TÉRMINOS DE REFERENCIA CONVOCATORIA PARA EL PROCESO DE SELECCIÓN BENEFICIARIOS (AS) COOPEBIS-ICETEX TABLA DE CONTENIDOS

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA CONVOCATORIA PARA EL PROCESO DE SELECCIÓN BENEFICIARIOS (AS) COOPEBIS-ICETEX TABLA DE CONTENIDOS No. TEMA 1 OBJETO 2 PROCESO DE SELECCIÓN 2.1 CONVOCATORIA 2.2 REQUISITOS MÍNIMOS 2.3 DOCUMENTOS NECESARIOS PARA SUBSIDIOS 2.4 SELECCIÓN 3 PROCESO DE CALIFICACIÓN 3.1 CALIFICACIÓN 3.2 ADJUDICACIÓN 4 GENERALIDADES SUBSIDIO 4.1 DURACIÓN SUBSIDIO 4.2 ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS AUTORIZADOS 4.3 OBLIGACIONES BENEFICIAROS 4.4 CAMBIO CENTRO EDUCATIVO 5 PROCESO DESEMBOLSO 5.1 DESEMBOLSO RECURSOS 5.2 RENOVACIÓN SUBSIDIO 6 SUSPENSIÓN Y TERMINACIÓN SUBSIDIO 6.1 CAUSALES DE SUSPENSIÓN TEMPORAL 6.2 CAUSALES SUSPENSIÓN DEFINITIVA 6.3 EFECTOS SUSPENSIÓN 7 PUBLICACIÓN TÉRMINOS DE REFERENCIA 8 PLAZO RADICACIÓN DOCUMENTOS 9 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN ASPIRANTES 10 PUBLICACIÓN PRELIMINAR ASPIRANTES 11 PUBLICACIÓN DEFINITIVA BENEFICIARIOS 1

2 TÉRMINOS DE REFERENCIA CONVOCATORIA PARA EL PROCESO DE SELECCIÓN BENEFICIARIOS (AS) COOPEBIS-ICETEX El Consejo de Administración de COOPEBIS, en uso de sus atribuciones legales y en especial la establecida en el artículo 58 del estatuto vigente y CONSIDERANDO: Que el Comité de Educación cumpliendo con lo establecido en el reglamento operativo del Convenio 0445 del 2009, mediante el cual se definieron los lineamientos para la entrega de subsidios educativos correspondientes a la Inversión en Educación Formal, convoca a los aspirantes participar en cumplimiento al procedimiento que a continuación se señala, 1. OBJETO Facilitar el acceso y permanencia del asociado y su grupo familiar (Esposa(o) e hijos), en el otorgamiento de subsidio educativo para el estudio de: educación Formal, carreras Técnicas, Tecnológicas y Profesional, en la república de Colombia (no se tendrán en cuenta formaciones académicas en el exterior por intercambios académicos u otra modalidad) y que se encuentre dentro de los estratos socioeconómicos 1, 2 y/o 3. Parágrafo 1. Para el caso de los asociados o asociadas sin hijos el subsidio se extenderá hasta un beneficiario (sobrino(a), pero se aclara que para un mismo núcleo familiar no se podrá más de dos (2) BENEFICIARIOS (AS) del subsidio.), previo estudio socioeconómico familiar. Parágrafo 2. La cooperativa se reservara el derecho de efectuar verificación de estratos socioeconómicos. 2

3 2. PROCESO DE SELECCIÓN 2.1 CONVOCATORIA. Todo proceso de selección cuyo fin sea dar alcance al objeto de este fondo, se hará mediante convocatoria a través de los diferentes medios de comunicación que la Cooperativa COOPEBIS disponga y deben garantizar que toda la población objeto de este programa educativo tenga acceso y conocimiento pertinente a esta información en forma oportuna y veras. La divulgación de las convocatorias es de responsabilidad directa de la cooperativa COOPEBIS, para lo cual deberá seguir los lineamientos y directrices que sean emitidas por el comité de educación, consejo de administración y deberá especificar como mínimo los siguientes aspectos: 1. Fecha hora y lugar de Apertura y Cierre de la Convocatoria. 2. Condiciones y requisitos mínimos que los aspirantes deben cumplir y presentar. 3. Documentos necesarios para ser sujeto al Subsidio Educativo. (Los cuales deberán ser presentados en las fechas estipuladas por la cooperativa y acorde con las fechas establecidas por los centros educativos) 4. Criterios de selección, calificación y ponderación. 5. Fecha límite para inscripciones. 6. Fechas durante las cuales se llevará a cabo el proceso de selección, calificación y adjudicación de las solicitudes recibidas. 7. Fecha de adjudicación de los subsidios. 8. Fecha y lugar de publicación de los resultados de la convocatoria. 9. Requisitos necesarios para la legalización de subsidio. 10. Fecha y hora límite para la legalización del subsidio. 11. Fecha estimada del desembolso, sujeto al acuerdo de las partes. 2.2 REQUISITOS MÍNIMOS DE LOS ASPIRANTES. Los aspirantes al subsidio deberán cumplir como mínimo con los siguientes requisitos: 1. El asociado debe pertenecer a los estratos socioeconómicos 1, 2 y/o 3 2. El asociado debe tener una antigüedad continua en la cooperativa mínimo de veinticuatro (24) meses 3. El aspirante no debe estar recibiendo otro subsidio por este concepto. (el asociado debe presentar declaración juramentada por notaria manifestando que no recibe subsidio para la actividad educativa o carrera que esta o desee cursar). 3

4 4. Haber terminado satisfactoriamente el nivel o periodo académico inmediatamente anterior y haber tenido un promedio mínimo de calificaciones de 3,5. 5. Estar válidamente admitido en un centro educativo debidamente aprobado por el Ministerio de Educación Nacional, según lo dispuesto en el Artículo décimo cuarto del presente reglamento. (No se aceptarán institutos o entidades de educación que no estén formalmente aprobadas por el Ministerio de Educación Nacional, así tengan convenios con entidades aprobadas.) 6. Para el caso de los beneficiarios o beneficiarias que aspiren el subsidio deben demostrar dependencia económica del asociado o asociada y tener una edad no superior a los 25 años. Lo anterior será verificado por la cooperativa por medio de consultas en la EPS y Fondo de Seguridad y Garantía en salud FOSYGA 2.3 DOCUMENTOS NECESARIOS PARA SER SUJETO AL SUBSIDIO EDUCATIVO. Los asociados aspirantes y/o familiares (grupo familiar Esposa(o) e hijos), se deben inscribir al subsidio educativo mediante el formulario que establezca para tal fin la cooperativa y deben adjuntar los siguientes documentos en la oficina principal de COOPEBIS. Parágrafo. Para el caso de los asociados o asociadas sin hijos el subsidio se extenderá hasta un beneficiario (sobrino(a), pero se aclara que para un mismo núcleo familiar no se podrá más de dos (2) BENEFICIARIOS (AS) del subsidio.), previo estudio socioeconómico familiar. De orden académico: 1. Para estudiantes que ya vienen cursando estudios certificados de calificaciones del último periodo académico, no se aceptaran sabanas de notas ni certificados expedidos por internet Excepto que sea emitido directamente por el centro educativo u otros medios que no correspondan al trámite directo ante el centro educativo. 2. Para BENEFICIARIOS (AS) que inician su formación académica pregrado o técnica, orden matrícula, donde se especifique el periodo a cursar, duración de estudios indicando número de semestres u años que corresponda y valor de la matrícula, no se tendrá en cuenta la extensión de semestres sea cual fuere el motivo, lo anterior con el fin de establecer los cohortes para cada beneficiario. 4

