1. Presentación del Proyecto. 2. Resultados de las Encuestas. 3. Escenario general de uso. 4. Demo de ORVE. 5. Procedimientos de digitalización 6.

Transcripción

1 INTERCONEXIÓN DE REGISTROS ENTRE LAS ENTIDADES LOCALES DE LA COMUNIDAD DE MADRID YLA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO 1

2 Índice 1. Presentación del Proyecto. 2. Resultados de las Encuestas. 3. Escenario general de uso. 4. Demo de ORVE. 5. Procedimientos de digitalización 6. Preguntas. 2

3 Presentación del Proyecto SIR y ORVE son servicios del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (MHAP), ofrecidos a la Comunidad de Madrid y sus entidades locales. ORVE permite incorporar la documentación digitalizada de entrada de las oficinas de registro, así como dar de alta e intercambiar asientos registrales con la Administración General del Estado, las entidades de la CM, y con el resto de administraciones integradas. La gestión electrónica de registros implica un sustancial ahorro de costes en valija y gestión del papel. El envío/recepción se realiza de forma inmediata, y puede consultarse la ubicación del registro en cualquier momento. 3

4 Oficina Tradicional vs Oficina ORVE/SIR DÍA: Estado del Enviado Registro? OFICINA DE REGISTRO TRADICIONAL Tramitación de Expediente Oficina de registro origen Oficina de registro destino Unidad de Gestión destino OFICINA DE REGISTRO INTEGRADAENEN ORVE/SIR Informe de Traza: Estado 1 Estado del Estado 2 Registro? Tramitación de Expediente Consulta de traza Oficina de registro origen Documento electrónico Oficina de registro destino Unidad de Gestión destino envío inmediato 4

5 Escenario A través del Registro Electrónico Común, el ciudadano puede presentar ante la Administración cualquier solicitud, escrito o comunicación, en formato electrónico. SISTEMA DE INTERCONEXIÓN DE REGISTROS Administración General del Estado SIR intercambia registros entre los organismos de la AGE. DIGITALIZACIÓN Oficina de Registro de la Entidad Local Las entidades locales de la Comunidad de Madrid pueden intercambiar registros a la AGE, a través de ORVE y el Portal de Entidades Locales 5 N.T.I. SICRES 3.0

6 Beneficios Se minimizan los costes de mensajería y transporte del papel pp hacia terceros, así como el tiempo empleado por los responsables de la oficina en preparar estos envíos. El registro remitido llega de inmediato al organismo destino, independientemente de su ubicación geográfica o nivel de Administración. Se puede consultar de inmediato el estado y ubicación del registro enviado. El ciudadano se beneficia directamente de este servicio, tanto en costes de desplazamiento, comoenlamejora del tiempo de respuesta y calidad de la información que le ofrece la Administración.

7 Requisitos para el uso de ORVE Disponer de conexión a Internet en los PCs de las oficinas de registro. Disponer de usuarios autorizados en el Portal lde Entidades d Locales. Disponer de certificado digital válido (necesario para acceder a ORVE y para firmar la documentación). Seguir las instrucciones y procedimientos funcionales asociados id al uso de ORVE y SIR. 7

8 Planificación FASE 1. Entrada de 38 ayuntamientos (Julio 2012) FASE 2. Entrada de las oficinas autonómicas de la CM (Julio Octubre 2012) FASE 3. Entrada del resto de Ayuntamientos (Septiembre Diciembre 2012) 8

10 Resultados de las Encuestas EELL Porcentaje de 20% 18% 16% 14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% 0% Distribución Asientos Registrales Anuales en EELL Porcentaje de Entidades por Nº de Registros Anuales Realizados Más de Nºde Asientos Registrales Anuales Más del 53% de oficinas de registro realizan una media de registros anual entre y

11 Resultados de las Encuestas Distribución de Asientos Registrales por Destino 26% CCAA AGE Ámbito 67% Local 7% El 33% de la actividad de registro se destina a otros ámbitos de Administración. 11

12 Resultados de las Encuestas Número Medio de Documentos por Ai Asiento 100% 86% 80% Porcentaje de EELL 60% 40% 20% 0% 0 5 5% % 4% Más de 50 Nº Medio de Documentos por Registro Porcentaje de EELL por Nº Medio de Documentos Presentados por Registro El 86% de los asientos registrales tienen como máximo 5 documentos (hojas) anexos. 12

13 Resultados de las Encuestas Nº de Entida ades 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 49% 24% Número de Puestos de Registro por EELL 5% 6% 7% 5% 3% Nº de EELL por Nº de Puestos de Registro Disponibles Nº Puestos por Entidad Más de 20 El 49% de las EELL dispone, únicamente, de un puesto asociado a la actividad del registro 13

14 Resultados de las Encuestas Tiempo Medio de Atención por Registro ) Pocent taje de EELL (% 50% 47% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 38% 13% 2% > 15 Tiempo Medio de Atención (Minutos) Porcentaje de EELL por Tiempo Medio de Atención El 47% de las oficinas emplean un tiempo de atención al ciudadano igual o inferior a 5 minutos por cada asiento registral gestionado. 14

15 Resultados de las Encuestas EELL que digitalizan la documentación de entrada EELL con Disponibilidad de Sistemas de Digitalización 27% No 73% Sí El 27% de las EELL de la CA de Madrid digitalizan la documentación presentada por el ciudadano en sus oficinas de registro. 15

17 ESCENARIO ESCENARIO DESEABLE Todas las solicitudes presentadas por el ciudadano son escaneadas en la oficina, Todas las solicitudes son remitidas inmediatamente en formato electrónico al organismo destino, El papel es devuelto al ciudadano en el momento.

18 PERO El formato de la documentación presentada puede imposibilitar o dificultar la digitalización. Puede haber dificultades en la gestión de colas, y en el tiempo disponible para digitalizar la documentación en el momento y devolver al ciudadano sus documentos. El equipamiento y personal disponible en la oficina i para realizar estas tareas puede ser insuficiente. Puede darse la obligatoriedad de enviar en papel en determinados procedimientos específicos, y por tanto, la necesidad d de enviarlo al organismo tramitador.

19 Cuándo utilizar ORVE? Se remitirán a través de ORVE las solicitudes presentadas por el ciudadano en las que el organismo destinatario sea la Administración General del Estado, u otro organismo integrado en SIR/ORVE. Asimismo, por las garantías de la plataforma SIR, y por los acuerdos realizados por todas las Administraciones participantes, toda la información recibida a través de ORVE debe de considerarse de confianza y debe tratarse de forma diligente, equiparable al tratamiento del ciudadano en ventanilla. a

20 Uso de ORVE para envíos a la CM

21 Qué hago con el papel? Las oficinas de registro deben ser meros transmisores de la documentación que presenta un ciudadano, limitándose a dejar constancia de la entrada de los mismos en la aplicación de registro y remitirlos a la Unidad competente. Las oficinas de registro NO deben quedarse con copia de los documentos presentados por un ciudadano, por cuestiones de seguridad y por la habilitación del correspondiente archivo para custodiar estos documentos, con el consiguiente problema de espacio.

22 Validez de la digitalización? De acuerdo con las disposiciones vigentes, un documento digitalizado tiene la misma validez jurídica que un documento en papel: Si tiene un nivel de resolución mínimo de 200 ppp (píxeles por pulgada), tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro, escala de grises o en color. Si tiene garantía de imagen fiel, de acuerdo a un proceso de cotejo y validación realizado por el funcionario deregistro, y avalado porlafirma electrónica a través de la aplicación. Si l li ió d i ili d i l Si la aplicación de registro utilizada garantiza que los datos enviados siguen el formato y estructura de datos de las normas técnicas aplicables (SICRES 3.0, etc). La aplicación ORVE del MHAP cumple con estos estándares.

23 Qué se digitaliza? La documentación presentada en formato estándar (A4), o bien, en otros formatos, pero que pueda manipularse en ese momento (ver procedimientos de manipulación en diapositivas posteriores). Siempre que el volumen de documentos, tiempo de escaneado y manipulado sea asumible por gestión de colas y equipamiento disponible. SE RECOMIENDA Digitalizar los documentos aportados por el ciudadano en lotes de acuerdo a la capacidad de la bandeja automática del escáner (normalmente en torno a 50 hojas para escáneres de sobremesa). Un escáner estándar de sobremesa proporciona una velocidad de digitalización aprox. de 25 hojas a doble cara por minuto para los parámetros mínimos recomendados Si la mayoría documentos/hojas aportados por el ciudadano en cada registro es máximo 5, el tiempo medio para la digitalización de cada registro se estima en máximo 12 segundos.

24 Cuándo no se puede digitalizar? Cuando la correspondiente normativa establezca que hayande aportarse copias originales. Cuando sea inviable la digitalización por el estado en que se presenta la documentación. Cuando el volumen de documentación presentada implique un tiempo de digitalización superior al tiempo estimado de atención al ciudadano. Cuando el formato de la documentación presentada exija su manipulación, y no se disponga del tiempo necesario porafluencia deciudadanosenlaoficina. en oficina.

25 En resumen Toda la documentación que presente el ciudadano, excepto los supuestos citados, se digitalizará en el momento siempre y cuando no existan otros impedimentos, de acuerdo a los siguientes criterios de referencia: Si ladocumentación presentada está asociada a un procedimiento considerado exento de digitalización por naturaleza jurídica, deberá tramitarse en papel. en cualquier otro caso, habrá que evaluar el tiempo que llevará el proceso de digitalización, que no se recomienda que supere el 75% del tiempo de atención al ciudadano:

26 Tiempos de referencia Nº HOJAS TIEMPO ESCÁNER DE GAMA BAJA (12ppm) TIEMPO ESCÁNER GAMA MEDIA (24 ppm) TIEMPO ESCÁNER GAMA ALTA (40 ppm) 1 5 seg 2,5 seg 2 seg 5 25 seg 12,5 seg 8 seg seg 25 seg 15 seg 15 1 min 25 seg 38 seg 23 seg 20 1 min 40 seg 50 seg 30 seg 25 2 min 1 min 38 seg 30 2 min 30 seg 1 min 15 seg 45 seg 35 3 min 1 min 20 seg 53 seg 40 3 min 30 seg 1 min 45 seg 1 min 45 3 min 45 seg 1 min 25 seg 1 min 07 seg 50 4 min 10 seg 2 min 5 seg 1 min 15 seg + el tiempo de preparación de la documentación

28 Envío de Registros (1/7) Toda la Administración General del Estado se encuentra integrada en el Sistema. Si el registro es competencia de la AGE, y el organismo no figura en el Directorio, podrá remitirse a REG. ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO, donde se atenderá el registro en todos los casos. 28

29 Envío de Registros (2/7) 29

30 Envío de Registros (3/7) La documentación entregada por el ciudadano deberá digitalizarse conformealanormativainternadelaentidad.estanormativadeberá contemplar determinados aspectos, que se relacionan a modo de recomendaciones en los documentos entregados por el MHAP.. 30

32 Envío de Registros (6/7) El organismo destino no confirmará el registro, ni realizará ninguna operación, hasta que no reciba el papel. En cualquier caso, podrá acceder a la información del preasiento que se le ha enviado electrónicamente, de acuerdo a agilizar la tramitación. 32

34 Recepción de Registros Por las garantías de la plataforma SIR, y por los acuerdos realizados por todas las Administraciones i i participantes, toda la información recibida a través de ORVE debe de considerarse de confianza y debe tratarse de forma diligente, equiparable al tratamiento del ciudadano en ventanilla. 34

36 Criterio General Toda la documentación que presente el ciudadano, excepto los supuestos citados, se digitalizará en el momento siempre y cuando no existan otros impedimentos, de acuerdo a los siguientes criterios de referencia: Si ladocumentación presentada está asociada a un procedimiento considerado exento de digitalización por naturaleza jurídica, deberá tramitarse en papel. en cualquier otro caso, habrá que evaluar el tiempo que llevará el proceso de digitalización, que no debe superar el 75% del tiempo de atención al ciudadano:

37 Digitalización Proceso (ENI) a. Digitalización: Obtención de una imagen del documento, a través de un escáner. b. Optimización de la imagen para garantizar su legibilidad: umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, u otros de naturaleza análoga. c. Firma Electrónica y conformado del documento electrónico, conforme a las normativas de referencia (NTIs, SICRES 3.0). 37

38 Digitalización - Procedimiento Preparar. Manipular / Incidencias i Digitalizar. Comprobar. 38

39 Preparar la Documentación Evaluar que el formato en el que se presenta la documentación hace viable su escaneo (encuadernaciones, clips, p, grapas, deterioro, etc.) Contar el número de hojas presentadas. 39

40 Manipulación - Fotocopiado Cuando sea imposible digitalizar la documentación en el estado en el que se presenta, ésta será fotocopiada y se digitalizarán i las fotocopias. En la fotocopia del ldocumento que es objeto de digitalización se hará constar, de forma manual, la mención Fotocopia, con el sello de la oficina. 40

