POLÍTICA GLOBAL ANTI-SOBORNO DE ANIXTER

Transcripción

1 POLÍTICA GLOBAL ANTI-SOBORNO DE ANIXTER Declaración de política En Anixter, nuestra política es realizar todas las actividades comerciales de una manera honesta y ética, en todos los lugares donde hacemos negocios. Nuestro enfoque hacia los temas de soborno y otras formas de corrupción es de cero tolerancia, y estamos comprometidos a actuar profesionalmente, de manera justa y con integridad en todas nuestras transacciones de negocios y relaciones, donde sea que realicemos nuestras operaciones. Esta política es aplicable a Anixter International Inc., y a todas sus subsidiarias, afiliados, directores, empleados y terceros e intermediarios que realicen servicios o actúen a nombre de Anixter ( socios comerciales ). Ningún director, funcionario, empleado o socio comercial de Anixter puede prometer, ofrecer, autorizar, solicitar, aceptar recibir o recibir, directa o indirectamente, sobornos, cualquiera que sea su procedencia. Además, todos los funcionarios, empleados y socios comerciales están obligados a mantener libros, registros y cuentas que reflejen de manera justa y precisa todas las transacciones realizadas para Anixter o a nombre de Anixter. En Anixter apoyamos todas las leyes que combaten el soborno en los países en donde operamos. Esto incluye las leyes con aplicación internacional, tales como la Ley de prácticas corruptas en el extranjero de Estados Unidos, la cual se aplica a nuestras operaciones en todo el mundo, y la Ley contra soborno en el Reino Unido, la cual se aplica a las empresas que tengan una conexión británica en donde realicen sus actividades comerciales y que cuenten con empleados británicos en donde estén ubicadas. Los individuos involucrados en sobornos pueden recibir penalizaciones, además de hacerse responsables del pago de multas, así como de penas de cárcel. Las empresas pueden estar sujetas a multas, exclusión de las licitaciones para contratos públicos y daños a su reputación. Las carreras se arruinan y las empresas sufren daños a largo plazo. La prevención, detección y reporte de actividades relacionadas con sobornos son responsabilidad de todos en Anixter, en cualquier parte en donde se encuentren. Usted debe asegurarse de leer, comprender y cumplir con esta política. Qué es el soborno? El soborno implica prometer, ofrecer, dar, autorizar, solicitar, aceptar recibir o recibir cualquier cosa de valor, directa o indirectamente, por parte de cualquier persona, incluyendo a los funcionarios públicos (según se define a continuación) o a los empleados de una empresa comercial, para influir de manera inadecuada en el comportamiento de dicha persona para obtener resultados de negocios o asegurar una ventaja inadecuada. Una ventaja inadecuada puede incluir, pero no está limitada a, diversos beneficios y ventajas que pueden recibirse debido al pago de un soborno, como la obtención de un contrato, reducción de impuestos, cambio de leyes, liberación de importaciones, obtención de líneas telefónicas o de electricidad, o la obtención de permisos para realizar negocios. Un soborno puede consistir en algo de valor, y no hay un umbral monetario. El soborno tampoco tiene que surtir efecto, la intención es lo que cuenta. Hay una lista de señales de advertencia ( focos rojos ) que pueden aumentar la probabilidad de sobornos al final de esta política. Debe tener especial cuidado si observa alguno de estos focos rojos. 1

2 Qué constituye cualquier cosa de valor? Cualquier cosa de valor cubre prácticamente cualquier forma de beneficio, que incluye, pero no se limita a: - dinero - obsequios - hospitalidad - comidas y entretenimiento (por ejemplo, juego de golf, evento deportivo, etc.) - gastos promocionales - gastos - servicios o favores personales - préstamos - ofertas de empleo o promesas de empleo futuro - contribuciones políticas o donaciones caritativas Qué es un funcionario público? Funcionario público es un término amplio que incluye: (a) un empleado, funcionario o consultor de: - un gobierno a nivel nacional, estatal, regional, provincial o local; - una agencia gubernamental, autoridad pública o cualquier otro organismo público; - una empresa perteneciente al (o controlada por el) estado; - grupos con estatus especial, como las tribus de americanos nativos en EE.UU. O - una organización pública internacional, como las Naciones Unidas o la Unión Europea, junto con sus agencias y demás organismos relacionados; O (b) un político en cualquier nivel de gobierno, ya sea que desempeñe un cargo público o no, los candidatos políticos, los partidos políticos y todos los que trabajen para ellos; O (c) los miembros de familias reales u otras familias gobernantes. 2

