Manual de puestos y funciones

Transcripción

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2 Contenido I. Introducción... 3 II. Organigrama... 4 III. Estructura organizativa... 5 a) Área de dirección ejecutiva... 5 b) Área de comercio... 7 c) Área de sistemas... 9 d) Área de Logística e) Área de Ventas

3 I. Introducción El manual de puestos y funciones contiene una descripción de todos los puestos que se desarrollan dentro de la empresa, es una herramienta que permite instruir a los empleados a ejercer con plena eficacia las diferentes labores que engloban los diferentes puestos. A lo largo del presente documento se realizará un análisis detallado de los diferentes papeles, se hará una descripción de los requisitos que se necesitan para cubrirlo, así como las aptitudes, actitudes, funciones, entre otras características que se requieren para el puesto. Conforme pasa el tiempo se van generando nuevo intereses y se crean nuevas necesidades que es necesario que se cumplan, de no ser así, la persona que cubra el puesto quedará obsoleta ante los constantes cambios del mundo laboral, por lo que es altamente recomendado tener el manual actualizado. El uso y propósito de este manual es coadyuvar al área de recursos humanos a verificar que cada una de las funciones sea cumplida con los estándares establecidos, además, se consultará al momento de solicitar un aspirante a algún puesto, será la mejor estrategia para elegir al mejor candidato. 3

4 II. Organigrama Director General Cesar Rodríguez Jiménez Administración Comercio Sistemas Logística Ventas Janet Rodríguez Jiménez Guillermo Alberto Prince Alarcón Sergio Fierros Jiménez Roberto Rodríguez Macías Dolores Ruiz Cruz Jonathan Alberto Sánchez Guerrero 4

5 III. Estructura organizativa Datos generales Título: Director general Ubicación: Dirección ejecutiva Reporta a : - Personal a su cargo: Toda la institución Contactos: Ejecutivos y empleados Fuera de la institución: Clientes y proveedores Puestos inmediatos: - Inferior: Toda la institución Fecha de análisis 24/05/2016 a) Área de dirección ejecutiva Requisitos del puesto Nivel educativo: Conocimientos: Habilidades: Experiencia: Edad: Sexo: Estado civil: Lic. en Administración o carrera afín Administración, finanzas, informática. Liderazgo, trabajo en equipo, toma de decisiones, capacidad de negociación. Con amplia experiencia Ambos Descripción general La función principal del director general es la de representar a la empresa en cualquier tipo de trato, con proveedores, clientes y cualquier otra persona que tenga relación con la institución. Además, es el encargado de que todo en la empresa funcione adecuadamente 5

6 Descripción específica 1. Representar jurídicamente a la empresa 2. Vigilar el adecuado cumplimiento de las actividades del personal 3. Nombrar, relevar o suspender actividades del personal que requiera la empresa 4. Representar a la empresa dentro y fuera de la instalaciones 5. Supervisar los proyectos para que pagos y presupuestos sean elaborados adecuadamente 6. Velar por el cumplimiento de la Misión, Visión y Valores de la empresa Especificaciones del puesto Habilidad Criterio en toma de decisiones: Esfuerzo físico: Esfuerzo mental: Responsabilidad de equipo: Resolución de problemas, liderazgo, comunicación Mínimo Atención, concentración, constancia, responsabilidad Despacho, equipo de cómputo, etc. 6

7 Datos generales Título: Gerente comercial Ubicación: Gerencia Reporta a : Director general Personal a su cargo: Ventas Contactos: Ejecutivos y empleados Fuera de la institución: Clientes y proveedores Puestos inmediatos: Director general Inferior: Ventas Fecha de análisis 24/05/2016 b) Área de comercio Requisitos del puesto Nivel educativo: Conocimientos: Habilidades: Experiencia: Edad: Sexo: Estado civil: Lic. en Comercio, relaciones públicas o afín Administración, relaciones públicas, finanzas, informática. Estratega, proactivo, liderazgo. Con amplia experiencia Ambos Descripción general El gerente comercial se encarga de crear estrategias que permitan negociar con los diferentes proveedores y/o clientes, además, tiene el reto de fortalecer la imagen de la empresa, llevándolo por el camino de la sustentabilidad del producto y así posicionarlo en el mercado de manera efectiva. 7

8 Descripción específica 1. Dirigir la estrategia comercial 2. Analizar los presupuestos del área de ventas y los gastos y ganancias que se deriven de esta 3. Definir la estrategia de comunicación 4. Proponer ideas e ir en busca de ellas para mejorar el producto en el mercado 5. Generar estrategia y plan de marketing para los productos y servicios 6. Es el equilibrio entre el la empresa y el consumidor final Especificaciones del puesto Habilidad Criterio en toma de decisiones: Esfuerzo físico: Esfuerzo mental: Responsabilidad de equipo: Resolución de problemas, comunicación, capacidad para negociar Mínimo Atención, concentración, constancia, responsabilidad. Despacho, equipo de cómputo, etc. 8