41 Manipulación - Cizalla En ocasiones, el superior responsable puede considerar necesaria la utilización de la cizalla El uso de la cizalla está condicionado a que: El ciudadano de consentimiento expreso a su uso. La validez jurídica y la información del documento no se vean alteradas. Por ejemplo, no podría aplicarse la cizalla en un libro diario legalizado mediante ranurado o en una libreta de ahorros). 41

42 Manipulación - Incidencias 1. Hojas unidas (clips, grapas, tapas, encuadernadas con espiral / canutillo, etc.) 2. Hojas de tamaño superior a A4 (planos o tiques largos) 3. Hojas de tamaño inferior a A4 (sobres con acuse de recibo, cheques, tiques, albaranes, recibos, etc.) 4. Post it pegados a algunas de las hojas del documento 5. Documentación no escaneable que se adjunta a un documento (CD, cintas, disquetes, etc.) 6. Papel de calidad deficiente (papel seda, papel cebolla, papel autocopiativo, hojas rasgadas 7. Otros Soportes. 42

43 Manipulación - Incidencias Hojas unidas (clips, grapas, tapas, encuadernadas con espiral / canutillo, etc.) Si no se pueden retirar, se autoriza el uso de cizalla, condicionado a que no hayaquedevolver el documento, y no dañe la integridad de la información que contiene. Si no se puede usar la cizalla, se fotocopiará manualmente y se escanearán las hojas fotocopiadas (certificando que son fotocopias conformes con el original). 43

44 Manipulación - Incidencias Hojas de tamaño superior al estándar (A4) Se recomienda realizar fotocopias parciales, generalmente ena4, delas hojas que superan el tamaño máximo permitido, de forma que toda la superficie del documento quede recogida mediante fotocopias, aunque los bordes de cada una se solapen con las anteriores. En la fotocopia parcial del documento se hará constar, de forma manual, la mención Fotocopia, con elsello de la oficina. 44

45 Manipulación - Incidencias Otros tamaños. Si el escáner dispone de portadores específicos para introducir estos documentos (plantillas de plástico), se insertarán los documentos y se escanearán los mismos. En caso contrario, se recomienda realizar fotocopias en A4 de cada documento, conservándose tanto la fotocopia como el documento presentado. En la fotocopia del documento que es objeto de digitalización se hará constar, de forma manual, la mención Fotocopia, con el sello de la oficina. 45

46 Manipulación - Incidencias Papel de calidad deficiente (cebolla, autocopiativos, etc) Problemas en el escáner, y de calidad de imagen Digitalización manual, de una en una,y/o hacer fotocopias. Oscurecimiento de las fotocopias. 46

47 Manipulación - Incidencias Documentación no escaneable (otros soportes) Contactar con unidad destinataria, que determinará el tratamiento que se ha de dar al soporte. Podrá escanearse o fotocopiarse el soporte físico, si es posible. 47

48 Digitalización Seleccionar perfil cara simple/doble cara cuando proceda. Cuandosedigitalicendocumentos digitalicen documentos queincluyanhojas a una cara y a doble cara, se deberá seleccionar el parámetro de doble cara (para no perder información, y en caso de disponer de escáneres a doble cara). Seleccionar resolución de 200ppp. En la bandeja de entrada del escáner pueden colocarse tantos documentos como admita la misma. Se recomienda escanear todos los documentos presentados. Se recomienda configurar el escáner para generar la salidaenformato PDF, aunquesonaplicableslos aplicables los formatos permitidos por la NTI de Catálogo de Estándares. 48

49 Digitalización Seleccionar perfil cara simple/doble cara cuando proceda. Cuandosedigitalicendocumentos digitalicen documentos queincluyanhojas a una cara y a doble cara, se deberá seleccionar el parámetro de doble cara (para no perder información, y en caso de disponer de escáneres a doble cara). Seleccionar resolución de 200ppp. En la bandeja de entrada del escáner pueden colocarse tantos documentos como admita la misma. Se recomienda escanear todos los documentos presentados. Se recomienda configurar el escáner para generar la salidaenformato PDF, aunquesonaplicableslos aplicables los formatos permitidos por la NTI de Catálogo de Estándares. 49

50 Comprobaciones Contar número de hojas del documento y comparar con el original. Revisar el contenido de todas las páginas, garantizando su calidad y que son legibles (durante el proceso, o fuera del proceso). Comprobar la integridad del documento electrónico final (que puede abrirse y no contiene errores) 50

51 Soporte y consultas: p 51