Microsoft Access 2013

Transcripción

1 2015 Microsoft Access 2013 Cómo gestionar tu economía doméstica? Pere Manel Verdugo Zamora Monitor de informática y nuevas tecnología Móvil Les adjunto mi página web donde tendrán acceso a mi currículum, así como experiencia profesional: Web: Correo: pereverdugo@gmail.com Skype: peremanelv FaceTime: (Desde iphone, ipad o Mac) Facebook:

2 Presentación En este tutorial vamos a aprender cómo realizar y gestionar una base de datos para el control de gastos e ingresos de una economía familiar. En el siguiente enlace podrás acceder a los archivos complementarios que necesitarás para la realización de este tutorial: Dcfmw3TEhSR1o5WEdxQTVEMUxrbnlyRGJCSlM3dk0zZ2lyQkxyRzVMZTdFR1E&usp=sharing Podrás descargar la base de datos terminada, así si se me escapa algún detalle lo podrás comprobar sobre el mismo proyecto. Las siguientes hojas de cálculo: Control gastos e ingresos Cuentas Familia IVA Es para tener que evitarte el que tengas que introducir todos los registros y así poderte evitar el tener que introducir todos los registros. Si eres novel en la gestión de bases de datos antes de seguir con este tutorial te aconsejaría que hicieras otro tutorial más sencilla que podrás encontrar en el siguiente enlace: cess% pdf En el siguiente enlace podrás ver un video de cómo tiene que quedar el proyecto una vez terminado: Sin perder más tiempo vamos a iniciar nuestro nuevo proyecto. pág. 1

3 Vamos a crear la base de datos Una vez ejecutado Microsoft Access 2013 Seleccionaremos Base de datos del escritorio en blanco. Como nombre a la base de datos le pondremos Control Gastos e Ingresos, podréis observar que por defecto esta se guarda en la carpeta de Mis documentos, como ya nos va bien seleccionaremos el botón de Crear. pág. 2

4 Ya podemos empezar a crear nuestras tablas: Vamos a crear las siguientes tablas: Control de gastos e ingresos Cuentas Familias IVA pág. 3

5 Crear las tablas Por defecto cuando empezamos una base de datos aparece una tabla que vamos cerrar, en nuestro caso no nos interesa. De la pestaña CREAR seleccionaremos Diseño de tabla. pág. 4

6 El campo Saldo contiene la siguiente fórmula: [Ingresos] [Gastos] Los campos Ingresos y Gastos : En el valor predeterminado pondremos 0 cero, de esta manera en este campo si no introducimos valores por defecto tendrá el número cero si no hacemos esto luego quedaría este campo como vacío y como hemos creado un campo de llamado Saldo que es la diferencia de Ingresos Gastos el resultado quedaría en blanco. Vamos a definir los siguientes campos. A continuación seleccionaremos la fila Fecha. Seleccionaremos Clave principal. pág. 5

7 Observarás que en la fila Fecha aparece una llave, esto quiere decir que hemos indexado por este campo, el pequeño inconveniente es que a la hora de introducir registros los campos claves no permiten introducir los mismos datos en diferentes registros, para solucionar este problema tenemos que indexar por Fecha + Id ya que Id es un número que se introduce automáticamente y es un número que en cada registro nuevo se incrementa +1. Para ello vamos a realizar los siguientes pasos: Seleccionaremos Índices. En Nombre del campo por debajo de Fecha seleccionaremos Id. pág. 6

8 Ya podemos cerrar esta ventana. Podrás observar que aparecen dos llaves ya que lo hemos indexado por Fecha + Id. Vamos a cerrar la tabla y como nombre de la tabla Control Gastos e Ingresos. En el apartado de Todos los objetos podrás observar la tabla que hemos creado. Ahora vamos a crear la tabla Familia, como clave principal Código Familia. Ahora vamos a crear la tabla Cuenta, como clave principal Código Cuenta. pág. 7

9 Ahora vamos a crear la tabla IVA, como0 clave principal Código IVA. pág. 8

10 Agregar registros Ahora tenemos que añadir los registros para poder obtener unos resultados, para evitarte el mal trago de tener que agregar los registros, vamos a importar los registros desde la hoja de cálculo que puedes descargar desde el enlace que te comenté al principio del tutorial. De la pestaña DATOS EXTERNOS seleccionaremos Excel. Seleccionaremos el botón Examinar para buscar la hoja de cálculo. pág. 9

