REGLAMENTO INTERNO PARA LA MINI MUNI. Aprobado por el Concejo Municipal en Acta No ; punto Decimo

Transcripción

1 REGLAMENTO INTERNO PARA LA MINI MUNI Aprobado por el Concejo Municipal en Acta No ; punto Decimo MUNICIPALIDAD DE JALAPA ADMINISTRACION

2 Acuerdo de Aprobación del Reglamento Interno para la Mini Muni de la Municipalidad de Jalapa, Jalapa El Honorable Concejo Municipal de Jalapa, del departamento de Jalapa. CONSIDERANDO: Que es obligación de las autoridades municipales emitir normas y procedimientos internos que contribuyan a dar mayor consistencia, agilidad y efectividad a la gestión municipal y velar por que se rija por principios de igualdad en dignidad y derechos de todos los actores sociales; CONSIDERANDO: Que es importante que las autoridades, los funcionarios y las funcionarias, empleados y empleadas de la municipalidad conozcan con claridad las atribuciones mínimas de las dependencias municipales que por ley corresponden, para facilitar su labor en pro del desarrollo del municipio. CONSIDERANDO: Que el proceso de modernización del sistema administrativo y financiero del sector público no financiero de Guatemala, que incluye a las municipalidades del país, conlleva cambios y readecuaciones de sus estructuras organizacionales, que permitan hacer más eficiente y eficaz el proceso de gestión administrativa y financiera municipal, estructurándose desde la base de la población, para constituir un instrumento permanente de participación y representación de los pueblos Maya, Garifunas, Xinka y de la población no indígena, tomando como referencia lo establecido en los Acuerdos de Paz. CONSIDERANDO: Que de acuerdo a lo establecido en el artículo 34 del Código Municipal, el Concejo Municipal debe emitir su propio reglamento interno de organización y funcionamiento, los reglamentos y ordenanzas para la organización y funcionamiento de sus oficinas, demás disposiciones que garanticen la buena marcha de la administración municipal; adecuada a la realidad de la nación guatemalteca, la cual se caracteriza como de unidad nacional, multiétnica, pluricultural y multilingüe. POR TANTO: Con base en lo preceptuado en la Constitución Política de la República de Guatemala, artículos 253, literal c); en el Código Municipal, Decreto No , Reformado artículos 34 ; 35, literales i), j) y k) y articulo 90. ACUERDA: 1

3 PRIMERO: Aprobar el REGLAMENTO INTERNO PARA LA MINI MUNI, el cual consta de 29 artículos, cuyo texto se tiene a la vista y ha sido leído en su totalidad durante la presente sesión. SEGUNDO: Instruir al Alcalde para que gire sus instrucciones al Secretario Municipal y Jefe de Recursos Humanos a efecto que sean reproducidas las copias necesarias para que cada Director o Directora, jefe o jefa de dependencia o Encargado o Encargada de Oficina, sección o unidad, para que cuenten con un ejemplar del mismo, así como publicar en los medios electrónicos para que sea conocido por todos los empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa; así como por la comunidad misma, TERCERO: Ordenar el archivo del documento que contiene el Manual indicado como anexo de la presente acta. CUARTO: Certifíquese el presente acuerdo a donde corresponda para su conocimiento y efectos legales consiguientes. 2

