Manual de Usuario del Módulo de Catalogación de Bienes

Transcripción

1 SECRETARÍA DE FINANZAS UNIDAD DE MODERNIZACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MU-UDEM-20.1 Manual de Usuario del Módulo de Catalogación de Bienes N y P Sistema de Administración Financiera Integrada Versión 1.0 Fecha: Agosto-2008 Total Págs. 74

2 Derechos Reservados 2008 SECRETARIA DE FINANZAS Todos los Derechos Reservados. Ninguna parte de este material puede ser reproducido de ninguna manera, ni fotostática, microfilm, serigrafía, o de alguna otra manera, o incorporado dentro de un sistema de información, electrónico o mecánico, sin una autorización escrita de la Secretaria de Finanzas, dueño del derecho reservado. Secretaria de finanzas 2 / 74 unidad de modernización

3 TABLA DE CONTENIDOS 1. Objetivo del Manual Diseño Conceptual Variables utilizadas PERFILES Perfiles de Usuario de Catalogación, Administrador de Tablas Perfiles de Aprobación de una Solicitud de Catalogación y Solicitud de Tablas del Catálogo BOTONES USADOS EN EL SISTEMA ESTADOS DE LOS DOCUMENTOS DURANTE PROCESO DE LA CATALOGACIÓN DE BIENES Y LA ADMINISTRACIÓN DE TABLAS DEL CATÁLOGO ESTRUCTURA FÍSICA PARA ADMINISTRAR LAS TABLAS DEL CATALOGO ESTRUCTURA FÍSICA DE UNA SOLICITUD DE CATALOGACIÓN (F-CAT-01) Proceso de Tablas del Catálogo DIAGRAMA DE PROCESO CARGA DE FORMULARIO DE TABLA DE MARCAS (T-CAT-03) Creación de Una Solicitud de Tabla de Marcas Cabecera Descripción del Formulario Cuerpo del Formulario Verificación del registro de una Tabla de Marca Aprobación de una Tabla de Marca CARGA DE FORMULARIO DE TABLA DE UNIDADES DE MEDIDA (T-CAT-01) Elaboración de Una Solicitud de Tabla de Unidades de Medida Cabecera Descripción del Formulario Cuerpo del Formulario Verificación del registro de una Tabla de Unidad de Medida Aprobación de una Tabla de Unidad de Medida CARGA DE FORMULARIO DE TABLA DE CÓDIGOS DE ERROR (T-CAT-04) Elaboración de Una Solicitud de Tabla de Códigos de Error Cabecera Descripción del Formulario Cuerpo del Formulario Verificación del registro de una Tabla de Códigos de Error Aprobación de una Tabla de Códigos de Error MODIFICACIÓN Y ANULACIÓN DE TABLAS DEL CATÁLOGO DE BIENES Modificaciones de Tablas de Marcas, Unidades de Medidas y Códigos de Error del Catálogo de Bienes Aprobación de un Documento de Modificaciones a las Marcas, Unidades de Medida y Códigos de Error Anulación de Tablas de Marcas, Unidades de Medidas y Códigos de Error del Catálogo de Bienes Aprobación de un Documento de Anulación de Marcas, Unidades de Medida y Códigos de Error Procesos de Solicitud de Catalogación DIAGRAMA DE PROCESO CARGA DE SOLICITUD DE CATALOGACIÓN (F-CAT-01) Elaboración de Solicitud de Catalogación Cabecera Descripción del Formulario Cuerpo del Formulario Verificación del registro de la Solicitud de Catalogación Aprobación de la Solicitud de Catalogación Secretaria de finanzas 3 / 74 unidad de modernización

4 5.3. MODIFICACIÓN Y ANULACIÓN DE UNA SOLICITUD DE CATALOGACIÓN BIENES Modificación de una Solicitud de Catalogación de Bienes Aprobación de un Documento de Modificaciones a Ítem de las Solicitudes de Catalogación de Bienes Anulación de una Solicitud de Catalogación de Bienes Aprobación de un Documento de Anulación a Ítem de las Solicitudes de Catalogación de Bienes Secretaria de finanzas 4 / 74 unidad de modernización

5 1. Objetivo del Manual Brindar una herramienta de guía a los usuarios de las diferentes Gerencias Administrativas en el manejo de los procesos que conforman la Catalogación de los Bienes Nacionales, componente del Subsistema de Administración de Bienes Nacionales del Sistema Integrado de Administración Financiera SIAFI. Además de presentar un resumen conceptual donde se describen diferentes términos empleados en el modulo. Secretaria de finanzas 5 / 74 unidad de modernización