11 Seleccionamos la hoja de cálculo Control gastos e ingresos seguido del botón Abrir. Seleccionaremos la opción Anexar una copia de los registros a la tabla: y seleccionaremos Control gastos e ingresos, seguido del botón Aceptar. pág. 10

12 Seleccionaremos el botón Siguiente. Seleccionaremos el botón Finalizar. pág. 11

13 Seleccionaremos el botón Cerrar. Si hacemos doble clic sobre la tabla Control Gastos e Ingresos podremos observar que la tabla ya tiene datos, te he ahorrado que tengas que introducir todos estos registros. Esto lo tenemos que repetir con el resto de tablas. pág. 12

14 La tabla Cuentas tiene que tener los siguientes registros: La tabla Familia tiene que tener los siguientes registros: La tabla IVA tiene que tener los siguientes registros: En caso de error lo ignoras y sigue. pág. 13

15 Relacionar tablas En la pestaña HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS encontraremos Relaciones. El siguiente paso será agregar todas las tablas. pág. 14

16 Vamos a realizar la siguiente distribución: La tabla Control gastos e ingresos contienen unos campos que tienen la misma información en distintas tablas, para realizar una relación tenemos que realizar los siguientes pasos: Nos situamos con el ratón encima del campo Familia de la tabla Control gastos e ingresos y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón nos desplazaremos encima del campo Código Familia de la tabla Familia al soltar el ratón observaremos la siguiente ventana: Activaremos la casilla Exigir integridad referencial seguido del botón Crear. pág. 15

17 Ya tenemos la primera relación, ahora lo repetiremos con el resto de tablas. Este tiene que ser el resultado: En la parte superior derecha observamos una X para cerrar las relaciones. Observarás el siguiente mensaje: A lo que contestaremos Sí. pág. 16

18 Crear consultas De la pestaña CREAR seleccionaremos Diseño de consulta. Agregaremos las tablas Control gastos e ingresos, Cuentas y IVA, seguido del botón Agregar, seguido del botón Cerrar. Agregaremos los siguientes campos: Agregaremos dos campos con fórmulas: pág. 17

19 Cerraremos la consulta y la guardaremos esta consulta con el nombre de Consulta con familia. A lo que contestaremos Sí. Seguido del botón Aceptar. Ahora vamos a crear una segunda consulta: De la pestaña CREAR seleccionaremos Diseño de consulta. pág. 18

20 Agregaremos las tablas Control gastos e ingresos, Familia y IVA, seguido del botón Agregar, seguido del botón Cerrar. Agregaremos los siguientes campos: Agregaremos dos campos con fórmulas: pág. 19

21 Cerraremos la consulta y la guardaremos esta consulta con el nombre de Consulta con familia. A lo que contestaremos Sí. Seguido del botón Aceptar. Vamos a relacionar las consultas: De la pestaña HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS seleccionaremos Relaciones. Seleccionaremos Mostrar tabla. pág. 20

22 De la pestaña Consultas seleccionaremos las dos consultas, seguido del botón Agregar y Cerrar. Cuando realizas la relación podrás observar que la opción Exigir integridad referencial no se puede activar, es porque estamos relacionando una consulta con una tabla. pág. 21

23 Cerramos las relaciones y guardamos los cambios. A lo que contestaremos que Sí. pág. 22

24 Crear los formularios Para la confección de estos formularios queremos trabajar con ventanas superpuestas en lugar de pestañas, para ello hemos de cambiar la configuración de la base de datos actual. Del menú Archivo seleccionaremos Opciones. De la opción Base de datos actual seleccionaremos la opción Ventanas superpuestas, seguido del botón Aceptar. pág. 23

25 Debemos de cerrar la base de datos y volverla abrir para que los cambios se realicen. Formulario por cuentas De la pestaña CREAR seleccionaremos Asistente para formularios. Seleccionaremos la tabla Cuentas y agregaremos los dos campos, a continuación seleccionaremos la Consulta con cuenta y agregaremos todos los campos menos el campo Cuenta tal como se muestra en la siguiente imagen. pág. 24

