SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN OPERATIVA (SIGO) APLICACIÓN FICHAS DE SUPERVISIÓN (ANDROID) MANUAL DE USO

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1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN OPERATIVA (SIGO) APLICACIÓN FICHAS DE SUPERVISIÓN (ANDROID) MANUAL DE USO

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3 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN OPERATIVA (SIGO) El Sistema Integrado de Gestión Operativa (SIGO) se encarga de agrupar a los Aplicativos de Gestión Operativa del Programa Nacional de Alimentación Educativa Qali Warma en Módulos relacionados con la finalidad de compartir información que permita administrar, Monitorear y Supervisar los diferentes procesos que son realizados en las Unidades Territoriales a lo largo del territorio nacional de manera que pueda actuar como soporte en el proceso de toma de decisiones para la alta dirección. La Gestión Operativa es un proceso por el cual se orienta, se previene, se emplean los recursos y esfuerzos para llegar a una meta, un fin, un objetivo o a resultados de nuestra organización todas estas obtenidas por la secuencia de actividades además de un tiempo requerido. MODULO: FICHAS DE SUPERVISIÓN INICIAL El Módulo Fichas de Supervisión ha sido desarrollado con la finalidad de Sistematizar el proceso de Supervisión Inicial y Supervisión de Seguimiento de las Plantas y Almacenes de los Postores y Proveedores que trabajaran con los Comités de Compra durante el presente año. Este Módulo ha sido desarrollado en dos plataformas: Plataforma Web: requiere de acceso a Internet Plataforma Android: Especialmente diseñada para dispositivos móviles sin necesidad de acceso a Internet. La Aplicación ha sido desarrollada íntegramente para dispositivos portátiles con sistema operativo Android, de tal forma que puede instalarse en Smartphones, Tablets, etc. haciendo que estos equipos almacenen la información obtenida durante la supervisión inicial, sin necesidad de tener activa una conexión a datos o WIFI, o un Plan de Datos de Internet, de cualquier empresa del medio. La Aplicación Android podrá ser descargada en forma gratuita desde Google Play (PlayStore) y ser instalada en cualquier equipo con sistema operativo Android 4.1 o superior; teniendo en cuenta que se recomienda por cuestiones estéticas utilizar pantallas de 7 pulgadas o superiores a fin de que se pueda apreciar con mayor calidad cada una de las opciones de la ficha al momento de ser llenada. El link para realizar la descarga es: Página 1 de 36

4 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) REQUERIMIENTOS TECNICOS: Los requerimientos técnicos básicos para que este Aplicativo pueda funcionar en un equipo portátil los siguientes: CARACTERÍSTICA DESCRIPCIÓN Sistema Operativo Android 4.1 o superior, Español Procesador Quad Core, de 1.2GHz. o superior RAM 1GB DRR3 o superior Almacenamiento 4GB o superior / Externo. 32 GB o superior Conectividad 3G/4G Pantalla Tamaño 7-Pulgadas, de 1024x600 o superior, Multi Touch Cámara Frontal 2MP y posterior 8MP o superior GPS SI Bluetooth Micro USB Puerto DATA Micro SD Slot Card Video, audio e imagen Formato Multimedia SI WIFI 2000mAh Batería 12 meses Restricciones Importante: Cuidado especial con equipos marca SONY (no recomendados por rutas de acceso a información y vista parcial de fotografías) INSTALACIÓN DE LA APLICACIÓN ANDROID Descargas desde Google Play: Página 2 de 36

5 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Una vez instalada la aplicación apreciaremos la forma en que se muestra el icono con el logotipo de Qali Warma. Debe recordar que antes de iniciar la aplicación deberá verificar que el dispositivo GPS este activado y funcionando, caso contrario no se podrá acceder a la aplicación. Asimismo, debe evitarse usar otros aplicativos durante el uso del aplicativo, a fin de evitar posibles errores a causa de falta de memoria. (Figura 01) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión instalado Página 3 de 36

6 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Apreciaremos la forma en que se inicia el aplicativo Fichas de Supervisión Inicial de Qali Warma. Indicando que está haciendo su carga al 100%. En esta primera sesión crea las tablas donde guardará la información de los postores y sus establecimientos, datos necesarios para validar las fichas. (Figura 02) Vista de la carga inicial del Aplicativo Fichas de Supervisión Página 4 de 36

7 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) El Aplicativo solicitará el ingreso de un USUARIO y una CONTRASEÑA para poder iniciar la carga de la información esencial para su funcionamiento, Datos de UBIGEO, Departamentos, Provincias y Distritos, Información sobre postores y sus almacenes, y otras tablas con datos relevantes. Estos accesos servirán para filtrar la información de los postores y sus establecimientos por Unidades Territoriales. (Figura 03) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Página 5 de 36

8 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Una vez validad la información de Ingreso, el Aplicativo inicia la descarga de la información esencial para su funcionamiento desde los servidores de Qali Warma, Datos de UBIGEO, Departamentos, Provincias y Distritos, Información sobre postores y sus almacenes, y otras tablas con datos relevantes. En la pantalla del equipo se ira mostrando el progreso de la actualización de la información. (Figura 04) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión descargando información Página 6 de 36

