sealpath IRM para sector financiero

Transcripción

1 SealPath mantiene los documentos confidenciales protegidos y bajo control. Allí donde viajen. SOBRE EL CLIENTE Entidad financiera europea de primera línea especializada en la gestión de activos financieros e inmobiliarios con unos ingresos anuales superiores a los millones de Euros. Como otras empresas en el mismo sector esta firma ha experimentado un crecimiento exponencial de su información en formato digital y del uso de equipo y dispositivos móviles. Está sometida a estrictas regulaciones y requiere tener cifrada y bajo control su documentación crítica. TIPO DE INFORMACIÓN Y NECESIDADES El Departamento de Seguridad de la entidad dispone de medidas de protección de información basadas en sistemas de protección perimetral, protección de hosts, equipos de escritorio, servidores, etc. Estos sistemas de seguridad previenen frente a amenazas externas, sin embargo cuando el cliente desea proteger su información confidencial, no sólo cuando está dentro de la red sino cuando ha salido y está fuera de su perímetro de seguridad. Es decir, busca una protección centrada en los datos. Más concretamente: La información confidencial relativa a activos financieros e inmobiliarios gestionados por la compañía debe ser compartida tanto interna como externamente con otras empresas colaboradoras. Esta información debe pasarse de forma controlada cara a negociaciones con otras entidades siendo necesario un flujo de información en el que se evite cualquier fuga sobre el detalle de las operaciones con estos activos. Los usuarios son internos a la organización que trabajan en el mismo proyecto de gestión de activos o departamento. También hay usuarios externos de otras organizaciones que deben acceder a la documentación principalmente en modo lectura pero en ocasiones para leerla y editarla. La información se comparte por diferentes medios, siendo los principales SharePoint e a nivel externo. A nivel interno se utilizan carpetas compartidas en servidores de ficheros.

2 RETOS Los retos planteados por la entidad para la protección confidencial de información relacionada con sus activos financieros e inmobiliarios son los siguientes: La información debe pasarse controlada, con fecha de caducidad de forma que pasada la misma sólo determinado personal involucrado en el proyecto concreto de gestión de activos pueda acceder a la documentación. Se deben controlar los permisos sobre la documentación impidiendo que los usuarios modifiquen, impriman o copien el contenido de los documentos poniendo barreras técnicas en la medida de lo posible. Es necesario que la solución sea muy sencilla de utilizar de forma que los usuarios estén centrado en el core del negocio y la sobrecarga por necesitar proteger esta información sea mínima. Los usuarios no deben cambiar sus rutinas y procedimientos a la hora de compartir la documentación protegida. Se intenta evitar la creación de nuevos procedimientos de compartición de documentación fuera de los habituales. La información de gestión de activos se guarda a nivel interno en servidores de ficheros que deben ser securizados de una forma sencilla evitando que IT dedique apenas recursos en la securización de estas carpetas. De igual forma, la información intercambiada con externos se guarda en SharePoint y debe ser securizada de forma sencilla asegurando que ni usuarios ni personal de IT tenga que dedicar muchos recursos para la protección de información que va a ser compartida. Miles de usuarios externos deben acceder a la documentación protegida, y se debe evitar que IT tenga que dar de alta a los usuarios en Directorio Activo para darles permisos de acceso a la documentación protegida. También se debe evitar que IT tenga que gestionar uno a uno a los usuarios. Debe existir un log o auditoría de acceso a esos ficheros protegidos de forma que se pueda ver en todo momento quién y cuándo ha accedido o si alguien ha intentado acceder sin permisos. Los usuarios de los proyectos de gestión de activo con control total o responsables de los datos deben de tener la capacidad de revocar los accesos a los documentos en tiempo real. Debe ser posible trabajar en modo offline con la documentación protegida de forma que si un usuario del banco no dispone de conexión debe poder abrirla. La información debe ser accesible desde dispositivos móviles. La entidad dispone de una aplicación de MDM para distribución y control de aplicaciones en el móvil y la solución de protección de documentación debe poder integrarse con ella. Los usuarios son internos a la organización que trabajan en el mismo proyecto de gestión de activos o departamento. También hay usuarios externos de otras organizaciones que deben acceder a la documentación principalmente en modo lectura pero en ocasiones para leerla y editarla. La información se comparte por diferentes medios, siendo los principales SharePoint e a nivel externo. A nivel interno se utilizan carpetas compartidas en servidores de ficheros.

3 LA SOLUCIÓN IMPLANTADA POR SEALPATH En el cliente se ha desplegado la solución SealPath Enterprise On-Premise: Se ha implantado en servidores basados en máquinas virtuales. Existen máquinas de front-end (servidores de protección) separados del backend o base de datos. Se hacen snapshots de estas máquinas de forma periódica para garantizar la recuperación en casos de problemas. Se ha instalado también el servidor de móviles de SealPath de forma que los usuarios, tanto internos como externos, pueden acceder a la documentación protegida en sus dispositivos móviles IOS y Android. La aplicación para dispositivos móviles viene pre-configurada para los usuarios de forma que estos lo único que necesitan hacer es login en la misma y no modificar ningún parámetro de configuración. La aplicación es distribuida a los usuarios internos a través de la aplicación MDM corporativa. Hay integración completa con el Directorio Activo. Los usuarios hacen login en SealPath con las credenciales del dominio. Es posible introducir en las políticas grupos de AD en vez de usuarios individuales. Los administradores de SealPath registran a los usuarios a través de la consola web de SealPath donde pueden ver las unidades organizativas, grupos, etc. y desde ahí, dar de alta a los usuarios. Los usuarios externos se mantienen de forma independiente al AD, en una base de datos mantenida por SealPath. Los administradores no necesitan gestionar los usuarios externos. Estos son auto-regestrados por los usuarios cuando son introducidos en una política de protección, de forma que reciben una invitación personalizada con el look & feel (logo, etc.) de la entidad para ir a un enlace y auto-registrarse. El despliegue de SealPath Desktop se ha realizado por políticas de grupo de Directorio Activo (GPO) utilizando los.msi proporcionados por SealPath. Se ha instalado SealPath File Server para proteger carpetas compartidas de red en servidores de fichero Windows. También se ha desplegado la protección de librerías para SharePoint CICLO DE VIDA DE LA INFORMACIÓN PROTEGIDA Los usuarios de la entidad que gestionan los proyectos de gestión de activos, protegen su información con SealPath de la siguiente forma: PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN: Crean a través de SealPath Desktop sus propias políticas de protección donde incluyen a usuarios y grupos de usuarios internos y también a usuarios externos de otras entidades colaboradoras. Estas políticas llevan normalmente un periodo de acceso offline de 4 días de forma que se garantice a usuarios internos el acceso a la documentación protegida incluso cuando están desconectados. Se incluyen también marcas de agua dinámicas, y como gran parte de la documentación es en PDF, los usuarios ven en cada página del PDF su dirección de de forma que se mitigan los posibles intentos de sacar pantallazos. Los proyectos de gestión de activos tienen un tiempo limitado de vida de varios meses, por lo que los usuarios protectores ponen una fecha de caducidad a la documentación garantizando así que sólo los usuarios con Control Total serán capaces de acceder a la documentación una vez pasado este periodo.

4 COMPARTICIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PROTEGIDA CON EXTERNOS: Los usuarios protectores intercambian la documentación con usuarios internos y externos por varias vías que incluyen el , carpetas compartidas en red y SharePoint. Los usuarios internos se aprovisionaron por el administrador en el despliegue del sistema, sin embargo si hay usuarios nuevos que no están aprovisionados, sólo con introducirlos en una política de protección, estos son registrados de forma automática en SealPath con rol consumidor donde no pueden proteger, pero sí acceder a documentación protegida según los permisos asignados. La compartición con usuarios externos se produce normalmente por y para volúmenes grandes de documentación a través de SharePoint. ACCESO POR PARTE DE USUARIOS EXTERNOS: Cuando introducen a los usuarios externos, estos reciben una invitación por indicando la persona de la entidad que les ha invitado al sistema de protección y control de documentación de la entidad financiera. El usuario se auto-registra a través del enlace recibido en la invitación por . Cuando el usuario externo recibe el documento, no necesita instalar nada si es de Office y la primera vez le pregunta por las credenciales que ha obtenido en el proceso de invitación. Las introduce y accede al documento con los permisos que se le han asignado. En el proceso de registro, el usuario externo, recibe también un de confirmación de alta personalizado con el look & feel de la entidad financiera donde se le indica donde descargar SealPath Lite para acceso a PDFs protegidos. Los usuarios externos instalan SealPath Lite, que no requiere privilegios de administrador y acceden a los PDFs protegidos con Adobe o el lector de PDF que utilizan de forma que no deben utilizar visores específicos de PDF. AUTOMATIZACIÓN DE LA PROTECCIÓN EN SERVIDORES DE FICHEROS Y SHAREPOINT: Cara a automatizar la protección los administradores aplican políticas de protección a determinadas carpetas de servidores de ficheros en red. Estas políticas son creadas por usuarios del departamento de gestión de activos y compartidas con el administrador que las aplica a las carpetas correspondientes. Los usuarios internos que dejan o mueven documentos a estas carpetas ven cómo estos documentos se autoprotegen al dejarlos. El sistema protege cientos de miles de documentos en las carpetas en red. Se dispone también de SharePoint On-Premise 2013 y se sigue la misma dinámica con varias librerías de documentación preparadas para acceder por colaboradores externos. Las mismas políticas que se aplican en determinadas carpetas de red, se aplican en el SharePoint corporativo desde donde los usuarios externos descargan parte de la documentación. CONTROL DE USO DE LOS DOCUMENTOS: Los usuarios del departamento acceden a través de SealPath Desktop a los logs de auditoría de accesos y si requieren más detalle o informes específicos los solicitan a IT que les da esa información a través de la consola web de SealPath.

5 REVOCACIÓN DE ACCESOS: Cuando un usuario deja la entidad financiera, se elimina del Directorio Activo y pierde el acceso a los documentos protegidos. Los usuarios protectores y los administradores pueden revocar el acceso a determinados externos con los que han dejado de colaborar, garantizándose que ya no podrán acceder a la información aunque la tengan descargada en sus equipos. Al finalizarse el proyecto de gestión de activos, se caduca la información y se archiva con permisos para BENEFICIOS OBTENIDOS Durante la vigencia del proyecto de gestión de activos, la documentación está controlada minimizándose el riesgo de fuga o de que llegue a manos indebidas y pueda causar un perjuicio económico o alteración de precios derivados de una filtración de información. Todos los datos confidenciales, incluidos datos de terceros, información personal, etc. que deben estar protegidos por ley se encuentran cifrados en reposo, en tránsito y en uso. Se mantiene una auditoría completa de acceso a los datos: Quién accede, cuándo, si alguien ha intentado acceder sin permisos, etc. De esta forma se garantiza el cumplimiento de las leyes nacionales y españolas de protección de datos. Por otro lado, se minimiza el uso de recursos en IT ya que los usuario gestionan sus propias políticas de protección sin necesidad de que intervenga IT. El uso por parte de usuarios externos es cómodo, se auto-registran sin necesidad de que el alta la de IT y sin tener que tocar el Directorio Activo de la empresa. Las operaciones de protección son muy sencillas y están automatizadas, ya que en la mayor parte de las veces se reducen a copiar un documento en una carpeta de red o librería de SharePoint. SOBRE SEALPATH SealPath es una empresa especializada en la protección y control de la documentación confidencial corporativa con la solución de Information Rights Management más amigable para los usuarios y flexible del mercado. Con SealPath las empresas pueden mantener cifrada y bajo control su documentación importante allí donde esté: En su red, en las redes de otros colaboradores, en dispositivos móviles corporativos o personales, etc. Seal- Path no sólo cifra la información sino que permite controlar quién puede acceder, con qué permisos, etc. Permite la automatización de la protección a través de la gestión de carpetas protegidas en servidores de ficheros, SharePoint y otros gestores documentales. Permite también la automatización de la protección de s y adjuntos en Outlook. Con clientes en empresas de sectores industriales, banca, salud, y administraciones públicas, SealPath mantiene la documentación corporativa de los mismos a salvo de fugas de información de amenazas internas y externas.