MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE EXTENSIÓN VIE

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE EXTENSIÓN VIE Vicerrectoría de Investigación y Extensión INFORME DE EXTENSIÓN FEX-05

2 1. Módulo INFORME DE EXTENSIÓN Este módulo es abierto a los usuarios definidos como director de propuesta o jefe de unidad. Este módulo sólo tiene 1 posibilidad de acceso: Perfil para acceso: PERSONAL 2 El jefe de la unidad puede visualizar el estado de todo, pero solo puede crear y registrar el informe de extensión el DIRECTOR de la propuesta. CREAR INFORME DE EXTENSIÓN Este proceso trabaja con 5 estados: 1) Pendiente: la propuesta aún se encuentra en ejecución y se está diligenciando la información jurídica. 2) En Desarrollo: ya se ha actualizado el estado y el sistema reconoce que la propuesta ha finalizado su ejecución. 3) Revisión: el informe pasó a revisión del Jefe de Unidad que es el responsable de decidir lo que sucede con el informe. 4) En Corrección: el informe vuelve al Director de Proyecto para realizar las modificaciones solicitadas por el Jefe de unidad y una vez hechos los cambios debe enviarlo nuevamente a revisión. 5) Aprobada: el Jefe considera que el informe está OK y cuando lo apruebe, éste ya no podrá ser modificado. Cuando una propuesta de extensión ha sido aprobada (estado: Aprobada sin DTC y Aprobada) lo que se espera entonces ahora son dos pasos para poder diligenciar el INFORME DE EXTENSIÓN FEX Actualizar el estado del proceso jurídico de la propuesta, para indicar finalmente que finalizó su ejecución. 2. Registro de informe de extensión por parte del director de la propuesta.

3 INFORME DE EXTENSIÓN PASO 1. ACTUALIZACIÓN DE ESTADO Al ingresar al módulo se presentan las propuestas que están aprobadas 3 A través de estos campos se diligencia la información jurídica y será responsabilidad del Abogado o del Director del Proyecto actualizarla según se requiera.

4 TAB 2: 4 A través de estos TABS se actualiza el estado de la propuesta. Cada estado registra el usuario, la fecha y la hora en la que la realiza, esto debido a que si la propuesta está como Propuesta en revisión Jurídica ambos actores, tanto el director de proyecto como el responsable Jurídica podrán acceder a esta. El objetivo final de este primer paso es que la propuesta se defina EJECUCIÓN FINALIZADA, esta acción es definitiva para dar paso al registro de INFORME DE EXTENSIÓN FEX-05. Una vez se de clic en Ejecución Finalizada, ya no podrá modificarse la información jurídica, es decir, ya no se podrá registrar prórrogas o adiciones presupuestales. Debido a lo anterior es importante que el Director de Proyecto esté completamente seguro que la ejecución del proyecto ha terminado. Es importante destacar entonces que: La información de Trámite no es editable ya. El reporte para informe de extensión ha quedado abierto es decir, pasó a estado En Desarrollo.

5 INFORME DE EXTENSIÓN PASO 2. DESARROLLO FEX-05 Acceso: 5 Ya en estado En Desarrollo el informe se abre a través del icono flecha roja, es decir, para la edición del mismo, para el cual la información está distribuida en 8 TABS o pestañas y en ciertas zonas entran datos sugeridos extraídos de la propuesta. Su comportamiento es similar a como se ha trabajado en los demás módulos del aplicativo.

6 ** En particular hay un comportamiento especial a tener en cuenta: Si se cumple el objetivo, entonces se presenta así: 6 Pero si no se cumplen objetivos o parcialmente se cumplen, la definición debe abarcar una explicación. Finalmente el proceso tiene estos controles: Guardar como Borrador Guardar el informe cumpliendo los mínimos datos. Enviar a revisión Jefe UAA esta es la acción donde define el director de proyecto que ha finalizado el informe de extensión. Salir Regresa al usuario al panel de consulta principal. Imprimir genera PDF con formato FEX-05. Una vez enviado a revisión la propuesta cambia de Estado Informe:

7 A partir de este momento, corresponde ahora al JEFE DE UNIDAD realizar la revisión de esto: 7 Este botón le permite al jefe de Unidad insertar comentarios al informe solicitando al Director de Proyecto realizar cambios, modificaciones, etc. Este es un proceso donde solo intervienen el director de proyecto y el jefe de la unidad. Note que el proceso cuenta con: 1. COMENTARIOS El jefe de unidad puede realizar a través de este medio los comentarios al respecto para dejar claro su proceso de revisión. 2. DECISIÓN Finalmente este usuario (Jefe de unidad) es quien tiene la ultima palabra dado que así mismo es como trabajará su FEX-12, para ello cuenta con: a. FEX-05 Revisión OK Da como aprobada el informe de extensión. b. FEX-05 Para Corrección Deja nuevamente el proceso habilitado para que el director de proyecto realice los ajustes pertienentes y nuevamente el ciclo de revisión por parte del jefe de unidad.