4 Contenido TITULO I: DISPOSICIONES GENERALES... 5 CAPITULO UNICO. DISPOSICIONES GENERALES:... 5 ARTICULO 1. Objeto:... 5 ARTICULO 2. Marco Legal:... 5 ARTICULO 3. Naturaleza... 5 ARTICULO 4. Definiciones... 5 TITULO II: ORGANIZACIÓN DE LA MINI MUNI... 6 CAPITULO I. ORGANIZACIÓN... 6 ARTICULO 5. Autoridad Máxima Superior... 6 ARTICULO 6. Autoridad Ejecutiva... 6 ARTICULO 7. Estructura Organizacional de la Mini Muni... 6 ARTICULO 8. Funciones:... 6 ARTICULO 9. Ocupación de puestos en la Mini Muni... 6 TITULO III DERECHOS, OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES... 7 CAPITULO I. DERECHOS Y OBLIGACIONES ARTICULO 10. Derechos y Obligaciones del Personal... 7 CAPITULO II. PROHIBICIONES ARTICULO 11. Prohibiciones del Gerente Municipal... 7 TITULO IV: JORNADA DE TRABAJO, DESCANSOS Y LICENCIAS CAPITULO I. JORNADA DE TRABAJO ARTICULO 12. Jornada Ordinaria:... 8 ARTICULO 13. Horario de Jornada Ordinaria de Trabajo:... 8 ARTICULO 14. Jornada Extraordinaria... 8 ARTICULO 15. Control de Horario de Trabajo... 8 CAPITULO II. DESCANSOS, DIAS DE ASUETO Y LICENCIAS ARTICULO 16. Descansos y Días de Asueto... 9 ARTICULO 17. Licencias TITULO V: REGIMEN DE SALARIOS Y PRESTACIONES LABORALES... 9 CAPITULO I: REGIMEN DE SALARIO... 9 ARTICULO 18. Sueldos y Salarios... 9 ARTICULO 19. Prestaciones Laborales... 9 TITULO VI: EVALUACION DEL DESEMPEÑO

5 CAPITULO UNICO: EVALUACION DEL DESEMPEÑO... 9 ARTICULO 20. Evaluación del Desempeño y Rendimiento Laboral... 9 TITULO VII: REGIMEN DE SANCIONES Y REMOCION CAPITULO I SANCIONES ARTICULO 21. Faltas Leves ARTICULO 22. Faltas Graves ARTICULO 23. Derecho de Defensa ARTICULO 24. Sanciones ARTICULO 25. Calificación de las Faltas TITULO VIII: DISPOSICIONES FINALES Y TRANSITORIAS CAPITULO UNICO DISPOSICIONES FINALES Y TRANSITORIAS ARTICULO 26. Manual de Normas y Procedimientos ARTICULO 27. Aprobación y Divulgación del Reglamento ARTICULO 28. Modificaciones ARTICULO 29. Vigencia

6 REGLAMENTO INTERNO PARA LA MINI MUNI DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA. TITULO I: DISPOSICIONES GENERALES CAPITULO UNICO. DISPOSICIONES GENERALES: ARTICULO 1. Objeto: El presente Reglamento tiene como objeto regular las acciones que se realizan en la Mini Muni, para garantizar la eficacia y eficiencia administrativa de los servicios que se prestan. ARTICULO 2. Marco Legal: La Creación de la Mini Muni, se basa en el acuerdo emitido por el Honorable Concejo Municipal, en punto de acta No Punto Décimo Tercero. ARTICULO 3. Naturaleza. Se origina de la necesidad de modernización de la administración municipal, así como para descentralizar los servicios municipales, acercándolos a la población jalapaneca. ARTICULO 4. Definiciones Para los efectos de aplicación del presente reglamento y en concordancia con lo estipulado en el artículo 4; y artículo 18; de la Ley de Servicio Municipal: Trabajador Municipal es la persona individual que presta un servicio remunerado por el erario municipal en virtud de nombramiento, contrato o cualquier otro vínculo legalmente establecido, mediante el cual queda obligado a prestar sus servicios o a ejecutarle una obra formalmente a cambio de un salario, bajo la dependencia y dirección inmediata o delegada de la municipalidad o sus dependencias. 5