6 2. Diseño Conceptual El proceso de Catalogación parte del instrumento básico del Sistema de Administración de Bienes que permite identificar todos los bienes de Uso y de Consumo de las Instituciones del Sector Público. En ese sentido en este Catálogo de Bienes se registrarán las especificaciones del ítem, sus propiedades la unidad de medida, marca y observaciones, si corresponde. Para ello se ha relacionado con el Clasificador Estándar de Bienes y Servicios ONCAE a quien la Ley de Contrataciones del Estado mediante Decreto N , Capítulo III Estructura Organizativa, ha creado la Oficina Normativa de Contratación y Adquisiciones del Estado para que sea responsable de dictar normas e instructivos, desarrollar o mejorar los sistemas de contratación administrativas en sus aspectos operacionales, técnicos y económicos, así como, la prestación de asesoría y la coordinación de actividades que orienten y sistematicen los procesos de contratación del Sector Público. Para cumplir dicho objetivo, ha adoptado e implementado el Clasificador Estándar de Bienes y Servicios de Naciones Unidas, United Nations Estándar Products and Services Code (UNSPSC), como Clasificador oficial para el Sistema de Adquisición de Bienes y Servicios, en todo el ámbito del Sector Público. A objeto de respetar la normativa en actual vigencia, la catalogación de los diferentes ítems específicos en el Catálogo de Bienes que se ha desarrollado, se habilitarán a partir de la codificación del Clasificador Estándar de Bienes y Servicios de la ONCAE que cuenta con 4 niveles, siendo éstos los siguientes: Segmento: La agregación lógica de familias para propósitos analíticos; Familia: Una categoría de un grupo reconocido de productos interrelacionados; Clase: Un grupo de productos compartiendo un uso o función común; Material: Productos o Servicios. En ese sentido el Catálogo de Bienes en el Nuevo SIAFI, ha sido desarrollado como un instrumento que permita a todas las Unidades de Bienes del Sector Público, así como a la Oficina de Administración de Bienes Nacionales realizar el registro de todos los Bienes de Uso y de Consumo en el Inventario General de Bienes, para el efecto se ha visto la necesidad de contar con un quinto nivel de desagregación, permitiendo articular el funcionamiento del Clasificador Estándar de Bienes y Servicios de la ONCAE que sólo considera un cuarto nivel, con el Sistema de Administración de Bienes del SIAFI. El quinto nivel corresponde la descripción específica del ítem o ítems que se requiera catalogar, los cuales contendrán la siguiente información: Tipo de bien, que puede ser de Uso o Consumo, éstos a la vez puede tener asociados otros ítems, pero que se catalogan de forma independiente del ítem principal, habilitándose un campo que se llama Compuesto. Asimismo, si se trata de Bienes de Consumo se debe analizar si estos son perecederos; Unidad de Medida, en base a la descripción de la misma y de la simbología, el sistema le asignará un código de forma automática y correlativa; Marca, que de igual manera que la Unidad Medida, se registrará la descripción y el sistema le asignará automáticamente el código de forma correlativa y las Observaciones, en este campo se registrará el resumen de la solicitud de catalogación de nuevos ítems o las observaciones que se consideren pertinentes. De esta forma el ítem se identificará por el código de la ONCAE que corresponde hasta el cuarto nivel, este código se relaciona en forma automática con el código de ítem del SIAFI que corresponde al quinto nivel. Secretaria de finanzas 6 / 74 unidad de modernización

7 La responsabilidad de la administración del Catálogo de Bienes del SIAFI es de la Oficina de Administración de Bienes Nacionales, dependiente de la Contaduría General de la República, quienes catalogarán los ítems en forma directa y aprobarán o rechazarán cada una de las solicitudes de catalogación que efectúen las Gerencias Administrativas o Unidades Ejecutoras-Almacén de las diferentes instituciones del Gobierno. Secretaria de finanzas 7 / 74 unidad de modernización

8 3. Variables utilizadas 3.1. Perfiles Perfiles de Usuario de Catalogación, Administrador de Tablas. Los responsables del Ingreso de una Solicitud de Catalogación y la Administración de las Tablas son: Tipo de Gerencia Perfil Descripción Gerencia Administrativa/Unidad Ejecutora 1227 Usuario de Catalogación Bienes Nacionales (CGR) 1220 Administrador de Tablas Perfiles de Aprobación de una Solicitud de Catalogación y Solicitud de Tablas del Catálogo. Tipo de Gerencia Bienes Nacionales (CGR) Bienes Nacionales (CGR) Perfil Descripción 1228 Responsable de Catalogación de Bienes 1221 Responsable de Administrador de Bienes Nacionales 3.2. Botones usados en el Sistema Salir de la ventana actual Insertar nuevo registro Modificar un registro Ingresar criterios de búsqueda Ir a un registro inferior Ir a un registro a la derecha Desverificar un registro Consultar un registro Consulta de documentos asociados Rechazar un registro Imprimir un reporte / documento Eliminar un registro / documento Limpiar un registro Ir a un registro superior Ir a un registro a la izquierda Verificar un registro Aprobar un registro Consulta consolidado de marcas Consulta consolidado de unidades de medida Consulta consolidado de códigos de error Grabar un registro Secretaria de finanzas 8 / 74 unidad de modernización

9 3.3. Estados de los documentos durante proceso de la Bienes y la Administración de Tablas del Catálogo. Catalogación de Elaborado: Estado de un documentoo que ha sido guardado solamente. Verificado: Si un documento elaborado se revisa y este no será modificado, se presiona el botón y el documento pasa al estado Verificado, aparece el icono que se utiliza para desverificar y regresar al estado elaborado. Aprobado: Para aprobar un documento que ha sido verificado se utiliza el botón pasa a la siguiente instancia. de esta forma el documento Rechazado: Cuando una Solicitud de Catalogación que ha sido verificada y se va a rechazar se utiliza el botón, de rechazado. (Esta operación es utilizada solamente en la Solicitud de Catalogación para documentos verificados que no se van a aprobarr por cualquier error que presente la catalogación). Secretaria de finanzas 9 / 74 unidad de modernización

10 3.4. Estructura Física para Administrar las Tablas del Catalogo El documento consta de cuatro partes: A B C D Cabecera Descripción del Formulario Cuerpo del Documento Usuario y fecha de operación Las cuales se muestran en la pantalla, su carga se explicará paso a paso más adelante Secretaria de finanzas 10 / 74 unidad de modernización

11 3.5. Estructura Física de una Solicitud de Catalogación (F-CAT-01) El documento F-CAT-01 consta de cuatro partes: A B C D Cabecera Descripción del Formulario Cuerpo del Documento Usuario y fecha de operación Las cuales se muestran en la pantalla, su carga se explicará paso a paso más adelante Secretaria de finanzas 11 / 74 unidad de modernización

12 4. Proceso de Tablas del Catálogo 4.1. Diagrama de Proceso Secretaria de finanzas 12 / 74 unidad de modernización

13 4.2. Carga de Formulario de Tabla de Marcas (T-CAT-03) Creación de Una Solicitud de Tabla de Marcas Una vez que el usuario ha ingresado al sistema seleccionará el Perfil 1220, aparecerá la pantalla principal con el menú de Sistema de Administración de Bienes el cual deberá expandir ubicándose sobre el, y haciendo doble clic o un clic sobre el icono de expansión ubicado en la parte inferior de la pantalla, y se mostrará la carpeta Tablas del Clasificador de Bienes. Luego ingresará a la opción de Solicitud de Tablas del Catálogo de Bienes dando doble clic sobre la carpeta Tablas del Clasificador de Bienes o un clic en el botón ejecutar se generará la siguiente pantalla. ubicado en la parte inferior de la pantalla y Secretaria de finanzas 13 / 74 unidad de modernización

14 Posteriormente se da doble clic sobre la carpeta de Solicitud de Tablas del Catálogo y aparecerá la bandeja de entrada como se ve en la pantalla siguiente, la cual nos muestra la entrada para el registro de los documentos de Tablas del Catálogo. Se da clic en el icono ingresar nuevo registro, botón ubicado en la barra de herramientas, el cual nos llevará al documento de Tablas del Catálogo. Secretaria de finanzas 14 / 74 unidad de modernización

15 La Solicitud de Tabla de Marcas T-CAT-03, está compuesto de: A Cabecera En la que se detalla Institución Lugar Fecha de Elaboración Estado del Documento Esta pantalla nos muestra la información de la institución, lugar y fecha de elaboración, así como el estado del documento. B Descripción del Formulario Tipo de Operación Tipo de Operación Creación: cuando se trata de solicitud de Marcas que no han sido creada anteriormente. En este caso seleccionaremos Creación: B Secretaria de finanzas 15 / 74 unidad de modernización

16 C Cuerpo del Formulario Marca Se da un clic en la viñeta de Marcas y se generará esta pantalla en la cual anotará la descripción de la marca (marcas) que se desea crear y automáticamente el sistema le coloca un cheque en la viñeta vigente. Una vez digitada la descripción de la marca se da un clic en el icono de grabar, y automáticamente se asigna el código correlativo de dicha marca; en el caso de la creación de varias marcas en la misma solicitud se deberá posicionar en la siguiente línea que corresponde a la descripción de la subsiguiente marca y así el sistema colocará el código de la marca creada en la descripción anterior Verificación del registro de una Tabla de Marca Una vez llena la Solicitud de Tabla la parte superior de la pantalla: de Marca está lista para su verificación, dando clicc al icono ubicado en Secretaria de finanzas 16 / 74 unidad de modernización

17 La pantalla final se muestra a continuación: Así es como se ve el formulario pasa de estado elaborado a verificado. Secretaria de finanzas 17 / 74 unidad de modernización

18 Automáticamente el sistema muestra el número de documento que estamos procesando y anota el nombre del usuario y la fecha en que verificó dicho documento Aprobación de una Tabla de Marca El usuario con el perfil 1221 deberá ingresar al sistema, en la pantalla principal aparecerá el siguiente menú, el cual desplegará dando un clic sobre el. Se desplegará la carpeta de Tabla del Clasificador de Bienes dando un clic sobre ella, para llegar a la opción de Aprobación Solicitud de Tablas del Catálogo, a la cual ingresamos dando doble clic sobre la misma. Secretaria de finanzas 18 / 74 unidad de modernización

19 Cuando se ingresa a la opción de aprobación aparece la siguiente pantalla, en la que le muestra todos los documentos en estado de verificado pendientes de su aprobación. El usuario deberá posicionarse sobre el documento que necesita aprobar y luego dar un clic al icono nos llevará al documento original, aprobar; se revisa y si está de acuerdo lo aprueba haciendo clic al icono el cual de El documento pasa de un estado verificado a aprobado. El sistema anota el nombre de usuario y la fecha de su aprobación. Secretaria de finanzas 19 / 74 unidad de modernización

20 4.3. Carga de Formulario de Tabla de Unidades de Medida (T-CAT-01) Elaboración de Una Solicitud de Tabla de Unidades de Medida Una vez que el usuario ha ingresado al sistema seleccionará el perfil 1220, aparecerá la pantalla principal con el menú del Sistema de Administración de Bienes el cual deberá expandir ubicándose sobre el, y haciendo doble clic o un clic sobre el icono de expansión carpeta Tablas del Clasificador de Bienes. ubicado en la parte inferior de la pantalla, y se mostrará la Secretaria de finanzas 20 / 74 unidad de modernización

21 Luego ingresará a la opción de Solicitud de Tablas del Catálogo de Bienes dando doble clic sobre la carpeta Tablas del Clasificador de Bienes o un clic en el botón ejecutar ubicado en la parte inferior de la pantalla y se generará la siguiente pantalla. Secretaria de finanzas 21 / 74 unidad de modernización

22 Posteriormente se da doble clic sobre la carpeta de Solicitud de Tablas del Catálogo y aparecerá la bandeja de entrada como se ve en la pantalla siguiente, la cual nos muestra la entrada para el registro de los documentos de Tablas del Catalogo. Se da clic en el icono ingresar nuevo registro llevará al documento de Tablas del Catalogo. botón ubicado en la barra de herramientas, el cual nos Secretaria de finanzas 22 / 74 unidad de modernización

