LINEAMIENTOS GENERALES DEL RÉGIMEN ESPECIAL DE CONOCIMIENTO REFORZADO FONDO MIVIVIENDA S.A. LIMA, DICIEMBRE 2,013

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1 Página 1 de 15 LINEAMIENTOS GENERALES DEL RÉGIMEN ESPECIAL DE CONOCIMIENTO REFORZADO FONDO LIMA, DICIEMBRE 2,013 General

2 Página 2 de 15 FONDO LINEAMIENTOS GENERALES DEL RÉGIMEN ESPECIAL DE CONOCIMIENTO REFORZADO INTRODUCCIÓN Mediante la Resolución SBS N se modificó el Artículo 9 de la Resolución SBS N , Normas Complementarias para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo, estableciéndose el régimen de procedimientos reforzados, para el conocimiento del cliente y debida diligencia en materia del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo (SPLAFT), el cual dispone que las empresas bajo la supervisión de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS), deberán identificar y registrar a los clientes que en el transcurso de la relación comercial, muestren un patrón transaccional que no corresponde a su perfil o giro de negocio, y aquellos clientes que, bajo el buen criterio de la empresa podrían encontrarse altamente expuestos al riesgo para la realización de operaciones de lavado de activos y/o de financiamiento del terrorismo. Asimismo, se establece una lista por tipo de clientes a los que, como mínimo, se les debe aplicar el régimen de procedimientos reforzados, precisando la citada Resolución que en todos estos casos se debe implementar procedimientos de monitoreo y debida diligencia intensificados en atención al criterio de riesgo para la realización de operaciones de lavado de activos y/o financiamiento de terrorismo. En tal sentido, el presente documento normativo se dicta en respuesta a la necesidad de contar con un procedimiento que regule el monitoreo y la aplicación de las medidas de debida diligencia reforzada, que deberán ser aplicados por las unidades orgánicas del Fondo MIVIVIENDA que mantienen contacto directo con clientes, el cual permitirá establecer los criterios para tomar una adecuada decisión para la aceptación y/o mantenimiento de la relación comercial con aquellos. General

3 Página 3 de 15 ÍNDICE 1. Objetivo Base Glosario de términos Vigencia Alcance En función de la naturaleza del cliente Durante la vigencia de la relación con el Fondo MIVIVIENDA Unidades orgánicas responsables de la aplicación del Régimen Especial de Conocimiento Reforzado Conocimiento del cliente sometido al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado Obtención de información del cliente... 7 Flujograma Nº 01: Obtención de información Verificación de Información... 8 Flujograma Nº 02: Verificación de la información Actualización de información... 9 Flujograma Nº 03: Actualización de la información Aceptación y/o mantenimiento de la relación con el cliente Procedimiento de aceptación o no aceptación del cliente Propuesta de la unidad orgánica responsable Informe de la Gerencia Informe de la Oficialía de Decisión de la Gerencia General...11 Flujograma Nº 04: Procedimiento de aceptación o no aceptación del cliente Procedimiento de mantenimiento o conclusión de la relación con el cliente Propuesta de la unidad orgánica responsable Informe de la Gerencia Informe de la Oficialía de Decisión de la Gerencia General...14 Flujograma Nº 05: Procedimiento de mantenimiento o conclusión de la relación con el cliente...15 Disposición Final...15 General

4 Página 4 de OBJETIVO Establecer el procedimiento que regule el monitoreo y la aplicación de medidas de debida diligencia reforzada a los clientes que se encuentren sometidos al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado, con la finalidad de tomar una adecuada decisión para la aceptación y/o mantenimiento de la relación con dichos clientes. 2. BASE LEGAL a) Ley N 27693, Ley que crea la Unidad de Inteligencia Financiera del Perú y sus modificatorias. b) Decreto Supremo N JUS, Reglamento de la Ley que crea la UIF-Perú. c) Resolución SBS N , Normas Complementarias para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo y sus modificatorias. d) Manual del Sistema para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo del Fondo MIVIVIENDA. e) Manual de Procedimientos del Sistema para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo del Fondo MIVIVIENDA. 3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Los términos y definiciones utilizados en el presente Manual son los que se hallan descritos en el Manual del SPLAFT del Fondo MIVIVIENDA. 4. VIGENCIA El presente documento entrará en vigencia a partir de su publicación y difusión interna dentro del Fondo MIVIVIENDA a través de la intranet. 5. ALCANCE El Régimen Especial de Conocimiento Reforzado se aplica: 5.1 En función de la naturaleza del cliente Independientemente de la cuantía de la operación que realice o de su perfil de riesgo de LA/FT, a los clientes siguientes: General

