BANCO DE INNOVACIÓN EN LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

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1 BANCO DE INNOVACIÓN EN LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS TÍTULO Mapa del Conocimiento de la Armada Española INFORMACIÓN INICIAL: PROBLEMA: La rápida y constante evolución de las Nuevas Tecnologías, junto a la escasez de recursos humanos y financieros, hace muy difícil mantener actualizado y accesible el conocimiento que necesita el personal de la Armada para el cumplimiento de su Misión. SOLUCIÓN GLOBAL: Habilitar herramientas que permitan al personal encontrar y adquirir el conocimiento cuando lo necesita. TERRITORIO: España PÚBLICO DESTINATARIO: Armada Española ENTIDAD QUE LA HA LLEVADO A CABO: Centro de Ayudas a la Enseñanza, de la Dirección de Enseñanza Naval del Ministerio de Defensa (CAE- UVICOA) DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA O PROGRAMA: La Armada decidió hace años acometer una profunda transformación en la manera de adquirir y acceder al Conocimiento necesario para su funcionamiento y diseñó un Sistema Global de Gestión del Conocimiento (SGGC), que combina de manera integrada distintos subsistemas englobados bajo la pieza clave del sistema que es el Mapa del Conocimiento. Este Sistema único y global para la Gestión del Conocimiento en la Armada se concreta en el Mapa del Conocimiento de la Armada (MCA).El Centro de Ayudas a la Enseñanza, de la Dirección de Enseñanza Naval del Ministerio de Defensa (CAE-UVICOA) ha elaborado el Mapa del Conocimiento de la Armada (MCA). El MCA plasma el conocimiento que permite funcionar a la Armada. Con su ayuda se puede seguir la ruta que llevará al profesional de la Armada a localizar de manera visual y adquirir el conocimiento necesario para el desempeño de sus funciones. El MCA da respuesta corporativamente a las preguntas de: 1

2 Qué es lo que hay que saber? Quién lo tiene que saber?, y quién lo sabe? Para qué hay que saberlo? El Modelo Conceptual de Gestión del Conocimiento de la Armada se articula sobre tres pilares básicos que permiten crear el Conocimiento Corporativo como elemento fundamental de una Organización Basada en el Conocimiento (OBC). Estos tres pilares son: 1. Aprendizaje continuado desde cualquier lugar y en cualquier momento; 2. Fomento del intercambio y la colaboración online, es decir: captar y compartir el conocimiento implícito existente en la Armada, localizar de forma ágil a aquellas personas que tengan la experiencia o los conocimientos necesarios, y crear espacios virtuales de colaboración on-line que interconecten, a través de la red de datos corporativa, a distintos grupos de personas geográficamente dispersos; y 3. Acceso inmediato a las fuentes del conocimiento desde un punto único: acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento, a las fuentes de conocimiento internas y externas tanto explícitas (contenidos) como implícitas (personas), desde un punto único y de forma inmediata cuando surge la necesidad, lo que se conoce como conocimiento just in time. El empleo de las Nuevas Tecnologías es imprescindible para poder crear un Conocimiento Corporativo. Es preciso utilizar las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) como recurso para apoyar la comunicación, el aprendizaje y la información interna como camino obligado para llegar a la Gestión del Conocimiento. La aplicación Herramientas de Comunicación & Colaboración es un conjunto de herramientas avanzadas, síncronas y asíncronas, integradas para dar servicio a los grupos de trabajo y comunidades on-line así como al aprendizaje on-line, entre las que destaca la sala de reuniones virtual. Sus características más importantes son las siguientes: 1. Genera sesiones virtuales de colaboración de la misma manera que una clase o una reunión reales. 2. Permite la comunicación síncrona a través de la Intranet usando voz, vídeo, chat, contenido compartido, etc. 3. Incluye pizarra electrónica, la posibilidad de compartir aplicaciones y la gestión de usuarios. 2

3 4. Hace posible la grabación de las sesiones para poder ser reutilizadas posteriormente. Fuente: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios. Premios a la Calidad e Innovación en la Gestión Pública La Biblioteca Digital surge a partir del catálogo de todas las publicaciones y ayudas al aprendizaje de la Enseñanza Naval con más de referencias entre textos, presentaciones, imágenes y vídeos. La Plataforma de Aprendizaje o LMS ( Learning Management System ) es la aplicación que se encarga de la gestión del aprendizaje que se produce en el contexto de los cursos oficiales de la Enseñanza Naval y en especial de aquellos cursos virtuales. La gestión de este tipo de aplicaciones alcanza a la gestión, entre otros, de alumnos, la distribución de contenidos online, la organización de materiales lectivos, la administración de procesos de alta y matriculación, el registro y seguimiento de la actividad y resultados, o los procesos de evaluación. Los Contenidos Multimedia son un componente muy importante en la arquitectura del MCA por su 3

4 extraordinario valor para el aprendizaje continuado desde cualquier lugar y en cualquier momento. El Sistema de Búsqueda integrado en el Mapa de Conocimiento es el componente que permite recuperar cientos de miles de documentos de forma instantánea de distintas fuentes accesibles desde la red corporativa de datos. El último componente de la arquitectura del Mapa es la Base de Datos de experiencias (BDE). Esta base de datos tiene la misión de registrar y explotar las experiencias relevantes para la organización que se producen en los diferentes destinos de la organización como consecuencia del desempeño diario de las funciones a ellos asignadas. El Mapa del Conocimiento se estructura en tres árboles: Conocimiento, Personal y Destinos. El árbol de conocimiento organiza el acceso a lo que hay que saber en la Armada de acuerdo con 20 áreas de conocimiento fundamentales que se van desplegando de manera jerárquica hasta llegar a las Unidades Autónomas de Conocimiento o UAC s. El árbol de personas estructura la localización del personal de la Armada en función de su categoría, su experiencia y sus conocimientos. Por último, el árbol de destinos reproduce la estructura organizativa de la Armada desde sus primeros niveles, proporcionando acceso al conocimiento necesario en el conjunto de las UCO s (Unidades Centros u Organismos), incluso hasta el detalle de los distintos departamentos, servicios y destinos. 4

5 Fuente: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios. Premios a la Calidad e Innovación en la Gestión Pública IMPACTO: La Armada ha conseguido hasta la fecha que miles de profesionales se beneficien del Mapa del Conocimiento a través de la Intranet corporativa para ampliar sus conocimientos, localizar la información necesaria en el momento oportuno, localizar a personas con el conocimiento que necesitan, y trabajar en grupo a través de la Red intercambiando experiencias y conocimientos. En el campo del aprendizaje, el Sistema acumula cientos de cursos online con miles de alumnos 5

6 representando esta modalidad de aprendizaje aproximadamente el 20% de total de la formación y el perfeccionamiento en el ámbito naval. Por otro lado, se han producido ya más de unidades multimedia autoexplicativas de gran riqueza visual e interactividad y se han grabado a través de las herramientas avanzadas de Comunicación & Colaboración cientos de reuniones y clases magistrales virtuales durante el desarrollo de sesiones de grupos de trabajo on-line, o de los cursos no presenciales. En definitiva, puede decirse que el Mapa del Conocimiento de la Armada ha transformando cualitativamente el capital humano de la Armada, constituye una verdadera revolución en la manera de adquirir el conocimiento y contribuye a que la Armada Española cumpla su Misión. CALENDARIO DE IMPLANTACIÓN Y REFERENCIA TEMPORAL: actualidad DOCUMENTACIÓN DE CONSULTA Y APOYO: Libro Memoria de los Premios a la Calidad e Innovación en la Gestión Pública