23 La Solicitud de Tabla de Unidades de Medida T-CAT-01, está compuesto de: Manual de catalogación de bienes ver. 1.0 A Cabecera En la que se detalla: Institución Lugar Fecha de elaboración Numero de Documento Estado del Documento Esta pantalla nos muestra la información de la institución, lugar y fecha de elaboración, así como el estado del documento. B Descripción del Formulario Tipo de Operación Tipo de Operación: Creación: cuando se trata de solicitud de Tabla de Unidades de Medidas que van a ser creadas por primera vez. En este caso seleccionaremos Creación: B C Cuerpo del Formulario Unidades de Medida Se da un clic en la viñeta de Unidades de Medida y se generará esta pantalla en la cual anotará la descripción de la Unidad de Medida que desea crear, además se anotará la simbología de dicha unidad de medida (Ejemplo: Libra su simbología será lb) y automáticamente el sistema le coloca un cheque en la viñeta de vigente. Secretaria de finanzas 23 / 74 unidad de modernización

24 Una vez digitada la descripción de la Unidad de Medida se da un clic en el icono i de grabar, y automáticamente se asigna el código correlativo de dicha unidad de medida; en el caso de la creación de varias unidades de medida en el mismo documento se deberá posicionar en la siguiente línea que corresponde a la descripción de la siguiente y así el sistema colocará el código de la Unidad de Medida creada en forma correlativa y automática Verificación del registro de una Tabla de Unidad de Medida Una vez llena la Solicitud de Tabla de Unidad de Medida está lista para su verificación esto se realiza dando clic al icono ubicado en la parte superior de la pantalla: Secretaria de finanzas 24 / 74 unidad de modernización

25 La pantalla final se muestra a continuación: Así es como se ve el formulario pasa de estado elaborado a verificado. Secretaria de finanzas 25 / 74 unidad de modernización

26 Automáticamente el sistema muestra el número de documento que estamos procesando y anota el nombre del usuario y la fecha en que se verificó dicho documento Aprobación de una Tabla de Unidad de Medida El usuario con el perfil 1221 deberá ingresar al sistema, en la pantalla principal aparecerá el siguiente menú, el cual desplegará dando un clic sobre el. Luego se deberá desplegar la carpeta de Tabla de Clasificador de Bienes dando un clic sobre esta, para llegar a la opción de Aprobar Solicitud de Tablas de Catálogo, a la cual ingresamos dando doble clic sobre la misma. Secretaria de finanzas 26 / 74 unidad de modernización

27 Cuando se ingresa a la opción de aprobación aparece la siguiente pantalla, la documentos en estado verificado pendientes de aprobación. cual muestra todos los El usuario deberá posicionarse sobre el documento que necesita aprobar y luego dar un clic al icono el cual nos llevará al documento original, aprobar; lo revisará y si está de acuerdo lo aprobará dándole clic al icono de Secretaria de finanzas 27 / 74 unidad de modernización

28 El documento paso de un estado verificado a aprobado. El sistema coloca automáticamente el nombre de usuario y la fecha de su aprobación Carga de Formulario de Tabla de Códigos de Error (T-CAT-04) Elaboración de Una Solicitud de Tabla de Códigos de Error Una vez que el usuario ha ingresado al sistema seleccionará el Perfil 1220, aparecerá la pantalla principal con el menú del Sistema de Administración de Bienes el cual deberá desplegar ubicándose sobre el haciendo doble clic o un clic sobre el icono de expansión carpeta Tablas del Clasificador de Bienes. ubicado en la parte inferior de la pantalla, y se mostrará la Secretaria de finanzas 28 / 74 unidad de modernización

29 Luego ingresará a la opción de Solicitud de Tablas del Catálogo de Bienes dando doble clic sobre la carpeta Tablas del Clasificador de Bienes o un clic en el botón ejecutar se generará la siguiente pantalla. ubicado en la parte inferior de la pantalla y Secretaria de finanzas 29 / 74 unidad de modernización

30 Posteriormente se da doble clic sobre la carpeta de Solicitud de Tablas del Catálogo y aparecerá la bandeja de entrada como se ve en la pantalla siguiente, la cual nos muestra la entrada para el registro de los documentos de Tablas del Catálogo. Se da clic en el icono ingresar nuevo registro, botón ubicado en la barra de herramientas, el cual nos llevará al documento de Tablas del Catálogo. Secretaria de finanzas 30 / 74 unidad de modernización

31 La Solicitud de Tabla de Códigos de Error T-CAT-04, está compuesto de: Manual de catalogación de bienes ver. 1.0 A Cabecera En la que se detalla: Institución Lugar Fecha de Elaboración Estado del Documento Esta pantalla nos muestra la información de la institución, lugar y fecha de elaboración, así como el estado del documento. B Descripción del Formulario Tipo de Operación Tipo de Operación Creación: cuando se trata de una solicitud de Códigos de Error, que están siendo creados por primera vez. En este caso seleccionaremos Creación: B C Cuerpo del Formulario Códigos de Error Se da un clic en la viñeta de Códigos de Error y se generará esta pantalla en la cual anotará la descripción del Código de Error que desea crear, y automáticamente el sistema le coloca un cheque en la viñeta vigente. Secretaria de finanzas 31 / 74 unidad de modernización

32 Una vez digitada la descripción del Código de Error se da un clic en el icono de grabarr, y automáticamente se asigna el código correlativo; en el caso de la creación de varios códigos de error en el mismo documento se deberá posicionar en la siguiente línea que corresponde a la descripción del subsiguiente y así el sistema colocará el código del nuevo código de error en forma correlativa y automática Verificación del registro de una Tabla de Códigos de Error Una vez llena la Solicitud de Tablaa de Códigos de Error está lista para su verificación dando clic al icono ubicado en la parte superior de la pantalla: Secretaria de finanzas 32 / 74 unidad de modernización