7 TITULO II: ORGANIZACIÓN DE LA MINI MUNI. CAPITULO I. ORGANIZACIÓN ARTICULO 5. Autoridad Máxima Superior. El Concejo Municipal en pleno es la autoridad superior de la Municipalidad y como tal, le corresponde la deliberación y decisión en asuntos de administración del patrimonio e interés de su municipio así como para modernizar la administración municipal, crear las oficinas y puestos necesarios, cuando las necesidades lo ameriten. ARTICULO 6. Autoridad Ejecutiva: El Alcalde Municipal es la autoridad administrativa para la aplicación de las normas establecidas en el presente Reglamento. ARTICULO 7. Estructura Organizacional de la Mini Muni: Para el cumplimiento de sus competencias y responsabilidades, la Mini Muni dependerá del Concejo Municipal y del Alcalde Municipal y se estructurará de la siguiente manera: Un Encargado de la Mini Muni; Dos Receptores de Tesorería Municipal; Un Receptor de la Empresa Eléctrica Municipal; Un Auxiliar de la Oficina del IUSI; Un Auxiliar de Secretaria; Dos Auxiliares de Servicios Públicos. ARTICULO 8. Funciones: Las funciones de cada uno de los empleados municipales estarán enmarcadas en la oficina municipal que representan, debiendo coordinar o resolver inconvenientes con el Director Municipal respectivo y que deban cumplir con la prestación de los siguientes servicios: a. Recepción de pagos de tasas y arbitrios. b. Recepción de pagos de Energía Eléctrica. c. Registro y Recepción de pagos de IUSI. d. Recepción de gestiones administrativas (Constancias de Residencia, honorabilidad, etc.) e. Recepción de quejas y reclamos, así como rectificación de lectura de medidores. f. Gestión de Servicios Públicos ARTICULO 9. Ocupación de puestos en la Mini Muni Para ocupar los puestos indicados en el artículo 6, cada Director Municipal en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos deberá asignar a las 6

8 personas idóneas. Y que las funciones actuales sean acorde a los trabajos que realizarán en la Mini Muni. TITULO III DERECHOS, OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES. CAPITULO I. DERECHOS Y OBLIGACIONES. ARTICULO 10. Derechos y Obligaciones del Personal. Los Trabajadores en la Mini Muni son titulares de los derechos y obligaciones que se establecen en la Constitución Política de la República, La Ley de Servicio Municipal; Reglamento Interno de Trabajo, Pacto Colectivo y otras leyes que especifican y protegen tales derechos. Los empleados son empleados municipales y gozan de los mismos derechos y obligaciones al igual que el resto de empleados municipales no importando su ubicación. ARTICULO 11. Prohibiciones: CAPITULO II. PROHIBICIONES. Además de las normas estipuladas en la Ley de Servicio Municipal y Código de Trabajo, lo siguiente: a. Suspender o abandonar sus labores sin autorización del Alcalde Municipal o justificación alguna. b. Presentarse a sus labores en estado de ebriedad, o bajo efectos estupefacientes. c. Portar armas de cualquier tipo dentro de las instalaciones de la Municipalidad. d. Utilizar recursos de la Municipalidad y emplear el equipo o herramientas que se le hubieran encomendado, en actividades que no sean para el servicio de la Municipalidad. e. Realizar cualquier actividad que pueda poner en peligro su propia seguridad, la de sus compañeros de trabajo o la de terceras personas, así como la de los bienes de la Municipalidad. f. La ejecución de hechos y las actuaciones que violan las normas de trabajo de la Municipalidad. g. Tomar medidas de hecho que violen los derechos del Jefe, subalternos, compañeros y usuarios. h. Realizar cualquier tipo de actividades de juegos de azar dentro de las instalaciones municipales. i. Realizar actos fuera de las normas morales y de pudor dentro y fuera de las instalaciones municipales. 7

