GUÍA DEL PROCESO DE COMPRAS MENORES

Transcripción

1 GUÍA DEL PROCESO DE COMPRAS MENORES DGCP Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Edic. /Rev.: 000 V02.00 Fecha: 02/07/2015

2 DOCUMENTO / ARCHIVO: HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO Título GUÍA DEL PROCESO DE COMPRAS MENORES Nombre Archivo DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A- E4GC v02.00 Fecha 02/07/2015 Versión v02.00 Cliente Asunto / Detalle Soporte lógico Localización Dirección General Contrataciones Públicas-DGCP GUÍA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS MENORES Microsoft Word Santo Domingo- República Dominicana REGISTRO DE CAMBIOS Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio v /12/2014 Creación del documento V /12/2014 Revisión del documento V /01/2015 Adaptación del documento con el sistema V /01/2015 Revisión final del documento V /07/2015 Revisión final del documento DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO: Nombre Jhonattan Toribio George Slujalvkosky Sandra Santana Área Tecnología Tecnología Tecnología Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 2 de 55

3 CONTROL DEL DOCUMENTO Este documento ha sido: Nombre: Preparado por: Revisado por: Aprobado por: Gianina Cáceres Marianelly Aparicio Firma: Fecha: Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 3 de 55

4 INDICE 1. PROCESO DE COMPRAS MENORES CREACIÓN DE PROCEDIMIENTO COMPRAS MENORES SELECCIÓN DE PROCESO FASE COMPRAS MENORES APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO) EVALUACIÓN SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN) CREACIÓN DEL CONTRATO Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 4 de 55

5 1. PROCESO DE COMPRAS MENORES El objetivo del procedimiento de compras menores es realizar las compras y contrataciones de bienes y servicios bajo un procedimiento simplificado, que permita eficientizar las compras sin vulnerar los principios establecidos en la ley. Creación del Procedimiento Borrador Planeación Apertura de Ofertas (Sobre Económico) Creación del Contrato Selección (Adjudicación) Evaluación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 5 de 55

6 2. CREACIÓN DE PROCEDIMIENTO COMPRAS MENORES La creación del procedimiento en el sistema inicia con: 1. Registrarse con el usuario y clave asignado. 2. Una vez ingresado al sistema en el área de trabajo se deberá continuar con los siguientes pasos: Hacer clic en el Botón Menú que está ubicado en la barra de menú de inicio Ir a Menú del Comprador Hacer clic en Tipos de procesos Imagen 1. Ruta para Crear un proceso de Compras Menores Nota: Otras opciones para ingresar directamente al Proceso de Compras Menores son: A. *Hacer clic en el botón Procesos que está ubicado en la barra de menú de inicio *Hacer clic en Tipos de procesos Imagen 2. Ruta número 2 para Crear un proceso de Compras Menores Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 6 de 55

7 B. *Hacer clic en el botón Ir a que está ubicado en el barra de menú de inicio *Hacer clic en el botón de Compras Menores Imagen 3. Ruta número 3 para Crear un proceso de Compras Menores C. *Hacer clic en el botón Menú que está ubicado en la barra de menú de inicio *Seleccionar la opción Procesos de la Unidad de Compras *En este paso se podrá visualizar las compras realizadas y tendrá incluido el botón Crear nuevo proceso para realizar una nueva compra. Imagen 4. Ruta número 4 para Crear un proceso de Compras Menores Imagen 5. Continuación de la Ruta número 4 para Crear un proceso de Compras Menores Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 7 de 55

8 D. *Hacer clic en el botón Procesos que está ubicado en el menú de inicio. *Seleccionar el botón Procesos de la Unidad de Compras *En este paso se podrá visualizar las compras realizadas y tendrá incluido el botón Crear nuevo proceso para realizar una nueva compra. Imagen 6. Ruta número 5 para Crear un proceso de Compras Menores Imagen 7. Continuación de la Ruta número 5 para Crear un proceso de Compras Menores 3. Después de haber ingresado a la página de procesos de compras deberá iniciar con el proceso de Compras Menores. Nota: recordar que antes de la creación de proceso de compras menores deberá asegurarse de tener un equipo creado para el mismo. (Consultar Manual Creación de Procesos / Creación de Equipos). Imagen 8. Proceso de Compras Menores Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 8 de 55

