SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN OPERATIVA (SIGO)

Transcripción

1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN OPERATIVA (SIGO) APLICACIÓN FICHAS DE SUPERVISIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO ALIMENTARIO (IIEE) (MODALIDAD PRODUCTOS) (ANDROID) MANUAL DE USUARIO

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3 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN OPERATIVA (SIGO) El Sistema Integrado de Gestión Operativa (SIGO) se encarga de agrupar a los Aplicativos de Gestión Operativa del Programa Nacional de Alimentación Educativa Qali Warma en Módulos relacionados con la finalidad de compartir información que permita administrar, Monitorear y Supervisar los diferentes procesos que son realizados en las Unidades Territoriales a lo largo del territorio nacional de manera que pueda actuar como soporte en el proceso de toma de decisiones para la alta dirección. La Gestión Operativa es un proceso por el cual se orienta, se previene, se emplean los recursos y esfuerzos para llegar a una meta, un fin, un objetivo o a resultados de nuestra organización todas estas obtenidas por la secuencia de actividades además de un tiempo requerido. MODULO: FICHAS DE FICHAS DE SUPERVISIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO ALIMENTARIO (IIEES) El Módulo Fichas de Supervisión de la prestación del servicio alimentario de las Instituciones Educativas, ha sido desarrollado con la finalidad de Sistematizar el proceso de Supervisión de las Instituciones Educativas que reciben el servicio alimentario de los Comités de Alimentación Escolar CAE en su modalidad productos. La Aplicación ha sido desarrollada íntegramente para dispositivos portátiles con sistema operativo Android, de tal forma que puede instalarse en Smartphones, Tablets, etc. haciendo que estos equipos almacenen la información obtenida durante la supervisión inicial, sin necesidad de tener activa una conexión a datos o WIFI, o un Plan de Datos de Internet, de cualquier empresa del medio. Página 1 de 48

4 1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS: Los requerimientos técnicos básicos para que este Aplicativo pueda funcionar en un equipo portátil los siguientes: CARACTERÍSTICA DESCRIPCIÓN Sistema Operativo Android 4.1 o superior, Español Procesador Quad Core, de 1.2GHz. o superior RAM 1GB DRR3 o superior Almacenamiento 4GB o superior / Externo. 32 GB o superior Conectividad Cámara 3G/4G Tamaño 7-Pulgadas, de 1024x600 o superior, Multi Touch Frontal 2MP y posterior 8MP o superior GPS SI Bluetooth Micro USB Puerto DATA Micro SD Slot Card Video, audio e imagen Formato Multimedia SI WIFI 2000mAh Batería 12 meses Restricciones Importante: Cuidado especial con equipos marca SONY (no recomendados por rutas de acceso a información y vista parcial de fotografías) Pantalla Página 2 de 48

5 2. FICHAS DE SUPERVISIÓN DE IIEEs (Figura 01) Vista del ícono de la aplicación en el dispositivo móvil luego de la respectiva instalación Cuando se tenga instalada las aplicación (Ver Manual de instalación). El dispositivo móvil tendrá un nuevo ícono entre las aplicaciones instaladas en la misma. El ícono de la aplicación se detalla el nombre de la Aplicación SUPERVISIÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS. Página 3 de 48

6 (Figura 02) Vista de la pantalla de autenticación de usuarios Luego, al dar Click en el ícono de la aplicación, esta abrirá la pantalla de autenticación de usuario, en la cual los usuarios deberán ingresar su nombre de usuario y contraseña respectivos. Se deberá tener en cuenta que cada usuario obtendrá permisos a la información relacionada con los datos proporcionados, es decir al usuario. Página 4 de 48

7 (Figura 03) Vista carga de datos post autenticación de usuarios Luego de ingresar los datos del usuario, se deberá dar Click en el botón Aceptar. Seguidamente, se cargará toda la información disponible para el usuario. Se deberá tener en cuenta que el dispositivo deberá tener acceso a internet para poder autenticarse e iniciar la descarga de información al dispositivo. Previamente al ingreso de las fichas es necesario descargar la lista de productos liberados por Institución Educativa, es por ello que se debe de ingresar a la opción Productos Liberados por Colegio. Página 5 de 48

8 (Figura 04) Opción para registrar descargar los productos liberados por colegios. Se mostrará una pantalla en dónde se debe de buscar todas las Instituciones Educativas con los cuales se van a trabajar (en 1 semana, quincena o mes) y luego descargar sus productos. Página 6 de 48

9 (Figura 05) Pantalla para la descarga de productos liberados por Colegios Para agregar los colegios se debe de ingresar el anexo, el código modular y el Número de Entrega y presionar el botón Agregar. Esto agregará los colegios a la lista, uno debajo del otro. Página 7 de 48

10 (Figura 06) Agregación de productos a la lista a descargar. Tras agregar todos los colegios deseados, presionar el botón Obtener Productos ubicado en la parte derecha superior de la lista de colegios. Página 8 de 48

11 (Figura 07) Mensaje de descarga exitosa. Finalmente se mostrará un mensaje en la parte inferior de la pantalla. Para ingresar a las fichas de supervisión de la prestación del servicio alimentario CAE productos, el usuario deberá seleccionar la primera opción del menú principal Fichas de Supervisión de Productos. Página 9 de 48

12 (Figura 8) Opción para registrar Fichas de Supervisión de Productos Página 10 de 48

13 (Figura 09) Ingreso de Anexo y Código Modular Luego de seleccionar la opción en el menú principal, el usuario deberá digitar el número de anexo y el código modular del colegio respectivo. Seguidamente, debe presionar el botón Aceptar. Página 11 de 48

14 (Figura 10a) Carátula de la Ficha de Supervisión de Productos Página 12 de 48

15 (Figura 10b) Carátula de la Ficha de Supervisión de Productos A continuación, el usuario deberá llenar los campos correspondientes a los datos de la identificación del colegio. Como mínimo es necesario ingresar la información de: Nivel Inicial EBR o Nivel EBE Turno Fecha Hora Inicio Hora Fin Resultado de la Supervisión DNI y Nombres del Monitor de Gestión Local. Modalidad de Supervisión Tener en cuenta que si se registra el DNI o el Nombre del Personal de Unidad Territorial, se deberá de completar toda la información de este; lo mismo aplica para el Personal de la Unidad de Supervisión y Monitoreo. Adicionalmente, si el Resultado de la supervisión es diferente a Ficha completa, será obligatorio ingresar información en el campo Observaciones. En caso falte algún dato se mostrará un mensaje en la parte superior (Este mensaje aparecerá en todas las páginas que presenten ausencia de información obligatoria). Página 13 de 48

16 (Figura 11) Mensaje de campos obligatorios faltantes Página 14 de 48

17 (Figura 12) Carátula con información completa Tras finalizar el ingreso de toda la información requerida se debe de presionar el botón Siguiente ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. Esto mostrara la siguiente página. Nota: Si se selecciona un Resultado de la Supervisión diferente a Ficha Completa se cerrará la ficha tras presionar el botón Siguiente guardándose la ficha y sin la opción de modificar esta, exceptuando para el caso de que se haya seleccionado La Institución Educativa no cuenta con Director que posee otro flujo. Página 15 de 48

18 Nota: Para el caso de La Institución Educativa no cuenta con Director, este permitirá seguir pero sólo tendrá acceso a ciertas páginas de la ficha, además del anexo 1 y el formato de verificación de almacenamiento de productos. En la segunda página se debe de registrar toda la información pertinente para la realización de la supervisión. (Figura 13) Segunda página de la Ficha - Modalidad Seguimiento Página 16 de 48

19 Nota: Si en la carátula se seleccionó como modalidad Seguimiento se mostraran todas las etapas del servicio marcadas para luego ingresar información, pero si se seleccionó la modalidad Cobertura y Control se podrá seleccionar y deseleccionar las etapas con las cuales trabajar y esto a su vez activará y desactivará el ingreso de las Horas de las preguntas 5, 6 y 7 de la presente página. En esta pantalla tener en cuenta varias restricciones: Las fechas no pueden ser superiores a la fecha de supervisión de la IIEE. Las horas de las preguntas 5, 6 y 7 están relacionadas, y se limita su rango, de forma que: la hora de la pregunta 5 sea mayor que la de la pregunta 6 y la 6 a su vez mayor que la de la pregunta 7. (5 < 6 < 7) Según si se marca Desayuno o Almuerzo se habilitaran las horas y a su vez esto afectará las siguientes secciones de la ficha. Tras ingresar toda la información requerida se debe de presionar el botón Siguiente ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. Esto mostrará la tercera página de la ficha. Página 17 de 48