9 j. Participar en actividades de proselitismo electoral utilizando tiempo y/o recursos de la municipalidad. k. Realizar compra o venta de cualquier tipo, dentro de las instalaciones municipales en horarios de trabajo. l. Consumir bebidas y alimentos frente al público. m. Escuchar música con volumen alto para evitar molestias con los compañeros de trabajo y con el público en general. n. Atender llamadas personales, o. Realizar reuniones con otros compañeros de trabajo en pasillos, o conversaciones privadas, ya que afectan la atención al público o el desempeño de sus labores. p. Cerrar las oficinas de atención, sin justificación ni previa autorización. q. Autorizar compras mayores al monto establecido. r. Firmar documentos legales o de competencia exclusiva del Alcalde o de otro funcionario municipal. s. Y otras de conformidad con los reglamentos y normas que establezca el Alcalde Municipal como máxima autoridad administrativa. TITULO IV: JORNADA DE TRABAJO, DESCANSOS Y LICENCIAS. CAPITULO I. JORNADA DE TRABAJO. ARTICULO 12. Jornada Ordinaria: La jornada de trabajo ordinaria (diurna) comprendida de lunes a viernes. ARTICULO 13. Horario de Jornada Ordinaria de Trabajo: De conformidad con las actividades que se realizan para la prestación de los servicios municipales, el horario de la jornada de trabajo se establece de Ocho horas (8:00) a dieciséis horas con treinta minutos (16:30). Con un periodo de una hora para ingerir los alimentos. ARTICULO 14. Jornada Extraordinaria: Si fuera necesario laborar en un periodo distinto al determinado en el artículo anterior, para el cumplimiento de sus objetivos y metas deberá coordinar con el Encargado de la Mini muni, la reposición del tiempo, siempre y cuando no haya sido para subsanar errores o por desatención de sus obligaciones. ARTICULO 15. Control de Horario de Trabajo: Para garantizar la asistencia del personal el Departamento de Recursos Humano, debe llevar un control de asistencia de entradas y salidas de los trabajadores municipales, a través de un reloj marcador. Su incumplimiento u omisión, se 8

10 considerará como falta grave, que deberá ser sancionada de conformidad con la Ley. CAPITULO II. DESCANSOS, DIAS DE ASUETO Y LICENCIAS. ARTICULO 16. Descansos y Días de Asueto: Los Descansos y Asuetos, se regirán por Reglamento Interno de Trabajo y el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo. ARTICULO 17. Licencias. Las licencias con o sin goce de salario, se regirán por el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo. TITULO V: REGIMEN DE SALARIOS Y PRESTACIONES LABORALES ARTICULO 18. Sueldos y Salarios. CAPITULO I: REGIMEN DE SALARIO El personal asignado a ocupar los puestos en la Mini Muni, continuará percibiendo el mismo sueldo, ya que sus actividades no variarán sustantivamente. ARTICULO 19. Prestaciones Laborales: Todos los trabajadores tiene derecho a recibir un aguinaldo anual, igual al monto de un salario mensual, Bono Catorce, gastos funerarios, Bono por Vacaciones, Bono por Productividad y todas aquellas prestaciones establecidas en el pacto colectivo. TITULO VI: EVALUACION DEL DESEMPEÑO CAPITULO UNICO: EVALUACION DEL DESEMPEÑO. ARTICULO 20. Evaluación del Desempeño y Rendimiento Laboral. La Evaluación del desempeño la realizará el Departamento de Recursos Humanos en coordinación con el Jefe Inmediato superior; quien deberá presentar los resultados ante el Alcalde y Concejo Municipal en el mes de noviembre de cada año, para determinar el desempeño de cada empleado municipal. 9