3 Obsequios y hospitalidad No podrá prometer, ofrecer, dar, autorizar, solicitar, estar de acuerdo en recibir ni recibir obsequios u hospitalidad para o de parte de funcionarios públicos en ningún lugar del mundo. Puede, sin embargo, ofrecer, dar o recibir obsequios u hospitalidad para o de parte de una persona que no sea un funcionario público sólo si se cumplen los siguientes requisitos: (a) que el obsequio no tenga por objetivo influir en el beneficiado u obtener o retener un negocio o una ventaja de negocios, y no debe parecer que tiene el objetivo aquí descrito; (b) que no tenga la intención de recompensar al beneficiado por proveer ayuda para obtener o retener un negocio o una ventaja de negocios; (c) que no sea en efectivo o sus equivalentes; (d) que no sea solicitado por el beneficiado o por un tercero a nombre del beneficiado; (e) que cumpla con las leyes locales aplicables; (f) que cumpla con las reglas y políticas sobre obsequios y hospitalidad de la organización beneficiada; (g) que cumpla con la política global de viajes, entretenimiento y gastos de Anixter y con cualquier otra política local, incluyendo las aprobaciones requeridas. y (h) que se registre de manera adecuada en los libros y registros de Anixter. Los obsequios u hospitalidad para o de parte de un familiar, amigo, conocido, caridad, partido político u otra organización designada por una persona con quien tiene una relación de negocios se consideran como obsequios u hospitalidad dados o recibidos directamente de la persona con quien existe dicha relación de negocios. La práctica de dar obsequios de negocios y hospitalidad varía de un país o región a otro; lo que puede ser normal y aceptable en una región, tal vez no lo sea en otro. Aunque las diferencias culturales y las costumbres locales son importantes, no deben utilizarse como excusas para incumplir con esta política. La pregunta que debe formularse en todas las circunstancias es si, bajo las circunstancias, el obsequio u hospitalidad es razonable, justificable y adecuado, de manera que no cree una impresión de falta de adecuación, y que no pueda ser considerado, dentro de lo razonable, como un soborno, ya sea por el beneficiado o por terceros. Siempre hay que tener en cuenta la intención detrás del obsequio. Considere si defendería el hecho de ofrecer o recibir el obsequio frente a sus colegas, competidores, la junta directiva, los medios de comunicación, los agentes policiales o un juez. Pagos de facilitación Se prohíbe cualquier tipo de pago de facilitación. Por lo general, son pagos pequeños no oficiales que se realizan para asegurar o agilizar una acción gubernamental de rutina por parte de un funcionario de gobierno. No están permitidos, ni siquiera en países en donde son comunes. Se aplica una excepción si la demanda de un pago está acompañada por la amenaza inmediata de daño físico. En este caso, 3

4 usted debe poner su seguridad en primer plano y realizar el pago, para después reportarlo tan pronto como pueda, con su jefe de cumplimiento regional o su gerente (y, en cualquier caso, en un plazo no mayor a 48 horas). Si tiene sospechas, dudas o preguntas en relación con un pago, debe hablar con su jefe de cumplimiento regional o con su gerente. Donaciones En Anixter no realizamos contribuciones a partidos políticos. En Anixter se permiten, por lo general, donaciones legales y éticas de acuerdo con las leyes y prácticas locales, y en cumplimiento con la política global de viajes, entretenimiento y gastos de Anixter. Sin embargo, se deben evitar las donaciones caritativas realizadas a alguna organización asociada con un funcionario público (por ejemplo, en la que el funcionario público funge como administrador, director o funcionario), ya que dichas donaciones pueden considerarse pagos o beneficios hacia el funcionario público, y podrían incumplir con las leyes anti-soborno. Socios comerciales Anixter podría ser responsable de la conducta de sus socios comerciales. Por ello, debemos tener cuidado de hacer negocios con socios comerciales que no intenten involucrarse en sobornos, y evitar las situaciones que podrían llevar a los socios comerciales a incumplir con esta política o las leyes aplicables. Es imperativo conocer con quienes hace negocios, y a quién, cuándo y por qué motivo se liberan fondos. El término socio comercial incluye, pero no se limita a: - Distribuidores o revendedores designados por Anixter, - asesores, - asesores profesionales, - socios de empresas conjuntas, - socios de proyectos, - agentes aduanales, agentes de transportes o agentes de ventas, y - otros agentes o representantes. Los socios comerciales deben ceñirse a los siguientes lineamientos: - Los socios comerciales deben seleccionarse con base en el mérito, únicamente; - Los pagos realizados a los socios comerciales deben ser por montos acostumbrados y razonables en relación a los servicios provistos; - Los pagos a los socios comerciales deben reflejarse de manera adecuada en los registros y libros de Anixter; 4

5 - Los pagos a los socios comerciales no pueden realizarse en efectivo; - Los pagos a los socios comerciales sólo pueden hacerse a cuentas bancarias que estén a nombre del socio comercial y estén ubicadas en el país de residencia del socio comercial, o en el país donde se recibieron los servicios; - Los socios comerciales deben actuar de acuerdo con la política anti-corrupción para socios comerciales de Anixter; y - Los empleados de Anixter responsables de iniciar relaciones de negocios con socios comerciales que estarán en contacto con funcionarios públicos en representación de Anixter deberán ponerse en contacto con el departamento legal o el jefe de cumplimiento antes de iniciar los negocios, para que puedan determinar el nivel de investigación, valoración y análisis necesario para dichos socios comerciales. Los socios de negocios nuevos ubicados en países de alto riesgo o que realizan negocios con estos, deberán aceptar el cumplimiento con la Política anti-corrupción para los socios comerciales de Anixter y pasar por un proceso de investigación, valoración y análisis realizado por el grupo de servicios compartidos de Anixter, ubicado en Glenview, antes de recibir pagos por parte de Anixter. El proceso de investigación, valoración y análisis de Anixter, incluyendo una definición de los países de alto riesgo, se describe al final de esta política. Fusiones y adquisiciones Pueden surgir cuestiones anti-corrupción específicas en las fusiones y adquisiciones, con la posibilidad de que el adquiriente se considere responsable de los actos corruptos anteriores o en proceso de su objetivo. Al adquirir una empresa objetivo, Anixter realiza un minucioso proceso de investigación, valoración y análisis para evaluar a la empresa objetivo. Para obtener más información sobre el proceso de fusiones y adquisiciones, póngase en contacto con el departamento legal. Registros Anixter requiere mantener libros y registros que reflejen de manera precisa las transacciones de la empresa y la disposición de los activos de la empresa. Todas las cuentas, facturas, memorandos y demás documentos y registros deben prepararse y mantenerse con estricta precisión e integridad. No se establecerán, por ningún motivo, fondos de la empresa no divulgados o no registrados, como cuentas "fuera de los libros". Todas las reclamaciones de gastos relacionados con hospitalidad, obsequios o gastos varios deberán presentarse de conformidad con la política global de viajes, entretenimiento y gastos, indicando específicamente el motivo de esos gastos. Capacitación Anixter brinda capacitación relativa a esta política. Hay un curso de capacitación AL-i disponible para conocer esta política. Todo el personal de Anixter debe participar en esta capacitación y certificar que la ha completado. Además, existen guías adicionales en la página principal de ética y cumplimiento, dentro de la intranet de Anixter. También puede ponerse en contacto con el departamento legal para resolver 5

