PROCEDIMIENTO SOPORTE DE COSTOS FIJOS Y VARIABLES PARA CICLO

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO SOPORTE DE COSTOS FIJOS Y VARIABLES PARA CICLO El presente documento tiene como objetivo guiar y dar a conocer a las Organizaciones Ejecutoras Ganaderas Autorizadas el procedimiento para soportar los recursos asignados durante los ciclos de vacunación de fiebre Aftosa y Brucelosis Bovina.

2 1. OBJETIVO Indicar a las Organizaciones Ejecutoras Ganaderas Autorizadas la forma adecuada para soportar los recursos asignados por la Cuenta Nacional de la Carne y la Leche para cubrir los costos fijos y variables que genera la ejecución de los ciclos de vacunación contra la fiebre aftosa y la brucelosis bovina. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la asignación del recurso a las OEGAS y finaliza enviando los soportes, las facturas o documentos equivalentes y los formatos correspondientes. 3. MARCO LEGAL Primero: La Ley 89 de 1993 Estableció la cuota de fomento ganadero y lechero y creó el Fondo Nacional del Ganado para el manejo de los recursos provenientes del recaudo de la parafiscalidad, el cual se ceñirá a los lineamientos del Ministerio de Agricultura para el desarrollo del sector pecuario. Segundo: El artículo séptimo (7º) de la Ley 89 de 1993 señala que El Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Agricultura, contratará con la Federación Colombiana de Ganaderos -FEDEGAN-, la administración y recaudo final de las Cuotas de Fomento Ganadero y Lechero. Tercero: El artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 señala que Si la entidad administradora no está en condiciones de garantizar el cumplimiento de las reglas y políticas que debe regir la ejecución de las contribuciones parafiscales, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, por razones especiales definidas mediante reglamento, podrá asumir temporalmente, a través de un encargo fiduciario, la administración de dichas contribuciones y efectuar el recaudo. Cuarto: A través del artículo del Decreto 2537 de 2015, el Ministerio de Agricultura definió las razones especiales para la asunción temporal de la administración de las contribuciones parafiscales por parte de la cartera ministerial en cita, dentro de las cuales se encuentra la siguiente: Artículo Razones especiales para la asunción temporal de la administración de las contribuciones parafiscales por parte del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Se considerarán como razones especiales para que el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural asuma temporalmente la administración de las contribuciones parafiscales agropecuarias y pesqueras, las siguientes: ( )

