SGC. Sistema de gestión contable v1.4 rev 0 Agosto 2009

Transcripción

1 Sistema de gestión contable v1.4 rev 0 Agosto 2009 MTS /07/2012

2 ÍNDICE DE CONTENIDOS Índice de contenidos 2 GLOSARIO DE TÉRMINOS: 3 Requisitos del sistema 4 Introducción 4 Funcionamiento 4 General 5 Configuración General... 5 Opciones de Descarga... 6 Modo Supervisor... 7 Entorno 8 Instalaciones... 9 Zonas Máquinas Vending Tipos de máquinas Artículos Familias de Artículos Descargar 16 Descargar desde Terminal Descargar desde Transfer CARD Comprobar Archivos Temporales de Descarga Datos 17 Consulta de Descargas en Diario Informes de Totales en Diario Traspaso a Histórico Consulta de Descargas en Histórico Informes de Totales en Histórico Borrado de Histórico Informe de Totales por Instalaciones Informe Gráfico Anual Ver 40 Ayuda 40 Página 2 de 41

3 GLOSARIO DE TÉRMINOS: Artículo: Diario: Familias de Artículos: Histórico: Instalación: Tipos de Máquinas: Transfer Card: Cada uno de los productos que se expenden en las Máquinas Vending. Tabla de datos donde quedan reflejadas las descargas de contabilidad de los terminales ATLAS y/o COSMOS. Agrupación de artículos según su género (snack, bebidas frías, etc). Tabla de datos donde quedan reflejadas las descargas de contabilidad de los terminales ATLAS y COSMOS traspasadas desde el Diario. Emplazamiento controlado por terminales ATLAS y/o COSMOS. Agrupación de Máquinas Vending según su género (Café, Frío, etc.) Tarjeta electrónica de 2 Mbytes de memoria multipropósito para la descarga de contabilidad (Máximo 180 máquinas). Zona: División de los terminales ATLAS y/o COSMOS en una Instalación en función de su localización. Perfiles TPV: Crea y configura un perfil de productos para ser usados por el TPV Atlas Página 3 de 41

4 REQUISITOS DEL SISTEMA Windows. - Procesador Intel Pentium III, equivalente o superior (Recomendado 1 Ghz). - Microsoft Windows 2000 SP4, Windows XP SP2, Windows MB de RAM o más MB de espacio disponible en el disco duro. INTRODUCCIÓN El Sistema de Gestión Contable (SGC) consiste es un software que centraliza todas las tareas necesarias para gestionar la contabilidad procedente de los sistemas de tarjetas ATLAS y COSMOS. En cualquiera de estos sistemas se realizarán una serie de movimientos contables tanto con tarjeta como con efectivo que podrán volcarse al SGC para tratarlos de la forma más conveniente. FUNCIONAMIENTO Una vez arrancado el programa se presenta la pantalla siguiente: Página 4 de 41

5 Esta pantalla permite el acceso a los siguientes menús: General. ENTORNO. DESCARGAR DATOS. VER. Ayuda. GENERAL Este menú permite la configuración general de las opciones de trabajo, las opciones de descarga de la Transfer Card y la activación del modo supervisor. Configuración General... En este menú se selecciona: El puerto serie del PC donde está instalado el zócalo lector. La ruta a seguir para acceder al Directorio de Datos. Permiso de acceso a la base de datos si está compartida en red con más usuarios. El paso automático a Histórico con el número de días que se mantendrá un registro en el Diario de descargas antes de pasar al Histórico de descargas (mínimo 1 día, máximo 99 días). Cuando se realicen descargas en máquinas tipo TPV, debe de estar activado. Página 5 de 41