9 4. Una vez pulsado el botón Crear se abrirá un cuadro, donde se tendrá que completar las informaciones relacionadas al proceso. Imagen 9. Crear Proceso Compras Menores Las informaciones que deberá completar son las siguientes: Tipo de Procedimiento: Está definido por defecto Nombre: es el nombre que tendrá el expediente de ese proceso Ej.: Compra de Suministros gastables. Unidad de requisición: será el área o unidad de compra que realiza el proceso. Equipo: es el equipo de trabajo (usuarios o grupos) que intervendrán en el proceso completo. El sistema lo traerá por defecto. 5. Una vez completados estos datos pulsar el botón, el sistema guardara la información suministrada y traerá un formulario dividido en bloques donde deberá completar la información del proceso. Imagen 10. Crear Proceso Compras Menores Completado Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 9 de 55

10 3. SELECCIÓN DE PROCESO FASE COMPRAS MENORES Una vez completado con el procedimiento de la creación de compras menores le mostrará un formulario dividido en bloques en los que se deberán completar los datos solicitados. En esta nueva pantalla, se podrá visualizar un post-it con la siguiente información disponible: Tipo de procedimiento Referencia del procedimiento Nombre de la compra Unidad de requisición Equipo Imagen 11. Post-it Para completar el formulario de creación de Compras Menores deberá completar los siguientes pasos: Imagen 12. Bloques de procesos Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 10 de 55

11 Paso 1: Información General Este paso describirá la información actual del Proceso de Compra. El mismo estará divido por los siguientes bloques: Bloque 1: Información General Bloque 2: Información del Contrato Bloque 3: Ubicación del Contrato Bloque 4: Configuración de Equipo y Flujos Bloque 5: Documentos Internos Bloque 6: Bloque de fase de observación Bloque 1. Información General: este bloque se deberá completar la siguiente información: Referencia del procedimiento: este pasó esta completado automáticamente por el sistema. Nombre: nombre de la compra que se está realizando. Descripción: breve detalle de la compra que se está realizando. Relacionar con otro procedimiento: en este campo se elegirá si se quiere asociar el proceso de compra actual con otro proceso que se ha realizado anteriormente. Imagen 13. Bloques de procesos Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 11 de 55

12 Bloque 2. Información de Contrato: este bloque se compone de la siguiente manera: Objeto: se deberá seleccionar cuál es la modalidad del contrato, entre estas opciones están Bienes y Servicios. Bienes: En caso de elegir Bienes el sistema desplegara una justificación de la modalidad de contratación donde se deberá elegir entre: Decreto presidencial Resolución de la Máxima Autoridad Organismo de Financiación Externo Imagen 14. Objeto del contrato -Bienes Este paso se elegirá duración estimada del contrato como muestra en la imagen 14. Imagen 15. Información del Contrato- Objeto Bienes Servicios: si la elección es Servicios aparecerá un Subtipo de Contrato, deberá seleccionar una de estas opciones: Servicios Consultorías Consultorías basada en la calidad de los servicios Imagen 16. Objeto del contrato -Servicios Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 12 de 55

13 En este paso se elegirá la justificación de la modalidad y la duración estimada del contrato como muestra en la imagen 17. Imagen 17. Información del Contrato- Objeto Servicios Bloque 3. Ubicación del Contrato: Es la misma dirección de la unidad de requisición. En caso de seleccionar otra ubicación el sistema dará la posibilidad de definir una nueva ubicación. Esta ubicación se clasificará de acuerdo a los clasificadores geográficos. Imagen 18. Ubicación del Contrato utilizando la misma dirección Imagen 19. Ubicación del Contrato utilizando nueva dirección Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 13 de 55