3 2. Cuando el Fondo sea o haya sido admitido en proceso de reorganización en los términos de la Ley 1116 de 2006 y normas concordantes, así como las normas que la modifiquen, deroguen o sustituyan. Quinto: A través del Auto del 4 de agosto de 2015, la Superintendencia de Sociedades admitió al Fondo Nacional del Ganado, administrado por FEDEGAN, en un proceso de reorganización regulado por la Ley 1116 de 2006, ordenando la coordinación de dicho proceso con el que adelanta la sociedad FRIOGAN S.A. Sexto: Vencido el plazo de cuatro (4) meses indicado en el artículo 31 de la Ley 1116 de 2006, para que el promotor del acuerdo de reestructuración presentara ante el juez del concurso un acuerdo debidamente aprobado, con fundamento en el artículo 38 de la ley en cita, la Superintendencia de Sociedades profirió el Auto del 26 de mayo de 2016, en virtud del cual decretó la terminación del proceso de reorganización del Fondo Nacional del Ganado - FNG, administrado por la Sociedad Fiduciaria de Desarrollo Agropecuario S.A. FIDUAGRARIA S.A., que actúa como mandataria del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural ; ordenó la celebración del acuerdo de adjudicación de los bienes del Fondo Nacional del Ganado con la consecuente cesación de funciones de los órganos sociales y de fiscalización, así como la separación de los administradores y advirtió al deudor la imposibilidad para realizar operaciones en desarrollo de su objeto social. Séptimo: El Ministerio de Agricultura expidió el Decreto 947 de 2016, el cual ( ) tiene por objeto reglamentar las medidas necesarias para garantizar la continuidad en el recaudo e inversión de los recursos de los fondos parafiscales del sector agropecuario y pesquero, en caso de liquidación de un fondo. Puntualmente el parágrafo del artículo segundo (2º) del Decreto en cita señala que En caso de que se ordene la liquidación de un fondo parafiscal del sector agropecuario y pesquero, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural asumirá de manera temporal, por los términos máximos previstos en el artículo del presente decreto, contados a partir de la fecha de la decisión de liquidación, a través de una fiduciaria contratada en las condiciones del artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 ( ) Octavo: Con fundamento en lo dispuesto en los Decretos 2537 de 2015 y 947 de 2016, el día 8 de julio de 2016 el Ministerio de Agricultura y FIDUAGRARIA S.A., suscribieron el contrato de encargo fiduciario Nro , denominado Cuenta Nacional de la Carne y la Leche CNCL MADR, ( ) para recibir el recaudo de la cuota de fomento ganadero y lechero, para la administración y la inversión de las mismas de acuerdo a las políticas formuladas por el Gobierno Nacional a través de EL FIDEICOMITENTE, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 89 de 1993, el Decreto 947 de 2016 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, y las demás normas que le sean aplicables. Noveno: En la cláusula sexta (6ª) del contrato de encargo fiduciario, las partes definieron la conformación de un Comité Fiduciario, quien ejercería las funciones señaladas en el

4 parágrafo tercero (3º) de la cláusula en cita, entre otras, la señalada en su numeral segundo (2º) así: SEXTA. Comité Fiduciario: El Comité Fiduciario estará conformado por: 3 representantes designados por el MINISTERIO en su condición de FIDEICOMITENTE. ( ) PARÁGRAFO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ: 1. Aprobar el Manual Operativo del contrato y sus eventuales modificaciones. El aludido Manual Operativo fue aprobado por los integrantes del Comité Fiduciario en cesión del 11 de agosto de 2016 con el objetivo es establecer procesos y procedimientos necesarios para desarrollar las actividades requeridas para dar cumplimiento al objeto contratado. 4. GLOSARIO CNLC: Cuenta Nacional de la Carne y la Leche. Organización Ejecutora Ganadera Autorizada-OEGAS: Son los responsables de administrar los recursos suministrados por la CNCL para la ejecución de los ciclos de vacunación. Ciclo de vacunación: Se realiza con el fin de mantener el estatus sanitario del territorio nacional como país libre de fiebre Aftosa y Brucelosis. Costos fijos: Costo que no varía independientemente de la actividad a desarrollar. Costos variables: Costo que varían dependiendo de la actividad a desarrollar. Fiebre Aftosa: Enfermedad viral contagiosa que afecta al ganado. Brucelosis: Enfermedad infectocontagiosa producida por la bacteria Brucella abortus y afecta principalmente a las hembras bovinas. PR-SCFVC01: Código asignado para el Procedimiento Soporte de Costos Fijos y Variables para Ciclo 5. GENERALIDADES Teniendo en cuenta la magnitud de recursos que La Cuenta Nacional de La Carne y la Leche invierte en el desarrollo de las actividades que se ejecutan durante el primer y segundo ciclo de vacunación contra la fiebre aftosa y la brucelosis bovina cada año, los cuales son ejecutados por las entidades Gremiales, responsables de administrar los recursos a través de los contratos, a continuación se indica y establece la forma correcta para soportar los gastos generados durante el ciclo de vacunación.

5 Anualmente se realizan dos ciclos de vacunación y su duración es de 45 días cada uno. Las fechas de inicio y finalización para cada ciclo de vacunación se establecen a través de las resoluciones emitidas por el ICA. Los recursos invertidos por la CNCL para cubrir los gastos generados en las diferentes actividades que se desarrollan en los ciclos de vacunación anualmente, deben ser consignados en una cuenta bancaria ya sea de ahorros o corriente diferente e independiente a la que usa normalmente la OEGA. Todos los gastos pagados por las OEGAS con los recursos girados por la CNCL para el desarrollo de las actividades para los ciclos de vacunación, son sujetos de aplicación de las normas contables y tributarias en materia de retenciones en la fuente y demás impuestos si hay lugar, de conformidad con la Tabla General de Retención en la Fuente para el año fiscal vigente. La OEGA debe diligenciar en computador el Formato de Presupuesto (FR-CGA- SCFVC01) y los demás formatos de gastos ejecutados por cada rubro y así mismo informar el saldo disponible. Este formato es de uso obligatorio y debe ser enviado al área de auditoria de CNCL. *Nota: En el Formato de Presupuesto para los costos fijos se describieron los gastos de funcionamiento en los cuales las OEGAS pueden incurrir. Los documentos soportes del gastos de cada proyecto, deben enviarse al área de Auditoria de la CNCL con una carta remisoria firmada por el Representante Legal de la OEGA o la persona encargada de hacerlo, en carpetas separadas por cada uno de los conceptos aprobados en el presupuesto. La OEGA debe enviar fotocopias de todos los documentos soporte de gastos ejecutados por cada rubro aprobado en el presupuesto, incluidos las declaraciones de retención en la fuente a las cuales hace referencia el ciclo, pagadas en Bancos. La OEGA debe hacer el envío completo y oportuno de toda la información, dentro de los 15(días) calendario siguiente a la finalización del plazo de ejecución del contrato. La OEGA debe tener en cuenta, que los recursos deben ser ejecutados en los rubros que fueron autorizados y conceptos aprobados en los contratos. Se aclara que la CNCL, no es una Persona Jurídica, y por tal razón no es responsable del IVA, es decir que no tiene régimen en ese sentido y por consiguiente, no es responsable del impuesto de Reteiva al régimen simplificado, como quiera que no tiene posibilidad alguna de descontar dicho impuesto. En este orden de ideas, las personas naturales o jurídicas que en virtud de una delegación o en calidad de

6 administración, ejecuten recursos de la CNCL, adquieren las mismas condiciones de la Cuenta, y por consiguiente no deben aplicar Reteiva a los pagos que efectúen a personas de Régimen Simplificado. Para mayor claridad de lo anterior, se recomienda dar lectura al Concepto Unificado DIAN No.0001 del 19 de junio de 2003, y a la Sentencia del Consejo de Estado de la Sección Cuarta del 16 de septiembre de 2010, Expediente 16605, o las que los modifiquen o adicionen. Todos los recursos girados por la CNCL a las entidades Gremiales, para el desarrollo de las actividades de los proyectos de vacunación contra la fiebre aftosa y brucelosis bovina en cada ciclo, deben ser registrados en una cuenta contable del pasivo de la entidad, como ingresos recibidos de terceros- código 2815 según el PUC, o en la cuenta contable que aplique de acuerdo con la actividad económica de la entidad. Se recomienda que este procedimiento sea de amplio conocimiento y aplicación por parte del personal de las OEGAS y de la CNCL que lo deba conocer, con el fin de que sirva de guía y consulta permanente de la correcta ejecución de los recursos girados por la CNCL en el proyecto de vacunación contra la fiebre aftosa y brucelosis bovina, y para la presentación de los documentos soportes de gastos solicitados por el Área de Auditoría. Las OEGAS deberán soportar los recursos asignados al final del ciclo, con su factura o diligenciando el documento equivalente a factura (FR-CGA-SCFI04). En el concepto del documento equivalente, se debe especificar el tipo de costo (fijo o variable), Numero de Contrato y el desglose de cada rubro con su respectivo valor. Igualmente, se deberán adicionar los formatos detallando los gastos junto con su auxiliar por cada cuenta. Si como resultado del proceso de auditoría, se determinan diferencias en los valores ejecutados, la OEGA deberá hacer los ajustes a que haya lugar en el documento equivalente o factura.