6 Directorio de Datos: Para definir la ruta de acceso del directorio de datos se pincha el botón que hay a la derecha y aparece la pantalla: Una vez seleccionada la ruta se pulsa el botón Aceptar. Opciones de Descarga... En este menú se selecciona: Los precios están actualizados. Comprueba si los precios de los artículos grabados en el programa coinciden con los precios programados en las líneas de venta de los terminales ATLAS o COSMOS instalados en las máquinas. Importes totales correctos (según parciales y totales). Comprueba si la suma de las contabilidades parciales coincide con la contabilidad total de cada terminal. Fallo en la secuencia (contador de descarga incorrecto). Comprueba si el contador de descargas de un terminal es el siguiente al último descargado. Crear automáticamente los elementos de una descarga que no existan en la base de datos. Comprueba si los elementos de la descarga existen en la base de datos (máquina, instalación, línea de precio, etc.) y si no es así, los da de alta. Comprobar archivos temporales de descarga al arrancar. Comprueba si existe alguna descarga que por algún motivo de los anteriores puntos no ha podido ser descargada e intenta descargarla de nuevo. A esta opción también se puede acceder pulsando el botón: Los tres primeros puntos son comprobaciones que se pueden hacer en cada descarga. Si están activados y alguno de estos puntos no coincide con la información contenida en la descarga, esta no se volcará al SGC y se creará un fichero temporal de esa descarga. Para poder descargar ese fichero temporal es necesario resolver el problema, o bien desactivar la opción por la cual no se pudo descargar. Página 6 de 41

7 La pantalla es la siguiente: Una vez seleccionadas las opciones deseadas se pulsa el botón Aceptar. Modo Supervisor... Esta opción sirve para poder añadir, modificar o borrar datos en el programa. Si no está activada sólo se podrá descargar, visualizar e imprimir. Para activar el modo supervisor es necesario introducir la contraseña: SGC. Introduciendo esta contraseña se puede acceder al programa o bien modificarla. Página 7 de 41

8 ENTORNO El entorno lo forman todos aquellos elementos que son controlados desde el SGC y que pueden descargar o sobre los que se puede recibir contabilidad, así como distintas maneras para agruparlos y gestionarlos. Estos elementos son: Instalaciones, Zonas, Máquinas Vending, Tipos de máquina, Artículos y Familias de artículos. En cada elemento existe el siguiente campo: y la opción: Importe acumulado: En esta casilla se indica el valor acumulado de los importes recibidos para un elemento (Artículo, Máquina Vending, etc.) en las descargas de contabilidad desde la última vez que se puso a 0. Ver informe: Imprime un listado de los elementos visualizados en la ventana. Si la ventana contiene alguna forma de criterios de selección (filtro), el listado se imprimirá según los datos seleccionados. En los elementos Máquinas Vending, Tipos de máquina, Artículos y Familias de artículos existe, además de la anterior, la siguiente opción: Poner a 0 el importe acumulado: Permite resetear el valor de dicho campo para un elemento. Es interesante usarlo para realizar un seguimiento de algún elemento. Página 8 de 41

9 Instalaciones... Permite dar de alta, modificar o borrar las instalaciones donde se ubican los terminales ATLAS y COSMOS. También permite dar de alta las zonas de cada Instalación. SGC Página 9 de 41

10 Zonas... Permite dar de alta, modificar o borrar las zonas de cada instalación. También permite dar de alta las máquinas de cada zona y asignar las que no tengan zona. Página 10 de 41

11 Máquinas Vending... Permite dar de alta, modificar o borrar las máquinas de Vending de las que se recibirá información contable. La opción Líneas de venta... permite dar de alta las líneas de venta de la máquina con el artículo de cada línea (sólo Price Holding), indicando el número de líneas de venta asociadas a esa máquina. La pantalla es la siguiente: Página 11 de 41

