Colaboración, automatización de procesos y BPM como palanca de la Transformación Digital

Transcripción

1 Colaboración, automatización de procesos y BPM como palanca de la Transformación Digital

2 ENCAMINA y la Transformación Digital Cuando se suele hablar de la Transformación Digital de las empresas, solemos asociarlo automáticamente con la tecnología, y por supuesto que es un factor importante pero no el único. Gracias a la Transformación Digital debemos mejorar la eficiencia de un proceso o la productividad de una organización, así como impulsar la innovación y la creatividad que nos permitan lograr cambios disruptivos en la cultura empresarial, las personas, los procesos, los modelos de negocio y, en general, evolucionar drásticamente como organización en todos sus aspectos. Es posible que te suene apasionante pero no lo veas sencillo de abordar. Por ello, nos hemos marcado como uno de nuestros principales objetivos el poder ayudarte a transformar digitalmente tu empresa para que pueda ser más colaborativa, inteligente, flexible y veloz ofreciendo experiencias emocionantes a tus clientes y empleados. En definitiva, ayudarte a que veas que todo esto es posible y sobre todo, que puedes lograrlo.

3 Obsesionados en ofrecer Transformación Digital Cultura Hacia una empresa más adaptativa y moderna. Procesos y BPM Hacia modelos más ágiles y digitales, pero también más humanos que mejoren la productividad. Tecnologias Cloud Y mobile de Microsoft para ser una empresa más colaborativa y veloz. Más competentes Más productivos Más sociales Más engagement Más empowerment Más agilidad TD basada en conocimiento y vision digital TD basada en Office 365 TD basada en Yammer TD basada en CRM TD basada en Power BI TD basada en Azure

4 Un camino lleno de retos y nuevas capacidades para tu equipo - Consultoría de adopción. - Consultoría tecnológica (Office 365, PowerBI, Dynamics CRM, BPM ). - Proyectos CORE (Diseño, arquitectura y desarrollo en SharePoint,.NET, Azure como PaaS, mobile, implantación ALM ). - Ingeniería de sistemas (Azure como IaaS o como PaaS, EMS, híbridas ). Si te gustaría saber más de cómo afrontar estos retos, te invitamos a que le eches un vistazo a nuestro blog sobre Transformación Digital:

5 Reinventa los procesos de tu empresa con Office 365, Microsoft Azure y Dynamics 365 Potencia el uso de tus datos y reduce costes Mejora el trabajo en equipo y favorece la movilidad Mejora la seguridad de la información Automatiza tareas y aumenta la productividad de todo tu equipo Gestiona tus datos online, creando gráficos e informes interactivos (Excel y PowerBI). Obtén información sobre el uso que realizas de las distintas soluciones (Delve). Crea flujos de trabajo, tanto con tus aplicaciones on premise como las disponibles en la nube (Flow Microsoft). Edición en línea de los documentos de forma colaborativa (Word, Excel, Power Point) Comunicación por voz y/o vídeo (Skype) Redes sociales corporativas (Yammer) Gestión a nivel de usuario con acceso multicanal con los mayores niveles de seguridad. Cumplimiento de las medidas reguladas en el ENS para la administración electrónica Cumplimiento de la norma ISO/ IEC para el uso de datos personales para publicidad o márketing. Integración de Dynamics 365 (CRM y ERP) con las capacidades de Office 365, gestionando las oportunidades y accediendo a la documentación en tiempo real Conecte sus fuentes de datos sin necesidad de realizar código, publicando en cualquier disposito (PowerApps) Trabaja desde la nube con soluciones PaaS e IaaS con Azure Creación de una unidad para ayudar a combatir los delitos informáticos

6 Por qué debes usar un BPM? El uso de herramientas BPM debe ser uno de los pilares de la transformación digital de tu organización, a pesar que es bastante habitual encontrarse con profesionales que no las ven necesarias en su organización, aunque tengan una buena opinión respecto a su uso. En cambio, cuando abordamos procesos de reescritura, optimización y evolución de procesos, solemos encontramos con situaciones complejas tanto para la organización como para nuestra labor consultora. Para evitarlas, es imprescindible el uso de funcionalidades y arquitecturas orientadas a flujo de trabajo, en definitiva, la adopción de herramientas BPM que se amolde a las necesidades de tu organización.