7 COSTOS FIJOS La CNCL de acuerdo a los resultados obtenidos en las Auditorías realizadas a las OEGAS de los Costos Fijos asignados durante el Ciclo de Vacunación, determinó que para los ciclos vigentes no se discriminará el presupuesto para cada rubro, por lo tanto se asignará un valor total correspondiente a Costos Fijos. Cada OEGA, deberá soportar los gastos incurridos durante el Ciclo de Vacunación, de acuerdo a las definiciones establecidas en el documento remitido anexo a cada uno de los contratos. Los costos fijos son aquellos recursos asignados para cubrir el funcionamiento y desarrollo durante el Ciclo de Vacunación para las Organizaciones Ejecutoras Ganaderas Autorizadas (OEGA s). Los ítems contemplados dentro de este rubro son: Internet, Publicidad, y Gastos de Funcionamiento, el cual incluye Servicios Públicos, Papelería, Arrendamiento, Suministros y Envío de Suministros y Documentos Oficiales. INTERNET: Rubro asignado para pago de servicio de Internet con el fin de que los coordinadores, líderes, secretarias, programadores y digitadores cuenten con la disponibilidad del servicio para una comunicación permanente y con la capacidad amplia y suficiente durante el Ciclo de Vacunación. Cabe resaltar que la capacidad de transmisión de datos debe ser lo suficientemente amplia para que haya un óptimo desempeño en el cargue de información, por lo tanto como mínimo debe contar con un plan de 10 Mbp de descarga. El periodo de facturación debe corresponder al de la ejecución del Contrato. o Todos los pagos realizados por concepto de este rubro deben ser registrados obligatoriamente en el formato de Gastos de Servicios de Internet (FR-CGA- SCFI02). PUBLICIDAD: Rubro asignado para que las OEGA s contraten los medios de comunicaciones para difundir de manera eficiente la información relacionada con el Ciclo de Vacunación de cada periodo, entre las cuales están: o Cuñas radiales de prensa y televisión. o Perifoneo, afiches, volantes, pendones, pasacalles, entre otros. Lo anterior con el fin de que los ganaderos conozcan las fechas establecidas y la importancia de cada Ciclo de vacunación. El contenido de la publicidad debe ser autorizado previamente por la Sub Gerencia Técnica de CNCL.

8 o Todos los pagos realizados por concepto de publicidad deben ser registrados obligatoriamente en el formato de Gastos de Publicidad (FR-CGA-SCFVC03). GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: SERVICIOS PÚBLICOS: Rubro asignado para pago de servicios públicos, los cuales corresponden a Agua, energía, teléfono y Gas para satisfacer las necesidades básicas de bienestar y que el desarrollo del Ciclo de vacunación cumpla con su objetivo. Para el caso del acueducto, la CNCL asumirá el valor correspondiente al coeficiente de participación de la oficina de la CNCL y la Oficina de la OEGA s. Valor que será calculado sobre el total del costo del servicio facturado a la organización. Ejemplo Personal de la OEGA= 10 colaboradores, Personal de la CNCL en esa OEGA= 2, por tanto el consumo equivalente será un coeficiente 2/10 del valor del consumo por los colaboradores de la CNCL, y soportar la parte que corresponda a la CNCL. Para efectos de la energía, se debe tener en cuenta el consumo de los equipos utilizados para el desarrollo del ciclo, así como de los trabajadores de la CNCL que prestan los servicios en cada proyecto. Para efectos del gas natural, se debe tener en cuenta el consumo de colaboradores de la CNCL, para el efecto la organización deberá prorratear el valor de este servicio causado por el número de personas que se encuentren laborando en la organización y soportar la parte que corresponda a la CNCL. El servicio de telefonía fija, será reconocido en coeficiente equivalente al consumo de agua descrito anteriormente, en caso de telefonía celular la cuenta debe estar a nombre de la OEGA s, de lo contrario no será reconocido el gasto del coeficiente de participación, y este será reconocido solo para el desarrollo de las actividades propias del ciclo de vacunación y durante el periodo de ejecución del contrato. No se admiten cuentas de telefonía celular a nombre de persona Natural. PAPELERÍA: Rubro asignado para compra de papel para impresión, recibos de caja, carpetas, tóner, impresiones de informes, rutas y comunicados propios para el desarrollo del ciclo de vacunación, fotocopias y elementos de escritorio utilizados por los colaboradores de la CNCL. los costos deben llevar visto bueno de parte del Líder de Proyecto y autorización del Coordinador Técnico Regional.

