ACTA DE RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS PROPONENTES EN EL MARCO DE LA LICITACIÓN PÚBLICA No DE RPR- 069

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1 ACTA DE RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS PROPONENTES EN EL MARCO DE LA LICITACIÓN PÚBLICA No DE RPR- 069 SELECCIONAR Y CONTRATAR PERSONAS JURÍDICAS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRANSPORTE PÚBLICO TERRESTRE AUTOMOTOR ESPECIAL EN 27 DEPARTAMENTOS DEL PAIS Y EL DISTRITO CAPITAL En Bogotá D.C., a los 2 días del mes de Septiembre del 2016, dentro de los plazos fijados en los pliegos de la licitación en referencia, se procede a brindar respuestas a las preguntas presentadas vía correo electrónico (iombtatenders@iom.int), de la siguiente manera: OBSERVACION No.1: NUMERAL 04. TABLA No.1 LUGAR DE EJECUCION, ASIGNACION CAMIONETAS: Teniendo en cuenta la tabla No.1 nos permitimos solicitar se incluya dentro de la misma la tarifa promedio aproximada por camioneta. Información que se requiere para realizar la oferta económica. OBSERVACION No.2: Teniendo en cuenta que el decreto 1079 de 2015 articulo y el decreto 348 de 2015 articulo 15 estipulan Convenios de colaboración empresarial: con el objeto de posibilitar una eficiente racionalización en el uso del equipo automotor y la mejor prestación del servicio, las empresas de esta modalidad podrán realizar convenios de colaboración empresarial, según la reglamentación establecida por el Ministerio de Transporte y previo concepto de quien solicita y contrata el servicio, para este caso la responsabilidad será exclusivamente de la empresa de transporte contratante, con lo anterior se le solicita a la entidad tener en cuenta los convenios de colaboración empresarial teniendo en cuenta la cantidad de vehículos que la entidad requiere y así mismo dándole seguridad a la misma de que se prestara un buen y optimo servicio, de este modo se ampliaría la pluralidad de los oferentes. Respuesta: Como se indica en las obligaciones del capítulo III, el proponente seleccionado no podrá subcontratar con terceros, total o parcialmente la actividad contratada, ni ceder su posición contractual ya que tiene responsabilidad total en la ejecución integral del contrato, salvo que la OIM lo autorice expresamente. Los convenios de colaboración empresarial son aceptados siempre y cuando cumplan con lo anterior, es decir no se subcontrate con terceros sino que sirva de apoyo para cumplir con la flota total requerida por departamento. Este convenio de colaboración empresarial puede hacer parte de una propuesta siempre y cuando cumpla con lo establecido en los términos en cuanto a que el proponente cuente con su sede principal en el departamento para el cual se presenta y/o con cercanía geográfica de operación en los departamentos que cotice. OBSERVACION No.3: Por favor confirmar si se puede hacer propuesta parcial o se debe cotizar por todos los departamentos?

2 Respuesta: Se puede hacer propuesta parcial, como se indica en el punto 4 OBJETO DE LA LICITACIÓN PÚBLICA, deberán presentar la propuesta individual por cada departamento que cotice. OBSERVACION No.4: CAPITULO IV. Criterios de evaluación y calificación de las Propuestas 4. EVALUACIÓN DE LA EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Experiencia General del Proponente medida en años desde su habilitación por el Ministerio de Transporte : El Proponente deberá acreditar por lo menos tres (03) años de antigüedad: Años de Antigüedad Puntaje Menos de 3 años 0 3 años o más 5 Solicito que para este numeral sean tenidas en cuenta las Empresas de Servicio de Transporte cuya antigüedad sea de dos (02) años en adelante en cuanto al puntaje mayor; esto debido a que como se encuentra estipulado en el pliego de condiciones excluye de participación, pluralidad y derecho al trabajo a todas aquellas que se encuentren en estas condiciones; toda vez que la antigüedad no mide la capacidad de contratación de la Empresa como tampoco sería un factor determinante en sus índices financieros. Respuesta: La calificación establecida es la expuesta en los términos, donde se indican cinco (5) puntos para la experiencia general del proponente medida en años desde su habilitación por Min Transporte. No se excluye a empresas con antigüedad menor ya que se da la posibilidad de obtener 95 puntos restantes con otros criterios de evaluación. OBSERVACION No.5: Cual es el presupuesto estimado para cada departamento? OBSERVACION No.6: Los archivos o anexos que enuncian en excel donde están publicados, como es el caso de la propuesta económica Anexo 1? Respuesta: No se cuenta con archivos de Excel como anexo. Se hará la claridad a través de adenda. OBSERVACION No.7: En el caso de que nos presentemos para 5 departamentos, se debe realizar un paquete por cada departamento o como es el procedimiento? Respuesta: Como se indica en el punto 4 OBJETO DE LA LICITACIÓN PÚBLICA, Las personas jurídicas podrán presentar propuesta para máximo 5 departamentos de conformidad con las especificaciones contenidas en el presente documento, teniéndose como prioridad las empresas propias de cada departamento. En dicho caso, deberán presentar la propuesta individual por cada departamento que cotice. OBSERVACION No.8: Para el numeral Presentación de vehículos para la prestación del servicio y modelos (camionetas blancas (preferiblemente) servicio público 4X4). En relación con la calificación solicitamos que para mayor oportunidad de participación y pluralidad de oferentes se asignen los 10 puntos a los vehículos 2015 en adelante.

3 Respuesta: La calificación establecida es la expuesta en los términos: Modelos vehículos (10 puntos) Camioneta modelo 2013 Camioneta modelo 2014 Camioneta modelo 2015 Camioneta modelo 2016 en adelante 3puntos 5puntos 7puntos 10 puntos OBSERVACION No.9: En calidad de proponente interesado en participar en el proceso de selección del asunto, solicitamos su amable colaboración para que se modifique lo relacionado a la calificación de los modelos de los vehículos ofertados y se tenga en cuenta para la ponderación de los 10 puntos a los vehículos modelo 2015 en adelante. Esto facilita y amplía la participación de oferentes brindado mayor oportunidad e igualdad de condiciones. Respuesta: La calificación establecida es la expuesta en los términos: Modelos vehículos (10 puntos) Camioneta modelo 2013 Camioneta modelo 2014 Camioneta modelo 2015 Camioneta modelo 2016 en adelante 3puntos 5puntos 7puntos 10 puntos OBSERVACION No.10: Según la LICITACION PÚBLICA No DE RPR-0698 no se evidencia el valor base por vehículo a contratar, de igual forma para solicitar la póliza de seriedad de la propuesta es indispensable establecer un valor para solicitar este requisito ya que las compañías aseguradoras solicitan este valor. La tarifa para la póliza deberá ser la establecida de acuerdo a su oferta. OBSERVACION No.11: solicito a la entidad tener en cuenta la aceptación de los vehículos camionetas 4*4 cabina cerrada de servicio especial, sin platón (camionetas blancas servicio público 4*4). Vehículos con los cuales puede ejecutarse los servicios solicitados en el pliego en mención, sin ningún tipo de inconveniente según los requerimientos del servicio. Respuesta: No se aceptan con cabina cerrada. Los vehículos requeridos son los establecidos en los términos: tipo camioneta doble cabina con platón, 4x4 color blanco (de preferencia), placa pública, servicio especial de pasajeros y con carpa modelo mínimo 2013 en adelante.