14 Bloque 4. Configuración del Equipo y del Flujo de Aprobación: En este paso el equipo y flujo de aprobación esta predeterminado según como se ha configurado en la entidad. Imagen 20. Configuración del Equipo y del Flujo de Aprobación Bloque 5. Documentos Internos: se podrá adjuntar documentos internos que estará disponibles sólo para los usuarios de la entidad definidos en el Equipo del procedimiento. Imagen 21. Documentos Internos Imagen 22. Buscar Documentos Internos Imagen 23. Documentos Internos anexados Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 14 de 55

15 Después de añadir todos los datos hacer clic en el botón Guardar y Cerrar expediente del procedimiento. Bloque 6. Fase de observaciones: En este bloque se deberá seleccionar las opciones SI o No. La opción No deberá quedar seleccionada por defecto si no se va a realizar la fase de observación (Borrador). Si selecciona la opción SI el procedimiento tendrá dos fases (Fase de observación y la Fase de Selección). Nota: Un procedimiento con fase de observaciones tendrá la posibilidad de hacer aclaraciones/observaciones del proceso de compras. En la fase de observación los proveedores no podrán presentar ofertas. Imagen 24. Fase de Observaciones Después de añadir todos los datos se deberá hacer clic en el botón Guardar y después hacer clic en el botón Continuar procedimiento, inmediatamente se habilitará los pasos siguientes para completar. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 15 de 55

16 Paso 2: Configuraciones del Procedimiento En este paso se establecerá las fechas, horas, forma de pago, si se limita o no a pymes y presupuesto del proceso de compras. El paso Configuraciones del Procedimiento estará dividido en 8 bloques que detallamos a continuación: Bloque 1. Cronograma Bloque 2. MiPymes Bloque 3. Pago de Anticipos Bloque 5. Visita al lugar de ejecución Bloque 6. Lotes Bloque 7. Observaciones Bloque 8. Configuraciones Avanzadas Bloque 1. Cronograma: este bloque se compone de la siguiente forma: Zona horaria Fecha de publicación del aviso de convocatoria Adquisición de Pliego de Condiciones Específicas Presentación de aclaraciones al Pliego de Condiciones / Especificaciones Técnicas / Términos de Referencia Reunión Aclaratoria Plazo máximo para expedir Emisión de Circulares, Enmiendas y/o Adendas. Presentación de Oferta Económica Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 16 de 55

17 Apertura del Sobre Económica Acto de Adjudicación Notificación de Adjudicación Constitución de Garantía de Fiel Cumplimiento Suscripción de Orden de Compras / Orden de Servicios Publicación de Orden de Compras / Orden de Servicios Plazo de validez de las ofertas Imagen 25. Cronograma Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 17 de 55

18 Bloque 2. Mi Pymes: este paso deberá elegir si quiere limitar el proceso de compras especialmente a Pymes o Mi Pymes Mujeres. En caso de seleccionar que no el sistema le mostrará una pantalla como muestra la imagen. Imagen 26. Limitar proceso a Mi pymes respuesta NO Si elige si, el campo Limitar este proceso a Mi pymes va a quedará visible y el proceso va a ser para compañías clasificadas como Mi Pymes o Mi Pymes Mujeres Imagen 27. Limitar proceso a Mi pymes respuesta SI Bloque 3. Pago de Anticipos: en este se configurará la forma de pago del proceso, el mismo tendrá dos opciones y deberá seleccionar si desea o no desea pagar anticipo. Si selecciona la opción SI deberá llenar la fecha prevista del pago del anticipo y el porciento de anticipo tal cual se muestra en la imagen Imagen 28. Pago de Anticipos En caso de seleccionar NO el sistema le mostrará una pantalla como muestra la imagen 25. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 18 de 55

19 Imagen 29. Pago de Anticipos opción No Bloque 4. Visita al lugar de ejecución: se deberá elegir entre las opciones SI o No en caso de que se requiera visita al lugar de ejecución para el procesos de compras. Imagen 30. Limitar proceso a Mi pymes respuesta SI En caso de seleccionar la opción SI deberá completar los datos solicitados como muestra la imagen 29. Imagen 31. Limitar proceso a Mi pymes respuesta SI Bloque 5. Lotes: en este paso se podrá elegir entre las opciones SI o NO (campo obligatorio). La opción NO estará marcada por defecto. Imagen 32. Lotes con respuesta NO Si se selecciona la opción SI deberá definir la cantidad y nombres de los lotes. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 19 de 55