9 ARRIENDO: Rubro asignado para pago de arrendamiento, en el caso en que la OEGA pague arriendo por sus instalaciones. La CNCL asumirá el valor del arriendo en coeficiente de participación que corresponda a los metros cuadrados que utiliza para atender el ciclo de vacunación entre otros; el espacio del líder del proyecto, la red de frio, archivo y demás instalaciones que se empleen para el desarrollo del ciclo, si la OEGA es propietaria del inmueble pasará una cuenta de cobro a la CNCL de este coeficiente. En el caso que la OEGA s se encuentre en instalaciones de entidades públicas no se reconocerá los rubros de: Arriendo y servicios públicos. SUMINISTROS: Rubro asignado únicamente para compra de hielo para aquellos vacunadores que salen con el biológico a lugares distantes sin retorno diariamente a la OEGA, elementos de aseo y cafetería para el personal de la CNCL y otros que se deriven para el adecuado funcionamiento del ciclo. ENVÍO DE SUMINISTROS Y DOCUMENTOS OFICIALES: Rubro asignado para pago de transporte de envío suministros inherentes al ciclo de vacunación y de documentos oficiales durante el Ciclo de Vacunación entre la sede OEGA y las subsedes y puntos satélites. No se puede incluir gastos por concepto de envío de biológico a sub sedes o puntos satélites. Asimismo, para todos los costos fijos se deben tener en cuenta las siguientes especificaciones: Si el proveedor del servicio está obligado a facturar, esta debe cumplir con los requisitos de ley, según lo establecido en los Artículos 615 y 617 del Estatuto Tributario. Para efectos del pago, debe solicitar al proveedor del servicio, la fotocopia del RUT actualizado (No mayor a 60 días), según lo establecido en la Resolución 139 de noviembre 21 de 2012 y conservarlo en sus archivos para efectos tributarios y contables. Si el proveedor del servicio es persona natural que no esté obligado a facturar los servicios prestados, la OEGA debe diligenciar un documento equivalente a la factura (FR-CGA-SCFI04 ), conforme a lo establecido en el Art. 3 Decreto N 522 de 2003, el cual debe contener los siguientes requisitos: - Lugar y fecha de presentación del documento. - Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva. - Nombres y apellidos del beneficiario del pago. - Número de documento de identificación del beneficiario del pago. - Concepto del servicio prestado, indicando el ciclo al que pertenece.

