Unidad 3 Análisis de la documentación básica

Transcripción

1 Unidad 3 Análisis de la documentación básica 3.1 Análisis de los elementos obligatorios en la estructura (diseño) de los comprobantes: Según el Decreto 388/92 1) En el ángulo superior izquierdo y en su orden: a) Nombre o Razón Social. b) Nombre Comercial o fantasía. c) Domicilio fiscal donde será utilizada. 2) En el ángulo superior derecho y en su orden (en caracteres de 3 mm de alto): a) Número de RUT b) Tipo de comprobante c) Numeración correlativa. 3) Inmediatamente debajo de los textos precedentes se deberá incluir algunos de los recuadros: a) Declaración de estar al día con el IVA. b) Requisitos para poder deducir el IVA. 4) En el ángulo inferior izquierdo y en su orden: a) Constancia de estar al día con el I.V.A. b) Pie de Imprenta (en caracteres de 2 mm de alto) 5) En el ángulo inferior derecho: a) La identificación de original o copia. b) Destino de cada vía 6) Sin ubicación predeterminada, irán los siguientes datos: a) Fecha de emisión del documento (de la operación) b) Nombre y domicilio del adquiriente. c) Detalle de servicios o mercaderías con sus cantidades físicas. d) Precio unitario y final. e) I.V.A. discriminado, cuando corresponda Elementos del Membrete. Inscripción con el nombre de una persona, asociación u organismo que figura en la zona superior del papel de escribir. Es lo que identifica a la empresa y el ramo, es el nombre de la empresa, nombre del propietario, domicilio legal, donde están los dueños y la parte principal las autoridades, incluye domicilio fiscal: calle, número, localidad y departamento. 1

2 3.1.2 Nociones básicas de DGI Dirección General de Impositiva. Organismo recaudador de impuestos. Funciones: Información institucional, asistencia al contribuyente, servicios, marco legal e información de contacto. La Dirección General de Impositiva, más conocida como la DGI es un órgano competente del Ministerio de Economía del Uruguay. Es la Unidad Ejecutora responsable de la administración de los impuestos internos del país. Maneja los impuestos de las Trasmisiones Patrimoniales, Impuestos para el Fondo de Inspección Sanitaria, Impuesto a las Comisiones, Impuesto a la Constitución de Sociedades Anónimas, Impuesto a los Activos de las Empresas Bancarias, Impuesto al Patrimonio, Impuesto a la Compraventa de Bienes Muebles en Remate Público, Impuesto a la Compra de Moneda Extranjera, Impuesto Específico Interno, Impuesto al Valor Agregado, Impuesto a la Enajenación de Bienes Agropecuarios, Impuesto a las Rentas Agropecuarias, Impuesto a las Ventas Forzadas, Impuesto a los Ingresos de las Entidades Aseguradoras, Impuesto a las Sociedades Financieras de Inversión, Impuesto a las Rentas de la Industria y Comercio, Derecho Tributario Internacional y Normas Generales de Derecho Tributario Nacional entre otros Análisis s del RUT R.U.T.: Registro Único Tributario: La Dirección General de Impositiva (D.G.I.) como unidad administrativa del Estado tiene entre sus cometidos designar un número de inscripción, el R.U.T a los contribuyentes. No cambia a lo largo de toda su existencia, si la empresa cierra y vuelve a abrir se le adjudica el mismo número que tenía. Consta de 12 dígitos por ejemplo: Los dos primeros determinan la oficina de inscripción, por orden alfabético los departamentos: 08 Las Piedras, Canelones tiene 3 oficinas inscriptoras, por eso Montevideo tiene el 21. Los seis siguientes son el número de inscripción, secuenciales y adjudicados por la computadora de DGI. Ej El último de 4 cifras que indica el tipo de empresa, codificación de DGI, siempre empieza con 001 y luego el dígito verificador. Por ejemplo: 0018 Por Ej.: Cómo debo hacer para inscribir una Empresa Unipersonal? 09/08/2007 Lugar: En Montevideo, en el Registro Único Tributario: Av. Daniel Fernández Crespo 1534, Subsuelo B, Trámite Unificado o en ATYR: Peatonal Sarandí 560, Subsuelo. En el Interior, en dependencias de DGI correspondiente al domicilio constituido. Plazo: Previo (10 días) o día de inicio de actividades. 2