5 3. Para aspirantes a primer semestre el resultado de las pruebas SABER, debe ser mínimo de 300 puntos. De orden General: 1. Fotocopia al 150% del documento de identidad del beneficiario. Este documento debe ser previamente actualizado por parte del beneficiario cuando sea el caso, ante las bases de datos que tiene la cooperativa y el Icetex 2. Certificación bancaria en donde se debe transferir los recursos al centro educativo indicando el número de la cuenta bancaria, tipo de cuenta, titular de la cuenta y el NIT. 3. Declaración juramentada en el caso que el asociado cumplan con la condición de ser madre o padre cabeza de familia. 4. Fotocopia de un recibo de servicio público domiciliario, de su lugar de residencia, para renovación de susidios fotocopia del recibo de luz o agua del lugar de residencia y fotocopia del documento de identidad del beneficiario. La cooperativa se reservara el derecho de efectuar verificación de estratos socioeconómicos. 5. Certificación laboral o certificación de ingresos con fecha de expedición no mayor a 30 días en la cual se especifique la asignación básica salarial del asociado o beneficiario, expedida por la entidad a la cual presta sus servicios, para los independientes anexar declaración extrajuicio certificando ingresos. 6. Registro civil de nacimiento del beneficiario (a) para constatar grado de parentesco. 2.4 CRITERIOS DE SELECCIÓN. Todo proceso de selección se llevará a cabo mediante la calificación de las solicitudes recibidas, a partir de las siguientes ponderaciones para lo cual tendrán como puntaje máximo: a. Estrato socioeconómico nivel 15 b. Nivel de ingresos según certificación laboral 15 c. Mérito académico 20 d. Condición del asociado 15 e. Antigüedad del Asociado 20 f. Semestre a Cursar 15 El puntaje máximo será de cien (100) puntos, el resultado final será la consolidación de puntajes por la información consignada en el formulario 5

6 de inscripción que la cooperativa tiene dispuesto para este fin y de la documentación que se anexe como soporte. NOTA. Para la asignación del subsidio se tendrá en cuenta un puntaje mínimo de cincuenta (50) puntos. 3. PROCESO DE CALIFICACIÓN Y ADJUDICACIÓN 3.1 CALIFICACIÓN. La calificación de los criterios de selección establecidos en el artículo noveno estará a cargo de la cooperativa y se hará de la siguiente manera: Para el estrato Socioeconómico se calificará a partir de la siguiente tabla: Estrato Socioeconómico Puntaje a. Nivel de ingresos según certificación laboral o declaración extrajuicio, se calificará a partir de la siguiente tabla: Asignación básica salarial o nivel de ingresos Puntaje hasta 2 smmlv 15 Mayor de 2 y hasta 3 smmlv Mayor de 3 y hasta 4 smmlv 10 5 Mayor de 4 smmlv 0 6

7 b. Mérito Académico Para el mérito académico se calificará a partir de las siguientes variables, según corresponda en las pruebas SABER: Prueba saber PUNTAJE 1 Mayor de 400 puntos Mayor de 350 y hasta 400 puntos Mayor de 300 y hasta 350 puntos 10 5 Para aspirantes a segundo semestre, se homologara la calificación de la prueba saber con el promedio de notas del semestre inmediatamente anterior, igualmente concursara con el proceso de evaluación PROMEDIO DE NOTAS PUNTOS Mayor de de Mayor de 4.0 hasta Mayor de 3.5 hasta

8 c. Condición del Asociado La condición del asociado se medirá a partir de una de las siguientes variables: Condición del Asociado Asociado o asociada desempleado, cabeza de familia y discapacidad. Puntaje 15 Asociado o asociada o beneficiario discapacidad. con 10 Asociado o asociada Madre o Padre Cabeza de Familia. 10 Asociado o asociada desempleado temporal. 5 Nota. Solo se tomará para la calificación una sola condición. d. Antigüedad como asociado a COOPEBIS. La antigüedad del Asociado se calificará a partir de la siguiente tabla: Antigüedad del Asociado Puntaje Mayor de 96 meses 20 Mayor de 72 hasta 96 meses 15 Mayor de 48 hasta 72 meses 10 De 24 hasta 48 meses 5 8