11 TITULO VII: REGIMEN DE SANCIONES Y REMOCION ARTICULO 21. Faltas Leves. CAPITULO I SANCIONES Toda infracción a la regulación municipal por acción u omisión cometida por el personal por primera vez, se considerara como falta leve, siempre y cuando la falta cometida no sea considerada como causal de despido, de conformidad con las disposiciones establecidas, por la Ley de Servicio Municipal y el presente Reglamento. Por lo tanto, el trabajador deberá ser amonestado verbalmente en la primera falta, la segunda falta se hará por escrito y si el caso lo amerita, y se reincidiera en una tercera falta, se deberá faccionar el acta respectiva. ARTICULO 22. Faltas Graves. Son aquellas que implican mayor riesgo para la institución, el bienestar de los trabajadores o trabajadoras, el desempeño de las labores, el estado de instalaciones y del equipo, así como la reputación de la municipalidad. ARTICULO 23. Derecho de Defensa. Previo a la imposición de la sanción, el afectado tiene derecho a solicitar audiencia por un término de tres días hábiles, para que por escrito ante el Jefe o Director de Recursos Humanos, exprese los descargos que estime convenientes. Si se determina que las razones expuestas son justificadas, el Alcalde tiene potestad de decidir si desiste o no a la aplicación de la medida disciplinaria. ARTICULO 24. Sanciones. La infracción del presente reglamento, a otros reglamentos, ordenanzas, a los Manuales Administrativos y de Recursos Humanos, así como de las demás disposiciones establecidas y aprobadas por el Concejo Municipal y alcalde Municipal, dará lugar a la aplicación de las sanciones siguientes: 1. Para las faltas leves: a. Amonestación verbal con constancia escrita, cuando el Personal Municipal infrinja levemente sus obligaciones laborales. Será aplicada por el Encargado de la Mini Muni. b. Amonestación escrita, cuando el Personal sea objeto de dos o más amonestaciones verbales durante el mismo mes calendario, o cometa faltas de alguna gravedad que, a juicio del Director Municipal amerite dejar constancia para la evaluación u otros fines laborales. Será aplicada por el Director Municipal que corresponda. 10

12 2. Para faltas graves: a. Suspensión de sus labores sin goce de salario hasta por máximo de ocho días, cuando el Personal Municipal hubiere sido amonestado por escrito dos veces durante el mismo mes calendario o incurra en falta de alguna gravedad pero que no constituya motivo de despido. Será aplicada por el Alcalde Municipal. ARTICULO 25. Calificación de las Faltas. Corresponderá al Alcalde Municipal la calificación de las faltas, para lo cual debe considerar la Evaluación del Desempeño y los informes escritos que al respecto presente el Jefe o Director de Recursos Humanos. TITULO VIII: DISPOSICIONES FINALES Y TRANSITORIAS CAPITULO UNICO DISPOSICIONES FINALES Y TRANSITORIAS ARTICULO 26. Manual de Normas y Procedimientos. El Manual de normas y procedimientos para el cumplimiento de sus objetivos y metas, constituye un anexo al presente reglamento y entrará en vigencia en el momento de su aprobación. ARTICULO 27. Aprobación y Divulgación del Reglamento. Aprobado el presente Reglamento por Acuerdo del Concejo Municipal deberá hacerse del conocimiento de todos los trabajadores de la Municipalidad. Así como de la población jalapaneca en general. ARTICULO 28. Modificaciones. Las modificaciones al presente Reglamento solo podrá realizarse por Acuerdo del Concejo Municipal, a propuesta de los miembros del Concejo Municipal o por el Alcalde Municipal. ARTICULO 29. Vigencia. Una vez aprobado el Reglamento por parte del Concejo Municipal, estará vigente a partir de la certificación por parte del secretario Municipal. 11

13 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA MINI MUNI ADMINISTRACIÓN