20 Imagen 33. Lotes con respuesta SI Bloque 6. Observaciones: este bloque se podrá poner cualquier observación relacionado al proceso de compras. Imagen 34. Observaciones Bloque 7. Configuraciones Avanzadas: este campo en caso de elegir la opción SI el sistema le permitirá configurar número decimales del precio de los artículos y el precio total, por igual se encontrará el modo de presentación de ofertas. Imagen 35. Configuraciones avanzada respuesta NO Imagen 36. Configuraciones avanzada respuesta SI Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 20 de 55

21 Paso 3: Artículos y Preguntas En este paso se facilitará la descripción, cantidad, código UNSPSC, precio unitario y precio total del proceso de compras, por igual se establecerá preguntas dirijas al proveedor para que se complete cuando se realice la oferta. Para facilitar el registro de condiciones de un procedimiento, la plataforma da la posibilidad de crear tantas preguntas como la entidad necesite. La pantalla en que se puede Imagen 37. Formulario de respuesta Paso 4. Evaluación En este paso será posible definir una evaluación de criterios a las ofertas que se harán a este proceso. El sistema hace la pregunta: Definir un modelo de evaluación para este procedimiento: Deberá elegir entre las opciones Si o No (elegido por defecto, editable). Imagen 38. Evaluación respuesta que NO En caso de seleccionar Si le desplegará las siguientes opciones con las que podrá configurar la evaluación: Tipo de evaluación: Evaluación de varios criterios de selección (por defecto, no editable). Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 21 de 55

22 Método de evaluación: Manual (por defecto, no editable). Publicar modelo de evaluación: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción No esta seleccionada por defecto). Si elige la opción si, significa que los criterios de evaluación serán publicados al proveedor cuando se muestre interesado. Imagen 39. Evaluación respuesta que SI Para agregar los criterios que tendrá la evaluación en el área de configuración del modelo de evaluación deberá pulsa el botón, el sistema habilita los campos para describir los criterios, podrá insertar los criterios de evaluación de manera manual indicando el % de ponderación que dará a cada uno. Imagen 40. Configuración del modelo de evaluación Deberá pulsar el botón Agregar criterio y el sistema le traerá una línea para escribir los criterios con los que evaluara las ofertas a su vez tendrá el botón Borrar seleccionado que le permitirá eliminar criterios ya creados y Comprobar suma que le validará el porcentaje asignado a cada criterio este dentro del rango 100. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 22 de 55

23 Imagen 41. Reglas para el modelo de evaluación seleccionado Imagen 42. Configuración del modelo de evaluación Paso 5. Documentos del procedimiento: Bloque Comentarios externos En este bloque podrá añadir observaciones al procedimiento visibles para todos los proveedores. Imagen 43. Comentarios externos Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 23 de 55

24 Bloque Documentos En este bloque será posible adjuntar los documentos necesarios para que el proveedor pueda presentar su oferta, pliego de condiciones, anexos, catálogos etc., podrá adjuntar documentos por tres opciones: Crear desde documento tipo: opción para adjuntar plantillas de documentos. Buscar en la biblioteca: son documentos que han sido cargados previamente en el menú documentos de la entidad y podrá elegir alguno de ellos. Anexar documento: adjuntar documentos que se encuentran en el ordenador. Borrar seleccionado: podrá eliminar cualquier documento, seleccionando el documento que desea borrar. Imagen 44. Opciones de pago Paso 6. Documentos Habilitantes Contiene los siguientes bloques: Bloque Documentos Habilitantes En este bloque el sistema mostrará una lista con todos los tipos de documentos que se solicitan a los proveedores en los procedimientos. Al seleccionar uno o varios de estos tipos de documentos podrá definir el momento de entrega de los mismos, si en la Adjudicación o en la oferta. Para seleccionarlos podrá filtrarlos por familia. Imagen 45. Documentos Habilitantes Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 24 de 55

