Guía de Uso Aplicativo Mis Pagos (Usuario Proveedor)

Transcripción

1 Guía de Uso Aplicativo Mis Pagos (Usuario Proveedor)

2 Tabla de Contenido 1. Introducción Beneficios Aspectos relevantes del aplicativo Aplicativo Mis Pagos Ingreso a la plataforma Mercado Público Ingreso al aplicativo Portada aplicativo Ingreso de solicitud de pago Revisar estados de pago Informar recepción de pago Ingreso de Reclamo y seguimiento de reclamo de pago Simbología y Plazos en los Semáforos Flujo Ideal... 19

3 1. Introducción Esta guía presenta la funcionalidad del aplicativo Mis Pagos y tiene como objetivo guiar a los usuarios en la gestión de pago. La promoción del pago oportuno es una señal de apoyo e inclusión a los proveedores del Estado, estableciéndose como aquel que no supera el plazo máximo de 30 días corridos para los servicios de gobierno central y un máximo de 45 días corridos para los servicios del sector salud. Este se mide desde la fecha de recepción conforme o la aceptación del documento, hasta la fecha de pago. La Dirección de Compras y Contratación Pública, mediante el Oficio Circular n 14 del Ministro de Hacienda, adquiere la responsabilidad del Programa de Pago Oportuno (ChilePaga), el cual tiene como objetivo impulsar el cumplimiento oportuno de los compromisos de pago a sus proveedores. Durante el 2015, esta acción se refuerza con la modificación al Reglamento de Compras Públicas, donde en el artículo 79 bis se indica lo siguiente:.- Salvo en el caso de las excepciones legales que establezcan un plazo distinto, los pagos a los proveedores por los bienes y servicios adquiridos por las Entidades, deberán efectuarse por éstas dentro de los treinta días corridos siguientes a la recepción de la factura o del respectivo instrumento tributario de cobro. Sin perjuicio de lo anterior, podrá establecerse un plazo distinto en las bases, tratándose de licitaciones públicas o privadas, o en los contratos, tratándose de tratos directos, circunstancia que deberá sustentarse en motivos fundados. Con todo, para proceder a los mencionados pagos, se requerirá que previamente la respectiva Entidad certifique la recepción conforme de los bienes o servicios adquiridos por aquélla. Este concepto suple el silencio de las bases y refuerza por ley el cumplimiento de pago oportuno. Permitiendo fomentar y aportar el principio rector de transparencia y publicidad (Artículo 18 ley y 7 ley , Sobre Acceso a la información) Es importante mencionar que el aplicativo de Mis Pagos fue desarrollado bajo una metodología de diseño centrado en los usuarios. Esta metodología pone en práctica la implementación de pruebas sistemáticas de las distintas versiones de los aplicativos que están siendo desarrollados por la Dirección ChileCompra a través de las que se va recibiendo retroalimentación sobre usabilidad y otros aspectos por parte de los usuarios, con el objetivo de realizar mejoras de forma continua.

4 2. Beneficios El módulo Mis Pagos tiene como objetivo apoyar la gestión de documentos para mejorar los tiempos de pago de los organismos públicos a los proveedores. Entre sus beneficios cuenta: PROVEEDOR Permite monitorear documentos (facturas, boletas, etc.) entregados a las instituciones para gestionar el pago y hacer seguimiento de etapas y responsables. Permite recibir notificaciones de documentos disponibles para pago por medio de un correo electrónico, manteniéndole informado de las fechas de pago. El sistema permite generar reclamos por no pago en un solo sitio de manera dinámica. Para poder gestionar esta aplicación es necesario el ingreso del documento que posee timbre y firma del Organismo Público (Recepción Conforme), por lo que es fundamental, en esta primera etapa, la carga de la información de parte del proveedor. En el caso de los organismos del Estado, este aplicativo: COMPRADOR Permite priorizar y reducir los tiempos de pago a los proveedores Permite notificar al proveedor sobre la disponibilidad de su pago. Cerca de un 30% de los reclamos por pagos que ingresan a través de corresponden a documentos que ya estaban regularizados. Permite contar con información para la gestión de los documentos asociados a su institución

5 3. Aspectos relevantes del aplicativo El aplicativo Mis Pagos presenta cinco hitos o acciones que se realizan dentro del portal de Mercado Público, según el perfil de usuario ya sea comprador o proveedor, para la efectividad de la gestión del pago. Estas acciones se darán en la medida que cada uno de los usuarios siga atentamente los pasos señalados en este aplicativo. Flujo de Pagos

