Donativos otorgados a organizaciones sin fines de lucro

Transcripción

1 Emitido por Aprobado por Fernando Silva Controles Internos Rebeca Araya Coordinación de Responsabilidad Corporativa Javier Matías Contralor Financiero Cynthia Arredondo Head de Recursos Humanos José Fernández COO Víctor Cairo CEO Fecha de emisión: Fecha de aprobación: Estatus Borrador Sujeto a revisión X Revisado Fecha de revisión anual 24 de septiembre de 2016 Página 1/13

2 Hoja de control de modificaciones Proced. Clave Hoja Modificación Causa Firma de Realizada Fecha Autorización Las donaciones a empleados fueron separadas para integrarse a un nuevo procedimiento. 3 En la sección II. Definiciones, se modificó el personal que integra el Comité de Donaciones. 4 Se eliminó el punto # 3 de la versión anterior y se incluyó en el procedimiento para donativos a empleados. 5 Se eliminó el punto # 13 de la versión anterior. 5 Punto # 14. Se agregó que las donaciones que son tramitadas mediante el área de Adquisiciones, serán de un valor superior a $10,000 (MXN). 5 Punto # 15. Se agregó que las compras en efectivos serán por un monto máximo de $2,000(MXN) y que los pagos que excedan de dicha cantidad se efectuarán mediante cheque nominativo del contribuyente, tarjeta de crédito, débito o de servicios, o con monederos electrónicos autorizados por la Administración Tributaria. 6 Punto # 16. Se eliminó la creación de una provisión en SAP y se agregó la creación de una reserva con cargo a una orden de donaciones para descargar lo materiales donados existentes en el almacén de AM. 4 En la sección II. Definiciones, se agregaron los incisos d) e) y f) a la definición de donativo. 4 En la sección II. Definiciones, se agregaron las definiciones de donante y donatario. 4 Se agregó la sección III. Criterios de selección. Fecha de revisión anual 24 de septiembre de 2016 Página 2/13

3 5 Se agregaron los puntos 5 y 6. 5 Se modificó el punto # 6 en relación a que en donaciones de urgente resolución, serán aprobadas de acuerdo a la DOA. 6 Punto # 9. Se agregó que los donativos de PT y subproductos menores de $10, serán aprobados por el Head de Recursos Humanos; y que sin excepción, los donativos que no cumplan con las autorizaciones correspondientes y/o que no hayan sido canalizados por el Comité de donaciones, no podrán ser entregados. 6 Se agregó el punto # 9. 7/8 Se agregó el apartado de Donativos de equipo de cómputo. 8 Se agregaron las 2 últimas viñetas al punto # Se agregó la sección VI. Otras consideraciones. 6 Se agregó el punto # 3. Febrero, 7 Se eliminó el apartado Donativos de materiales y equipos sin existencia en ArcelorMittal. 8 Se eliminó el punto # 16 de la versión anterior del apartado Donativos de materiales y equipos existentes en ArcelorMittal. 8 Se agregaron los puntos # 17 y 18 en el apartado Donativos de materiales y equipos existentes en ArcelorMittal. Febrero, Febrero, Febrero, 10 Se agregó la sección VII Anexo I. Febrero, 5 Se agregó el inciso d) a la sección III Fecha de revisión anual 24 de septiembre de 2016 Página 3/13

4 6 Se eliminó del punto # 7 la parte que decía que en donaciones de urgente resolución, serán aprobadas de acuerdo a la DOA. 6 Se modificó el punto # 8 en relación a que el Comité de Donaciones revisará las solicitudes según criterios de selección (sección III) y deberá recomendar las solicitudes al Head de Recursos Humanos y Servicios para su aprobación, antes de ser enviados a los niveles apropiados para su autorización. 6 Se agregó la sección IV. Lineamientos para la deducibilidad de las donaciones. Marzo, Se agregó el punto # 5. Marzo, Se agregó el punto # 2. Marzo, El "Anexo II fue agregado a la sección VII. 6 Se modificó el punto # 3 en relación a que solo se recibirán y entregarán autorizaciones los primeros 5 días hábiles de cada mes. Mayo, 2015 Julio, Fecha de revisión anual 24 de septiembre de 2016 Página 4/13