10 - Valor en letras y números del servicio prestado. PROCEDIMIENTO Para soportar el gasto de este servicio, la OEGA debe enviar fotocopia de la factura de venta o documento equivalente a la factura firmado por el proveedor del servicio y RUT. Adicionalmente, copia de consignación bancaria o transferencia electrónica, en la cual se evidencie el pago *Nota: Si el pago por el servicio prestado se realiza en efectivo, se debe enviar copia del comprobante de egreso. COSTOS VARIABLES Los costos variables son aquellos recursos asignados para el pago de transporte de Programadores y Vacunadores durante el Ciclo de vacunación, adicionalmente de contemplan otros gastos de transporte. TRANSPORTE PROGRAMADORES: Rubro asignado para el pago de transporte de Programadores, quienes se encargan de programar las rutas y reunirse con los ganaderos para notificarles el día de vacunación asignado a su predio. TRANSPORTE VACUNADORES: Rubro asignado para el pago de transporte de Vacunadores, quienes se encargan de visitar cada predio según la ruta asignada para realizar la vacunación. OTROS GASTOS DE TRANSPORTE: Este rubro es asignado para el pago de servicio de transporte fluvial, chalupas y/o en semovientes, pago de gasolina indicando la cantidad y distancia a recorrer, en aquellas zonas del país que así lo requieran. Los programadores y vacunadores deben presentar a la Organización Ejecutora Ganadera Autorizada sin excepción, el documento equivalente (FR-CGA-SCFI04) para el pago por la prestación de este servicio, conforme a lo establecido en el Art. 3 Decreto N 522 de 2003, el cual debe contener los siguientes requisitos: - Lugar y fecha de presentación del documento. - Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva. - Nombres y apellidos del beneficiario del pago. - Número de documento de identificación del beneficiario del pago. - Concepto del servicio prestado, indicando el ciclo al que pertenece. - Valor en letras y números del servicio prestado

11 Para soportar el gasto de este servicio, la Organización Ejecutora Ganadera Autorizada debe enviar fotocopia del documento equivalente firmado por el vacunador o programador según corresponda y con el visto bueno del líder del proyecto. Adicionalmente, adjuntar fotocopia de la consignación bancaria o transferencia electrónica de la operación realizada y comprobante de egreso firmado por los beneficiarios del pago. **Nota: Si el pago se hace en efectivo y no se elabora un comprobante de egreso por parte de la entidad Gremial a cada beneficiario, en su defecto se debe elaborar una planilla con la relación de todos los beneficiarios, en la que se registre la firma de cada uno, la cual debe coincidir con los valores registrados en el documento equivalente a la factura. Todos los pagos realizados por concepto de transporte deben ser registrados obligatoriamente en el formato de Gastos de Transporte (FR-CGA-SCFVC05) (a) A estos pagos se les debe aplicar la retención en la fuente, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente, específicamente en la tabla de retenciones para el año en vigencia (Servicios de transporte nacional de pasajeros (terrestre) para declarantes y no declarantes de renta). Todos los gastos de transporte deberán tener el visto bueno del líder proyecto. EXCLUSIÓN DE RETENCION EN LA FUENTE Para Radio, Prensa y Televisión De conformidad con el Art. 4 del Decreto 2775 de 1983 y el Art. 8 del Decreto 1512 de 1985, cuando el anunciante paga directamente la publicación del aviso al medio de comunicación sin que exista ninguna creatividad por parte del medio sino que simplemente existe una venta o alquiler de un espacio publicitario en la radio, prensa y televisión, no hay lugar a retención en la fuente conforme lo ha señalado la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante el concepto del 26 de febrero de La tarifa de retención por publicidad por honorarios: La publicidad se considera, por las normas tributarias, como un servicio calificado en el cual el factor intelectual predomina, por lo tanto sobre el valor total de los pagos o abonos que se realicen

