación con el Portal de Tramitación. Es heredado por los metadatos del Repositorio Obtención: Lo facilita el Archivero de la Consejería, se obtiene del título del Procedimiento del Catálogo 9 Backoffice principal Indica la aplicación informática que responde de la tramitación del Procedimiento. Relación con la plataforma: Indica la URI del Procedimiento que recibe los mensajes del Servicio de Soporte a la Tramitación Dicho backoffices tendrá, además, acceso a las carpetas del Repositorio de Documentos Electrónicos definidas para este Procedimiento Obtención: Se obtiene del certificado de seguridad emitido por la CA del Cibercentro para la seguridad de acceso a la Plataforma. Es necesario solicitar a la OTP el alta de este Procedimiento en el catálogo del Map

45 Página 45 de Otros backoffices/sedes Indica los backoffices/sedes que tendrán acceso a las carpetas del repositorio documental. Relación con la plataforma: Backoffices y sedes que tendrán acceso a las carpetas (incluyendo la rama expedientes) del Repositorio de Documentos Electrónicos definidas para este Procedimiento Obtención: Se obtiene del certificado de seguridad emitido por la CA del Cibercentro para la seguridad de acceso a la Plataforma. 11 Notificaciones Código identificativo del Procedimiento en el catálogo del Map. Relación con la plataforma: Lo utiliza el servicio de Notificaciones Telemáticas para identificar en el catálogo del Map el Procedimiento origen de la notificación Obtención: La información relevante a este dato puede ser consultada en la web de Platino ( dentro del apartado Documentación, Volumen V: Manual de buenas prácticas y protocolos, Anexo III: Protocolo para solicitar el Alta en Notificaciones Electrónicas y Solicitud de Alta en el servicio de Notificaciones Electrónicas. 12 Familia Familia a la que pertenece el Procedimiento. Relación con la plataforma: Es heredado por los metadatos del Repositorio Obtención: Lo facilita el Archivero de la Consejería Se selecciona de la tabla de Niveles de Seguridad

46 Página 46 de Ruta Expedientes Ruta completa de la carpeta en el repositorio donde se deberán almacenar los expedientes. Relación con la plataforma: Carpeta en la que el backoffice tramitador puede almacenar los expedientes. Obtención: Es definido por el servicio en el momento de pasar el procedimiento al estado VIGENTE. 14 Ruta Solicitudes Ruta completa de la carpeta en el repositorio donde se deberán almacenar las solicitudes. Relación con la plataforma: Carpeta en la que el backoffice tramitador puede almacenar los documentos. Obtención: Es definido por el servicio en el momento de pasar el procedimiento al estado VIGENTE. 15 Vigencias Indica los periodos de tiempo en los cuales el Procedimiento estará vigente a efectos de la Presentación Telemática. Es un campo opcional. Relación con la plataforma: Permite indicar a los portlets de tramitación el tiempo de vigencia del Procedimiento a efectos de la presentación telemática Obtención: Lo determina la definición del propio Procedimiento. 16 Estado Indica la Situación actual del Procedimiento. Los posibles estados son:

47 Página 47 de 54 EN ESTUDIO: Estado en el que se encuentra inicialmente un Procedimiento al darlo de alta. En este estado no es posible llevar a cabo su tramitación. VIGENTE: Este estado lo adoptan los que han sido publicados. Para más información ver apartado Validar un procedimiento PENDIENTE VALIDACION: Este estado lo adoptan los que han sido enviados para validar. Para más información ver apartado Validar un procedimiento HISTORICO: (Obsoleto) El versionado de procedimientos no se encuentra disponible en esta versión de la consola. Estado en el que se queda un Procedimiento tras haber publicado una versión posterior. Relación con la plataforma: Define el propio estado del procedimiento Obtención: Lo determina la definición del propio Procedimiento. 17 Borrado Indica la Situación actual del registro que representa el Procedimiento en base de datos. Especifica si el procedimiento se encuentra deshabilitado. Relación con la plataforma: Un procedimiento deshabilitado no puede usarse por el Portal de Tramitación. Obtención: Lo determina la definición del propio Procedimiento. 18 Fecha Alta Fecha de alta del Procedimiento en la base de datos. Relación con la plataforma: No hay relación Obtención: El valor lo aporta el propio servicio.

48 Página 48 de Fecha publicación Fecha en la que el procedimiento pasa a estado VIGENTE. Relación con la plataforma: No hay relación Obtención: El valor lo aporta el propio servicio. 20 Nivel Acceso Nivel de Acceso aplicable al Procedimiento según los datos que se incluyan en dicho Procedimiento. Relación con la plataforma: Es heredado por los metadatos del Repositorio Permite, o no, el acceso en fase de archivo a los documentos del expediente electrónico Obtención: Lo determina la definición del propio Procedimiento Se selecciona de la tabla de Niveles de Acceso. 21 Nivel Seguridad Nivel de seguridad aplicable al Procedimiento según los datos que se incluyan en dicho Procedimiento Relación con la plataforma: Es heredado por los metadatos del Repositorio Permite, o no, el acceso en fase de trámite a los documentos del expediente electrónico Obtención: Lo determina la definición del propio Procedimiento Se selecciona de la tabla de Niveles de Seguridad.

49 Página 49 de Responsables Indica las personas dela organización que tendrán acceso a la gestión de cada Procedimiento. Para tener acceso al procedimiento en la consola se debe estar asignado como responsable del mismo. Relación con la plataforma: Permite controlar la seguridad de acceso a la definición o modificación de cada Procedimiento en la Consola de Administración de y Trámites. Obtención: Lo determina el responsable del Procedimiento. Al menos el creador del Procedimiento debe de figurar como responsable. 23 Unidades Organizativas Este apartado encontramos dos tipos de unidades organizativas bien diferenciadas: Sede Responsable Deberá coincidir con el Organismo de la Sede Electrónica responsable del procedimiento. Relación con la plataforma: Es usado por las Sedes Electrónicas para filtrar los expedientes del procedimiento. Obtención: Lo determina la definición del propio Procedimiento. Se selecciona mediante un buscador tipo árbol que accede a la Base de Datos de Organización. Unidades Organizativas Responsables Indica las unidades organizativas responsables de tramitar el Procedimiento. Relación con la plataforma: Permite especificar la unidad organizativa responsable del procedimiento Permite identificar las unidades orgánicas productoras de los

50 Página 50 de 54 documentos que conforman cada expediente del Procedimiento. La primera unidad orgánica especificada es heredada por los metadatos del Repositorio. Esta primera unidad es la principal, siendo el resto de unidades orgánicas relacionadas con el procedimiento, únicamente apropiadas a la hora de realizar consultas. Obtención: Lo determina la definición del propio Procedimiento. Se selecciona mediante un buscador tipo árbol que accede a la Base de Datos de Organización 24 URL del logo del organismo Almacena la URL donde se encuentra ubicada, en la red del Gobierno, la imagen que aparecerá en la cabecera de los justificantes de Registro Electrónico. Si no se indica imagen, el Justificante de Registro toma valores por defecto Relación con la plataforma: Permite asignar en el Justificante de Registro la URL de verificación de Documentos Electrónicos Obtención: Lo determina la definición del propio Procedimiento. La Url debe corresponderse con una dirección accesible desde la red del Gobierno y cuyo tiempo de respuesta sea aceptable, puesto que si no es posible que se originen problemas de timeout en la generación del Justificante de Registro Electrónico. 25 URL de verificación del documento Indica la URL de Verificación de Documentos Electrónicos que aparece en el Justificante de Registro Si no se indica URL, el Justificante de Registro toma valores por defecto. Relación con la plataforma: Permite asignar en el Justificante de Registro la URL de verificación de Documentos Electrónicos

