CANDIDATURA A LOS PREMIOS SOCINFO 2014

Transcripción

1 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS SECRETARÍA DE ESTADO DE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, PROCEDIMIENTOS E IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA CANDIDATURA A LOS PREMIOS SOCINFO 2014 Título: INTERCONEXIÓN DE REGISTROS ENTRE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS. UNIENDO LA ADMINISTRACIÓN EN BENEFICIO DEL CIUDADANO Presentado por: Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica. Presentador: Manuel Ruiz del Corral, DNI Q

2 INTRODUCCIÓN El entorno, la coyuntura económica y esencialmente la calidad de atención al ciudadano exigen de las Administraciones Públicas un esfuerzo de servicio que traiga consigo resultados palpables de eficacia y eficiencia. Compartiendo esta filosofía, la Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ha puesto en marcha la iniciativa de Interconexión de Registros entre las Administraciones Públicas, a aunando sinergias y voluntades junto con el resto de Administraciones, y de acuerdo a avanzar hacia la modernización real de la Administración. El Sistema de Interconexión de Registros (SIR) permite concebir una oficina de registro sin papeles, que permita escanear el papel que presenta el ciudadano, aplicando la digitalización en los puestos de ventanilla con plena validez jurídica, y enviando electrónicamente la documentación al destino, al instante, y sea cual sea su ubicación geográfica o nivel de administración competente. La documentación en papel se devuelve al ciudadano, y no se custodia, ni archiva, ni reenvía, solo se reenvía la copia auténtica electrónica de los documentos. Es decir, se elimina el papel en las oficinas de registro y atención al ciudadano, que son la puerta de entrada a la Administración. Esto es posible gracias a la plena implantación de diversas soluciones de administración electrónica, tales como la Oficina de Registro Virtual (ORVE), la aplicación de Gestión Integral de Registro (GEISER), o el Registro Electrónico Común (REC), todas ellas plenamente interoperables con el Sistema de Interconexión de Registros (SIR), y con la efectiva aplicación del Esquema Nacional de Interoperabilidad, y en particular, la Norma Técnica SICRES 3.0. EL OBJETIVO: integrar los registros de las tres Administraciones a lo largo de todo el territorio nacional a través de ORVE y SIR, unificando procedimientos, minimizando costes de tránsito y manipulación del papel y acercando la Administración al ciudadano, en distancia y tiempos de respuesta. Todo ello, con independencia del lugar de residencia del ciudadano, y superando las barreras territoriales y competenciales con criterios de colaboración, eficiencia, eficacia y modernización. MOTIVACIÓN La complejidad administrativa de España hace que el ciudadano tenga la necesidad de relacionarse con distintas Administraciones Públicas en función de la competencia que tengan. Se calcula que hay más de oficinas de registro de las diversas Administraciones Públicas. Este escenario produce gran complejidad estructural y dispersión competencial en el servicio público, así como sobrecostes e impacto en la calidad de vida de los ciudadanos. Cuando el ciudadano tiene que relacionarse con la Administración Pública en una oficina presencial de registro, no es infrecuente que averigüe, en muchos casos, cuál es el registro competente y se desplace físicamente para hacer la presentación en dicho registro. Evidentemente si la ubicación de esta oficina no está en su lugar de residencia, supone un sobrecoste para la calidad de vida del ciudadano. Por otra parte, si el ciudadano decidiera presentar su documentación en el registro más cercano y si éste no fuera el competente, el traslado físico de la documentación implicaría retardos en la iniciación de su procedimiento, por lo que una vez más el ciudadano es penalizado por el funcionamiento de la Administración. Así mismo, si el ciudadano se persona en su oficina, en muchas ocasiones no dispone de información sobre si su procedimiento se ha iniciado, puesto que la documentación está en tránsito. Esta situación se agrava en los entornos de población más dispersa, o en aquellos con dificultades geográficas (territorios insulares o montañosos).

