Modelo de Abastecimiento Estratégico GEB Como vamos? Noviembre de 2017

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José Luis Aguilar Torres
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1 Modelo de Abastecimiento Estratégico GEB Como vamos? Noviembre de

2 Orden del día Modelo de Abastecimiento Estratégico Logros Información Importante para Proveedores 2

3 1. Modelo de Abastecimiento Estratégico 3

Metodología Análisis del gasto y Gestión de Categorías de acuerdo con el impacto en el negocio, riesgos de aprovisionamiento y costo 5.

4 1 Modelo de Abastecimiento Estratégico GEB El Modelo de Abastecimiento se ha implementado alrededor de los siguientes ejes: 6. Proveedores y Grupos de Interés Desarrollo y evaluación del desempeño de proveedores, así como interacción con grupos de interés: Cámaras de comercio, sectoriales, entre otros 1. Metodología Análisis del gasto y Gestión de Categorías de acuerdo con el impacto en el negocio, riesgos de aprovisionamiento y costo 5. Capacitación y entrenamiento Generar cultura respecto al Modelo de Abastecimiento tanto al interior de la organización como a los grupos de interés 2. Políticas y Normativa Marco Normativo: Políticas Corporativas / Manual de Contratación / Manual de Interventoría 4. Sistemas de información Apalancamiento de la Gestión en Sistemas de Información para garantizar la trazabilidad y transparencia de los procesos 3. Estructura organizacional Esquema centralizado con visión conjunta como Grupo Empresarial 4

5 Etapas Modelo de Abastecimiento Estratégico GEB Planeación Selección Ejecución Cierre Identificar Necesidades Identificar Proveedores Implementar Estrategia Ejecutar el Contrato Cerrar el Contrato Análisis del Gasto Categorías de Abastecimiento PACC Identificar oportunidades de agregación de demanda entre filiales Identificar la posible estrategia de contratación Sondeos de Mercado Precalificaciones Acuerdos de Precio Gobierno de Abastecimiento Procesos de Solicitud de Ofertas Modalidades de Selección Herramientas de E-commerce Indicadores de Abastecimiento (Ahorros, Satisfacción de Proveedores, ANS) Gestión de Interventoría Monitoreo a la ejecución Evaluación Periódica de Desempeño Auditorías Liquidación, Terminación Certificaciones a Contratistas Evaluación Final de Desempeño de Proveedor Lecciones Aprendidas Gestión de Proveedores 5

1 METODOLOGÍA Análisis del Gasto Es el proceso de agregación, clasificación, y

costos, mejora del rendimiento, de las oportunidades y del cumplimiento del área.

6 1 METODOLOGÍA Análisis del Gasto Es el proceso de agregación, clasificación, y aprovechamiento de los datos de gastos con el fin de ganar visibilidad en la reducción de costos, mejora del rendimiento, de las oportunidades y del cumplimiento del área. Es el primer y último paso del proceso de abastecimiento estratégico que impulsa valor total. Obtener la Información del Gasto Para identificar Cubo del Gasto Quién está comprando? Qué está comprando? De quién está comprando? Cuándo lo está comprando? A qué precio lo está comprando? 6

7 1 METODOLOGÍA Categorías del Gasto GEB Estructura del Árbol de Categorías Árbol de Categorías GEB LINEA DE NEGOCIO SEGMENTO Agrupación general 1 Bienes y Equipos Servicios y Consultoría Obras y Mantenimiento FAMILIA GRUPO SUB-GRUPO BIEN/ SERVICIO Grupo de categorías interrelacionadas Grupo de bienes o servicios que comparten características generales Grupo de bienes o servicios que comparten características específicas ASES. Y CONS. JURÍDICAS AGENCIADE VIAJES AISLADORES ASES. Y CONS. ADMINISTRATIVAS ASESORÍAS EN SIST. DE GESTIÓN CABLES SERVICIOS DE T.I. Nivel 3 CATEGORÍAS GENERALES Nivel 4 CATEGORÍAS ESPECIFICAS 5 Maestra deservicios SAP: 1-xxxxxxxxxxxxx 2-xxxxxxxxxxxxx 3-xxxxxxxxxxxxx Maestra debienes SAP: 1-xxxxxxxxxxxxx 2-xxxxxxxxxxxxx 3-xxxxxxxxxxxxx TIPO A E G R DESCRIPCIÓN CATEGORÍA GENERAL QUE APLICA A TODAS LAS EMPRESAS CATEGORÍA ESPECÍFICA ENERGÍA CATEGORÍA ESPECÍFICA GAS CATEGORÍA ESPECÍFICA ENERGÍAS RENOVABLES 7