26 Seguido del botón Siguiente. Seleccionaremos de nuevo el botón Siguiente. pág. 25

27 Seleccionaremos de nuevo el botón siguiente. Como nombre al formulario pondremos Formulario por Cuentas, seguido del botón Finalizar. pág. 26

28 Vamos a modo diseño para hacer algunas modificaciones: Formulario por familias Ahora repitiendo los pasos anteriores realizaremos el siguiente formulario con su correspondiente subformulario. pág. 27

29 pág. 28

30 Crear otra consulta para su correspondiente formulario En este ejemplo queremos hacer un formulario y que alguna información se introduzca automáticamente. Al introducir el código de familia tiene que mostrar automáticamente el nombre. Al introducir el código de cuenta tiene que mostrar automáticamente la cuenta. Al introducir el código del IVA tiene que mostrar automáticamente su descripción y porcentaje. Así como el importe con IVA al anotar un ingreso o un gasto. Lo primero que vamos a realizar es una consulta: De la pestaña CREAR seleccionaremos Diseño de consulta. pág. 29

31 Agregamos las cuatro tablas y vamos a seleccionar los siguientes campos: Formulas pág. 30

32 Cerramos la consulta. Seleccionamos Sí. Como nombre Consulta formulario principal, seguido del botón Aceptar. De la pestaña CREAR seleccionaremos Asistente para formularios. pág. 31

33 Seleccionaremos la consulta Consulta formulario principal seguido del botón Siguiente. Dejaremos seleccionado En columnas, seguido del botón Siguiente. pág. 32

34 Como nombre del formulario formulario principal seguido del botón Finalizar. Vamos a modo diseño para hacer algunas modificaciones. pág. 33

35 Ahora en los campos Familia, Cuenta y Código IVA los vamos a cambiar por un Cuadro combinado. En modo de diseño en el apartado HERRAMIENTAS DE DISEÑO DE FORMULARIO observarás tres pestañas, seleccionaremos DISEÑO, podrás seleccionar cuadro combinado. Y dibujaremos un rectángulo en el formulario. Este cuadro combinado es independiente, con ayuda del asistente este tendrá su funcionalidad. pág. 34

36 Dejaremos activada la opción Deseo que el cuadro combinado busque los valores en otra tabla o consulta, seguido del botón Siguiente. Seleccionaremos la tabla Familia, seguido del botón Siguiente. Agregaremos los dos campos, seguido del botón Siguiente. pág. 35

37 Ordenaremos por Código Familia, seguido del botón Siguiente. Desactivaremos la casilla Ocultar la columna clave (se recomienda), a continuación modificaremos los anchos de cada columna, seguido del botón Siguiente. pág. 36

38 El valor que queremos guardar Código Familia seguido del botón Siguiente. Seleccionaremos la opción Almacenar el valor en el campo: y seleccionaremos Familia, seguido del botón Siguiente. pág. 37

39 Ahora pondremos nombre a la etiqueta Familia seguido del botón Finalizar. Eliminar los campos que están seleccionados y en su lugar colocaremos los que hemos creado. pág. 38

40 Cerraremos el formulario y guardaremos los cambios, abriremos el formulario de nuevo para ver los cambios realizados. Estos pasos los tendrás que repetir con Cuentas y Código IVA. pág. 39

41 Este será el resultado: pág. 40

42 Agregar botones en los formularios Entramos al formulario en modo de diseño y en el apartado HERRAMIENTAS DE DISEÑO DE FORMULARIO en la pestaña DISEÑO observaremos la herramienta para la confección de botones. Una vez seleccionada la herramienta para hacer botones dibujaremos un rectángulo en el formulario y automáticamente aparecerá un asistente que nos irá guiando hasta la finalización del botón. Vamos a realizar los siguientes botones 1.- Ir al primer registro. 2.- Registro anterior. 3.- Ir al registro siguiente. 4.- Ir al último registro. 5.- Agregar un nuevo registro. 6.- Eliminar registro. Ir al primer registro Una vez dibujado el recuadro del botón en el formulario aparecerá la siguiente ventana: En el apartado de Categorías: seleccionaremos Navegación de registros y en el apartado de Acciones seleccionaremos Ir al primer registro, seguido del botón Siguiente. pág. 41