5 I. GENERALES Objetivo: El objetivo de este procedimiento es el establecimiento de reglas que permitan llevar el debido control de los donativos solicitados a ArcelorMittal México por la comunidad local y/o personas morales, asegurando que los donativos se otorguen y se registren de acuerdo con las disposiciones fiscales vigentes y de acuerdo a las mejores prácticas corporativas. Alcance: Este procedimiento es de aplicación para ArcelorMittal México, sus oficinas administrativas, subsidiarias y/o plantas y divisiones operativas. II. DEFINICIONES Donativo: Acto por el cual un donante transmite gratuitamente parte de sus bienes presentes a un donatario, siendo objeto de este procedimiento lo siguiente: a) Materiales y equipo en desuso ubicados en el Almacén de Recuperación de Obsoletos. b) Productos terminados Largos c) Materiales y equipos existentes en los almacenes generales d) Subproductos generados como parte de los procesos productivos e) Varilla tramos cortos f) Equipo de cómputo Donante: ArcelorMittal y/o cualquiera de sus subsidiarias y/o plantas y/o oficinas administrativas. Donatario: Persona física o moral que pretende recibir un donativo. Comité de Donaciones: Grupo de empleados de la empresa encargado de revisar y analizar las solicitudes de donativos, teniendo la facultad de aceptarlas o rechazarlas, aplicando el presente procedimiento y las disposiciones legales vigentes. Dicho comité está integrado por: a) Coordinación de Responsabilidad Corporativa b) Representante de la Dirección de Relaciones Gubernamentales c) Subgerencia de Relaciones con la Comunidad Minas. III. CRITERIOS DE SELECCIÓN a) Ubicarse en comunidades próximas a alguna de las unidades productivas de la empresa. b) Estar relacionado con alguna de actividad de las siguientes áreas: educación, salud y desarrollo comunitario. c) Llegar a un número significativo de beneficiarios directos. d) Dependencias Gubernamentales: DIF, Ejército Nacional, Marina, Estado, Municipio, etc. Fecha de revisión anual 24 de septiembre de 2016 Página 5/13

6 IV. LINEAMIENTOS PARA LA DEDUCIBILIDAD DE LAS DONACIONES 1. El área de Impuestos será responsable de publicar en la página de Intranet un resumen de las empresas de AM México autorizadas para otorgar donaciones, así como los montos límites de acuerdo a lo establecido en el Artículo 27, fracción I, último párrafo de la Ley de ISR. 2. La Coordinación de Responsabilidad Corporativa deberá llevar un control de los donativos otorgados por cada una de las empresas de AM México, a fin de vigilar que el monto total de las donaciones otorgadas por cada una de las empresas no exceda el monto límite establecido en el cuadro anterior, de lo contrario dicho excedente será considerado como no deducible, así como los donativos otorgados por aquellas empresas que no aparezcan en dicho listado. 3. La Coordinación de Responsabilidad Corporativa, una vez que el donativo fue otorgado, deberá solicitar a la Donataria el comprobante fiscal autorizado correspondiente (CFDI), a fin de hacer efectiva su deducibilidad. : Artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación. 4. Por cada evento, la Coordinación de Responsabilidad Corporativa deberá enviar al departamento de Impuestos un reporte de los donativos otorgados por cada una de las empresas de AM México a fin de aplicar su deducibilidad en el periodo correspondiente. 5. Todas aquellas donaciones consideradas como no deducibles deberán ser invariablemente aprobadas por el Comité de Donaciones y por el CEO. V. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE DONATIVOS 1. La Coordinación de Responsabilidad Corporativa es el único conducto oficial por parte de la empresa, de recibir y gestionar las solicitudes de donativos de personas e instituciones externas a la empresa con fines no lucrativos. 2. Las solicitudes de donativos entregadas directamente a la Dirección General, o a cualquier otra área o funcionario de la compañía, deberán ser canalizadas a la Coordinación de Responsabilidad Corporativa para su trámite, de acuerdo a los lineamientos de este procedimiento. 3. Las solicitudes de donativos serán recibidas únicamente a través de correo electrónico con la documentación completa (carta de solicitud y formato). Y solo se recibirán y entregarán autorizaciones los primeros 5 días hábiles de cada mes. Fecha de revisión anual 24 de septiembre de 2016 Página 6/13