33 La pantalla final se muestra a continuación: Así es como se ve el formulario pasa de estado elaborado a verificado. Automáticamente el sistema muestra el número de documento que estamos procesando y anota el nombre del usuario y la fecha en que verificó dicho documento. Secretaria de finanzas 33 / 74 unidad de modernización

34 Aprobación de una Tabla de Códigos de Error El usuario con el perfil 1221 deberá ingresar al sistema, en la pantalla principal aparecerá el siguiente menú, el cual desplegará dando un clic sobre el, Luego se deberá desplegar la carpeta de Tabla del Clasificador de Bienes dando un clic sobre ellas, para llegar a la opción de Aprobar Solicitud de Catalogación, a la cual ingresamos dando doble clic sobre ella. Secretaria de finanzas 34 / 74 unidad de modernización

35 Cuando se ingresa a la opción de aprobación aparece la siguiente pantalla, la documentos en estado verificado pendientes de su aprobación. cual muestra todos los El usuario deberá posicionarse sobre el documento que necesita aprobar y luego dar un clic al icono nos llevará al documento original, el documento se aprueba dándole clic al icono asumiremos que el documento está listo para su aprobación: el cual de aprobar; En este caso El documento paso de un estado verificado a aprobado. El sistema anota el nombre de usuario y la fecha de su aprobación. Secretaria de finanzas 35 / 74 unidad de modernización

36 Es importante mencionar que en una misma Solicitud de Tablas del Catálogo se pueden ingresar Marcas, Unidades de Medida y Códigos de Error, el proceso de carga se definió de manera individual para cada uno, pero se puede realizar el proceso de elaboración, verificación y aprobación de las tres tablas en una misma solicitud Modificación y Anulación de Tablas del Catálogo de Bienes Modificaciones de Tablas de Marcas, Unidades de Medidas y Códigos de Error del Catálogo de Bienes. Una vez que el usuario ha ingresado al sistema, aparecerá la pantalla principal con el menú del Sistema de Administración de Bienes el cual deberá desplegar ubicándose sobre el haciendo doble clic o un clic sobre el icono de expansión ubicado en la parte inferior de la pantalla, y se mostrará la carpeta Tablas del Clasificador de Bienes; y a la vez dar doble clic a este para ingresar a la siguiente pantalla: Solicitud de Tablas del Catálogo de Bienes. Secretaria de finanzas 36 / 74 unidad de modernización

37 Seguidamente debe presionar el icono de ejecutar bandeja de entrada., o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la Una vez dentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar documentos., y le aparecerá la pantalla de carga de Cuando requiera modificar un elemento creado en la tabla del Catálogo de Bienes ell tipo de Operación será: Modificación Secretaria de finanzas 37 / 74 unidad de modernización

38 Seguidamente posicione el cursor en la Viñeta de Marcas y el campo Código ; deberá seleccionar el código de la marca anteriormente creada que será modificada. Posteriormente en el campo Descripción podrá describir o hacer los cambios necesarios a la marca seleccionada. Secretaria de finanzas 38 / 74 unidad de modernización

39 De igual manera si desea modificar una Unidad de Medida debe posicionarse sobre la pestaña de Unidades de Medida; luego posicione el cursor en Código, en este campo deberá digitar el código de la unidad de medida anteriormente creada, que está siendo modificada. Posteriormente en el campo Descripción podrá describir o hacer los cambios necesarios a la unidad de medida seleccionada. Lo mismo ocurre si va a modificar un Código de Error debe posicionarse sobre la Viñeta de Códigos de Error; luego posicione el cursor en Código, en este campo deberá digitar el numero del código de error anteriormente creado, el cual será modificado. Secretaria de finanzas 39 / 74 unidad de modernización

40 Luego en el campo Descripción seleccionado. deberá describir o hacer los cambios necesarios al Código de Error Una vez realizada la modificación respectiva, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento pasará de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono, cuya función es desverificar el documento en caso de realizar algún cambio al mismo. Secretaria de finanzas 40 / 74 unidad de modernización

41 Aprobación de un Documento de Modificaciones a las Marcas, Unidades de Medida y Códigos de Error. Una vez que el usuario ha ingresado al sistema, aparecerá la pantalla principal con el menú del Sistema de Administración de Bienes el cual deberá desplegar ubicándose sobre mismo haciendo doble clic o un clic sobre el icono de expansión ubicado en la parte inferior de la pantalla, y se mostrará la carpeta Tablas del Clasificador de Bienes; Asimismo haga doble clic sobre este para mostrar dicha pantalla: Aprobación de Solicitud de Tablas del Catálogo. Seguidamente debe presionar el icono de ejecutar bandeja de entrada del sistema SIAFI., o doble clic sobre la opción de menú e ingresar a la Secretaria de finanzas 41 / 74 unidad de modernización

42 El Sistema le mostrará al usuario pendientes de aprobar. de aprobación todos los documentos de modificación en estado verificado El usuario deberá posicionarse sobre el documento que desea aprobar y dar un clic sobre el icono aprobar, luego lo revisará y si está de acuerdo lo aprobará de El documento pasará de su estado verificado a aprobado Anulación de Tablas de Marcas, Unidades de Medidas y Códigos de Error del Catálogo de Bienes. Una vez que el usuario ha ingresado al sistema, aparecerá la pantalla principal con el menú del Sistema de Administración de Bienes el cual deberá desplegar ubicándose sobre el haciendo doble clic o un clic sobre el icono de expansión ubicado en la parte inferior de la pantalla, y se mostrará la carpeta Tablas del Secretaria de finanzas 42 / 74 unidad de modernización