43 Dejaremos esta ventana con los valores que vienen por defecto, seguido del botón Siguiente. Pondremos nombre este objeto, en nuestro caso PrimerRegistro seguido del botón Finalizar. pág. 42

44 Ir al registro anterior Ahora vamos a dibujar un segundo botón. En el apartado de Categorías seleccionaremos Navegación de registros y en el apartado Acciones seleccionaremos Ir al registro anterior, seguido del botón Siguiente. Dejaremos esta ventana con los valores que vienen por defecto, seguido del botón Siguiente. pág. 43

45 Como nombre del objeto RegistroAnterior seguido del botón Finalizar. Ir al registro siguiente Ahora vamos a dibujar un segundo botón. Del apartado Categorías: seleccionaremos Navegación de registros y en el apartado Acciones seleccionaremos Ir al registro siguiente seguido del botón Siguiente. pág. 44

46 Dejaremos esta ventana con los valores que vienen por defecto, seguido del botón Siguiente. Como nombre al objeto le daremos RegistroSiguiente seguido del botón Finalizar. pág. 45

47 Ir al último registro Ahora vamos a dibujar un segundo botón. Del apartado Categorías: seleccionaremos Navegación de registros y en el apartado Acciones: seleccionaremos Ir al último registro seguido del botón Siguiente. Dejaremos esta ventana con los valores que vienen por defecto, seguido del botón Siguiente. pág. 46

48 Como nombre al objeto le daremos UltimoRegistro, seguido del botón Finalizar. Agregar un nuevo registro Ahora vamos a dibujar un segundo botón. En el apartado de Categorías: seleccionaremos Operaciones con registros en el apartado de Acciones: seleccionaremos Agregar nuevo registro seguido del botón Siguiente. pág. 47

49 En el apartado Imagen seleccionaremos Lápiz (Editar) seguido del botón Siguiente. Como nombre al objeto le daremos AgregarNuevoRegistro seguido del botón Finalizar. pág. 48

50 Eliminar registro Ahora vamos a dibujar un segundo botón. Del apartado Categorías: seleccionaremos Operaciones con registros y del apartado Acciones: seleccionaremos Eliminar registro seguido del botón Siguiente. Del apartado Imagen: seleccionaremos Papelera seguido del botón Siguiente. pág. 49

51 Como nombre al objeto le asignaremos EliminarRegistro seguido del botón Finalizar. Este será el resultado final pág. 50

52 Cambiar las propiedades a un formulario Teniendo el formulario en modo de edición desde HERRAMIENTAS DE DISEÑO DE FORMULARIO seleccionaremos la pestaña DISEÑO y de este Hoja de propiedades. Vamos a comentar varias propiedades. Podrás observar que consta de varias pestañas, Formato, Datos, Eventos, Otras y Todas, vamos a modificar los siguientes parámetros: Estilo de bordes a Ninguno Selector de registros a NO Botones de navegación a NO pág. 51

53 Barras de desplazamiento a Ninguna Cuadro de control a NO Botón cerrar NO (Para cerrar esta ventana a partir de ahora con botón derecho del ratón seleccionaremos A vista de diseño y ya podrás cerrar el formulario). Botones Maximizar y minimizar a Ninguno Cerramos el formulario, guardamos los cambios, abrimos de nuevo el formulario y este será el resultado: pág. 52

54 Crear los formularios Cuentas, Familia e IVA Ahora como tú ya tienes los conocimientos necesarios para realizar estos formularios y diseñarlos, yo te dejaré el resultado final para que tú los hagas lo más parecido. Yo utilizaré el asistente para formularios y luego haré las modificaciones oportunas. Formulario Cuentas Sí queremos eliminar la barra de desplazamiento de un campo lo seleccionamos en modo de edición y en el panel de propiedades Barra de desplazamiento lo seleccionamos a ninguna. Lo tendrás que hacer en los dos campos. Formulario Familia pág. 53

55 Formulario IVA pág. 54

56 Crear Formularios de tipo Tabular Vamos a crear tres formularios de tipo tabular para las tablas de Cuentas, Familias e IVA. Vamos a utilizar el asistente para formularios. De la pestaña CREAR seleccionaremos Asistente para formularios. Seleccionamos la tabla Cuentas y agregamos los dos campos, seguido del botón Siguiente. Seleccionamos Tabular seguido del botón Siguiente. pág. 55

