SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIONES DEL ESTADO - SEACE

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1 - SEACE SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIONES DEL ESTADO - SEACE PARA EL REGISTRO DE CONTRATACIONES EN MÉRITO A CONTRATACION INTERNACIONAL (INTER) (Literal O del Art. 3.3 de la Ley de Contrataciones del Estado) Versión 2.0.0

2 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL CONTENIDO INTRODUCCIÓN OPCIONES DE LA CONSOLA DE PROCESOS ESPECIALES Buscador de procesos especiales Lista de procesos Crear Contrato Internacional (INTER) OPCIONES DE LA FICHA CONTRATO INTERNACIONAL Asignación del Comité Registro de Participantes Registro de Propuestas Acciones de la convocatoria Registro de Elevación de observaciones al OSCE Registro de Recurso de Apelación ante la Entidad Registro de Recurso de Revisión/Apelación Registrar Desierto Registro de nulidad de oficio Registro de Cancelación Registro de Buena Pro Registro de Consentimiento Registro de Monto ofertado mayor a valor referencial Registro caso de empate Registro de No suscripción de contrato Registro de No suscripción de contrato por decisión de la Entidad Adjuntar los documentos ACCIONES EN LA CONSOLA PROCESOS ESPECIALES Fe de erratas Postergación Agregar nueva convocatoria Documentos Página: 2 de 29

3 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL INTRODUCCIÓN El presente Manual para el registro de procedimientos de contratación internacional INTER, ha sido desarrollado con la finalidad de que los usuarios de las entidades efectúen el registro completo de la información sobre los procesos realizados como compras en el extranjero precisado en el Literal o) del Art. 3.3 de la Ley de Contrataciones del Estado en el cual señala la no aplicación de la Ley de contratación para los contratos realizadas a proveedor no domiciliados en el País cuyo mayor valor estimado de las prestaciones se realice en el territorio extranjero. En ese sentido, con la finalidad que los usuarios cuenten con un instrumento de ayuda para el registro de información de los procesos de selección por contratación internacional, el Manual que se presenta cuenta con tres partes: Opción de la consola de procesos especiales que permite buscar procesos en el Modulo de Procesos Especiales del Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE); Opción para crear la ficha, en el cual la opción Contrato internacional (INTER) y la opción Acciones en la Convocatoria que permite realizar otras acciones como Registro de Buena pro y consentimiento. Página: 3 de 29

4 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Ingreso al Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado - SEACE El ingreso al Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado SEACE debe realizarse desde la página web: Fig.- 1 Página de acceso al sistema Alternativamente, puede ingresar a la página web del OSCE para acceder al sistema, tal como se muestra a continuación: Fig.- 2 Página web del OSCE Luego de visualizar la página de inicio debe registrar su Usuario y Contraseña, tal como se muestra a continuación: Página: 4 de 29

5 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Fig.- 3 Página de registro de usuario y contraseña I. Consola Principal del SEACE Al ingresar a la vista privada visualizará los diferentes módulos existentes a la fecha en el SEACE: Plan Anual, Procesos, Contratos y, Procesos Especiales. Cualquiera de los módulos se activa acercando el cursor sobre cada uno de ellos. En este caso para activar el módulo de procesos especiales se deberá ubicar el cursor sobre la pestaña Procesos Especiales. A continuación se visualiza la pantalla de la Consola Principal del SEACE. II. Consola de Procesos Especiales Fig.- 4 Consola principal del SEACE Al ingresar al módulo de Procesos especiales ubique el cursor sobre la pestaña Consola de Procesos Especiales, con esta acción el sistema le permitirá el acceso al menú principal de dicha consola. Aquí tiene un buscador de procesos por año, tipo de proceso y descripción. Asimismo desde esta consola usted tiene acceso a la opción Crear Proceso, tal como se muestra en la siguiente figura: Página: 5 de 29

6 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Fig.- 5 Consola de procesos especiales A continuación explicaremos las opciones de la Consola de Procesos Especiales: 1. OPCIONES DE LA CONSOLA DE PROCESOS ESPECIALES En forma similar al Modulo de Procesos, el Modulo de Procesos Especiales cuenta con las siguientes opciones: - Buscador de procesos. - Lista de procesos - Crear proceso Las opciones de la consola las desarrollaremos siguiendo el orden antes descrito: 1.1 Buscador de procesos especiales. Para ubicar un proceso por Contrato Internacional deberá utilizar la opción Buscar procedimiento, luego seleccionar el año, el tipo y opcionalmente descripción y sigla. 1.2 Lista de procesos. Fig.- 6 Opciones de búsqueda de procesos Luego de pulsar Buscar el sistema le mostrará la lista de los procesos según el tipo de proceso seleccionado o por la descripción, de ser el caso. Para visualizar la ficha de los procesos deberá ubicar el cursor en la nomenclatura del proceso, tal como se muestra a continuación: Página: 6 de 29

7 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Fig.- 7 Lista de procesos Adicionalmente, desde esta pantalla los usuarios-funcionarios tendrán acceso directo a todos los documentos que hayan sido registrados durante la ejecución del proceso, desde las Bases hasta el Contrato. 1.3 Crear Contrato Internacional (INTER). Pasos para la creación de un proceso por Contrato Internacional: Paso 1: Ingreso a la Ficha de Creación de Contrato Internacional Elija la opción Crear Procesos desde la Consola de Procesos Especiales, tal como se muestra a continuación: Fig.- 8 Opción Crear proceso Seleccione el tipo Contrato Internacional Página: 7 de 29

8 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Paso 2: Registro de datos en la ficha Contrato Internacional: Para crear la ficha, el sistema solicita información mínima común para una contratación por Contrato Internacional, las que se muestran a continuación: a) Tipo de Contrato Internacional. b) Datos del Documento que aprueba el Préstamo o Contrato Internacional. c) Documento que Aprueba el Expediente de Contratación. d) Enlace al PAC. e) Datos Generales. f) Documento que contiene las condiciones de la contratación g) Valor Referencial. h) Calendario. i) Relación de Ítems. Fig.- 9 Ficha de Creación de Contrato Internacional Página: 8 de 29

9 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Tal como se puede apreciar en la ficha mostrada, la tercera columna tiene algunas indicaciones que deben ser tomadas en cuenta al momento de registrar la información. Los campos con (*) son de registro obligatorio. a) Documento que Aprueba el Expediente de Contratación En esta sección se ingresarán datos referenciales del Expediente de Contratación, adjuntando el archivo conteniendo el documento que aprueba el expediente. El sistema le permitirá ingresar un segundo archivo en caso haya adjuntado un archivo que no corresponde, mientras no se presione el botón Publicar en el SEACE será posible cambiar el archivo. Fig.- 10 Documento que aprueba el Expediente de Contratación En caso el tipo de Contrato Internacional seleccionado sea Encargo a Organismo Internacional, el sistema contempla el registro obligatorio de esta sección. b) Enlace al PAC En el Campo (*) Tipo de Compra o Selección se muestra la opción Por la entidad en forma bloqueada. Para enlazar el PAC a este Contrato Internacional, deberá presionar el campo Item. El sistema mostrará la lista de todas las contrataciones programadas en el PAC, y usted seleccionará la que corresponda al que va a realizar, tal como se muestra a continuación: Fig.- 11 Buscador de Procesos del PAC Luego de seleccionar el PAC, la ficha contendrá toda la información que fue registrada en el PAC. De ser el caso, usted podrá actualizar los datos como: Página: 9 de 29

10 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL cantidad, descripción del ítem, entre otros, de conformidad con la información contenida en su expediente de contratación. c) Datos Generales Parte de esta información se completará cuando realice la vinculación con el PAC. Fig.- 12 Datos Generales Número de proceso, indicar el número correlativo que corresponde al Contrato Internacional. Sigla del proceso, indicar la sigla que corresponda. Fuentes de financiamiento, las fuentes de financiamientos son: recursos ordinarios, recursos directamente recaudados/recursos propios, donaciones y transferencias, recursos por operaciones oficiales de crédito y recursos determinados. Código Presupuestal, en caso tenga esta información deberá presionar el campo Descripción Presupuestal. El sistema le mostrará las actividades y proyectos con que cuente aprobado en el presupuesto institucional de la entidad. Luego de elegir una opción deberá registrar el monto y presionar el botón agregar. Página: 10 de 29