25 Bloque otros documentos Otros Documentos requeridos para la presentación de la oferta: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción No esta seleccionada por defecto). - Si el usuario selecciona sí le aparecerá la opción agregar otro tipo de documento (Estos documentos serán públicos). Paso 7. Invitación Imagen 46. Bloque otros documentos Una vez completado toda la información del proceso de compras se deberá guardar la información y hacer clic en el botón Finalizar Consulta para que el paso de Invitación y Configuración del presupuesto. En este paso se deberán invitar mínimo 3 proveedores. Imagen 47. Invitación de Proveedores Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 25 de 55

26 El sistema automáticamente agregará a los proveedores que pertenecen al código UNSPSC. También podrá realizar una búsqueda manual de otros proveedores que requiera invitar, El comprador podrá seleccionar los proveedores que desee y que estén registrados en la plataforma. Deberá pulsar el botón Buscar y el sistema traerá la lista de todos los proveedores registrados, a continuación pulsara Seleccionar en los que considere debe invitar finalmente hacer clic en el botón azul derecha de la pantalla. que se encuentra en la parte inferior Estos proveedores podrán ser retirados de la lista de invitados en caso de que lo requiera, seleccionando el check box que se encuentra al lado del nombre de la entidad proveedora y pulsando. Imagen 48. Buscar y Añadir Proveedores Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 26 de 55

27 Paso 8. Configuración del Presupuesto El paso Configuración del presupuesto estará disponible en la fase de selección y solamente queda desbloqueado después de hacer clic en Finalizar Consulta y antes de la publicación del proceso. Imagen 49. Configuración del Presupuesto Este apartado tiene los siguientes bloques: Bloque configuración del presupuesto Destino del gasto: se deberá seleccionar entre las opciones: Funcionamiento Inversión Imagen 50. Destino del Gasto Origen de los recursos: en este apartado se seleccionará entre las opciones desplegables una de las siguientes opciones: Fuente general Fuentes con destino específico Fuentes de recursos propios Transferencias Crédito interno Fuentes de terceros Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 27 de 55

28 Comprobantes en proceso de pagos (pasivos financieros) Fuentes contables Crédito externo Donación externa Imagen 51. Origen de los recursos Integración manual: este campo no es editable. El sistema definirá automáticamente si es una integración automática o manual. Imagen 52. Integración Manual Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: en este apartado se colocará el código Autorización de disponibilidad presupuestal. Imagen 53. Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 28 de 55

29 Documento Justificativo: este apartado es obligatorio cuando la integración es manual.se tendrá que añadir un documento para probar que tiene presupuesto para los artículos que va a comprar. Cuando la integración es automática este campo no queda visible. Imagen 54. Documento Justificativo Total estimado: en esta opción es copiado del paso 2. Grilla de las cuentas presupuestarias: los datos de la grilla no son editables. El sistema presentará la información que fue cargada en la lista de precios. La grilla tendrá 3 columnas: Cuenta presupuestaria: número de la cuenta Valor: valor de ser consumido de la cuenta Estado: estado de integración Imagen 55. Total estimado y Grilla de las cuentas presupuestarias A lo largo de la creación del procedimiento, tendrá a su disposición las siguientes opciones: Guardar: el procedimiento se queda en estado borrador podrá seguir trabajando en él posteriormente. Editar: en esta etapa podrá realizar cambios al proceso. Cancelar: podrá cancelar la creación del procedimiento, pero no eliminar la información. Finalizar: el sistema asume los datos y coloca visible la opción Publicar si faltará por completar algún dato el sistema emitirá una alerta indicando el campo que deberá rellenar o corregir. Si hay flujo de aprobación asociado: si hay un flujo de aprobación asociado a la publicación en alguno de los pasos anteriores, tendrá que confirmar dicho flujo y cada responsable de la aprobación recibirá una notificación para realizar la tarea. - si el aprobador rechaza la acción, el usuario comprador recibirá una alerta en la plataforma y podrá realizar las modificaciones y/o correcciones pertinentes; - si el usuario aprueba la acción, el usuario podrá publicar el procedimiento. Si no hay flujo de aprobación asociado: podrá pulsar la opción Publicar Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 29 de 55

