VALOREM S.A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO INTRODUCCIÓN

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1 1 VALOREM S.A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO INTRODUCCIÓN El lavado de activos y la financiación del terrorismo con dineros generados mediante actividades ilícitas constituyen unos de los problemas más graves que enfrenta Colombia en la actualidad. La Superintendencia Financiera de Colombia, con el propósito de hacerle frente a estos flagelos, consideró necesario actualizar la Circular Externa 010 de 2005 y así ajustar y mejorar los mecanismos para la prevención y control en el mercado de valores, del lavado de activos y la financiación del terrorismo provenientes de actividades ilícitas. En efecto, mediante la adopción de la Circular 062 de 2007, la Superintendencia Financiera de Colombia buscó prevenir y evitar que los emisores de valores sean utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de las actividades ilícitas señaladas en el artículo 323 del Código Penal, o para dar apariencia de legalidad a éstas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas ó para financiar actividades terroristas en contra de la estabilidad del País (en adelante, la Prevención y Control del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo o LA/FT). El lavado involucra activos de origen ilícito, es decir, aquellos que provienen de cualquiera de los delitos señalados en el artículo 323 del Código Penal y demás normas aplicables al delito de lavado de activos y la financiación del terrorismo. VALOREM S.A. (en adelante, VALOREM ó la Compañía) es consciente de la importancia de estas medidas en la coyuntura actual del país y por tal motivo desea contribuir al control del lavado de activos y la financiación del terrorismo, dando el más estricto cumplimiento a la Circular 062 de 2007, adoptando este MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA PREVENCION Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACION DEL TERRORISMO (en adelante, el MANUAL), cuya observancia estaría a cargo de todos y cada uno de los empleados, administradores y directivos de VALOREM (en adelante, los Funcionarios), si bien algunos de ellos tendrían las funciones específicas que este señala. El presente MANUAL consagra todas aquellas medidas y procedimientos que deberían ser observados para prevenir y evitar que las operaciones con valores de la Compañía adelantadas en el mercado público de valores, sean utilizadas para el lavado de activos y la financiación del terrorismo - LA/FT. Igualmente, este MANUAL cumple funciones didácticas para los diferentes Funcionarios de VALOREM, por lo que en ocasiones repite o adapta textos contenidos en la Circular 062 de Las reglas de conducta respecto a los mecanismos de Prevención y Control del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo contenidas en el presente documento son de imperativo cumplimiento, de manera que se deben observar en cada acto, por convicción y como manifestación

2 2 de un propósito preventivo. En desarrollo de lo anterior, se adoptan los siguientes principios y propósitos: a) Es deber de VALOREM, de sus órganos de administración y de control, de su Oficial de Cumplimiento, así como de los demás Funcionarios que intervengan en las transacciones relacionadas con valores emitidos por la Compañía o en las relaciones con los accionistas y tenedores de otros títulos, asegurar el cumplimiento de las normas encaminadas a la Prevención y Control del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo o LA/FT, particularmente las contenidas en los artículos 102 y 105 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF Decreto 663 de 1993, tal y como este ha sido modificado de tiempo en tiempo), con el propósito, de contribuir a la realización de los fines del Estado, de cumplir la Ley y el de proteger la imagen y la reputación nacional e internacional de la Compañía. b) Es imperativo anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales, considerando que es primordial generar una cultura orientada a aplicar y hacer aplicar las normas establecidas para la Prevención y Control del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. c) Se debe prestar especial atención a las conductas relacionadas con actividades terroristas y su posible financiamiento. d) Se debe conocer adecuadamente la actividad económica que desarrollan los potenciales accionistas de VALOREM y las características básicas de las operaciones en que se involucran corrientemente. e) Se debe contribuir con las autoridades para que se establezca la frecuencia, volumen y características de las transacciones que realicen en el mercado público de valores los accionistas o inversionistas en valores de VALOREM (en adelante, los Inversionistas). f) Es deber de VALOREM contribuir con las autoridades para que se establezca si el volumen de las transacciones ejecutadas en el mercado público de valores por los Inversionistas, guarda relación con la actividad económica de los mismos. g) VALOREM debe reportar de forma inmediata y suficiente, a las autoridades competentes, cualquier información relevante sobre manejo de fondos cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus Inversionistas, o sobre transacciones que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a VALOREM para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas. Para facilidad de consulta, se señalan a continuación unas definiciones de la Circular 062 de 2007, de uso frecuente en este MANUAL o en su aplicación:

3 3 - Operación Inusual en el Mercado de Valores: Es aquella operación cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica del Inversionista y la Compañía no le haya encontrado explicación o justificación que considere razonable. - Determinación de Operaciones Sospechosas en el Mercado de Valores: La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los Inversionistas y de los mercados, debe permitir, conforme a los criterios objetivos definidos por la entidad, determinar si una operación es o no sospechosa. Cabe anotar que, el concepto de operación sospechosa incluye no sólo las que se hayan realizado, sino también aquellas que se intentaron realizar pero que no fueron efectivamente concluidas. - SIPLA: el conjunto de políticas, instrumentos, mecanismos y procedimientos diseñados e implementados para prevenir y controlar el lavado de activos y la financiación del terrorismo mediante la adquisición de valores emitidos por VALOREM. CAPITULO I CONDICIÓN DE APLICACIÓN DEL PRESENTE MANUAL El presente MANUAL y las disposiciones y obligaciones en él contenidas, entran a regir una vez el mismo haya sido aprobado por la Junta Directiva de VALOREM. Una vez ello ocurra, al mismo se le dará aplicación en forma inmediata cuando quiera que VALOREM coloque directamente títulos en el mercado, esto es, sin utilizar un intermediario para el efecto, de conformidad con el numeral 1.1 de la Circular Externa 062 de 2007, ó cuando la Compañía tenga acciones u otros títulos que no sean desmaterializados y se transfieran en el mercado secundario, en los términos del numeral 1.2 de la Circular 062 de Sin perjuicio de lo anterior, VALOREM prestará toda su colaboración a las autoridades competentes para que, de conformidad con las disposiciones legales, se logre la prevención y control de actividades delictivas a través del mercado de valores.

4 4 CAPITULO II MECANISMOS GENERALES DE CONTROL II. 1. Estructura Organizacional II Junta Directiva La Junta Directiva de VALOREM dará estricto cumplimiento al presente MANUAL, en especial a las siguientes funciones: a) Señalar las políticas para la prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, de conformidad con lo previsto en la Circular Externa 062 de b) Aprobar el presente MANUAL, así como sus actualizaciones. c) Aprobar los mecanismos e instrumentos que compongan el Sistema Integral para la Prevención de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo de VALOREM. d) Designar al Oficial de Cumplimiento. e) Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el Oficial de Cumplimiento, dejando expresa constancia en la respectiva acta. f) Pronunciarse sobre los informes presentados por el Revisor Fiscal y hacer seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando expresa constancia en la respectiva acta. g) Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el Sistema Integral para la Prevención de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (en adelante, el SIPLA) de VALOREM. II Representante Legal El Representante Legal de VALOREM dará estricto cumplimiento al presente MANUAL, en especial a las siguientes funciones. a) Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen todas las políticas establecidas por la Junta Directiva. b) Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento del SIPLA de VALOREM. c) Someter a aprobación de la Junta Directiva, en coordinación con el Oficial de Cumplimiento, el MANUAL de procedimientos y sus actualizaciones. d) Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento.