12 En esta pantalla se dan de alta las líneas de venta de cada máquina con los artículos de cada línea. Esta pantalla permite copiar en la máquina seleccionada las líneas de otra máquina. Si está activado en la pantalla de Configuración General máquinas Tipo TPV, al seleccionar las líneas de venta aparece la pantalla de PERFILES. El modo supervisor es imprescindible para crear, modificar o para realizar cualquier acción que implique modificar el perfil. La pantalla es la siguiente: Permite crear y configurar un perfil. Para crear el perfil en la pantalla de artículos se darán de alta los nuevos artículos, introduciendo el precio base a vender, para posteriormente en la pantalla de PERFILES, asociar los artículos a las diferentes líneas de precio (Máxima 99). Si se desea realizar descuentos o gratuitos (si están creados en las tarjetas de usuario, a través de Atlas Card), estos deberán estar habilitados en perfiles ( doble click), y en el TPV ( tarjeta de sistema) Si el usuario es de categoría 2 y el precio en perfiles de categoría 2 es inferior al precio base, el descuento se realiza sobre el precio base, restándole el descuento resultante al precio en perfiles de categoría 2. Si el usuario es de categoría 1, 3 o 4 los descuentos siempre se realizan sobre el precio base. Página 12 de 41

13 En el menú de Datos, es posible realizar ciertas acciones sobre el perfil actual: Genera un informe en el que se muestran todos los datos referentes al perfil. Realiza la descarga al terminal TPV Atlas del perfil. Es imprescindible introducir una tarjeta especial de descarga en el terminal para realizar esta operación, además de que el PC y el TPV estén conectados correctamente. Realiza la descarga hacia una tarjeta Transfer Card. Debe utilizar un lector preparado para leer este tipo de tarjetas conectado al puerto del PC. Permite resetear el valor de dicho campo para un elemento. Es interesante usarlo para realizar un seguimiento de algún elemento. Si se va a trabajar con más de un TPV, y todos van a llevar las mismas líneas de precios y artículos, se pueden copiar estas líneas a los nuevos TPV. Página 13 de 41

14 Con la opción Creación automática... se pueden crear Máquinas Vending de una manera automática. La pantalla es la siguiente: Con este ejemplo se crearán las máquinas de 5 a 10 de CAFÉ de la instalación PRODELFI en la zona COMEDOR. Tipos de máquinas... Permite dar de alta, modificar o borrar los tipos de máquinas de Vending. Página 14 de 41

15 Artículos... Centraliza la lista de artículos de las máquinas Vending y permite dar de alta, modificar o borrar. Familias de Artículos... Permite dar de alta, modificar o borrar las familias a las que pertenecen los artículos. También permite dar de alta y asignar artículos nuevos. Página 15 de 41

16 DESCARGAR Descargar desde Terminal... Permite la recepción automática de las descargas de los terminales ATLAS y COSMOS al PC mediante un cable de conexión. El cable se conecta entre el puerto serie del PC y el lector de tarjetas del terminal. Descargar desde Transfer CARD... Permite la recepción automática de las descargas de los terminales ATLAS y COSMOS a la Transfer CARD (máx. 180 Máquinas). Una vez volcadas las descargas de los terminales ATLAS y COSMOS se borrará automáticamente la contabilidad parcial de cada terminal. A continuación se introduce la Transfer CARD en el zócalo lector conectado al PC y volcará estas descargas al SGC. Comprobar Archivos Temporales de Descarga... Comprueba si existe alguna descarga que por algún motivo no ha podido ser volcada al programa e intenta descargarla de nuevo. Página 16 de 41

17 DATOS Este menú permite la gestión y tratamiento de las descargas. Consulta de Descargas en Diario... En este menú se visualizan las descargas realizadas diariamente. Los datos de estas descargas se visualizan en diferentes pantallas. Página 17 de 41

