San Luis Potosí. Periódico Oficial DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE SUMARIO. Responsable: SECRETARIA GENERAL DE GOBIERNO

Transcripción

1 Periódico Oficial DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE San Luis Potosí Las leyes y disposiciones de la autoridad son obligatorias por el sólo hecho de ser publicadas en este Periódico. 2013, Año del 150 Aniversario de San Luis Potosí, como Capital de los Estados Unidos Mexicanos AÑO XCVI SAN LUIS POTOSI, S.L.P. JUEVES 25 DE JULIO DE 2013 EDICIÓN EXTRAORDINARIA SUMARIO Poder Judicial del Estado Consejo de la Judicatura Manual General de Organización, Sección de la Coordinación de Archivos Responsable: SECRETARIA GENERAL DE GOBIERNO Director: C.P. OSCAR IVAN LEON CALVO

2 2 JUEVES 25 DE JULIO DE 2013 Periódico Oficial del Estado Poder Judicial del Estado Periódico Oficial DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE San Luis Potosí Dr. Fernando Toranzo Fernández Gobernador Constitucional del Estado de San Luis Potosí Lic. Cándido Ochoa Rojas Secretario General de Gobierno C.P. Oscar Iván León Calvo Director del Periódico Oficial Para cualquier publicación oficial es necesario presentar oficio de solicitud para su autorización dirigido a la Secretaría General de Gobierno, original del documento, disco compacto (formato Word o Excel para windows, NO imagen, NI escaneados) Para publicaciones de Avisos Judiciales, Convocatorias, Balances, etc., realizar el pago de Derechos en las Cajas Recaudadoras de la Secretaría de Finanzas y acompañar en original y copia fotostática, recibo de pago y documento a publicar y en caso de balances acompañar con disco compacto (formato Word o Excel para windows, NO imagen, NI escaneados). CONSEJO DE LA JUDICATURA. MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSI SECRETARIADO EJECUTIVO DE VIGILANCIA Y DISCIPLINA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS Avisos Judiciales, Convocatorias, Balances, etc. son considerados Ediciones Ordinarias. Los días Martes y Jueves, publicación de licitaciones, presentando documentación con dos días hábiles de anticipación. La recepción de los documentos a publicar será en esta Dirección de Lunes a Viernes de 9:00 a 14:00 horas. NOTA: Los documentos a publicar deberán presentarse con la debida anticipación. * Las fechas que aparecen al pie de cada edicto son únicamente para control interno de ésta Dirección del Periódico Oficial del Estado, debiéndose por lo tanto tomar como fecha oficial la publicada tanto en la portada del Periódico como en los encabezados de cada página. Domicilio: Guerrero No. 865 Centro Histórico CP Tel. (444) San Luis Potosí, S.L.P. Sitio Web: Este medio informativo aparece ordinariamente los días Lunes, Miércoles, Viernes y extraordinariamente cuando así se requiera. REGISTRO POSTAL IMPRESOS DEPOSITADOS POR SUS EDITORES O AGENTES CR-SLP Manual de organización aprobado en sesión de Pleno del Consejo de la Judicatura del 29 de Enero del Del Consejo de la Judicatura. a) Estructura Organizacional b) Normatividad Aplicable c) Objetivo y Políticas Internas d) Atribuciones. e) Descripción de Puestos

3 Periódico Oficial del Estado JUEVES 25 DE JULIO DE b) Normatividad Aplicable Constitución : Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado de San Luis Potosí. Leyes: Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de San Luis Potosí. Ley de los Trabajadores al Servicio de las Instituciones Públicas del Estado de San Luis Potosí. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de San Luis Potosí. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí. Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí. Reglamentos: Reglamento Interior del Poder Judicial del Estado. Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado. Reglamento General de Archivos del Poder Judicial del Estado de San Luis Potosí. Reglamento Interior del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado. Reglamento del Poder Judicial para la aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí. Reglamento del Archivo Judicial del Poder Judicial del Estado. Lineamientos: Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado. Acuerdos relativos emitidos por el Pleno del Consejo de la Judicatura. Circulares relativas emitidas por el Pleno del Consejo de la Judicatura.

4 4 JUEVES 25 DE JULIO DE 2013 Periódico Oficial del Estado c) Objetivo y políticas internas Diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y actualizar los planes, programas y proyectos de desarrollo, procesos y métodos de control archivístico, durante el ciclo vital de la información, que describan las actividades realizadas por el Poder Judicial del Estado, de manera específica y sistemática. Políticas: 1. Preservar la confidencialidad de todo documento oficial, que así haya sido clasificado. 2. Optimizar el uso del material de oficina. 3. Portar su gafete de identificación oficial durante la jornada laboral. 4. El uso del Internet debe ser para consultas e investigaciones oficiales, de conformidad con la normatividad vigente. 5. En caso de excedentes de materiales y suministros se devolverán, mediante oficio a la Dirección de Recursos Materiales. 6. No se deberán de ingerir alimentos en las áreas de trabajo. d) Atribuciones Acuerdo General quincuagésimo segundo del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado de San Luis Potosí, por el cual se dota de atribuciones al Coordinador de Archivos del Poder Judicial del Estado. SEGUNDO. El Coordinador de Archivos del Poder Judicial, tendrá las siguientes atribuciones: I. Proponer al Pleno del Consejo y, en su caso, instrumentar y evaluar los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico; II. Someter a consideración del Pleno las políticas y medidas técnicas para la regulación de los procesos archivísticos; así como la formulación de los instrumentos, procesos y métodos de control archivístico del Poder Judicial; III. Coordinar los trabajos para la elaboración de los principales instrumentos de control archivístico judicial, como son: el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental, entre otros; IV. Elaborar y someter a consideración del Pleno los manuales para la organización y procedimientos de los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico del Poder Judicial; sus normas de operación y programa anual de trabajo; V. Proponer el programa de capacitación en materia archivística, así como las estrategias para el desarrollo profesional de los servidores judiciales que se dediquen al desempeño de esas funciones; VI. Coadyuvar con la Secretaría Ejecutiva de Administración y el Archivo Judicial en la elaboración de un programa para la normalización de los recursos materiales apropiados que se destinen a los archivos; VII. Coordinarse con la Secretaría Ejecutiva de Administración y, en su caso, con las autoridades de protección civil estatal y municipal, para verificar que los inmuebles en los que se encuentren depositados los archivos judiciales, reúnan las condiciones físicas y de seguridad adecuadas para la conservación de los documentos y expedientes; conforme lo establecen las normas técnicas aplicables; VIII. Apoyar a la Secretaría Ejecutiva de Administración, por conducto del Área de Tecnologías de Información y a la Dirección Jurídica en la propuesta de diseño, desarrollo, y, en su caso, en el establecimiento y actualización de la normatividad en materia de administración y gestión de documentos electrónicos; IX. Proponer al Comité de Información la realización de los procesos de valoración y disposición documental de los archivos judiciales, con apego a los lineamientos que para el efecto dicte la Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública del Estado; X. Fungir como el órgano técnico consultivo del Archivo Judicial para su organización, funcionamiento y observancia de sus atribuciones; XI. Orientar en los proyectos de clasificación de la información; XII. Asistir a las sesiones del Comité de Información del Poder Judicial;

5 Periódico Oficial del Estado JUEVES 25 DE JULIO DE XIII. Supervisar que la organización y funcionamiento de los archivos judiciales se realice conforme a las disposiciones aplicables; en caso de incumplimiento, informar a la Comisión de Vigilancia y Disciplina del Consejo de la Judicatura para que determine lo conducente; XIV. Proponer al Pleno del Consejo, las acciones de mejora continua y gestión de calidad en los procesos archivísticos; XV. Informar al Pleno del Consejo sobre el desarrollo de sus actividades; XVI. Proponer al Pleno convenios de coordinación y colaboración con instituciones públicas y privadas, que tengan como propósito el apoyo al desarrollo de los archivos judiciales; y XVII. Las demás que establezcan las disposiciones legales, reglamentarias, los acuerdos del Consejo y del Comité de Información del Poder Judicial. a) Descripción de puesto. Puesto: Subordinados: Reporta a: Coordinador de Archivos. Mozo de Oficina. Secretario Ejecutivo de Vigilancia y Disciplina. Objetivo: Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la Coordinación de Archivos encaminadas a la integración oportuna y correcta, que debe otorgarse a la información desde el momento mismo de su recepción o expedición de los órganos, así como proponer políticas y normas archivísticas, y coadyuvar en los procesos de valoración y disposición documental, para la organización, clasificación, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos y expedientes que se generen y obtengan, adquieran o conserven en cada uno de los archivos de trámite de los órganos administrativos y jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado. Atribuciones, funciones y responsabilidades: (Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado de San Luis Potosí.) Artículo 93.- Los titulares encargados de los órganos auxiliares tendrán las siguientes atribuciones en común: 1. Formular y presentar al Pleno o la Comisión respectivamente el programa operativo anual del órgano a su cargo y, en su caso, los programas estratégicos o emergentes. 2. Proponer, ejecutar y evaluar los programas necesarios para el desarrollo de sus funciones; 3. Elaborar los dictámenes, opiniones e informes que le sean requeridos por el Pleno, las Comisiones y demás órganos facultados; 4. Proponer conforme a la normativa aplicable, al personal del órgano auxiliar a su cargo; 5. Tramitar los cambios de adscripción y las solicitudes de licencia que formulen los servidores públicos de los órganos auxiliares; 6. Recibir en acuerdo a cualquier servidor judicial subalterno. 7. Manifestarse respecto de la procedencia de los permisos económicos solicitados por el personal a su cargo; 8. Elaborar conforme a los lineamientos que al efecto expida el Consejo; los manuales del órgano a su cargo; 9. Proponer al Pleno, los estímulos y programas de capacitación para el personal a su cargo; 10. Asesorar técnicamente en asuntos de su competencia al Pleno, Comisiones, Consejeros y, en su caso, a los órganos judiciales. 11. Coordinar las acciones, en el ámbito de su competencia, con los titulares de otros órganos para el tratamiento especializado y eficaz de los asuntos. 12. Someter a consideración del Pleno o las Comisiones, aquellos estudios y proyectos, de normas, lineamientos y políticas que se elaboren en el área a su cargo.

6 6 JUEVES 25 DE JULIO DE 2013 Periódico Oficial del Estado 13. Presentar ante el Pleno el informe anual de labores correspondientes al área de su competencia; 14. Representar al órgano a su cargo; en todos los actos en la esfera de su competencia; 15. Las demás que establezcan las disposiciones legales reglamentarias y los acuerdos del Consejo. Además: 1. Planear, organizar, diseñar, desarrollar e implementar los programas de desarrollo archivístico; 2. Proponer, diseñar, desarrollar e implementar los sistemas de clasificación archivística del Poder Judicial del Estado; 3. Establecer políticas y procedimientos para la organización, clasificación, transferencia, reguardo, conservación, selección y destino final de los documentos y expedientes que se generen y obtengan, adquieren o conserven en cada uno de los archivos de trámite de los órganos administrativos y jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado. 4. Establecer los métodos y mecanismos necesarios para asegurar la preservación de la información. 5. Establecer un programa de necesidades para la normalización de los recursos materiales que se destinen a los archivos, propiciando la incorporación del mobiliario, equipo técnico, de conservación y seguridad, e instalaciones apropiadas para los archivos de conformidad con las funciones y servicios que se otorga el Poder Judicial del Estado. 6. Diseñar y proponer los formatos que deberán de emplear los órganos jurisdiccionales y administrativos para dejar constancia o registro inventariado de toda la información producida por el órgano de su adscripción. 7. Elaborar un programa de capacitación periódicamente a los responsables de archivos, a fin de que se involucren, en el manejo adecuado de la información y uso del sistema electrónico, para la aplicación de la serie documental, acorde al tipo de registro contenido en el expediente, el cual le ha sido asignado en el Cuadro General de Clasificación Archivística; 8. Coadyuvar, sugerir, a los titulares de los órganos jurisdiccionales y /ó administrativos el descarte documental, al término del plazo perentorio, establecido para su resguardo, en el Catálogo de Disposición Documental. 9. Diligenciar con inmediatez oportuna las solicitudes remitidas por los órganos administrativos y jurisdiccionales para la activación del procedimiento requerido. 10. Supervisar los plazos de vigencia de la información, a fin de que se lleve a cabo las transferencias primaria y secundaria. 11. Brindar apoyo administrativo respecto de la gestión, para abocarse al procedimiento de baja documental, transferencia primaria y secundaria de la información. 12. Asistir en la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal encargado del manejo, control y organización de los archivos, tanto de trámite como de concentración, producidos por los órganos administrativos y jurisdiccionales que integran el Poder Judicial del Estado. 13. Realizar las acciones necesarias para la administración de los documentos de archivo, de manera conjunta con los órganos del Consejo de la Judicatura, a fin de garantizar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los mismos. 14. Salvaguardar dentro del marco de desempeño de sus funciones, la legalidad, la honradez, lealtad, imparcialidad, y eficiencia. Nota: las funciones y responsabilidades que se mencionaron anteriormente son de carácter enunciativo, más no limitativo. Informe Propósito Frecuencia Distribución Presidencia del Supremo Mantener informado sobre Anual. Pleno del Consejo de la Tribunal de Justicia y del los avances de los proyectos Judicatura. Consejo de la Judicatura. y actividades realizadas en el Secretariado Ejecutivo de ámbito de su competencia. Vigilancia y Disciplina. Pleno del Consejo de la Judicatura. Mantener informado sobre los Cuando le sea requerido. Pleno del Consejo de la Secretariado Ejecutivo de Vigilancia avances de los proyectos y actividades Judicatura. y Disciplina. realizadas en el ámbito de su competencia.

7 Periódico Oficial del Estado JUEVES 25 DE JULIO DE Relaciones internas: Relaciones Externas: Secretariado Ejecutivo de Vigilancia y Disciplina. Órganos jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial del Estado. Organismo Autónomo. CEGAIP. Comisión Estatal de Garantía y Acceso a la Información Pública. Personal de la Coordinación de Archivos. Comité de Información del Poder Judicial del Estado. c) Descripción de puesto. Puesto: Subordinados: Reporta a: Mozo de oficina. No tiene Coordinador de Archivos Objetivo: Realizar funciones de limpieza y mantenimiento en las oficinas de la Coordinación de Archivos, así como coadyuvar en el acomodo, localización y limpieza de expedientes. Funciones y Responsabilidades: 1. Limpiar y dar mantenimiento constante a las instalaciones de la Coordinación de Archivos, aseando los pisos, el mobiliario, limpieza de ventanas, lavando los baños y manteniendo limpias todas las áreas en el transcurso del día. 2. Realizar el acomodo, localización y limpieza de expedientes que le sean requeridos por el Coordinador de Archivos. 3. Entregar oportunamente la documentación generada por la Coordinación y documentos a diversas dependencias y/o áreas dentro o fuera del Poder Judicial del Estado. 4. Discreción en la información confidencial en los documentos manejados dentro del ejercicio de sus funciones. 5. Fotocopiar la documentación requerida por la Coordinación de Archivos. 6. Optimizar los materiales de consumo y limpieza asignados a la Coordinación y su resguardo correspondiente. 7. Engargolar los documentos que le sean requeridos. 8. Salvaguardar, dentro del marco del desempeño de sus funciones y responsabilidades, la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia; Nota: Las funciones y responsabilidades que se mencionaron anteriormente son de carácter enunciativo, más no limitativo. Informe Propósito Frecuencia Distribución Actividades Mantener informado al Cuando le sea Responsable de la Responsable de la Coor- requerido. Coordinación de Archivos. dinación de Archivos sobre el desarrollo de sus actividades. Relaciones internas: Órganos jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial del Estado. Personal de la Coordinación de Archivos. Relaciones Externas: No aplica.

8 8 JUEVES 25 DE JULIO DE 2013 Periódico Oficial del Estado El Pleno del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado expide la presente sección correspondiente a la elaboración del Manual de Organización de la Coordinación de Archivos, que forma parte del Manual General de Organización del Consejo de la Judicatura, con fundamento en las atribuciones que le confieren los artículos 90 de la Constitución Política del Estado, así como los diversos 94 fracciones XXXVI, XXXVII y XLI de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado; y 108 del Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura. Se aprueba por unanimidad de votos de los señores Consejeros que integran el Pleno del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado, en sesión ordinaria celebrada el 29 de Enero del 2013 del año dos mil trece en la ciudad de San Luis Potosí capital del estado del mismo nombre, así lo acuerdan y firman los integrantes del Pleno Magistrado Álvaro Eguía Romero, Consejero Miguel Gutiérrez Reyes, Consejero Guillermo Balderas Reyes y Consejero Juan Carlos Barrón Lechuga, actuando el primero en su calidad de Presidente, ante Secretario Ejecutivo de Pleno y Carrera Judicial que autoriza y da fe. Mgdo. Álvaro Eguía Romero. Presidente del Supremo Tribunal de Justicia y del Consejo de la Judicatura. En sesión celebrada el 29 de Enero de Consejero Miguel Gutiérrez Reyes. Consejero Guillermo Balderas Reyes. Consejero Juan Carlos Barrón Lechuga. Elaboró Lic. Griselda Pacheco Bandera. Secretaria Ejecutiva de Vigilancia y Disciplina. Lic. Carlos Alejandro Ponce Rodríguez Secretario Ejecutivo de Pleno y Carrera Judicial. Validó Lic. Patricia Guadalupe Vélez Nieto. Secretaria Ejecutiva de Administración.