14 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINI MUNI Identificación PRP-MINI MUNI-001 1ª. Edición Febrero 2014 Nombre del Procedimiento: Procedimiento: Objetivo: ATENCION AL VECINO EN VENTANILLA El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino o contribuyente se presente a las ventanillas de recepción de pagos a realizar el pago de tasas y arbitrios. Descentralizar los servicios municipales y acercarlos a la comunidad Tiempo Estimado: 5 minutos Frecuencia: diaria Número Actividad Responsable Se presenta en ventanilla a realizar el pago respectivo (Agua, Luz, Arbitrio, etc.) Verifica información en el Sistema de Servicios GL, ingresando previamente la Clave del Servicio Indica al vecino, el monto total a cancelar, recibe el dinero y opera en el sistema Entrega original del Recibo 7-B; verificando el nombre del contribuyente y el monto cancelado Recibe el comprobante de Pago Al final del día, realiza procedimiento de Cuadre y verificación de efectivo y entrega al Encargado de la Mini Muni Realiza cuadre y coordina traslado de efectivo Vecino Receptor Receptor Receptor Vecino Receptor Encargado de Mini Muni NORMAS: 1. El monto de efectivo debe ser exactamente del mismo monto que refleje el reporte de cuadre final. 2. Si existiera diferencia en efectivo con el reporte de cuadre, deberá proceder: Si es faltante el receptor debe reponer inmediatamente el dinero. Si es sobrante, se deberá operar un recibo por concepto de ingresos varios. 3. La clave de acceso al sistema es de uso personal e intransferible, es responsabilidad del usuario el mal uso que se haga del mismo. 4. No es permitido el uso de teléfono celular en el periodo de atención al vecino. 5. No es permitido atender asuntos personales previamente a atender a los vecinos. DOCUMENTOS: 1. Recibo 7-B 13

15 Fase PRP-MINI MUNI-001 PROCEDIMIENTO ATENCION EN VENTANILLA VECINO RECEPTOR TESORERIA Y/O EMPRESA ELECTRICA ENCARGADO Inicio Agua, Luz, Boletos de ornato, arbitrios, Multas de transito, etc. Se presenta en ventanilla con su ultimo recibo de pago Verifica información en el sistema e indica el monto pendiente de pago Vecino recibe su recibo de pago Opera el pago y recibe el dinero Al final del Día, realiza cuadre y entrega de efectivo FIN Coordina con el Cajero General la entrega del dinero o el deposito FIN 14

16 Identificación MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINI MUNI PRP-MINI MUNI-002 1ª. Edición Febrero 2014 Nombre del Procedimiento: Procedimiento: Objetivo: Tiempo Estimado: ATENCION DE SERVICIOS PÚBLICOS El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino requiera de algún servicio básico municipal, Descentralizar los servicios municipales y acercarlos a la comunidad. 5 minutos Frecuencia: diaria Número Actividad Responsable 1 Se presenta a las oficinas a requerir información para requerir de algún servicio público municipal, como: Servicio de Agua, drenaje, Licencia de Construcción, Vecino Licencia de Comercio, entre otros. 2 Brinda información sobre requisitos que debe cumplir Auxiliar de Servicios Públicos 3 Si tiene dudas sobre ampliar información se comunica con el encargado de la Oficina Municipal, de las oficinas Auxiliar de Servicios Públicos centrales 4 Si el vecino queda satisfecho y cumple con los requisitos, completa la solicitud y el expediente Vecino requerido 5 Escanea la documentación y la envía por correo electrónico a oficinas centrales Auxiliar de Servicios Públicos 6 Recibe la información y gestiona la autorización o el trámite correspondiente Servicios Públicos (Central) 7 Envía Resolución de aprobado o improbado Servicios Públicos (Central) 8 Recibe la Resolución y notifica al vecino Auxiliar de servicios Públicos Mini Muni 9 Recibe información y realiza el pago correspondiente Vecino NORMAS: 1. El personal de la Mini Muni, debe requerir aprobación o no, del Encargado de la oficina municipal respectiva. 2. No retener expedientes originales por ningún motivo. 3. Informar al vecino cada etapa de su gestión. 4. El encargado de la mini Muni debe velar por la eficiencia y eficacia de las gestiones. 5. Requerir expediente completo para gestionar la solicitud. DOCUMENTOS: 1. Formulario de solicitud del servicio requerido. 2. Volantes conteniendo requisitos de los servicios. 15