11 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL d) Documento que contiene las condiciones de la contratación Para adjuntar las Bases (o el documento que haga las veces) use la opción (Examinar). El sistema le permitirá ingresar un segundo archivo en caso haya adjuntado un archivo que no corresponde, por lo tanto mientras no se presione el botón Publicar en el SEACE será posible cambiar el archivo. Al momento de publicar en el SEACE sólo se visualizará el último archivo registrado. Cuando sus bases, pliego de condiciones o similares, contengan anexos en diferentes archivos, se deberá comprimir todos los documentos en un solo archivo antes de cargarlo al sistema. Fig.- 13 Documento que contiene las condiciones de la contratación e) Valor Referencial El usuario deberá señalar el tipo de moneda del valor referencial. El campo monto del valor referencial. Será registrado automáticamente cuando se adicione el ítem al proceso. Fig.- 14 Valor Referencial f) Registro de Calendario Las fechas que registre en el SEACE, para el calendario de la ficha Contrato Internacional deberán ser las mismas que han sido consignadas en el calendario de las Bases, o del documento que haga las veces, teniendo en cuenta los plazos mínimos y máximos en caso corresponda. Fig.- 15 Calendario Página: 11 de 29

12 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Cabe resaltar que las etapas: Convocatoria, registro de participantes, presentación de propuesta, calificación y evaluación de propuestas, y otorgamiento de buena pro son de registro obligatorios. Las otras etapas mostradas podrán ser registradas adecuándolas en caso su procedimiento de contratación así lo mencione. Debe considerar que el registro de estas etapas deberá de tener un orden cronológico. Asimismo las fechas pueden ser registradas en forma extemporánea. g) Relación de Ítems El usuario-funcionario podrá actualizar dicha información (agregar, modificar o eliminar ítems) de acuerdo con los datos contenidos en las bases del Contrato Internacional. Paso 3: Guardar borrador Fig.- 16 Relación de Ítems Una vez que haya ingresado toda la información referente del Contrato Internacional, deberá guardar en borrador. Paso 4: Publicar en el SEACE Fig.- 17 Guardar borrador Posteriormente podrá Publicar en el SEACE, pero antes deberá verificar que toda la información y de manera especial los archivos adjuntos cuenten con la información correcta. Una vez que presione este botón no podrá efectuar ninguna modificación en los datos que han sido registrados en el sistema. Fig.- 18 Publicar en el SEACE Página: 12 de 29

13 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL 2. OPCIONES DE LA FICHA CONTRATO INTERNACIONAL Las opciones de la ficha Contrato Internacional está compuesto por: a) Comité Especial u Órgano Encargado de Contrataciones (OEC). b) Registro de Participantes. c) Registro de Propuestas. d) Acciones con la Convocatoria. De las cuales deberían efectuarse como obligatorio los literales a), b) y c). Respecto al literal d) el registro de la Buena pro y el Consentimiento son obligatorios a efectos de poder efectuar el registro de la información de contrato en le Modulo de contrato. Cabe señalar que el artículo 3º del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado señala que La Ley y el presente Reglamento serán de aplicación supletoria a todas aquellas contrataciones de bienes, servicios u obras sujetas a regímenes especiales bajo ley específica, siempre que dicha aplicación no resulte incompatible con las normas específicas que las regulan y sirvan para cubrir un vacío o deficiencia de dichas normas. En ese sentido, las demás opciones que se encuentran en Acciones de la Convocatoria podrían ser utilizadas, según los procedimientos de contratación. A continuación el detalle del contenido de las opciones de Acciones de la Convocatoria: 2.1. Asignación del Comité. Para registrar el Comité, el usuario-funcionario deberá ubicar el cursor en la opción Comité, el sistema lo llevará automáticamente a la pantalla que se muestra a continuación, luego presione el botón Crear Comité /OEC, tal como se muestra en la siguiente figura: Fig.- 19 Asignación de Comité Especial Al presionar el botón Crear Comité / OEC el sistema lo llevará a una nueva pantalla con las siguiente opciones: Crear Comité Crear OEC Asignar Comité Especial Permanente Volver Tal como se muestra a continuación: Página: 13 de 29

14 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Fig.- 20 Opciones de la Ficha Comité Si la opción seleccionada es Crear Comité, el sistema le mostrará la siguiente pantalla con la Ficha Crear Comité, aquí deberá registrar los datos del instrumento que designó el Comité encargado del Contrato Internacional, señalando si se trata de un Comité Especial Ad Hoc o Permanente y luego ingresará los datos de cada uno de los miembros del comité, según se señala a continuación: Fig.- 21 Registro del comité Al finalizar el registro de los miembros del Comité, deberá grabar presionando el botón. Después de llenar la ficha del Comité, usted tendrá acceso a la información para recomponerlos de ser el caso, tal como se muestra a continuación: Página: 14 de 29

15 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Fig.- 22 Registro de información del comité y recomponer 2.2. Registro de Participantes Para efectuar el registro de participantes de un Contrato Internacional se deberá seleccionar la opción Registro de Participantes. Considere participantes a las personas que se extiende la invitación a participar y hacen efectivo su deseo de participar en la contratación. Fig.- 23 Registro de Participantes Acto seguido deberá presionar el botón. Página: 15 de 29

16 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Fig.- 24 Ficha de registro de participantes Una vez registrado el(los) participante(s) se deberá presionar el botón. No hay un límite máximo de participantes, el cual podría ser solo uno. Considere que una vez que registre las propuestas, ya no podrá registrar más participantes Registro de Propuestas Antes de registrar las propuestas, debe verificar que están registrados todos los participantes, debido a que no podrá adicionar más participantes si registra una propuesta. Para realizar el registro de propuestas de cada participante se deberá seleccionar la opción Registro de Propuestas. Página: 16 de 29

17 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Fig. 25 Registro de Propuestas Acto seguido deberá presionar el botón Adicionar Propuesta. En la ficha de propuesta deberá registrar los datos de la propuesta, tales como Información del postor, consorcio, Monto ofertado, etc. Fig. 26 Ficha de Registro de propuestas Una vez registrada la(s) propuesta(s) se deberá presionar el botón Acciones de la convocatoria En esta sección el sistema cuenta con diversas opciones que son aplicables a la Ley de contrataciones, pero que pueden ser aplicables en las contrataciones por Contrato Internacional, por lo que corresponderá a la entidad definir cuál de estas acciones puede utilizar. Para el registro de la ficha de contrato en el Modulo de contrato, el sistema pide obligatoriamente que se registre la opción buena pro y consentimiento. Las acciones que pueden ser utilizadas son las que se muestran a continuación: Registro de Elevación de observaciones al OSCE. Registro de Recurso de Apelación ante la Entidad. Registro de Recurso de Revisión/Apelación. Registrar Desierto. Registro de nulidad de oficio. Registro de Cancelación. Página: 17 de 29

18 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Registro de Buena Pro. Registro de Consentimiento. Registro de Monto ofertado mayor a valor referencial. Registro caso de empate. Registro de No suscripción de contrato. Registro de No suscripción del contrato por decisión de la Entidad. Fig. 27 Opciones de Acciones de la Convocatoria Registro de Elevación de observaciones al OSCE En el caso que se presente una Elevación de observaciones al OSCE, se deberá seleccionar esta opción de la pestaña Acciones de la Convocatoria, y registrar la información que le solicite. Fig.- 28 Ficha de registro Elevación de Observaciones al OSCE Al finalizar el registro deberá presionar el botón. Página: 18 de 29

19 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Registro de Recurso de Apelación ante la Entidad En el caso que se presente un Recurso de Apelación ante la Entidad, se deberá seleccionar esta opción y registrar la información que le solicite. El registro se realiza a nivel de cada ítem. Fig.- 29 Ficha de registro de Presentación de Recurso de Apelación ante la Entidad Para finalizar el registro deberá presionar el botón Registro de Recurso de Revisión/Apelación En caso se presente Recurso de Apelación ante el Tribunal del OSCE, se deberá seleccionar esta opción y registrar la información que le solicite. Página: 19 de 29

20 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Fig.- 30 Ficha de registro Recurso de Apelación ante el Tribunal del OSCE Previo al registro de esta acción el sistema solicita que se ingrese el participante que solicita el recurso de apelación. El registro se realiza a nivel de cada ítem. Al finalizar el registro deberá presionar el botón Registrar Desierto En caso se declare desierto sea total o parcial, se deberá seleccionar esta opción. Fig.- 31 Ficha de registro Declarar Desierto Al finalizar el registro deberá presionar el botón. Página: 20 de 29

21 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Registro de nulidad de oficio En caso se requiera declarar nulidad de oficio un Contrato Internacional, sea total o parcial, se deberá seleccionar esta opción. El sistema solicitará que se ingrese el causal de la nulidad, la etapa en la que se retrotrae, así como datos del aprobador, etc. Fig.- 32 Ficha de registro Declarar nulidad de oficio Al finalizar el registro deberá presionar el botón Registro de Cancelación En caso se requiera cancelar una ficha por Contrato Internacional a nivel de ítems, se deberá seleccionar esta opción. Página: 21 de 29