5 5 II Oficial de Cumplimiento El Oficial de Cumplimiento es aquella persona designada por la Junta Directiva para verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de las disposiciones de control de lavado de activos y de financiación del terrorismo en VALOREM. El Oficial de Cumplimiento tendrá un (1) único suplente elegido por la Junta Directiva, quien lo reemplazará en sus faltas absolutas o temporales. El período del suplente del Oficial de Cumplimiento, será igual al del principal y ambos podrán ser reelegidos indefinidamente o removidos libremente antes del vencimiento del período. Cuando la Junta Directiva no elija al Oficial de Cumplimiento o a su suplente en las oportunidades que deba hacerlo, continuará el anterior en su cargo hasta tanto se efectúe nuevo nombramiento. II Requisitos Oficial de Cumplimiento a) Ser designado por la Junta Directiva. b) Tener capacidad decisoria. c) Contar con el tiempo necesario para el desarrollo de sus funciones y estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico que le permita cumplir en forma adecuada sus funciones. II Funciones del Oficial de Cumplimiento El Oficial de Cumplimiento de VALOREM dará estricto cumplimiento al presente MANUAL, en especial a las siguientes funciones. a) Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del presente MANUAL. b) Presentar informes escritos semestrales a la Junta Directiva, en los cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos: i) Los resultados de la gestión desarrollada. ii) El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades. iii) La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en el presente capítulo, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SIPLA de VALOREM. iv) Los resultados de los correctivos ordenados por la Junta Directiva. v) Los resultados de la colocación cada vez que finalice la vigencia de la respectiva oferta pública. vi) Un reporte en relación con el control del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo realizado a las transferencias en el mercado secundario, si es del caso. c) Presentar al Representante Legal los requerimientos de recursos informáticos, tecnológicos, físicos y humanos necesarios para el cumplimiento de sus funciones. d) Promover la adopción de correctivos del SIPLA de VALOREM.

6 6 e) Evaluar los informes que presente el Revisor Fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas. f) Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad competente judicial o administrativa en esta materia. g) Diseñar, programar y coordinar los planes de capacitación sobre este tema, necesarios para que los diferentes Funcionarios de la Compañía que tengan a su cargo actividades relativas a este tipo de control, estén debidamente informados y actualizados. II Información sobre el Oficial de Cumplimiento La designación o reemplazo del Oficial de Cumplimiento y de su suplente, que efectúe la Junta Directiva de VALOREM será comunicada por el Secretario General dentro de los quince (15) días corrientes siguientes a su designación, a la Unidad Especial de Información y Análisis Financiero del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (en adelante, la UIAF) anexando la copia del acta de la Junta en que conste tal evento. II Áreas de soporte para la ejecución de las funciones del Oficial de Cumplimiento El Oficial de Cumplimiento y su suplente contarán con el apoyo de toda la Compañía para cubrir adecuadamente las diferentes áreas de su gestión y en particular, de las Vicepresidencias Jurídica y Financiera de VALOREM. II Revisoría Fiscal En cumplimiento del deber de verificar que las actuaciones de la Compañía se ajusten a las normas legales, la Revisoría Fiscal instrumentará los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos del presente MANUAL. Dicha gestión incluye el examen de las funciones que cumplen los Funcionarios de la Compañía y el Oficial de Cumplimiento en relación con el mismo. Dentro del informe que debe presentar al máximo órgano social, según lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 209 del Código de Comercio, el Revisor Fiscal deberá expresar las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas sobre Prevención y Control del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. II. 2. Detección de Operaciones Inusuales y Reporte de Operaciones Sospechosas II Información sobre operaciones Con el fin de poder efectuar el análisis que permita identificar la ocurrencia de operaciones inusuales o sospechosas, la Vicepresidencia Financiera de la Compañía informará al Oficial de Cumplimiento la realización de cualquier tipo de operación que se realice a través del mercado de valores sin la utilización de intermediarios, mediante la cual VALOREM reciba cualquier tipo de inversión o aporte de capital. La información será remitida en el formato que para tal efecto suministre el Oficial de Cumplimiento.

