ELABORACIÓN DE ACTAS

Transcripción

1 ELABORACIÓN DE ACTAS

2 Juntas de Socios Asambleas de Accionistas Juntas Directivas

3 Marco normativo Art. 38 C.N. C. de Comercio: principalmente artículos 189, 195, 431 y 441. Cód. de Procedimiento Civil, Artículo 252. Ley 222 de 1995, Artículo 21. Ley 1429 de 2010, Artículo 42. Decreto 2649 de 1993, artículos 131 y 132. Circular Externa 10 de Título VIII. Superintendencia de Industria y Comercio. Circular D-001 del 22 de febrero de Superintendencia de Sociedades. Concepto radicado del 5 de marzo de Superintendencia de Industria y Comercio. Oficio del 21 de agosto de Superintendencia de Sociedades. Oficio del 30 de agosto de Superintendencia de Sociedades.

4 Definición Es un texto escrito en el cual se presenta, en forma objetiva, todo lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. En ella se relacionan hechos sucedidos en forma enunciativa y da cuenta de acuerdos o decisiones que tomaron los participantes en desarrollo de las negociaciones sociales. (Gil Echeverry 2008)

5 Requisitos generales para la elaboración de Actas Número (consecutivo) del acta. Nombre de la sociedad. Órgano social que se reúne. Naturaleza de la reunión (Ordinaria; Extraordinaria; Por Derecho Propio; De Segunda Convocatoria; Universal). Fecha, horay lugarde la reunión. Datos de convocatoria: forma o medio utilizado, antelación y órgano que convoca Verificación del quórum según el tipo societario. Decisiones adoptadas con su correspondiente aprobación. Aprobación del acta. Ya sea por el órgano que se reúne, por la comisión designada para el efecto o en acta de fecha posterior.

6 Requisitos generales para la elaboración de Actas Firmas de las personas que fueron designadas y actuaron como presidente y secretario de la reunión. Firmas de todos los comisionados* cuando el acta se aprueba por esta vía. Nota de Autorización del acta*, suscrita por el secretario o un representante legal de la sociedad.

7 Aprobación de las actas Aprobación en la misma reunión o sistema general:ocurre cuando terminada la reunión de la asamblea o junta de socios, se elabora inmediatamente el documento para que sea el mismo órgano social el que imparta la aprobación correspondiente (Oficio , 30 agosto de Supersociedades). Dicha constancia deberá quedar consignada en el acta de que se trate. Aprobación en reunión posterior: ocurre cuando la Asamblea o Junta de socios defiere en el tiempo la aprobación del acta de que se trate para ser abordada en una reunión posterior. En este caso la aprobación del acta anterior deberá adoptarse como una decisión social y documentarse en el cuerpo de la nueva acta.

8 Aprobación de las actas Aprobación mediante delegados: Ocurre cuando la Asamblea, Junta de socios o junta directiva, defiere en una comisión o comité la aprobación final del acta. Dicha delegación debe entenderse hecha en cada una de las personas que conforman la comisión, de suerte que para la aprobación del acta de que se trate, se requerirá de la anuencia de todos los designados (Oficio del 21 de agosto de Supersociedades). En consecuencia, las firmas de todos los comisionados deben constar en el acta en señal de que su contenido es fiel relación escrita de lo sucedido en la respectiva sesión (Oficio Ibídem).

9 Copias de actas Fotocopia autenticada del acta original, directamente tomada del Libro de Actas de la compañía (siempre que el mismo se encuentre registrado). Copia delacta original, suscrita (o con constancia de firmado) por el presidente y secretario de la reunión y autorizadapor el secretario o por algún representante legal de la sociedad. Copia extractada (resumida) del acta, suscrita (o con constancia de firmado) por el presidente y secretario de la reunión y autorizadapor el secretario o por algún representante legal de la sociedad.

10 Actas de reuniones no presenciales Comunicación simultánea o sucesiva de todos los asociados (artículo 19, Ley 222 de 1995). No es indispensable la convocatoria. Actas firmadas por el representante legal y el secretario de la compañía (a falta de éste por algún asociado). Debe utilizarse un medio que sirva de prueba. Las sociedades VIGILADAS deben citar a un delegado de la superintendencia de sociedades con excepción de la S.A.S. ( artículo 19 de la ley 1258 de 2008). Actas firmadas por el representante legal y el secretario de la compañía (a falta de éste por algún asociado). Decisiones serán ineficaces cuando alguno de los socios no participe en la comunicación simultánea o sucesiva.