17 Fase PRP-MINI MUNI-002 PROCEDIMIENTO PARA ATENCION DE SERVICIOS PUBLICOS AUXILIAR DE SERVICIOS PUBLICOS VECINO SERVICIOS PUBLICOS CENTRAL MINI MUNI Inicio Vecino se presenta a solicitar o Gestionar Servicios Publicos Brinda información y entrega volante de Requisitos Oficina Municipal de Comercio; Oficina Municipal de Transporte; Oficina Municipal de Agua; Oficina Municipal de Construcción Otras oficinas NO Tiene dudas SI Se comunica por chat con el Encargado de la Oficina Municipal responsable Envia la Solicitud a traves de Correo Electrónico Recibe solicitud y gestiona Vecino recibe notificación y realiza los pagos correspondientes Recibe información y notifica al vecino Al tener Resolución informa a la MINI MUNI enviando por correo la información FIN 16

18 Identificación MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINI MUNI PRP-MINI MUNI-003 1ª. Edición Febrero 2014 Nombre del Procedimiento: Procedimiento: Objetivo: Tiempo Estimado: ATENCIÓN DE SERVICIOS DE SECRETARÍA MUNICIPAL El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino requiera de algún servicio o trámite en secretaría municipal, Alcalde Municipal o con el Concejo Municipal. Descentralizar los servicios municipales y acercarlos a la comunidad. 5 minutos Frecuencia: diaria Número Actividad Responsable 1 Se presenta a requerir audiencias, certificaciones u otro trámite específico de Secretaría Municipal Vecino. 2 Elabora solicitud o completa formulario y requiere firma del vecino Auxiliar de Secretaria 3 Envía a Secretaria Municipal el requerimiento, por medio de correo electrónico Auxiliar de Secretaría 4 Recibe información y tramita lo requerido Auxiliar de Secretaría Municipal 5 Informa a Mini Muni sobre el estado de la solicitud Auxiliar de Secretaría Municipal 6 Recibe documentos solicitados y notifica al vecino para su entrega Auxiliar de Secretaría 7 Recibe documentos solicitados Vecino NORMAS: 1. El personal de la Mini Muni, debe requerir aprobación o no, del Secretario Municipal. 2. Al finalizar el día debe enviar las solicitudes originales a Secretaria Municipal, No retener expedientes originales por ningún motivo. 3. Informar al vecino cada etapa de su gestión. 4. El encargado de la mini Muni debe velar por la eficiencia y eficacia de las gestiones. 5. Toda solicitud debe ir respaldada con firme e identificación del vecino solicitante. DOCUMENTOS: 1. Formulario de solicitud del servicio requerido. 2. Volantes conteniendo requisitos de los servicios. 17

19 Fase PRP-MINI MUNI-003 PROCEDIMIENTO DE SERVICIOS DE SECRETARIA MUNICIPAL VECINO AUXILIAR DE SECRETARIA SECRETARIA MUNICIPAL Inicio Certificaciones de: Honorabilidad Recomendación Residencia El vecino se presenta a requerir un servicio Municipal Solicitudes de: Aut. De fierro Matriculas Certificaciones extemporaneas Elabora solicitud, requiere firma del vecino y el pago correspondiente Se entregará en 24 horas Envía solicitud a Secretaria Municipal por correo electrónico Recibe solicitud escaneada y la tramita Recibe documento Recibe documentos y notifica al vecino que pase a recogerla Al día siguiente envía la original a la Mini Muni para ser entregada FIN 18