7 7 II. 2.2.Procedimiento a seguir ante una operación Inusual o sospechosa La confrontación de operaciones detectadas como inusuales con la información de Inversionistas con que cuenta VALOREM, permitirá conforme al buen criterio, identificar si una transacción es o no de ésta clase. Ante una señal de alerta o la presencia de un negocio inusual o sospechoso, debe procederse de la siguiente manera: quien la detecte, remitirá al Oficial de Cumplimiento, de inmediato, toda la información y soportes necesarios para que el Oficial de Cumplimiento pueda hacer el análisis y el reporte correspondiente. II Reporte de operaciones sospechosas II Obligación de Reporte. Cuando se identifique una operación como sospechosa, el Oficial de Cumplimiento o su suplente, deberá enviar el respectivo reporte a la UIAF o a la autoridad competente. Igualmente, deberá reportar los intentos de realizar operaciones sospechosas, aunque VALOREM se abstenga de efectuarlas por considerarlas como tales. II Documentos soporte del reporte. Los reportes se remitirán a las autoridades en los formatos que éstas diseñen para el efecto, si fuere el caso. Los documentos originales de soporte relacionados con el análisis de cada operación considerada como inusual o sospechosa, serán custodiados con las debidas seguridades por el Oficial de Cumplimiento de VALOREM, a fin de que puedan hacerse llegar, de manera completa y oportuna, a las autoridades competentes que los requieran. II Naturaleza del Reporte. De acuerdo con lo establecido por el artículo 42 de la Ley 190 de 1995, cuando se suministre esta clase de información no habrá lugar a ningún tipo de responsabilidad para VALOREM, ni para sus administradores, demás directivos o empleados, razón por la cual, el reporte respectivo se entregará a título informativo, no requerirá de firma y en ningún momento constituirá denuncia penal. Lo anterior será advertido por el Oficial de Cumplimiento en los documentos remisorios de la información. II. 3. Control de Operaciones en Efectivo en el Mercado de Valores II Operaciones Singulares La Vicepresidencia Financiera de VALOREM deberá dejar constancia, en el formulario que para tal efecto le entregue el Oficial de Cumplimiento, con observancia de los requisitos y condiciones contenidas en el anexo número III de la Circular Externa 062 de 2007 y de lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 103 del EOSF, de la información relativa a transacciones en efectivo que realicen los Inversionistas, cuyo valor sea igual o superior a diez millones de pesos ($ ) si es en moneda legal colombiana o a cinco mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US $5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la Tasa de Cambio Representativa del Mercado (TRM) que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

8 8 II Operaciones Múltiples La Vicepresidencia Financiera de VALOREM deberá informar al Oficial de Cumplimiento sobre la existencia de transacciones múltiples en efectivo, en moneda nacional o extranjera, que deban ser consideradas como una sola. Para este efecto, se entenderá como una sola, el conjunto de operaciones que se realicen durante un lapso de un (1) mes calendario, por o en beneficio de una persona, y que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($ ) si es en moneda legal o veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US $25.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la Tasa de Cambio Representativa del Mercado (TRM) que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. En este caso, también deberá diligenciar el formulario con los requisitos previstos en el numeral anterior. Si durante el periodo de reporte no se presentó ninguna transacción, se deberá enviar un archivo que contenga cero (0) como registros de detalle. CAPITULO III MECANISMOS ESPECIALES DE CONTROL El conocimiento del potencial Inversionista constituye parte fundamental de la Prevención y Control del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. Por tal razón VALOREM verificará la información suministrada por éstos, de conformidad con lo exigido en el Anexo I de la Circular Externa 062 de 2007 de manera diligente y responsable. No obstante, la Compañía podrá establecer formularios simplificados para el conocimiento del cliente cuando el monto de la transacción sea inferior a sesenta y seis mil (66.000) UVR s. Tratándose de valores que cotizan en bolsa, se considerará como monto de la transacción el que resulte de multiplicar el número de títulos transados por el precio base en bolsa. En el caso de valores que no cotizan en bolsa, el monto de la transacción se calculará con base en el valor intrínseco -si se trata de acciones- o con base en el valor nominal, si se trata de otros títulos. VALOREM mantendrá actualizada la información señalada en el numeral siguiente respecto de los accionistas que posean el uno por ciento (1%) o más de sus acciones en circulación, para lo cual enviará por lo menos una vez al año, el formulario de actualización a la última dirección registrada por el accionista, esta operación podrá realizarla directamente ó a través de un tercero. III. 1. Procedimientos para el conocimiento de los Inversionistas en el mercado primario Los procedimientos establecidos con el objetivo de conocer al Inversionista en el mercado primario, atenderán los siguientes parámetros: a) Garantizar el diligenciamiento adecuado del formulario de vinculación de los Inversionistas, así como la verificación y confirmación de la información suministrada y los soportes respectivos, de acuerdo con el Anexo I de la Circular Externa 062 de 2007, salvo en los casos expresamente exceptuados.

9 9 b) Permitir el conocimiento de los Inversionistas, la naturaleza de la actividad o negocios que realizan y, además, proporcionen la siguiente información: i) Identificación de la persona, empleando para el efecto, documentos, datos e información de una fuente independiente y confiable; ii) Actividad económica; iii) Características y montos de los ingresos y egresos; iv) Origen y procedencia de los fondos a utilizar en la adquisición de los valores, para lo cual deberá apoyarse, entre otros documentos que considere pertinentes, en la declaración jurada del inversionista. c) Tratándose de la vinculación de personas jurídicas, el conocimiento del Inversionista supone además conocer la estructura de su propiedad, es decir, la identidad de los accionistas o asociados que tengan el cinco por ciento (5%) o más de las acciones o participaciones. d) Cuando la información no pueda ser confirmada o sea inexacta, tal hecho deberá considerarse como una operación inusual. Cuando la información sea falsa, tal hecho deberá considerarse como una operación sospechosa y reportarse a la UIAF y demás autoridades competentes. e) En los casos de Inversionistas con dependencia económica de un tercero, se deberá solicitar la documentación de la(s) persona(s) de quien(es) provenga(n) los recursos utilizados para la inversión. VALOREM establecerá en los prospectos de colocación y los avisos de oferta como requisito para participar en el proceso de cualquier colocación, que los Inversionistas interesados en adquirir los valores deberán allegar el formulario de vinculación debidamente diligenciado con sus anexos, previo al momento de aceptación de la oferta. Tratándose de colocaciones a través del mecanismo de subasta, la documentación mencionada deberá allegarse a más tardar antes de la hora prevista para la iniciación de la subasta. El interesado que no haya allegado oportunamente el formulario de vinculación debidamente diligenciado y la totalidad de los anexos requeridos, no podrá participar en el proceso de adjudicación. En todo caso, VALOREM confirmará la información suministrada por los adquirentes de los valores, dentro de los plazos que se indican a continuación, los cuales se contarán a partir de la recepción de los documentos respectivos: Número de Plazo Adquirentes a) Hasta 100 adquirentes 5 días b) De 101 a 200 adquirentes 10 días c) De 201 a 300 adquirentes 20 días d) De 301 a 500 adquirentes 30 días e) De 501 a 1000 adquirentes 40 días f) De 1001 a 2000 adquirentes 50 días