9 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Deslizando hacia arriba la parte inferior del aplicativo aparecerán tres botones de opciones: Configurar Aplicación, Fichas de Supervisión, Tutorial de la Aplicación. En la opción Tutorial de la Aplicación se podrá visualizar este manual desde el equipo, indicándoles cada uno de los pasos a seguir. (Figura 05) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión pantalla de inicio Página 7 de 36

10 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Al seleccionar la opción Ficha de Supervisión, el aplicativo les solicitara ingresar el RUC del postor a supervisar, tal y como se muestra en la pantalla siguiente. Solo se podrá ingresar 11 dígitos, tamaño validado del RUC. (Figura 06) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Ingreso de RUC de Postor Página 8 de 36

11 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Se mostrarán una vez validado los datos básicos del postor, su RUC y Razón Social, así como la le fecha del día (fecha de supervisión). (Figura 07) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Ingreso de Datos de Postor y Establecimiento Página 9 de 36

12 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Se deberá ingresar el nombre del profesional de Control de Calidad del establecimiento, y los datos del Supervisor evaluador junto a su número de DNI como se muestra en la figura siguiente. (Figura 08) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Ingreso de Datos de Responsable de Control de Calidad y Evaluador del Establecimiento Página 10 de 36

13 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) En la parte inferior se podrá apreciar una lista de establecimientos a supervisar, con el representante del establecimiento, el Aplicativo discriminará si es Planta o Almacén asignando automáticamente el tipo de ficha a usar. (Figura 09) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Lista de Establecimientos Página 11 de 36

14 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Una vez seleccionado el establecimiento aparecerá el mensaje indicándoles que tipo de ficha es la que se va a utilizar, dándole al usuario la oportunidad de cambiar su selección. Una vez aceptado se iniciara la creación de la ficha y no se podrá retroceder hasta que la ficha se culmine. (Figura 10) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión pantalla de Ingreso a la Ficha de Supervisión inicial de Raciones Página 12 de 36

15 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) El aplicativo iniciará con los motivos de descalificación de los establecimientos; es preciso recordar que al seleccionar cualesquiera de ellos deberá de adjuntarse una foto desde el aplicativo que acompañe o demuestre/ sustente el motivo de descalificación. La descalificación no procederá hasta que presione el botón CALIFICAR. (Figura 11) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión pantalla de inicio Motivos de Descalificación automática Página 13 de 36

16 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Una vez presionado el botón de descalificar apareceré el mensaje indicando que se va a descalificar la ficha y que no podrá ser modificada después de aceptar. En caso se cancele, se podrá cambiar esta opción y podría dejarse sin efecto la descalificación automática. (Figura 12) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Mensaje de Alerta Descalificación automática de Ficha Página 14 de 36

17 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Debe recordar que las preguntas de la Supervisión tienen TRES OPCIONES: CUMPLE, NO CUMPLE y NO APLICA, a partir de una lista desplegable, cualquiera de las preguntas seleccionadas le dan la opción al usuario de insertar una observación. (Figura 13) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Listas de Selección Página 15 de 36

18 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Asimismo, este campo de OBSERVACIONES cambia de color con la finalidad de señalar que la pregunta ha sido contestada: CELESTE las conformes, ROJAS las no conformes y GRIS O PLOMO las No Aplica; mientras que los que no han sido respondidos permanecen en un color plomo claro. (Figura 14) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Cambio de color de observaciones de preguntas contestadas Página 16 de 36

19 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Debe tener en cuenta que si selecciona la opción NO APLICA, esta pregunta quedará inhabilitada de la ficha no tomándose en cuenta para los cálculos finales. (Figura 15) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Listas de Selección NO APLICA Página 17 de 36

20 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) En la parte superior de las pantallas aparecerá la cantidad de páginas que contiene las ficha y debajo las fotos tomadas desde el aplicativo, se pueden tomar varias fotos de acuerdo a lo estipulado en el manual. (Figura 16) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Lista de Fotografías tomadas desde el aplicativo Una vez finalizada la selección de todas las preguntas se procederá a presionar el botón CALIFICAR que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana. Página 18 de 36

21 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) En caso no esté completa la selección de todas las opciones de las preguntas, el aplicativo enviara un mensaje indicando el número de preguntas inconclusas. (Figura 17) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Mensaje de Error: Faltan completar preguntas En caso este todo correctamente completado, el Sistema indicará que después de esta acción se procederá a CALIFICAR EL ESTABLECIMIENTO DEL POSTOR. Página 19 de 36

22 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Debe tener en cuenta que después de efectuar esto se grabará la información y será imposible realizar cualquier modificación sobre cualquiera de las preguntas. (Figura 18) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Mensaje previo a realizar calificación de postor Al presionar ACEPTAR aparecerá en la pantalla un mensaje indicando el total de puntos validos durante la inspección, los puntos obtenidos durante la supervisión, el porcentaje equivalente a su puntaje obtenido y el calificativo final. Página 20 de 36

