GUÍA DEL PROCESO DE COMPRAS MENORES

Transcripción

1 GUÍA DEL PROCESO DE COMPRAS MENORES DGCP Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Edic. /Rev.: 000 V04.01 Fecha: 08/08/2016

2 DOCUMENTO / ARCHIVO: HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO Título GUÍA DEL PROCESO DE COMPRAS MENORES Nombre Archivo DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F1B2- E4GC v04.01 Fecha 08/08/2016 Versión v04.01 Cliente Asunto / Detalle Soporte lógico Localización Dirección General Contrataciones Públicas-DGCP GUÍA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS MENORES Microsoft Word Santo Domingo- República Dominicana REGISTRO DE CAMBIOS Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio v /12/2014 Creación del documento V /12/2014 Revisión del documento V /01/2015 Adaptación del documento con el portal transaccional V /01/2015 Revisión final del documento V /07/2015 Revisión final del documento V /10/2015 Actualización final del documento Fase 1B1 V /06/2016 Actualización final del documento Fase 1B2 V /08/2016 Actualización final del documento Fase 1B2 DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO: Nombre Jhonattan Toribio George Slujalvkosky Yaraida Volquez Área Tecnología Tecnología Capacitación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 2 de 56

3 CONTROL DEL DOCUMENTO Este documento ha sido: Nombre: Preparado por: Revisado por: Aprobado por: Gianina Cáceres Ingrid De Jesús Angélica Consuegra Orquídea Almonte Marianelly Aparicio Firma: Fecha: Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 3 de 56

4 INDICE 1. PROCESO DE COMPRAS MENORES CREACIÓN DE PROCEDIMIENTO COMPRAS MENORES SELECCIÓN DE PROCESO FASE COMPRAS MENORES APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO) EVALUACIÓN SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN) CREACIÓN DEL CONTRATO Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 4 de 56

5 1. PROCESO DE COMPRAS MENORES El objetivo del procedimiento de compras menores es realizar las compras y contrataciones de bienes y servicios bajo un procedimiento simplificado, que permita eficientizar las compras sin vulnerar los principios establecidos en la ley. Creación del Procedimiento Borrador Planeación Apertura de Ofertas (Sobre Económico) Gerenciamiento del Contrato Creación del Contrato Selección (Adjudicación) Evaluación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 5 de 56

6 2 CREACIÓN DE PROCEDIMIENTO COMPRAS MENORES La creación del procedimiento en el Portal Transaccional inicia con: 1. Registrarse con el usuario y clave asignado. 2. Una vez ingresado al Portal Transaccional hay diferentes opciones para crear el proceso: Hacer clic en el Botón Menú que está ubicado en la barra de menú de inicio Ir a Menú del Comprador Hacer clic en Tipos de procesos Imagen 1. Ruta para Crear un proceso de Compras Menores Nota: Otras opciones para ingresar directamente al Proceso de Compras Menores son: A. *Hacer clic en el botón Procesos que está ubicado en la barra de menú de inicio *Hacer clic en Tipos de procesos Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 6 de 56

7 Imagen 2. Ruta número 2 para Crear un proceso de Compras Menores B. Desde la Opción Ir a que está ubicado en el barra de menú de inicio *Hacer clic en el botón crear proceso Imagen 3. Ruta número 3 para Crear un proceso de Compras Menores C. En el botón Menú que está ubicado en la barra de menú de inicio *Selecciona la opción Menú del comprador En este paso se podrá visualizar las compras realizadas por el usuario en sus distintos estados, en la parte superior derecha tendrá incluido el botón Crear nuevo proceso para realizar nuevos procesos de compras. Imagen 4. Ruta número 4 para Crear un proceso de Compras Menores Imagen 5. Continuación de la Ruta número 4 para Crear un proceso de Compras Menores Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 7 de 56

8 2.1 CREACIÓN DE PROCEDIMIENTO COMPRAS MENORES 3. Después de haber ingresado a la pantalla de procesos de compras deberá iniciar con el proceso de Compras Menores. Imagen 8. Proceso de Compras Menores Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 8 de 56

9 4. Una vez pulsado el botón Crear se abrirá un cuadro, donde se tendrá que completar las informaciones relacionadas al proceso. Imagen 9. Crear Proceso Compras Menores Las informaciones que deberá completar son las siguientes: Tipo de Procedimiento: Está definido por defecto Nombre: Es el nombre que tendrá el expediente de ese proceso Ej.: Compra de Suministros gastables. Unidad de requisición: Será el área o unidad de compra que realiza el proceso. Equipo: Es el equipo de trabajo (usuarios o grupos) que intervendrán en el proceso completo. El Portal transaccional lo traerá por defecto. 5. Una vez completados estos datos pulsar el botón, el portal transaccional guardara la información suministrada y traerá un formulario dividido en bloques donde deberá completar la información del proceso. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 9 de 56