6 Asignación rol Mis Pagos Este rol permitirá a los usuarios gestionar y dar seguimiento a los documentos tributarios electrónicos que ingresen al aplicativo, que se visualizan en el Menú Mis Pagos. Dentro de sus principales atributos, será el ingreso manual de información, confirmación/no confirmación de un pago e ingresar un reclamo por pago. La asignación de este rol debe realizarla el usuario de la empresa con perfil Administrador. Recomendación de uso de exploradores Para una experiencia de uso satisfactoria, se recomienda utilizar las últimas versiones de los siguientes exploradores: Mozilla Firefox. Google Chrome. Internet Explorer. 4. Aplicativo Mis Pagos 4.1 Ingreso a la plataforma Mercado Público Para ingresar a la plataforma de Mercado Público, abra las versiones de los exploradores indicados en los puntos anteriores y escriba Una vez dentro, debe acceder a su escritorio ingresando su nombre de usuario y contraseña. Ver siguiente imagen:

7 4.2 Ingreso al aplicativo Una vez que accede a su escritorio, debe ingresar al aplicativo Mis Pagos. Ver siguiente imagen: NOTA: Todo usuario que ingresa al aplicativo, debe tener asignado el rol Mis Pagos. Este rol es asignado por el administrador. 4.2 Portada aplicativo Una vez realizado el paso anterior, podrá observar la portada del aplicativo Mis Pagos. En esta sección Ud. podrá visualizar: 1. Ingreso de solicitud de pago 2. Revisar estados de pago 3. Informar recepción de pago 4. Seguimiento de reclamos

8 Ingreso de solicitud de pago Para ingresar una solicitud de pago, esta se puede generar de dos maneras, carga manual o automática. Para la primera, se debe hacer clic en el botón ingreso de solicitud de pago de la portada del aplicativo. Una vez hecho esto, deberá seguir atentamente los 3 pasos señalados: 1. Ingreso de datos de la solicitud: deberá ingresar todos los datos solicitados, siguiendo los ejemplos. Ver siguiente imagen:

9 Nota: Debe tener en consideración que la parte de la orden de compra (OC) al presionar el botón Asociar el sistema buscará los hitos y acciones asociadas a esa OC. Una vez ingresados los datos correctamente debe presionar el botón siguiente para pasar a confirmar los datos. El sistema arrojará el siguiente cuadro de confirmación. Ver siguiente imagen:

10 Deberá presionar el botón aceptar para revisar y confirmar posteriormente los datos. 2. Confirmar datos En esta sección podrá revisar los datos que ingresó para posteriormente confirmarlos y ser enviados para gestión del comprador pagador. Si está de acuerdo con la información ingresada podrá confirmar el envío de la solicitud presionando aceptar. 3. Comprobante Luego de presionar aceptar mencionado en el punto anterior el sistema arrojará un número de confirmación, el cual es el mismo número de la factura, como lo muestra la siguiente imagen. Para poder cargar de forma automática esta información, se debe enviar una copia del archivo XML que genera el sistema de facturación electrónica, al correo DTE@chilecompra.cl. Es indispensable adjuntar dentro del documento, el número de Orden de Compra, ya que esta información permite que los Servicios Públicos puedan visualizarlos.

11 4.4.2 Revisar estados de pago Para acceder a revisar los estados de los pagos solicitados, debe hacer clic en el botón revisar estados de pago de la portada del aplicativo. Siguiendo el paso podrá visualizar los pagos en curso y pagos finalizados, los cuales contienen la siguiente información como se detalla en cada columna. Ver siguiente imagen:

12 Para el caso de los Documentos Tributarios Electrónicos que se carguen en la aplicación, serán identificados con manera. estos se visualizarán de la siguiente Dentro de las acciones que puede realizar el perfil proveedor, es visualizar el detalle de una solicitud de pago, debe hacer clic en el ícono se encuentra en el lado derecho (columna Acciones ). Ver detalle que A continuación, se desplegará la siguiente ventana y tendremos la posibilidad de visualizar en detalle todos los antecedentes de la solicitud de pago. Estos son: 1. Datos de la Factura 2. Información de la orden de compra 3. Historial de la solicitud de pago 4. Descripción de la orden de compra 5. Comentarios u observaciones 6. Documentos adjuntos

13 Para poder buscar facturas en seguimiento, debe acceder a los filtros de búsqueda avanzada dentro de los cuales se encuentran los estados. Ver siguiente imagen: Informar recepción de pago Para acceder a informar de una factura pagada, debe hacer clic en el botón informar recepción de pago de la portada del aplicativo.

