SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN OPERATIVA (SIGO) MÓDULO: LIBERACIÓN DE LOTES MODALIDAD PRODUCTOS MANUAL DE USO

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1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN OPERATIVA (SIGO) MÓDULO: LIBERACIÓN DE LOTES MODALIDAD PRODUCTOS MANUAL DE USO

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3 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN OPERATIVA (SIGO) El Sistema Integrado de Gestión Operativa (SIGO) se encarga de agrupar a los Aplicativos de Gestión Operativa del Programa Nacional de Alimentación Educativa Qali Warma en Módulos relacionados con la finalidad de compartir información que permita administrar, Monitorear y Supervisar los diferentes procesos que son realizados en las Unidades Territoriales a lo largo del territorio nacional de manera que pueda actuar como soporte en el proceso de toma de decisiones para la alta dirección. La Gestión Operativa es un proceso por el cual se orienta, se previene, se emplean los recursos y esfuerzos para llegar a una meta, un fin, un objetivo o a resultados de nuestra organización todas estas obtenidas por la secuencia de actividades además de un tiempo requerido. MODULO: LIBERACIÓN DE LOTES - MODALIDAD PRODUCTOS El Módulo Liberación de lotes ha sido desarrollado con la finalidad de Sistematizar el proceso de liberación de lotes alimenticios en la modalidad de Productos y Raciones. Los cuales se trabajan en base a los contratos realizados con los proveedores que proveen tales servicios, de esta manera dando la posibilidad de gestionar las liberaciones en base a los cronogramas establecidos en determinados contratos. Este Módulo ha sido desarrollado en dos plataformas: Plataforma Web: requiere de acceso a Internet Plataforma Android: Especialmente diseñada para dispositivos móviles sin necesidad de acceso a Internet. El acceso a este módulo es mediante un navegador de Internet pudiendo ser: Internet Explorer Google Crome Fire Fox Página 1 de 22

4 1. INGRESAR A LA APLICACIÓN POR EL EXPLORADOR WEB Ingresar la URL en el explorador (Figura 01) Vista de Ingreso al Módulo Liberación de Lotes SIGO Visto desde Google Chrome 2. AUTENTICARSE Ingresar su Usuario y Contraseña y presionar el botón Ingresar al Módulo. Las opciones se cargarán de acuerdo a los permisos asociados a su cuenta. Debe de tener en cuenta que al momento de ingresar, se valida los datos de la unidad territorial a la cual pertenece, de esta forma sólo se mostrará información relacionada a la misma. (Figura 02) Vista de Ingreso al Módulo CAE de SIGO al validar la cuenta Visto desde Google Chrome Página 2 de 22

5 3. FUNCIONALIDADES DE LA APLICACIÓN El módulo se encuentra en la opción de Liberación de Lote que se encuentra en la pestaña de Supervisión y Monitoreo de la aplicación web. Debe mencionarse que la información contenida en este módulo es requerida por el aplicativo Android de Liberación de Lotes, razón por la cual es indispensable que sean llenados correctamente. Para poder efectuar el proceso de liberaciones se deberá identificar inicialmente los proveedores y sus respectivos establecimientos en los cuales se realizará este proceso. En la imagen que se muestra a continuación se puede verificar la forma de ingreso al Módulo de Liberación de Lotes. (Figura 03) Vista de Ingreso al Módulo Liberación de Lotes SIGO Visto desde Google Chrome Página 3 de 22

6 4. BÚSQUEDA DE ESTABLECIMIENTOS: Los establecimientos que pueden generar liberaciones se pueden consultar en la pantalla principal del módulo, en la que se puede filtrar por la Unidad Territorial, el Comité de Compra, Ítem y Proveedor. En primer lugar, se debe seleccionar una Unidad Territorial, y continuamente se mostrará la lista de Comité de Compras. En segundo lugar se debe seleccionar un Comité de Compra y la Campaña, seguido de ello, se mostrarán el listado de Items y Proveedores respectivos. Finalmente se selecciona el ítem, y a continuación se muestran la lista de proveedores disponibles, junto con la lista de establecimientos del proveedor seleccionado. La lista de establecimientos varía de acuerdo al proveedor seleccionado. (Figura 04) Vista de establecimientos Visto desde Google Chrome Página 4 de 22