18 Al acceder a este menú aparece una pantalla como la siguiente: Los datos recibidos en esta pantalla son los siguientes: Nº de Máquina. Contador de descarga. Fecha y hora de la descarga. Importe Total y Parcial de ventas Totales. Unidades Totales y Parciales de ventas Totales. Importe Total y Parcial de ventas con Moneda. Unidades Totales y Parciales de ventas con Moneda. Importe Total y Parcial de ventas con Tarjeta. Unidades Totales y Parciales de ventas con Tarjeta. Importe Total y Parcial de ventas con Tarjeta con Monedero de Promoción. (Sólo Atlas) Unidades Totales y Parciales de ventas con Tarjeta con Monedero de Promoción. (Sólo Atlas) Importe Total y Parcial de recarga en Tarjetas. Página 18 de 41

19 Hay que tener en cuenta: Importe Total = Importe de ventas con moneda + Importe de ventas con tarjeta El importe de ventas se refiere a la recaudación efectiva recogida de la máquina, pero no tiene porqué corresponderse con el número de ventas ya que alguna de ellas puede haber sido realizada con tarjeta o puede haber efectivo debido a alguna recarga en tarjeta sin que se haya producido venta. Es decir: Recaudación Efectivo = Importe de ventas con moneda + Importe recargado en tarjetas Esta pantalla ofrece varios menús: Página 19 de 41

20 Filtrar: Con esta opción se realizan filtros de las descargas mediante varios criterios: Exportar a TXT (.TXT): Permite exportar descargas a un fichero de texto. Exportar a Excel (.CSV): Permite exportar descargas a una hoja Excel. Informe de descargas: Visualiza e imprime informes de las descargas del Diario. Página 20 de 41

21 Nº de Máquina. Contador de descarga. Fecha y hora de la descarga. Contabilidad del monedero. Importe Total y Parcial de ventas Totales. Unidades Totales y Parciales de ventas Totales. Importe Total y Parcial de ventas con Moneda. Unidades Totales y Parciales de ventas con Moneda. Importe Total y Parcial de ventas con Tarjeta. Unidades Totales y Parciales de ventas con Tarjeta. Importe Total y Parcial de ventas con Tarjeta con Monedero de Promoción. (Sólo Atlas) Unidades Totales y Parciales de ventas con Tarjeta con Monedero de Promoción. (Sólo Atlas) Recargado en tarjetas (Total y Parcial). Sobrepago del selector (Total y Parcial). Página 21 de 41

22 Si se pulsa la pestaña Tarjetas se mostrarán los siguientes datos: Importe Total y Parcial de ventas con tarjeta sin descuento (Precio Tarjeta = Precio Moneda). Unidades Totales y Parciales de ventas con tarjeta sin descuento. Importe Total y Parcial de ventas con tarjeta con descuento (Precio Tarjeta < Precio Moneda). Unidades Totales y Parciales de ventas con tarjeta con descuento. Importe Total y Parcial de ventas con Tarjeta. Unidades Totales y Parciales de ventas con Tarjeta. Página 22 de 41

23 Si la descarga visualizada corresponde a un revaluador de tarjetas ATLAS o COSMOS, aparecerá la siguiente pantalla: Importe Total y Parcial recargado en tarjeta. Unidades Totales y Parciales de recargas en tarjeta. Importe Total y Parcial recargado con monedas en tarjeta. Unidades Totales y Parciales de recargas con moneda en tarjeta. Importe Total y Parcial recargado con billetes en tarjeta. Unidades Totales y Parciales de recargas con billetes en tarjeta. Importe Total y Parcial de sobrepago de billetes. Unidades Totales y Parciales de sobrepago de billetes. Importe Total y Parcial recargado en tarjeta como Monedero de Promoción. (Sólo Atlas) Unidades Totales y Parciales de recargas en tarjeta como Monedero de Promoción. (Sólo Atlas) Página 23 de 41