9 Datos generales Título: Consultor TI Ubicación: Sistemas Reporta a : Director general Personal a su cargo: - Contactos: Ejecutivos y empleados Fuera de la institución: Clientes y proveedores Puestos inmediatos: Gerente comercial Inferior: Ventas Fecha de análisis 24/05/2016 c) Área de sistemas Requisitos del puesto Nivel educativo: Conocimientos: Habilidades: Experiencia: Edad: Sexo: Estado civil: Ing. en Sistemas Computacionales o afín Informática, sólidos conocimientos en sistemas de redes comunes, Sistemas Operativos, Servidores de Red, experiencia en soporte de usuarios. Autodidacta, pro actividad, responsabilidad, capacidad de análisis y resolución de problemas. Con amplia experiencia Ambos Descripción general La función primordial del consultor TI es asesorar sobre las tecnologías que le convienen al cliente, propone soluciones y prevé problemas, además de consolidar los centros de cómputo e infraestructura a la propia empresa y a clientes. 9

10 Descripción específica 1. Manejar y mantener la red de computo de la institución 2. Brindar soporte técnico a los clientes que así lo requieran 3. Brindar mantenimiento técnico a las empresas que lo requieran 4. Mantener los conocimientos actualizados 5. Viajar al lugar donde se encuentre el cliente y resolver el problema 6. Atender al cliente en tiempo y forma Especificaciones del puesto Habilidad Criterio en toma de decisiones: Esfuerzo físico: Esfuerzo mental: Responsabilidad de equipo: Resolución de problemas, comunicación Implementar sistemas y equipo de cómputo, constante esfuerzo visual Atención, concentración, constancia, responsabilidad. Despacho, equipo de cómputo, etc. 10

11 Datos generales Título: Logística Ubicación: Logística Reporta a : Director general Personal a su cargo: - Contactos: Ejecutivos y empleados Fuera de la institución: Clientes y proveedores Puestos inmediatos: Gerente comercial Inferior: Ventas Fecha de análisis 24/05/2016 d) Área de Logística Requisitos del puesto Nivel educativo: Conocimientos: Habilidades: Experiencia: Edad: Sexo: Estado civil: Conocimientos básicos en administración Rutas comerciales del medio, Asertividad, concentración, capacidad para planear y organizar. Con amplia experiencia Ambos Descripción general Responsable del correcto funcionamiento, coordinación y organización del área logística de la empresa, tanto a nivel de producto como a nivel de gestión de personal, con el objetivo de distribuir a los clientes los pedidos de mercancía en tiempo y forma. 11

12 Descripción específica 1. Coordinar y organizar el área logística de la empresa 2. Coordinar las diferentes entradas, reposición, preparación de pedidos y transporte de los mismos). 3. Organizar la distribución de la empresa 4. Planificar las rutas para la entrega de pedidos 5. Optimizar a los diversos equipos de trabajo 6. Supervisar al personal a su cargo Especificaciones del puesto Habilidad Criterio en toma de decisiones: Esfuerzo físico: Esfuerzo mental: Responsabilidad de equipo: Resolución de problemas, comunicación, asertividad Mínimo Atención, concentración, constancia, responsabilidad. Productos que se recogen y entregan 12

13 Datos generales Título: Vendedor (a) Ubicación: Ventas Reporta a : Director general Personal a su cargo: - Contactos: Ejecutivos y empleados Fuera de la institución: Clientes y proveedores Puestos inmediatos: Gerente comercial Inferior: - Fecha de análisis 24/05/2016 e) Área de Ventas Requisitos del puesto Nivel educativo: Conocimientos: Habilidades: Experiencia: Edad: Sexo: Estado civil: Licenciatura en Administración o afín Paquetería de Office básica, conocimiento del producto y del mercado Asertividad, facilidad de palabra, amabilidad Con amplia experiencia Ambos Descripción general El vendedor es aquella persona que se encarga de buscar clientes potenciales, realiza cotizaciones para, posteriormente, realizar la venta. También llevará el seguimiento del cliente día con día para futuras ventas. 13

14 Descripción específica 1. Es la principal conexión entre el cliente y la empresa 2. Vender, como el nombre lo menciona, esta actividad es su función principal 3. Atender las dudas de los clientes las veces que sean necesarias 4. Realizar una relación que permita observar el crecimiento 5. Investigar su área de venta y crear estrategias para mejorarla 6. Apoyar y capacitar al cliente con demostraciones de productos de ser requerido Especificaciones del puesto Habilidad Criterio en toma de decisiones: Esfuerzo físico: Esfuerzo mental: Responsabilidad de equipo: Resolución de problemas, comunicación, asertividad, facilidad de palabra Mínimo Atención, concentración, constancia, responsabilidad. Escritorio y equipo de computo 14