3 Además de las cargas expuestas anteriormente, se repercuten importantes gastos para la Administración, derivados del manejo y reenvío de documentación en papel entre las propias oficinas. La documentación se ensobra y se envía a la administración competente, que puede estar a varios cientos de kilómetros lo que implica retardos importantes y costes por ineficiencia, y una dilatación de los plazos de iniciación del procedimiento. Dado que a veces las competencias son dispersas, se realizan reenvíos entre las diversas administraciones. Un envío estándar puede ascender 3.5 según tarifas oficiales de correos, y aproximadamente el 33% de los asientos registrales, en media, son reenviados entre Administraciones. Evidentemente esta situación se repite no sólo en los procedimientos iniciados por el ciudadano, sino en aquellos iniciados de oficio por la Entidad, en la que dirige registros de salida a otras Administraciones. LA SOLUCIÓN: INTERCONEXIÓN ELECTRÓNICA DE REGISTROS ENTRE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Mediante la creación del adecuado escenario jurídico y tecnológico, se ha articulado la interconexión electrónica de registros públicos entre todas las oficinas y las administraciones, eliminando las barreras derivadas de la organización territorial y la división de competencias. Los principales hitos de la solución implementada han sido: 1º) Diseño e implantación de un marco legal completo (2011). Implantación de los Convenios de colaboración con Administraciones, para dar cobertura al intercambio de registros (más de ayuntamientos ya adheridos). Soporte legal de cobertura total: la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (y el RD que la desarrolla), y el Esquema Nacional de Interoperabilidad (en particular las Normas de Digitalización, Documento Electrónico y SICRES 3.0) proporcionaron la cobertura jurídica para que los documentos digitalizados en la ventanilla de registro tengan la misma validez que el documento en papel, y el papel no sea necesario para la tramitación (se puede devolver al ciudadano, con el consecuente ahorro de costes). 2º) Establecimiento de un marco tecnológico: Disponibilidad de infraestructuras tecnológicas y servicios comunes, tales como la red SARA (columna vertebral electrónica de la Administración) y la norma técnica SICRES 3.0 (que define técnicamente como debe ser un registro), y que concreta los requisitos de comunicación entre los registros de las Administraciones, de forma indubitada, y garantizan la eficiencia de los esfuerzos del sector público y privado en materia de software y aplicaciones de registro. Creación de una plataforma tecnológica específica para la iniciativa, denominada Sistema de Interconexión de Registros (SIR) que habilita la interoperabilidad e interconecta los tres niveles de Administración. Haciendo uso de ella, el ciudadano puede presentar su documentación tanto por internet (Registro Electrónico Común) como en un número creciente de oficinas presenciales. La plataforma reside en los sistemas internos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, optimizando con ello costes económicos de alojamiento y mantenimiento. La plataforma está construida con componentes de fuentes abiertas lo que facilita su soporte, transferencia y reutilización por cualquier Administración u Organismo.

4 Creación de una oficina de certificación de la NTI SICRES 3.0 y la integración en SIR, gestionada por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, y compuesta por un equipo de expertos técnicos y funcionales en la Norma. Disponible para todas Administraciones que deseen adaptarse integrar sus aplicativos de registro en SIR, se ofrece soporte y certificación mediante la ejecución y validación de una batería de pruebas normalizada. Creación y mantenimiento corresponsable del Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas, de consumo necesario por la plataforma ORVE/SIR para el adecuado direccionamiento de los asientos de registro. Creación de un servicio común para el intercambio de registros, denominado Oficina de Registro Virtual de Entidades (ORVE), utilizable de forma inmediata y a través del Portal de Entidades Locales por cualquier Administración. ORVE hace posible la digitalización de los documentos presentados por el ciudadano, la realización de asientos registrales y la remisión de ambos telemáticamente al destinatario final (con firma electrónica del funcionario que los envía), haciendo uso del sistema de interconexión de registros. De esta forma se facilita la integración masiva de los Ayuntamientos en la iniciativa, ya que esta Oficina de Registro Virtual permite, con mínimos requisitos y de forma normalizada, intercambiar registros con el resto de Administraciones. ORVE se constituye en la actualidad en la opción preferente para eliminar la brecha digital, y la solución de uso masivo prevista desde el Ministerio de hacienda y Administraciones Públicas, ya que tiene potencialidad para ser extendido a los más de municipios españoles y de tramitar millones de documentos telemáticamente cada año. Creación de un servicio común y completo de registro propio, denominado Gestión Integral de Registro (GEISER) 3º) Establecimiento de un marco procedimental en colaboración con las Administraciones integradas, en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad: Definición e implantación de procedimientos de digitalización, para la adecuada remisión de asientos registrales. Gestión de excepciones en la documentación física. Definición de procedimientos para la gestión de originales, compulsas y fotocopias. Procedimientos de recepción y reenvío de asientos, con o sin documentación física. Gestión de excepciones en caso de error humano. Métricas de calidad. Indicadores de evolución y cumplimiento procedimental. Mejora continua. EQUIPO DE DESARROLLO, VALORACIÓN ECONÓMICA Y PLAZOS DE CUMPLIMIENTO El proyecto se gestionó inicialmente mediante la Encomienda de Gestión SIR, a través de la Entidad RED.es, desde Octubre 2008 Diciembre 2013, y con el apoyo de las correspondientes licitaciones y desarrollos, ejecutadas por diferentes empresas del sector TIC. A partir del 2014, el mantenimiento del proyecto es asumido en su integridad y con cargos al presupuesto del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