43 Clasificador de Bienes; Asimismo haga doble clic sobre este para que se genere esta pantalla: Solicitud de Tablas del Catálogo de Bienes. Seguidamente debe presionar el icono de ejecutar bandeja de entrada del sistema SIAFI., o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la Una vez dentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar documentos., y le aparecerá la pantalla de carga de Secretaria de finanzas 43 / 74 unidad de modernización

44 Cuando requiera Anular un elemento creado en la tabla del Catálogo de Bienes el tipo de Operación será: Anulación. Seguidamente posiciónese sobre la Viñeta de Marcas; luego ubique el cursor en Código, en este campo deberá digitar el código de la marca anteriormente creada, la cual será anulada. Una vez seleccionada la Marca que se anulará, automáticamente el sistema la coloca en estado no vigente. Secretaria de finanzas 44 / 74 unidad de modernización

45 De igual manera si desea Anular una Unidad de Medida debe posicionarse sobre la pestaña de Unidades de Medida; luego ubique el cursor en Código, en este campo deberá digitar el código de la unidad de medida anteriormente creada, la cual será anulada. Posteriormente al seleccionarla el sistema automáticamente la cambiará a estado no vigente. Secretaria de finanzas 45 / 74 unidad de modernización

46 Lo mismo ocurre si va a anular un Código de Error debe posicionarse sobre la Viñeta de Códigos de Error; luego posicione el cursor en Código, en este campo deberá digitar el numero del código de error anteriormente creado que desea anular. Posteriormente al seleccionar el Código de Error el sistema automáticamente la cambiará a estado no vigente. Una vez realizada la Anulación respectiva, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento y los registros pasará lugar aparecerá el icono, cuya mismo. án de su estado Elaborado a Verificado, y el botón función es desverificar el documento en caso de desaparecerá y en su realizar algún cambio al Secretaria de finanzas 46 / 74 unidad de modernización

47 Aprobación de un Documento de Anulación de Marcas, Unidades de Medida y Códigos de Error. Una vez que el usuario ha ingresado al sistema, aparecerá la pantalla principal con el menú del Sistema de Administración de Bienes el cual deberá desplegar ubicándose sobre el haciendo doble clic o un clic sobre el icono de expansión ubicado en la parte inferior de la pantalla, y se mostrará la carpeta Tablas del Clasificador de Bienes; asimismo deberá dar doble clic sobre esta para ingresar a la pantalla siguiente: Aprobación de Solicitud de Tablas del Catálogo. Seguidamente debe presionar el icono de ejecutar bandeja de entrada del sistema SIAFI., o doble clic sobre la opción de menú e ingresar a la Secretaria de finanzas 47 / 74 unidad de modernización

48 El Sistema le mostrará al usuario de aprobación todos los documentos de anulación en estado verificado pendientes de aprobar. El usuario deberá posicionarse sobre el documento que desea aprobar y dar un clic sobre el icono de aprobar, lo revisará y si está de acuerdo deberá dar un clic en el icono de su estado verificado a estado aprobado. de aprobar y el documento pasará Secretaria de finanzas 48 / 74 unidad de modernización

49 5. Procesos de Solicitud de Catalogación 5.1. Diagrama de Proceso Manual de catalogación de bienes ver. 1.0 Secretaria de finanzas 49 / 74 unidad de modernización

50 5.2. Carga de Solicitud de Catalogación (F-CAT-01) Elaboración de Solicitud de Catalogación Manual de catalogación de bienes ver. 1.0 Una vez que el usuario ha ingresado al sistema seleccionará el Perfil 1227, aparecerá la pantalla principal con el menú de Sistema de Administración de Bienes el cual deberá desplegar haciendo doble clic o un clic sobre el icono de expansión ubicado en la parte inferior de la pantalla, y se mostrará la carpeta Catalogación de Bienes. Luego ingresará a la opción de Solicitud de Catalogación dando doble clic sobre la carpeta Catalogación de Bienes o un clic en el botón ejecutar pantalla. ubicado en la parte inferior de la pantalla y se generará la siguiente Secretaria de finanzas 50 / 74 unidad de modernización

51 Posteriormente se dará doble clic en la carpeta Solicitud de Catalogación y aparecerá la bandeja de entrada como se muestra en la pantalla siguiente, la cual nos despliega la entrada para el registro de los documentos de las solicitudes de catalogación. Se da clic en el icono de insertar nuevo registro, el cual esta ubicado en la barra de herramientas, este nos llevará al documento de Solicitud de Catalogación. Como mencionamos anteriormente el documento de Solicitud de Catalogación F-CAT-01, está compuesto de: A Cabeceraa En la que se detalla: Secretaria de finanzas 51 / 74 unidad de modernización

52 Institución Gerencia Administrativa Unidad Ejecutora Lugar Fecha de elaboración Numero de Documento Estado del Documento Esta pantalla nos muestra la información de la institución y la gerencia administrativa, se da un clic en la viñeta para seleccionar la Unidad Ejecutora. B Descripción del Formulario Tipo de Operación Creación: Este tipo de Operación se utiliza cuando se necesite crear una nueva solicitud de catalogación de un Ítem que no ha sido creado anteriormente. En este caso seleccionaremos Creación: C Cuerpo del Formulario Clasificador de Bienes - ONCAE Descripción de Ítem Tipo de Bien Unidad de Medida Marca Observaciones Secretaria de finanzas 52 / 74 unidad de modernización