24 Si se pulsa la pestaña Recargado por tipo de billete se mostrarán los siguientes datos: Importe Total y Parcial recargado en tarjeta con tipo de Billete 1. Unidades Totales y Parciales de recargas en tarjeta con tipo de Billete 1. Importe Total y Parcial recargado en tarjeta con tipo de Billete 2. Unidades Totales y Parciales de recargas en tarjeta con tipo de Billete 2. Importe Total y Parcial recargado en tarjeta con tipo de Billete 3. Unidades Totales y Parciales de recargas en tarjeta con tipo de Billete 3. Importe Total y Parcial recargado en tarjeta con tipo de Billete 4. Unidades Totales y Parciales de recargas en tarjeta con tipo de Billete 4. Importe Total y Parcial recargado en tarjeta con tipo de Billete 5. Unidades Totales y Parciales de recargas en tarjeta con tipo de Billete 5. Importe Total y Parcial recargado en tarjeta con tipo de Billete 6. Unidades Totales y Parciales de recargas en tarjeta con tipo de Billete 6. Página 24 de 41

25 En esta pantalla se pueden observar los siguientes datos: Importe Total y Parcial de ventas como servicios gratuitos. Unidades Totales y Parciales de ventas como servicios gratuitos. Importe Total y Parcial de ventas como servicios gratuitos de promoción. Unidades Totales y Parciales de ventas como servicios gratuitos de promoción. Importe Total y Parcial de ventas con tarjeta sin descuento con Monedero de Promoción. (Sólo Atlas) (Precio Tarjeta = Precio Moneda). Unidades Totales y Parciales de ventas con tarjeta sin descuento con Monedero de Promoción. (Sólo Atlas) Importe Total y Parcial de ventas con tarjeta con descuento con Monedero de Promoción. (Sólo Atlas) (Precio Tarjeta < Precio Moneda). Unidades Totales y Parciales de ventas con tarjeta con descuento con Monedero de Promoción. (Sólo Atlas) Importe Total y Parcial de recarga de Monedero de Promoción. (Sólo Atlas) Unidades Totales y Parciales de recarga con Monedero de Promoción. (Sólo Atlas) También se pueden ver: Importe Total y Parcial de ventas con tarjeta por Categoría de usuario. Importe Total y Parcial de ventas con tarjeta con descuento por Categoría de usuario. (Precio Tarjeta < Precio Moneda). Página 25 de 41

26 Si se pulsa la pestaña Ventas Monedero Promo. se mostrarán los siguientes datos: Importe Total y Parcial de ventas con tarjeta con Monedero de Promoción por Categoría de usuario. (Sólo Atlas) Importe Total y Parcial de ventas con tarjeta con Monedero de Promoción con descuento por Categoría de usuario. (Sólo Atlas) (Precio Tarjeta < Precio Moneda). Página 26 de 41

27 Si se pulsa la pestaña Importe descontado se mostrarán los siguientes datos: Importe Total y Parcial descontado de ventas con tarjeta. Importe Total y Parcial descontado de ventas con tarjeta con Monedero de Promoción. (Sólo Atlas) Página 27 de 41

28 Esta pantalla muestra los siguientes datos para sistemas ATLAS: Importe Total y Parcial de ventas por línea de precio con tarjetas de Categoría 1, 3 y 4. Unidades Totales y Parciales por línea de precio con tarjetas de Categoría 1, 3 y 4. Si se pulsa la pestaña Línea de Venta en Cat. 2 se mostrarán los siguientes datos: Importe Total y Parcial de ventas por línea de precio con tarjetas de Categoría 2. Unidades Totales y Parciales por línea de precio con tarjetas de Categoría 2. Si se pulsa la pestaña Línea de Venta con M. Promoción en Cat. 1, 3 y 4 se mostrarán los siguientes datos: Importe Total y Parcial de ventas por línea de precio con Monedero de Promoción con tarjetas de Categoría 1, 3 y 4. Unidades Totales y Parciales por línea de precio con Monedero de Promoción con tarjetas de Categoría 1, 3 y 4. Página 28 de 41