7 5. EDICIÓN DE NOMBRES DE ESTABLECIMIENTOS Una vez que se listan los establecimientos del proveedor deseado, se puede modificar el nombre de cada establecimiento. Esta acción se puede realizar tras hacer click en el botón de la columna de Editar Establecimiento. (Figura 05) Vista de establecimientos Luego se abre un pop-up en el que indica que se ingrese el nombre del establecimiento para el establecimiento de la fila seleccionada. Se ingresa el nombre y se hace click en el botón Actualizar, y luego Aceptar en el pop-up de confirmación de modificación. El nombre se actualizará en la grilla de establecimientos. (Figura 06) Pop-up de edición de nombre de establecimiento Página 5 de 22

8 (Figura 07) Pop-up de confirmación de modificación del nombre Página 6 de 22

9 6. REGISTRO DE NUEVA LIBERACIÓN El registro de una nueva liberación tiene la finalidad de generar una liberación asociada a un cronograma para un determinado establecimiento. (Figura 08) Vista de establecimientos Esta acción se puede realizar tras la búsqueda de establecimientos en la pantalla principal. Primero, se presiona el mouse sobre la opción Registrar del establecimiento que se desea agregar una nueva liberación. El resultado de esta es un pop-up con los contratos asociados al establecimiento, y la lista de cronogramas que pueden ser registrados en una posible liberación. (Figura 09) Pop-up para registrar una liberación asociado a un cronograma de entrega Página 7 de 22

10 En segundo lugar, se selecciona el contrato y se actualizará la lista de cronogramas según el contrato seleccionado. En tercer lugar, se selecciona el cronograma que se quiere añadir para una nueva liberación. (Figura 10) Mensaje de error que indica que ya se registró el cronograma previamente En cuarto lugar, se hace click sobre el botón de Guardar. El resultado de esto puede ser que se haya guardado exitosamente la liberación o, de lo contrario, se muestra el mensaje de error por las cuales no se pudo registrar una nueva liberación. (Figura 11) Mensaje de registro exitoso Página 8 de 22

11 Si el resultado fue exitoso, se mostrará una nueva liberación para el establecimiento, ubicada en la sección de liberaciones (Figura 12) Listado de liberaciones registradas Página 9 de 22

12 7. BÚSQUEDA DE LIBERACIONES POR ESTABLECIMIENTO El objetivo de esta funcionalidad es mostrar las liberaciones de lotes que fueron registradas en un determinado establecimiento. Para ello, previamente se debe haber realizado la búsqueda de establecimientos. En primer lugar, se debe ubicar en la lista de establecimientos generados tras la búsqueda de establecimientos que se realizó. En segundo lugar, se debe hacer click sobre la fila del establecimiento que se quiere filtrar. En tercer lugar, se muestra el resultado de liberaciones con el detalle de estas, como el Número de Liberación, Cronograma, Mes, Estado de Liberación y Opción de Registro de productos, Cancelación de liberación(no liberación) y Liberación manual (Liberación). (Figura 13) Vista de liberaciones por establecimiento Página 10 de 22

13 8. REGISTRO DE PRODUCTO PARA LIBERACIÓN El objetivo de esta funcionalidad es poder registrar los productos a liberar bajo su respectiva presentación unitaria, marca, cantidad y lote, para una determinada liberación. Además, se puede registrar otras opciones que se encuentran en la ficha de presentación y otras características. Esta funcionalidad es vital para agregar tantas presentaciones de productos a una liberación, las cuales tienen que ser supervisadas en el módulo de supervisión de fichas de liberación en la aplicación móvil. Por ello, se debe registrar los productos concernientes a liberar para su futura supervisión. Una vez registrada esta supervisión, queda inhabilitado el registro de productos en la liberación supervisada. Por lo tanto, solo se pueden agregar productos a una liberación en estado En Proceso, de lo contrario se mostrará el mensaje respectivo. A continuación, se muestra los pasos respectivos para realizar dicho registro. En primer lugar, se debe haber realizado la búsqueda de liberaciones por establecimiento. En segundo lugar, se debe presionar el mouse sobre la opción Agregar de la columna Producto de la liberación respectiva. (Figura 14) Vista de liberaciones por establecimiento, opción para registrar un nuevo producto En tercer lugar, se muestra un pop-up con la ficha de especificación del producto, en la cual todos los campos son opcionales, excepto por el nombre de producto, la presentación, la marca, cantidad y lote. Solo se puede registrar una presentación con un producto, y marca a la vez, excepto si es un producto de tipo Página 11 de 22

14 conserva o lácteo. Este pop-up está dividido en dos secciones, Verificación de Existencias y Evaluación del producto. (Figura 15) Pop-up de ficha técnica de producto, sección de Verificación de Existencias. Contiene las opciones de agregar lote, verificar cantidad y volumen, y agregar Nro. de certificado Visto desde Google Chrome (Figura 16) Pop-up de ficha técnica de producto, sección de Evaluación del Producto Visto desde Google Chrome Página 12 de 22

15 A medida que se completan los campos, para añadir el lote se debe hacer click en el link Agregar al costado de la caja de texto en la fila Número de lote. Se abre un pop-up que contiene el Número de lote, cantidad por lote, Fecha de producción, recepción y vencimiento. Se ingresan los datos y se debe hacer click en Agregar. (Figura 17) Pop-up de agregar Lote. Solo se puede agregar un lote para los productos de tipo conservas y lácteos Cuando se registran todos los lotes, y la cantidad acumulada se actualiza en la caja de texto de la fila de Cantidad, se debe verificar esta cantidad para que valide el volumen haciendo click en el link de Verificar al costado de la caja de texto de Cantidad. (Figura 18) Pop-up notificación de la cantidad acumulada registrada en otros productos de la misma presentación previamente para la liberación Para ingresar los números de certificado se debe hacer click en la opción Agregar al costado de la caja de texto de la fila Nro de Certificado. Se debe ingresar el número de certificado y se debe hacer click en el botón de Aceptar. Página 13 de 22

16 (Figura 19) Pop-up para registrar un número de certificado para el(los) lote(s) de producto Finalmente, una vez completados los campos necesarios, se hace click en Guardar, y el resultado genera una nueva ficha técnica añadida a la liberación, la cual, además será parte del listado de fichas que podrá ser supervisado en el módulo de supervisión de fichas del aplicativo Android. (Figura 20) Listado de productos por liberación, resultado de registrar los productos a la liberación deseada Página 14 de 22

17 9. BÚSQUEDA DE PRODUCTOS POR LIBERACIÓN Esta funcionalidad tiene como objetivo realizar la búsqueda de productos que fueron registrados, es decir, el producto y presentación que fueron añadidos a la liberación. En este listado se podrá observar el estado de cada ficha técnica, si fue recibido conforme, no conforme, anulación, o si aún se encuentra en proceso de supervisión. Ésta lista se encuentra en la sección de Productos de la pantalla principal de Liberación de Lotes. (Figura 21) Listado de productos por liberación Primero se debe haber realizado la búsqueda de liberaciones, la cual fue detallada previamente. En segundo lugar, se tiene que hacer presionar el botón izquierdo sobre la liberación de la cual se quiere observar los detalles. En tercer lugar, se mostrarán las fichas técnicas que fueron añadidos con sus respectivos detalles. Página 15 de 22

