Mecanismo Coordinador de País Guatemala

Transcripción

1 Mecanismo Coordinador de País Mayo 2011 Manual Administrativo de Sistematización y Comunicaciones del MCP Manual Administrativo Administración y Finanzas

2 Contenido 2 Presentación Objetivos del Manual Concepto del MCP Sectores que conforman el MCP Objetivos del MCP Marco metodológico aplicado Enfoque Conceptual utilizado Misión del MCP- Funciones del Sistema de Comunicación del MCP-G Procesos y procedimientos del sistema de Comunicación Normas de desempeño por proceso Listado de instrumentos a implementar para el funcionamiento de los procesos Inventario de cargos por procesos y procedimientos Estructura funcional del sistema

3 Presentación 3

4 Objetivos del Manual 4 Brindar una panorámica completa e integral sobre los procesos y procedimientos operativos del sistema para la Sistematización y Comunicaciones del Mecanismo de Coordinación de País de (MCP-G) Describir el enfoque metodológico empleado en el diseño del Manual para la Sistematización y Comunicaciones del MCP-G. Compartir las funciones específicas a cargo del sistema para la Sistematización y Comunicaciones del MCP-G. Presentar el conjunto de procesos con sus respectivos procedimientos, actividades, normas e instrumentos para el desarrollo efectivo de las funciones operativas del sistema de Comunicaciones. Servir de guía para la inducción y orientación de los miembros y personal técnico del MCP-G.

5 Concepto del MCP - 5 El Mecanismo de Coordinación de País de la República de, MCP-G, es un ente multisectorial, elegido en forma democrática, que realiza acciones de coordinación para el desarrollo y presentación de propuestas; la supervisión estratégica a través del monitoreo y la evaluación de los proyectos y el seguimiento de los procesos realizados dentro de la fase de ejecución de las iniciativas aprobadas por el Fondo Mundial, para la lucha contra el VIH y SIDA, LA TUBERCULOSIS Y LA MALARIA. Sus iniciativas son basadas en resultados, en la evidencia científica, la prevención, la atención, la supervisión estratégica a través del monitoreo y evaluación de los procesos, dentro de un marco de gobernanza, de una manera eficiente, transparente y con amplia participación, para minimizar los riesgos de la población en, con énfasis en el combate a la pobreza, a través de la reducción del estigma y discriminación de las poblaciones afectadas por las tres enfermedades. Participa en las estrategias enmarcadas en los Planes Estratégicos Nacionales de VIH y Sida, la Tuberculosis y la Malaria y los marcos estratégicos que los complementen, requeridos por el Fondo Mundial. Está Integrado por sectores que representan a las organizaciones e instancias gubernamentales, de sociedad civil y agencias de cooperación internacional.

6 Sectores que conforman el MCP - 6 El Mecanismo de Coordinación de País de la República de, MCP-G esta conformado por 14 sectores que corresponden a los siguientes: 1. SECTOR GUBERNAMENTAL. Compuesto por instituciones y organismos del Estado, sus entidades descentralizadas y empresas públicas estatales o municipales, quienes a través de su quehacer institucional participan en forma directa e indirecta en el cumplimiento de la obligación del Estado, en garantizar la salud de las personas en. 2. SECTOR AUTONOMO. Compuesto por instituciones que por mandato constitucional gozan de autonomía, quienes a través de su quehacer institucional colaboran en forma directa e indirecta con los programas de salud de las personas en. 3. SECTOR DE POBLACIONES VULNERABLES AL VIH Y SIDA, LA TUBERCULOSIS Y LA MALARIA. Compuesto por organizaciones, redes y alianzas que representan a grupos de personas que se encuentran en condición de mayor vulnerabilidad a una o más de las tres enfermedades y representan las necesidades de estos grupos, aportando sus experiencias para ampliar el acceso a los servicios de estas poblaciones, promoviendo la sensibilización social, a través del respeto a la dignidad humana y la tolerancia. 4. SECTOR DE PERSONAS AFECTADAS CON EL VIH Y SIDA, LA TUBERCULOSIS Y LA MALARIA. Compuesto por organizaciones de personas directamente afectadas por las tres enfermedades y las comunidades que viven en áreas geográficas de mayor riesgo; por lo que representan las necesidades de estas personas, aportando sus experiencias para ampliar los servicios hacia las poblaciones de difícil acceso. 5. SECTOR DE ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES. Compuesto por organizaciones no gubernamentales que trabajan en la lucha contra las enfermedades y sus soluciones. Representan a quienes conocen las necesidades de las poblaciones, tienen experiencia en la ejecución de proyectos, en la prestación de servicios y en programas de prevención y educación. 6. SECTOR DE ORGANIZACIONES DE BASE COMUNITARIA. Compuesto por organizaciones base comunitaria geográficamente establecidas, que trabajan en la lucha contra las enfermedades y sus soluciones. Representan a quienes conocen las necesidades de las poblaciones, tienen experiencia en la ejecución de proyectos, en la prestación de servicios y en programas de prevención y educación.

7 Sectores que conforman el MCP SECTOR DE GRUPOS MULTICULTURALES. Compuesto por organizaciones que representan a los grupos culturales de, cuyos integrantes comparten una misma identidad de grupo, a través de su propia historia, cultura, costumbres, idioma, identidades familiares por genealogía o ascendencia y normas de convivencia. Quienes además, basan la respuesta en la lucha contra las enfermedades, en su propia cosmovisión y valoran el sistema de salud alternativo en sus comunidades. 8. SECTOR DE MUJERES. Compuesto por organizaciones que representan a las mujeres, quienes son las más afectadas por las tres enfermedades, y son especialmente vulnerables debido a factores biológicos y socioeconómicos. Es importante que las organizaciones de mujeres y otras organizaciones, que representan los intereses de las mujeres estén adecuadamente representadas, para asegurar la participación de género y sean reflejadas en las propuestas presentadas al Fondo Mundial. 9. SECTOR DE ADOLESCENTES Y NIÑ@S. Compuesto por organizaciones que representan a l@s adolescentes y los niñ@s, que se encuentren afectados y/o sean vulnerables ante cualquiera de las tres enfermedades. 10. SECTOR ACADEMICO. Compuesto por instituciones de educación superior, que aportan conocimientos sobre los determinantes epidémicos, sociales, políticos, culturales y de investigación, en la lucha contra las tres enfermedades, abordando de manera científica el conocimiento y comprobación del problema y su resolución. Forman parte de este sector las universidades, públicas y privadas. 11. SECTOR DE ORGANIZACIONES PROFESIONALES. Compuesto por colegios profesionales, asociaciones y agrupaciones de profesionales, constituidos en forma voluntaria o por disposición legal, que aportan sus conocimientos y experiencias profesionales, en las áreas del conocimiento, afines con los objetivos del MCP-G y a la lucha contra las tres enfermedades. 12. SECTOR DE ORGANIZACIONES BASADAS EN LA FE. Compuesto por organizaciones religiosas y basadas en la fe, desempeñando una labor esencial dentro de las comunidades afectadas por las tres enfermedades; proporcionando servicios fundamentales a las poblaciones. Tienen relación con autoridades nacionales y locales, para requerir la priorización de las necesidades.

8 Sectores que conforman el MCP SECTOR DE LA EMPRESA PRIVADA. Compuesto por entidades mercantiles con responsabilidad social, las cuales aportan liderazgo y experiencia en el manejo de los procesos y ejecución de proyectos; son portavoces de las personas económicamente activas; colaborando con los programas de salud; aportando su experiencia y la infraestructura del sector privado para llegar a las comunidades afectadas. 14. SECTOR DE AGENCIAS DE COOPERACION INTERNACIONAL, BILATERALES o MULTILATERALES. Compuesto por instancias bilaterales o multilaterales de cooperación internacional, acreditadas en, que trabajan directa o indirectamente, en las respuestas nacionales de la lucha contra cualquiera de las tres enfermedades, y quienes tienen vínculos con los actores de las mismas, aportando la asistencia técnica y financiera.

9 Objetivos del MCP - G 9 Son objetivos del MCP-G, los siguientes: Cumplir con los requisitos de elegibilidad del Fondo Mundial: Elección transparente de representantes de todos los sectores miembros; Participación de personas que son afectadas con las tres enfermedades; Procesos transparentes para solicitar y revisar propuestas; Participación amplia y transparente de partes interesadas, en el proceso de elección de los representantes de cada sector; Proceso transparente en nombramiento de Receptor (es) Principal (es) y supervisión estratégica del programa; Manejo adecuado de una política de conflicto de intereses; Promover la participación de los sectores miembros del MCP-G para la elaboración y presentación de las propuestas sobre VIH y Sida; Tuberculosis y Malaria, ante el Fondo Mundial; Elaborar, revisar, seleccionar y avalar las propuestas consensuadas de país y/o de carácter regional, para ser enviadas al FM u otras agencias de cooperación, definiendo claramente los objetivos, alcances de sus actividades y los resultados esperados, cumpliendo con lo que para el efecto se regula en el manual de procedimientos; Supervisar y dar seguimiento a la ejecución de acuerdo a la programación y/o reprogramación de los proyectos financiados por el FM, velando por el cumplimiento de los convenios suscritos entre el Receptor Principal, el Fondo Mundial y el MCP-G; así como la evaluación de sus resultados; Nominar la (s) organización (es) apropiada (s) para actuar como Receptor (es) Principal (es) para la ejecución de los proyectos, con las subvenciones del Fondo Mundial, cumpliendo con lo que para el efecto se regula en el manual de procedimientos (proceso de participación, evaluación, criterios para seleccionar, nombrar y supervisar al Receptor Principal; supervisar la implementación de los proyectos y sus resultados); Fortalecer la transparencia en el desarrollo de sus funciones y la rendición de cuentas; Apoyar activamente el fortalecimiento de la capacidad de gestión del Receptor Principal y desarrollar las estrategias de capacitación para que todos los sectores miembros tengan posibilidad de participar como Receptores Principales.

10 Marco metodológico aplicado 10 La elaboración del presente manual se ha sustentado en el enfoque sistémico de gestión por procesos. Para una mejor y más completa comprensión y efectiva aplicación del manual, se incluye una breve descripción de este enfoque. Según éste, una organización moderna, se sustenta y esta dirigida al desarrollo gradual y progresivo de sus componentes básicos (procesos, recurso humano, estructura, cultura y tecnología), que esquemáticamente puede representarse de la siguiente forma: P r o c e s o s Misión Visión Roles y Funciones E s t R r R u H c H t u r a C u l t u r a La orientación de los pilares o componentes básicos constituido por el conjunto de procesos de trabajo, el Talento Humano, la estructura y la cultura organizacional del MCP, la brinda su MISION o PROPOSITO y la VISION, o compromiso del futuro que el equipo del MCP desea construir. Estos constituye el marco que define sus roles y funciones básicas o esenciales y permitirá además, evaluar su cumplimiento a futuro. Tecnología MISION Y VISION ROLES Y FUNCIONES BASICAS SISTEMAS ORGANIZACIONALES La Misión, Visión, Roles y Funciones del MCP, constituye el marco de referencia que permite visualizarlo como un SISTEMA de producción de bienes y servicios. En este caso específico, dada la naturaleza tan especial y específica del MCP, que constituye en sí mismo un único sistema organizacional, de gestión, conducción y control estratégico del desarrollo de las propuestas del país subvencionadas por el Fondo Mundial a diferencia de las organizaciones tradicionales, donde es usual la existencia de un conjunto de sistemas organizacionales como de planificación, información, comunicación, suministros, control, finanzas, prestación de servicios entre otros.

11 Marco metodológico aplicado 11 Bajo esta perspectiva un SISTEMA comprende una serie de políticas, funciones, normas, procesos y dependencias mutuamente interrelacionadas e interdependientes que conforman un conjunto operativo integrado. Haciendo una analogía; equivalen a los SISTEMAS DEL CUERPO HUMANO O DEL UNIVERSO. Estos sistemas, deben permitir al MCP -, cumplir su misión, alcanzar su visión, desempeñar sus roles, desarrollar sus funciones y alcanzar los resultados previstos. Los sistemas están conformados por un conjunto de procesos y éstos a su vez, en un conjunto de procedimientos, actividades y tareas: ENTRADAS Insumos, recursos y USUARIOS que demandan servicios SISTEMAS PROCESOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES SALIDAS Resultados de los procesos de atención y gestión Entendiéndose por PROCESO al conjunto de procedimientos que tiene el propósito de convertir un insumo en un resultado final y PROCEDIMIENTO a la serie de actividades ordenadas consecutivamente que se realizan con el propósito de obtener un fin o un objetivo deseado. Mientras que entendemos por ACTIVIDADES al conjunto de tareas que genera el proceso sin las cuales no se podrían lograr los propósitos que persigue el MCP. Para cada una de éstas, se identifican los puestos o cargos de trabajo y elabora el inventario de cargos por proceso y procedimiento que permite darle forma a la estructura funcional o de cargos de trabajo, y esta a su vez, a una estructura organizacional horizontal de gestión por procesos. Este es el camino seguido, para establecer, la organización, procesos, procedimientos y estructuras; funcional y organizativa del MCP. El presente Manual del Sistema de COMUNICACIONES lista todos los procesos con sus respectivos procedimientos, actividades, tareas con las respectivas normas de desempeño, puestos de trabajo, estructuras funcional / organizacional y las descripciones y perfiles de puestos correspondientes.

12 Marco metodológico aplicado 12 El enfoque sistémico es un excelente vehículo para fortalecer la estructura organizativa del MCP, caracterizada por ser de muy pocos niveles, centradas en la gestión de procesos que facilite al MCP, cumplir con sus misión, visión, roles y funciones, obtener los resultados previstos y responder y adaptarse apropiadamente a las exigencias de un entorno cada vez mas turbulento y cambiante. MISION ROLES Y FUNCIONES BASICAS SISTEMAS ORGANIZACIONALES PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTRUCTURA FUNCIONAL Y ORGANIZACIONAL

13 Marco conceptual 13 Previo a conocer en detalle el sistema de comunicación propuesto, es necesario comprender los diferentes conceptos desde un punto eminentemente operativo, de los aspectos mas importantes que constituyen y son abordados en el presente sistema. Esto facilitará un manejo homogéneo y apropiado para su adecuada operativización. Entre las principales definiciones operativas tenemos: Comunicación: Es la necesidad de expresar algo: una emoción, un sentimiento, transmitir una necesidad, pero aún más; comunicar cada forma de entender el mundo, que puede ser a través de alguna actividad, que va desde la sencilla necesidad de transmitir un mensaje, y si este es entendible para aquel o aquellos a los que se les envía, mucho mejor. Desde esta perspectiva la comunicación para el MCP, se constituye en un proceso o medio estratégico para las relaciones del Mecanismo con su entorno, la interacción entre sus miembros, grupos de interés y manejo de la imagen deseada. Comunicación Interna: La comunicación interna permite la introducción, difusión, aceptación e interiorización de las pautas de gestión, avances y resultados del desarrollo organizacional entre los miembros que conforman las instancias de Dirección (Asamblea, JD, Secretaría Técnica); así como cubrir las necesidades de comunicación que presentan los miembros de la membresía de los sectores que conforman al MCP. Comunicación Externa: Es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes grupos externos de interés (FM, Donantes, Autoridades de Gobierno; ALF, otros Cooperantes, Prensa, entre otros), así como de proyectar una imagen favorable del MCP.

14 Marco conceptual 14 Para que el MCP pueda comunicar los mensajes, información y proyectar la imagen esperada, es necesario la definición de sus grupos objetivo y/o audiencias a abordar. Grupos objetivo y/o audiencias clave: Se entiende por audiencia clave al conjunto de instituciones y personas aliadas o no, actuales o potenciales, generadores de opinión, que puedan favorecer o afectar la credibilidad del proceso de comunicación y/o imagen institucional. Medios de Comunicación: Para promover la comunicación y los mensajes a trasladar a las diferentes audiencias del MCP, pueden transmitirse a través de canales interpersonales, es decir medios de comunicación tales como: Cuando se consideran las audiencias hay que tener en cuenta tanto el entorno interno como el externo. AUDIENCIAS DEL MCP Internas: Asamblea Junta Directiva Secretaría Técnica Representantes de Sectores Miembro Externas: Estado / Gobierno ALF Fondo Mundial Donantes Sector Privado Electores de representantes de los Sectores miembros. Medios de comunicación social, etc Cartas, memorándum, circulares, boletines o revistas, tableros de avisos y manuales, así como programas audiovisuales, circuitos internos de televisión, sistemas computarizados, sonido ambiental o también se pueden hacer uso de los medios de comunicación masiva. La definición de los medios a utilizar, dependerá de aquellos que resulten ser de mayor preferencia y uso de cada uno de los grupos de interés del MCP

15 Misión del MCP - 15 La misión de una organización es su propósito, su razón de ser. La misión aporta orientación, uniformidad y significado a las decisiones y actividades de todos los miembros. Es el punto central en torno al cual, los miembros del equipo definen las intervenciones, establecen metas, avanzan en una dirección común y se concentran en lo que saben y hacen mejor. También les motiva a extender su capacidad y aceptar nuevos retos. Responde a la pregunta porqué hacemos lo que hacemos? Es así como luego de concluido un detenido análisis, los miembros del MCP - han realizado una revisión de cuál es su propósito principal o misión y seguido llegar a su definición por consenso. La misión establecida por los miembros del MCP corresponde a la siguiente: Instancia multisectorial que gestiona y avala las propuestas ante el Fondo Mundial, monitoreando estratégicamente la implementación de las subvenciones, a través de la sistematización, transparencia y participación democrática, contribuyendo a cerrar las brechas en la respuesta nacional de VIH, Tuberculosis y Malaria y disminuir el impacto en la población de alto riesgo, vulnerable, afectada y a mejorar su calidad de vida, en el marco de los derechos humanos, pertinencia cultural y equidad de género.

16 Manual Administrativo de Sistematización y Comunicaciones del Mecanismo Coordinador de País Mayo 2011 Funciones Procesos, procedimientos y actividades Normas de desempeño Manual Administrativo Administración y Finanzas

17 Funciones generales del sistema de Comunicación 17 Las funciones corresponden aquellas áreas de responsabilidad que son únicas, complementarias e indelegables que corresponden exclusivamente su cumplimiento a un área de gestión de la organización, en este caso, al sistema de comunicación; definen qué tenemos que hacer y hasta dónde o alcance de las responsabilidades a cumplir de dicho sistema. Estas no pueden ser alcanzadas sino a través del esfuerzo articulado y sinérgico de todas las partes y miembros del sistema. En su conjunto y en adición a los demás sistemas organizacionales, permiten al MCP el cumplimiento de su misión o propósito. Para el sistema de comunicación se han definido dos importantes funciones básicas que corresponden las siguientes: Desarrollar la estrategia de comunicación para difundir las decisiones del MCP-G y compartir información con todos sus miembros y otros actores pertinentes, de acuerdo con el principio de transparencia del Fondo Mundial. Garantizar una amplia difusión de las decisiones, convocatorias a propuestas e información sobre la implementación de los proyectos.

18 Procesos y productos del sistema de Comunicación 18 Procesos del sistema Para el cumplimiento de las funciones generales del sistema de Comunicación antes descritas, es necesario el desarrollo de los siguientes cuatro procesos básicos o esenciales: Comunicación Interna del MCP Proceso 1 Proceso 2 Comunicación de los miembros del MCP con sus constituyentes Desarrollo de imagen corporativa del MCP Proceso 3 Proceso 4 Comunicación externa del MCP Productos a obtener: Es importante recordar que cada proceso permite alcanzar u obtener un producto, sea éste tangible (bien) o intangible (servicio), y que todo producto tiene un proceso que permitió su obtención. Bajo estos principios los productos a obtener de cada uno de los cuatro procesos definidos del sistema de comunicación, corresponden a los siguientes: Proceso 1: Los integrantes del MCP participan en una red de comunicación interna y están actualizados del quehacer del MCP. Proceso 2: Los miembros de los Sectores que conforman al MCP, comunicados sobre el quehacer del MCP, Secretaria Técnica, avances, logros, ejecución y planes de los proyectos. Proceso 3: El MCP cuenta con una imagen corporativa reconocida, única y coherente a sus fines a nivel nacional e internacional Proceso 4: Grupos clave externos de interés relacionados al MCP, informados sobre el quehacer del MCP, avances, logros, y desarrollo de proyectos, así como otros asuntos de relevancia estratégica.

19 Proceso 1: Comunicación interna del MCP 19 Exploración de percepciones, intereses y conocimientos de miembros del MCP procedimiento 1.1 procedimiento 1.2 Desarrollo de canales, técnicas y mensajes de comunicación interna Monitoreo y evaluación de las comunicaciones internas procedimiento 1.3 PRODUCTO: Los integrantes del MCP participan en una red de comunicación interna y están actualizados del quehacer del MCP. Procedimiento 1.1: Exploración de percepciones, intereses y conocimientos de miembros del MCP Diseñar / actualizar variables a emplear para explorar percepciones, intereses y conocimientos, por grupo meta o de interés: Asamblea, JD, Staff Ejecutivo y Comisiones Técnicas. Definir fuentes, técnica, muestra, frecuencia, responsables e instrumentos de recolección de información a utilizar. Diseñar y validar instrumentos de recolección e integración de información a emplear Elaborar cronograma de realización de estudio periódico de exploración. Establecer y capacitar a responsables a cargo del estudio de exploración. Recolectar información de acuerdo a cronograma, técnica, muestra e instrumentos definidos Anualmente, se lleva a cabo un estudio de exploración de percepciones, intereses, conocimientos y preferencias del los miembros del MCP para asegurar la efectividad, el mayor impacto y la satisfacción de las audiencias en el desarrollo de la comunicación interna.

20 Proceso 1: Comunicación interna del MCP 20 Continuación Procedimiento 1.1: Exploración de percepciones, intereses y conocimientos de miembros del MCP Revisar, organizar y analizar la información recolectada Preparar, presentar y discutir el informe. Procedimiento 1.2: Desarrollo de canales, técnicas y mensajes de comunicación interna Seleccionar / actualizar canales y medios a emplear con base a resultados de estudio de exploración para cada grupo meta o de interés: Asamblea, JD, Staff Ejecutivo y Comisiones Técnicas. Elaborar contenidos de información a compartir con cada grupo meta. Preparar los mensajes y piezas creativas para cada grupo meta. Validar y ajustar los canales y mensajes elaborados para cada grupo meta. Elaborar, presentar y aprobar cronograma para el desarrollo del plan de comunicación por grupo meta. Difundir los mensajes y piezas creativas en medios y canales de comunicación establecidos para cada grupo meta. Los canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados en el plan de comunicación, son de efectividad debidamente comprobada, sustentados en estudios internos de percepciones, intereses, conocimientos y preferencias. Los procesos de comunicación a los grupos de Dirección del MCP, se realiza de conformidad a un plan y presupuesto anual de comunicación interna debidamente aprobado por Junta Directiva.

