Ayuntamiento de Gijón GENERACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN FORMATO PDF/A

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1 GENERACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN FORMATO PDF/A Ver. 1.0 Pág. 1 31/03/2009

2 EL ESTÁNDAR PDF/A Y SUS OBJETIVOS El PDF/A es un estándar ISO para la utilización del formato PDF en la conservación de documentos digitales durante largos periodos de tiempo. Se publicó el día 1 de octubre de 2005 como ISO : Document management Electronic document file format for long-term preservation Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). El estándar PDF/A es el resultado de más de tres años de trabajos de un comité conformado por representantes de empresas y miembros de diferentes asociaciones de todo el mundo. La norma ISO define un formato de fichero basado en el PDF, conocido como PDF/A, que facilite una forma de representar documentos digitales de manera que su apariencia gráfica se preserve de forma fidedigna a largo plazo independientemente de las herramientas y sistemas utilizados para su creación, almacenaje o visualización. El estándar no define, sin embargo, ni estrategias de almacenamiento ni los objetivos de un sistema de archivo. Únicamente proporciona un perfil para documentos electrónicos que garantice que puedan ser visualizados en el futuro. Es relativamente sencillo predecir que el PDF/A se establecerá en los próximos años como el formato de referencia para la preservación y archivado de documentos digitales. El uso del formato PDF, así como el software necesario para crear, visualizar o procesar ficheros PDF, está muy extendido en todo el mundo, tanto el sector publico como en el privado. El PDF es percibido en dichos sectores como un formato de documento robusto y por ello su utilización y aprovechamiento se da en las más diversas áreas. El estándar PDF/A permite garantizar que los documentos PDF podrán ser visualizados a largo plazo y por tanto es el formato más adecuado para el archivado y conservación de dichos ficheros en el futuro. Un formato de archivo de documentos electrónicos a largo plazo debe cumplir con algunos requisitos básicos: Debe ser un formato independiente del dispositivo, de manera que el documento pueda ser accedido por cualquier usuario ahora o en el futuro. No sería aceptable que el formato dependiese del sistema operativo, la resolución del dispositivo de visualización, o cualquier otro parámetro cuya evolución futura desconocemos. Debe ser un formato autocontenido, de manera que toda la información necesaria para representar el contenido del documento se encuentre en el propio documento, y no sea preciso acceder a contenidos externos que quizá en el futuro no estén disponibles. Un ejemplo común de este punto lo tenemos con las fuentes de texto. Si para representar el documento empleamos las fuentes del sistema, no podemos garantizar que en el futuro el documento se represente de manera fidedigna al no poder asegurar que esas fuentes estén disponibles. Ver. 1.0 Pág. 2 31/03/2009

3 Autodocumentado, es decir, que toda la información necesaria para localizar el documento, catalogarlo, etc esté contenida en el propio documento, y no almacenada en recursos externos. El formato debe impedir las restricciones, de manera que el contenido esté accesible sin protecciones de ningún tipo. La existencia de protecciones, como contraseñas, compromete el acceso futuro a la información. El formato debe estar publicado. Además de estos criterios, partir de un formato que esté ampliamente aceptado por la comunidad garantiza una rápida adopción del mismo. DESCRIPCIÓN DEL FORMATO PDF/A A continuación presentamos un breve resumen de algunas características importantes del formato PDF/A. A grandes rasgos podemos clasificar en 3 grandes grupos las diferencias del formato PDF/A respecto de la especificación pública del formato PDF publicada por Adobe: Características obligatorias, características prohibidas y recomendaciones. Serían obligatorias todas aquellas características que son imprescindibles para garantizar el acceso al documento en el futuro. Estas características aseguran que el documento sea representado de manera fidedigna en cualquier dispositivo. Entre estas características están la incrustación de fuentes, la identificación de las anotaciones o la preservación del aspecto visual del documento. En el formato están prohibidas todas aquellas características que puedan comprometer el acceso futuro al documento. Entre estas características están el cifrado y protección del documento, los objetos dinámicos incrustados (cuya reproducción está íntimamente ligada al sistema operativo), las fuentes propietarias o aquellas que no se pueden incrustar, o los enlaces externos (que podrían no estar disponibles en el futuro). Finalmente, hay algunas características que figuran en el estándar como recomendaciones, como es el caso de la utilización de metadatos para identificar la información contenida en el documento. En caso de emplearse metadatos, éstos deben estructurarse en formato XMP. En función de las características que cumpla el documento, se establecen 2 niveles de cumplimiento con el estándar: 1a y 1b. Ver. 1.0 Pág. 3 31/03/2009

4 El nivel 1b, el más bajo, garantiza que el documento es visualmente idéntico al que creó el autor. En este nivel puede no haber etiquetado del contenido. En el nivel 1a, el mayor, se incluyen todas las características del nivel 1b y además se obliga a que el documento esté etiquetado, lo que permite añadirle mucha información sobre su estructura. Esto permite, por ejemplo, que un lector pueda conocer en que orden debe leerse o visualizarse el documento. Por ejemplo, un lector automático puede leer las columnas como tales en lugar de horizontalmente. ÁREAS DE APLICACIÓN DEL PDF/A El PDF/A puede ser utilizado para conservar todos aquellos documentos digitales destinados a la impresión, así como aquellos no digitales que deben ser digitalizados. Por esta razón, la utilización del PDF/A es tremendamente práctica en muchos ámbitos. Los siguientes ejemplos han sido tomados de diferentes sectores en los que el PDF/A ya está siendo utilizado o en los que se están desarrollando experiencias piloto. Diseño Técnico (CAD) Los ficheros de diseño técnico habitualmente precisan de software especializado solo para poder ser visualizados. La conversión de dichos ficheros a PDF/A posibilita no solo su visualización con un software estándar sino también garantiza que dichos diseños podrán ser visualizados e impresos con el paso del tiempo. Documentación con valor histórico Diversas administraciones y organismos públicos requieren que se presente en formato PDF/A, con o sin firma electrónica, aquella documentación que va a ingresar con el tiempo en sus sistemas de archivo histórico por su indudable valor. Este es el caso del Ayuntamiento. Trabajos científicos Múltiples universidades solicitan en la actualidad que tanto tesinas como tesis sean enviadas en formato PDF/A si es posible. Ver. 1.0 Pág. 4 31/03/2009