23 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Al presionar ACEPTAR cerrará la ficha y pasara al ANEXO 1. (Figura 19) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Mensaje previo a realizar calificación de postor En la ficha de Supervisión Inicial de Productos, te indicará que vas a pasar al Anexo Nº 1, para ser llenado como etapa final de la supervisión. Página 21 de 36

24 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Al Finalizar la Ficha de Supervisión Inicial Modalidad Raciones se deberá ingresar la descripción de los Puntos Críticos de Control, os mismos que se muestran en la última página de este ficha. En esta parte se ingresara los equipos, marcas y empleados en la producción y/o almacenamiento. (Figura 20) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión ANEXO 1 Página 22 de 36

25 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Página 23 de 36

26 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Al presionar el botón de insertar equipo aparecerá la siguiente ventana donde se podrá ingresar los datos requeridos. Estos datos son necesarios para la inscripción del postor como proveedor. En primera instancia aparecerán los datos de los equipos con los que cuenta y su respectivo número de serie. (Figura 21) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión ANEXO 1: Ingreso de Equipos Marcas y Series Página 24 de 36

27 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Asimismo, se pueden agregar almacenes y sus respectivas áreas en metros cuadrados para efectuar una estimación de las capacidades. Estos ingresos se hacen en forma secuencial, se pueden ingresar varios. Asimismo, al final se puede eliminar alguno de los anteriormente ingresados. (Figura 22) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión ANEXO 1: Ingreso de Almacenes y Capacidad según de área Página 25 de 36

28 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Debe recordar que los datos ingresados en las listas anteriores se pueden eliminar con solo presionar el botón QUITAR que se encuentra al costado de cada uno de los elementos ingresados. Figura 23) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión ANEXO 1: Ingreso de Capacidades Finalmente deberá ingresar las cantidades de los estimados de almacenamientos por entrega. Página 26 de 36

29 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) (Figura 24) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Inserción de Equipos de Puntos de Control En la modalidad raciones aparecerán los puntos críticos que deben de ser llenados a fin de evaluar las capacidades de la planta. Página 27 de 36

30 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) (Figura 25) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Lista de Puntos Críticos de Control Recuerde que la lista de puntos críticos también puede ser eliminada y nuevamente llenada con solo presionar el botón QUITAR. Página 28 de 36

31 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Una vez culminado el llenado de los datos del ANEXO 1, se procederá a calificar presionando el botón FINALIZAR ANEXO, Recuerde que una vez presionado este botón no se podrá retroceder los datos serán grabados. (Figura 26) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Lista de Puntos Críticos de Control Página 29 de 36

32 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Una vez presionado el botón FINALIZAR ANEXO, aparecerá el siguiente mensaje, solicitando la confirmación para poder grabar los datos y calcular la calificación del anexo. Recuerde que es necesario que los datos sean llenados correctamente. (Figura 27) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Grabado de datos de Anexo 1 Página 30 de 36

33 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Terminado este proceso se mostrará un mensaje en medio de la pantalla indicando el calificativo otorgado a los datos llenados en el ANEXO 1. Debe recordar que no será aprobado si el calificativo de la ficha o el del anexo son NO SATISFACTORIOS. (Figura 28) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Calificación de Anexo 1 Página 31 de 36

34 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Al presionar el botón ACEPTAR, se finalizará las fichas indicando todos los calificativos obtenidos. El calificativo de la ficha, el calificativo del Anexo, y el calificativo Final. Debe recordar que no será aprobado si el calificativo de la ficha o el del anexo son NO SATISFACTORIOS. (Figura 29) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Calificación Final de la Sueprvision Inicial Página 32 de 36

35 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Terminado todo el proceso de las ficha procederemos a enviar la información a los Servidores de Qali Warma, para ello debemos ingresar al menú inicial de la aplicación y seleccionar el botón CONFIGURACION DE LA APLICACIÓN. (Figura 30) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Configuración de la Apliacación Página 33 de 36

36 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Dentro de la pantalla que aparece se podrá apreciar el botón ENVIAR DATOS con el cual se transfiere la información registrará de las inspecciones realizadas. Debajo de este botón se apreciara la lista de inspecciones drealizadas el ruc del posto r y el estado en el que se encuentra. El estado FINNALIZADA CORRECTAMENTE indica que se terminó con la ficha pero esta no ha sido enviada a los servidores de Base de Datos de Qali Warma. (Figura 31) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Envío de datos a Base de Datos Página 34 de 36

37 MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Presionando el botón ENVIAR DATOS se sincronizará la información enviando los datos a los servidores de Qali Warma. Este proceso se podrá verificar cuando aparezca en la lista inferior el mensaje en color rojo LA FICHA SE ENVIO CORRECTAMENTE. (Figura 32) Vista del Aplicativo Fichas de Supervisión Datos de Ficha enviados correctamente Página 35 de 36

38 MODULO: MODULO: APLICATIVO FICHAS INICIALES (ANDROID) Página 36 de 36