30 Publicación Diferida Al pulsar el botón Publicar una vez completados los pasos de la creación del procedimiento, el sistema le mostrará la siguiente pantalla informativa, especificando el día y la hora en la que se publicará el procedimiento, a esto le llamamos Publicación Diferida, deberá hacer clic en confirmar. Una vez publicado el procedimiento -Es de acceso público y cualquier proveedor puede consultar la información del mismo. -Los proveedores que tengan interés informativo en una misma categoría del procedimiento van a recibir un correo con la información de que un procedimiento en esa categoría fue publicado. - Cancelar proceso: el sistema obligará a que el usuario justifique la cancelación, con comentario y adjuntando un documento justificativo (en el flujo de aprobación). Esta acción se registrará asociándole un flujo de aprobación. -Una vez que se realiza la publicación del procedimiento en la plataforma, éste estará disponible para todos los proveedores que accedan a la plataforma a través de las opciones: Consultas activas (sin estar logueado) Búsqueda de procedimientos de acceso público (estando logueado) El pliego de condiciones específicas podrá ser retirado por todo interesado a través de la plataforma. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 30 de 55

31 Declaración Desierto Imagen 56. Declaración Desierta Si no se presentase ningún interesado a retirar los Pliegos de Condiciones Específicas, el proceso deberá ser declarado desierto, mediante Resolución del Comité de Compras y Contrataciones debidamente motivada. Esto se realizará a través de la herramienta de Mensajes, seleccionando la opción Mensaje público. -En la declaratoria de Desierto, la Entidad Contratante podrá reabrir el proceso dando un plazo para la presentación de propuestas de hasta un 50% del plazo del proceso fallido. Se hará cancelando el procedimiento y haciendo una copia del mismo o creando uno nuevo dentro de la carpeta del procedimiento. Imagen 57. Aviso de Declaración Desierta Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 31 de 55

32 4. APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO) Las ofertas de los proveedores son recibidas en la plataforma con la información encriptado sin posibilidad de conocer su contenido hasta que el o los usuarios asignados para la apertura de ofertas realicen la acción. En la fecha de la apertura, en la opción Fases de Apertura del expediente tendrá la opción para iniciar el proceso de apertura, botón Abrir. Sólo se tendrá acceso al contenido del Sobre Económico. Apertura y evaluación de sobre económico El o los usuarios definidos para la apertura de ofertas realizarán la desencriptación de las mismas, pulsando el botón Abrir. El sistema publica la lista de oferentes que presentaron ofertas económicas. Imagen 58. Sobre desencriptados Los Oferentes que no integren en su Propuesta Económica la Garantía de Seriedad de Oferta conforme lo establezca el Pliego de Condiciones Específicas quedan excluidos. La exclusión se realizará en la Fase de apertura, en la opción Excluir, y justificando la causa de exclusión. Imagen 59. Fase de apertura admitir o excluir Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 32 de 55

33 Tendrá la opción de realizar un estudio de precios que le permitirá evaluar la mejor oferta, podrá acceder al mismo por diferentes vías: Vía 1: Imagen 60. Vía 1 para evaluación economica Vía 2: Imagen 61. Vía 2 para evaluación economica Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 33 de 55

34 La plataforma indicará automáticamente el precio más bajo recibido, y se podrá generar un archivo en formato Excel, que podrá ser adjuntado a los Documentos correspondiente a la fase de apertura. La unidad operativa de compras y contrataciones genera el reporte preliminar de lugares ocupados y el estudio de precios que podrán ser adjuntados en el paso documentos correspondientes a la fase de apertura, de esta forma peritos podrán descargarlo y realizar las evaluaciones de ofertas económicas en la plataforma Imagen 62. Evaluación económica Imagen 63. Análisis de la evaluación económica Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 34 de 55