4 OBSERVACION No.12: De acuerdo con lo expresado en capitulo segundo (PROCEDIMIENTOS Y LINEAMIENTOS GENERALES DE LA LICITACIÓN PÚBLICA) en su numeral 5.3 a que hace referencia sobre la autorización para contratar y según los lineamientos del mismo, en una empresa con personería jurídica y con representante legal o también denominado Gerente General, se requiere saber si el Órgano Directivo competente de emitir la correspondiente autorización y dar aval de la misma puede ser el revisor fiscal o la presidencia de la compañía y en caso tal de no ser competentes estos organismos, quién lo emite? Respuesta: La autorización para contratar se requiere únicamente si el Representante Legal de la empresa, o la persona competente para firmar los contratos, tiene algún tipo de limitación para suscribirlos. Usualmente son los Estatutos de las Empresas y el propio Certificado de Existencia y Representación Legal los documentos en los cuáles se pueden evidenciar estas limitaciones y también donde se establece cuál es el Órgano Directivo (ej: la Junta Directiva) quien autoriza al representante legal para sus actuaciones por fuera de los límites establecidos. OBSERVACION No.13: Debido a que en el literal B de la parte de obligaciones generales del capítulo tercero se indica que el tipo de vehículos solicitados son camioneta doble cabina con platón, 4x4 color blanco y entendiéndose que estas son Diésel o Gas únicamente, se presenta la pregunta si se pueden utilizar camionetas doble cabina 4x2 según la especificación de tipo de combustible a que se hace referencia en el literal D del mismo capítulo (gasolina/acpm/gas). Respuesta: No se aceptan 4X2. Los vehículos requeridos son los establecidos en los términos: tipo camioneta doble cabina con platón, 4x4 color blanco (de preferencia), placa pública, servicio especial de pasajeros y con carpa modelo mínimo 2013 en adelante. OBSERVACION No.14: Dado que la propuesta se hace por vehículo y por zona de influencia, y como se menciona en el capítulo tercero a que hace referencia a los aspectos técnicos de la propuesta en su numeral cuarto (Lugar de Ejecución) en caso tal de que ocurra el siniestro y se requiera el servicio para otros departamentos la propuesta se haría dependiendo del servicio ocasional presentado o solicitado?. Respuesta: La presentación de la propuesta deberá incluir todos los aspectos, es por esto que se hace referencia a que en casos de emergencias por desplazamientos forzados o emergencias y demás solicitudes requeridas por el supervisor del contrato a otros departamentos deberá llevarse a cabo el servicio, así como garantizar el traslado de los equipos de profesionales de Unidades Móviles del ICBF del departamento correspondiente, con visto bueno del supervisor del contrato, de manera inmediata a los departamentos del país que requieran atención por situación de emergencia. Por los traslados interdepartamentales a lugares no establecidos contractualmente no se reconocerán costos adicionales. OBSERVACION No.15: Dado que la propuesta se puede llevar a cabo por Departamentos, y según lo expresado en la nota 1 del numeral cuarto del capítulo segundo donde será potestad de la OIM el adjudicar los departamentos según sus requerimientos internos. Es necesario que la empresa deba figurar registrada ante cámara de comercio de le región o sus oficinas? O por el contrario Se solicita solo la cámara de comercio de la sede física expedida por la respectiva Cámara de Comercio o el órgano que haga sus veces?. Respuesta: No es necesario que la empresa figure en cámara de comercio en las otras regiones, solo la cámara de comercio de la sede física.

5 OBSERVACION No.16 Página 18 numeral 6.6, "Quienes tengan adjudicados en un mismo año o en ejecución con la OIM o con otras entidades contratos o convenios cuya capacidad de endeudamiento supere el 70%. En caso de que el valor del endeudamiento sea superior al 70% y la propuesta sea técnicamente excelente (un puntaje excelente será entre 95 y 100 puntos en la parte técnica), la OIM a través del Comité de compras tomará la decisión de adjudicarle o no la propuesta y en caso de hacerlo tomará medidas en lo relacionado al tema de forma de pago" Solicito resolver la siguiente inquietud: Nuestra empresa cuenta con 3 contratos en ejecución los cuales en el momento de la licitación no pasaban un porcentaje del 70% de endeudamiento en ningún caso, su porcentaje máximo es de 30%.Como podemos realizar efectivamente el cálculo para llegar a esta inhabilidad? Respuesta: De acuerdo con lo estipulado en los pliegos de condiciones, la OIM se reserva el derecho de evaluar los Estados Financieros de los oferentes de acuerdo con los indicadores financieros o métodos generalmente aceptados con los cuales se podrá determinar la capacidad financiera para cumplir con las obligaciones de la presente LICITACIÓN PÚBLICA.