57 Como nombre al formulario Formulario Cuentas Tabular, seleccionaremos la opción Modificar el diseño del formulario, seguido del botón Finalizar. Vamos a realizar las oportunas modificaciones que ya hemos practicado en ejercicios anteriores. En este caso la barra de desplazamiento la hemos dejado en Vertical ya que si hay muchos registros podremos desplazarnos para poderlos ver todos. pág. 56

58 Vamos a repetir los mismos pasos con Formulario Familias Tabular Vamos a repetir los mismos pasos con Formulario IVA Tabular Ahora vamos crear dos botones en cada formulario, uno para cambiar a vista columnas que es otro formulario y un segundo botón para cerrar el formulario. Nos iremos a modo de edición del formulario Cuentas Tabular Del apartado HERRAMIENTAS DE DISEÑO DE FORMULARIO en la pestaña DISEÑO seleccionaremos la herramienta para hacer botones. Una vez hemos dibujado el botón seleccionamos el botón cancelar. pág. 57

59 Podrás observar que en la etiqueta del botón pone el nombre del objeto si hacemos clic en el titulo le podremos cambiar el texto. Ahora lo seleccionaremos el botón con el botón derecho del ratón y del menú que aparece seleccionaremos Generar evento. pág. 58

60 Seleccionaremos la opción Generador de macros seguido del botón Aceptar. Los pasos que queremos realiza es cerrar el Formulario Cuentas Tabular y abrir el Formulario Cuentas y pasamos de una visión tabular a columnas. Ahora vamos a hacer otro botón para poder cerrar este formulario. Este proceso lo tenemos que repetir con el Formulario Familias Tabular. pág. 59

61 Y por último Formulario IVA Tabular. Ahora en los Formularios Cuentas, Formulario Familia y Formularios IVA agregaremos un botón con la etiqueta Vista Tabular y el botón de cerrar ventana. Este será el resultado para el Formulario Cuenta. Este será el resultado para el Formulario Familia. Este será el resultado para el Formulario IVA pág. 60

62 Ahora desde el Formulario Principal Agregaremos tres botones para llamar a los correspondientes formularios. pág. 61

63 Ejemplo de la Macro del botón Familia Podrás observar que en el apartado Modo de la ventana he seleccionado Diálogo esto nos impide acceder a otro formulario si antes no cerramos el formulario que se ha abierto con esta modalidad. pág. 62

64 Consultas con parámetros Son aquellas consultas que antes de ejecutarse te pregunta por aquellos parámetros por los que tiene que filtrar la consulta. En nuestro caso tenemos que hacer 6 consultas en la que nos tiene que preguntar por los siguientes parámetros: Consulta por fechas Esta consulta nos tiene que peguntar una Fecha inicio y una Fecha final para obtener la información que está comprendida entre dichas fechas. Consulta por familia Esta consulta nos tiene que preguntar por el código de algún miembro de la familia para poder hacer un seguimiento individual de sus ingresos y gastos. Consulta por cuenta Esta consulta nos tiene que preguntar pro e código de alguna cuenta para poder hacer un seguimiento de aquellos movimientos generados en esta cuenta. Consulta por fechas y familia Esta consulta nos tiene que preguntar por una fecha inicio y una fecha final, así como un código de familia, de esta forma se podrá hacer un seguimiento de los gastos e ingresos de algún miembro de la familia comprendido entre fechas. Consulta por fechas y cuenta Esta consulta nos tiene que preguntar por una fecha inicio y una fecha final, así como un código de cuenta, de esta forma se podrá hacer un seguimiento de una cuenta comprendido entre fechas. Consulta por fechas, familia y cuenta Esta consulta nos tiene que preguntar por una fecha inicio y una fecha final, así como un código de cuenta y un código de familia, de esta forma se podrá hacer un seguimiento de los movimientos de una cuenta de un determinado familiar que está comprendido entre fechas. Lo primero que vamos a realizar es una consulta sin parámetros a la que le llamaremos consulta general, ésta la iremos duplicando y agregando los parámetros correspondientes de este modo no tendremos que repetir cada consulta desde 0. De la pestaña CREAR seleccionaremos Diseño de consultas. pág. 63