53 Clasificador de Bienes ONCAE Manual de catalogación de bienes ver. 1.0 Se da un clic en la viñeta de Catálogo y se generará esta pantalla en la cual anotará la descripción genérica del ítem para llevar a cabo la búsqueda del Bien que tiene el Clasificador de la ONCAE, luego se da un clic en buscar, el sistema buscará todos los ítems que estén relacionados con esa descripción, el usuario deberá seleccionar el ítem deseado dando un clic en aceptar. Una vez seleccionado el ítem se mostrará la pantalla siguiente con el Segmento, Familia, Clase, Material, Objeto del Gasto y el código respectivo del Clasificador de la ONCAE Descripción del Ítem Se deberá pasar al segmento de la Descripción del Ítem en el cual el usuario ingresará la descripción específica de cada ítem que solicita catalogar; asimismo el sistema asignará el código en forma automática, cuando se graba el registro Tipo de Bien Se pasa luego a la Viñeta de Tipo de Bien en la cual se debe elegir si este es un bien Específico o Compuesto; si es de Uso o de Consumo, presionando un clic sobre el círculo blanco. Secretaria de finanzas 53 / 74 unidad de modernización

54 Es importante mencionar que si se ha seleccionado un ítem de consumo automáticamente se habilita la opción de perecedero, el cual debe ser marcado con un clic cuando se trata de un bien de consumo que tenga fecha de caducidad Unidad de Medida Posicionarse sobre la viñeta de Unidad de Medida en la cual se da un clic en la casilla de Código para luego buscar en la lista de valores la unidad de medida respectiva (mostrará solamente las que estén en estado vigente) tal como se ve en la pantalla siguiente; posteriormente se da clic en buscar. El sistema listará el código especificado y además mostrará el nombre de la unidad de medida, se selecciona la requerida y luego se da clic en aceptar. Secretaria de finanzas 54 / 74 unidad de modernización

55 Marca Luego se sigue en la viñeta de Marca, en esta se debe elegir la marca del ítem que se desea catalogar, para lo cual de un clic en código, busca en la lista de valores, el sistema desplegará solamente las marcas vigentes con su código respectivo. Secretaria de finanzas 55 / 74 unidad de modernización

56 Luego dar clic en aceptar Observaciones Pasamos a la carpeta de las Observaciones en la cual se digitará el resumen de la solicitud o las consideraciones pertinentes al ítem que se está catalogando. Una vez concluido el proceso de llenado de la Descripción del Formulario se guarda el documento dando un clic sobre el icono grabar, y a la vez el sistema asigna un correlativo para el ítem que se está catalogando, como se muestra a continuación: Secretaria de finanzas 56 / 74 unidad de modernización

57 Es importante mencionar que una vez asignado el correlativo para ese ítem el sistema habilita en la pantalla el siguiente campo en la descripción para que se cataloguen otros ítems siempre que estos pertenezcan al mismo código del Clasificador de la ONCAE y al mismo objeto del gasto. Al ingresar una solicitud de catalogación de un bien compuesto el sistema automáticamente habilitará la viñeta compuesto donde se ingresarán los ítems (hijos) por los cuales está compuesto el ítem principal (padre), luego se realiza el llenado del formulario tal como se desarrolla para un ítem especifico, en caso que este ítem ya esté creado solamente se realiza una búsqueda en la viñeta del código ítem: Secretaria de finanzas 57 / 74 unidad de modernización

58 Verificación del registro de la Solicitud de Catalogación Una vez llena la Solicitud de Catalogación está lista para su verificación dando clic all icono parte superior de la pantalla. ubicado en la La pantalla final se muestra a continuación: Así es como se ve el formulario pasa de estado elaborado a verificado. Secretaria de finanzas 58 / 74 unidad de modernización

59 Automáticamente el sistema nos muestra el número de documento que estamos procesando y anota el nombre del usuario, fecha y hora que se verificó el documento. Secretaria de finanzas 59 / 74 unidad de modernización

60 Aprobación de la Solicitud de Catalogación El usuario con el perfil 1228 deberá ingresar al sistema, en la pantalla principal aparecerá el siguiente menú, el cual desplegará dando un clic sobre el. Secretaria de finanzas 60 / 74 unidad de modernización

61 Luego se deberá ingresar a la carpeta Catalogación de Bienes y desplegar la opción de Aprobar Solicitud de Catalogación Cuando se ingresa a la opción de aprobación aparece la siguiente pantalla, que le muestra todos los documentos en estado de verificado pendientes de aprobación. El usuario deberá posicionarse sobre el documento que necesita aprobar y luego dar un clic al icono nos llevará al documento original, ell documento se aprueba dándole clic al icono de aprobar; el cual El documento pasa de estado verificado a estado aprobado. El sistema anota el nombre de usuario y la fecha de su aprobación. Secretaria de finanzas 61 / 74 unidad de modernización

62 Secretaria de finanzas 62 / 74 unidad de modernización

63 Si no se está de acuerdo con la Solicitud de Catalogación porque la misma presenta errores entonces se dará un clic al icono de rechazar, este botón se muestra al lado superior derecho. Secretaria de finanzas 63 / 74 unidad de modernización

64 Para ingresar a esta pantalla se da un clic en la pestaña de error y se muestra la lista de valores de códigos de error; asimismo se debe seleccionar el código respectivo dando un clic en aceptar. Este código muestra el error que tiene la Solicitud de Catalogación. Una vez seleccionado el código de queda en estado rechazado. error se da un clic en el icono de rechazar y la solicitud de catalogación Con la solicitud en estado de rechazado no tendrá opción a ser modificada y el usuario responsable de elaborarla deberá volver al proceso de elaboración de una nueva considerando las observaciones pertinentes. Secretaria de finanzas 64 / 74 unidad de modernización

65 El documento pasa de un estado verificado a estado rechazado. El sistema anota automáticamente el nombre de usuario y la fecha que el usuario aprobó dicho rechazo Modificación y Anulación de una Solicitud de Catalogación Bienes Modificación de una Solicitud de Catalogación de Bienes. Una vez que el usuario ha ingresado al sistema, aparecerá la pantalla principal con el menú del Sistema de Administración de Bienes el cual deberá expandir ubicándose sobre el haciendo doble clic o un clic sobre el icono de expansión Catalogación. ubicado en la parte inferior de la pantalla, y se mostrará la carpeta Solicitud de Secretaria de finanzas 65 / 74 unidad de modernización