3 Formulario: - Único DGI-BPS 0351 Inscripción y actualización de empresas y otras entidades unipersonales o pluripersonales en 3 vías. - Formulario 205 Declaración de Sueldos Fictos (B.P.S.) en 2 vías (en el caso de dependencias que tengan ventanilla única DGI-BPS). Los formularios deberán ser escritos a máquina o en letra imprenta, adosando los correspondientes timbres profesionales. Documentación que debe presentarse: Fotocopia del documento de identidad del titular. Si concurre un tercero a realizar el trámite, debe presentar fotocopia de su cédula de identidad. Si tiene otra cobertura de salud debe justificarlo con la constancia correspondiente. Certificación notarial (original y 2 fotocopias simples) de: 1. Firma del titular. 2. Datos del titular: Nombre, debiendo establecerse si no tiene segundo apellido Documento de Identidad (tipo, país de origen y número) Fecha de nacimiento Estado civil Nacionalidad Capacidad legal Domicilio particular 3. Domicilio fiscal especificando entre que calles se ubica. Este domicilio corresponde al lugar donde se desarrolla efectivamente la actividad. La certificación notarial no será necesaria si se exhibe factura original reciente (no más de 60 días) o contrato de UTE, ANTEL u OSE (exclusivamente) a nombre del titular y con el domicilio fiscal que declara. En este caso, se adjuntará fotocopia de la factura o contrato y del documento de identidad. Constancia del trámite: - Copia sellada de los formularios de inscripción 0351 y 0352 si corresponde - Formulario Confirmación de datos Formulario Constancia de inscripción en el registro único tributario Nociones de IVA El IVA es la mayor fuente de recursos del Estado y proviene de los impuestos al consumo. o o o o o o El Impuesto al Valor Agregado es un impuesto creado por la ley /12/1927. al consumo, no grava ni el capital ni la renta; indirecto, es posible trasladar el costo económico del impuesto a un tercero; general, alcanza a todos los bienes y servicios (excepto los que la normativa expresamente exonera); plurifásico, grava todas las etapas del circuito económico; no acumulativo, grava solamente el valor agregado en cada etapa del circuito económico; de base financiera, su liquidación se efectúa considerando las compras de bienes y servicios independientemente si fueron o no vendidos; o de tasas múltiples con exoneraciones; Básica: 22 %, Mínima: 10 % Fuente: Título 10. Texto Ordenado

4 Constancia de estar al día con el IVA Constancias que deben figurar en la Documentación de Venta Declaración de estar al día con el I.V.A: El Impuesto al Valor Agregado se aplica: a) Compra -venta de bienes. b) Importaciones, introducción de bienes al país. c) Prestación de servicios. Tasas de aplicación del I.V.A. en nuestro país. a) Tasa básica 22 % Grava circulación de bienes y servicios: UTE, ANTEL, electrodomésticos, etc. b) Tasa mínima 10 % alimentos de primera necesidad: pan blanco común, carnes, aceites, arroz, harinas, pastas, fideos, sal, azúcar, yerba, café, té, jabón común. Medicamentos. Servicios prestados por hoteles y hospedaje. c) Exoneraciones: Frutas y verduras. Leche pasteurizada. Moneda extranjera. Combustibles derivados del petróleo. Profesionales de la Salud. Diarios, revistas. Pescado. Etc. Requisitos para poder deducir el I.V.A Cuando la adquisición de bienes o servicios sea realizada por un contribuyente, la documentación deberá contener: Número de R.U.T. del Comprador. Nombre y domicilio del Comprador. Discriminación del Impuesto. (margen inferior derecho) Si la documentación se utiliza indistintamente con contribuyentes y consumidores finales, el recuadro debe ser: R.U.T. COMPRADOR CONSUMO FINAL Cuando el vendedor está exonerado del Impuesto al Valor Agregado, en el recuadro se consigna otra leyenda. CONTRIBUYENTE COMPRENDIDO EN EL LITERAL E DEL ARTICULO 33 DEL TÍTULO 4 DEL TEXTO ORDENADO

5 Bases Documentales 1ero. Administración Prof. Marly Cavia Constancias de impresión (requisitos 2003) Resolución 135/03, la DGI estableció normas formales relativas a la emisión de resguardos por parte de los agentes de percepción, retención y responsables por obligaciones tributarias de terceros. Constancia para impresión de documentación. A efectos de imprimir facturas, boletas, notas de crédito, notas de débito, remitos y resguardos, se debe solicitar ante DGI la extensión de la constancia para impresión de documentación de acuerdo al Decreto 463/002. La constancia numerada, tiene una validez de 15 días hábiles y consta de: nombre o razón social, número de RUT, domicilio fiscal en que se utilizará la documentación, numeración de la documentación a imprimir. Prohibición de enmendar. La documentación no podrá tener enmiendas de los datos preimpresos. Numeración correlativa. La numeración debe ser única y consecutiva para toda la documentación comprendida en el numeral 11 de la Resolución 688/92. De esta forma los resguardos seguirán la numeración correspondiente al resto de los comprobantes de la empresa (boletas, facturas, notas de débito, etc.). Validez de los comprobantes. Pueden ser utilizados hasta dos años contados a partir de la fecha de emisión de la constancia de impresión correspondiente. La fecha de vencimiento debe constar en forma preimpresa en toda la documentación. 5

6 Finalmente, el numeral 8 de la Resolución 135/003 establece que la entrada en vigencia de esta norma, será a partir del día 27 de febrero de 2003, fecha en que fue publicada la misma Elementos del Pie de Imprenta Pie de Imprenta: Según el decreto 388/992 las Facturas Crédito, Boletas Contado, Notas de Débito, Notas de Crédito y Remitos deben llevar obligatoriamente impreso el Pie de Imprenta. La D.G.I. controla el correcto funcionamiento de las imprentas y la emisión de documentación que realizan las empresas. Elementos: a) Nombre o razón Social y Nº de R.U.C. de la imprenta. b) Número de Constancia de Impresión. c) Fecha de Impresión (mes y año) d) Tirada con especificación de Serie (A, B, AA, AB ), número inicial y número final de impresión para cada tipo de comprobante. e) Número de vías impresas. f) Leyenda "Imprenta Autorizada" Recuadros Destino de las vías LOS CEIBOS S. A. R:U:C:: Constancia DGI: FECHA 07/2006 NOTA DE CRÉDITO A/ al VIAS IMPRENTA AUTORIZADA - O.T. 301 DGI: Formalidades de la documentación, en cuantas vías debe emitirse? La documentación deberá emitirse, como mínimo en dos 2 vías. La segunda vía quedará en poder del emisor, quien deberá conservarla ordenada correlativamente, durante el período de prescripción de los tributos que gravan sus operaciones. El original se entregará a la otra parte interviniente en la operación. FUENTE: Numeral 12, Resolución 688/992. Numeral 1, Resolución 275/ Descripción del contenido Documentación de operaciones. Qué datos se deben indicar? Los sujetos pasivos en el momento de documentar sus operaciones deberán indicar: Fecha de emisión. Identificar y describir los servicios o bienes, con indicación de cantidades físicas. Precio unitario y total por bien o servicio y total general de la operación, con discriminación de los impuestos cuando correspondiere. 6