20 (Figura 14a) Tercera página de la Ficha - Modalidad Seguimiento Página 18 de 48

21 (Figura 14b) Tercera página de la Ficha - Modalidad Seguimiento En esta tercera página se valida la cantidad de alumnos ingresados en las preguntas 1, 2 y 3 de la sección II y a su vez se compara con la cantidad programada. Adicionalmente si en la pregunta 1 de la Sección III se marca la opción NO, entonces se bloquean las preguntas 2, 3, 4, 5, 6, 7 y 8 de la misma sección. Tras ingresar toda la información requerida, se debe presionar el botón Siguiente en la parte inferior derecha de la página. Esto mostrará la página 4 del a ficha. Página 19 de 48

22 (Figura 15) Cuarta página de la Ficha - Modalidad Seguimiento Se debe de ingresar una respuesta para cada pregunta de esta página. Tras ingresar toda la información requerida se debe de presionar el botón Siguiente, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. Esto llevará a la quinta página. Página 20 de 48

23 (Figura 16a) Quinta página de la Ficha - Modalidad Seguimiento (Figura 16b) Quinta página de la Ficha - Modalidad Seguimiento Página 21 de 48

24 Se debe de ingresar una respuesta para cada pregunta de esta página. Tener en cuenta que si se marca la opción SI en la pregunta 14, entonces se bloquea la pregunta 15, pero si se marca NO, entonces bloque el resto de las preguntas de esta página. Tras ingresar toda la información requerida se debe de presionar el botón Siguiente, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. Esto llevará a la sexta página. (Figura 17a) Sexta página de la Ficha - Modalidad Seguimiento Página 22 de 48

25 (Figura 17b) Sexta página de la Ficha - Modalidad Seguimiento Se debe de ingresar una respuesta para cada pregunta de esta página. En esta pantalla se encuentran 2 columnas, una para la información del Desayuno y otra para la información del Almuerzo, cada columna es independiente una de la otra. Tener en cuenta que si en la pregunta 25 se marca la opción SI, entonces bloquea la pregunta 26, pero si marca NO, entonces bloquea el resto de preguntas para su columna. Tras ingresar toda la información requerida se debe de presionar el botón Siguiente, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. Esto llevará a la séptima página. Página 23 de 48

26 (Figura 18) Séptima página de la Ficha, Productos del Programa incluidos en la preparación de los alimentos Modalidad Seguimiento En esta sección se debe de seleccionar todos los productos incluidos en la preparación de los alimentos, esto es tanto para el Desayuno como para el Almuerzo, en caso de que no se haya utilizado ninguno se debe de marcar la primera opción de No utilizaron ningún producto del programa. Nota: Todos los productos mostrados son los que se han registrado en los contratos hasta la última vez que se descargó la información en la Tablet. Página 24 de 48

27 (Figura 19) Séptima página de la Ficha, Productos del Programa incluidos en la preparación de los alimentos Parte Inferior - Modalidad Seguimiento Tras ingresar toda la información requerida se debe de presionar el botón Siguiente, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. Esto llevará a la octava página. Página 25 de 48

28 (Figura 20a) Octava página de la Ficha - Modalidad Seguimiento Página 26 de 48

29 (Figura 20b) Octava página de la Ficha - Modalidad Seguimiento (Figura 20c) Octava página de la Ficha - Modalidad Seguimiento Se debe de ingresar una respuesta para cada pregunta de esta página. Tener en cuenta que si en la pregunta 37 se marca la opción SI, entonces bloquea la pregunta 37. Página 27 de 48

30 En esta pantalla se encuentran 2 columnas, una para la información del Desayuno y otra para la información del Almuerzo, cada columna es independiente una de la otra. Tras ingresar toda la información requerida se debe de presionar el botón Siguiente, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. Esto llevará a la novena página. (Figura 21a) Novena página de la Ficha - Modalidad Seguimiento Página 28 de 48