21 Proceso 1: Comunicación interna del MCP 21 Procedimiento 1.3: Monitoreo y evaluación de las comunicaciones internas Definir indicadores a monitorear de conocimiento, uso, preferencias y aprovechamiento de información difundida por medio de comunicación interna y nivel de satisfacción de usuarios. Definir fuentes, muestra, técnica, frecuencia e instrumentos de recolección e integración de información. Preparar cronograma de recolección de información. Recolectar, integrar y analizar la información por indicador a monitorear. Plantear e implementar el seguimiento de medidas correctivas y/o de mejora. El desarrollo, avances y logros del plan de comunicación interna, es monitoreado integralmente en el cumplimiento de los objetivos propuestos, metodología empleada, uso, efectividad y preferencias de canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados y se toman las medidas correctivas necesarias de forma periódica y oportuna. Todo el personal del MCP está satisfecho por la información acerca del quehacer, avances y resultados del MCP, a través de los medios, mensajes y piezas creativas, de mayor efectividad comprobada.

22 Proceso 2: Comunicación de los miembros del MCP-G con sus constituyentes 22 Comunicación periódica a las organizaciones de los sectores constituyentes del MCP procedimiento 2.1 procedimiento 2.2 Desarrollo de canales, técnicas y mensajes de comunicación a compartir con miembros constituyentes Monitoreo y evaluación de las comunicaciones con los constituyentes procedimiento 2.3 PRODUCTO: Los miembros de los Sectores que conforman al MCP, comunicados sobre el quehacer del MCP, Secretaria Técnica, avances, logros, ejecución y planes de los proyectos. Procedimiento 2.1: Comunicación periódica sobre necesidades, requerimientos y propuestas con relación a las subvenciones a las organizaciones de los sectores constituyentes del MCP Definir / actualizar el listado de audiencias o grupos de interés de cada uno de los sectores constituyentes del MCP Definir / actualizar variables, fuentes de información, muestra, técnica y actualización de instrumento a emplear Elaborar, presentar y aprobar cronograma de realización de estudio de necesidades y percepciones. Seleccionar y capacitar al equipo a cargo de exploración de necesidades y percepciones Explorar las necesidades, percepciones y conocimientos en los sectores constituyentes de acuerdo a técnicas, muestra, instrumento y cronograma establecido Como mínimo cada dos años, se lleva a cabo un estudio de exploración sobre necesidades, requerimientos, preferencias y propuestas para el desarrollo efectivo del plan de comunicación, relacionado al desarrollo y desempeño de las subvenciones del FM, dirigido a las organizaciones de los sectores constituyentes del MCP.

23 Proceso 2: Comunicación de los miembros del MCP-G con sus constituyentes 23 Continuación Procedimiento 2.1: Comunicación periódica sobre necesidades, requerimientos y propuestas con relación a las subvenciones a las organizaciones de los sectores constituyentes del MCP Revisar, organizar y analizar la información Preparar, presentar y discutir el informe Procedimiento 2.2: Desarrollo de canales, técnicas y mensajes de comunicación a compartir con miembros constituyentes Definir / actualizar las metas de comunicación a alcanzar con grupos meta tomando en cuenta resultados del estudio de exploración. Revisar, definir y actualizar los canales de comunicación a emplear considerando resultados del estudio de exploración. Elaborar contenidos de información y mensajes específicos a compartir Validar y ajustar los canales y mensajes Desarrollar e implementar piezas creativas y canales de comunicación. Elaborar programas y materiales de comunicación a constituyentes. Elaborar, presentar y aprobar cronograma para el desarrollo del plan de comunicación y definición de equipos de representantes a cargo de su ejecución El cumplimiento del desarrollo de los planes de comunicación a constituyentes es realizado por los representantes de cada uno de los sectores miembros, debidamente capacitados. Los canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados en el plan de comunicación a constituyentes, son de efectividad debidamente comprobada, sustentados en estudios internos de percepciones, intereses, conocimientos y preferencias. Los procesos de comunicación a los grupos de los sectores constituyentes del MCP, se realiza de conformidad a un plan y presupuesto anual de comunicación debidamente aprobado por Junta Directiva.

24 Proceso 2: Comunicación de los miembros del MCP-G con sus constituyentes 24 Procedimiento 2.2: Desarrollo de canales, técnicas y mensajes de comunicación a compartir con miembros constituyentes Capacitar al equipo de representantes de los diferentes sectores de la membresía, para su adecuada ejecución Ejecutar el plan de comunicación diseñado Procedimiento 2.3: Monitoreo y evaluación de las comunicaciones con los constituyentes Definir y actualizar indicadores para el monitoreo del proceso y metas de comunicación a los constituyentes. Definir herramientas, muestra, frecuencia, responsable e instrumento de recolección de información. Elaborar cronograma de recolección de información Orientar a responsables de la recolección y traslado de la información Implementar el cronograma de recolección de información Revisar, organizar y analizar la información, definir medidas correctivas y de mejora Presentar y discutir los resultados, medidas correctivas y de mejora a considerar El desarrollo, avances y logros del plan de comunicación a constituyentes, es monitoreado integralmente en el cumplimiento de los objetivos propuestos, metodología empleada, uso, efectividad y preferencias de canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados y se toman las medidas correctivas necesarias de forma periódica y oportuna. Los grupos de los sectores constituyentes del MCP están satisfechos por la información acerca del quehacer, avances y resultados del MCP y desempeño de las subvenciones del FM, a través de los medios, mensajes y piezas creativas, de mayor efectividad comprobada.