10 10 g) De 2001 a 5000 adquirentes 60 días h) Más de 5000 adquirentes 120 días III. 2. Procedimientos para el conocimiento de los Inversionistas en el mercado secundario Cuando se trate de enajenación de valores y siempre que no intervengan entidades vigiladas por la SFC, la Compañía antes de proceder a inscribir la respectiva enajenación en el libro de registro correspondiente, solicitará el diligenciamiento del formulario de vinculación de Inversionistas y realizará las gestiones necesarias para confirmar los datos suministrados, de acuerdo con los parámetros mínimos establecidos en el numeral anterior y en el Anexo 1 de la Circular Externa 062 de VALOREM adelantará el mismo procedimiento cuando se trate de valores a la orden y VALOREM vaya a pagar los rendimientos al Inversionista. En aquellos eventos en los cuales se advierta que no se ha diligenciado en debida forma el formulario de vinculación y/o no se han adjuntado la totalidad de los anexos requeridos, VALOREM realizará en forma inmediata las acciones tendientes a obtener la información faltante y, en caso de que no se obtenga, deberá tenerse como una señal de alerta a partir de la cual se puede inferir la posible existencia de una operación inusual y, si la situación lo amerita, reportarse como operación sospechosa a la UIAF. III. 3. Documentación anexa al proceso de vinculación de Inversionistas III Anexos a personas naturales Para este tipo de personas se exigirá que se adjunten los siguientes documentos al formulario de vinculación del Inversionista: a) Fotocopia del documento de identificación; b) Constancia de ingresos (Honorarios, certificado de ingresos y retenciones o el documento que corresponda); c) Declaración de renta del último período gravable disponible; d) Estados financieros certificados o dictaminados a la fecha del último corte disponible al momento de la vinculación del Inversionista, cuando aplique. Estos documentos se solicitarán en la medida en que de acuerdo con las actividades económicas desarrolladas por el potencial Inversionista, las normas legales le obliguen a elaborarlos y/o presentarlos. III. 3.2 Anexos a personas jurídicas Para este tipo de Inversionistas se exigirá que se adjunten los siguientes documentos al formulario de vinculación del Inversionista: a) Certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a tres meses, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal, o documento análogo;

11 11 b) Fotocopia del número de identificación tributaria (NIT); c) Fotocopia del documento de identificación del representante legal; d) Estados financieros certificados o dictaminados; e) Lista de los socios titulares del 5% ó más del capital social, si esta información no consta en el certificado de existencia y representación legal. Tratándose de entidades de naturaleza no societaria, se adjuntará una lista de los miembros de la junta directiva u órgano que haga sus veces, en caso que los mismos no constaren en el certificado de existencia y representación; f) Declaración de renta del último período gravable disponible. En el caso de Inversionistas que dependan económicamente de un tercero se solicitará la documentación antes referida, según el tipo de persona, del tercero de quien provengan los recursos a utilizar para las transacciones. III. 4. Personas Públicamente Expuestas De conformidad con lo previsto en la Circular Externa 062 de 2007 y en especial con lo dispuesto en este MANUAL, se aclara que en virtud de las calidades de determinadas personas, pueden exponerse en mayor grado a la Compañía y dado que esto puede representar un riesgo para VALOREM, la Compañía está facultada para realizar procedimientos exigentes, minuciosos y frecuentes con la finalidad de dar transparencia a todas sus operaciones. III. 5. Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de vinculación de inversionistas III Excepciones Generales Los requerimientos de información previstos en los numerales 1 y 2 del presente capítulo no serán aplicables a los siguientes Inversionistas: a) Emisores de valores o entidades inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores. b) Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SF. c) Organismos multilaterales. d) Entidades públicas del orden nacional, departamental y municipal, salvo que se trate de empresas industriales y comerciales del Estado, sociedades de capital público o sociedades de economía mixta que no estén sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC. III Excepciones bajo responsabilidad del Representante Legal En casos excepcionales y con fundamento en el conocimiento que se tenga de algunos Inversionistas, bajo la responsabilidad expresa del representante legal de VALOREM, se les podrá

