MANUAL DE USUARIO PQR

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO PQR

2 CONTENIDO Creación de la Petición PQR 3 Normatividad 7 Manual de Usuario 10 Consultar Petición 10 Nueva Notificación 12 Asignación Plantilla a un Evento 14 Respuestas Predeterminadas 15 2/15

3 Creación de la petición - PQR Solicitud Peticiones, Quejas y Reclamos. Este módulo es el principal canal de comunicación que tienen los usuarios con DIMAR para registrar solicitudes ante la institución. Para acceder a la misma el usuario deberá hace clic en la opción Solicitud Peticiones, Quejsa y Reclamos que está en el menú lateral izquierdo de la página principal del portal. Imagen No. 01 Al hacer el usuario clic en esta opción el sistema desplegará la siguiente pantalla (Imagen No. 02): 3/15

4 Imagen No. 02 En la parte superior del formulario el usuario encuentra 3 botones: Normatividad, Manual de usuario y Consultar petición. En el campo "Tipo de identificación", el usuario deberá elegir de la lista desplegable una de las siguientes opciones: Cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, Número de identificación tributaria, pasaporte, tarjeta de identidad. 4/15

5 En los campos que tiene al final un triángulo invertido el usuario deberá elegir una opción ya que estos son campos de listas desplegables: "Género", (hombre, mujer), "Tipo de población vulnerable": Adulto mayor, desplazado, etnis, familia en condición de pobreza, Madres cabeza de familia, Niños, Personas con discapacidad, Reinsertados. En los otros campos el usuario deberá digitar el dato solicitado, por ejemplo en "Correo Los campos marcados con un asterisco rojo son obligatorios. Después de esta primera sección está la sección que se muestra a continuación (Imagen No. 03): Imagen No. 03 En el primer campo "País", el usuario deberá elegir de la lista desplegable del país en el cual reside (Imagen No. 04). Imagen No. 04 5/15

6 Una vez elige el país, el aplicativo mostrará un segundo ampo en el cual habrá una lista desplegable para los departamentos o estados correspondientes al país elegido. Una vez se elige el departamento, el sistema mostrará un campo con los municipios. En el campo Dirección, deberá digitar su dirección de residencia. La última sección del formulario mostrado a continuación (Imagen No. 05): Imagen No. 05 En el campo "Tipo de solicitud", el usuario deberá elegir la que más se ajuste a su solicitud (Consulta, Denuncia, Felicitación, Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia). En el campo "Asunto", podrá elegir Atención al ciudadano, Contratación, Control de tráfico marino, Datos o información unidades regionales, Empresas, Gentes de mar, Hoja de vida, Investigación marítima, Litorales, Naves, Normatividad marítima, Señalización marítima, Servicios en línea o Transporte marítimo y fluvial internacional. En el campo "Por cuál medio desea recibir su respuesta?" podrá elegir una de las siguientes opciones: Ninguno, Correo electrónico, Correo Postal o Internet. En el campo "Petición" deberá digitar la petición, queja o sugerencia que desea enviar a la institución por esta opción de Atención al ciudadano. 6/15

7 Si el usuario desea enviar un archivo podrá hacerlo en la opción "Añadir archivo nuevo". Debe hacer clic en el botón "Seleccionar archivo nuevo", elegir el archivo grabado en su disco duro, disco externo o una memoria USB. Unavez seleccionado, deberá hacer clic en el botón "Subir al servidor". Al final del formulario el usuario encuentra la sección para que el sistema verifique que el proceso lo realizó una persona (Captcha) (Imagen No. 06): Imagen No. 06 El usuario deberá digitar los mismos caracteres que ve, respetando mayúsculas y minúsculas. Una vez diligenciados todos los campos, deberá hacer clic en el botón "Guardar" para que su petición quede registrada y enviada al sistema. Terminado el proceso el sistema desplegará la siguiente pantalla (Imagen No. 07): En la cual le informa al usuario que su solicitud ha sido enviada correctamente y muestra el código de la petición con el cual podrá hacer el correspondientee seguimiento a la misma. En este caso el código es: RAMQJQR7Q8. 7/15

8 Imagen No. 07 El usuario deberá hacer clic en la caja de chequeo y luego clic en el botón "Finalizar". Normatividad Esta opción le permite consultar el documento que norma el apliativo PQR. Al hacer clic en este botón el sistema despliega la siguiente pantalla (Imagen No. 08): Imagen No. 08 Al hacer clic en descargar, el sistema despliega el documento de la normatividad de PQR, el cual el usuario lo podrá guardar o imprimir con ayuda de los iconos desplegados en la parte inferior de la pantalla. 8/15

9 Imagen No. 09 9/15

10 Manual de usuario El usuario encuentra un botón en la página principal del aplicativo PQR que le permitirá tener acceso al manual de usuario del aplicativo. Imagen No. 10 Al hacer clic en este botón, el sistema mostrará el manual de usuario en formato PDF, en el cual podrá consultar: Cómo crear una solicitud, cómo consultar el estado de la solicitud, consultar la normatividad de PQR. Consultar petición Al hacer clic en este botón, el sistema desplegará una forma por medio de la cual el usuario podrá consultar el estado de su solicitud. Imagen No /15

11 La cual tiene 2 secciones: la primera para hacer la consulta del estado de la solicitud y la segunda para recordar el código de la misma en caso de haberlo olvidado. En el campo "Código de la petición" el usuario deberá digitar el código generado por el sistema, en este caso: RAMQJQR7Q8. Al hacer clic en el botón "Consultar", el sistema mostrará la siguiente pantalla: Imagen No. 12 En esta pantalla el usuario podrá ver cómo va su solicitud y también la trazabilidad de la misma. 11/15

12 Si lo que el usuario desea es recordar el código de la solicitud, en el campo "Correo electrónico" deberá digitarlo y en el campo "Teléfono celular" deberá digitarlo. Una vez diligenciados estos campos, deberá hacer clic en el campo "Recordar" para que el sistema envíe el código de su solicitud a su correo. Nueva Notificación Ingrese primero el Asunto en la casilla respectiva, seguida del mensaje para el Correo Electrónico, el cual es el mensaje al ciudadano (Imagen No. 13) Imagen No. 13 Seguido digite el mensaje para el administrativo en el campo Mensaje para correo electrónico administrativo. (Imagen No. 14) 12/15

13 Imagen No. 14 Continúe con el Mensaje para el SMS. Finalice seleccionando el rol administrativo a quien se le va a enviar la notificación, clic en Guardar. (Imagen No.15) Imagen No /15

14 Asignación Plantilla a un Evento Esta plantilla contiene un listado con perfiles asignados, cada uno de ellos cuenta con un listado desplegable para ajustar el evento al requerimiento deseado. Lea con detenimiento, seleccione las opciones de cada perfil y finalice dando clic a Guardar configuración. (Imagen No. 16) Imagen No /15

15 Respuestas Predeterminadas Este modulo le permite la creación de respuestas, un banco o caja de respuestas elaboradas para agilizar el proceso de PQR al ciudadano. Ingrese por Contenido, Crear Contenido en la opción default answer pqr donde se activa el modulo. Ingrese en el campo Title el nombre de la respuesta, seguido digite el contenido de la misma en el campo answer (Imagen No.17), finalice dando clic al botón Guardar. Imagen No /15