8 1 METODOLOGÍA Matriz de Abastecimiento Estratégico Cuadrantes de la Matriz de Abastecimiento 8

9 1 METODOLOGÍA Matriz de Abastecimiento Estratégico GEB Matriz de Abastecimiento GEB 9

Gerencia e Interventoría 2016 2017 Octubre Mayo Nuevo Manual de Contratación Primera

10 2 POLÍTICAS Y NORMATIVA Evolución del Modelo de Abastecimiento Estratégico Rediseño del Proceso de Abastecimiento Centralización de la Contratación Octubre Nuevo Manual de Gerencia e Interventoría Octubre Mayo Nuevo Manual de Contratación Primera subasta electrónica inversa en la historia de la Empresa Aisladores eléctricos ahorros USD ,79 10

2 INTEGRANTES POLÍTICAS Y NORMATIVA Gobierno Corporativo de Abastecimiento Presidente GEB Presidente TGI Director de Abastecimiento y Servicios GEB Vicepresidente Jurídico GEB VP Transmisión GEB VP

de Seguros GEB VP Financiero GEB VP Transmisión GEB VP de los Grupos Estratégico de Negocios (GEN) Director de Abastecimiento y Servicios GEB Director Jurídico del Negocio GEB Gerente de Seguros GEB

11 2 INTEGRANTES POLÍTICAS Y NORMATIVA Gobierno Corporativo de Abastecimiento Presidente GEB Presidente TGI Director de Abastecimiento y Servicios GEB Vicepresidente Jurídico GEB VP Transmisión GEB VP Financiero GEB Gerente de Abastecimiento y Servicios TGI VP de los Grupos Estratégico de Negocios (GEN) Presidente GEB Director de Abastecimiento y Servicios GEB Vicepresidente Jurídico GEB Gerente de Seguros GEB VP Financiero GEB VP Transmisión GEB VP de los Grupos Estratégico de Negocios (GEN) Director de Abastecimiento y Servicios GEB Director Jurídico del Negocio GEB Gerente de Seguros GEB Director Desarrollo Sostenible GEB Director GEN Baja Emisión GEB Gerente de Ingeniería GEB Gerente PMO GEB COMITÉ ESTRATÉGICO COMITÉ EJECUTIVO COMITÉ OPERATIVO Responsable de promover, analizar y aprobar políticas y estrategias de abastecimiento, procesos conjuntos, precalificaciones y demás instrumentos comerciales Responsable de aprobar contrataciones y/o modificaciones a contratos de cuantías mayores a SMMLV incluido IVA Responsable de aprobar contrataciones y/o modificaciones a contratos de cuantías mayores a 200 SMMLV e inferiores a SMMLV incluido IVA 11

12 2 POLÍTICAS Y NORMATIVA Enfoque en la Transparencia del Proceso 1 SORTEO DE BANCO DE FORMULAS 2 COMITÉ EVALUADOR EXTERNO 3 PUBLICAR EL PRESUPUESTO EN PROCESOS DEFINIDOS 12

13 3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Apalanca el Proceso de Abastecimiento Estratégico Análisis del Gasto Planeación de la Contratación Análisis del Mercado Proveedor Aplicación de Instrumentos comerciales Administración de los instrumentos comerciales Mejora continua del proceso Definición Estrategias, Políticas y lineamientos de contratación Operativo Identificar la Necesidad Elaboración Documentos Contractuales Eval. y Selec. del proveedor o contratista Adjudicación Suscripción del contrato Ejecución y Liquidación Área Solicitante Gerencia de Abastecimiento Estratégico Gerencia de Abastecimiento Estratégico Comité Evaluador Comités de aprobación (si aplica según cuantía) Autorizado para Contratar Interventor 13