65 Con los correspondientes campos: Los primeros 9 campos podrás observar que primero aparece el nombre del campo, por ejemplo Fecha y en la parte inferior el nombre de la tabla por ejemplo Control de gastos e ingresos. Los tres últimos campos son campos de fórmulas para calcular los ingresos con IVA, los gastos con IVA, y el Saldo que es la diferencia entre los Ingresos con IVA menos los gastos con IVA que a la hora de hacer los informes nos serán de gran utilidad. A continuación vamos a cerrar esta consulta y la vamos a guardar con el nombre de consulta general. pág. 64

66 Una vez seleccionada con el botón derecho del ratón seleccionaremos Copiar. Seleccionamos de nuevo el botón derecho del ratón y seleccionamos Pegar. pág. 65

67 Nos aparece una ventana donde nos sugiere el nombre de la nueva consulta, nosotros le vamos a cambiar el nombre. En nuestro caso será Consulta por fechas seguido del botón Aceptar. Seleccionamos la nueva consulta con el botón derecho del ratón y seleccionamos Vista Diseño. Del apartado HERRAMIENTAS DE CONSULTA en la pestaña DISEÑO seleccionaremos Parámetros. pág. 66

68 Como esta primera consulta tiene que preguntar por la fecha inicio y fecha final estos son los parámetros que agregamos. Seguido del botón Aceptar. Cuando empezamos a escribir los parámetros en criterios ya nos muestra una relación de ellos para no tenerlos que escribir de nuevo. Para que filtre entre unas determinadas fechas esta es la fórmula. A continuación cerramos la consulta y guardaremos los cambios. pág. 67

69 Esto lo tenemos que repetir con el resto de consultas. Seleccionamos la consulta general con el botón derecho del ratón y seleccionamos la opción Copiar. De nuevo con el botón derecho del ratón seleccionamos Pegar Cambiamos el nombre de la consulta a Consulta por familias. Seguido del botón Aceptar. A continuación la seleccionamos con el botón derecho del ratón y seleccionamos Vista de diseño. En parámetros ponemos: Seguido del botón Aceptar. pág. 68

70 Cerramos la consulta y guardamos los cambios. De nuevo seleccionamos la consulta general con el botón derecho del ratón y seleccionamos Copiar. De nuevo con el botón derecho del ratón seleccionamos Pegar. Cambiamos el nombre de la nueva consulta: Seguido del botón Aceptar. De nuevo la abrimos A vista de diseño. Agregamos el siguiente parámetro Código cuenta Este será el criterio, cerraremos la consulta y guardaremos los cambios. pág. 69

71 Para hacer la siguiente consulta vamos a duplicar la consulta Consulta por fechas y le pondremos como nombre Consulta por fechas y familia. Seguido del botón Aceptar. Ahora la vamos a abrir a Vista Diseño. Agregaremos el parámetro que le falta Código Familia, seguido del botón Aceptar. Este será el criterio, cerraremos la consulta y guardaremos los cambios.. pág. 70

72 Duplicamos de nuevo la Consulta por Fechas con el nombre de Consulta por Fechas y Cuentas Seguido del botón Aceptar, cerramos la consulta y guardamos los cambios. Ahora la vamos a abrir a Vista Diseño. Agregaremos el parámetro que le falta Código cuenta, seguido del botón Aceptar. Este será el criterio, cerraremos la consulta y guardaremos los cambios. pág. 71

73 Ahora vamos a duplicar la Consulta por fechas y familia y le podremos el nombre de Consulta por fechas familias y cuentas. Seguido del botón Aceptar, cerramos la consulta y guardamos los cambios. Ahora la vamos a abrir a Vista Diseño. Agregaremos el parámetro que le falta Código cuenta, seguido del botón Aceptar. Este será el criterio, cerraremos la consulta y guardaremos los cambios. Por último vamos a seleccionar la Consulta General con el botón derecho del ratón y la vamos a eliminar. pág. 72