9 e. Semestre a cursar El semestre a cursar se calificará a partir de la siguiente tabla, dando prioridad a los aspirantes de primer a primeros grados así: Periodo Académico al que Ingresa - Semestre Puntaje De 1 a 3 15 De 4 a 6 10 De 6 a 10 5 Resumen general de calificaciones Criterio a evaluar Puntaje máximo Estrato socioeconómico. 15 Nivel de ingresos. 15 Mérito académico. 20 Condición del asociado. 15 Antigüedad del asociado 20 Semestre a cursar. 15 Total ADJUDICACIÓN. El proceso de adjudicación de los subsidios estará a cargo de la cooperativa y éstos serán otorgados entre los aspirantes con mayores puntajes y hasta agotar el presupuesto disponible del fondo, protegiendo siempre la sostenibilidad de las cohortes para los beneficiarios activos, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos por el Convenio ICETEX - COOPEBIS y a partir de las siguientes especificaciones: 9

10 El subsidio cubrirá el valor de la matrícula siempre y cuando no exceda los siguientes topes: Estratos Valor subsidio 1 120% smmlv 2 80% smmlv 3 70% smmlv Parágrafo. Los porcentajes de asignación por subsidio anteriormente estipulados podrán modificarse teniendo en cuenta la demanda presentada en la convocatoria, garantizando siempre el cubrimiento de las cohortes. 4 GENERALIDADES DEL SUBSIDIO 4.1 DURACIÓN DEL SUBSIDIO. El subsidio otorgado al beneficiario que se mantenga activo, le garantizará la terminación de su formación académica superior y máximo hasta el número de periodos académicos previamente certificados de la carrera al momento de su inscripción, no cubrirá semestres perdidos. Parágrafo: El reconocimiento del subsidio se realizará hasta el cumplimiento de los periodos académicos certificados al momento de la inscripción o hasta el agotamiento de los recursos del fondo constituido entre COOPEBIS e ICETEX para tal fin, lo que se dé primero. Teniendo en cuenta el impacto económico y social que pueda generar la reforma tributaria del Cuando el beneficiario ya ha cursado algún periodo académico, el periodo máximo del subsidio estará determinado por el número de periodos académicos faltantes para completar su formación, sin repetir ningún semestre, así: 10

11 Periodo Académico al que Ingresa - Semestre Periodos a Subsidiar ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS AUTORIZADOS. Las instituciones educativas autorizadas para el desarrollo del programa de subsidios del FONDO DE EDUCACION FORMAL PARA EL CONVENIO COOPEBIS-ICETEX, serán aquellas que se encuentren clasificadas en el sistema de información de las instituciones de educación superior SNIES del Ministerio de Educación Nacional. 4.3 OBLIGACIONES DEL BENEFICIARIO. Los BENEFICIARIOS (AS) del subsidio educativo se comprometen a cumplir las siguientes obligaciones: 1. Informar oportunamente a la cooperativa sobre cualquier ingreso adicional, que constituya un subsidio o apoyo económico. 2. Presentar a la terminación del periodo académico el respectivo certificado de calificaciones, expedido por el centro educativo. 3. Presentar constancia de matrícula en los plazos señalados por la cooperativa en cada periodo académico. 4. Renovar el subsidio para cada periodo académico únicamente dentro de los plazos y términos señalados. 5. Informar oportunamente y mediante comunicación escrita sobre la suspensión temporal o definitiva de los estudios, igualmente cambio de carreras y centros educativos explicando los motivos que la ocasionaron. 6. Cumplir las condiciones con base en las cuales se le otorga el subsidio. Parágrafo. La cooperativa o beneficiario del subsidio se reservan el derecho de concertar la presentación de proyectos y/o prácticas como corresponsabilidad social con COOPEBIS. 11

