Manual. Ingreso de Demandas, Recursos y Escritos Oficina Judicial Virtual

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1 Manual Ingreso de Demandas, Recursos y Escritos Oficina Judicial Virtual Versión

2 Índice 1. Introducción Ingreso Oficina Judicial Virtual: Acceso con Clave única: Ingreso Demandas y Escritos Mantenedor Usuarios: Ingresar Demanda/Recurso Bandeja Demandas/Recursos Ingresar Escrito Bandeja Escrito Suspensión de abogados:

3 1. Introducción En virtud de la Ley N que establece la tramitación electrónica de los procedimientos judiciales, será obligatorio para los usuarios que todas sus presentaciones sean realizadas en el sistema de tramitación electrónica del Poder Judicial a través de Oficina Judicial Virtual, salvo casos excepcionales contemplados en mismo texto legal y actas respectivas de la Excma. Corte Suprema. Para la presentación de demandas, recursos y escritos por Oficina Judicial Virtual, el usuario deberá acceder con Clave Única del Estado, la que servirá además como herramienta de suscripción de sus presentaciones, es decir, Firma Electrónica Simple (FES) cuando no posea Firma Electrónica Avanzada (FEA). El presente manual tiene por objeto instruir en el ingreso de demandas, recursos y escritos cualquiera sea la competencia, mediante explicaciones ilustrativas que permitirán operar las distintas opciones de este módulo de Oficina Judicial Virtual y conocer el proceso en su totalidad, desde que se adjunta el documento hasta su recepción por el tribunal, quedando registrado automáticamente su remisión al sistema de tramitación con fecha y hora. 3

4 2. Ingreso Oficina Judicial Virtual Para acceder a Oficina Judicial Virtual, puede hacerlo directamente en o a través del portal del Poder Judicial y seleccionar la opción Oficina Judicial Virtual : 3. Acceso con Clave Única Para ingresar a Oficina Judicial Virtual debe utilizar su Clave Única del Estado, entregada y administrada por el Servicio de Registro Civil e Identificación. Sin perjuicio de lo anterior, el sistema contempla un segundo mecanismo de acceso a Oficina Judicial Virtual, habilitado especialmente para que el usuario pueda ingresar a la plataforma cuando el servicio de Clave Única no se encuentre disponible. Para ingresar de esta forma, es necesario crear esta segunda clave, en la sección Mis Datos de la misma Oficina Judicial Virtual, ya que no se hace entrega presencial de ella. 4

5 Para ingresar con Clave única, haga clic sobre botón con mismo nombre y digite su RUN y clave, para luego presionar botón Autenticar. Es importante señalar que la sesión, cualquiera sea la forma de ingreso, es decir Clave Única o Segunda Clave, tiene una duración máxima de 3 horas y media. Pasado este tiempo, la sesión expirará debiendo ingresar nuevamente su RUN y clave, autenticando los datos. 5

6 4. Ingreso Demandas y Escritos Ingresada la Clave Única, se abrirá la sesión encontrándose disponible además de las opciones generales de Oficina Judicial Virtual, el menú de Ingreso Demandas y Escritos y opción Mis Datos donde podrá crear su Segunda Clave para ingresar al sistema cuando el servicio de Clave Única no se encuentre disponible. Nombre Usuario En sección Mis Datos, el sistema solicitará ingresar algunos datos y en campo Contraseña Alternativa, podrá generar su Segunda Clave, seleccionando además una pregunta secreta que le permitirá restablecer su ésta clave en caso de olvido. Luego, presione Actualizar para que los datos ingresados queden grabados en el sistema. 6

7 Nombre Usuario Al volver al menú principal, en sección Ingreso Demandas y Escritos, accederá a una pantalla con cinco opciones: Mantenedor Usuarios, Ingresar Demanda/Recurso, Ingresar Escrito, Bandeja Escrito y Bandeja Demandas/Recursos. Perfil Usuario

8 5. Mantenedor Usuarios: Esta opción figurará en el menú cuando el usuario sea abogado o se le haya asignado perfil de administrador, con la finalidad de crear y administrar varios perfiles para asignar a sus procuradores o funcionarios. Dentro del mantenedor, en la parte final de la pantalla, se encontrarán unos iconos que permitirán agregar, editar o eliminar los perfiles: Para Agregar usuarios, se debe presionar el icono más (+) e ingresar los datos solicitados en la ventana que se desplegará. Es importante señalar que al momento de crear el perfil se podrá otorgar la facultad de administrador a los usuarios, para generar cuentas adicionales. El proceso se finaliza con la opción Guardar. 8

9 También se podrán modificar los datos ingresados y eliminar a usuarios registrados presionando los botones correspondientes: Editar Eliminar Es importante conocer algunos detalles respecto del uso de perfiles: 1. Una persona que tenga perfil de procurador o funcionario sin la opción de administración, solo podrá hacer envíos a la bandeja del administrador, pero no remitir directamente al tribunal. 2. Si se va a habilitar a un procurador o funcionario para que haga envíos directos al tribunal, se debe tener presente que los documentos tienen que contener firma electrónica avanzada del abogado, ya que, al no hacer el envío con su clave única, en ninguna parte consta su firma electrónica. 3. La opción de eliminar procuradores o funcionarios se encuentra en mantención, por lo que si requiere hacer alguna eliminación deberá solicitarlo a la Mesa de Ayuda de la Ley de Tramitación Electrónica. 9

10 6. Ingresar Demanda/Recurso Para ingresar una causa, cualquiera sea la competencia, se deben incorporar o seleccionar, según corresponda, los datos solicitados por el sistema: competencia, Corte, tribunal, y cuando el usuario es procurador o funcionario, dirigir la causa al abogado para el que trabaja. Tratándose de ingresos en segunda instancia, seleccione en Competencia si es Corte Suprema o Corte de Apelaciones y en el campo siguiente, la Corte respectiva. Asimismo, podrá agregar una o más materias dependiendo de la competencia presionando botón Agregar. Para eliminar la materia agregada, haga clic sobre símbolo X. En materia civil, sólo puede ingresar una materia a diferencia de las demás competencias. 10

11 Para ingresos en Corte, se debe seleccionar en opción Competencia el libro en que desea ingresar el recurso, para que posteriormente se despliegue un listado con los tipos de recursos correspondientes al seleccionado. 11

12 A continuación, en sección Litigantes, el sistema mostrará los tipos de litigantes dependiendo del procedimiento y materia(s) seleccionados anteriormente, por ejemplo: demandante, demandado, solicitante, denunciante, querellante, querellado, entre otros. El ítem Datos Litigante, tiene dos características particulares en relación con el llenado de datos. El primero es una interconexión con el Registro Civil que al momento de ingresar un rut, muestra inmediatamente el nombre y apellidos de la persona; y el segundo, un mecanismo que llena automáticamente los últimos datos registrados del litigante respecto de su domicilio, correo electrónico y teléfono, pudiendo estos modificarse en caso de requerirse. Luego de agregados o revisados los datos, se debe pulsar el botón Agregar Litigante. Además, el sistema permite realizar el ingreso cuando no se tiene el dato de Rut de ciertos litigantes, en cuyo caso deberá seleccionar el tipo de sujeto y presionar botón Sin Rut. Luego, se abrirá una ventana con dos opciones: Persona chilena con cédula desconocida y Extranjero sin número de cédula chilena. La primera opción, Persona chilena con cédula desconocida, se deberá seleccionar tratándose de litigantes distintos a demandante, abogado demandante o apoderado del mismo. Una vez seleccionada la opción, el sistema automáticamente asignará un rut 0-0 y deberá digitar manualmente sus nombres y apellidos. 12

13 Tratándose de la segunda opción, Extranjero sin número de cédula chilena, el sistema solicitará ingresar su número de identificación, país de procedencia y digitar manualmente sus nombres y apellidos. Asimismo, en todas las competencias al seleccionar como tipo de litigante a un Abogado, el rut ingresado se validará en la base de datos de títulos de la Corte Suprema, por lo que si no figura registrado en esa calidad, al presionar botón Agregar Litigante, el sistema no permitirá su ingreso y se desplegará un mensaje de advertencia

14 Tratándose de causas laborales, es importante indicar que al momento de ingresar a los litigantes, se podrá marcar con un check, si éste posee privilegio de pobreza y si el abogado es de la Defensoría Laboral Luego, debe ingresar según corresponda los datos de dirección particular, comercial o representante legal. Una vez completada la información, se debe seleccionar Guardar. Posteriormente, el sistema regresará a la pantalla Litigantes y deberá presionar Agregar Litigante para registrar a la persona que incorporó en esa calidad. En caso de resultar necesario modificar algún dato relativo a dirección, teléfono, correo electrónico o representante legal de los litigantes ingresados, presione el ícono para editar. Asimismo, si desea eliminar a una de las personas del listado, presione el ícono con forma de basurero. 14