5 Conversión de archivos Numerosos documentalistas no están conformes con sus archivos por distintas razones. Además, nuevas disposiciones legales solicitan nuevos requisitos para el archivado de documentos. Numerosas empresas han comenzado ya la migración de sus heterogéneos y voluminosos archivos hacia el PDF/A. LAS VENTAJAS DEL PDF/A El estándar PDF/A, basado en el ampliamente difundido formato PDF, especifica los requerimientos que deben cumplir los ficheros digitales a fin de poder ser válidos para su conservación en el tiempo. El PDF/A combina las capacidades del formato PDF con la fiabilidad y solidez esenciales para un fichero que debe ser preservado durante un largo periodo de tiempo. PDF/A el PDF inequívoco e inalterable Un fichero PDF/A incluye todos aquellos elementos necesarios para poder ser visualizado de forma exacta y ninguno que pueda dañar o modificar dicha representación. Más idóneo y más reducido que un TIFF G4 o un JPEG Los formatos de mapa de bits almacenan sus contenidos como píxeles. En un PDF/A el texto sigue siendo texto y por tanto se pueden realizar búsquedas. Un PDF/A con páginas escaneadas puede tener el texto procedente de un proceso de OCR en una capa invisible directamente detrás del texto visible. Esto permite que se puedan realizar búsquedas por contenido a la vez que el aspecto visual se mantiene inalterado. Más universal que los ficheros de las aplicaciones nativas Los ficheros generados en los diferentes programas requieren normalmente, dichos programas para poder ser abiertos y visualizados. En el caso del PDF/A sólo se necesita un programa, independiente de plataforma, para poder realizar dicha labor. Ver. 1.0 Pág. 5 31/03/2009

6 La firma digital y el PDF/A El formato PDF acepta las firmas digitales (incrustadas). El estándar PDF/A admite la firma digital con un número mínimo de requisitos. Los archivos PDF/A pueden contener explícitamente una firma digital que garantice su integridad sin que la misma invalide su compatibilidad con el estándar. Este soporte de firma digital es extensible a las nuevas tecnologías de firma digital que estarán disponibles en un futuro cercano. CONSIDERACIONES PARA CREAR FICHEROS EN FORMATO PDF/A Hay una serie de aspectos que deben tenerse presente a la hora de generar documentos que vayan a convertirse en PDF/A. Es importante tener presente que hay ciertas características que podrán forzarse a la hora de hacer la conversión a PDF/A, pero hay otras que deben ser tenidas en cuenta en el momento de crear el documento. Algunos de estos aspectos que deben ser tenidos en cuenta son: No deben utilizarse fuentes que no puedan ser incrustadas en el documento, por ejemplo, aquellas de las que no tengamos derechos de uso. Los gráficos que se empleen en el documento deben estar en un formato independiente del dispositivo. No debe emplearse la transparencia. No debe haber enlaces a contenido externo que complemente la información contenida en el fichero. Estos enlaces externos se convertirán en texto cuando el documento se convierta en PDF/A. Los formularios que se empleen, son convertidos en texto cuando el documento se convierte en PDF/A. Esto quiere decir que se sustituyen los campos dinámicos por su contenido. No deben emplearse acciones que modifiquen el contenido del documento, ya que en PDF/A todo el contenido es estático. Un ejemplo de este tipo de acciones podría ser un campo que contuviese la fecha del sistema. Ver. 1.0 Pág. 6 31/03/2009

7 SOFTWARE DE GENERACIÓN DE FICHEROS EN FORMATO PDF/A Software comercial Entre el software que genera con garantías PDF/A, nivel 1b, se encuentran las distintas versiones de Adobe Acrobat ( así como distintas soluciones comerciales de las que se informa en la dirección Software gratuito Entre el software gratuito que genera PDF/A, nivel 1b, se encuentra el SOLID PDF Creator que puede descargarse desde la dirección La descarga e instalación de cualquiera de estas impresoras virtuales es rápida, sencilla y transparente. Una vez finalizada se mostrará una nueva impresora desde el menú imprimir de cualquier aplicación en el entorno Windows. GENERACIÓN DE UN FICHERO ELECTRÓNICO EN FORMATO PDF/A PARTIR DE UN DOCUMENTO EN SOPORTE PAPEL Para la generación de un fichero electrónico, en formato PDF/A, de cualquier documento en papel se debe, primeramente, escanear o fotografiar digitalmente éste. Con la imagen en pantalla sólo falta mandar imprimir dicha imagen utilizando una impresora virtual que permita guardar con el formato PDF/A (al menos nivel 1b). Cuando se dirige la impresión a esta impresora virtual se pide una carpeta y un nombre para guardar el fichero PDF/A que se va a generar. GENERACIÓN A PARTIR DE UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO Para la generación de un fichero en formato PDF/A de cualquier fichero Autocad, Word, Excel, PowerPoint, txt, jpg, etc. se utiliza el mismo sencillo proceso que para documentos en soporte papel y que consiste en mandar imprimir ese fichero indicando la impresora virtual instalada que lo que hace es generar el mismo fichero en formato PDF/A y archivarlo. Ver. 1.0 Pág. 7 31/03/2009