31 (Figura 21b) Novena página de la Ficha - Modalidad Seguimiento (Figura 21c) Novena página de la Ficha - Modalidad Seguimiento Se debe de ingresar una respuesta para cada pregunta de esta página. En esta pantalla se encuentran 2 columnas, una para la información del Desayuno y otra para la información del Almuerzo, cada columna es independiente una de la otra. Tener en cuenta que si en la pregunta 54 se marca la opción NO, entonces bloquea la pregunta 55. Tener en cuenta que si en la pregunta 56 se marca las opciones No o No Aplica, entonces se bloquea las opciones de la periodicidad para dicha pregunta. Página 29 de 48

32 Tras ingresar toda la información requerida se debe de presionar el botón Siguiente, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. Esto llevará a la décima página (Figura 22a) Décima página de la Ficha - Modalidad Seguimiento Página 30 de 48

33 (Figura 22b) Décima página de la Ficha - Modalidad Seguimiento (Figura 22c) Décima página de la Ficha - Modalidad Seguimiento Se debe de ingresar una respuesta para cada pregunta de esta página. Ingresar toda la información requerida, es opcional colocar al Miembro del CAE en la sección del visado. La información del Monitor de Gestión Local que se muestra es la misma que la ingresada en la carátula. Tras ingresar toda la información requerida se debe de presionar el botón Ir a Anexo, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. Esto llevará al Anexo 1 Equipamiento del Servicio Alimentario. Previo a mostrar el anexo se mostrará un mensaje de confirmación, presionar SI para ir al anexo 1 y presionar NO para seguir en la ficha. Página 31 de 48

34 (Figura 23) Décima página de la Ficha Mensaje de Confirmación para ir a Anexo - Modalidad Seguimiento Página 32 de 48

35 (Figura 24) Anexo 1 Equipamiento del Servicio Alimentario Esta página se visualizar de forma horizontal en la Tablet debido a su tamaño. Aquí se deben de marcar todos los equipos encontrados en la Institución Educativa, mientras no se marca SI (Segunda Columna), los demás campos no estarán activos para el equipamiento respectivo. Al marcar SI, se debe de ingresar el N de Equipos, mayor a 0, se debe de seleccionar el estado del equipo y quién lo implementó. En el caso de que sea otro quien lo implementó se deberá de especificar quién en el campo de la derecha. (Figura 25) Anexo 1 Equipamiento del Servicio Alimentario Parte Inferior Página 33 de 48

36 En caso de que se ingresara más de 1 equipo, entonces se habilitará la selección de más de una opción en Quién lo implementó?. Tras ingresar toda la información requerida se debe de presionar el botón Ir a Visado de Anexo, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. Esto llevará al visado del anexo 1. Si no se marcó ningún equipamiento, se mostrara un mensaje de confirmación. Si presiona SI irá al visado del anexo 1, en caso de que marque NO seguirá en el anexo 1 para modificar la información deseada. (Figura 26) Anexo 1 Equipamiento del Servicio Alimentario Mensaje de Confirmación. Página 34 de 48

37 (Figura 27) Visado del Anexo 1. La información mostrada en el Visado del Anexo 1 se obtiene de los datos ingresados en la carátula de la ficha y en el visado de la misma. Presionar el botón Ira a Formato de Verificación de Almacenamiento, ubicado debajo de los datos mostrados. Página 35 de 48

38 (Figura 28) Cabecera del Formato de Verificación de Almacenamiento de Productos En esta pantalla se mostrarán los datos de la Institución Educativa para validar la información en el almacén. Aquí se debe de ingresar la Fecha de Verificación del Almacén y de haber una observación (este campo no es obligatorio). Tras ingresar toda la información deseada se debe de presionar el botón Siguiente, ubicado en la parte inferior derecha. Esto mostrará los productos del almacén que han sido liberados para validar su información. (Esta información debió ser descargada previamente mediante la pantalla de Descarga de Productos Liberados por Colegios). Página 36 de 48

39 (Figura 29) Detalle de Producto a Verificar, parte superior Formato de Verificación de Almacenamiento de Productos. Página 37 de 48

40 (Figura 29) Detalle de Producto a Verificar, parte media Formato de Verificación de Almacenamiento de Productos. Página 38 de 48