12 por dicho concepto debe practicarse retención en la fuente a la tarifa del 10% o del 11%, según corresponda. En el orden de ideas según lo anterior, se plantean las diferentes situaciones que se pueden presentar al momento de la retención en la fuente: - Factura de venta emitida por un medio de comunicación como una emisora radial, un periódico o una cadena de televisión. En este caso no se practica retención en la fuente debido a que el espacio correspondiente a medios de comunicación como la radio, prensa y televisión por las trasmisiones que realizan no da lugar aplicarse retención en la fuente a título de renta y complementarios, sin embargo se podría practicar retención en la fuente a título de IVA, a menos que el sujeto del pago sea gran contribuyente. - Factura de venta o documento equivalente a la factura realizada por un periodista o por un tercero por concepto de publicidad en un medio de comunicaciones (radio, televisión y prensa). En este caso de acuerdo con el concepto de febrero 2 de 2007, la Dian conceptuó que en este caso se debe practicar una retención en la fuente del 10% u 11% según corresponda, a título de honorarios, debido a que el servicio de publicidad si se encuentra sometido a retención en la fuente. - Factura de venta o documento equivalente a la factura por impresión en material publicitario como pancartas, pasacalles, impresos, vallas, avisos y en general cualquier medio que conlleve divulgar anuncios cuyo destinatario final sea el público. En este caso se considera un servicio de publicidad calificado, especializado y cualificado que está sometido a retención en la fuente por concepto de honorarios a la tarifa del 10% u 11%. Los valores retenidos deben ser consignados en forma oportuna a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, a través de la declaración de retención en la fuente presentada y pagada por la OEGA, y adjuntar fotocopia de este documento junto con los soportes de legalización de recursos enviados al Área de Auditoria de la CNCL. 6. DESARROLLO N ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTO 1. Búsqueda y Adquisición del prestador del servicio. Organización Ejecutora Ganadera Autorizada.

13 2. Prestación del servicio por parte del proveedor. Proveedor 3. Cobro por servicio prestado. Proveedor 4. El proveedor está obligado a facturar? Proveedor Factura de venta RUT (Actualizado) 5. Si está obligado a facturar, debe presentar Factura de Venta de según lo establecido en los Artículos 615 y 617 del Estatuto Tributario. Proveedor Factura de venta RUT (Actualizado) 6. Si es persona natural, la OEGA debe diligenciar el documento equivalente a la factura. Organización Ejecutora Ganadera Autorizada FR-CGA-SCFI04 7. Diligenciar cada formato de gasto según el concepto. 8. Soportar los costos fijos 9. Realizar el pago oportuno de los valores retenidos a la DIAN. Organización Ejecutora Ganadera Autorizada Organización Ejecutora Ganadera Autorizada. Organización Ejecutora Ganadera Autorizada. Formatos de Gastos Formatos de Gastos. Fotocopia factura de venta o Documento Equivalente. Fotocopia por consignación o transferencia electrónica. Rut o Cedula. Fotocopia soportes de consignación. Declaración de retención. Auxiliar de contabilidad.

14 10. Envió de la documentación completa y oportunamente vía correo electrónico y correo certificado al Área de Auditoria. Organización Ejecutora Ganadera Autorizada. Factura o documento equivalente. Factura de ejecución de gastos. Soporte de ejecución de gastos 7. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del cambio Fecha Modificación Nueva Versión Versión Inicial 02/12/ Se mejora redacción en el documento. Se aclara proceso de legalización para gastos de transporte. Se aclara que conceptos se consideran gastos generales. 10/02/ Se cambia la palabra legalizar por soportar en el nombre del procedimiento. Se detallan los rubros aprobados en los costos fijos como gastos de funcionamiento y en los costos variables. Se modifican y codifican el formato y crea diagrama de flujo del proceso. 23/03/

15 8. ANEXOS - FR-CGA-SCFVC01. Formato de Presupuesto. - FR-CGA-SCFI02. Formato Gastos Servicio de Internet. - FR-CGA-SCFVC03. Formato Gasto de Publicidad. - FR-CGA-SCFI03. Formato Gastos Funcionamiento. - FR-CGA-SCFVC05. Formato Gastos de Transporte. - FR-CGA-SCFI04. Documento Equivalente a la factura. - DF-CGA-SCFVC01. Diagrama de Flujo. Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por: Lida Ariza Puentes Angela Vanessa Sanchez Profesional de Gestión Aura Maria Duarte Rojas Subdirectora Técnica Vilma Pinto de Flórez Coordinador Grupo Auditor Luz Edith Rodríguez Rojas Auditora