5 Página 5 de 15 a) Clientes nacionales o extranjeros, no residentes; b) Fideicomisos; c) Sociedades no domiciliadas; d) Personas Expuestas Políticamente (PEP) o que administren recursos públicos. e) Personas Jurídicas en las que un PEP posea el 5% o más del capital social, aporte o participación y que, según el buen criterio de la empresa, poseen un alto riesgo de LA/FT; f) Los socios, accionistas o asociados y administradores de personas jurídicas donde un PEP posea el 5% o más del capital social, aporte o participación; g) Clientes respecto de los cuales se tenga conocimiento que están siendo investigados por lavado de activos, delitos precedentes y/o financiamiento del terrorismo por las autoridades competentes; h) Clientes vinculados con personas naturales o jurídicas sujetas a investigación o procesos judiciales relacionados con el lavado de activos, delitos precedentes y/o el financiamiento del terrorismo; i) Personas jurídicas cuyos accionistas, socios o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social, aporte o participación, de ser el caso, sean personas naturales o jurídicas extranjeras; 5.2 Durante la vigencia de la relación con el Fondo MIVIVIENDA Cuando respecto de un cliente se presente alguna de las siguientes situaciones: a) Adquieran alguna de las condiciones descritas en el numeral 5.1 precendente. b) Cuyo nivel de riesgo de LA/FT se incremente como consecuencia de la variación de su patrón transaccional, lo que supone que salgan del rango de operaciones usuales definidas a partir del conocimiento del mercado. 6. UNIDADES ORGÁNICAS RESPONSABLES DE LA APLICACIÓN DEL RÉGIMEN ESPECIAL DE CONOCIMIENTO REFORZADO Los Lineamientos son de aplicación obligatoria para las unidades orgánicas involucradas en la ejecución de los procedimientos del Régimen Especial de Conocimiento Reforzado, conforme al detalle siguiente: General

6 Página 6 de 15 Unidad Orgánica Cliente Operación Proveedores Gerencia de Pos tores/adjudicatarios Gerencia de Gerencia Gerencia de (*) / Gerencia de Gerencia de Gerencia Fideicomitente/Fideicomisario Pos tores/adjudicatarios Pos tores/adjudicatarios Entidades Técnicas/Promotores Deudores Deudores Compradores Adjudicación de bienes y s ervicios Subasta pública o venta de bienes muebles Fideicomiso con terceros y sin la participación de COFIDE, en la que el FMV actúe como Fiduciario Concursos Públicos Subasta Pública o venta de bienes in muebles Desembolso del BFH/Transferencia de Ahorros Amortización de préstamos Cancelación anticipada de préstamos Venta de créditos de cartera Empresas del Sistema Líneas de Crédito (NCMV, FCTP, Mis Financiero/Cooperativas de Ahorro y Materiales, Mi Cons trucción, etc.) Crédito (*) Respecto de los clientes Entidades Técnicas o Promotores, la Gerencia de ejecutará las actividades de obtención, verificación y actualización de la información, excepto la revisión del patrón transaccional descrito en el numeral 7.3.a siguiente, la que será ejecutada por la Gerencia de. 7. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE SOMETIDO AL RÉGIMEN ESPECIAL DE CONOCIMIENTO REFORZADO Respecto de los clientes sometidos al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado se aplicarán las actividades para la obtención, verificación y actualización de la información del cliente descritas en los numerales 3, 4 y 5 del Capítulo III del Manual del SPLAFT y en los numerales 3, 4 y 5 del Capítulo II del Manual de Procedimientos del SPLAFT en lo que resulten aplicables, adicionalmente se ejecutarán las medidas de debida diligencia reforzada que se detallan más adelante. General

7 Página 7 de 15 Las medidas adicionales de debida diligencia reforzada de obtención y verificación de la información se aplicarán antes de iniciar el procedimiento de aceptación del cliente. Las medidas adicionales de debida diligencia reforzada de actualización de la información se aplicarán obligatoriamente antes de iniciar el procedimiento de mantenimiento del cliente. 7.1 Obtención de información del cliente a) Solicitar la declaración jurada contenida en el Formulario Nº 005-SPLAFMV- Origen de los fondos persona natural o Formulario N 006-SPLAFMV-Origen de los fondos persona jurídica, descritos en el Manual de Procedimientos del SPLAFT, y de ser posible solicitar al cliente la justificación de la información declarada. En el caso de Entidades Técnicas o Promotores la solicitud de origen de fondos se realizará a través de la Gerencia de. b) Obtener información sobre sus estados financieros de los dos (02) últimos ejercicios económicos. c) Obtener información sobre sus los principales proveedores y clientes. Flujograma Nº 01: Obtención de información General

8 Página 8 de Verificación de Información La verificación de la información estará a cargo de la unidad orgánica que tiene trato directo con el cliente encargada de obtener la información. La verificación de la información proporcionada por el cliente se ejecutará a través de las actividades descritas en el Manual del SPLAFT y el Manual de Procedimientos del SPLAFT. Flujograma Nº 02: Verificación de la información General

9 Página 9 de Actualización de información a) Revisar por lo menos dos (02) veces al año el patrón transaccional del cliente a través del Registro de del SEPLAFT y/o cualquier otra base de datos que contenga información sobre las transacciones efectuadas con el Fondo MIVIVIENDA. b) Solicitar una vez al año la actualización de la información del cliente. Cuando se trate de personas jurídicas, la actualización comprende además la información de sus accionistas, socios o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social, aporte o participación, de ser el caso. Para tal efecto, se deberá remitir al cliente una comunicación por medio físico o electrónico que permita obtener una constancia de notificación, adjuntando el Formulario Nº 001-SPLAFMV-Cliente persona natural, Formulario Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica y el Formulario Nº 001- A-SPLAFMV-Anexo representantes. c) Realizar por lo menos una (01) vez al año, durante la vigencia de la relación con el Fondo MIVIVIENDA, una visita al domicilio del cliente cuando se encuentre domiciliado en el Perú; siguiendo el procedimiento para la verificación del cliente previsto en el Manual de Procedimientos del SPLAFT. Flujograma Nº 03: Actualización de la información UNIDAD ORGÁNICA Dos veces al año Revisión del patrón transaccional Una vez al año Visita a los domicilios u oficinas del cliente Acta de verificación Conforme INICIO Una vez al año Al menos una vez o se realicen operaciones al umbral de ROP Solicitud de actualización de información y documentos Actualización del perfil de riesgo de LA/FT No 8. Conclusión del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA Si Registro y archivo de la información y los documentos FIN General

10 Página 10 de ACEPTACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE LA RELACIÓN CON EL CLIENTE La decisión de aceptación y/o de mantenimiento de la relación con los clientes sometidos al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado estará a cargo de la Gerencia General, quién a su vez podrá delegar esta función a otro puesto gerencial dentro de la organización, o a un comité establecido al efecto, reteniéndose la responsabilidad de la aceptación y/o mantenimiento o no del cliente. El procedimiento de aceptación y/o mantenimiento de la relación con los clientes sometidos al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado será iniciado por la unidad orgánica responsable y contará con la intervención de la Gerencia y de la Oficialía de. 9. PROCEDIMIENTO DE ACEPTACIÓN O NO ACEPTACIÓN DEL CLIENTE En los supuestos descritos en el numeral 5.1., la Gerencia General decidirá la aceptación del cliente sobre la base del expediente que contendrá: a) La propuesta de la unidad orgánica responsable. b) El informe de la Gerencia. c) El informe de la Oficialía de. El inicio del procedimiento de aceptación del cliente no tiene efecto suspensivo respecto de los procedimientos internos para el otorgamiento de los productos y/o servicios ofrecidos por el Fondo MIVIVIENDA. 9.1 Propuesta de la unidad orgánica responsable Dentro de los quince (15) días hábiles de establecida la condición de cliente sometido al Régimen de Especial de Conocimiento Reforzado a partir del análisis de la información y los documentos presentados por el cliente, la unidad orgánica responsable elevará a la Gerencia General, con copia a la Gerencia y a la Oficialía de, su propuesta que contendrá como mínimo: a) La opinión de la unidad orgánica respecto de la aceptación o no aceptación del cliente. b) La evaluación y verificación de la información obtenida del cliente. c) El análisis del patrón transaccional del potencial cliente comparado con el rango de operaciones usuales determinado a partir del conocimiento del mercado. El patrón transaccional del potencial cliente será definido tomando General

11 Página 11 de 15 en cuenta el valor o el monto de la operación que el cliente pretende realizar con el Fondo MIVIVIENDA. d) Copia de los documentos presentados por el cliente. 9.2 Informe de la Gerencia Dentro de los cinco (05) días hábiles de recibida la propuesta de la unidad orgánica responsable, la Gerencia elevará a la Gerencia General, con copia a la unidad orgánica responsable y a la Oficialía de, un informe respecto de la aceptación o no aceptación del cliente, el cual contendrá como mínimo: a) La determinación del riesgo legal derivado de la aceptación o no aceptación del cliente. b) La revisión del cumplimiento de las actividades de obtención y verificación de la información del cliente. 9.3 Informe de la Oficialía de Dentro de los cinco (05) días hábiles de recibido el informe de la Gerencia, la Oficialía de elevará a la Gerencia General, un informe que contenga como mínimo: a) La verificación del perfil de riesgo de LA/FT del cliente. b) La indagación sobre las personas naturales y personas jurídicas vinculadas con el cliente. c) La indagación sobre actos de LA/FT en los que pudiera hallarse incurso el cliente y las personas naturales y personas jurídicas vinculadas con el cliente. d) La verificación del nombre del cliente y de las personas naturales y personas jurídicas vinculadas con el cliente en las listas negativas relacionadas con el LA/FT. 9.4 Decisión de la Gerencia General Dentro de los cinco (05) días hábiles de completado el expediente, la Gerencia General emitirá, con copia a la unidad orgánica, la Gerencia y la Oficialía de, una Resolución que contenga la decisión de aceptación o no aceptación del cliente. General

12 Página 12 de 15 En caso de no aceptación, la unidad orgánica será la responsable de comunicar al cliente la decisión de la Gerencia General. La Resolución de la Gerencia General será archivada en el expediente del cliente. Flujograma Nº 04: Procedimiento de aceptación o no aceptación del cliente UNIDAD ORGÁNICA GERENCIA LEGAL OFICIALÍA DE CUMPLIMIENTO GERENCIA GENERAL INICIO 5 días hábiles 1. Identificación de cliente sometido al RECR 3 Informe respecto de la aceptación o no aceptación del cliente 15 días hábiles 2. Propuesta de aceptación o no aceptación del cliente 5 días hábiles FIN 5 días hábiles 4 Informe respecto de la aceptación o no aceptación del cliente 5. Decisión Si 6. Archivo Aceptación 7. Comunicación No 10. PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO O CONCLUSIÓN DE LA RELACIÓN CON EL CLIENTE En los supuestos descritos en el numeral 5.2., la Gerencia General decidirá el mantenimiento o no de la relación con el cliente sobre la base del expediente que contendrá: a) La propuesta de la unidad orgánica responsable. General

13 Página 13 de 15 b) El informe de la Gerencia. c) El informe de la Oficialía de. El inicio del procedimiento de mantenimiento o conclusión de la relación con el cliente no tiene efecto suspensivo respecto de los procedimientos internos para el otorgamiento de los productos y/o servicios ofrecidos por el Fondo MIVIVIENDA Propuesta de la unidad orgánica responsable Dentro de los quince (15) días hábiles de establecida la condición de cliente sometido al Régimen de Especial de Conocimiento Reforzado, a partir del análisis de la información y los documentos presentados por el cliente, la unidad orgánica responsable elevará a la Gerencia General, con copia a la Gerencia y a la Oficialía de, su propuesta que contendrá como mínimo: a) La opinión de la unidad orgánica respecto del mantenimiento o la conclusión de la relación con el cliente. b) La evaluación de la información del cliente obtenida a partir de las actividades de verificación y actualización de la información del cliente. c) El análisis del patrón transaccional del cliente comparado con el rango de operaciones usuales determinado a partir del rango de operaciones usuales propio del conocimiento del mercado. El patrón transaccional del cliente será definido tomando en cuenta el valor o el monto de las operaciones que el cliente haya realizado con el Fondo MIVIVIENDA. En el caso de las Entidades Técnicas o Promotores, la Gerencia de, dentro de los dos (02) días hábiles de establecida la condición de cliente sometido al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado, solicitará a la Gerencia de la ejecución de esta actividad, la que dentro de los cinco (05) días hábiles de recibida dicha solicitud, remitirá a la Gerencia de los resultados de su análisis. d) Copia de los documentos que obran en el expediente del cliente, incluidos el Formulario Nº 003-SPLAFMV-Verificación persona natural, el Formulario N 004-SPLAFMV-Verificación persona jurídica y las actas de visitas al domicilio, de ser el caso. En caso que la unidad orgánica proponga la conclusión de la relación con el cliente, deberá incluir la determinación de la pérdida financiera que podría producirse. General

14 Página 14 de Informe de la Gerencia Dentro de los cinco (05) días hábiles de recibida la propuesta de la unidad orgánica responsable, la Gerencia elevará a la Gerencia General, con copia a la unidad orgánica responsable y a la Oficialía de, un informe respecto del mantenimiento o conclusión de la relación con el cliente que contenga como mínimo: a) La determinación y cuantificación del riesgo legal derivado del mantenimiento o la conclusión de la relación con el cliente. b) La revisión del cumplimiento de las actividades de obtención y verificación de la información del cliente Informe de la Oficialía de Dentro de los cinco (05) días hábiles de recibido el informe de la Gerencia, la Oficialía de elevará a la Gerencia General, con copia a la unidad orgánica responsable y a la Gerencia, un informe que contenga como mínimo: a) La verificación del perfil de riesgo de LA/FT del cliente. b) La indagación sobre las personas naturales y personas jurídicas vinculadas con el cliente. c) La indagación sobre actos de LA/FT en los que pudieran hallarse incursos el cliente y las personas naturales y personas jurídicas vinculadas con el cliente. d) La verificación del nombre del cliente y de las personas naturales y personas jurídicas vinculadas con el cliente en las listas negativas relacionadas con el LA/FT Decisión de la Gerencia General Dentro de los cinco (05) días hábiles de completado el expediente, la Gerencia General emitirá, con copia a la unidad orgánica, la Gerencia y la Oficialía de, una Resolución que contenga la decisión de mantenimiento o conclusión de la relación con el cliente. La Resolución de la Gerencia General será archivada en el expediente del cliente. En caso de conclusión de la relación, la Gerencia comunicará la decisión al cliente mediante carta notarial y coordinará con la unidad orgánica la firma de los documentos que sean pertinentes a fin de aminorar el riesgo legal derivado de la decisión de la Gerencia General. General

15 Página 15 de 15 Flujograma Nº 05: Procedimiento de mantenimiento o conclusión de la relación con el cliente UNIDAD ORGÁNICA GERENCIA LEGAL OFICIALÍA DE CUMPLIMIENTO GERENCIA GENERAL INICIO 1. Identificación de cliente que haya adquirido la condición de cliente sometido al RECR 10 días hábiles 5 días hábiles 2. Informe respecto del mantenimiento o conclusión del vínculo 2. Propuesta de mantenimiento o conclusión del vínculo 5 días hábiles 5 días hábiles 4. Informe respecto del mantenimiento o conclusión del vínculo 5. Decisión Si 6. Archivo Mantenimiento FIN 7. Comunicación al cliente por carta notarial No DISPOSICIÓN FINAL Las modificaciones y/o actualizaciones al presente documento serán aprobadas por la Gerencia General que dará cuenta de ello al Directorio en la sesión inmediata siguiente de la respectiva aprobación. Con la entrada en vigencia del presente Manual quedará sin efecto los Lineamientos Generales del Régimen de Procedimientos Reforzados para el conocimiento del cliente y debida diligencia, aprobado por Acuerdo de Directorio N 09-13D-2012, del 18 de junio de General