20 Identificación MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINI MUNI PRP-MINI MUNI-004 1ª. Edición Febrero 2014 Nombre del Procedimiento: Procedimiento: Objetivo: Tiempo Estimado: ATENCIÓN DE SERVICIOS EN EL IUSI El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino requiera inscribir su propiedad en el registro del IUSI, o desee realizar el pago correspondiente. Descentralizar los servicios municipales y acercarlos a la comunidad. 5 minutos Frecuencia: diaria Número Actividad Responsable Se presenta a ventanilla del IUSI a realizar sus operaciones de Inscripción o pago Informa al vecino sobre los requisitos que debe cumplir para la inscripción y completa solicitud Completa el expediente Verifica expediente y envía documentos por correo electrónico para su registro Recibe información y registra en el sistema Notifica por correo Recibe información del registro en el sistema, opera la tarjeta de cuenta corriente y emite orden de pago Pasa a ventanilla de Tesorería a realizar el pago Vecino Auxiliar del IUSI Vecino Auxiliar del IUSI Encargado del IUSI (Central) Encargado del IUSI (Central) Auxiliar del IUSI Vecino NORMAS: 1. El auxiliar de Iusi en la Mini Muni, contará con acceso al sistema con perfil de Gestor. 2. Los registros, notas de débito y crédito, y otros solamente serán realizados en oficinas centrales. 3. Todo expediente original debe ser remito a oficinas centrales. 4. Para cuando el vecino solamente requiera realizar el pago, debe emitir la orden de pago. (inciso 7 y 8) 5. Para las inscripciones debe estar plenamente comunicado con oficinas centrales. DOCUMENTOS: 1. Formulario de solicitud del servicio requerido. 2. Volantes conteniendo requisitos de los servicios. 19

21 Fase PRP-MINI MUNI-004 PRODECIMIENTO PARA ATENCION EN EL IUSI VECINO AUXILIAR DEL IUSI IUSI CENTRAL Inicio Registro de Nueva propiedades Ordenes de pago PARA REGISTRO DE PROPIEDAD, completa formulario de solicitud Y envia por correo a IUSI CENTRAL Recibe solicitud y opera en el sistema. Se presenta a realizar operaciones de IUSI Apertura cuenta corriente y emite orden de pago Notifica por correo electrónico Realiza pago en ventanilla de Tesoreria FIN 20

22 Identificación MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINI MUNI PRP-MINI MUNI-005 1ª. Edición Febrero 2014 Nombre del Procedimiento: Procedimiento: Objetivo: Tiempo Estimado: GESTIONES DEL PERSONAL ANTE EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un empleado municipal requiera realizar alguna gestión de asuntos laborales, ante el Departamento de Recursos Humanos. Facilitar a los Empleados municipales que no se encuentren en el edificio municipal a realizar sus gestiones laborales. 5 minutos Frecuencia: eventualmente Número Actividad Responsable 1 Presenta la solicitud para el goce de su derecho laboral ante el Encargado de la Mini Muni Empleado Municipal 2 Recibe solitud, pre autoriza y traslada al Departamento de Recursos Humanos Encargado de Mini Muni 3 Recibe solicitud e informa sobre la Resolución y notifica Departamento de Recursos Humanos. 4 Recibe Resolución e informa al empleado municipal Encargado de Mini Muni 5 Recibe notificación Empleado municipal NORMAS: 1. Las gestiones laborales deben basarse en el Pacto Colectivo y la Ley de Servicio Municipal, (entre otras). 2. Las ausencias, permisos, licencias, etc. Deben coordinarse previamente con el encargado de la Mini Muni, para posteriormente notificarse al Director Municipal correspondiente. 3. El encargado de la Mini Muni debe velar porque los servicios no queden descubiertos ni cerrados, se debe brindar servicio en todo momento. 4. El encargado de mini Muni, es el responsable del orden y disciplina del equipo de trabajo. 5. Cualquier acontecimiento debe ser notificado de inmediato al Director Municipal respectivo; y al Departamento de Recursos Humanos con copia al Alcalde Municipal. DOCUMENTOS: 1. Formulario de solicitud del servicio requerido. 21

23 Fase PRP-MINI MUNI-005 PROCEDIMIENTO PARA GESTIONES DE RECURSOS HUMANOS EMPLEADO MUNICIPAL ENCARGADO MINI MUNI DEPARTAMENTODE RRHH Inicio SI/NO Solicita derecho laboral Recibe solicitud y gestiona antte el Depto. De RRHH Aprueba? Solicitud de Vacaciones Solicitud de Permisos Solicitud de Certificados del IGSS Ausencias justificadas Otros. Recibe Respuesta Recibe notificación e informa Emite Resolución o Dictamen y notifica FIN 22

24 23