35 Imagen 64. Reporte de la evaluación económica Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 35 de 55

36 5. EVALUACIÓN Al consultar el detalle de la oferta, la entidad tiene la opción para hacer la evaluación manual de la oferta de acuerdo con los criterios definidos en la creación del procedimiento; Se puede realizar la evaluación en la plataforma o fuera de la plataforma; En la plataforma hay dos opciones distintas para hacer la evaluación: 1. En la pantalla de apertura de sobres, tras la apertura, hay la opción evaluación 2. En el área de trabajo del procedimiento, en el widget evaluación. Al hacer el clic en el botón Evaluación el sistema muestra una pantalla para crear evaluación que tiene los siguientes campos: Bloque detalles del proceso: Id procedimiento (relleno automático) Id técnico (relleno automático). Imagen 65. Bloque detalle del proceso de evaluación Bloque información general: Referencia de la evaluación (campo obligatorio) Nombre de la evaluación Después se le dará clic al botón crear. Imagen 66. Bloque Información general de evaluación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 36 de 55

37 Imagen 67. Evaluación creada Se le dará clic al botón Crear análisis para hacer el análisis de la evaluación. Imagen 68. Crear análisis Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 37 de 55

38 Imagen 69. Análisis de evaluación Imagen 70. Evaluación comparativa creada Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 38 de 55

39 Imagen 71. Análisis de la evaluación proveedores Imagen 72. Puntuación de evaluación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 39 de 55

40 Imagen 73. Finalizar evaluación Imagen 74. Evaluación admitida Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 40 de 55

41 6. SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN) La adjudicación se podrá realizar desde diferentes opciones: En la fase de apertura, pulsando el botón adjudicación. A partir del mapa comparativo de precios, o sea, tras el estudio de precios, la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis. A partir de la evaluación, la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis. En el área de trabajo del procedimiento, en el widget adjudicación. Siempre que se crea una adjudicación, la plataforma le asigna una numeración única (ID de la adjudicación). Creación de una adjudicación La creación de una adjudicación consta de varios pasos: 1. Paso Información General Bloque Título Estado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. Tipo de Selección: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. Creado desde análisis comparativo: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. Imagen 75. Bloque titulo Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 41 de 55

42 Bloque Resumen Referencia del procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Título del proceso: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Descripción: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Fase: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Otras Referencias/Id: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Bloque Datos Generales Imagen 76. Bloque Resumen Referencia del Procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Título del proceso: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Unidad de requisición: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Proceso de selección: campo rellenado automáticamente por la plataforma. Tipo de procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Imagen 77. Bloque Datos Generales Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 42 de 55

43 Bloque Información del Contrato Tipo de Contrato: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Lugar de Ejecución: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. El contrato puede ser prorrogado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Total Estimado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Imagen 78. Bloque Información del Contrato Bloque Comentarios sobre Selección Comentario: casilla de campo libre donde se podrán añadir comentarios a la adjudicación. Imagen 79. Bloque Comentarios a la Selección Bloque Anexos procesos de selección El usuario podrá adjuntar documentación a la adjudicación pulsando el botón Añadir Documento. Imagen 80. Bloque Anexos a la Adjudicación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 43 de 55

44 Bloque Configuración del Presupuesto Destino del gasto: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Origen de los recursos: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Integración Manual: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Documento justificativo: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Total Estimado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Imagen 81. Bloque Configuración del Presupuesto Bloque de la Unidad de Compras Imagen 82. Bloque Unidad de Compras Bloque Aprobadores para la apertura Imagen 83. Bloque Aprobadores para la apertura Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 44 de 55

45 Bloque Clasificación Lista de proveedores que enviaron sus ofertas. Aparecerá la siguiente información: Posición: Se deberá indicar la posición en la que ha quedado el proveedor (1º, 2º, 3º, etc.) Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Referencia de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Nombre del proveedor: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Tipo de entidad: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Valor (precio ofertado): campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Intención de: el usuario deberá seleccionar entre las opciones adjudicar, admitir o excluir. Puntuación: El usuario deberá indicar la puntuación obtenida por cada uno de los proveedores. Justificación: Pulsando en la opción Añadir comentario, el usuario podrá añadir un comentario para una oferta en concreto. Opción para ver el detalle de la oferta. Imagen 84. Clasificación Bloque Lista Cantidades Una vez confirmados los artículos a adjudicar el sistema presenta la lista final de los adjudicatarios, con la siguiente información: Nombre del proveedor Descripción de los lotes (si existen) Nº de artículos adjudicados Precio total de adjudicación Precio base total Contrato (el sistema genera automáticamente el contrato y al pulsar sobre su referencia el sistema le re-direccionara a la pantalla de creación del contrato). Opción para evaluar el proveedor Opción para ver la lista de los artículos Borrar. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 45 de 55

46 Imagen 85. Lista de Cantidades Seleccionado el proveedor se dará clic al botón agregar artículos y luego hacer clic en agregar seleccionado el sistema habilitará un bloque Artículos a Seleccionar. Imagen 86. Artículos a Seleccionar Luego de seleccionar el proveedor hacer clic en el botón Confirmar para que habilite en informe final del proceso de compras. Imagen 87. Informe Final Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 46 de 55

47 7. CREACIÓN DEL CONTRATO Una vez creada la adjudicacion es posible crear el contrato con el proveedor o proveedores adjudicados, de tal manera que los datos de la adjudicacion seran automaticamente completados en el contrato. Podrá acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación o desde el widget contratos, pulsando en la referencia interna del contrato. Una vez creado el contrato, se pulsará el botón Enviar al proveedor para que éste reciba dicho documento. El proveedor recibe el contrato solo con el estado aceptado como opcion, es decir, el proveedor no podra rechazar dicho contrato. Si hay un flujo de aprobación asociado al envío del contrato, antes del envío, el usuario aprobador recibirá una alerta para que apruebe el contrato. A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones: Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir trabajando en él posteriormente; Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario aprobador. Los estados del contrato son: Creado (en edición) Terminado(confirmado); Aprobado (enviado para el proveedor) Cumplido(cerrado) Suspendido Rescindido Para realizar la creación de los contratos deberá realizar los siguientes pasos: Una vez adjudicado el proceso de compras se generara el paso de contrato el cual tendrá los siguientes pasos disponible: 1. Información general 2. Condiciones 3. Bienes y servicios 4. Documentos de proveedor 5. Documentos del contrato 6. Ejecución de contrato 7. Modificaciones del contrato 8. Incumplimientos Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 47 de 55

48 Información del contrato: En este paso se encontrará el estado del contrato, fecha de inicio de contrato, fecha de terminación de contratación, obligaciones ambientales, obligaciones pos consumo, Reversión. Imagen 88. Información del contrato Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 48 de 55

49 Condiciones : En este paso se seleccionará las condiciones y entrega del contrato. Imagen 89. Condiciones Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 49 de 55

50 Bienes y servicios: Este paso mostrará un breve detalle de la lista de precios del proceso de compras. En este apartado especificará los precios unitarios y el precio total ofertado por el proveedor. Imagen 90. Bienes y servicios Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 50 de 55

51 Documentos del proveedor Son los documentos solicitados al proveedor para la acreditación de los requisitos habilitantes. Estos documentos el proveedor tendrá que adjuntarlo en fase de habilitación o en la fase de contratación. Imagen 91. Documentos de Proveedor Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 51 de 55

52 Documentos del contrato Documentos anexados para el proceso de compras. Imagen 92. Documentos del contrato Configuración del presupuesto Información de Presupuesto del proceso de compras Imagen 93. Configuraciones del Presupuesto Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 52 de 55

53 Ejecución de contrato En este paso se establecerá el plan de cómo se entregara la mercancía. Imagen 94. Ejecución de Contrato Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 53 de 55

54 Modificación del contrato En este paso se modificará cualquier proceso del contrato, tales como: suspensión del contrato, caducar contrato, terminar el contrato, adición en valor Imagen 95. Opciones de Modificaciones de contrato Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 54 de 55

55 Incumplimientos Este paso se sancionará a los proveedores que incumpliera con el proceso de compras. Imagen 96. Incumplimiento Imagen 97. Ruta de Incumplimiento Una vez que se apruebe los contratos el proceso de compras queda adjudicado. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 55 de 55