7 4. La Coordinación de Responsabilidad Corporativa revisará que las solicitudes de donativos recibidas de instituciones externas sin fines de lucro, se presenten en oficios membreteados con el nombre de la institución, domicilio, sello de la institución y firma del Director(a) de la misma o representante autorizado, a fin de cumplir con las disposiciones fiscales vigentes. Asimismo, se debe adjuntar sin excepción debidamente llenado el Formato de Solicitud de Donaciones y otros Apoyos anexo al final de este procedimiento (Anexo I). 5. La Coordinación de Responsabilidad Corporativa deberá revisar en la página del SAT que la solicitud recibida corresponde a una Donataria autorizada por la Autoridad Fiscal, de lo contrario, el donativo será considerado como no deducible. ( o_donatarias.aspx). Nota: Toda compañía que en el ejercicio inmediato anterior haya obtenido una pérdida fiscal, no podrá ser una donataria autorizada y cualquier donativo que ésta efectúe, será considerado como no deducible. 6. Las solicitudes de donativos y/o sus anexos, deberán contener información sobre la organización que solicite el donativo, características de los bienes o artículos solicitados en donación, número de beneficiarios, la fecha, lugar y forma a entregar el donativo, así como el uso que se dará al mismo. 7. La Coordinación de Responsabilidad Corporativa responderá cada petición recibida por escrito siempre y cuando se envíe por correo electrónico, a efecto de informar al peticionario que su solicitud estará en trámite y pasará a revisión por el Comité de Donativos, lo anterior, para dar formalidad a la recepción de la petición y ofrecer a la peticionaria visibilidad del proceso a seguir y de los tiempos de respuesta. AUTORIZACIÓN DE LOS DONATIVOS 8. La Coordinación de Responsabilidad Corporativa formula una relación de las solicitudes de donación recibidas para presentarlas al Comité de Donaciones. 9. El Comité de Donaciones, de acuerdo a la relación recibida con solicitudes y documentación soporte anexa mencionada en la sección de SOLICITUD DE DONATIVOS, revisará y analizará lo solicitado de acuerdo a los criterios de selección indicados en la sección III del presente procedimiento, debiendo proponer sus recomendaciones de las donaciones que procedan al Head de Recursos Humanos y Servicios para su aprobación, antes de ser enviados a los niveles apropiados para su autorización, así como para la entrega de donativos. 10. Los donativos son autorizados por los niveles apropiados, de acuerdo a lo establecido en la política de delegación de autoridad (DOA): Fecha de revisión anual 24 de septiembre de 2016 Página 7/13

8 Donativos otorgados por Responsabilidad Corporativa: Con valor equivalente menor o igual a $20,000 pesos (dentro del presupuesto autorizado) aprobados por el Head de Recursos Humanos (Miembro de MC). Mayores de $20,000 pesos por el CEO. Donativos de productos terminados y subproductos existentes en la compañía aprobados por el COO. Menores de $10,000 pesos por el Head de Recursos Humanos (miembro de MC). Hasta 2 millones de pesos por el CEO y mayores de 2 millones de pesos por el Responsable del Segmento. Sin excepción, donativos que no cumplan con las autorizaciones correspondientes y/o que no hayan sido canalizados por el Comité de donativos, no podrán ser entregados. 11. Toda solicitud aprobada o rechazada de que se tenga constancia, se reportará cada seis meses, vía electrónica al Comité. DONATIVOS DE MATERIALES EN DESUSO UBICADOS EN EL ALMACEN DE RECUPERACION DE OBSOLETOS 12. Para la entrega de donativos (materiales ubicados en el Almacén de Recuperación de Obsoletos) a la comunidad, personas morales e instituciones externas, el solicitante formula un registro de materiales (orden de salida) y adjunta la autorización de la respectiva donación. La orden de salida es aprobada por la Gerencia de Inventarios y Almacenes. Nota: Cualquier aprobación otorgada mediante el uso del correo electrónico, es anexada a la orden de salida como soporte documental. 13. En el caso de materiales obsoletos, previa recomendación del Comité y autorizados de acuerdo a la DOA, el Almacén de Recuperación es el único autorizado para la entrega de materiales donados, de existir materiales obsoletos en otros almacenes o áreas, éstos serán entregados al citado Almacén. El control para la salida de los materiales de la planta, se realiza de acuerdo al procedimiento vigente. DONATIVOS DE PRODUCTO TERMINADO Y SUBPRODUCTOS 14. Las solicitudes de donativos de producto terminado y subproductos recomendadas previamente por el Comité de Donaciones y por el nivel de autoridad mencionado en el punto # 9 de este procedimiento, son recibidas por la Coordinación de Responsabilidad Corporativa (para el caso de Minas, serán recibidas por el área de Relaciones con la Comunidad de Minas) quienes informarán a través del correo electrónico, a las áreas de Administración de Ventas y Logística Externa solicitando el embarque del donativo. 15. Los donativos deberán ser registrados en el sistema SAP, a fin de documentar el proceso de pesaje mediante una orden de carga, y la salida del embarque a través de una remisión. Fecha de revisión anual 24 de septiembre de 2016 Página 8/13