7 BPM: Transversal a la organización No debes olvidar que hay procesos por cualquier rincón de tu organización, los cuales en muchos casos son transversales a la misma y pueden implicar a varios departamentos. Por ello, la adopción de soluciones BPM, no se debe realizar únicamente por un determinado departamento, sino implicando al mayor número de personas posible. Sólo así lograrás los mejores resultados. Gestión del rendimiento RRHH Nómina FINANZAS Gestión De facturas VENTAS & MARKETING Gestión del cliente Te habrás dado cuenta que nos referimos en plural cuando hablamos de soluciones BPM, y es porque no existe una única para todas las necesidades. Forma parte de la fase de consultoría el identificar cual se adapta mejor a lo que estás necesitando. Más adelante en este mismo documento te hablamos de varias de estas opciones y como EN- CAMINA puede ayudarte a seleccionar la que realmente necesitas. Incorporación de empleados Gestión de contactos Gestión de proyectos Adquisición de capital OPERACIONES Cumplimiento Contratación Gestión del proveedor SUPPLY CHAIN Cumplimiento de pedidos Desarrollo y comercialización del producto

8 Aplicaciones de negocio: conectando personas y sistemas En las organizaciones de hoy en día es habitual encontrarnos con algunos sistemas on premise y otros en la nube. Parte de ellos integrados y otros convertidos en auténticas islas de información. Las personas acceden a los mismos desde sus dispositivos (PC, móvil, Tablet, portátil ) y mediante los mecanismos disponibles de cada sistema. Sobre este escenario, el uso de herramientas BPM, te posibilita el desarrollo de aplicaciones de negocio que obtengan información y procesos de sistemas tanto on premise como en la nube, incluso ampliando la forma en que las personas pueden acceder a las mismas. En definitiva, conectando a las personas con los sistemas en estas nuevas aplicaciones de negocio.

9 BPM: características Una buena definición de BPM podría ser la de una solución que te permite generar y ejecutar aplicaciones empresariales personalizadas mediante formularios, flujos de trabajo y los datos de tus sistemas, en una sola interfaz fácil de usar en cualquier dispositivo. Definición que aún podríamos resumir más en dos únicos conceptos: Eficiencia y Agilidad. El uso de un BPM te va a aportar una mayor eficiencia, así como una mayor agilidad en tus procesos de negocio, y esto va a ser posible gracias a acciones que deberás acometer como: - Automatización de los procesos y de las tareas. - Integración de los datos - Conectando con la nube - Utilizando un interfaz más amigable - Aumentando la movilidad - Y en definitiva, trabajando de manera más eficiente y con un coste menor.

10 BPM: beneficios Así como las características las he resumido en dos conceptos, los beneficios también se podrían resumir, y serían precisamente el último punto del apartado anterior: Trabajar de manera más eficiente y con un coste menor. Estos dos beneficios los vas a lograr gracias a otras acciones derivadas del uso de un BPM, tales como: - Control sobre la ejecución de los flujos - Historial y trazabilidad de los procesos - Agilidad en la coordinación de personas - Mejora del flujo de comunicación entre personas - Facilidad en las integraciones entre diferentes sistemas - Lanzamiento de procesos desatendidos y periódicos

11 BPM: Casos de uso Es posible que estas alturas ya estarás pensando en algunos procesos que tienes en tu organización y que podrías optimizar. Voy a intentar aportarte algunas ideas más listando aquellos que suelen ser los más típicos: - Solicitudes: o Vacaciones o Permisos o Compras o Viajes o Incidencias IT o Software, Hardware o Tickets entre departamentos o Beneficios sociales o En general, cualquier proceso de solicitud-aprobación que requiera la interacción de más de un actor. - Flujos de aprobación relacionados con todas las solicitudes, donde participen uno o más aprobadores. - Envío de alertas sobre tiempos de respuesta de procesos, avisos de retardo de respuesta, etc - Asignaciones automáticas de tareas, permisos, estados, y campos de documentos y registros. - Movimiento de contenido (documentos y registros). - Gestión del ciclo de vida de la gestión documental (caduci dad, disposiciones, registros, archivado ). - Integración con otros subsistemas de la organización, para recuperar o insertar información: o Consultas LDAP/AD o Llamadas entre diferentes granjas de SharePoint o Llamadas a servicios o Interacción con SQL o Interacción con CRM