10 2. SELECCIÓN DE PROCESO FASE COMPRAS MENORES Una vez completado con el procedimiento de la creación de compras menores le mostrará un formulario dividido en bloques en los que se deberán completar los datos solicitados. En esta nueva pantalla, se podrá visualizar un post-it con la siguiente información disponible: Tipo de procedimiento Referencia del procedimiento Nombre de la compra Unidad de requisición Equipo Imagen 8. Post-it Para completar el formulario de creación de Compras Menores deberá completar los siguientes pasos: Imagen 10. Bloques de procesos Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 10 de 56

11 Paso 1: Información General Este paso describirá la información actual del Proceso de Compra. El mismo estará divido por los siguientes bloques: Bloque 1: Información General Bloque 2: Información del Contrato Bloque 3: Ubicación del Contrato Bloque 4: Configuración de Equipo y Flujos Bloque 5 : Plan Anual de Compras Bloque 6: Información Presupuestal Bloque 7 : Documentos Internos Bloque 8 : Fase Observaciones Bloque 1. Información General: este bloque se deberá completar la siguiente información: Referencia del procedimiento: este pasó esta completado automáticamente por el Portal transaccional. Nombre: nombre de la compra que se está realizando. Descripción: breve detalle de la compra que se está realizando. Proceso relacionado: en este campo se elegirá si se quiere asociar el proceso de compra actual con otro proceso que se ha realizado anteriormente. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 11 de 56

12 Imagen 11. Bloques de procesos Bloque 2. Información de Contrato: este bloque se compone de la siguiente manera: Objeto: se deberá seleccionar cuál es la modalidad del contrato, entre estas opciones están Bienes y Servicios. Bienes: En caso de elegir Bienes el Portal Transaccional desplegara una justificación de la modalidad de contratación donde se deberá elegir entre: Decreto presidencial Resolución de la Máxima Autoridad Organismo de Financiación Externo Imagen 12. Objeto del contrato -Bienes Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 12 de 56

13 Servicios: Si la elección es Servicios aparecerá un Subtipo de Contrato, deberá seleccionar una de estas opciones: Servicios Consultorías Consultorías basada en la calidad de los servicio Imagen 13. Objeto del contrato -Servicio En el portal transaccional se activa un check box donde se elegirá la justificación de la modalidad y la duración estimada del contrato como muestra esta imagen. Imagen 14. Información del Contrato- Objeto Servicios Bloque 3. Ubicación del Contrato: Es la misma dirección de la unidad de requisición. En caso de seleccionar otra ubicación el portal transaccional dará la posibilidad de definir una nueva ubicación. Esta ubicación se clasificará de acuerdo a los clasificadores geográficos. Imagen 15. Ubicación del Contrato utilizando la misma dirección Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 13 de 56

14 Imagen 16. Ubicación del Contrato utilizando nueva dirección Bloque 4: Configuración del Equipo y del Flujo de Aprobación: En este paso el equipo y flujo de aprobación esta predeterminado según como se ha configurado en la entidad. Imagen 17. Configuración del Equipo y del Flujo de Aprobación Bloque 5. Plan Anual de Compras: traerá la pregunta Es una adquisición planeada? Si o No. El usuario deberá responder si es o no una adquisición planeada, en caso de que si sea una adquisición planeada el sistema le mostrará la siguiente pantalla, en donde añadirá la adquisición por el PACC. Imagen 18. Plan Anual de Compras Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 14 de 56

15 En caso de no estar planeada con el PAAC, le pedirá que justifique por qué no está planeada. Imagen 19. Plan Anual de Compras Bloque 6. Documentos Internos: se podrá adjuntar documentos internos que estará disponibles sólo para los usuarios de la entidad definidos en el Equipo del procedimiento. Imagen 17. Documentos Internos Imagen 21. Buscar Documentos Internos Imagen 22. Documentos Internos anexados Después de añadir todos los datos hacer clic en el botón Guardar y Cerrar expediente del procedimiento. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 15 de 56