18 10. MODIFICACIÓN DE FICHA TÉCNICA DE PRODUCTO Esta funcionalidad tiene como objetivo realizar el ingreso de las especificaciones que probablemente no fueron registradas al momento de añadir a la liberación. Por ello, este ingreso de información se realiza una vez que las fichas hayan sido supervisadas. Primero se debe haber filtrado los productos para una determinada liberación. Luego se tiene que hacer click sobre la opción Ver en la columna ficha (Figura 22) Listado de productos por liberación (Figura 23) Pop-up de ficha técnica de productos. Sección Verificación de Existencias Página 16 de 22

19 El detalle de la ficha técnica del producto a ser liberado será mostrado en el formato que se muestra en la imagen siguiente, de manera tal que pueda ser actualizada debidamente. (Figura 24) Pop-up de ficha técnica de productos. Sección Evaluación del producto Una vez que se completan todos los campos, y se hace click en Guardar la lista de productos a la que pertenece mostrará su estado como COMPLETO, sólo si todos los datos están completos. De lo contrario, se mostrará el estado como INCOMPLETO. Página 17 de 22

20 11. ANULACIÓN DE PRODUCTOS Esta opción solo se muestra cuando existen productos que fueron supervisados y calificados como NO CONFORME. La opción de anulación aparece al costado del producto que aparece automáticamente en remplazo del producto que fue calificado como NO CONFORME, desde el aplicativo móvil. (Figura 25) Listado de Productos por liberación. Opción de Anulación para productos generados automáticamente en reemplazo de productos calificados como NO CONFORME Para anular este producto, ya sean por razones de que no se pueden liberar, se debe hacer click en el botón de Anular del producto duplicado en la columna de Acciones. El pop-up que se muestra pide el ingreso de un motivo de anulación, y a continuación se puede dar click en Aceptar y finalmente, el producto se podrá anular. (Figura 26) Pop-up de confirmación de anulación. Se debe ingresar un motivo de anulación Página 18 de 22

21 (Figura 27) Listado de Productos por liberación, resultado de la anulación. El producto anulado se mantiene en el registro con el motivo de anulación Página 19 de 22

22 12. LIBERACIÓN MANUAL Esta opción es utilizada para cuando todos los pasos de la liberación fueron realizados, ya sea completar todas las fichas de liberación, y haber dado el visto bueno de CONFORMIDAD en los productos de liberación desde el aplicativo Móvil, pero por motivo alguno no pudo actualizarse el estado de la liberación. Se debe hacer click en el link Liberar ubicado en la grilla de liberaciones de la liberación correspondiente. Consecuentemente, se abre un pop-up de confirmación que indica si desea liberarse manualmente. (Figura 28) Listado de liberaciones. Se debe hacer click en la opción Liberar Se hace click en Aceptar, y luego se muestra el resultado de liberación. El resultado puede ser que la liberación se realizó exitosamente (si cumple con los requisitos de liberación o todo lo contrario). De ser exitoso, se mostrará en la grilla de liberaciones con el estado de LIBERADO. Página 20 de 22

23 (Figura 29) Pop-up de confirmación. Se debe hacer click en el botón de Aceptar Página 21 de 22

24 13. CANCELACIÓN DE LIBERACIÓN Esta opción se realiza cuando por algún motivo el supervisor desea no liberar los lotes de productos por algún desperfecto ocurrido durante o después del plazo establecido. Para ello, se debe haber filtrado las liberaciones según el establecimiento. Luego se debe hacer click en la opción de No liberar. (Figura 30) Listado de liberaciones. Se debe hacer click en la opción No Liberar Se mostrará un pop-up de confirmación. Se acepta y finalmente se mostrará el resultado de la operación. Si no se libera aparecerá la liberación con el estado de NO LIBERADO. (Figura 31) Pop-up de confirmación de cancelación de liberación Página 22 de 22