12 Como podemos ayudarte en ENCAMINA Cada organización es distinta, así como sus necesidades. Por ello, en ENCAMINA nos hemos especializado en 3 soluciones distintas, de tal forma que podamos ayudarte en la mayoría de tus procesos de la mejor forma posible: 1. Adoptamos NINTEX (somos Premier Partner en España) porque aportaba a SharePoint toda la flexibilidad y funcionalidad de diseño y ejecución de flujos de trabajo y formularios, con ricas funcionalidades BPM. 2. Dado que no siempre era posible recomendar o crear la solución BPM sobre entornos SharePoint, incorporamos K2 como plataforma BPM (somos Premier Partner en España) para entornos corporativos exigentes tanto en escalabilidad como en funcionalidad BPM sin requerir SharePoint como plataforma de ejecución. 3. Además, como Gold Partner de plataformas de Colaboración y office365 de Microsoft en el mundo, somos especialistas en el desarrollo de su solución de BPM.

13 Pero cuándo usar una u otra solución? La respuesta final a esta pregunta, sólo se puede obtener después de un proceso de consultoría donde poder identificar tus necesidades. Lo que sí que podemos avanzarte, son algunos casos genéricos donde a priori debemos seleccionar una u otra solución. Veamos algunos de estos casos: Caso de uso Nintex o K2? Proceso o Workflow departamental en SharePoint con cierto número de elementos soportados Procesos o Workflows empresariales en SharePoint Procesos o Workflows empresariales Procesos con integración con Share- Point, Dynamics CRM, Servicio Web o SQL Server Procesos con integración con SAP o cualquier sistema externo Formularios de listas de SharePoint Formularios complejos de SharePoint, por ejemplo, maestro-detalles Listados de elementos en SharePoint Formularios NO SharePoint Nintex es una solución nativa en SharePoint y se adapta perfectamente a este caso de uso. K2 podría ser una opción pero implicaría más infraestructura y el conocimiento de los usuarios sobre K2. Nintex podría cumplir con las necesidades, siempre que no se necesite análisis de los procesos, unificación del conjunto de tareas o se sobrepasen los límites de SharePoint en cuanto a elementos de listas y procesos de Workflows activos. K2 cumple con las necesidades de BPM y es capaz de escalar de forma independiente a SharePoint. K2 es la opción ideal. Permite centralizar las actividades y tareas de los usuarios, ofrece una capa de reporting y análisis de los procesos centralizada y es capaz de trabajar de forma independiente a los sistemas a los que nos conectamos. Nintex tiene los conectores adecuados para estos sistemas, con lo que, teniendo en cuenta los casos de uso anteriores, podría ser una opción factible. K2 también tiene estos conectores por lo que podría ser la opción deseable, analizando el caso de uso. Nintex ofrece la posibilidad de desarrollar actividades que permiten integrar con sistemas externos en su versión On Premise. K2 ofrece un sistema de integración de sistemas avanzado que permitiría, casi sin desarrollo, conectar con casi cualquier sistema externo. Nintex ofrece las herramientas necesarias para modificar un formulario de creación/edición/visualización de SharePoint. K2 permite diseñar formularios conectados a listas y sustituirlos por los que utiliza SharePoint. Nintex podría ser la opción ya que permite inyectar JavaScript, lo que implica añadir complejidad y código no deseable en los formularios. K2 trabaja con entidades y los formularios se pueden diseñar obteniendo datos de varias entidades conectadas entre sí, sin necesidad de incluir código o desarrollo adicional. K2 es la única opción. Permite crear listados sin ningún tipo de desarrollo extra. K2 es la única opción ya que no tiene dependencia alguna con Share- Point.

14 Gracias Para localizar o contactar con ENCAMINA puedes: Enviar un mail a: info@encamina.com Llamar al o Visitanos en: Paseo de las Delicias, 30. 2ª planta 28045, Madrid, Madrid Jerónimo Roure, Puerto de Sagunto, Valencia Avda. Josep Tarradesa, Barcelona, Barcelona Enviar un fax al O hablar personalmente con tu account manager