16 Bloque 7. Fase de observaciones: En este bloque se deberá seleccionar las opciones SI o No. La opción No deberá quedar seleccionada por defecto si no se va a realizar la fase de observación (Borrador). Si selecciona la opción SI el procedimiento tendrá dos fases (Fase de observación y la Fase de Selección). Imagen 23. Fase de Observaciones Nota: Un procedimiento con fase de observaciones tendrá la posibilidad de hacer aclaraciones/observaciones del proceso de compras. En la fase de observación los proveedores no podrán presentar ofertas. Después de añadir todos los datos se deberá hacer clic en el botón Guardar y después hacer clic en el botón Aprobar, inmediatamente se habilitará los pasos siguientes para completar. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 16 de 56

17 Paso 2: Configuraciones del Procedimiento En este paso se establecerá las fechas, horas, forma de pago, si se limita o no a pymes y configuración del presupuesto. El paso Configuraciones del Procedimiento estará dividido en 8 bloques que detallamos a continuación: Bloque 1. Cronograma Bloque 2. MiPymes Bloque 3. Pago de Anticipos Bloque 5. Visita al lugar de ejecución Bloque 6. Lotes Bloque 7. Observaciones Bloque 8. Configuraciones Avanzadas Bloque 1. Cronograma: este bloque se compone de la siguiente forma: Zona horaria Fecha de publicación del aviso de convocatoria Adquisición de Pliego de Condiciones Específicas Presentación de aclaraciones al Pliego de Condiciones / Especificaciones Técnicas / Términos de Referencia Reunión Aclaratoria Plazo máximo para expedir Emisión de Circulares, Enmiendas y/o Adendas. Presentación de Oferta Económica Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 17 de 56

18 Apertura del Sobre Económica Acto de Adjudicación Notificación de Adjudicación Constitución de Garantía de Fiel Cumplimiento Suscripción de Orden de Compras / Orden de Servicios Publicación de Orden de Compras / Orden de Servicios Plazo de validez de las ofertas Imagen 24. Cronograma Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 18 de 56

19 Bloque 2. Mi Pymes: Este paso deberá elegir si quiere limitar el proceso de compras especialmente a Pymes o Mi Pymes Mujeres. En caso de seleccionar que no el portal transaccional le mostrará una pantalla como muestra la imagen. Imagen 25. Limitar proceso a Mi pymes respuesta NO Si elige SI, el campo Limitar este proceso a Mi pymes va a quedará visible y el proceso va a ser para la compañía clasificadas como Mi Pymes o Mi Pymes Mujeres Imagen 26. Limitar proceso a Mi pymes respuesta SI Bloque 3. Pago de Anticipos: en este se configurará la forma de pago del proceso, el mismo tendrá dos opciones y deberá seleccionar si desea o no desea pagar anticipo. Si selecciona la opción SI deberá llenar la fecha prevista del pago del anticipo y el porciento de anticipo tal cual se muestra en la imagen Imagen 27. Pago de Anticipos Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 19 de 56

20 En caso de seleccionar NO el portal transaccional le mostrará esta imagen. Imagen 28. Pago de Anticipos opción No Bloque 4. Visita al lugar de ejecución: se deberá elegir entre las opciones SI o No en caso de que se requiera visita al lugar de ejecución para el procesos de compras. (El portal transaccional trae cotejado la opción NO por defecto) Imagen 29. Limitar proceso a Mi pymes respuesta SI En caso de seleccionar la opción SI deberá completar los datos solicitados como muestra la imagen Imagen 30. Limitar proceso a Mi pymes respuesta SI Bloque 5. Lotes: en este paso se podrá elegir entre las opciones SI o NO (campo obligatorio). La opción NO estará marcada por defecto. Imagen 31. Lotes con respuesta NO Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 20 de 56

21 Si se selecciona la opción SI deberá definir la cantidad y nombres de los lotes. Imagen 32. Lotes con respuesta SI Bloque 6. Observaciones: este bloque se podrá poner cualquier observación relacionado al proceso de compras. Imagen 33. Observaciones Bloque 7. Configuraciones Avanzadas: este campo en caso de elegir la opción SI el portal transaccional le permitirá configurar número decimales del precio de los artículos y el precio total, por igual se encontrará el modo de presentación de ofertas. Imagen 34. Configuraciones avanzada respuesta NO Imagen 35. Configuraciones avanzada respuesta SI Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 21 de 56