14 En esta sección también podrá hacer búsquedas avanzadas tal cual como se muestra en el punto anterior. Debe tener presente que en paralelo el comprador recibirá su solicitud de pago, donde podrá ingresar comentarios u observaciones (Ej.: Forma de pago) en cuanto él finalice el procedimiento, el proveedor recibirá un correo electrónico desde info@chilecompra.cl informando la fecha de pago y la información registrada en los comentarios u observaciones. Nota 1: recuerde que el aplicativo de Mis Pagos se creó con el fin de facilitar el proceso de gestión de pagos hacia las empresas, especialmente las de menor tamaño, es por esta razón que es responsabilidad del proveedor informar por este medio la recepción del pago para que tanto el organismos comprador como el proveedor revisen el mismo tipo de información y el sistema funcione como corresponde. Nota 2: Desde que la Factura es ingresada en el sistema, tiene un plazo de 8 días corridos para aceptar o rechazar dicho documento, según lo establecido en el Art. 3 de la Ley y Art. 160 de la Ley de Comercio (Si se cumplen los 8 días sin acción, se dará por Aceptada para pago ). Incorporar datos de * 30 y 45 días. NOTA 2: Una vez aceptada la Solicitud de Pago, en las alertas cambiará el color gris (estado recibida) al siguiente semáforo de alertas. Inicio de semáforos para el pago de 30 días* desde es recibida la solicitud: Verde: Entre el 0% - 50 % del tiempo transcurrido (desde el día 1 al 15) Amarillo: Entre el 51% - 99 % del tiempo transcurrido (desde el día 16 al 30) Rojo: Mayor o igual a 100% del tiempo transcurrido (superior a 30 días) * Salvo en el caso de las excepciones legales que establezcan un plazo distinto. Art. 79 bis del Reglamento de Compras.

15 4.4.4 Ingreso de Reclamo y seguimiento de reclamo de pago. Para acceder a revisar e ingresar reclamos por no pago, debe hacer clic en el botón Seguimiento de reclamo de la portada del aplicativo. En donde se encontrará con 2 botones: En el primero de ellos Ingreso de reclamo podrá ingresar un reclamo por no pago. Ver siguiente imagen:

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17 Este formulario es el mismo que se muestra en la sección de la página de Reclamos, por lo tanto debe ingresarlo sólo una vez por cualquiera de las dos secciones. Nota: debe tener especial conocimiento de los motivos mencionados, en caso que necesite más especificaciones le recomendamos aclararlas en la descripción o en archivos adjuntos. 5. Simbología y Plazos en los Semáforos Recibida (Gris): Desde que la Factura es ingresada en el sistema, tiene un plazo de 8 días corridos para aceptar o rechazar dicho documento, según lo establecido en el Art. 3 de la Ley y Art. 160 de la Ley de Comercio (Si se cumplen los 8 días sin acción, se dará por Aceptada para pago ). Aceptada Para Pago (Verde): Una vez aceptada la solicitud comienza a regir el plazo de los 30 días corridos desde que es recibido el documento hasta el 50% del tiempo trascurrido para el color verde. Aceptada Para Pago (Amarillo): Una vez aceptada la solicitud comienza a regir el plazo de los 30 días corridos desde que es recibido el documento entre el 51% y 99% del tiempo trascurrido para el color amarillo. Aceptada para Pago (Rojo): Una vez aceptada la solicitud comienza a regir el plazo de los 30 días corridos desde que es recibido el documento sobre el 100% del tiempo trascurrido para el color rojo. Quiere decir que se realizará el pago fuera del plazo comprometido. Pagada (Verde): Indica que la factura ha sido pagada dentro de la fecha comprometida, indicando el día que fue realizado dicho pago.

18 Pagada (Rojo): Indica que la factura ha sido pagada fuera del plazo comprometido, indicando el día que fue realizado dicho pago. No Pagada (Rojo): Cuando el pago es rechazado, quedará en estado No Pagada.

19 6. Flujo Ideal