22 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Fig.- 33 Ficha de registro Cancelación Al finalizar el registro deberá presionar el botón Registro de Buena Pro Para proceder con el registro de la Buena Pro se deberá seleccionar esta opción. Fig.- 34 Ficha de registro Registrar Buena Pro Deberá llenar toda la información solicitada y al finalizar el registro deberá presionar el botón. Página: 22 de 29

23 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Registro de Consentimiento En caso se requiera proceder con el consentimiento de la Buena Pro se deberá seleccionar esta opción. Fig.- 35 Ficha de registro Consentir Buena Pro Al finalizar el registro deberá presionar el botón Registro de Monto ofertado mayor a valor referencial En caso se requiera registrar el monto ofertado de un ítem mayor al monto referencial, podrá registrarlo en la siguiente pantalla: Fig.- 36 Ficha de registro Monto ofertado mayor a valor referencial Al finalizar el registro deberá presionar el botón. Página: 23 de 29

24 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Registro caso de empate En caso requiera registrar el empate de ítem, se debe realizar en la siguiente pantalla: Fig.- 37 Ficha de registro en caso de empate Al finalizar el registro deberá presionar el botón Registro de No suscripción de contrato Si no se llegara a suscribir el contrato, deberá registrarlo en la siguiente pantalla: Fig.- 38 Ficha de registro No suscripción de contrato Al finalizar el registro deberá presionar el botón. Página: 24 de 29

25 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Registro de No suscripción de contrato por decisión de la Entidad Si no se llegara a suscribir el contrato, deberá registrarlo en la siguiente pantalla: Fig.- 39 Ficha de registro No suscripción de contrato por decisión de la Entidad Al finalizar el registro deberá presionar el botón Adjuntar los documentos. Conforme van avanzando las etapas del proceso, se podrá adjuntar en caso se realice un pronunciamiento por parte de la entidad, podrá utilizar la opción Adjuntar. Fig.- 40 Ficha del proceso en la que se adjunta los documentos Página: 25 de 29

26 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL 3. ACCIONES EN LA CONSOLA PROCESOS ESPECIALES La Consola del Procesos especiales muestra toda la información registrada durante la ejecución de un Contrato Internacional. Asimismo, permite el acceso a las opciones: Acciones de la Ficha. Fig.- 40 Acciones de la ficha Contrato Internacional A continuación desarrollaremos las opciones contenida en el menú: Acciones de la Ficha Fe de erratas En caso se requiera registrar una fe de erratas, se procederá a seleccionar esta opción y deberá llenar el campo descripción y la información que se desea modificar. Página: 26 de 29

27 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Fig.- 41 Ficha de registro Fe de Erratas Página: 27 de 29

28 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL Una vez ingresada la descripción de la Fe de Erratas, deberá presionar el botón Postergación En caso se requiera registrar una postergación, se procederá a seleccionar esta opción y deberá llenar el campo descripción, así como los datos del calendario. Fig.- 42 Ficha de registro Postergación Una vez ingresada la postergación, deberá presionar el botón Agregar nueva convocatoria Para el caso que el proceso por Contrato Internacional requiera una nueva convocatoria después de un desierto, podrá utilizar la opción Agregar nueva convocatoria. Para realizar esta acción es necesario que exista(n) ítem(s) desierto(s). Fig.- 43 Ficha de registro Agregar nueva convocatoria Página: 28 de 29

29 PARA REGISTRO DE CONTRATACIONES INTERNACIONAL 3.4. Documentos Finalmente, en esta opción se puede visualizar todos los documentos registrados en las diferentes etapas de una contratación por Contrato Internacional. Fig.- 44 Ficha de Lista de documentos En caso requiera efectuar consultas podrá comunicarse a: SEDE CENTRAL: Av. Gregorio Escobedo cuadra 7 - Jesús María Lima 11, Lima Perú CENTRAL TELEFÓNICA: Opción 1 Consultas RNP Opción 2 Consultas SEACE Opción 3 Consultas legales Opción 4 Consultas generalas CONSULTAS VIRTUALES: consultas@osce.gob.pe Página: 29 de 29