22 Paso 3: Artículos y Preguntas En este paso se facilitará la descripción, cantidad, código UNSPSC, precio unitario y precio total del proceso de compras, por igual se establecerá preguntas dirijas al proveedor para que se complete cuando se realice la oferta. Para facilitar el registro de condiciones de un procedimiento, el portal transaccional da la posibilidad de crear tantas preguntas como la entidad necesite. Imagen 36. Artículos y preguntas El portal transaccional tiene diferentes opciones que permite que el usuario pueda preguntar y clasificar sus artículos. De esta manera su compra puede ser más eficacia. Imagen 37. Artículos y preguntas Agregar Sección: Esta opción permite que los usuarios puedan clasificar sus artículos por categoría. Agregar pregunta: Esta opción permite formular preguntas a los proveedores sobre el artículo que se está adquiriendo. Estas preguntas pueden ser tanto de lógica, respuestas múltiples o anexos. Ej. Tienen escritores tamaño 10x10. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 22 de 56

23 Borrar seleccionado: Esta opción permite eliminar algún artículo seleccionado. Guardar plantilla: Este permite salvar la lista de artículos como una plantilla para luego ser utilizada en otro proceso, esto facilita al usuario realizar la compra en otra ocasión. Guardar como Pdf: Esta información permite guardar la lista de artículos en formato pdf. Editar preguntas: Esta opción permite definir el contenido de la pregunta y su valoración para el proceso. Agregar artículos: Esta opción permite agregar artículos a la lista de artículos. Borrar Artículos: Esta opción permite eliminar artículos agregados a la lista de artículos. Paso 4. Evaluación En este paso será posible definir una evaluación de criterios a las ofertas que se harán a este proceso. El portal transaccional hace la pregunta: Definir un modelo de evaluación para este procedimiento: Deberá elegir entre las opciones Si o No (elegido por defecto, editable). Imagen 38. Evaluación de criterios En caso de seleccionar Si le desplegará las siguientes opciones con las que podrá configurar la evaluación: Tipo de evaluación: Evaluación de varios criterios de selección (por defecto, no editable). Método de evaluación: Manual (por defecto, no editable). Publicar modelo de evaluación: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción No esta seleccionada por defecto). Si elige la opción SI, significa que los Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 23 de 56

24 criterios de evaluación serán publicados al proveedor cuando se muestre interesado. Imagen 39. Evaluación respuesta que SI Para agregar los criterios que tendrá la evaluación en el área de configuración del modelo de evaluación deberá pulsar el botón Editar, el portal transaccional habilita los campos para describir los criterios, podrá insertar los criterios de evaluación de manera manual indicando el % de ponderación que dará a cada uno. Imagen 40. Configuración del modelo de evaluación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 24 de 56

25 Luego debe pulsar el botón Agregar criterio y el portal transaccional le traerá una línea para escribir los criterios con los que evaluara las ofertas a su vez tendrá el botón. Borrar seleccionado le permitirá eliminar criterios ya creados y Comprobar suma le permitirá validar el porcentaje asignado a cada criterio este dentro del rango 100. Imagen 41. Reglas para el modelo de evaluación seleccionado Imagen 42. Configuración del modelo de evaluación Paso 5. Documentos del procedimiento: Bloque Comentarios externos En este bloque podrá añadir observaciones al procedimiento visibles para todos los proveedores. Imagen 43. Comentarios externos Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 25 de 56

26 Bloque Documentos En este bloque será posible adjuntar los documentos necesarios para que el proveedor pueda presentar su oferta, pliego de condiciones, anexos, catálogos etc., podrá adjuntar documentos por tres opciones: Crear desde documento tipo: Opción para adjuntar plantillas de documentos. Buscar en la biblioteca: Son documentos que han sido cargados previamente en el menú documentos de la entidad y podrá elegir alguno de ellos. Anexar documento: Opción que le permite al usuario adjuntar documentos que se encuentran en el ordenador. Borrar seleccionado: Podrá eliminar cualquier documento, seleccionando el documento que desea borrar. Imagen 44. Opciones de pago Paso 6. Documentos Habilitantes Contiene los siguientes bloques: Bloque Documentos Habilitantes En este bloque el portal transaccional mostrará una lista con todos los tipos de documentos que se solicitan a los proveedores en los procedimientos. Al seleccionar uno o varios de estos tipos de documentos podrá definir el momento de entrega de los mismos, si en la Adjudicación o en la oferta. Para seleccionarlos podrá filtrarlos por familia. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 26 de 56

27 Imagen 45. Documentos Habilitantes Bloque otros documentos Imagen 46. Bloque otros documentos Otros Documentos requeridos para la presentación de la oferta: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción No esta seleccionada por defecto). - Si el usuario selecciona SI le aparecerá la opción agregar otro tipo de documento (Estos documentos serán públicos). Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 27 de 56

