Manual solicitud y confirmación de citas para proveedores y transportistas.

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1 Página 1 de 10 Manual solicitud y confirmación de citas para proveedores y transportistas.

2 Página 2 de 10 Contenido 1. Introducción Ingreso al sistema Solicitud de Citas Confirmación y cancelación de citas... 6

3 Página 3 de Introducción El manual de solicitud y confirmación de citas para proveedores y transportistas está dirigido a los proveedores y transportistas en su proceso de solicitud, confirmación y cancelación de citas para la entrega de la mercancía en grupo éxito a nivel nacional. 2. Ingreso al sistema Ingresar a la URL: en un navegador (Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla) En el campo usuario en la parte superior derecha de la página debe ingresarse el usuario dado por grupo éxito y en el campo enfrente se debe ingresar la contraseña, luego dando clic en iniciar sesión se ingresa al sistema. Imagen 1. Ingreso Usuario y Contraseña El Contacto para solicitud y modificación de usuarios es: Julián Esteban Ruíz Analista de Infraestructura Logística Teléfono: (+57 4) ext: 6776 Julian.ruiz@grupo-exito.com

4 Página 4 de Solicitud de Citas Ingresar al modulo Gestión de citas Imagen 2. Módulo Gestión de citas Ingresar al modulo Solicitud de citas Imagen 3. Módulo solicitud de citas Para solicitar una cita se deben gestionar la información solicitada en las siguientes 3 pestañas:

5 Página 5 de 10 Capturar Orden De Compra : Se debe digitar la unidad de negocio o Dependencia donde va a hacerse la entrega y el Número de la orden de Compra u órdenes de compra que van a ser entregadas y dar clic en Guardar y automáticamente visualizara la segunda pestaña. Imagen 4. Captura orden de compra Detalle de entrega : en esta pestaña se visualiza el detalle de la entrega, donde se visualiza el nombre del proveedor, el nit del proveedor, el lugar de entrega y la orden de compra; además se ve al detalle de todos los artículos, la cantidad de cada uno y la cantidad entregado de cada artículo que tenga esa orden de Compra. Se tiene un campo de cantidad a entregar donde se debe confirmar la cantidad del artículo que se va a entregar, al digitar ese dato Se debe dar clic en Confirmar para seguir a la siguiente pestaña. Imagen 5. Detalle de entrega Detalle de Cita : En esta pestaña se ingresan los datos necesarios para la asignación de la cita por esta razón se debe diligenciar los siguientes campos obligatorios: Tipo de vehículo, Fecha de cita, Hora de cita y Tipo de cargue. Para terminar se debe dar clic en Confirmar.

6 Página 6 de 10 Imagen 6. Detalle de cita Cuando se termina de diligenciar las tres pestañas, este mostrará un mensaje emergente donde se informara el número de cita asignado para esa orden de compra. Imagen 7. Numero de cita 4. Confirmación y cancelación de citas En este módulo se visualizan las citas asignadas y las citas fijas cargadas a nombre del proveedor o transportista, este modulo cuenta con los siguientes filtros los cuales permiten buscar la cita por fecha inicial o fecha final, numero de cita, numero de orden de compra, nit de proveedor o nit de transportista, centro de distribución o GEN.

7 Página 7 de 10 Imagen 8. Filtros confirmación y cancelación de citas Este sub módulo muestra las citas fijas asignadas al proveedor o transportista, se visualizan los siguientes campos: -Número de cita: Es el número de cita asignado. -Tipo producto: Indica el GEN (tipo de mercancía) que posiblemente va a ser entregado. -Orden de compra: El número de orden de compra asignado a esa cita, si no se visualiza hace referencia a las citas fijas. -Fecha de cita: La fecha correspondiente a la cita -Hora de cita: la hora asignada a la cita -Tiempo de descargue: Este tiempo para citas fijas siempre es de 30 minutos por cita. -Proveedor: El nombre del proveedor si la cita está a nombre del proveedor -Transportista: El nombre del transportista si la cita está a nombre del transportista. -Destino: Centro de distribución de destino de la cita. -Conductor: Se visualiza el nombre del conductor que se asignó el momento de solicitar la cita, si no se asignó nada este campo estará vacío. -Placa: Placa del vehículo (Si se asignó) -Tipo de vehículo: Tipo de vehículo seleccionado

8 Página 8 de 10 -Tipo de Cargue: El tipo de cargue (Granel o estibado) este se asigna al momento de solicitar la cita -Talleres: hace referencia a las empresas talleristas de los proveedores de textiles en caso de haber sido relacionadas. Imagen 9. Tabla confirmación y cancelación de citas En la primera columna se visualiza el icono que al darle clic me permite confirmar la cita la cita, en la pantalla confirmación de citas hay dos pestañas Capturar órdenes de compra y Capturar detalle de entrega. Capturar órdenes de compra : En esta pestana se visualiza un numero de cita y un GEN, y deben relacionarse la orden de compra o las órdenes de compra que van a ser entregadas, luego dar clic en continuar.

9 Página 9 de 10 Imagen 10. Capturar órdenes de compra en confirmación de citas. Capturar detalle de entrega : Luego de asociar la o las órdenes de compra el sistema solicita que se ingrese la cantidad que va a ser entregada de cada una de las órdenes de compra relacionadas.

10 Página 10 de 10 Imagen 11. Capturar detalle de entrega en confirmación y cancelación de citas. La segunda columna contiene el siguiente icono, su funcionalidad es cancelar si es necesario la cita, al momento de dar clic, se visualizara una lista de causales, se selecciona la casual y se da clic en Aceptar de esta manera la cita desaparecerá del sistema. Imagen 12. Causales de cancelación.