6 las dudas que puedan surgir respecto a esta política. Sus responsabilidades Debe asegurarse de leer, comprender y cumplir esta política, completar la capacitación asignada, buscar respuestas a las dudas que surjan y evitar actividades que podrían llevar o sugerir el incumplimiento de esta política. También se requiere que informe de cualquier incumplimiento o potencial incumplimiento de esta política (consulte la sección siguiente: Planteamiento de inquietudes ). Si usted es un gerente, es responsable de asegurar que todas las personas bajo su dirección comprendan y cumplan con esta política. Además de las multas y sanciones criminales potenciales, incluyendo la cárcel, cualquiera en Anixter que incumpla esta política se enfrentará a una acción disciplinaria, que podría resultar en su despido. Planteamiento de inquietudes Anixter no tolera incumplimientos de esta política por parte de sus empleados o socios comerciales. No es adecuado "hacerse de la vista gorda" si sospecha que un empleado o socio comercial de Anixter ha incumplido esta política. Usted debe notificar a su gerente o jefe de cumplimiento regional, o a la línea de ayuda confidencial EthicsPoint tan pronto como pueda, si cree o sospecha que ha ocurrido, o que podría ocurrir, un conflicto con esta política. La línea de ayuda confidencial EthicsPoint es atendida por terceros, y permite los reportes y las preguntas anónimas. Está obligado a plantear sus inquietudes sobre cualquier problema o sospecha de conducta inadecuada, lo más pronto que sea posible. Si no está seguro de que cierto acto específico constituya un soborno, o si tiene alguna otra pregunta, póngase en contacto con su gerente u oficial de cumplimiento regional, o con la línea de ayuda confidencial EthicsPoint. En Anixter fomentamos la transparencia, por lo que apoyaremos a todo el que plantee inquietudes genuinas bajo esta política en buena fe, sin tomar represalias, incluso aunque sus sospechas resulten equivocadas. Si cree haber sufrido un trato perjudicial en relación con el planteamiento de una inquietud, ya sea una acción disciplinaria, amenazas u otro tipo de trato desfavorable, deberá informarlo a su gerente, jefe de cumplimiento regional o a la línea de ayuda confidencial EthicsPoint. Monitoreo y auditoría El jefe de cumplimiento tiene la responsabilidad principal y diaria de implementar esta política, de monitorear tanto su uso como su efectividad, y de considerar con regularidad su idoneidad y suficiencia. Anixter realizará auditorías periódicas de esta política para evaluar la presencia y el cumplimiento, y la efectividad general de esta política para combatir los sobornos y la corrupción. Se invita a los empleados a comentar sobre esta política y sugerir formas en que podría mejorarse. Dirija sus comentarios y sugerencias a su gerente o jefe de cumplimiento regional. 6

7 Luces rojas Ésta es una lista no exclusiva de luces rojas, o señales de advertencia, de posibles sobornos u otro tipo de actos de corrupción. Individualmente, estas advertencias no prueban la existencia de una actividad inadecuada o ilícita, pero pueden sugerir la necesidad de investigar más a fondo, consultar con el departamento legal, o mantener una vigilancia más cercana al administrar, revisar y monitorear a los terceros. Póngase en contacto inmediato con su gerente, el departamento legal, un jefe de cumplimiento o la línea EthicsPoint si tiene alguna duda o preocupación. Luces rojas relacionadas con entidades gubernamentales o funcionarios públicos Agentes, asesores, distribuidores u otros terceros (o sus propietarios, directores, funcionarios, empleados o familiares) que: - Sean funcionarios públicos (actualmente o lo hayan sido en el pasado); - Tengan alguna conexión con funcionarios públicos, o se conozca alguna relación especial o inusualmente cercana con un funcionario público; - Sean propiedad del gobierno; O - Sean recomendados por funcionarios públicos. Luces rojas relacionadas con la ubicación, estructura y experiencia de terceros Agentes, asesores, distribuidores u otros terceros (o sus propietarios, directores, funcionarios, empleados o familiares) que: - Hagan negocios en países donde la corrupción sea un problema común; - Hayan sido acusados de soborno, corrupción o prácticas de negocios inadecuadas; - Sean familiares de un director, empleado, agente o contratista actual de Anixter; - No tengan la experiencia o los recursos necesarios para el compromiso que van a adquirir; - Se rehúsen a proporcionar información bancaria o referencias actuales legítimas; - Se rehúsen a contestar los cuestionarios o preguntas de Anixter; - Se rehúsen a firmar la política anti-corrupción para socios comerciales de Anixter; - Cuenten con registros laborales o de gastos mal documentados; 7

8 - No cuenten con un código de ética; O - No realicen investigación, valoración y análisis de sus agentes o representantes. Luces rojas relacionadas con formas de pago y solicitudes de pago de terceros Las solicitudes realizadas por agentes, asesores, distribuidores u otros terceros (o sus propietarios, directores, funcionarios, empleados o familiares) para: - Pagos en efectivo; - Pagos por adelantado antes de firmar un contrato; - Pagos en una cuenta bancaria ubicada en un país diferente al país donde está ubicado o realiza sus negocios el tercero, o a una cuenta bancaria que no corresponde al tercero; - Pagos fuera del proceso habitual o de la estructura de contabilidad, o sin una factura o recibo; - Pagos especiales para ayudar o "engrasar las ruedas" de la transacción; - Pagos o comisiones posteriores, más adelante en el curso de las negociaciones o "para asegurar la aprobación final" - Pagos por medio de una entidad desconocida que no esté involucrada en la transacción de negocios; - Patrones de pagos no habituales, como pagos repetitivos por los mismos montos o montos redondeados; - Pagos sin un acuerdo por escrito; - Tarifas o comisiones que parezcan muy elevadas en relación con los servicios proporcionados; - Hospitalidad u obsequios excesivamente generosos; O - Donaciones con fines caritativos. 8