28 Paso 7. Invitación Una vez completado toda la información del proceso de compras se deberá guardar la información y hacer clic en el botón Finalizar Consulta para que el paso de Invitación y Configuración del presupuesto queden desbloqueados. En este paso se deberán invitar mínimo 3 proveedores. Imagen 47. Invitación de Proveedores El portal Transaccional automáticamente agregará a los proveedores que pertenecen al código UNSPSC. También podrá realizar una búsqueda manual de otros proveedores que requiera invitar de manera directa. El comprador podrá seleccionar los proveedores que desee y que estén registrados en el portal transaccional. Deberá pulsar el botón Buscar y el portal transaccional traerá la lista de todos los proveedores registrados, a continuación pulsara Seleccionar en los que considere luego de invitar finalmente hacer clic en el botón azul en la parte inferior derecha de la pantalla. que se encuentra Estos proveedores podrán ser retirados de la lista de invitados en caso de que lo requiera, seleccionando el check box que se encuentra al lado del nombre de la entidad proveedora y pulsando. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 28 de 56

29 Imagen 48. Buscar y Añadir Proveedores Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 29 de 56

30 Paso 8. Configuración del Presupuesto El paso Configuración del presupuesto estará disponible en la fase de selección y solamente queda desbloqueado después de hacer clic en Finalizar Consulta y antes de la publicación del proceso. Imagen 49. Configuración del Presupuesto Este apartado tiene los siguientes bloques: Bloque configuración del presupuesto Destino del gasto: deberá elegir entre dos opciones: (1) Inversión y (2) Funcionamiento. Este campo es obligatorio. Origen de los recursos: deberá elegir entre las siguiente: (1) Fuente general, (2) Fuentes con destino específico, (3) Fuentes de recursos propios, (4) Transferencias, (5) Crédito interno, (6) Fuentes de terceros, (7) Comprobantes en proceso de pagos (pasivos Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 30 de 56

31 financieros), (8) Fuentes contables, (9) Crédito externo y (10) Donación externa. Este campo es obligatorio.. Integración manual: el Portal Transaccional define si es una integración manual, si está cotejado, o automática, si no está cotejado. Campo no editable. Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: en caso de ser integración manual este campo es obligatorio y editable. Documento justificativo: se debe adjuntar un documento para probar que tiene presupuesto para los artículos que se va a comprar. Este campo sólo es visible y obligatorio cuando la integración es manual en caso contrario no queda visible. Total estimado: el valor que se muestra en este campo es el mismo valor de la sumatoria de los artículos agregados en el Sobre 2 de Propuesta económica. Cuenta presupuestaria: el Portal Transaccional presenta la información que ha sido cargada en la lista de precios. La misma posee las siguientes columnas: Cuenta presupuestaria: muestra el número de la cuenta la que posee el presupuesto. Valor: muestra el valor a ser consumido de la cuenta. Configurar: es en donde se deberá colocar los datos de la cuenta presupuestaria. Preventivo: Se ejecutará a través del paso 8 de configuración del procedimiento cuando se esté creando un proceso, el sistema hará una integración con el SIGEF una vez se hayan completado los pasos. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 31 de 56

32 El usuario deberá pulsar el botón Configurar para editar las cuentas, el sistema le mostrará la siguiente pantalla en donde deberá editar las cuentas y las partidas correspondientes y pulsar el botón guardar. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 32 de 56

33 Una vez completados los datos requeridos, pulsar el botón, los proveedores u oferentes seleccionados recibirán una notificación por correo electrónico y dentro del Portal Transaccional que le indica que está invitado a participar en la oportunidad. A continuación pulsar el botón publicar y el proceso quedará publicado. A lo largo de la creación del procedimiento, tendrá a su disposición las siguientes opciones: Guardar: El procedimiento se queda en estado borrador podrá seguir trabajando en él posteriormente. Editar: en esta etapa podrá realizar cambios al proceso. Cancelar: podrá cancelar la creación del procedimiento, pero no eliminar la información. Finalizar: El portal transaccional asume los datos y coloca visible la opción Publicar si faltará por completar algún dato el portal transaccional emitirá una alerta indicando el campo que deberá rellenar o corregir. Si hay flujo de aprobación asociado: Si hay un flujo de aprobación asociado a la publicación en alguno de los pasos anteriores, tendrá que confirmar dicho flujo y cada responsable de la aprobación recibirá una notificación para realizar la tarea. - - Si el aprobador rechaza la acción, el usuario comprador recibirá una alerta del portal transaccional y podrá realizar las modificaciones y/o correcciones pertinentes. - Si el usuario aprueba la acción, el usuario podrá publicar el procedimiento. Si no hay flujo de aprobación asociado: podrá pulsar la opción Publicar Publicación Diferida Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 33 de 56

34 Al pulsar el botón Publicar una vez completados los pasos de la creación del procedimiento, el portal transaccional le mostrará la siguiente pantalla informativa, especificando el día y la hora en la que se publicará el procedimiento, a esto le llamamos Publicación Diferida, deberá hacer clic en confirmar. Una vez publicado el procedimiento -Es de acceso público y cualquier proveedor puede consultar la información del mismo. -Los proveedores que tengan interés informativo en una misma categoría del procedimiento van a recibir un correo con la información de que un procedimiento en esa categoría fue publicado. - Cancelar proceso: el portal transaccional obligará a el usuario que justifique la cancelación, con comentario y adjuntando un documento justificativo (en el flujo de aprobación). Esta acción se registrará asociándole un flujo de aprobación. -Una vez que se realiza la publicación del procedimiento en el portal transaccional, éste estará disponible para todos los proveedores que accedan, a través de las opciones: Consultas activas (sin estar logueado) Búsqueda de procedimientos de acceso público (estando logueado) El pliego de condiciones específicas podrá ser retirado por todo interesado a través de la plataforma. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 34 de 56

35 Declaración Desierto Imagen 56. Declaración Desierta Si no se presentase ningún interesado a retirar los Pliegos de Condiciones Específicas, el proceso deberá ser declarado desierto, mediante Resolución del Comité de Compras y Contrataciones debidamente motivada. Esto se realizará a través de la herramienta de Mensajes, seleccionando la opción Mensaje público. -En la declaratoria de Desierto, la Entidad Contratante podrá reabrir el proceso dando un plazo para la presentación de propuestas de hasta un 50% del plazo del proceso fallido. Se hará cancelando el procedimiento y haciendo una copia del mismo o creando uno nuevo dentro de la carpeta del procedimiento. Imagen 57. Aviso de Declaración Desierta Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 35 de 56

36 3 APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO) Las ofertas de los proveedores son recibidas en el portal transaccional con la información encriptado sin posibilidad de conocer su contenido hasta que el o los usuarios asignados para la apertura de ofertas realicen la acción. En la fecha de la apertura, en la opción Fases de Apertura del expediente tendrá la opción para iniciar el proceso de apertura, botón Abrir. Sólo se tendrá acceso al contenido del Sobre Económico. Apertura y evaluación de sobre económico El o los usuarios definidos para la apertura de ofertas realizarán la desencriptación de las mismas, pulsando el botón Abrir. El portal transaccional pública la lista de oferentes que presentaron ofertas económicas. Imagen 58. Ofertas Encriptadas Una vez visualizado las ofertas se deberá seleccionar si se calificaran o descalificaran los pendientes. Una vez seleccionado las opciones se hará clic en el botón. Imagen 59. Calificar / Descalificar ofertas Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 36 de 56

37 Los Oferentes que no integren en su Propuesta Económica la Garantía de Seriedad de Oferta conforme lo establezca el Pliego de Condiciones específicas quedan excluidos. La exclusión se realizará en la Fase de apertura, en la opción Descalificar, y justificando la causa de exclusión. Imagen 60. Fase de apertura Calificar o Descalificar Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 37 de 56

38 Tendrá la opción de realizar un estudio de precios que le permitirá evaluar la mejor oferta, podrá acceder al mismo por diferentes vías: Vía 1: Imagen 61. Vía 1 para evaluación económica Vía 2: Imagen 62. Vía 2 para evaluación económica Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 38 de 56

39 El portal transaccional indicará automáticamente el precio más bajo recibido, y se podrá generar un archivo en formato Excel, que podrá ser adjuntado a los Documentos correspondiente a la fase de apertura. La unidad operativa de compras y contrataciones genera el reporte preliminar de lugares ocupados y el estudio de precios que podrán ser adjuntados en el paso documentos correspondientes a la fase de apertura, de esta forma peritos podrán descargarlo y realizar las evaluaciones de ofertas económicas en el Portal Transaccional. Imagen 63. Evaluación económica Imagen 64. Análisis de la evaluación económica Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 39 de 56