12 12 eximir la de obligación de firmar el formato de vinculación de Inversionistas, si se trata de persona natural y de anexar la documentación adicional de que trata el numeral 3.1 No obstante lo anterior, en este evento deberá diligenciarse la parte referente a la información básica del cliente y el representante legal de VALOREM suscribirá el formato en comento. III Otras Excepciones Cuando los títulos vayan a ser suscritos por accionistas de VALOREM y ésta cuente con la información relacionada anteriormente, no habrá obligación de requerirla. III. 6. Registro de Inversionistas Con el fin de lograr un adecuado control de las operaciones que se realizan a través de la compañía, el Oficial de Cumplimiento deberá llevar un registro de Inversionistas clasificados en la siguiente forma: a) Entidades Financieras; b) Entidades del Sector Real; c) Entidades del Sector Público; d) Emisores inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, que no correspondan a las categorías anteriores; e) Personas jurídicas no inscritas en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios; f) Personas naturales; g) Suscriptores de fondos de valores y fondos de inversión. Los formularios en los cuales conste la información aportada por los Inversionistas, deben contener los requisitos y los datos según lo dispuesto por el instructivo del anexo número 1 de la Circular Externa 062 de El Oficial de Cumplimiento tendrá a su cargo la verificación periódica de la veracidad de la información que reposa en estos registros. De igual manera, el Oficial de Cumplimiento deberá, para efectos de lograr un mayor control sobre los Inversionistas actuales o potenciales, adoptar los mecanismos adecuados que permitan identificar plenamente al ordenante de una operación, a su comitente, al beneficiario, al Funcionario de VALOREM u otra firma que inició el contacto con el Inversionista y a quien ejecuta la operación. Los datos anteriormente mencionados deberán quedar plasmados en un medio que el Oficial de Cumplimiento considere adecuados para el efecto.

13 13 CAPITULO IV DISPOSICIONES FINALES IV. 1. Conservación de Documentos Para garantizar un apoyo efectivo a las autoridades, VALOREM conservará los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo, de conformidad con las normas que rigen la conservación de libros y papeles de comercio. Para tal finalidad tendrá en cuenta lo siguiente: a) En los casos de procesos de reorganización empresarial, como fusión, escisión y transformación, entre otros, las entidades resultantes, siempre que continúen siendo emisores de valores, garantizarán la continuidad y estricto cumplimiento de esta reglamentación. b) En caso de liquidación, corresponde al liquidador adoptar las medidas necesarias para garantizar el archivo, guarda, conservación y protección de estos documentos. c) Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, VALOREM dispondrá la conservación centralizada de tales documentos con las debidas seguridades, junto con el respectivo reporte a la UIAF, con el propósito de hacerlos llegar en forma completa y oportuna a las autoridades cuando éstas los soliciten. d) En cuanto a los formularios establecidos para los reportes de que trata el numeral 2 del capítulo II del presente MANUAL, VALOREM los conservará debidamente organizados y a disposición de las autoridades. La información reposará como mínimo en la oficina de radicación durante los primeros tres (3) años sin perjuicio del deber de conservación de documentos. La información contenida en estos formularios se organizará internamente, en forma centralizada en una base datos, de manera que permita atender de forma inmediata los requerimientos de las autoridades y ser utilizada eficientemente la Compañía para la detección de operaciones inusuales y sospechosas. IV. 2. Acceso a la Información Producida en virtud de los Controles Adoptados Sin perjuicio de la obligación de reportar en forma inmediata y suficiente a la UIAF, la información sobre operaciones sospechosas a que se refiere el literal d del numeral 2º del artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, VALOREM sólo estará obligada a suministrar información obtenida en desarrollo de los mecanismos de control establecidos en este MANUAL, cuando así lo soliciten los Directores Regionales o Seccionales de la Fiscalía General de la Nación o las autoridades competentes, quienes podrán ordenarlo durante las indagaciones previas o en la etapa de instrucción, directamente o por conducto de las entidades que cumplen funciones de policía judicial, exclusivamente para efectos de investigaciones de delitos cuya realización les competa. IV. 3. Reserva de la Información Reportada Las personas vinculadas a VALOREM no podrán dar a conocer a quienes hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que han comunicado a las autoridades competentes sobre las mismas, en cumplimiento de la obligación consagrada en el literal d., del numeral 2º, del artículo

14 del Estatuto Orgánico del Sector Financiero. En consecuencia, deberán guardar reserva sobre dicha información.