Manual de usuario para aplicación de mensajería UDGVirtual

Transcripción

1 Manual de usuario para aplicación de mensajería UDGVirtual Elaboró: Sistema de Universidad Virtual Fecha de realización o actualización del documento en SIGA: 15 de agosto 2016 Identificación en SIGA: GIIT-01; Revisión 0; 22 de agosto 2016

2 Tabla de contenido 1. Descripción general del sistema Generar mi usuario Página de inicio - Listado de paquetes Buscar un paquete Ingresar a detalles de un paquete Marcar un paquete como recibido Reasignar un paquete Dar respuesta a un paquete (oficio) Cambiar o recuperar password... 12

3 1. Descripción general del sistema Para agilizar el proceso de recepción de paquetes dentro de UDGVirtual la Dirección administrativa solicitó a la Dirección de Tecnologias de UDGVirtual un sistema que ayudara a dicha labor. De este modo se creó una aplicación que permite capturar información de paquetes recibidos en la recepción de Casa Protocolo (Enrique Díaz De León) y recepción de casa la paz y destinarla a cualquier empleado de UDGVirtual. Con esto se pretende que cada empleado que reciba algún paquete sea informado vía correo electrónico y pueda ingresar al sistema para ver la información del paquete antes de que lo reciba físicamente. Permitiendo recibir información oportuna de forma más rápida y ágil, a cualquier dependencia de UDGVirtual. A continuación se detalla un poco las acciones que puede realizar dentro de la aplicación de acuerdo a su rol dentro del sistema. pág. 2

4 2. Generar mi usuario Sino cuento con un usuario para ingresar al sistema y soy empleado de la UDGVirtual puedo generar mi propia cuenta de usuario. Para realizarlo siga los siguientes pasos: a. Ingrese a la aplicación a b. Hacer click en la liga que dice Solicitar usuario en la parte inferior del cuadro de formulario de ingreso al sistema. c. Ingresar su código de empleado en la caja de texto que lo solicita. d. Presione el botón de: e. Siga los pasos que se le indican en la aplicación y posteriormente por correo electrónico. pág. 3

5 3. Página de inicio - Listado de paquetes La página de inicio es el lugar o espacio que se muestra al usuario una vez que ha entrado al sistema*. Dicha página cuenta con un listado de los paquetes que se han generado o registrado por los capturistas y que tienen como destinatario el usuario que está accediendo a la aplicación. pág. 4

6 4. Buscar un paquete La búsqueda de un paquete se realiza dentro del Cuadro de búsqueda de la pantalla de inicio: Para realizar la búsqueda sólo hay que seguir los siguientes pasos: a. Escribir la palabra o frase a buscar dentro de la caja de texto marcada como Buscar: b. Seleccionar en la lista de elementos marcados por Buscar por: el atributo por el cual desea que se realice la búsqueda. Ej. Si deseo buscar todos los paquetes que han llegado por la mensajería UPS, debo seleccionar en Buscar por: la opción Mensajería y en el cuadro de texto Buscar escribir la palabra UPS. c. Presionar el botón de Buscar. Se puede agregar a la búsqueda la opción de filtrar los resultados por fechas: a. Seleccione Fecha inicio y capture la fecha de inicio que será el marco de referencia como inicio para la búsqueda de paquetes. b. Seleccione Fecha fin y capture en el calendario la fecha de fin que será el marco de referencia como fin para la búsqueda de paquetes. c. Presionar el botón de Buscar. Adicional a estas dos búsquedas se pueden realizar búsquedas combinando los filtros mencionados anteriormente. pág. 5

7 5. Ingresar a detalles de un paquete Para ingresar a ver los detalles de algún paquete en particular siga los siguientes pasos: a. Ingresar a la aplicación de mensajería UDGVirtual a la página de inicio o listado de paquetes. b. Buscar el paquete que desea revisar. c. Hacer clic en la descripción o id del paquete a revisar. d. Se despliega la información general del paquete. d. Para ver el archivo presionar clicc en la liga del archivo adjunto. e. Es posible ver el seguimiento que ha tenido el paquete presionando la leyenda que dice + Ver seguimiento del paquete (parte superior derecha del formulario) lo cual hará que se despliegue una tabla con los datos del seguimiento. pág. 6