41 (Figura 30) Detalle de Producto a Verificar, parte inferior Formato de Verificación de Almacenamiento de Productos. En esta pantalla se listarán uno a uno todos los productos liberados para dicha Institución Educativa, se muestra un producto a la vez. En la parte superior izquierda se aprecia el botón Anterior que permite regresar a los datos de la Institución Educativa. También se tiene el botón Finalizar F. de Verificación que valida toda la información ingresada y finaliza la ficha. Las flechas debajo de los botones antes mencionados permiten retroceder y avanzar respectivamente entre la lista de productos. Página 39 de 48

42 El nombre del producto se encuentra ubicado en el centro en la parte superior de la pantalla, entre las flechas. La información obtenida del sistema se muestra en la sección I de esta página. En la sección II se validará la conformidad del producto real contra la información mostrada en la pantalla. En la última sección inferior se debe de ingresar la información del producto con respecto a la cantidad física y al Kardex. Nota: Ingresar número con un decimal en los campos de la última sección. Nota: Las unidades (Kilos, Litros) deben de ser iguales para los tres campos. En caso de que el producto con cuente con el Kardex actualizado se debe de marcar con un NO la pregunta respectiva, esto desactivara el campo Kardex y no considerará el valor ingresado, tampoco validara el cumplimiento de la cantidad ingresada con respecto a este. En el último campo, si se seleccionó la opción Alimento conforme no permitirá seleccionar otra opción, pero si selecciona otra opción si permite selección múltiple. (Figura 31) Alimento Conforme Detalle de Formato de Verificación de Almacenamiento de Productos Página 40 de 48

43 (Figura 32) Alimento Inconforme Detalle de Formato de Verificación de Almacenamiento de Productos Además si por algún motivo el producto no puede ser verificado en almacén, no se debe de ingresar información para este, sino que se debe de marcar la opción NO de del campo Aplica Verificación. Página 41 de 48

44 (Figura 33) Producto que no aplica para verificación Detalle de Formato de Verificación de Almacenamiento de Productos Tras ingresar toda la información se debe de presionar el botón Guardar ubicado en la parte inferior de la pantalla, esto guardará la información para el producto que se está viendo. Luego seguir al siguiente producto utilizando la flecha en la parte superior derecha. Finalmente para terminar se debe de presionar el botón Finalizar F. de Verificación ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. Si existiera algún producto sin guardar se mostrara un mensaje bloqueante. Página 42 de 48

45 (Figura 34) Información de producto faltante Detalle de Formato de Verificación de Almacenamiento de Productos Tras finalizar la ficha, esta se cerrará y se retornará al menú principal. Página 43 de 48

46 Para enviar todas las fichas que se hayan registrado en la Tablet es necesario ingresar a la opción Enviar Fichas del menú principal. (Figura 35) Opción Enviar Fichas del Menú Principal. Se mostrara una pantalla con el listado de todas las fichas guardadas en al Tablet finalizadas que aún no se han enviado al servidor principal. Página 44 de 48

47 (Figura 36) Listado de fichas a enviar a servidor. Para realizar el envío es necesario presionar el botón Enviar Fichas ubicado en la parte superior de la pantalla. Tras el envío exitoso de la ficha se borrará esta de la Tablet y se mostrará un mensaje en la pantalla. Página 45 de 48

48 (Figura 36) Mensaje de envío exitoso de fichas. Página 46 de 48

49 Consideraciones para el envío de fichas: Se recomienda enviar las fichas lo antes posible, evitando que se acumulen varias, esto evitará problemas con la conexión a internet y altos tiempos de envío. Se recomienda verificar si el dispositivo cuenta con internet antes de enviar las fichas, esto se puede realizar abriendo una página web con el explorador del dispositivo. o Para los dispositivos con Chip con acceso a internet se mostrará un ícono en la parte superior de la Tablet para identificar si cuenta con internet. Página 47 de 48

50 VERIFICACIÓN DE CONEXIÓN A INTERNET (Figura 36) Icono de conexión a Internet para Tablets con chip. Se ha de tener en cuenta que los acuerdos para el acta de supervisión y el formato de seguimiento de acuerdos se generan tras cada envío, por lo que no se debería enviar dos fichas para una misma Institución Educativa en simultáneo, sino que se debe de enviar la primera, trabajarla en la Web y luego enviar la segunda y trabajarla en la Web, y así para las siguientes. Página 48 de 48