15 Si se desea continuar agregando litigantes, se deben repetir los pasos indicados anteriormente Al presionar botón Ingresar, se desplegará una ventana que indicará en la esquina superior derecha que la Causa fue ingresada con éxito. Luego, seleccione opción Adjuntar para agregar el documento de demanda en formato PDF, con un tamaño que no exceda de 10 megabytes, excepto en causas de competencia de familia, cuyo tamaño máximo es 6 megabytes. Una vez cargado el documento, seleccione la opción Grabar. Para comprobar que el documento se grabó, aparecerá un mensaje en la esquina superior derecha de su pantalla indicando Documento guardado correctamente. Cuando no se pueda grabar el archivo porque excede el peso permitido, aparecerá el siguiente mensaje: 15

16 Si desea incorporar más demandas, debe repetir el procedimiento señalado con anterioridad. Por el momento el sistema sólo permite adjuntar y grabar un archivo por cada demanda, pero se está desarrollando la opción de múltiples documentos. Importante: Para verificar el tamaño en megabytes de sus documentos, en Windows lo puede hacer ingresando a la opción Propiedades con el botón derecho del mouse o en el caso de Mac, con la opción Obtener información. Existen diversos formatos de archivo que pueden ser transformados a PDF, por ejemplo: origen Microsoft Word y Pages de Apple. En Microsoft Word, para poder guardar uno de estos documentos en formato PDF, se debe seleccionar la opción Archivo y luego Guardar como. En Pages de Apple, para poder guardar uno de estos documentos en formato PDF, se debe ingresar a la opción Exportar a, seleccionar PDF, luego Siguiente y finalmente Exportar. Para mayor información, consulte manual sobre este tema que se encuentra publicado en Oficina Judicial Virtual. 16

17 7. Bandeja Demandas/Recursos Una vez adjuntada y grabada la demanda, se debe ingresar a Bandeja Demandas e incorporar un rango de fecha (desde - hasta), competencia y tribunal específico o Todos. Al presionar Consultar demandas en pestaña Demandas No Enviadas debe seleccionar el o los archivos de demanda que desea enviar o incluso, todas las presentaciones que se encuentran en bandeja para remitirlas de forma simultánea al hacer clic en Sel. Todos. Es importante señalar, que este ítem tiene funciones que permiten modificar algunos aspectos de sus presentaciones si lo desea, antes de efectuar el envío: - Cargar un nuevo documento y reemplazar el archivo que se había adjuntado con anterioridad, debiendo seleccionar la opción Adjuntar (ícono color azul). El documento ya incorporado se puede consultar en la opción Doc. - En sección Acciones, podrá modificar datos de la causa con icono Editar o eliminar la demanda con el icono en forma de basurero. Son modificables los datos Corte, tribunal, litigantes y sus direcciones. Una vez editados los datos, presionar botón Guardar. 17

18 Posteriormente, para enviar los archivos seleccionados deberá presionar Enviar Poder Judicial. Para asegurar que la demanda fue enviada, aparecerá un mensaje en la esquina superior derecha de su pantalla indicando que Los registros se enviaron con éxito y los certificados correspondientes están disponibles en la pestaña de demandas enviadas. Además, se indicará la fecha y hora de la remisión. 18

19 Perfil Usuario Cuando la demanda, recurso o escrito no se puedan enviar, el sistema a tráves de un mensaje indicará que el envío ha fallado con la fecha y hora del suceso. Perfil Usuario Efectuada la remisión, en pestaña Demandas Enviadas se podrá visualizar el tribunal, rit, caratulado y materia asignados automáticamente por sistema; fecha y hora de envío; usuario que efectuó el ingreso y el documento de demanda que se adjuntó. 19

20 El envío de la presentación al tribunal se podrá comprobar mediante un Certificado de envío en formato PDF, disponible en la misma pantalla, conteniendo los datos de la causa remitida, del usuario que realizó el envío al tribunal y de los litigantes registrados en la causa, marcando en rojo el que coincida con el remisor: Asimismo, el usuario podrá generar un archivo Excel con el listado de causas no enviadas y las remitidas a Poder Judicial que se encuentren registradas en sistema, presionando botón Exportar a Excel. 20