8 6. Marcar un paquete como recibido Dentro del sistema de mensajería de UDGVirtual se encuentran los paquetes que ha recibido de forma electrónica, sin embargo, siempre debe recibir su contra parte de forma física, es decir, el documento o paquete original. Cuando reciba de forma física el paquete es necesario que marque dentro del sistema que se ha recibido el paquete (BUENAS PRACTICAS). Para hacerlo siga los siguientes pasos: a. Ingresar a la pantalla de inicio del sistema (Listado de paquetes). b. Ingresar a los detalles del paquete que se desea eliminar (presionando en la descripción o id del paquete). c. Seleccionar la opción de Recibido en el cuadro de selección denominado Acciones posibles: d. Automáticamente el paquete quedar marcado o en estatus de recibido. pág. 7

9 7. Reasignar un paquete Si el usuario al que se le ha destinado el paquete, determina que el paquete o documento le puede corresponder a otro destinatario es posible reasignar el paquete para otros empleados. Para hacerlo siga los siguientes pasos: a. Ingresar a la pantalla de inicio del sistema (Listado de paquetes). b. Ingresar a los detalles del paquete que se desea eliminar (presionando en la descripción o id del paquete). c. Seleccionar la opción de Reasignar paquete en el cuadro de selección denominado Acciones posibles: pág. 8

10 d. Aparecerá una página con los datos del paquete y después un cuadro para generar datos de los nuevos destinatarios. e. Escribir el nombre o apellidos del destinatario (empleado) para que se despliegue una lista de posibles opciones. f. Seleccionar una de las opciones desplegables. g. Es posible agregar más destinatarios utilizando el botón de (+) a un costado del destinatario de origen. Repetir los pasos 5 al 7 cuantas veces sea necesario. h. Presione el botón Nota. Si desea mantenerse como destinatario del paquete es necesario que se vuelva a agregar a usted mismo como destinatario nuevo del paquete. pág. 9

11 8.- Dar respuesta a un paquete (oficio) Cuando es necesario generar una respuesta a un documento o paquete se puede hacer de la siguiente manera: a. Ingresar a la pantalla de inicio del sistema (Listado de paquetes). b. Ingresar a los detalles del paquete que se desea eliminar (presionando en la descripción o id del paquete). c. Seleccionar la opción de Responder en el cuadro de selección denominado Acciones posibles: d. Automáticamente será enviado a un formulario que debe llenar para generar la respuesta al paquete (Oficio). e. Llenar los datos que necesite para generar la respuesta. f. Presionar el botón de pág. 10

12 Descripción de campos de respuesta: Campo o dato Descripción Es obligator io? No. Oficio No. de oficio con el que se está generando la respuesta. Si Fecha de elaboración de oficio Fecha en la que se elaboró el oficio con que se está dando respuesta. Si Dependencia Puesto La dependencia a la que se está dando respuesta con el oficio. Ya hay una lista predefinida de llenado para este valor. Se puede llenar utilizando la clave interna de la dependencia escribiendo la clave en la caja de texto pequeña, si la clave existe automáticamente se llenara la caja de texto grande con el valor correspondiente. De otra forma también se puede escribir en el cuadro de texto grande y se desplegara una lista de autocompletado con los valores aproximados, una vez que sea seleccionado un elemento se pondrá el valor en la caja de texto grande y su clave en la caja de texto pequeña. NOTA IMPORTANTE!: Es importante que siempre quede la clave de la dependencia ya que el sistema la toma como referencia para el llenado. El puesto al que se está dando respuesta con el oficio. Ya hay una lista predefinida de llenado para este valor. Se puede llenar utilizando la clave interna del puesto escribiendo la clave en la caja de texto pequeña, si la clave existe automáticamente se llenara la caja de texto grande con el valor correspondiente. De otra forma también se puede escribir en el cuadro de texto grande y se desplegara una lista de autocompletado con los valores aproximados, una vez que sea seleccionado un elemento se pondrá el valor en la caja de texto grande y su clave en la caja de texto pequeña. NOTA IMPORTANTE!: Es importante que siempre quede la clave del puesto ya que el sistema la toma como referencia para el llenado. Si Si pág. 11

13 Asunto El asunto de la respuesta. Si Archivo El documento escaneado o algún archivo adjunto que se No adjunto requiera mostrar en la respuesta al paquete (oficio) 9.- Cambiar o recuperar password Para cambiar su password o recuperarlo siga los siguientes pasos: a. Ingrese a la aplicación a b. Hacer clic en la liga que dice Olvide mi password? en la parte inferior del cuadro de formulario de ingreso al sistema. c. Ingresar su código de empleado o nombre de usuario indicada para cada cosa. pág. 12

14 d. Presionar el botón de e. Siga los pasos que se le indican en la aplicación y posteriormente por correo electrónico. pág. 13