40 Imagen 65. Reporte de la evaluación económica Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 40 de 56

41 3. EVALUACIÓN Al consultar el detalle de la oferta, la entidad tiene la opción para hacer la evaluación manual de la oferta de acuerdo con los criterios definidos en la creación del procedimiento. Se puede realizar la evaluación en el portal transaccional o fuera del mismo. En el portal transaccional hay dos opciones distintas para hacer la evaluación: 1. En la pantalla de apertura de sobres, tras la apertura, hay la opción evaluación 2. En el área de trabajo del procedimiento, en el widget evaluación. Al hacer el clic en el botón Evaluación el portal transaccional muestra una pantalla para crear evaluación que tiene los siguientes campos: Bloque detalles del proceso: Id procedimiento (relleno automático) Id técnico (relleno automático). Imagen 61. Bloque detalle del proceso de evaluación Bloque información general: Referencia de la evaluación (campo obligatorio) Nombre de la evaluación Después se le dará clic al botón crear. Imagen 66. Bloque Información general de evaluación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 41 de 56

42 Imagen 67. Evaluación creada Se le dará clic al botón Crear análisis para hacer el análisis de la evaluación. Imagen 68. Crear análisis Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 42 de 56

43 Imagen 69. Análisis de evaluación Imagen 70. Evaluación comparativa creada Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 43 de 56

44 Imagen 71. Análisis de la evaluación proveedores Imagen 72. Puntuación de evaluación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 44 de 56

45 Imagen 73. Finalizar evaluación Imagen 74. Evaluación admitida Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 45 de 56

46 4. SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN) La adjudicación se podrá realizar desde diferentes opciones: En la fase de apertura, pulsando el botón adjudicación. A partir del mapa comparativo de precios, o sea, tras el estudio de precios, la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis. A partir de la evaluación, la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis. En el área de trabajo del procedimiento, en el widget adjudicación. Siempre que se crea una adjudicación, el portal transaccional le asigna una numeración única (ID de la adjudicación). Creación de una adjudicación La creación de una adjudicación consta de varios pasos: 1. Paso Información General Bloque Título Estado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. Tipo de Selección: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. no editable. Creado desde análisis comparativo: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. no editable. Imagen 75. Bloque titulo Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 46 de 56

47 Bloque Resumen Referencia del procedimiento: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. (Campo no editable). Título del proceso: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. (Campo no editable). Descripción: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. (Campo no editable). Fase: Campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. (Campo no editable). Otras Referencias/Id: Campo rellenado automáticamente por (Campo no editable).. No editable. Bloque Datos Generales Imagen 76. Bloque Resumen Referencia del Procedimiento: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional (Campo no editable). Título del proceso: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. Unidad de requisición: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. Proceso de selección: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. Tipo de procedimiento: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. Imagen 77. Bloque Datos Generales Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 47 de 56

48 Bloque Información del Contrato Tipo de Contrato: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. Lugar de Ejecución: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. El contrato puede ser prorrogado: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. Total Estimado: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. Imagen 78. Bloque Información del Contrato Bloque Comentarios sobre Selección Comentario: Casilla de campo libre donde se podrán añadir comentarios a la adjudicación. Imagen 79. Bloque Comentarios a la Selección Bloque Anexos procesos de selección El usuario podrá adjuntar documentación a la adjudicación pulsando el botón Añadir Documento. Imagen 80. Bloque Anexos a la Adjudicación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 48 de 56

49 Bloque Configuración del Presupuesto Destino del gasto: Campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. Origen de los recursos: Campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. Integración Manual: Campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: Campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. Documento justificativo: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. Total Estimado: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. Imagen 81. Bloque Configuración del Presupuesto Bloque de la Unidad de Compras Imagen 82. Bloque Unidad de Compras Bloque Aprobadores para la apertura Imagen 83. Bloque Aprobadores para la apertura Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 49 de 56

50 Bloque Clasificación Lista de proveedores que enviaron sus ofertas. Aparecerá la siguiente información: Posición: Se deberá indicar la posición en la que ha quedado el proveedor (1º, 2º, 3º, etc.) Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. Referencia de la oferta: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. Nombre del proveedor: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. Tipo de entidad: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. Valor (precio ofertado): campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable. Intención de: el usuario deberá seleccionar entre las opciones adjudicar, admitir o excluir. Puntuación: El usuario deberá indicar la puntuación obtenida por cada uno de los proveedores. Justificación: Pulsando en la opción Añadir comentario, el usuario podrá añadir un comentario para una oferta en concreto. Opción para ver el detalle de la oferta. Imagen 84. Clasificación Bloque Lista Cantidades Una vez confirmados los artículos a adjudicar el portal transaccional presenta la lista final de los adjudicatarios, con la siguiente información: Nombre del proveedor Descripción de los lotes (si existen) Nº de artículos adjudicados Precio total de adjudicación Precio base total Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 50 de 56

51 Contrato (el portal transaccional genera automáticamente el contrato y al pulsar sobre su referencia el portal transaccional le re-direccionara a la pantalla de creación del contrato). Opción para evaluar el proveedor Opción para ver la lista de los artículos Borrar. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 51 de 56