9 16. La Coordinación de Responsabilidad Corporativa, al entregar el producto terminado o subproductos al donatario, deberá solicitar un comprobante firmado de recibido, un recibo firmado por la persona autorizada, y si es posible, fotografías del acto de entrega. El recibo deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Artículo 40 del Reglamento del Código Fiscal de Federación. 17. El área de Control de Accesos ubicada en la Puerta 2, será responsable de autorizar la salida del transportista, verificando previamente que la remisión indique el producto cargado y la orden de carga contemple la firma del Inspector de Aseguramiento de Calidad, de Laminación Barras o Alambrón y el Vo. Bo. del Metalurgista del área. Nota: Este punto aplica únicamente para ArcelorMittal Lázaro Cárdenas y ArcelorMittal Las Truchas. DONATIVOS DE MATERIALES Y EQUIPOS EXISTENTES EN ARCELORMITTAL 18. Para la donación de materiales, equipos o bienes obsoletos, deberá respetarse invariablemente las siguientes cantidades anuales máximas, por organización: 10 computadoras (CPU, monitor, mouse y teclado) 10 monitores para computadora 50 láminas de techo Madera: el equivalente a 3 camionetas de 3 toneladas 15 tambos de plástico Otros no contemplados en esta lista, estarán sujetos a la existencia en el Almacén 19. Para la entrega de donativos de materiales y equipos existentes en ArcelorMittal, el solicitante deberá formular un registro de materiales (orden de salida) y obtener la aprobación de la Gerencia de Inventarios y Almacenes para autorizar la salida de la planta, adjuntando la autorización de la donación correspondiente. DONATIVOS DE EQUIPOS DE CÓMPUTO 20. Toda solicitud de donación de equipo de cómputo recibida por las áreas, deberá ser canalizada al área de Coordinación de Responsabilidad Corporativa para su trámite correspondiente. 21. La Coordinación de Responsabilidad Corporativa se coordinará con el área de mantenimiento de Hardware (IT) a fin de verificar la disponibilidad de equipos y gestionar la autorización. 22. Mantenimiento de Hardware (IT), una vez que los equipos requeridos están disponibles de acuerdo a su programa de mantenimiento, deberá solicitar la autorización del COO y elaborar una orden de salida, misma que deberá ser firmada por la Gerencia de Inventarios y Almacenes a fin de autorizar la salida de los equipos de la planta. Fecha de revisión anual 24 de septiembre de 2016 Página 9/13