5 La Encomienda planteaba el objetivo de integrar oficinas de registro en el sistema a fecha de su vencimiento, alcanzándose el 31 de Diciembre de 2013 (superado objetivo de más del 250%). Así mismo, el proyecto implica la devolución del papel al ciudadano en ventanilla de registro, por tanto, aplica necesariamente un desarrollo y asistencia experta orientada al cumplimiento de: La Ley 11/2007 y el reglamento que la desarrolla Los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y Seguridad. En particular, las Normas Técnicas de Digitalización, Documento Electrónico, Catálogo de Estándares, y Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre Entidades Registrales (SICRES 3.0) REPERCUSIÓN PARA EL CIUDADANO Y LAS ADMINISTRACIONES El despliegue de SIR es un caso de éxito de modernización administrativa sin precedentes, habiéndose tramitado ya más de documentos y asientos registrales desde la puesta en marcha del sistema en 2012, entre las más de oficinas de registro integradas. Del total de documentos presentados por el ciudadano en las oficinas integradas, y este es el dato más importante, el 90% ya es plenamente digitalizado, remitido electrónicamente y sin tránsito de papel (devuelto al ciudadano), lo que avala la viabilidad del procedimiento de modernización del registro, e implica un ahorro de costes sustancial respecto a la operativa tradicional.

6 Los ahorros directos y derivados de esta implantación ascienden, desde Mayo de 2014, a más de un millón de euros de ahorro directo, sólo para las Administraciones integradas actualmente (Comunidad de Madrid y sus entidades locales, Gobierno de Canarias y sus entidades locales, Diputación de Toledo y sus entidades locales, y todas las oficinas de la red de CORREOS). El ahorro de costes se calcula según la métrica más conservadora posible: el peso medio del paquete que se evita enviar de forma postal, aplicando tarifas oficiales de correos. Es decir, no se tienen en cuenta los ahorros derivados de la agilización de plazos de iniciación, eficiencia en la Administración, y/o reducción de cargas administrativas.

7 Para el ciudadano, los principales beneficios de la iniciativa son los siguientes: Acercamiento de la Administración Pública al ciudadano, proporcionando trato equitativo a la ciudadanía y reducción sustancial de la brecha digital, al integrar la atención en zonas rurales con grandes núcleos de población, a golpe de clic ) Reducción de plazos de inicio de tramitación (de semanas, a segundos). Mejora de la colaboración y la eficiencia administrativa, superando los obstáculos derivados de la compleja estructura territorial y de las diferentes competencias. Ahorro muy elevado de costes para todos los agentes implicados: ciudadanos y Administración (particularmente en envíos postales o por mensajería), además de la logística necesaria (recepción, almacenaje, transporte y archivo). El asiento registral y los documentos escaneados que se remiten llegan de inmediato al organismo destino, independientemente de su ubicación geográfica o nivel de Administración. Se puede consultar de inmediato el estado y ubicación del registro enviado. CONCLUSIONES La interconexión de registros a través de ORVE/SIR es proyecto único, innovador y pionero de las Administraciones Públicas, generando tanto racionalización como sinergias y criterios comunes. Genera un acercamiento de la Administración Pública al ciudadano, proporcionando trato equitativo a la ciudadanía y reduciendo sustancialmente la brecha digital, al integrar la atención en zonas rurales con grandes núcleos de población, eliminando el papel en la puerta de entrada de la Administración. El proyecto está implantado y operativo en los tres niveles de Administración Pública, interconectando los mismos y creando una racionalización implícita de recursos públicos, a través de los criterios comunes. Con el marco normativo y procedimental ya desarrollado, la incorporación masiva de todos los municipios y oficinas autonómicas de cualquier territorio es técnicamente inmediata. Los beneficios para el ciudadano y el ahorro de costes, todos ellos inmediatos y directos, superan cualquier barrera derivada de las dificultades de gestión del cambio. El alcance final del proyecto son los más de 8000 municipios del territorio nacional, y todas las oficinas de las Administraciones Autonómicas y Estatal. Actualmente se está dando servicio de forma integral al territorio de la Comunidad de Madrid y sus entidades locales, Gobierno de Canarias y sus entidades locales, Diputación de Toledo y sus entidades locales, y todas las oficinas de la red de CORREOS. Su uso por estas Administraciones, implica: o o o La reducción de plazos de inicio de tramitación (de semanas, a segundos). La mejora de la colaboración y la eficiencia administrativa, superando los obstáculos derivados de la compleja estructura territorial y de las diferentes competencias. Ahorro muy elevado de costes para todos los agentes implicados: ciudadanos y Administración (particularmente en envíos postales o por mensajería), además de la logística necesaria (recepción, almacenaje, transporte y archivo).