52 Imagen 85. Lista de Cantidades Seleccionado el proveedor se dará clic al botón agregar artículos y luego hacer clic en agregar seleccionado el portal transaccional habilitará un bloque Artículos a Seleccionar. Imagen 86. Artículos a Seleccionar Una vez completados los pasos anteriores, el usuario deberá pulsar el botón Confirmar, para continuar. El sistema validará los siguientes datos, si el proveedor está o no al día con el pago de impuesto con DGII y TSS. Si el resultado de la verificación es CERTIFICADO=FALSE, un mensaje con la respuesta debe ser mostrado en la pantalla y no deberá ser posible adjudicar el proveedor. En algunos casos los proveedores pueden tener un acuerdo de pago y así pueden seleccionar la opción tiene acuerdo de pago? (en este caso deberá adjuntar un fichero comprobante del acuerdo de pago). Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 52 de 56

53 Imagen 87. Anexar certificación del Proveedor Nota: en el caso del servicio de validación no estar disponible o con error técnico debe ser posible adjudicar adjuntando un documento justificativo de certificación de estatus tributario que en este caso deberá solicitarle al proveedor como parte de la documentación de la oferta. Si son varios documentos, deberán agregarse en un zip. En el caso del servicio estar inactivo (configurado en la consola de Administración) debe ser posible continuar la adjudicación sin validación. Una vez que se complete la verificación del pago de impuesto del proveedor adjudicado, deberá pulsar el botón guardar, de esta manera, el Portal Transaccional habilitará el paso 2 Informe final. Si el usuario no ha completado todos los pasos de la creación de una adjudicación, el Portal Transaccional emitirá una alerta y no permitirá finalizar la adjudicación. Bloque lista de proveedor Seleccionados Una vez confirmado los artículos a adjudicar el Portal Transaccional presentará la lista final de los adjudicatarios con la siguiente información: o Nombre del proveedor o Descripción de los lotes (si existen) o número de artículos seleccionados o valor total de la oferta o Precio total estimado o Contrato (el Portal Transaccional generará automáticamente el contrato y al pulsar sobre su referencia el Portal Transaccional direcciona a la creación del contrato) o Tipo o Seleccionar proveedores o Borrar Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 53 de 56

54 Imagen 88. Lista de proveedor Seleccionados Una vez completados los pasos anteriores, se deberá pulsar el botón Crear, de esta manera el Portal Transaccional habilitará el paso 2 Informe final. Informe final El Portal Transaccional tendrá la opción de notificación a todos los proveedores que han enviado su oferta al proceso de compras, en este paso se podrá adjuntar un documento de la notificación de la adjudicación o crearlo desde el mismo informe. Imagen 89. Informe Final Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 54 de 56

55 5 CREACIÓN DEL CONTRATO Después de crear la Adjudicación será posible crear el Contrato con el proveedor o proveedores adjudicados. Solo podrá crear el contrato una vez creada la adjudicación, de tal manera que los datos de la adjudicación se volcarán automáticamente en el mismo. Se podrá acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación o desde el widget contratos, pulsando en la referencia interna del contrato. Pasos del Contrato: El contrato consta de los siguientes pasos, los cuales se deberán de completar antes de ser enviado al proveedor. Los pasos son los siguientes: Paso 1. Información general Paso 2. Condiciones Paso 3. Bienes y servicios Paso 4. Documentos del Proveedor Paso 5. Documentos del Contrato Paso 6. Configuración del procedimiento Paso 7. Ejecución del Contrato Paso 8. Facturas del Contrato Paso 9. Modificaciones del Contrato Paso 10. Incumplimientos Nota: Las definiciones de los pasos del contrato se encuentran en el Manual de Gestión de Contratos. (Ver en el manual Gestión de Contratos). A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones: Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir trabajando en él posteriormente; Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario aprobador. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 55 de 56

56 Los estados del contrato son: Creado (en edición) Terminado(confirmado) Aprobado (enviado para el proveedor) Cumplido(cerrado) Suspendido Rescindido Una vez creado el contrato, se pulsará el botón Enviar al proveedor para que éste reciba dicho documento. Si hay un flujo de aprobación asociado al envío del contrato, antes del envío, el usuario aprobador recibirá una alerta para que apruebe el contrato y este quedará en estado Aprobado. Una vez estando el contrato aprobado tendrá la opción de hacer modificaciones al contrato y crear incumplimientos. (Ver en el manual Gestión de Contratos). Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 56 de 56