74 A lo que contestaremos que Sí Estas son las consultas que tienes que tener: pág. 73

75 Hacer los correspondientes informes partiendo de las consultas que hemos creado. Vamos a realizar los informes con ayuda del asistente, esto no quiere decir que quede a nuestro gusto pero no ahorrará mucho trabajo, después en modo de vista de diseño efectuaremos nuestros retoque finales. De la pestaña CREAR seleccionaremos Asistente para informes. Para el primer informe que se llamara Informe por fechas en el apartado Tabla/Consulta hemos seleccionado Consulta por fechas hemos agregado todos los campos menos Familia, Cuentas, Ingresos y Gastos. A continuación seleccionaremos el botón Siguiente. pág. 74

76 En este caso no vamos a agregar ningún agrupamiento, seleccionaremos el botón Siguiente. Lo queremos ordenar por Fechas a continuación seleccionaremos el botón Siguiente. pág. 75

77 Lo queremos en modo Tabular y una orientación Horizontal ya que al tener muchos campos en modo vertical la información aparecería muy comprimida, a continuación seleccionaremos el botón Siguiente. Como nombre al informe Informe por fechas y seleccionaremos la opción Modificar el diseño del informe seguido del botón Finalizar. pág. 76

78 En la cabecera hemos agregado dos etiquetas que hemos vinculado con [Fecha Inicio] y [Fecha final] de este modo cuando obtengamos el listado observaremos desde que fechas lo hemos solicitado. El campo saldo le hemos asignado esta propiedad: De la ventana propiedades, la pestaña datos, donde pone Suma continua hemos seleccionado Sobre todo. Cerramos el informe y guardamos los cambios. Ahora vamos a ejecutar el informe, haciendo doble clic sobre él. Nos pide la fecha inicio a lo que le hemos contestado con la siguiente fecha: 01/01/2015, seguido del botón Aceptar. Nos pide la fecha final a lo que le hemos contestado con la siguiente fecha: 28/01/2015, seguido del botón Aceptar. pág. 77

79 Como podrás observar la columna saldo muestra en cada fila el saldo actual. Ahora solo nos queda repetir este proceso con el resto de informes. Vamos a realizar el informe que llamaremos Informe por familias. De la pestaña CREAR seleccionaremos Asistente para informes. pág. 78

80 Seleccionamos la consulta Consulta por familia agregamos todos los campos, seguido del botón Siguiente. Agregamos un nivel de agrupamiento que será el campo Cuenta, seguido del botón Siguiente. pág. 79

81 Ordenamos por Fecha seguido del botón Siguiente. Dejamos los parámetros que tiene podre defecto, seguido del botón Siguiente. pág. 80

82 Como nombre al formulario Formulario por familias y activaremos la opción Modificar el diseño del informe, seguido del botón Finalizar. Una vez modificada ha de quedar de la siguiente forma: Cerramos el informe y guardamos los cambios. Ejecutamos de nueva el informe. Consultamos por el código Famil1a 001, seguido del botón Aceptar. pág. 81

83 Este tiene que ser el resultado. Ahora vamos a realizar el informe llamado Informe por cuentas Utilizando la consulta por cuentas tienes que repetir el proceso que hicimos con anterioridad, recuerda que tienes que agrupar por Familias y ordenar por fechas. Vamos a ejecutar el informe Este será el resultado: pág. 82

84 Ahora tenemos que hacer el informe por Fechas y Familia Para ello tenemos que acceder al asistente para informes y seleccionar la Consulta por Fechas y Familia tiene que estar ordenado por fecha. Así ha de quedar el diseño y este será el resultado contestado con fecha inicio 01/01/2015 fecha final 31/01/2015 Código de familia 003 Ahora tenemos que hacer el informe por Fechas y cuentas. Para ello tenemos que acceder al asistente para informes y seleccionar la Consulta por Fechas y Cuentas tiene que estar ordenado por fecha. pág. 83

85 Este tiene que ser el diseño. Ahora al ejecutar el formulario como fecha inicial 01/01/2015 como fecha final 31/01/2015 y como código de cuenta 005. Este será el resultado: Ahora tenemos que hacer el informe por Fechas Familia y Cuenta Para ello tenemos que acceder al asistente para informes y seleccionar la Consulta por Fechas Familia y cuenta tiene que estar ordenado por fecha. pág. 84