10 23. De manera mensual, el departamento de Mantenimiento de Hardware (IT) deberá enviar a la Coordinación de Responsabilidad Corporativa una relación de los equipos de cómputo entregados para donación, así como su documentación soporte. DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVO 24. Es responsabilidad de la Coordinación de Responsabilidad Corporativa, conservar en su archivo copia de las solicitudes de donativos, y en el caso de las solicitudes autorizadas y tramitadas, anexar copia de la documentación siguiente: Materiales obsoletos.- Copia electrónica de la orden de salida. Producto terminado.- Documentación soporte del donatario aceptada por el Comité, recibo del donatario y documentos de salida del embarque. Materiales y Equipos existentes.- Copia electrónica de la orden de salida y documentación soporte del donatario aceptada por el Comité. Equipo de cómputo.- Documento o correo soporte de la aprobación y copia electrónica de la orden de salida. Así mismo, se deberá obtener de la persona física o moral a quien se entregue el donativo, una carta que libere de toda responsabilidad a ArcelorMittal y todas sus subsidiarias por el uso de los productos donados, en el entendido de que los donativos que la empresa otorga, son de buena fe y para un beneficio social. Comprobante CFDI, en su caso VI. OTRAS CONSIDERACIONES: 1. Durante el mes de diciembre de cada año, la Coordinación de Responsabilidad Corporativa deberá preparar un informe ejecutivo para el Local Management que incluya las donaciones otorgadas, incluyendo el nombre del donatario, bienes o materiales donados, la fecha en que se otorgó, así como el objetivo del mismo. 2. La verificación del comprobante CFDI (requisitos fiscales), aplica para todo tipo de donaciones deducibles. Fecha de revisión anual 24 de septiembre de 2016 Página 10/13

11 VII. ANEXO I: Fecha de revisión anual 24 de septiembre de 2016 Página 11/13

12 ANEXO II (FUNDAMENTOS FISCALES): Artículo 27 - Fracción I, último párrafo (LISR): El monto total de los donativos a que se refiere esta fracción será deducible hasta por una cantidad que no exceda del 7% de la utilidad fiscal obtenida por el contribuyente en el ejercicio inmediato anterior a aquél en el que se efectúe la deducción. Cuando se realicen donativos a favor de la Federación, de las entidades federativas, de los municipios, o de sus organismos descentralizados, el monto deducible no podrá exceder del 4% de la utilidad fiscal a que se refiere este párrafo, sin que en ningún caso el límite de la deducción total, considerando estos donativos y los realizados a donatarias autorizadas distintas, exceda del 7% citado. Artículo 29 (CFF): Cuando las leyes fiscales establezcan la obligación de expedir comprobantes fiscales por los actos o actividades que realicen, por los ingresos que se perciban o por las retenciones de contribuciones que efectúen, los contribuyentes deberán emitirlos mediante documentos digitales a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria. Las personas que adquieran bienes, disfruten de su uso o goce temporal, reciban servicios o aquéllas a las que les hubieren retenido contribuciones deberán solicitar el comprobante fiscal digital por Internet respectivo Artículo 29-A (CFF): Los comprobantes fiscales digitales a que se refiere el artículo 29 de este Código, deberán contener los siguientes requisitos: I. La clave del registro federal de contribuyentes de quien los expida y el régimen fiscal en que tributen conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta. II. El número de folio y el sello digital del Servicio de Administración Tributaria. III. El lugar y fecha de expedición. IV. La clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se expida. V. La cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen Los comprobantes que se expidan en los supuestos que a continuación se indican, deberán cumplir adicionalmente con lo que en cada caso se específica: b) Los que amparen donativos deducibles en términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta, deberán señalar expresamente tal situación y contener el número y fecha del oficio constancia de la autorización para recibir dichos donativos o, en su caso, del oficio de renovación correspondiente. Cuando amparen bienes que hayan sido deducidos previamente, para los efectos del impuesto sobre la renta, se indicará que el donativo no es deducible. VI. El valor unitario consignado en número. VII. El importe total consignado en número o letra Fecha de revisión anual 24 de septiembre de 2016 Página 12/13

13 Artículo 40 (RCFF): Tratándose de donativos, los comprobantes respectivos deberán reunir los siguientes requisitos: I.- Nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes del donatario. II.- Lugar y fecha de expedición. III.- Nombre, denominación o razón social y domicilio del donante y, en su caso, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes. IV.- Cantidad y descripción de los bienes donados o, en su caso, el monto del donativo. V.- El señalamiento expreso que amparan un donativo y que la donataria se obliga a destinar los bienes donados a los fines propios de su objeto social. Cuando el comprobante ampare la donación de bienes, deberá consignar la siguiente leyenda: En el caso de que los bienes donados hayan sido deducidos previamente para los efectos del impuesto sobre la renta, este donativo no es deducible. Fecha de revisión anual 24 de septiembre de 2016 Página 13/13