Lineamientos para la contratación de actividades de capacitación de las Unidades Gestoras del Ministerio de Educación Pública para el año 2018

Transcripción

1 Lineamientos para la contratación de actividades de capacitación de las Unidades Gestoras del Ministerio de Educación Pública para el año 2018 Enero

2 Contenido 1. Marco Normativo de los procesos de contratación aplicados en el Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gámez Solano Aspectos generales del Proceso de Contratación Administrativa Definición de los procedimientos de contratación aplicables Uso de plataforma Sistema Integrado de Compras Públicas. (Sicop Mer Link) Definición y Responsabilidades de las Unidades Gestoras Plan de Formación Permanente. (PFP) Acuerdos de Compromisos para la asistencia a actividades de capacitación Procesos de contratación administrativa relacionadas con actividades capacitación por parte de las Unidades Gestoras Proceso de Inducción y asesoramiento a la Unidades Gestoras Registro de Firmas Registro de Funcionarios en Sicop Expediente digital de Contratación Administrativa en SICOP Formularios de Solicitud de contratación para capacitaciones Inicio del Procedimiento de Contratación Administrativa Contrataciones Concursales Contrataciones Excepcionadas Restricciones para contratación de actividades de capacitación Fechas de presentación de solicitudes de contratación de acuerdo con lo publicado en el calendario escolar Incumplimiento en la participación a actividades de capacitación Fecha Límite para la finalización de las actividades de capacitación Confección de los certificados Liquidación y pago de Actividades de Capacitación Anexo 1 DGABCA Anexo 2 DGABCA Anexo 3 CCD Anexo 4 DG Anexo 5 Cronograma Contratación Directa Anexo 6 Cronograma de Licitación Abreviada Anexo 7 Cronograma Contratación por excepción

3 1. Marco Normativo de los procesos de contratación aplicados en el Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gámez Solano. El Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gámez Solano (IDPUGS) es un órgano de desconcentración mínima adscrito al Ministerio de Educación Pública, creado mediante la Ley 8697 del 12 de diciembre del 2008; con personería jurídica instrumental con el fin exclusivo de dar cumplimiento a los objetivos del Instituto y poder para suscribir contratos y convenios. De acuerdo con el artículo 3 de la citada ley: El Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gámez Solano será la institución encargada de la formación permanente del personal docente en servicio, que conforma el sistema educativo público y subvencionado costarricense, como medio que permita ofrecerles las herramientas necesarias para el mejoramiento de su desempeño profesional y promover la prestación de un servicio educativo de calidad con un claro compromiso social. El IDPUGS para la compra de bienes y servicios se rige bajo las regulaciones de la Ley N 7494, Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, Ley de Administración Pública y las directrices emitidas por la Dirección General de Administración de Bienes y la Contraloría General de la República, Reglamento sobre los Procesos de Adquisiciones a cargo del Departamento de Gestión Administrativa y Financiera del Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gámez Solano y demás normativa vigente en esta materia. Como ente encargado de la formación permanente de los funcionarios del Ministerio de Educación Pública, los recursos que se le asigne solo podrán ser utilizados para estos fines y cubrir los gastos operativos para el cumplimiento de las metas y objetivos planteados por este Instituto. Las dependencias del Ministerio de Educación Pública (Unidades Gestoras) que requieran realizar adquisiciones de bienes y servicios relacionados exclusivamente para procesos de capacitación o formación permanente de sus funcionarios deben seguir dicha normativa y lo establecido en los presentes Lineamientos. 2. Aspectos generales del Proceso de Contratación Administrativa. El IDPUGS para realizar los procedimientos de contratación administrativa cuenta con una Proveeduría Institucional, acreditada por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, mediante Resolución DGABCA-R Definición de los procedimientos de contratación aplicables. El procedimiento de contratación administrativa, Contratación Directa, Licitación Abreviada o Licitación Pública, que se debe aplicar en la adquisición de los bienes y servicios depende de los límites presupuestarios establecidos por la Contraloría General de la República, los cuales son comunicados mediante publicación oficial en el Diario Oficial La Gaceta a más tardar en la 3

4 segunda quincena de febrero de cada año. De igual forma, el artículo 10, inciso b) de la Ley de Contratación Administrativa establece la potestad de la Proveeduría Institucional del IDPUGS de determinar el procedimiento a seguir conforme a la ley. 2.2 Uso de plataforma Sistema Integrado de Compras Públicas. (Sicop Mer Link). A partir del año 2016 de acuerdo con la circular DGABCA (Anexo 1), emitida por el Ministerio de Hacienda, todo ente público debe realizar los procesos de adquisición de bienes y servicios a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (Sicop); razón por la cual el IDP utilizará esta plataforma para realizar los procesos de contratación. De manera que es requisito para proceder con los trámites de contratación lo siguiente: Toda la documentación requerida para proceder con las diferentes contrataciones solicitadas ante el IDP sean remitidas de manera digital, lo que implica que la solicitud debe ser firmada por este mismo mecanismo. Art. 40 RLCA Las empresas oferentes deberán estar registrados en esta plataforma Las unidades gestoras deberán designar uno o varios Administradores de Contrato quienes deben estar registrados como tales en el Sicop. Cabe señalar que este funcionario debe contar con firma digital, en caso contrario debe solicitarla mediante oficio a la Proveeduría Institucional del IDP. Sin este requisito no se podrán procesar solicitudes en el sistema de compras. Es responsabilidad de cada unidad gestora mantener este registro actualizado. 2.3 Definición y Responsabilidades de las Unidades Gestoras. Debe entenderse como Unidad Gestora toda aquella dependencia del Ministerio de Educación Pública, que solicite contrataciones relacionadas con procesos de capacitación a través del Instituto. Esta unidad será la encargada de proporcionar a la Proveeduría Institucional del IDPUGS la información necesaria para iniciar la contratación de servicios mediante los formularios preestablecidos; así como la de responder y/o coordinar los subsanes requeridos por los analistas de proveeduría. Además esta Unidad Gestora debe dar seguimiento, fiscalizar la ejecución contractual, evaluar la calidad de la actividad y tramitar la liquidación de la contratación para que la Unidad Financiera del IDPUGS realice el pago al contratista. Es importante aclarar que las funciones que debe desempeñar la Unidad Gestora como fiscalizador contractual, están contempladas en la Directriz DGABCA (Anexo 2), emitida por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, entre las que se destacan principalmente: Verificar la realización de actos previos por parte del contratista que sean necesarios para garantizar la correcta ejecución del contrato. 4

5 Realizar un control objetivo de la ejecución contractual, lo cual significa que el objeto contractual debe cumplirse en su totalidad. Revisar que el bien se adapte a la calidad y requerimiento establecido en la contratación (Evaluación de la actividad de capacitación). Ejercer el control técnico de la contratación y velar por que el contratista se ajuste a las condiciones y plazos establecidos en el contrato u orden de compra. Indicar y comunicar al Contratista la necesidad de corregir cualquier desajuste o inobservancia respecto al cumplimiento del objeto contractual. Conformar un expediente en el cual consten los documentos que consignen todas las vicisitudes de la ejecución del contrato (por ejemplo: orden de inicio, entregas, prórrogas, suspensiones, etc) e informar de los mismos a la Proveeduría Institucional del IDP para los trámites correspondientes y la actualización del expediente de la contratación. En lo concerniente propiamente a actividades de capacitación o formación deben incluirse: convocatorias, compromisos de asistencia, comprobantes de justificación de ausencias, cambio de participantes, sedes y fechas, estudios o sondeos de mercado o cualquier otra información pertinente, (lo resaltado en negrilla no corresponde al texto original, sin embargo se incluye para enmarcar el punto dentro de las características propias de la contratación de las actividades de capacitación). Advertir al Director de Programa o Subprograma presupuestario (Proveeduría Institucional del IDPUGS) la conveniencia de introducir modificaciones o correcciones al contrato, cuando se requiera para su correcta ejecución, de conformidad con los artículos 208 y 209, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Recomendar e informar la aplicación de cláusulas penales, multas, ejecución de garantías, rescisión o resolución del contrato cuando se advierta fundamento para ello. Llevar el control de la vigencia de la garantía de cumplimiento, colaterales o de funcionamiento. Recibir o rechazar mediante acta los servicios en las condiciones de calidad y plazo acordado en el contrato. Advertir al Director de Programa o Subprograma presupuestario (Proveeduría Institucional del IDPUGS) sobre presuntas faltas administrativas cometidas por el contratista durante la ejecución del contrato. Establecer mecanismos de comunicación eficiente entre las partes que intervienen en la contratación. Todos los funcionarios encargados de las formalidades contractuales quedan sujetos a las responsabilidades establecidas en el Capítulo X, Sección Segunda (Sanciones a funcionarios públicos), artículos 96 y 96 bis de la Ley de Contratación Administrativa; Capítulo V (Delitos), artículos 45, 50 y 51 de la Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito de los funcionarios públicos, el artículo 110 de la Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos (Hechos generadores de responsabilidad administrativa). 5

6 2.4 Plan de Formación Permanente. (PFP). Es requisito indispensable para el trámite de cualquier proceso de contratación de actividades de capacitación que esta se encuentre incluida y aprobada en el Plan de Formación Permanente (PFP) de la Unidad Gestora, avalado por el Departamento de Planes y Programas o que se haya incluido mediante adenda al PFP, con la debida aprobación del Centro de Capacitación y Desarrollo (CECADES) de la Dirección General del Servicio Civil. Para el año 2018 solamente se admitirá una única adenda por trimestre., según Circular IDP- DE , (Anexo 3). 2.5 Acuerdos de Compromisos para la asistencia a actividades de capacitación. La Unidad Gestora será la responsable de solicitar a todos funcionarios que haya convocado para participar en una capacitación, el formulario Acuerdo de Compromiso para la Asistencia a Actividades de Capacitación debidamente lleno y firmado en apego a lo indicado en la circular CCD de la Dirección General del Servicio Civil (Anexo 4). De igual manera, este formulario será custodiado por la Unidad Gestora como respaldo en caso de incumplimiento del funcionario, este formulario será remitido a la Proveeduría Institucional del IDPUGS únicamente en los casos en que se soliciten las sanciones disciplinarias y/o pecuniarias. Adicionalmente, se debe considerar que para capacitaciones mayores a tres meses, en concordancia con el artículo 45 de la Directriz DG , el funcionario deberá suscribir el respectivo Contrato de Capacitación y el servidor quedará obligado a prestar sus servicios al Estado una vez concluida su capacitación, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 del la Ley N Procesos de contratación administrativa relacionadas con actividades capacitación por parte de las Unidades Gestoras. Para la ejecución ordenada, adecuada, oportuna, eficiente y eficaz de las funciones de la Proveeduría Institucional del IDPUGS, así como del Área Financiera y de las Unidades Gestoras se establecen los siguientes lineamientos específicos de acatamiento obligatorio, para la contratación de actividades de capacitación, según se encuentran definidas por el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público en la sub partida y por la Resolución DG de la Dirección General del Servicio Civil (Anexo 5). 3.1 Proceso de Inducción y asesoramiento a la Unidades Gestoras. La Proveeduría Institucional IDPUGS será la encargada de capacitar y asesorar a los funcionarios de las Unidades Gestoras, sobre los procedimientos de solicitud y ejecución de procesos de contratación administrativa relacionados con actividades de formación, y los Lineamientos de la 6

7 Proveeduría Institucional. Para lo cual se realizará una actividad con los funcionarios con perfiles de Solicitante y Administradores de Contratos de las dependencias centrales y regionales del Ministerio que realizan procesos de contratación con el Instituto. 3.2 Registro de Firmas. Para la tramitación de los formularios es requisito que las Unidades Gestoras actualicen la lista de los funcionarios responsables y autorizados para firmar digitalmente los documentos relacionados con el proceso de contratación como por ejemplo: Solicitudes de contratación, actas de recepción, oficios, etc. 3.3 Registro de Funcionarios en Sicop. El Sistema Sicop requiere para la realización de trámites que cada Unidad Gestora, tenga registrados dentro del sistema los funcionarios que cumplirán la labor de Solicitantes y de Administradores de Contrato, para lo cual es necesario que cuenten con firma electrónica. La asignación o cambios de estos roles debe solicitarse mediante oficio a la Proveeduría Institucional del IDPUGS. 3.4 Expediente digital de Contratación Administrativa en SICOP. De conformidad con los artículos 40 y 40 bis de la Ley de Contratación Administrativa y 148 del Reglamento a esa Ley; todos los procedimientos de contratación administrativa deberán realizarse por medio del Sistema Integrado de Compras Pública (SICOP), de manera que solo se recibirán documentos digitales en cumplimiento de dicha normativa para la implementación del Expediente electrónico. Al respecto la ley señala:. Serán susceptibles de realizarse por medios electrónicos, todas las actuaciones de la administración y los particulares necesarias para el desarrollo de la totalidad de las etapas de los procedimientos de contratación administrativa, conforme las regulaciones de la Ley N 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos de 30 de agosto de Con base a lo anterior y lo dispuesto en la Directriz DGABCA , todo documento que deba formar parte del expediente electrónico, deberá ser incorporado a este, haciendo uso de los distintos módulos diseñados al efecto en el SICOP; tratándose de documentos complementarios, a través del apartado denominado Información relacionada 3.5 Formularios de Solicitud de contratación para capacitaciones. Con el fin de realizar un proceso estandarizado y facilitar la gestión y cumplimiento de requisitos legales y técnicos de los procedimientos de contratación, la Proveeduría Institucional del IDPUGS ha elaborado una serie de formularios para su utilización en las diferentes etapas del proceso de 7

8 contratación por parte de la Unidad Gestoras. Todos los formularios pueden ser descargados de la siguiente dirección electrónica. o solicitados vía correo electrónico a la cuenta proveeduria.idp@mep.go.cr 3.6 Inicio del Procedimiento de Contratación Administrativa Todo proceso de contratación administrativa iniciará con la elaboración de un oficio con la Decisión Inicial Administrativa de promover el concurso por parte de la Unidad Gestora dirigido a la Proveeduría Institucional del IDPUGS; solicitando el trámite y remitiendo los formularios digitales correspondientes dependiendo del tipo de procedimiento, ya sea concursal o excepcionada. Debe utilizarse para este efecto, la última versión del formulario correspondiente. Las solicitudes presentadas mediante formularios antiguos no serán tramitadas. Las versiones actuales se identificarán por el año de emisión, en este caso Para cumplir con la disposición legal del uso de expedientes digitales, los formularios de solicitud deben ser entregados a la Proveeduría Institucional del IDPUGS mediante correo electrónico a proveeduria.idp@mep.go.cr únicamente con firma digital (no se reciben firmas escaneadas). Los procedimientos de contratación aplicables a los procesos de capacitación se dividen en 2 tipos: Contrataciones Concursales y Contrataciones Excepcionadas. 3.7 Contrataciones Concursales. Las contrataciones de actividades de capacitación cuya temática, justificación o razón de la necesidad este directamente relacionada con el que hacer del MEP o con los objetivos señalados en el Plan Nacional de Desarrollo y atienden las áreas prioritarias que responden a una Estrategia Nacional, o a la Política Educativa se realizará mediante los procedimientos concursales. En dichas contrataciones las Unidades Gestoras satisfacen una necesidad específica de la Administración, mediante un proceso concursal que dependiendo del monto podría ser: Contratación Directa Concursal, Licitación Abreviada o Licitación Pública. Para el trámite de estas actividades se solicitará mediante el formulario IDP-PROV ed1 y la Unidad Gestora deberá realizar previamente los siguientes pasos: Presentación para su aprobación del Formulario de Capacitación 1(FOCAP 1) ante el Departamento de Planes y Programas. Es requisito obligatorio e indispensable adjuntar al formulario de compra el Informe con los resultados y análisis sobre el estudio de mercado realizado por cada Unidad Gestora, con el fin de respaldar las especificaciones técnicas, el contenido presupuestario requerido y valorar las diferentes opciones de ofertas que se presentan en el mercado, la cual se debe ajustar a los requerimientos y necesidades de la Administración. 8

9 La Unidad Gestora deberá indicar en su solicitud todas las especificaciones técnicas del servicio requerido, ya que este es el insumo para que la Proveeduría confeccione el Pliego de Condiciones o Cartel que será publicado para conocimiento de los posibles oferentes. El tiempo requerido para el trámite de estos procedimientos depende del tipo de contratación. En el caso de la Contratación Directa Concursal y las Licitaciones Abreviadas los tiempos estimados, contados a partir de la autorización del Focap 1 se presentan en los Anexo N 6 y Anexo N 7; sin embargo, cabe señalar que estos plazos pueden variar según las particularidades de cada proceso y que los tiempos indicados en los anexos NO contemplan el plazo de convocatoria, ejecución y conclusión del curso. Los plazos de las Licitaciones Públicas, no se adjuntan, ya que por su naturaleza no es común que se utilice en procesos de capacitación. Las Unidades Gestoras deberán planificar y contemplar dentro de los cronogramas de actividades lo relativo al tiempo necesario para realizar el trámite de aprobación del Focap 1 y la correspondiente convocatoria de las actividades considerando la siguiente línea de tiempo: APROBACION FOCAP 1 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN PLAZO CONVOCATORIA INICIO DE ACTIVIDAD 3.8 Contrataciones Excepcionadas. La Ley de Contratación Administrativa permite la posibilidad de realizar un procedimiento de compra por excepción o no concursal. Este procedimiento se fundamenta en el Capítulo IX Materias Excluidas de los Procedimientos del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa (RLCA) en sus artículos 137, 138 y 139. El artículo 137 se refiere a los acuerdos celebrados con sujetos de derecho internacional público, los cuales deben estar consignados por escrito, siguiendo los trámites correspondientes y suscribirse por funcionarios competentes. En caso de la contratación de cursos o capacitaciones a las Universidades Públicas estas se realizan al amparo del artículo 138 del RLCA. Sin embargo cabe indicar que este artículo aplica únicamente cuando se realiza la contratación de forma directa con la universidad no a través de Fundaciones, ya que las fundaciones son consideradas entes de derecho privado. El artículo 139 inciso e, señala: Servicios de capacitación: Los servicios de capacitación únicamente en los supuestos de capacitación abierta, entendida como aquella en la que se hace invitación al público en general y no es programada en atención a las necesidades puntuales de una Administración y en la cual se justifique su necesidad en función del cumplimiento de los fines institucionales. Las necesidades de capacitación específicas de cada entidad y que requieren de una contratación para esos fines deberán concursarse atendiendo a la estimación que se haga, a 9

10 excepción del supuesto en el que la empresa y el instructor sean extranjeros, idóneos y por su especialidad, se considera fuera de competencia, en cuyo caso podrá hacerse de manera directa. Es necesario que la Unidad Gestora contemple previo a formular una solicitud lo estipulado en oficio (DCA-2219) del 07 de setiembre del 2015, donde se indicó ( la excepción es una condición especial y no es la regla general, por lo que en esas ponderaciones que debe realizar la Administración debe considerar las diferentes alternativas del mercado para satisfacer sus necesidades de bienes y servicios, con el objeto de adoptar la decisión que le resulte más favorable al interés público y los principios de eficiencia, eficacia y economía.) En el caso específico, capacitación abierta, entendida como aquella en la que se hace invitación al público en general y no es programada en atención a las necesidades puntuales de una Administración. La Proveeduría Institucional del IDPUGS la interpreta como aquella en que la temática de la actividad es de aplicación general a las funciones, labores u operaciones que se desarrollan en las diferentes entidades; ya sean públicas o privadas, en sus diversos campos de acción, las cuales serán adaptadas a las particularidades de cada institución o empresa según corresponda. La característica de invitación abierta implica que permite la participación del público en general; dentro de un marco de razonabilidad en la cantidad de cupos disponibles para la prestación del servicio de calidad dentro de la práctica común del mercado. Cabe señalar que, la publicación de dicha invitación en los medios de comunicación permitidos obedece únicamente, al cumplimiento del principio de publicidad. De igual forma, la temática propuesta en la invitación y en el contenido de la actividad a desarrollar, debe ser de carácter general y no relacionado con contenidos propios o específicos dentro del ámbito de la actividad ordinaria de la Administración. Para la contratación por excepción la unidad gestora debe aportar los siguientes documentos: Oficio de Decisión de inicio del procedimiento a requerir, en el cual se indique expresamente la solicitud de contratar y los documentos remitidos Formulario IDP-PROV ed. 1, debidamente confeccionado, completo, indicando con claridad y ampliamente todos los rubros del punto 6. Justificación de la Actividad; particularmente se hacer necesario considerar dentro del rubro Empresa Seleccionada la justificación respaldada por el estudio de mercado para determinar que la empresa escogida es la que mejor puede satisfacer dicha necesidad, finalmente contar con la firma autorizada Invitación abierta al público en general (recorte de anuncio en prensa escrita, correo electrónico masivo, fax, publicación en página web, boletines u otro medio publicitario masivo). Debe contener como requisitos mínimos: nombre, lugar, fecha, horario y costo de la actividad, temario o contenido, servicios adicionales, teléfono o correo electrónico para consultas. Factura proforma del oferente original o copia, con una vigencia mínima de 30 días hábiles, a nombre del Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gámez 10

11 Solano (no se aceptan cotizaciones a nombre del MEP ni de la unidad gestora), se cotiza neto sin impuesto de venta, indicar expresamente que acepta la forma de pago del gobierno, cantidad de participantes, costo unitario, costo total, lugar donde se realizará la actividad, servicios adicionales (alimentación y/o parqueo), horarios y fechas. Dentro de la planificación y cronograma de la actividad a realizar por parte de la Unidad Gestora, esta debe considerar que la Proveeduría Institucional del IDPUGS cuenta con un plazo de 20 días hábiles para realizar el trámite de la contratación del servicio solicitado para este tipo de procedimiento (Anexo 8). 3.9 Restricciones para contratación de actividades de capacitación Toda aquella dependencia que tenga procesos pendientes de liquidación por no presentación de documentos (facturas, actas de recepción, subsanes de liquidación) en el plazo establecido de diez días posteriores a la conclusión de una actividad, no podrán presentar solicitudes de capacitación hasta que tenga al día los procesos Fechas de presentación de solicitudes de contratación de acuerdo con lo publicado en el calendario escolar. Con la finalidad de mantener una recepción ordenada y garantizar la adecuada atención de las necesidades de las unidades gestoras, se incluyen dentro del calendario escolar 4 fechas para la recepción de solicitudes para la contratación de capacitaciones: Cursos del I Trimestre: Del 15 de enero al 26 de enero Cursos del II Trimestre: Del 19 de febrero al 02 de marzo Cursos del III Trimestre: Del 21 de mayo al 1 de junio Cursos del IV Trimestre: Del 20 de agosto al 31de agosto Es necesario recordar que para la realización de las actividades de capacitación las unidades gestoras deben planificar con la debida antelación los tiempos requeridos para presentar los trámites ante el IDPUGS y las fechas para convocar funcionarios e iniciar la actividad de capacitación. Adicionalmente, para la contratación de capacitaciones virtuales o bimodales, es requisito contar con el criterio técnico del diseño del curso por parte del Departamento de Gestión de Recursos en donde se especifique los motivos por los cuales dicho curso no puede ser desarrollado internamente desde el IDPUGS, y por lo tanto, se justifique de forma clara la solicitud de compra, apegados a los principios de eficacia, eficiencia y economía Incumplimiento en la participación a actividades de capacitación. De igual forma en concordancia con la Resolución DG , en su Capítulo IX: Incumplimiento de Actividades de Capacitación, artículo 33 que indica: no se tramitarán 11

12 nuevas actividades de capacitación al servidor que tenga responsabilidades por concepto de incumplimiento con actividades de capacitación previas, a menos que haya logrado suscribir algún acuerdo con la Institución para resolver la responsabilidad pendiente. De esta forma la Unidad Gestora deberá verificar que los funcionarios cumplan con lo señalado en el Acuerdo de Compromiso de Asistencia. Es obligación de la Unidad Gestora remitir al Departamento de Gestión Administrativa y Financiera del IDPUGS un oficio solicitando el trámite de recuperación de los recursos económicos de los funcionarios que incumplen los acuerdos o contratos de participación, adicionalmente deben adjuntar el original del Acuerdo de Compromiso de Asistencia o el Contrato respectivo Fecha Límite para la finalización de las actividades de capacitación. La fecha límite para la finalización de los cursos que sean contratados por el IDPUGS, sin importar el procedimiento de contratación aplicado, no podrá ser superior al último día hábil del mes de noviembre. Excepto en los casos de actividades que fueron contratadas y que su finalización se previó para el año siguiente. Esto con el fin de que se puedan realizar oportunamente los trámites administrativos para el pago de las actividades, así como el reconocimiento de viáticos cuando corresponde cumpliendo los plazos para presentación, trámite y pago de los mismos. De manera que no generen compromisos no devengados ni indemnizaciones para el año siguiente, en cuyos casos el monto pendiente de pago se reducirá del presupuesto asignado a cada Unidad Gestora en el año entrante Confección de los certificados. La Administración Pública en los procesos de contratación por excepción al amparo del artículo 131 inciso e del RLCA, se apega y acepta las condiciones que plantea la empresa oferente en cuanto a la elaboración y contenido de los certificados, ya que los oferentes no están sujetos a las disposiciones de la Dirección General del Servicio Civil, por lo tanto, no es posible solicitar cambios en los certificados, en la metodología de evaluación, contenidos de los cursos que plantea la empresa originalmente en su oferta de servicios. Caso contrario aplica en los procesos de contratación concursales, donde es la Unidad Gestora la que establece las especificaciones técnicas y condiciones de las necesidades que requiere. Por lo anterior, se recomienda que en el momento de la compra de cupos o contrataciones por excepción, la Unidad Gestora consulte a la empresa los detalles de la metodología de evaluación y los certificados para determinar si realiza la solicitud de compra o bien busca otras opciones de contratación. Sin embargo en los procesos concursales la Unidad Gestora debe considerar e incluir los requisitos mínimos que debe contener el certificado de la actividad de formación dentro de las especificaciones técnicas en el formulario de solicitud de la capacitación; de manera que la Proveeduría Institucional del IDPUGS lo incluya en el cartel como una condición cartelaria. 12

13 3.14 Liquidación y pago de Actividades de Capacitación. Una vez finalizado el evento de capacitación la Unidad Gestora deberá remitir a la Proveeduría Institucional del IDPUGS, en un plazo no mayor de 10 días hábiles los siguientes documentos: Formulario IDP-PROV ed.1, llamado Acta de Recepción Definitiva de Actividades de Capacitación firmado digitalmente y remitido a los correos electrónicos proveeduría.idp@mep.go.cr y lucia.acuna.bonilla@mep.go.cr Factura que cumpla con los requisitos de la Dirección de Tributación Directa firmada y sella por el contratista a nombre del Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gámez Solano (no se aceptan a nombre del MEP o de la unidad gestora); donde se indique: Fecha de emisión, descripción del curso, el número de la contratación, el número de la orden de compra, número de cuenta cliente en colones o dólares del contratista, sin impuesto de venta u otros, nombre de la actividad, línea o líneas que se cancelan, cantidad de participantes, fechas y horarios de la actividad Declaración jurada de los funcionarios convocados a la capacitación emitida por la Unidad Gestora; en la cual se detalle el nombre, número de cédula, nota obtenida (cuando aplique), si asistieron o no a la capacitación y si aprobaron o reprobaron el curso. Con el fin de actuar de conformidad con lo indicado en la circular CCD-C de la Dirección General del Servicio Civil Formulario de la Evaluación de la Actividad de Capacitación Certificación oficial emitida por la institución contratada, de las calificaciones obtenidas por los participantes y las horas efectivas de asistencia. La fecha límite para la presentación de los documentos para liquidación de contrataciones de capacitaciones será el primer viernes del mes de diciembre. Todo documento incluyendo subsanes de liquidaciones que ingrese posterior a esta fecha generará un compromiso no devengado que se rebajará del presupuesto asignado a cada unidad gestora en el año siguiente. Estos lineamientos rigen a partir de su divulgación. Revisado por: Lic. Gianni Jose Montero López Jefe Dpto. Gestión Administrativa y Financiera Licda. Marilyn Jiménez Acuña Asesora Legal Aprobado: Alexander Castro Mena Director Ejecutivo Fecha de aprobación: 11 de enero del

14 Los anexos adjuntos se incluyen mediante hipervínculos, por lo que pueden visualizarse mediante un Click sobre el nombre del anexo: Anexo 1 DGABCA Anexo 2 DGABCA Anexo 3 CIRCULAR IDP-DE pdf Anexo 4 CCD Anexo 5 DG Anexo 6 Cronograma Contratación Directa Anexo 7 Cronograma de Licitación Abreviada Anexo 8 Cronograma Contratación por excepción 14