86 Ahora cerramos el formulario y guardamos los cambios. Ejecutamos de nuevo el formulario y responderemos a las siguientes preguntas: Fecha Inicio: 01/01/2015 Fecha Final: 31/01/2015 Código Familia: 001 Código Cuenta: 001 Este será el resultado: pág. 85

87 Formulario con los 6 botones para los informes Vamos a crear un formulario que llamaremos Menú formulario informes que contendrá los 6 botones para poder imprimir todos los informes que hemos creado. Desde el diseño del formulario seleccionaremos un Imagen para poder agregar una imagen en este caso será una impresora. Vamos a agregar los 6 botones pág. 86

88 Al dibujar el botón y salir el asistente hemos seleccionado el botón Cancelar, hemos hecho clic en el texto y lo hemos escrito. Ahora vamos a explicar los pasos para asignarle a cada uno su correspondiente macro. Botón derecho del ratón sobre el primer botón y del menú que aparece seleccionaremos Generar evento. pág. 87

89 Seleccionaremos Generador de macros, seguido del botón Aceptar. Seleccionaremos le nombre del informe, tipo de vista Informe y modo de ventana Diálogo hasta que no se cierre esta ventana no tendremos acceso al resto de ventanas de esta base de datos. Cerraremos el formulario y guardaremos los cambios. Seleccionando el botón Sí. Esto lo tendrás que repetir con el resto de botones. A continuación vamos a cambiar las propiedades del formulario para una mejor presentación. Esto está comentado en la página 51 de este tutorial. pág. 88

90 Este será el resultado: pág. 89

91 Crear formularios de navegación Del menú CREAR seleccionaremos Navegación y de este Pestañas horizontales. Este constará de 4 pestañas para los siguientes formularios: Formulario Principal Formulario por Cuentas Formulario por Familias Formulario Menú Informes Seleccionaremos el primer formulario y lo arrastraremos como indica la flecha. pág. 90

92 Esto lo repetiremos con el resto de formularios. Ahora vamos a cerrar este formulario y lo guardaremos con el nombre que deja por defecto Formulario de navegación. pág. 91

93 Seleccionaremos Sí. Seguido del botón Aceptar. Lo abrimos de nuevo en modo de edición. Vamos a agregar un botón en Pie de Formulario para salir de la aplicación, para ello vamos a utilizar el asistente del botón. Dibujamos el botón. pág. 92

94 En categorías: seleccionaremos Aplicación y en acciones Salir de la aplicación seguido del botón Siguiente. Seleccionaremos Texto: Salir de la aplicación, seguido del botón Siguiente. pág. 93

95 Como nombre al botón SalirAplicación seguido del botón Finalizar. Ahora cambiamos las propiedades que se comentaron en la página 51 de este tutorial. Como en la imagen haz que este formulario ocupe lo máximo que puedas. Cerramos formulario y guardamos los cambios. pág. 94

96 Este será el resultado: pág. 95

97 Crear una macro autoejecutable El último paso que vamos a realizar es una macro que cuando se ejecute esta base de datos tiene que abrir el formulario de navegación automáticamente. De la pestaña CREAR seleccionaremos Macro. Seleccionaremos AbrirFormulario y como nombre del formulario Formulario de navegación Cerramos la macro. A lo que contestaremos Sí. pág. 96

98 Como nombre de la macro Autoexec esta macro se ejecuta automáticamente cuando abrimos la base de datos. Nota: Si mantienes presionada la tecla Mayúsculas del teclado la macro autoexce, no se ejecuta. pág. 97

99 Contenido Presentación... 1 Vamos a crear la base de datos... 2 Crear las tablas... 4 Agregar registros... 9 Relacionar tablas Crear consultas Crear los formularios Crear otra consulta para su correspondiente formulario Agregar botones en los formularios Ir al primer registro Ir al registro anterior Ir al registro siguiente Ir al último registro Agregar un nuevo registro Eliminar registro Cambiar las propiedades a un formulario Crear los formularios Cuentas, Familia e IVA Formulario Cuentas Formulario Familia Formulario IVA Crear Formularios de tipo Tabular Consultas con parámetros Hacer los correspondientes informes partiendo de las consultas que hemos creado Formulario con los 6 botones para los informes Crear formularios de navegación Crear una macro autoejecutable pág. 98