29 Si se pulsa la pestaña Línea de Venta con M. Promoción en Cat. 2 se mostrarán los siguientes datos: Importe Total y Parcial de ventas por línea de precio con Monedero de Promoción con tarjetas de Categoría 2. Unidades Totales y Parciales por línea de precio con Monedero de Promoción con tarjetas de Categoría 2. Esta pantalla muestra los siguientes datos para sistemas COSMOS: Importe Total y Parcial de ventas por línea de precio con tarjeta sin descuento. (Precio Tarjeta = Precio Moneda). Unidades Totales y Parciales por línea de precio con tarjeta sin descuento. Si se pulsa la pestaña Línea de Venta con descuento se mostrarán los siguientes datos: Importe Total y Parcial de ventas por línea de precio con tarjeta con descuento. (Precio Tarjeta < Precio Moneda). Unidades Totales y Parciales por línea de precio con tarjeta con descuento. Página 29 de 41

30 En esta pantalla se pueden observar los siguientes datos para ATLAS y COSMOS: Importe Total y Parcial de ventas por línea de precio con monedas. Unidades Totales y Parciales por línea de precio con monedas. Página 30 de 41

31 En esta pantalla se pueden observar los siguientes datos: Importe Total y Parcial de ventas por línea de precio con tarjeta y monedas. Unidades Totales y Parciales por línea de precio con tarjeta y monedas. Importante: Las ventas con tarjeta con Monedero de Promoción NO están consideradas en los totales. Página 31 de 41

32 Informes de Totales en Diario... En este menú se visualizan los Totales de las descargas realizadas del Diario. Al acceder a este menú aparece una pantalla como la siguiente: Con esta opción se realizan filtros de los Totales mediante varios criterios: Por tipo de listado Entre Fechas Entre Horas Por Instalación Por Zona Por Familia de artículos Por Tipo de máquina Por Nº de máquina Página 32 de 41

33 Pulsando el botón Aceptar aparece un informe como el siguiente: Este listado corresponde a una instalación de sistemas COSMOS, por este motivo las informaciones por categoría de usuario y por categoría de usuario con Monedero de Promoción no están activadas. Página 33 de 41

34 Esta es la última hoja del informe de Totales en Diario que visualiza la suma Total de las descargas de Diario por Instalaciones. Página 34 de 41

35 Traspaso a Histórico... Al acceder a este menú aparece una pantalla como la siguiente: En este menú se traspasan descargas del Diario al Histórico entre fechas. Página 35 de 41

36 Consulta de Descargas en Histórico... En este menú se visualizan las descargas que existen en el Histórico. Las pantallas que muestran estos datos son exactamente igual que el Diario. Informes de Totales en Histórico... En este menú se visualizan los Totales de las descargas del Histórico. Las pantallas que muestran estos datos son exactamente igual que el Diario. Borrado de Histórico... Al acceder a este menú aparece una pantalla como la siguiente: En este menú se borran descargas Histórico entre fechas. Página 36 de 41

37 Informe de Totales por Instalaciones... Este menú muestra informes totales del día, semana, mes o año actual de todas las instalaciones. Día Semana Mes Año Página 37 de 41

38 Informe Gráfico Anual... Este informe anual muestra en formato gráfico o en texto los datos almacenados en el programa. Al acceder a este menú aparece una pantalla como la siguiente: Con esta opción se realizan filtros de los datos mediante varios criterios del año seleccionado: De artículos Por un artículo Por una instalación Por una máquina De Instalaciones Por instalación De Máquinas Por Nº de máquina También se permite escoger el tipo de gráfico o texto para visualizar el informe y si se desean ver las etiquetas con los datos de las ventas. Página 38 de 41

39 Pulsando uno de los siguientes botones aparece una pantalla como la siguiente: Página 39 de 41

40 VER Esta pantalla habilita o deshabilita la visualización de los accesos directos de la pantalla principal. AYUDA Esta opción permite visualizar el número de versión de SGC y acceder a la versión informatizada de este manual. Página 40 de 41

41 Madrid Luis I, 17 3ª Planta Madrid Telfs: / Fax: info@prodelfi.com Página 41 de 41