51 Página 51 de 54 Obtención: Lo determina la definición del propio Procedimiento. 26 Disposición del logo Indica la disposición de la imagen que aparecerá en la cabecera de los justificantes de Registro Electrónico, según el procedimiento esté asociado a una OA, empresa publica, OA o marca autorizada y excluida de la imagen parcialmente o Empresa publica, OA o marca autorizada y excluida de la imagen totalmente. Si no se indica, el Justificante de Registro toma valores por defecto. Relación con la plataforma: Permite definir en el Justificante de Registro la disposición de los logos Obtención: Lo determina la definición del propio Procedimiento. Relación con otros servicios de platino La correcta definición del Procedimiento Administrativo es fundamental para poder tramitar correctamente con PLATINO. Algunos de los servicios que ofrece PLATINO realizan consultas al servicio de Base de datos de para obtener información del procedimiento, necesaria para llevar a cabo su cometido. En los siguientes apartados se describen las relaciones entre el servicio de Base de datos de y otros servicios de Platino, así como la información utilizada por éstos. 1 Servicio de gestión del repositorio de documentos electrónicos El Servicio de Gestión del Repositorio de Documentos Electrónicos (SGRDE) utiliza metadatos para definir ciertas características de los documentos. Estos metadatos, no solo se encuentran en los documentos sino también en los diferentes niveles de agrupación. Así, por ejemplo, un documento de un expediente, hereda metadatos de la carpeta del expediente y ésta, a su vez, hereda metadatos de la carpeta del procedimiento.

52 Página 52 de 54 Cuando se crea un procedimiento en la Base de Datos de y se publica, se crea el correspondiente nivel (o carpeta) en el repositorio, con los metadatos correspondientes. En concreto este servicio es el encargado de crear la carpeta para los expedientes y para las solicitudes en el SGRDE, definiendo también la URI del backoffice tramitador que podrá acceder a la carpeta. A continuación se muestra una tabla con el conjunto de datos que el SBDP debe proporcionar al SGRDE para rellenar sus metadatos pertenecientes al nivel de procedimiento. Algunos de estos campos son generados automáticamente por el Servicio de Base de datos de (SBDP):

53 Repositorio de Documentos Electrónicos Base de datos de Metadato Descripción Dato (Ficha de procedimiento) Codigo Código del Procedimiento Código del Procedimiento Titulo Título del Procedimiento Título del Procedimiento Codigo_Org Desc_Org Código Organismo Administrativo Descripción Organismo Administrativo Organismo (Organismo de la Sede Responsable) Codigo_Unidad Código Unidad Administrativa Unidades Orgánicas (Unidades Organizativas Responsables) Desc_Unidad Descripción Unidad Administrativa uri ruta Código de referencia que identifica de forma única el procedimiento Ruta completa del nodo del procedimiento en el repositorio Proporcionado por el servicio Proporcionado por el servicio Version Versión Proporcionado por el servicio Nivel_LOPD Código del Nivel de seguridad LOPD Nivel de seguridad LOPD Acceso Código de la Clasificación de acceso Nivel de Acceso TipoContenido Proporcionado por el servicio El documento Anexo II. Vocabulario de Metadatos, disponible en la web de Platino ( obi ernodecanari as.org/pl ati no/formaci on.html ) contiene el catálogo de metadatos que deben contener los documentos y el resto de entidades. 2 Servicio de soporte a la tramitación El Servicio de Soporte a la Tramitación (SST) requiere que el SBDP le proporcione una serie de datos que serán necesarios para la tramitación electrónica de un procedimiento. El SST obtiene del Servicio de Base de datos de (SBDP) los tramites y fases válidos. Adicionalmente, SBDP proporciona los procedimientos filtrados por organismo de la sede responsable. 3 Servicio de notificaciones electrónicas El Servicio de Base de Datos de es el encargado de proporcionar la información para relacionar un procedimiento de PLATINO con el catálogo de procedimientos manejados por el sistema SNTS / SISNOT del MAP para realizar el envío de notificaciones telemáticas. El campo notificaciones, ver apartado 11, contiene el identificador del procedimiento que se ha dado de alta previamente en el aplicativo SISNOT. Cuando el servicio de notificaciones envíe una notificación recuperará esta información para realizar el envío a través de SISNOT.

54 4 Servicio de registro electrónico El servicio de Registro Electrónico requiere de tres propiedades para dar soporte a la generación de los justificantes en Pdf del registro de un documento de un procedimiento en particular. Los datos requeridos son: URL del logo del organismo, ver apartado 24. URL de verificación de documentos, ver apartado 25 Disposición de los logos, ver apartado 26 Ninguno de estos datos es obligatorio. En caso de no tomar valor en la definición del procedimiento, el servicio de Registro Electrónico tomará, para ellos, valores por defecto configurados en sus parámetros de configuración.