7 Bases Documentales 1ero. Administración Prof. Marly Cavia No podrán efectuarse transportes de un comprobante a otro, debiendo cerrarse cada uno en forma independiente. En operaciones con otros contribuyentes: Consignar el nombre, domicilio y número de RUC de la otra parte interviniente. En operaciones a consumidores finales: Cuando se utilice documentación aplicable tanto a operaciones con otros contribuyentes como con consumidores finales, se deberá marcar este tipo de operación con una cruz en el recuadro correspondiente a inutilizar el espacio destinado al número de RUC. FUENTE: Artículo 41, Decreto 597/988. Numeral 20, Resolución 688/ Compra Venta: Concepto y crédito Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago. Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador. La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal. BOLETA DE CONTADO Concepto: se encuentra dentro de los documentos de compra-venta comercial. Es un documento probatorio, de trámite externo y se contabiliza. Forma parte de los comprobantes de caja. Se caracteriza porque la emisión y su cobranza son simultáneas. Podrá ser sustituida por tickets en los casos autorizados por la DGI. Finalidad: documentar las ventas al contado de la empresa. 7

8 FACTURA DE CRÉDITO: Concepto: es uno de los documentos de la compra-venta comercial. Es un documento probatorio, de trámite externo y debe contabilizarse. Se caracteriza porque hay un lapso de tiempo entre la emisión de la misma y su cobranza. FACTURACIÓN CON EQUIPOS INFORMÁTICOS: Formalidades: la documentación emitida por dichos equipos deberá cumplir las formalidades de ubicación mencionados anteriormente, inclusive en la impresión realizada por el propio sistema del tipo de documento, identificación y destino de cada vía. El número del documento que proporciona el sistema deberá ubicarse en el ángulo superior derecho a continuación del tipo de comprobante. El número impreso de los formularios deberá ubicarse en el ángulo inferior derecho. En el ejemplo de Macro Mercado el número de formulario es , y el número del comprobante es Boleta Contado , ángulo superior derecho. 8

9 3.2.2 Elementos Elementos del contrato de compraventa Cosa: objeto material, en oposición a los derechos creados sobre él y a las prestaciones personales. Son bienes o derechos que estén dentro del comercio. (Mercadería o servicios) Precio: significa valor pecuniario en que se estima algo, valor que se pide por una cosa o servicio. Sus condiciones deben ser: cierto, verdadero, en numerario y justo. Personas o partes - el vendedor, que es la persona física o jurídica que transfiere la propiedad, y el comprador, que es quien la adquiere. Formales: regularmente los contratos de compraventa no se otorgan por escrito, ya que la ley no requiere tal formalidad; sin embargo, en la práctica es habitual que el consentimiento se plasme en un documento privado que sirva de prueba. Hay excepciones en diferentes ordenamientos jurídicos, por ejemplo para el caso de bienes inmuebles, o ciertos otros contratos que se obligan a realizar por escrito, expresa o tácitamente. De validez: la capacidad, en donde el principio general dice que toda persona capaz de disponer de sus bienes puede vender y toda persona capaz de obligarse puede comprar; y el consentimiento, que se refiere a que haya un acuerdo de las partes que recaiga sobre el precio y la cosa Disposiciones legales vigentes (La Factura como Título Ejecutivo) Se le llama factura conformada a aquella que ha sido firmada por el comprador. La expresión "conformada", proviene de la costumbre comercial de dejar constancia de que la factura fue recibida de conformidad ("recibí conforme"). Esta constancia suele preceder a la firma del comprador. La factura conformada como título ejecutivo Una vez que esa firma es reconocida o dada por reconocida, según el procedimiento previsto en el artículo 353, numeral 5, del Código General del Proceso, constituye título ejecutivo contra el comprador: 5) Las facturas de venta de mercaderías suscritas por el obligado o su representante, reconocidas o dadas por reconocidas conforme a lo dispuesto en el numeral 3º de este artículo. (de reconocimiento de firma de los documentos privados). La factura conformada permite el inicio de un juicio ejecutivo que, además de ser extremadamente rápido, permite el embargo inmediato del deudor y limita las excepciones oponibles en su defensa. La expresión "factura conformada", así como la posibilidad de constituir con ella un título ejecutivo, puede llevar a confundir a la factura con los "conformes". Cabe advertir, entonces, que en nuestro país, la "factura conformada" no es un título valor, puesto que no se ajusta a la definición prevista para tales documentos en el artículo 1 del Decreto Ley Esta norma establece que los títulos valores son los documentos necesarios para ejercitar el derecho literal y autónomo que en ellos se consigna. 9

10 3.3 Notas de Ajuste Nota de Débito Llámase así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc Nota de Crédito Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Este documento disminuye la deuda de la cuenta corriente del Comprador (deudor) Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación. 10

11 3.3.3 Nota de Devolución Contado Es la bonificación o descuento que se le hace al comprador en el momento de abonar la boleta contado. Puede ser por roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones, o descuentos especiales o corregir errores por exceso de operación de venta en la boleta contado. 3.4 Recibo Oficial Recibos, existen formalidades específicas? Los recibos deberán contener en forma preimpresa, los siguientes datos: a) nombre y Razón Social. b) nombre comercial cuando exista. c) domicilio fiscal, lugar de utilización. d) número de RUT. e) prenumeración correlativa, exclusiva para recibos. f) la mención RECIBO g) pie de imprenta en las condiciones establecidas en el numeral 18; de la Resolución 688/92. Para su impresión no se requiere solicitar a la DGI la constancia de impresión. FUENTE: Numeral 22, Resolución 688/

12 3.5 Remito Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura o boleta. El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la sección facturación para que proceda a la emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas. Se extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada. No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos se emiten sin valores. 3.6 Estado de cuenta corriente comercial La cuenta corriente se celebra cuando entre dos comerciantes, existe una relación continuada de negocios. De sus relaciones nacen créditos y deudas recíprocas, que se van creando sucesivamente. Uno a otro se remiten mercaderías, dinero, títulos valores. De no existir contrato de cuenta corriente, ante tal estado de cosas, cada operación de la cual surgiera una obligación o se extinguiera otra preexistente daría lugar a una liquidación especial con los pertinentes movimientos de dinero. Por el contrato de cuenta corriente se crea un mecanismo mediante el cual se evitan las liquidaciones particulares. Todas las operaciones realizadas se incluyen en una cuenta común y se inscribirán como anotaciones del debe o del haber y vencido el plazo que se acuerde se sumarán las cifras anotadas en cada columna. En ese momento, se compensarán las sumas, haciéndose exigible sólo el saldo final, que será de cargo de una sola de las partes. 12

13 La cuenta corriente supone, así, un aplazamiento de la exigibilidad de los respectivos créditos y la liquidación de los mismos en un momento posterior mediante compensación. 3.7 Conciliación de cuentas corrientes: de clientes (Deudores) Control Interno de las Cuentas por Cobrar: El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta control en el mayor general. La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un Empleado. Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores. Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para: Otorgar descuentos especiales Pagar saldos acreedores Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de: Todas las funciones de efectivo. Verificación de facturas y Notas de créditos. Pases a cuentas control. Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos. Control Interno de Documentos por Cobrar Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja. Estos documentos deben ser registrados detalladamente. Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta control. Registrar el descuento de documentos. Revisar periódicamente los pagos vencidos. 13

14 El control interno sobre las cuentas por cobrarse ve fortalecido por una división de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por: Control de los pedidos de los clientes La aprobación del crédito La entrega de mercancía La función del despacho La función de facturación La verificación de la factura El manejo de cuentas control El manejo de los libros mayores de los clientes La aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas La autorización de castigos en cuentas incobrables de Proveedores Control Interno de Cuentas por Pagar y documentos por pagar Deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías, de las de autorización de pagos y emisión de cheques. Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a cada operación: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia del informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe. 14

15 Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores, y en cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado. Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago. Conclusión El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificación, fraude, y aunque posiblemente los montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conducción del negocio. 15