12 4.4 CAMBIO DE CENTRO EDUCATIVO. En el caso que el estudiante cambie la ciudad de residencia deberá informarlo a la cooperativa y debe solicitar por medio de una comunicación escrita, el cambio de centro educativo. No se aceptarán institutos o entidades de educación que no esten formalmente aprobadas por el Ministerio de Educación Nacional, asi tengan convenios con entidades aprobadas. 5. PROCESO DE DESEMBOLSO DEL SUBSIDIO 5.1 DESEMBOLSO DE LOS RECURSOS. Una vez se hayan adjudicado los subsidios, la cooperativa deberá entregar al ICETEX un listado físico y en medio magnético o cualquier medio electrónico con las especificaciones que este determine, de los BENEFICIARIOS (AS) del subsidio junto con un oficio firmado por el representante legal y el revisor fiscal, donde se hagan responsables por cualquier inconsistencia. 5.2 RENOVACIÓN DEL SUBSIDIO. Al comenzar un nuevo periodo académico, el beneficiario debe acudir a la cooperativa para renovar su subsidio. Para este fin debe presentar los siguientes documentos: 1. Certificado de calificaciones del periodo académico inmediatamente anterior, previa expedición del centro educativo respectivo. 2. Constancia y valor de la matrícula. Para poder llevar a cabo la renovación, se debe haber aprobado el periodo académico inmediatamente anterior, teniendo en cuenta el promedio de notas indicado en el numeral 4 del artículo 7 de este reglamento, tres punto cinco (3.5). Una vez recibida y verificada la documentación, la Cooperativa procede a enviar al ICETEX el listado de BENEFICIARIOS (AS), con los valores a girar, de acuerdo a las especificaciones establecidas en el artículo décimo séptimo desembolso de los recursos, del presente reglamento. 12

13 6. SUSPENSIÓN Y TERMINACIÓN DEL SUBSIDIO 6.1 CAUSALES DE SUSPENSIÓN TEMPORAL DE DESEMBOLSOS. Son causales de suspensión temporal de los desembolsos del subsidio educativo los siguientes: a) Retiro temporal del programa de estudios por más de dos (2) periodos académicos continuos, debidamente justificados. b) Cierre temporal del centro educativo en el cual se realiza el programa de estudios, c) No presentación de reportes académicos y de las constancias de matrículas en los plazos establecidos para la renovación del subsidio. 6.2 CAUSALES DE SUSPENSIÓN DEFINITIVA DE LOS DESEMBOLSOS. Son causales de suspensión definitiva de los desembolsos del subsidio educativo los siguientes: a) Finalización de los periodos académicos para los cual se concedió el subsidio educativo. b) Abandono injustificado del programa de estudios sin previo aviso a la COOPERATIVA. c) Adulteración de documentos o presentación de información falsa. d) Utilización del subsidio para fines distintos de aquellos para los cuales fue concedido. e) Cambio de programas de estudios sin previo aviso a la COOPERATIVA. f) Cambio de centro educativo sin previa autorización por Parte de la COOPERATIVA. g) No suministrar la información a la cooperativa de ingresos adicionales por becas, comisión de estudios u otra clase de apoyo económico o subsidios durante el tiempo en que disfrute del subsidio educativo COOPEBIS. h) No presentación de las constancias de los resultados de los periodos académicos cursados y de la actualización de la información personal. i) No tramitar la renovación del subsidio según lo establecido en el presente reglamento. j) La no aprobación de un periodo por desempeño y resultados académicos. k) Muerte o incapacidad física o mental total y permanente del asociado o beneficiario del subsidio. l) Suspensión definitiva de los estudios. m) Expresa voluntad por escrito del beneficiario. 13