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22 8. Ingresar Escrito En este ítem se deben seleccionar los datos específicos de la causa en que desea ingresar el escrito, indicando: competencia, tribunal, tipo de causa, rol, año y tipo de participante que está realizando el ingreso. Incorporados todos los datos, se debe seleccionar la opción Consultar Rol. Luego, aparecerán otros campos en que debe seleccionar: cuaderno del escrito si corresponde, parte que presenta, grupo de escritos en aquellos sistemas que los tienen agrupados, tipo de escrito y completar la suma. Para continuar, presione botón Grabar Escrito. 22

23 En competencia de familia, para proteger la reserva de los litigantes, se ocultarán sus nombres a excepción de la información de los abogados en los siguientes casos: a) Cuando el escrito a crear o modificar pertenece a una demanda de Procedimiento de Adopción o Susceptibilidad de Adopción. b) El usuario activo no pertenezca a la demanda. Asimismo, se habilitó un campo adicional en Parte que presenta para digitar el RUT que permitirá filtrar la restricción de la información de los litigantes de acuerdo al RUT asociado En cualquier otro caso, el escrito mostrará la información de los litigantes con normalidad. Una vez, ingresados los datos y presionado el botón grabar, se desplegará una ventana en la que deberá presionar botón Aceptar para continuar con el proceso. El escrito deberá adjuntarse en formato PDF con un tamaño que no exceda de 10 megabytes. salvo para causas de la competencia de familia, cuyo tamaño máximo es 6 megabytes.una vez cargado el documento, seleccione la opción Grabar. En caso contrario, cuando se adjunta un archivo que excede el peso permitido, al presionar botón Grabar, se visualizará el siguiente mensaje: 23

24 Para informar que el escrito se grabó, aparecerá un mensaje en la esquina superior derecha de su pantalla indicando Documento guardado correctamente. Incorporados los archivos respectivos ingrese a opción Bandeja Escritos para realizar el envío al tribunal.si desea incorporar más escritos, debe repetir los pasos anteriores. 24

25 9. Bandeja Escrito En esta bandeja se podrán consultar todos los escritos grabados, seleccionando uno o más para remitir al tribunal. Para consultar debe ingresar la competencia y tribunal de origen específico o elegir la opción Todos, filtrando por rango de fecha (desde-hasta) o ingresar los datos de la causa (tipo de causa, rol y año). Seleccionados los criterios, presione botón Consultar Escritos. En pestaña Escritos No Enviados, encontrará un listado de todos los escritos grabados anteriormente, debiendo seleccionar el o los archivos que estime pertinentes para proceder a su envío al tribunal correspondiente. Para ello, debe presionar botón Enviar Poder Judicial. Previo a realizar el envío del escrito, si lo desea, podrá reemplazar el archivo que se había incorporado con anterioridad y cargar un nuevo documento, en sección Adjuntar presionando el ícono color azul. Para visualizar el documento adjunto, pulse el ícono Documento de color rojo. 25

26 De igual modo, en módulo Acciones podrá Editar algunos datos de su presentación por ejemplo: cuaderno, parte que presenta, grupo del escrito y su tipo; o Eliminar el escrito de la bandeja con el ícono en forma de basurero. Para la modificación de datos, se desplegará una ventana en la que deberá guardar los cambios, presionando el botón respectivo. 26

27 Posteriormente, un mensaje indicará que el Escrito fue grabado con éxito. En pestaña Escritos Enviados quedarán registrados los datos del ingreso (fecha, hora y usuario) y el documento remitido. Si usted desea visualizar el escrito, presione el ícono Documento (documento PDF). El envío del escrito al tribunal, se podrá comprobar mediante un certificado disponible en formato PDF, señalando los datos del escrito y del usuario que realizó la remisión al tribunal. 27

28 Asimismo, el usuario podrá generar un archivo Excel con el listado de causas no enviadas y las remitidas a Poder Judicial que se encuentren registradas en sistema, presionando botón Exportar a Excel. 28

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30 10. Suspensión de abogados: Si un abogado se encuentra inhabilitado por medida disciplinaria impuesta por un tribunal correspondiente a suspensión, el sistema notificará de tal circunstancia, al momento en que el usuario desee efectuar el envío de la demanda, recurso o escrito al Poder Judicial. El usuario al ingresar a Bandeja Escrito o Bandeja Demandas/Recursos, para enviar la presentación, visualizará un mensaje en rojo que indica: Abogado inhabilitado por suspensión. 30