OTROS REGISTROS: Registros de Sucursales: Registros de Agencias:

Transcripción

1 OTROS REGISTROS: Registros de Sucursales: Una sucursal es un establecimiento de comercio abierto por una sociedad o empresa unipersonal, dentro o fuera de su domicilio principal, cuyo administrador tiene facultades para representar u obligar a la compañía. La solicitud de matrícula y de registro de documentos debe formularse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal va a desollar su actividad. Los siguientes documentos deben presentarse para revisión y posterior inscripción: Formulario diligenciado de Registro Único Empresarial (Anexo Mercantil). Copia del acta de junta de socios o junta directiva donde conste la decisión de abrir la sucursal, nombramiento del administrador y asignación de funciones. En las sociedades donde el representante legal está autorizado estatutariamente para hacer apertura de sucursales, no debe presentarse el acta sino la carta firmada por él donde solicite el registro de la sucursal. En cualquiera de los dos casos el documento debe estar autenticado. Copia auténtica de la escritura pública de constitución y copia plana del recibo de pago del impuesto de registro Copia auténtica de todas las escrituras públicas de reforma, si las hubiere y copia plana del recibo de pago del impuesto de registro de cada una de ellas. Carta en la que el gerente o administrador de la sucursal acepte el nombramiento que se le hizo, indicando número del documento de identificación. Si se deja constancia en el acta de tal aceptación, no es necesaria la carta de aceptación. Certificado original de existencia y representación legal de la empresa, expedido por la cámara de comercio del domicilio principal. Registros de Agencias: Una agencia es un establecimiento de comercio abierto por una sociedad o empresa unipersonal, dentro o fuera de su domicilio principal, cuyo administrador carece de facultades para representar u obligar a la empresa. La solicitud de matrícula y de registro del documento que decreta su apertura debe hacerse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la agencia va a desarrollar su actividad. Los siguientes son los documentos que deben presentarse para revisión y posterior inscripción: Formulario diligenciado de Registro Único Empresarial (Anexo Mercantil). Copia del acta de junta de socios o junta directiva donde conste la decisión de abrir la agencia y nombramiento del administrador. En las empresas unipersonales y en las sociedades donde el representante legal está autorizado estatutariamente para hacer apertura de agencias, no debe presentarse el acta sino la carta firmada por él donde solicite el registro de la Agencia. En cualquiera de los dos casos el documento debe estar autenticado. Carta en la que el administrador de la agencia acepte el nombramiento que se le hizo, indicando número del documento de identificación. Si se deja constancia en el acta de tal aceptación, no es necesaria la carta de aceptación. Certificado original de existencia y representación legal de la empresa, expedido por la cámara de comercio del domicilio principal.

2 Comerciante persona natural y establecimiento público: Un establecimiento de comercio es un conjunto de bienes organizados por el empresario para desarrollar y cumplir los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio y, a su vez, un establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas, y destinarse al desarrollo de diversas. Trámite a seguir a la hora de efectuar una matricula: En la DIAN presentando una copia de la cédula de ciudadanía y aportando unos datos básicos, o por internet enwww.dian.gov.co, solicite una preinscripción en el RUT (Registro Único Tributario). Se recomienda que antes de asignar un nombre al establecimiento de comercio, verifique en la cámara de comercio o en link homonimia, que no exista otro establecimiento con un nombre igual o similar. En el CAE (Centro de Atención Empresarial), solicite la matricula del establecimiento de comercio y la matricula como comerciante persona natural, adicionalmente las matriculas en Industria y Comercio, Sanidad, Bomberos y Uso de Suelos.(Ley 232 de 1995) Preséntelo en las ventanillas de nuestra Entidad y cancele los derechos de matrícula correspondientes. Nota: Si usted está matriculado como persona natural o jurídica y desea abrir uno o varios establecimientos de comercio, debe diligenciar tantos anexos de matrícula mercantil como establecimientos vaya a matricular. Registro de Sucursales extranjeras: Se consideran sucursales extranjeras las de propiedad de sociedades con domicilio principal en el exterior. La ley ha establecido unos requisitos especiales para el establecimiento de sucursales extranjeras que pretendan abrir negocios permanentes en Colombia: (Art. 471 del Código de Comercio): Protocolizar en una notaria del lugar elegido para su domicilio en el país, copias auténticas del documento de su fundación, de sus estatutos, la resolución o acto a través del cual se acordó su establecimiento en Colombia y de los que acrediten la existencia de la sociedad y la personería de sus representantes. La resolución o el acto mediante el cual la sociedad acuerde establecer negocios permanentes en Colombia (Art. 472 del Código de Comercio) deberá expresar: Los negocios que se proponga desarrollar, ajustándose a las exigencias de la ley colombiana respecto a la claridad y concreción del objeto social. Es necesario tener en cuenta que cuando las sociedades tuvieren por objeto explotar, dirigir o administrar un servicio público o una actividad declarada por el estado de interés para la seguridad nacional, el representante y los suplentes de que trata este punto deben ser ciudadanos colombianos. El monto del capital asignado a la sucursal, y el originado en otras fuentes, si las hubiere (estableciendo el valor del aporte en pesos colombianos). El lugar escogido como domicilio El plazo de duración de sus negocios en el país y las causales para la terminación de los mismos. La designación de un mandatario general, con uno o más suplentes, que represente a la sociedad en todos los negocios que se proponga desarrollar en el país. Dicho mandatario se entenderá facultado para realizar todos los actos comprendidos en el objeto social, y tendrá la personería jurídica y extrajudicial de la sociedad para todos los efectos legales. La designación del revisor fiscal, quien será persona natural con residencia permanente en Colombia

3 Sociedades comerciales: Por el contrato de sociedad, dos o más personas se obligan a efectuar un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades del respectivo ejercicio social. Una vez constituida en debida forma, la sociedad es persona jurídica diferente de los socios que la integran. Estas sociedades deben matricularse en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio con jurisdicción en lugar donde establecen el domicilio principal. Los siguientes documentos deben presentarse para revisión y posterior inscripción: Escritura pública o documento privado de acuerdo con la Ley 1014 de 2006 y el decreto 4463 de 2006 Formulario de Matricula diligenciado Cartas de aceptación de cargos Una vez se hayan aprobados los documentos para su registro por parte del Departamento Jurídico, deberá presentarse en las cajas el representante legal o suplente para hacer los trámites de matricula, para ello deberá: Cancelar los derechos de matricula y los impuestos que se causen por este concepto. Presentar el documento de constitución que fue revisado y aprobado Preinscripción en el RUT (solicitada vía Internet o en las oficinas de la DIAN) Formulario de asignación de NIT Solicitud de inscripción y Actualización en el RUT Formulario de Matricula firmado por el representante legal Registros Cooperativa, precooperativas y fondos de empleados: Es acuerdo cooperativo el contrato que se celebra por un número determinado de personas, con el objetivo de crear y organizar una persona jurídica de derecho privado denominada Cooperativa, cuyas actividades deben cumplirse con fines de interés social y sin animo de lucro; toda actividad económica, social o cultural puede organizarse con base en el acuerdo cooperativo. Para la constitución de una de estas entidades deberá presentarse para revisión jurídica y posterior registro: Solicitud escrita de reconocimiento de personería jurídica. Acta de Asamblea de constitución Estatutos Constancia de pago de por lo menos veinticinco por ciento (25%) de los aportes iniciales suscritos por los fundadores, expedida por el representante legal de la cooperativa. Constancia de educación cooperativa por parte de los fundadores, con una intensidad no inferior a veinte (20) horas. Requisitos para la inscripción de una cooperativa, precooperativa fondo de empleados y precooperativa Cooperativa: El número mínimo de fundadores será de veinte (20) Fondo de Empleados: El número mínimo de fundadores será de vdiez (10). Certificado de existencia y representación de las entidades ó empresas en las cuales laboran los asociados. Precooperativas: El número mínimo de fundadores será de cinco (5)

4 Registro de Libros: Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos. (Artículo 49 Código de Comercio). (Artículos Código de Comercio y Decreto 2649/93) Requisitos para solicitar registro de libros: Fecha de solicitud. Nombre de la Entidad. Nombre y número de folios de los libros que solicita la inscripción. Firma del Representante Legal. Requisitos que deben cumplir los libros: Únicamente se registran libros en blanco Cada libro debe presentarse debidamente rotulado, con el nombre de la entidad a que pertenece y su destinación Cada libro debe llevar una enumeración sucesiva y continua Como se registra un nuevo libro? Cuando se termina un libro y se va a registrar uno nuevo, debe cumplirse con uno de los siguientes requisitos: Presentar certificación del revisor fiscal o del contador público de la empresa, sobre la terminación del libro. Fotocopia del ultimo de los folios registrados ya utilizado. En caso de pérdida del libro, debe anexarse copia auténtica de la denuncia respectiva. Registros de Estados Financieros: Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, toda sociedad en cumplimiento de su obligación como comerciante, depositará copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen profesional correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social. (Artículo 41 de la Ley 222 de 1995). Son estados financieros de propósito general, aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos (Artículo 21 del Decreto 2649 de 1993). La Cámara de Comercio expedirá copia de tales documentos a quienes lo soliciten y cancelen los costos correspondientes. El Gobierno Nacional podrá establecer casos en los cuales, dado el volumen de activos e ingresos, sea admisible la preparación y difusión de estados financieros de propósito general abreviados. De acuerdo con él articulo 21 del Decreto 2649 de 93, son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los estados financieros consolidados. De esta forma, son estados financieros básicos: El balance general El estado de resultados El estado de cambios en el patrimonio El estado de cambios en la situación financiera El estado de flujos de efectivos Y estados financieros consolidados son aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones y los cambios en el patrimonio, así como flujos de efectivo de un ente matriz y sus subordinadas, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una sola empresa. (articulo 23 del Decreto 2649 de 93) Al presentar los estados financieros para su depósito, deberán cancelar en caja los derechos correspondientes.

5 Disolución de Sociedad: Las Sociedades podrán disolverse por las causales establecidas en el artículo 218 del Código de Comercio o contemplada en los estatutos. Los socios, en junta de socios o asamblea de accionistas declaran la disolución con base en la causal respectiva y solemnizan la decisión por escritura pública a excepción de las sociedades constituidas en virtud de la ley 1014 de 2006, toda vez que se entiende que la declaratoria de disolución como inicio del proceso liquidatorio es una reforma a los estatutos de la entidad Apertura de liquidación obligatoria u orden de autoridad competente: Debe registrarse la copia de la providencia que decretó la apertura de liquidación obligatoria o la disolución, con la constancia de que la misma se encuentra en firme. Previo a la inscripción de la escritura de liquidación, esta y la carta de aceptación del liquidador deberán presentarse para revisión jurídica y posterior registro en Departamento Jurídico. En la escritura arriba citada, debe encontrarse protocolizada, el acta del órgano social competente en la cual consta la aprobación de la disolución y el nombramiento de liquidador. Una vez se hayan aprobados los documentos para su registro por parte del Departamento Jurídico, deberá presentarse en las cajas el documento para pagar los derechos que se causen para tal acto. Liquidación: A partir de la declaratoria de disolución, la sociedad entra en proceso de liquidación. El liquidador debe cumplir con el procedimiento establecido en el Código de Comercio para dicho trámite, especialmente en lo que tiene que ver con comunicaciones a acreedores y terceros, elaboración de inventarios, balance final de la sociedad y pago del pasivo externo y distribución del remanente, si lo hubiere. Con el registro del acta de junta de socios o asamblea de accionistas aprobatoria de la cuenta final de liquidación o de la escritura pública en que se protocoliza dicha acta, en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la sociedad y en la de sus sucursales, se entiende inscrita la liquidación de la sociedad. Para su registro, el acta debe presentarse firmada o con la constancia de firma por parte del presidente y el secretario de la reunión, y con constancia de aprobación de su texto por parte de los socios, o de las personas comisionadas para este fin. La fecha de la misma debe ser posterior a la de la escritura pública de disolución o a la del vencimiento del término de duración de la sociedad, para que proceda su registro. Es necesario el pago de los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes, para la inscripción de la liquidación definitiva de la sociedad y la cancelación de su matrícula mercantil y la de su establecimiento de comercio. Observacione s: Cuando la sociedad entre en alguna causal de disolución distinta a la apertura del trámite de liquidación obligatoria, el representante legal de la misma debe avisar, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que ocurrió la causal, a la oficina de cobranzas de la Administración de Impuestos Nacionales ante la cual sea contribuyente, responsable o agente retenedor, con el fin de que esta le comunique sobre las deudas fiscales de plazo vencido a cargo de la sociedad, s o pena de hacerse solidariamente responsable de las mimas. Si la sociedad que se liquida posee establecimientos de comercio que no se van a cancelar, debe adjudicarlos en el acta de liquidación; de no ser este el caso debe cancelarse su matrícula previo el pago de los derechos correspondientes

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