25 Proceso 3: Desarrollo de imagen corporativa del MCP-G 25 Definición / actualización de la imagen corporativa del MCP a posicionar procedimiento 3.1 procedimiento 3.2 Comunicación, difusión y monitoreo del uso correcto de la imagen corporativa Monitoreo y evaluación de la imagen corporativa procedimiento 3.3 PRODUCTO: El MCP cuenta con una imagen corporativa reconocida, única y coherente a sus fines a nivel nacional e internacional Procedimiento 3.1: Definición / actualización de la imagen corporativa del MCP a posicionar Analizar la plataforma estratégica y reglamentaria del MCP-G (misión, visión, roles, funciones, estatutos y políticas vigentes) Definir los componentes de la imagen corporativa: logo, slogan, colores, etc. Diseñar, validar y ajustar los componentes de la imagen corporativa Elaborar el documento de política y guía de imagen corporativa del MCP Presentar y aprobar la política y guía de imagen corporativa del MCP Elaboración de ajustes y/o cambios en caso sea necesario. Los componentes de la imagen corporativa del MCP son validados técnicamente y aprobados por Asamblea y Junta Directiva del MCP. La difusión y posicionamiento de la imagen corporativa del MC en los diferentes grupos de interés y sociedad en general, se realizan conforme a la política y guía corporativa de imagen aprobada.

26 Proceso 3: Desarrollo de imagen corporativa del MCP-G 26 Procedimiento 3.2: Comunicación, difusión y monitoreo del uso correcto de la imagen corporativa Definir las audiencias de interés para distribución de imagen corporativa. Reproducir la política y guía para el posicionamiento de la imagen corporativa del MCP para cada grupo de interés. Diseñar campaña de lanzamiento o relanzamiento con su presupuesto, presentación, ajustes y aprobación de la imagen corporativa del MCP Desarrollar la campaña aprobada Distribuir y difundir la política y guía a grupos de interés Preparar y discutir el informe de lanzamiento y distribución de la política y guía de imagen corporativa. La política y guía de la imagen corporativa del MC P aprobada, así como su actualización y/o ajustes, debe ser difundida y distribuída a todos los grupos de interés del MCP para su apropiado manejo. Todos los grupos de interés del MCP, conocen y cumplen la política y guía de la imagen corporativa del MC P aprobada.

27 Proceso 3: Desarrollo de imagen corporativa del MCP-G 27 Procedimiento 3.3: Monitoreo y evaluación de la imagen corporativa Definir los indicadores para monitoreo del cumplimiento y de evaluación de su impacto Recolectar la información para el monitoreo de cumplimiento de imagen corporativa o evaluación de su impacto Integrar, preparar y analizar la información de monitoreo de cumplimiento de imagen corporativa, propuesta de medidas correctivas en caso necesario Presentar los resultados del monitoreo y de medidas correctivas propuestas. Difundir y dar seguimiento al cumplimiento de medidas correctivas Periódicamente y en un período no mayor de dos años, se monitorea e implementan las medidas correctivas necesarias, que garanticen la aplicación y el uso correcto de los componentes de la imagen corporativa del MCP, por parte de todos los miembros e instancias que lo conforman.

28 Proceso 4: Comunicación externa del MCP-G 28 Exploración de percepciones para elaboración de mensajes, reportes e informes procedimiento 1 procedimiento 2 Diseño de medios y piezas creativas de comunicación Diseño y aprobación del plan de comunicaciones y su presupuesto procedimiento 3 procedimiento 4 Monitoreo de cumplimiento del plan de comunicación externa PRODUCTO: Grupos clave externos de interés relacionados al MCP, informados sobre el quehacer del MCP, avances, logros, y desarrollo de proyectos, así como otros asuntos de relevancia estratégica. Procedimiento 4.1: Exploración de percepciones, conocimientos, requerimientos de organizaciones de interés para elaboración de mensajes / reportes / informes Diseñar / actualizar variables a emplear para explorar percepciones, conocimientos y requerimientos de organizaciones Definir fuentes, técnica, muestra, frecuencia, responsables e instrumentos de recolección de información por variable Diseñar y validar instrumentos de recolección e integración de información a emplear Elaborar cronograma de realización de estudio periódico de exploración. Establecer y capacitar a responsables a cargo del estudio de exploración. Recolectar información de acuerdo a cronograma, técnica, muestra e instrumentos definidos Anualmente, se lleva a cabo un estudio de exploración de percepciones, intereses, conocimientos y preferencias de los grupos externos de interés del MCP para asegurar la efectividad, el mayor impacto y la satisfacción de las audiencias en el desarrollo de la comunicación externa.

29 Proceso 4: Comunicación externa del MCP-G 29 Continuación Procedimiento 4.1: Exploración de percepciones, conocimientos, requerimientos de organizaciones de interés para elaboración de mensajes / reportes / informes Revisar, organizar y analizar la información recolectada Preparar, presentar y discutir el informe Procedimiento 4.2: Diseño de medios y piezas creativas de comunicación (incluye reportes e informes) Identificar en estrategias del plan anual de comunicación, las piezas creativas por tipo de medio a diseñar / actualizar Elaborar, revisar y aprobar los términos de referencia para la contratación de creativo de medios Solicitar aprobación de la contratación de creativo de medios Contratación y orientación a creativo de medios y piezas creativas a diseñar Supervisar el diseño / actualizar los medios y piezas creativas a emplear: carteleras, pagina web, etc. Los canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados en el plan de comunicación externa, son de efectividad debidamente comprobada, sustentados en estudios de percepciones, intereses, conocimientos y preferencias.

30 Proceso 4: Comunicación externa del MCP-G 30 Continuación Procedimiento 4.2: Diseño de medios y piezas creativas de comunicación (incluye reportes e informes) Validar, ajustar y aprobar los medios y piezas creativas diseñadas Implementar los medios definidos y piezas diseñadas Procedimiento 4.3: Diseño y aprobación del plan de comunicaciones y su presupuesto Revisar, seleccionar y clasificar la información a difundir periódicamente en los medios de comunicación seleccionados Preparar los mensajes y piezas creativas por medio de comunicación a emplear Elaboración y aprobación del plan de comunicaciones con su debido presupuesto Difundir los mensajes y piezas creativas en medios de comunicación establecidos de conformidad con el plan y presupuesto aprobados. Los procesos de comunicación a los grupos externos de interés del MCP, se realiza de conformidad a un plan y presupuesto anual de comunicación externa debidamente aprobado por Junta Directiva.

31 Proceso 4: Comunicación externa del MCP-G 31 Procedimiento 4.4: Monitoreo de cumplimiento del plan de comunicación externa a las organizaciones clave de interés Definir indicadores a monitorear de la comunicación externa Definir fuentes, muestra, técnica, frecuencia e instrumentos de recolección e integración de información Preparar cronograma de recolección de información Recolectar, integrar y analizar la información por indicador a monitorear Plantear e implementar el seguimiento de medidas correctivas y/o de mejora El desarrollo, avances y logros del plan de comunicación externa, es monitoreado integralmente en el cumplimiento de los objetivos propuestos, metodología empleada, uso, efectividad y preferencias de canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados y se toman las medidas correctivas necesarias de forma periódica y oportuna. Los grupos externos de interés del MCP está satisfechos por la información acerca del quehacer, avances y resultados del MCP, a través de los medios, mensajes y piezas creativas, de mayor efectividad comprobada.

32 Manual Administrativo de Sistematización y Comunicaciones del Mecanismo Coordinador de País Mayo 2011 Listado de instrumentos a implementar para el funcionamiento de los procesos Manual Administrativo Administración y Finanzas

33 Listado de instrumentos a implementar para el funcionamiento de los procesos 33 Para asegurar la implementación efectiva y funcionamiento de los procesos diseñados para el sistema de Comunicación del MCP, es preciso prever aquellos relacionados a los métodos de trabajo, con el propósito de prever la disponibilidad de instrumentos, guías procedimentales, protocolos, listas de inspección y formatos requeridos, en la forma y las características apropiadas. Según los procesos y procedimientos que conforman el sistema de Comunicación del MCP, se enlistan los posibles instrumentos para la implementación, adecuado funcionamiento y operativización. No. Instrumento Objetivo Exploración de percepciones, intereses, conocimientos y preferencias de miembros del MCP, representantes de sectores y de grupos externos de interés. Planes de Comunicación para miembros del MCP, representantes de sectores y de grupos externos de interés. Sistema de monitoreo del cumplimiento de los planes de comunicación para miembros del MCP, representantes de sectores y de grupos externos de interés. Identificar información relevante para orientar las acciones del sistema de comunicación, a fin de garantizar la efectividad y congruencia de los planes de comunicación. La exploración de las percepciones, intereses y preferencias, precisa la planificación y desarrollo de un proceso de consulta para un período determinado de corto plazo, según grupos de interés. Documento en el que se reflejan las estrategias de comunicación a desarrollar, que contiene las directrices y objetivos a lograr en un determinado período de tiempo. Disponer de un instrumento estandarizado y automatizado que facilite la evaluación del cumplimiento de los planes de comunicación para miembros del MCP, representantes de sectores y de grupos externos de interés.

34 Inventario de cargos por procesos y procedimientos 34

35 Estructura funcional del Sistema de Comunicación 35