66 Seguidamente debe presionar el icono de ejecutar bandeja de entrada del sistema SIAFI., o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la Una vez adentro, el usuario debe documentos. presionar el icono de insertar, y le aparecerá la pantalla de carga de Cuando requiera modificar un ítem creado en una Solicitud de Catalogación de Bienes el tipo de Operación será: Modificación Secretaria de finanzas 66 / 74 unidad de modernización

67 Seguidamente pasar al Clasificador de Bienes- ONCAE da un clic en la viñeta de Catálogo y se generará esta pantalla en la cual anotará la descripción genérica del ítem para llevar a cabo la búsqueda del Bien que tiene el Clasificador de la ONCAE, luego se da un clic en buscar, el sistema buscará todos los ítems que estén relacionados con esa descripción, el usuario deberá seleccionar el ítem deseado dando un clic en aceptar. Posteriormente pasar al Ítem Especifico, ubicarse en la viñeta de Código y colocará el número de código que el Sistema le asignó al Ítem cuando este fue creado. Además deberá hacer la modificación respectiva en la Descripción y en las Propiedades del Ítem si es necesario. Secretaria de finanzas 67 / 74 unidad de modernización

68 Una vez realizada la modificación respectiva, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento y los registros pasarán de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono, cuya función es desverificar el documento en caso de realizarle algún cambio Aprobación de un Documento de Modificaciones Solicitudes de Catalogación de Bienes. a Ítem de las Una vez que el usuario ha ingresado al sistema, aparecerá la pantalla principal con el menú del Sistema de Administración de Bienes el cual deberá desplegar ubicándose sobre el haciendo doble clic o un clic sobre el icono de expansión ubicado en la parte inferior de la pantalla, y se mostrará la carpeta Catalogación de Bienes; y dar doble clic o el icono de expansión y aparecerá la carpeta Aprobar Solicitud de Catalogación. Secretaria de finanzas 68 / 74 unidad de modernización

69 Seguidamente debe presionar el icono de ejecutar bandeja de entrada., o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la El Sistema le mostrará al usuario de aprobación, todos los documentos de modificación en estado verificado pendientes de aprobar. El usuario deberá posicionarse sobre el documento que desea aprobar y dar un clic sobre el icono aprobar, luego hará una revisión rápida del documento que va aprobar. de Una vez revisado el documento; y si está de acuerdo deberá dar un clic en el icono documento pasará de su estado verificado a estado Aprobado. de aprobar y el Secretaria de finanzas 69 / 74 unidad de modernización

70 Anulación de una Solicitud de Catalogación de Bienes. Una vez que el usuario ha ingresado al sistema, aparecerá la pantalla principal con el menú del Sistema de Administración de Bienes el cual deberá expandir ubicándose sobre el haciendo doble clic o un clic sobre el icono de expansión ubicado en la parte inferior de la pantalla, y se mostrará la carpeta Solicitud de Catalogación. Seguidamente debe presionar el icono de ejecutar bandeja de entrada:, o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la Una vez dentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar documentos., y le aparecerá la pantalla de carga de Secretaria de finanzas 70 / 74 unidad de modernización

71 Cuando requiera Anular un Ítem creado en una Solicitud de Catalogación de Bienes el tipo de Operación será: Anulación Seguidamente pasa a Clasificador de Bienes- ONCAE, da un clic en la viñeta de Catálogo y se generará esta pantalla en la cual anotará la descripción genérica del ítem para llevar a cabo la búsqueda del Bien que tiene el Clasificador de la ONCAE, luego se da un clic en buscar, el sistema buscará todos los ítems que estén relacionados con esa descripción, el usuario deberá seleccionar el ítem deseado dando un clic en aceptar. Posteriormente pasa a Ítem Especifico, ubicarse en la viñeta de Código y colocará el número de código que el Sistema le asignó al Ítem cuando este fue creado; cuando esta modificación esté aprobada dicho ítem pasará a estado no vigente. Secretaria de finanzas 71 / 74 unidad de modernización

72 El paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón pantalla. ubicado en la parte superior de la El documento y los registros pasará lugar aparecerá el icono, cuya mismo. án de su estado Elaborado a Verificado, y el botón función es desverificar el documento en caso de desaparecerá y en su realizar algún cambio al Aprobación de un Documento de Anulación a Ítem de Catalogación de Bienes. las Solicitudes de Una vez que el usuario ha ingresado al sistema, aparecerá la pantalla principal con el menú del Sistema de Administración de Bienes el cual deberá expandir ubicándose sobre el haciendo doble clic o un clic sobre el icono de expansión ubicado en la parte inferior de la pantalla, y se mostrará la carpeta Catalogación de Bienes; y dar doble clic o el icono de expansión y abrirá la carpeta Aprobar Solicitud de Catalogación. Secretaria de finanzas 72 / 74 unidad de modernización

73 Seguidamente debe presionar el icono de ejecutar bandeja de entrada:, o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la El Sistema le mostrará al usuario pendientes de aprobar. de aprobación todos los documentos de Anulación en estado verificado Secretaria de finanzas 73 / 74 unidad de modernización

74 El usuario deberá posicionarse sobre el documento que desea aprobar y dar un clic sobre el icono aprobar, luego hará una revisión rápida del documento que va aprobar. de Una vez revisado el documento; y si está de acuerdo deberá dar un clic en el icono documento pasará de su estado verificado a estado Aprobado. de aprobar y el Secretaria de finanzas 74 / 74 unidad de modernización