9 Proceso de investigación, valoración y análisis realizado por servicios compartidos Proceso de investigación, valoración y análisis El proceso de investigación, valoración y análisis descrito a continuación se aplica a los socios comerciales nuevos que deseen realizar negocios con Anixter o tengan contratos por renovar. Anixter reconoce que cuenta con una cantidad significativa de socios comerciales, y realizará la investigación, valoración y análisis de dichos socios comerciales según lo determine el jefe de cumplimiento de Anixter. 1. Socios comerciales nuevos en países de alto riesgo. Antes de recibir pagos por parte de Anixter, todos los socios comerciales nuevos (o socios comerciales cuyos contratos están en proceso de renovación) ubicados o que realicen negocios en países de alto riesgo (descritos abajo) deberán (a) aceptar el cumplimiento de la política anti-corrupción para socios comerciales de Anixter, y (b) pasar por un proceso de evaluación mediante investigación, valoración y análisis. El proceso de evaluación incluye un cuestionario que debe completar el socio comercial y una comprobación del historial por parte del grupo de servicios compartidos globales de Anixter, utilizando una herramienta de evaluación de terceros. Anixter no realizará pagos al socio comercial sin la aprobación del jefe de cumplimiento si (a) el socio comercial se rehúsa a aceptar el cumplimiento de la política anti-corrupción para los socios comerciales de Anixter, o (b) la evaluación inicial levanta sospechas o enciende focos rojos que no puedan resolverse a la satisfacción del jefe de cumplimiento. El jefe de cumplimiento podría solicitar evaluación adicional o recomendar a Anixter el cese de negocios con dicho socio comercial. 2. Socios comerciales nuevos que interactúen con funcionarios públicos. Los empleados de Anixter responsables de iniciar relaciones de negocios con socios comerciales que estarán en contacto con funcionarios públicos en representación de Anixter deberán ponerse en contacto con el departamento legal o el jefe de cumplimiento antes de iniciar los negocios, para que puedan determinar el nivel de investigación, valoración y análisis requerido para dichos socios comerciales. Definición de los países de alto riesgo Anixter no realizará negocios con empresas ubicadas o que hagan negocios en ciertos países debido a las leyes de los EE.UU. relacionadas con países bajo embargo. Para obtener una lista de estos países, consulte la página de coordinación global en Intraquest. Además, Anixter no realizará negocios con empresas ubicadas o que realicen negocios en ciertos "países de alto riesgo" donde la corrupción sea un problema común, a menos que primero realice una investigación, valoración y análisis del socio comercial. El Director de Cumplimiento es el encargado de determinar los "países de alto riesgo", los cuales figuran en la página principal de ética y cumplimiento de los sitios de la intranet de Anixter. 9

10 Jefes de cumplimiento Global, incluyendo EE. UU. y Canadá Justin Choi Director de cumplimiento Teléfono: Prefijo de Estados Unidos Correo electrónico: justin.choi@anixter.com EMEA James Ellis-Rees Teléfono: 44(0) Correo electrónico: james.ellisrees@anixter.com CALA Alex Lima Teléfono: Prefijo de Estados Unidos Correo electrónico: alex.lima@anixter.com Asia y el Pacífico Rod Northridge Teléfono: Correo electrónico: rod.northridge@anixter.com Medios para realizar reportes confidenciales Correo electrónico: ethics@anixter.com Teléfono: consulte los números que aparecen en las páginas para Reportar posibles violaciones de ética e incumplimiento en Intraquest En línea: Políticas relacionadas disponibles en Intranet Política global de negocios y ética Política global de viajes, entretenimiento y gastos Política global de contratos con el gobierno Política anti-corrupción para socios comerciales de Anixter 10