14 n) Incumplimiento por parte del estudiante de cualquiera de las obligaciones, según lo establecido en el presente reglamento. o) El retiro de un asociado de la Cooperativa por cualquiera de las causales establecidas en el estatuto. p) Suspensión temporal injustificada por más de dos periodos consecutivos. 6.3 EFECTOS DE SUSPENSIÓN. Cuando el retiro temporal del programa de estudios es por incapacidad médica temporal, la Junta Administradora del Fondo puede autorizar la suspensión temporal de los desembolsos por el tiempo certificado de duración de la incapacidad según la EPS de la que es usuario el(a) beneficiario y/o una IPS idónea y reconocida. La suspensión temporal de desembolso por expresa voluntad del beneficiario, puede renovarse siempre y cuando el estudiante demuestre buen rendimiento académico y continuidad en los estudios para los cuales se le otorgó el subsidio. 7. PUBLICACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Los términos de referencia serán publicados en la página WEB y serán fijados en las carteleras de la oficina principal y oficina centro de la cooperativa, DEL 25 DE NOVIEMBRE AL 12 DE DICIEMBRE PLAZO PARA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS PROCESOS DE SELECCIÓN El plazo para la presentación de documentos solicitados será durante el término comprendido entre el 12 de diciembre 2016 y 07 de enero 2017, en horario de Oficina de 8:30 A.M. a 5:00 P.M, sábados de 9:00 A.M. a 12 M. en la Oficina principal únicamente. 14

15 Por parte de la administración se efectuará una lista de chequeo de los BENEFICIARIOS (AS) aspirantes indicando los siguientes datos: Nombres y apellidos completos Documento de identidad Estrato Valor de matricula Cumplimiento de documentos indicados en el numeral 2.3 de esta convocatoria. 9. PLAZO PARA LA EVALUACIÓN Y SELECCIÓN ASPIRANTES BENEFICIARIOS (AS) El plazo para efectuar las verificaciones y evaluaciones pertinentes por parte del comité de educación estará comprendido entre el 10 y 28 de enero PUBLICACIÓN PRELIMINAR DE POSIBLES BENEFICIARIOS (AS) El listado de los y las aspirantes preseleccionados se publicaran en la página WEB, oficina principal y oficina el 31 de enero 2017, se recibirán aclaraciones entre el 1 y 4 de febrero PUBLICACIÓN DEFINITIVA DE BENEFICIARIOS (AS) El listado final de beneficiarios (as) se publicará en la página WEB, oficina principal y oficina centro el 06 de febrero Yaneth Ibagué Meza Presidenta Consejo de Administración Clemente Garay Gómez Vicepresidente Consejo de Administración Gregorio Medina Secretario Consejo de Administración 15

16 ADENDA No.1 Teniendo en cuenta las observaciones efectuadas por los asociados y asociadas a los términos de referencia del subsidio educativa convenio Coopebis-Icetex, a continuación se relacionan los ajustes que deben ser incorporados: NUMERAL 2.2 REQUISITOS MÍNIMOS DE LOS ASPIRANTES 2.3 DOCUMENTOS NECESARIOS PARA SER SUJETO AL SUBSIDIO EDUCATIVO INCORPORAR 6. Para el caso de los beneficiarios o beneficiarias que aspiren el subsidio deben demostrar dependencia económica del asociado o asociada y tener una edad no superior a los 25 años. Lo anterior será verificado por la cooperativa por medio de consultas en la EPS y Fondo de Seguridad y Garantía en salud FOSYGA De orden general: 6. Registro civil de nacimiento del beneficiario (a) para constatar grado de parentesco. 4.1 DURACIÓN DEL SUBSIDIO Parágrafo: El reconocimiento del subsidio se realizará hasta el cumplimiento de los periodos académicos certificados al momento de la inscripción o hasta el agotamiento de los recursos del fondo constituido entre COOPEBIS e ICETEX para tal fin, lo que se dé primero. Teniendo en cuenta el impacto económico y social que pueda generar la reforma tributaria del Yaneth Ibagué Meza Clemente Garay Gómez Presidenta Vicepresidente Consejo de Administración Consejo de Administración Gregorio Medina Secretario Consejo de Administración 16