4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Transparencia y

Aceptaciones ü Facturas ü Pago ü Registro

14 4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Transparencia y Trazabilidad ü Contratos ü Pedidos ü Aceptaciones ü Facturas ü Pago ü Registro de Proveedores ü Evaluación de Proveedores ü Precalificaciones ü Acuerdos de Precios ü Sondeos de Mercado (resultados) ü Urna Virtual (procesos competitivos abiertos y cerrados) ü Subasta electrónica inversa 14

15 5 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO Manual de Abastecimiento Cantidad de personas Transportadora de Gas Internacional (TGI) Grupo Energía Bogotá (GEB) Cálidda Contugas

16 5 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO Manual de Interventoría GEB 156 Interventores TGI 160 Interventores CÁLIDDA 68 Interventores CONTUGAS 53 Interventores TRECSA 40 Interventores 16

17 5 PROVEEDORES Y GRUPOS DE INTERÉS Encuentro de Proveedores Guatemala 166 asistentes Agosto 2017 Colombia 190 asistentes Octubre 2016 Perú 120 asistentes Octubre

18 2. Logros 18

2 Instrumentos Comerciales Implementados

256 Firmas Precalificadas GEB 105 TGI 125

Acuerdos de Precio Suscritos: 62 Acuerdos

Suscritos: 5 Contratos Marco Número Total

19 2 Instrumentos Comerciales Implementados Número Total de Proveedores Precalificados: 256 Firmas Precalificadas GEB 105 TGI 125 Cálidda / Contugas 26 Número Total de Acuerdos de Precio Suscritos: 62 Acuerdos de precio Número Total de Contratos Marco Suscritos: 5 Contratos Marco Número Total de sondeos de Precio Adelantados: 77 Sondeos de mercado 19

20 2 Logros Modelo de Abastecimiento Cumplimiento ANS109% Ahorros Consolidado Grupo (Negociación, Subasta, Agregación de demanda) USD desde la implementación del modelo 59 Nuevos Proveedores/contratistas GEB Satisfacción de proveedores Satisfacción de cliente interno 90% 89% 20

externa Transporte de Personal COP 15.840 Millones COP 5.000 Millones COP 1.

21 2 PROCESOS DE CONTRATACIÓN CONJUNTOS GENERACIÓN DE SINERGIAS GEB-TGI Servicio de Vigilancia Gestión Documental Corredores de Seguros Auditoría externa Transporte de Personal COP Millones COP Millones COP Millones COP 352 Millones COP Millones AHORRO OBTENIDO COP Millones 21

22 2 Logros Abastecimiento GEB CERTIFICACIÓN INTERNACIONAL CIPS (CHARTERED INSTITUTE OF PROCUREMENT & SUPPLY) Se inició el proceso de Certificación de buenas prácticas en la gestión de Abastecimiento 22

23 3. Información Importante para Proveedores 23

24 3 HERRAMIENTA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Nombre del Proveedor o Contratistas Evaluado: Empresa 1 Calificación Total: Evaluado por: 90 a 100 puntos Excelente 80 a 89 puntos Bueno 71 a 79 puntos Regular 0 a 70 puntos Deficiente Puntos Excelente 90 a 100 puntos 98 Puntos 90 Puntos 93 Puntos 86 Puntos 95 Puntos 83 Puntos 95 Puntos Proveedores evaluados 24

25 3 Información para Nuevos Proveedores Si usted quiere ser proveedor de las empresas del Grupo Energía Bogotá cuenta con las siguientes alternativas: 1. Participando en nuestros procesos competitivos abiertos 2. Participando en nuestros procesos de precalificación 3. Participando en nuestras invitaciones abiertas para suscribir Acuerdos de Precios, Contratos Marco o Tarifas y Listas de Precios 4. Inscribiéndose en nuestro Registro de Proveedores GEB comunicándose directamente con PAR Servicios Integrales S.A, al teléfono (1) o en la ciudad de Bogotá, o por al correo rupgrupoenergia@parservicios.com 25

26 Para uso restringido GRUPO ENERGÍA BOGOTÁ S.A. ESP. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación puede ser reproducida o utilizada en ninguna forma o por ningún medio sin permiso explícito de GRUPO ENERGÍA BOGOTÁ S.A ESP. 26

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