11 Mecanismo especial para toma de decisiones Expresión escrita del voto de todos los asociados en el término de un mes (artículo 20, Ley 222/95). Si los socios expresaron su voto en documentos separados, estos deben recibirse en el término de un mes, contado a partir de la primera comunicación recibida. Actas firmadas por el representante legal y el secretario de la compañía (a falta de éste por algún asociado o miembro). Decisiones serán ineficaces cuando alguno de los miembros no exprese el sentido de su voto o se exceda del término de un mes.

12 Indivisibilidad de los Requisitos Formales del Acta Según se desprende del régimen legal de las Actas (Arts. 189 y 431 C. de Co; Art. 131 Dcto 2649 de 1993; Circular Externa D-001 de 1991 Supersociedades), todos los elementos formales que hacen parte integrante de las mismas deben quedar insertos dentro del acta original y de sus copias, debido a que esas formalidades inciden directamente en el valor probatorio del documento..

13 Actas Adicionales o Aclaratorias dos Hipótesis Previstas en el Inc. 2º del Artículo 131 del Decreto 2649 de Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que éste hubiere designado para el efecto

14 Requisitos del acta adicional o aclaratoria Deberá estar suscrita por las personas que actuaron como Presidente y Secretario de la reunión. Deberá señalar con exactitud el acta a la cual adiciona o aclara, insertando el requisito formal inicialmente omitido o defectuosamente consagrado en el acta adicionada o aclarada. Deberá exhibir nota de autorización, salvo que se trate de fotocopia auténtica de la originalmente asentada en el libro de actas registrado en la Cámara de Comercio.

15 Otros aspectos relacionados con el Registro 1.Ley 1429 de 2010: actaque declara la disolución (Art. 24); actapara enervar la disolución (Art. 24); actade adjudicación adicional en el marco de una liquidación voluntaria (Art. 27); acta que contiene la determinación de reactivar una sociedad disuelta (Art. 29). 2. Actas y documentos privados de personas jurídicas con órganos unipersonales. 3. Acta de liquidación. 4. Aceptación y Posesión de los designados. 5. Derechos económicos de inscripción e impuesto de registro y anotación.

16 SISTEMA PREVENTIVO DE FRAUDES - SIPREF Según lo establecido por la Circular Externa 005 del 30 de mayo de 2014, es un sistema de políticas procedimientos, mecanismos y actuaciones pedagógicas mediante los cuales las cámaras de comercio validan la identidad de todas las personas que presentan peticiones registrales, y envían alertas por medios electrónicos que posibilitan a los titulares de la información de los registros públicos la adopción de medidas tempranas para proteger su información registral.

17 SISTEMA PREVENTIVO DE FRAUDES - SIPREF En atención a lo establecido por el SIPREF, debe tenerse en cuenta: Es obligatorio que las personas que presenten peticiones de registro en las taquillas de la Cámara exhiban su cédula de ciudadanía(amarilla con holograma) Es obligatorio que en los actos de nombramiento de administradores y revisores fiscales se dejeconstanciadelnúmerodecéduladeldesignadoylafechadeexpedicióndelamisma. Las entidades inscritas que no han renovado o solicitado inscripciones en los últimos tres (3) años, adquieren la condición de inactivas, y sólo podrán presentar peticiones de registro en forma presencial. La CCMA validará que el solicitante sea el representante legal, administrador o revisor fiscal inscrito en el caso de las personas jurídicas. La Cámara se abstendrá de recibir, tramitar o registrar actos o documentos cuando existan inconsistencias en la identificación del peticionario o cuando no se cumplan los presupuestos del SIPREF.

18 ABC - ESAL Renovación del Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro Según lo establecido en el artículo 166 del Decreto 019 de 2012, a partir de este año, todas las entidades inscritas en el registro de Entidades sin Ánimo de Lucro deberán renovar su inscripción y actualizar su información cada año. La renovación de la inscripción en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro es muy importante para que las entidades que ejercen su actividad a cabalidad, sigan haciéndolo de manera formal y mantengan su información vigente. La renovación del Registro de las Entidades sin Ánimo de Lucro Extranjeras, Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado y de las Veedurías sin personería jurídica no tiene costo, pero hay que realizarlo. Hacer el trámite es muy sencillo, solo debe acercarse a las sedes de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia y allí recibirá la orientación necesaria.

19 ABC - ESAL GRACIAS Edison Alirio Aguilar Osorio Abogado Coordinador de registros Edison.aguilar@camaramedellin.com.co Av. Oriental Piso 3. Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia