13 de junio de 2016 DCA-1515

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1 13 de junio de 2016 DCA-1515 División de Contratación Administrativa Al contestar refiérase al oficio No Señora Sylvie Durán Salvatierra Ministra Ministerio de Cultura y Juventud Estimada señora: Asunto: Se otorga autorización al Ministerio de Cultura y Juventud, para promover una contratación directa concursada, para contratar los servicios de producción para el Festival Nacional de las Artes (FNA) 2016 del Centro de producción Artística y Cultural (CPAC) del Ministerio de Cultura y Juventud, hasta por un monto de ,00 (ciento ochenta millones de colones). Nos referimos a su oficio DM del 02 de mayo de 2016, recibido en esta Contraloría General de la República el 03 de mayo del presente año, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Mediante oficio (DCA-1261), notificado el 16 de mayo de 2016, esta División solicitó información adicional a la Administración, requerimiento que fue atendido por ese Ministerio mediante oficios números DM y DM , recibidos el 25 y 30 mayo del 2016 respectivamente. I.-Antecedentes y justificación de la solicitud. Como parte de las justificaciones brindadas por ese Ministerio, se destacan los siguientes aspectos: 1. Que el Festival Nacional de las Artes (en adelante FNA) 2016 es la 26ª edición del programa del Ministerio de Cultura y Juventud que se desarrolla desde Esta edición se llevará a cabo en la zona sur sur del país del 5 al 14 de agosto, con sus sedes principales en Golfito y Ciudad Neilly, además, una ruta itinerante de las artes en las comunidades de Río Claro, Conte, Ciudad Cortés, Palmar Norte, Rey Curré, San Vito, La Cuesta y Agua Buena. 2. Que el Festival de las Artes, en diez días, se nutre de una vasta programación artística y cultural en la que convergen los géneros de teatro, danza, música, circo, arte popular, cuentacuentos, stand-up comedy, pantomima, artes visuales, literatura, artesanía, cine y

2 2 talleres. Entre otros, favorece visibilizar de la cultura y la identidad de las poblaciones; motiva el encuentro de los distintos grupos culturales costarricenses, incentiva el desarrollo artístico y cultural de las zonas que visita. 3. Que el objetivo principal de este festival es crear un espacio que fortalezca la identidad de los pueblos y comunidades que reciben este evento, que visibilice la creatividad y las organizaciones artísticas, siendo que el festival establecerá una programación y un mensaje inclusivo, teniendo como ejes transversales: identidad cultural y patrimonio histórico tangible e intangible, poblaciones migrantes, accesibilidad universal, equidad de género, derechos de las comunidades indígenas, adulto mayor, juventud y niñez, de manera que pueda propiciar un festival inclusivo y pluricultural. 4. Que con el FNA se pretende propiciar la transmisión de conocimiento y la capacitación en materia de gestión cultural para incentivar la autogestión de proyectos en las comunidades. Se proporcionará espacios y condiciones para los emprendimientos artesanales y gastronómicos de la Zona sur para estimular la economía local. En este mismo sentido, se contratará personal de la zona para dejar experiencias de trabajo en producción de eventos masivos. 5. Que el procedimiento de contratación que sería generalmente aplicable, al amparo del artículo 131, inciso b) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (contratación directa de artistas), se ha visto afectado por la puesta en marcha del nuevo Sistema Integrado de Compras Públicas del Gobierno de Costa Rica (SICOP), siendo que a pesar de los esfuerzos que ha realizado esa Administración por difundir entre los artistas la necesidad de inscribirse en el nuevo sistema, quienes lo han hecho representan un número insuficiente para proveer una oferta artística de la cantidad y diversidad que requiere un evento de la magnitud del FNA. 6. Que las razones para la escasa participación de oferentes en SICOP, parecen guardar relación con lo engorroso tanto del proceso de inscripción mismo, como el de obtención de firma electrónica (necesaria para la inscripción en SICOP). 7. Que la única opción que se les presenta para ofrecer al público el Festival es contratar un productor de gestión de artistas que se encargue de subcontratar los eventos artísticos (bajo las órdenes específicas del CPAC), correspondiendo la promoción de una licitación abreviada, lo cual impediría su contratación oportuna, en virtud de la fecha cercana en que se dará el FNA (agosto 2016). 8. Que tanto por parte del CPAC, como por otros departamentos del Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ), se han llevado a cabo acciones proactivas para promover tanto la inscripción de oferentes como el uso del SICOP, entre ellas: una capacitación para artistas y productores, dedicada al uso de dicha plataforma electrónica, la contratación de una persona especializada para que dé soporte técnico a los artistas interesados en

3 3 inscribirse en SICOP, como también se formuló una guía resumida para proveedores artísticos y técnicos de cómo incorporarse al SICOP, paso por paso. 9. Que a pesar de la convocatoria a artistas escénicos para participar en el FNA 2016 (realizada del 8 de marzo al 8 de abril con una extensión posterior al 15 de abril), hasta este momento solamente se ha inscrito un 13,6% de los artistas oferentes. 10. Que se motivó a las personas de la zona sur-sur a participar en la inscripción, tanto en la convocatoria del Festival como en SICOP, teniéndose como resultado la inscripción de 8 grupos de artistas de la localidad en la convocatoria del CPAC, sin embargo, al día de hoy ninguno de los 8 artistas indicados está inscrito en SICOP, identificándose como posibles causas de este resultado de inscripción, a pesar de los esfuerzos del CPAC para su inclusión, la falta de acceso a la utilización del Sistema de Compras Públicas, que el artista o persona representante del grupo de la zona tiene escena incipiente, y por la baja demanda de sus servicios, por lo es la norma que para los procesos que se solicitan previo a la incorporación del SICOP, que los artistas de la zona se encuentran también con la barrera de acceso a una computadora y la familiaridad y/o desconocimiento técnico para instalar el dispositivo de la firma electrónica. 11. Que aun con los esfuerzos realizados por el CPAC, menos de un 8% de los artistas nacionales que se postularon en la convocatoria del CPAC, está debidamente inscrito en SICOP, cifra que no alcanza para los objetivos proyectados para el FNA pues no hay artistas de la zona sur-sur inscritos en SICOP, lo que impide alcanzar la inclusividad y pluriculturalidad planteada para el festival; siendo que la programación se vería nutrida exclusivamente de artistas de San José, aun si se pudiera realizar con la ínfima oferta disponible en SICOP, situación que resultaría incompatible con la naturaleza del evento. Lo anterior aunado a que miembros de la comunidad artística les han expresado que es una gran limitación tener que ingresar a los sitios de Merk-link y SICOP por el navegador de Internet Explorer que resulta inflexible y poco amigable, que el navegador está desactualizado, que la mayoría de las computadoras ya no lo tienen en funcionamiento por su misma desactualización; que hay quejas sobre el costo y el trámite para la firma digital, y que para el gran Área Metropolitana por el contrario, es un obstáculo el hecho de que el sistema SICOP no funciona con las computadoras Mac, siendo este un sistema operativo de uso extendido entre las distintas profesiones artísticas. 12. Que los otros servicios a contratar para el desarrollo del Festival han sido gestionados a través de los mecanismos regulares de contratación: contrataciones ordinarias para alquiler de tarimas, generadores eléctricos, luces y sonido, y dos a través de JUDESUR, su socio estratégico para el FNA 2016, con su acompañamiento, una para apoyo logístico y otra para publicidad. 13. Que la presente solicitud representa la última autorización para contratación mediante mecanismo excepcional relacionada con el FNA 2016, solicitud que se prevé sea la última que presenta para cualquier evento del CPAC.

4 4 II.-Criterio de la División. El artículo 182 de la Constitución Política establece que el medio por el cual la Administración debe proveerse de bienes, obras y servicios, es la licitación. No obstante, dicho procedimiento en algunas ocasiones no resulta la vía más apta para la satisfacción del interés público, por lo que el ordenamiento jurídico habilita a la Administración para apartarse de éste y recurrir a medios excepcionales a fin de satisfacer ese interés. Así, el artículo 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa (LCA) permite a la Administración solicitar a la Contraloría General de la República, autorización para decantarse por una contratación directa, debiendo en tal caso acreditar las razones por las cuales se acude a un remedio de excepción. Lo anterior se desarrolló en los artículos 138 y 139 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA). Establecido lo anterior, en el caso concreto, el Ministerio de Cultura y Juventud indica que el FNA es el evento masivo más grande de la región en su género, el cual se nutre principalmente de la programación artística, siendo que sin la misma no habría festival, por lo que la contratación de los artistas es la espina dorsal y medular del Festival de las Artes, para una programación de artistas profesionales proyectando la mejor calidad a la mayor cantidad de público, de allí que la contratación de un productor ejecutivo que se encargue de brindar los servicios de programación artística, es lo que permitiría resolver la situación que se presenta con la inscripción de los artistas en SICOP; contratación cuyas funciones se dividirán en tres etapas: preproducción, producción y postproducción. Conviene señalar, que este tipo de actividades resultan vitales para procurar el acercamiento de la población a las diferentes manifestaciones del quehacer cultural, lo cual redunda no solo en un mayor conocimiento de las tradiciones que nos identifican, sino además, en un mayor conocimiento de la población hacia temas muchas veces desconocido por ellos. Por lo que estos eventos, constituyen una herramienta importante y de gran impacto social, que ahora son llevadas a diferentes regiones otrora con serias imposibilidades para disfrutar de este tipo de actividades. De ahí que la contratación de un productor, permitirá garantizar la ejecución de este evento, visto que a este corresponderá en esencia la logística de las contrataciones entre otras de carácter artístico, que se requieran para lograr el éxito de la actividad, no siendo posible en el escenario actual, desplegar su contratación por medio de un mecanismo ordinario, en vista de la fechas preestablecidas para ello, que de no ejecutarse en ese lapso -considerando las mayores formalidades de una licitación- implicaría colocar en situación de alto riesgo la realización del evento, lo cual ocasionaría serías repercusiones no solo a nivel del contacto cultural que se pretende, sino además, de imagen institucional. Bajo este escenario, y considerando además los esfuerzos que esa Administración ha realizado para promover y colaborar con los artistas para su inscripción en el SICOP, y ante la poca cantidad de ellos que lo hicieron, se estima procedente otorgar la autorización solicitada, de conformidad con los artículos 2 bis de la LCA y 138 del RLCA, considerando además las

5 5 razones brindadas por la Administración en el sentido que la contratación de los artistas deviene esencial para llegar a materializarse el FNA, configurándose la contratación directa concursada el medio idóneo para lograr la satisfacción del interés general en este caso. III.-Condiciones bajo las que se otorga la autorización La autorización otorgada se condiciona a lo siguiente: 1. Se otorga autorización al Ministerio de Cultura y Juventud para contratar los servicios de producción para el Festival Nacional de las Artes (FNA) 2016 del Centro de producción Artística y Cultural (CPAC). 2. Esta autorización se concede hasta por un monto máximo de ,00 (ciento ochenta millones de colones), cuya proyección se encuentra basada en el oficio DM al establecer: se basa en la estandarización generada a través de los años de experiencia de otros festivales y eventos similares que requieren de una programación artística sustentada principalmente en las artes escénicas, quedando la razonabilidad del precio de esta contratación bajo responsabilidad de la Administración. 3. Los servicios se contratarán por el periodo de tres meses, implicando dicha contratación las siguientes etapas, según se describe en los oficios DM y DM , del 24 y 27 de mayo de 2016, respectivamente: Preproducción - Etapa que a su vez se divide en 3 sub etapas. Producción - Etapa que a su vez se divide en 2 sub etapas. Postproducción - Etapa que a su vez se divide en 2 sub etapas. 4. Tratándose de los tiempos que contemplarán cada una de ellas y el traslape que se dará entre determinadas etapas, según el cronograma aportado mediante oficio DM , se advierte que las razones que justifican dicha circunstancia, quedan bajo la responsabilidad de ese Ministerio, el cual manifestó en oficio DM que: ( ) el CPAC previó el ajuste de las fechas indicadas en el citado cronograma de ejecución contractual, de forma tal que las etapas que se debieron acortar y entrelazar no fueran etapas cuyas labores no pudieran ser desarrolladas de forma simultánea o paralela, y que este ajuste no fuera a traducirse en problemas que pusieran en riesgo la satisfactoria realización de la contratación y el Festival. / De esta forma, las citadas etapas de preproducción que se entrelazan constan de funciones que se pueden ir realizando de forma rotativa por no ser excluyentes. Para la preproducción II, se trata de alrededor de 30 reuniones que pueden irse celebrando en el orden de la programación del festival, de modo que las últimas reuniones puedan tener lugar simultáneamente con las primeras confirmaciones de la preproducción III, cuyas confirmaciones finales se realizarán cuando se haya completado el 100% de reuniones (cada etapa consta de dos semanas y el traslape ocurrirá en una, para un total de tres). / De la misma manera, la etapa final de preproducción se puede entrelazar con la primera etapa de producción (Preparativos del Festival de las Artes hacia y en la

6 6 zona), ya que las confirmaciones de los últimos eventos se pueden ir realizando al mismo tiempo que los primeros eventos del Festival ya se encuentran en proceso de montaje. El cronograma de confirmaciones se confecciona de forma tal que las primeras corresponden a los grupos que se presentan de primeros en el festival y así sucesivamente, de manera que las últimas confirmaciones serán las de los grupos que se presentan hacia el final del Festival. / En consecuencia, la etapa II de producción, siendo la más importante, se ejecutará con todas las confirmaciones listas previamente en la primera etapa de producción. 5. Deberá contarse con el contenido presupuestario suficiente y disponible para amparar las erogaciones que surjan como producto de la presente autorización, debiendo verificarse que tales recursos puedan utilizarse válidamente para el fin propuesto. Se ha remitido con ocasión de esta solicitud, la certificación de contenido presupuestario MCJ-DFC , de fecha 02 de mayo de 2016, suscrita por la señora Yislen Delgado Hernández en su condición de Jefe a.i. del Departamento Financiero Contable de ese Ministerio, certificando la suma de ,00 (ciento ochenta millones de colones), para la contratación de los servicios del apoyo logístico, preproducción, producción, ejecución y postproducción del FNA Para la adquisición de los servicios requeridos, la Administración deberá invitar a un mínimo de cinco proveedores idóneos -es decir que provean el objeto en cuestión-, debiendo en todo caso la Administración recibir y evaluar la oferta de cualquier otro proveedor no invitado que haya presentado su oferta al concurso. Entre la fecha de invitación y la de apertura de ofertas, deberá mediar al menos de tres a cinco días hábiles. 7. La Administración deberá confeccionar un pliego de condiciones donde se describan las condiciones técnicas y legales necesarias para la adecuada definición del objeto, fijando hora y fecha para la recepción de ofertas. Dicho pliego cartelario deberá contener un sistema de calificación de ofertas que permita seleccionar de manera objetiva la plica ganadora del concurso que será aquella que obtenga la máxima calificación. Además deberá indicarse que el concurso se realiza según lo establecido en el presente oficio. Se advierte que este órgano contralor no emite ningún tipo de aval, en relación con el cartel remitido durante la presente gestión. 8. En lo que se refiere al régimen recursivo, estima este órgano contralor que en afán de atender a la mayor brevedad posible las necesidades del Ministerio, se deja bajo responsabilidad de la Administración el conocimiento del recurso de objeción contra el cartel del concurso observando los plazos y formalidades del recurso de objeción de la licitación abreviada. En relación con el régimen recursivo en contra del acto final, se podrá interponer recurso de revocatoria, observando los plazos y formalidades señalados en el artículo 136 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Las regulaciones sobre el régimen de impugnación deberán advertirse en el respectivo cartel. 9. En relación con el requisito de eficacia, estima este órgano contralor que en aras de atender a la mayor brevedad la necesidad pública, se exime del refrendo contralor el contrato derivado de la contratación que se autoriza, sin embargo se deja sujeto a la

7 7 aprobación interna el contrato resultante, de acuerdo con lo regulado en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. 10.Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, entre otras el pliego de condiciones, invitación a participar, ofertas, estudios, acto final, comunicaciones del acto final, ello para efectos de control posterior. 11.Queda bajo exclusiva responsabilidad de la Administración, la selección del contratista que finalmente se escoja, elección que deberá estar sustentada en los estudios respectivos, así como la razonabilidad del precio que se adjudique. 12.Deberá contarse con el recurso humano calificado que verifique la correcta ejecución del contrato. 13.Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar que el productor se encuentre al día en la cancelación de las contribuciones con Fodesaf y las derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. De igual manera deberá verificar que los oferentes se encuentren al día en el pago con la seguridad social y con las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 14. Tanto el procedimiento que aquí se autoriza, como el acto final deberá ser realizado y dictado por quien ostente la competencia para ello. 15.Las modificaciones contractuales se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 del respectivo Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 16.Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 17.Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que los oferentes no cuenten con prohibiciones para contratar con el Estado entendido en sentido amplioy que no se encuentren inhabilitados para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto por en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

8 8 18. Deberá ajustarse el cronograma de ejecución del presente procedimiento de contratación administrativa, a las condiciones establecidas en el presente oficio, de manera que se contemplen todas las etapas de la contratación hasta culminar con la ejecución del contrato. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad de la señora Sylvie Durán Salvatierra en su condición de Ministra de Cultura y Juventud o de la persona que ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda, para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Edgar Herrera Loaiza Gerente Asociado Carolina Cubero Fernández Fiscalizadora CCF/pus Ci: Archivo Central NI: 11716, 11922, 13801,14095, 14111, G: