Resolución final del procedimiento de auditoría

Transcripción

1 Con fundamento en lo establecido en los artículos 32 fracc. I, inciso d) de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato; 6, 7, 11 fracc. XIV de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato; 13 y 24 del Reglamento de Procedimientos de Auditoría para las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado; se emite la presente: Resolución final del procedimiento de auditoría Datos Generales Dependencia / Instituto de Seguridad Social del Estado de Guanajuato Entidad Área evaluada Dirección General Folio B/ISSE/DG/010/2012 Periodo Enero - Diciembre 2011 Tipo de Auditoría Operativa Evaluar las adquisiciones de artículos a comercializar efectuadas por la Coordinación de Adquisiciones, así como la contratación de servicios de logística, distribución y almacenamiento Objetivo efectuadas por la Subdirección General de Planeación, Subdirección General de Unidades de Negocios y áreas involucradas en el proceso, todas adscritas al Instituto de Seguridad Social del Estado de Guanajuato Fecha de inicio 10 de abril 2012 Fecha de cierre 24 de septiembre 2012 Resumen de resultados al cierre de la auditoría Se detectaron en total 10 observaciones, 4 relevantes y 6 administrativas. Al cierre de la auditoría persisten 7 observaciones sin solventar. Concepto Observaciones Relevantes Administrativas Incidencias Detectadas Solventadas / Atendidas No solventadas / No atendidas Observaciones relevantes 1. INCONSISTENCIAS EN EL PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN Se contrataron directamente servicios de logística, distribución y almacenamiento de medicamentos sin que exista constancia que la empresa adjudicada ofreciera las mejores condiciones para el Estado. Adicionalmente no se localizó el dictamen que haya justificado la elección del proveedor. Página 1 de 5

2 2. PAGOS IMPROCEDENTES Erogación por concepto de salarios pagados a personal durante el ejercicio de 2011, por realizar funciones de etiquetado de medicamentos. Requisito obligatorio a cargo de los proveedores de medicamento. Adicionalmente no se tiene cuenta de que el ISSEG haya realizado cobro alguno con estas empresas, para recuperar el costo incurrido. 3. INDEBIDO EJERCICIO DE ATRIBUCIONES De la revisión a la facturación realizada por el ISSEG en el ejercicio de 2011 por la venta de medicamentos, se identificó que se realizaron ventas con los siguientes hallazgos: a) Conflicto de intereses. Se identificó que en el domicilio fiscal de la empresa, se encuentra operando una unidad de salud cuyo propietario es hermano de un funcionario del ISSEG, y quién envío a petición de su hermano a un agente de ventas a la empresa para negociar la venta de medicamentos con claves del sector salud. b) Los medicamentos vendidos estaban etiquetados con la leyenda Para uso exclusivo del sector salud, prohibida su venta, considerando que en las órdenes de compra emitidas por el propio ISSEG para formalizar las compras, se estableció como obligatorio éste requisito. c) Inconsistencias en los precios de venta de los medicamentos. d) Facturación desfasada de venta de medicamentos que se realizó entre enero a junio de 2011, y facturada hasta agosto de e) Factura pendiente de pago, sin evidencia de acciones para motivar el mismo. 4. FALTA DE APLICACIÓN DE SANCIÓN De la revisión a las órdenes de compra, facturación, remisiones, y pagos por compras de medicamento, se determinó: a) Medicamentos que no fueron surtidos, y de los cuales no existe evidencia de haberse aplicado la penalización señalada en la orden de compra. b) Medicamentos que se facturaron a un precio mayor al establecido en la orden de compra. c) Compras de medicamentos que no se encontraban incluidos en ninguna orden de compra, sin autorización para su adquisición. d) Duplicidad en la facturación de lotes de claves de medicamentos. e) De la revisión a la matriz de precios que fue utilizada en el ejercicio 2011 para adjudicar las compras de medicamentos por clave se determinó: e.1) Se carece de una solicitud formal para que los proveedores cotizaran en igualdad de circunstancias las claves de medicamentos a ser adquiridos durante e.2) No todos los precios de medicamentos están respaldados por la cotización del proveedor. Adicionalmente se carece de cotizaciones de proveedores. e.3) Compras adjudicadas a un proveedor distinto al señalado en la matriz de precios. e.4) Compras adjudicadas a un precio diferente al señalado en la matriz de precios. Página 2 de 5

3 Observaciones administrativas 1. AUSENCIA DE REQUISITOS DE EXISTENCIA Y VALIDEZ DE CONTRATOS Los contratos de prestación de servicios de suministro de medicamentos a través de receta médica y administración de medicamentos, mismos que abarcan la instalación de farmacias y mantenimiento de stocks, no han sido firmados. 2. INCONSISTENCIAS EN EL PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN En el ejercicio de 2011 se realizaron compras de medicamentos para la prestación del servicio de suministro y administración de medicamento por parte del ISSEG de lo cual se determinó: a) La Coordinación del Seguro Popular a través de la Gerencia de Ventas Institucionales no comunicó al Subcomité de Adquisiciones del ISSEG las necesidades relativas a la compra de medicamentos, a fin de que se analizara de manera específica la compra respectiva por estar en alguno de los supuestos de excepción señalados en el artículo 86 en relación con el 87 de la Ley de Adquisiciones para el Estado, o en su caso realizar los procedimientos de licitación correspondientes con base en los montos máximos de la Ley de Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de Cabe señalar que específicamente de 70 órdenes de compra, cada una rebasó el monto de adjudicación directa o adjudicación directa con cotización de tres proveedores. b) Dentro del monto de las compras señaladas en el inciso anterior se realizaron compras directas que se respaldan con cartas de exclusividad de 2 laboratorios, sin embargo dicha excepción no fue sometida a autorización del Subcomité de Adquisiciones del ISSEG ni al acuerdo del sujeto de ley. c) De los 16 proveedores con los que se realizaron compras, 5 de ellos no se encuentran inscritos en el Padrón Estatal de Proveedores del Gobierno del Estado. No 3. INCONSISTENCIA EN REGISTRO Y CONTROL DE LOS INGRESOS Derivado de la revisión de la Cartera de Seguro Popular al cierre del mes de diciembre del 2011 se detectó mediante conciliación facturas que se reconocieron desfasadamente en la contabilidad del ISSEG. 4. INCONSISTENCIA EN EL CONTROL DE INVENTARIOS (ALMACÉN/MERCANCÍAS) De la revisión al inventario de medicamentos del Seguro Popular se determinó: 1. En la Coordinación del Seguro Popular no se tiene establecido un esquema de control y supervisión de medicamentos que asegure su resguardo: Inventarios: a) Ausencia de un programa anual de inventarios físicos tanto en las farmacias del Seguro Popular como en el Centro de Distribución que opera el prestador de servicios, en relación a este último no se cuenta con un inventario físico y preciso al 100%. Salidas de almacén: a) No existe seguimiento oportuno que permita asegurar las salidas diarias de inventario. b) Se carece de controles que aseguren la administración del inventario. c) La Coordinación del Seguro Popular no presentó evidencia de la baja de medicamento caduco. d) No existe análisis de seguimiento para justificar, o en su caso resarcir o reintegrar el valor del medicamento caduco. 2. El sistema informático que operó durante el ejercicio 2011 para el registro y control de inventarios, no proporciona información confiable sobre los movimientos y saldos de los inventarios, debido a lo siguiente: Página 3 de 5

4 a) El sistema, no se encuentra enlazado con el sistema contable del ISSEG. b) Se registran únicamente movimientos en unidades sin considerar valores. c) La información que se ingresa en el sistema, respecto de las entradas y salidas de medicamento, no es confiable dado que no es revisada y supervisada. Lo expuesto ha originado diferencias en el valor de los inventarios al cierre del ejercicio de En este sentido, no se proporcionó evidencia sobre el origen de dicha diferencia, así como de las acciones a realizar para reflejar el saldo contable correcto, y este último contra las existencias físicas reales. Finalmente es importante destacar que no existe un inventario físico al cierre del ejercicio, mismo que permita razonar el saldo según contabilidad. No 5. FALTA DE ENTREGABLES Se revisaron dos contratos para el desarrollo de un software informático. Durante el ejercicio 2011, se verificó que no existe evidencia de la entrega formal, liberación e implementación al 100% de dicho software, o bien de un seguimiento por parte del ISSEG que respalde que se hayan implementado acciones tendientes a exigir el cumplimiento de entregables. Lo anterior, ha originado que la falta de operatividad del sistema de lugar a deficiencias en el control de inventarios de medicamentos del Seguro Popular. No 6. PAGOS NO JUSTIFICADOS En el ejercicio de 2011 por concepto de servicios de distribución del Seguro Popular del mes de abril de 2011, siendo que otra empresa ejecutaría este servicio por los meses de abril a diciembre de RECOMENDACIONES. 1. Estructura Organizacional Análisis y estudio de la estructura actual para que se establezcan las medidas necesarias para contar con procesos sólidos en la generación de información segura y confiable; análisis de los factores reglamentarios en el proceso de compras a fin de que se garantice que el personal conozca su ámbito de actuación y marco legal para el ejercicio de funciones; establecer mecanismos de supervisión continua a fin de que se garantice el cumplimiento de las obligaciones y entregables de los contratos; definir los niveles de autoridad en cada una de las áreas de trabajo así como informar por escrito a las áreas respecto de sus funciones y documentar las comisiones del trabajo. 2. Compras de medicamentos. Implementar la planeación y diseño de un programa anual de compras; evaluar la posibilidad de realizar compras consolidadas de medicamentos. Página 4 de 5

5 3. Sistemas informáticos para el control de inventarios. Que el sistema contemple la emisión de órdenes de compra, control de cartera de clientes, información sobre movimientos de entradas y salidas de medicamentos y reportes sobre caducidad. Involucrar al área contable del ISSEG para la implementación de un nuevo sistema. 4. Almacén de inventarios y farmacias del Seguro Popular en las unidades médicas. Implementar un proceso para la verificación y supervisión de los inventarios; establecimiento de controles para la salida de medicamentos; así como evaluar la posibilidad de contratar a un externo para la depuración y precisión de los inventarios. 5. Caducidad de medicamentos. Determinar el periodo máximo de vencimiento para cada uno de los medicamentos que ofrezcan los proveedores para la venta al ISSEG a fin de evitar mermas; definir personal encargado para el control sobre los vencimientos; así como solicitar intervención del área jurídica y de auditoría interna del ISSEG en los actos de destrucción de medicamentos. RESOLUCIÓN. Derivado de las conductas que pudieran determinarse de las observaciones no solventadas en atención a la Ley de Responsabilidades Administrativas de los servidores públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios, se determinó remitir el expediente del procedimiento de auditoría a la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la STyRC, para que en el ámbito de su competencia resuelva lo que a Derecho Corresponda. El Director General de Auditoría Gubernamental C.P. Miguel Ángel Fonseca Gutiérrez Página 5 de 5