Presentación Oficina de Soporte a Proyectos OSP Ingeniería

Transcripción

1 1 Presentación Oficina de Soporte a Proyectos Ingeniería Decanatura Facultad de Ingeniería Julio de 2015

2 Integración Procesos y actividades necesarias para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades relacionadas con la gestión de proyectos Alcance Procesos requeridos para garantizar que el proyecto incluye todo el trabajo y únicamente el trabajo requerido para terminar el proyecto con éxito Tiempo Incluye los procesos requeridos para concluir a tiempo del proyecto 2 Costo incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos para concluir el proyecto dentro del presupuesto aprobado Calidad Incluye los procesos y actividades que determinan políticas, objetivos y responsabilidades de calidad de modo que se satisfagan las necesidades de las entidades para las cuales se lleva el proyecto a cabo Recursos Humanos incluye los procesos que organizan, y desarrollan el equipo que gestiona el proyecto Comunicaciones Procesos relativos a garantizar que la generación y distribución de la información del proyecto sea adecuada y oportuna Riesgos Incluye los procesos relacionados con la identificación y análisis de los riesgos, así como su monitoreo y control para el proyecto Adquisiciones Incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir productos, servicios o resultados externos al equipo del proyecto Interesados (Stakeholders) Iincluye los procesos necesarios para identificar y gestionar efectivamente grupos o personas que puedan impactar o ser impactados por el proyecto. La planeación se limita al ejercicio de preparación de propuesta No hay evaluación de riesgo Los servicios de compras no responden a la celeridad que requieren los proyectos No hay un sistema de controles establecido Falta integración con la administración central El relacionamiento con las entidades es mínima

3 Generales 3 Estructuración Lineamientos prácticos Aplicar de manera flexibilizada los procesos Adopción de procesos y herramientas de soporte Formación de un equipo de soporte - Desarrollo de competencias

4 Principios 4 La de la Facultad de Ingeniería debe regirse por los siguientes principios: Alinearse con la Decanatura y con la Universidad en cuanto a la toma de decisiones con base en las prioridades establecidas Entender las necesidades de los proyectos y buscar entregar correcta y oportunamente el servicio acordado Brindar a todos los proyectos la misma prioridad para atender sus demandas Acompañar a los directores de los proyectos para satisfacer sus requerimientos en el momento oportuno Construir relaciones fuertes y confiables con los profesores a través de la comunicación clara y honesta Aplicar de manera flexible los procesos y herramientas definidas de acuerdo a las necesidades de los proyectos y de los perfiles de los profesores a cargo de los mismos Respetar y hacer respetar los acuerdos de niveles de servicio establecidos con otras áreas y con los profesores Fomentar el mejoramiento del recurso humano para que agregue valor a la Facultad Trabajar para que los proyectos sean exitosos en alcance, tiempo, costo y calidad

5 Fase 1 5 Soporte estratégico Estandarización Desarrollar Competencias Apoyar ciclo de desarrollo de Proyectos Consolidar el portafolio de proyectos activos Apoyar la generación de conocimiento sobre administración de proyectos Establecer e implementar estándares para los distintos procesos de Administración de Proyectos Proveer herramientas y métodos que mejoren la eficiencia en los proyectos Proveer entrenamiento y capacitación Desarrollar modelos de asesoría a los gerentes de proyecto - Instrumentadores Facilitar los procesos administrativos Soportar formulación de proyectos especiales Monitorear el estado de los proyectos Administrar archivos de documentación de proyectos Fase 2 Soporte estratégico Estandarización Desarrollar Competencias Apoyar ciclo de desarrollo de Proyectos Apoyo en la conceptualización y priorización de nuevos proyectos Coordinación y aprovechamiento de sinergias entre proyectos Evolucionar la metodología estándar de Gestión de Proyectos Realizar auditorías a la aplicación de los estándares definidos Evaluar el soporte tecnológico de la oficina Establecer planes de desarrollo profesional para quienes participan en la gestión de proyectos Evaluar el desempeño de los proyectos en su gestión Asesoría en tareas / actividades especializadas de gerencia de proyectos

6 Equipo 6 Decano Jefe Gestor: Elaboración de presupuestos Asistente Administrativo 1: Administración de documentos Asistente Administrativo 2: Compras y Facturación Apoyo equipo Financiera Decanatura Apoyo área contratación Decanatura Apoyo área gestión de viajes Decanatura

7 7 Corto plazo: Mediano Plazo: Largo Plazo: Acuerdos de Niveles de Servicio Consolidar el equipo herramientas de control Integración Centro Servicios Compartidos - CSC Manejo de iniciativas PDI Mejoramiento procesos Mejor relacionamiento con entidades Planeación detallada - 100% proyectos Manejo de portafolio (conceptualización y sinergias) Gestión del Conocimiento

8 : proceso de cierre 8 Cierre técnico A cargo: Investigador Principal y Decanatura Verificar cumplimiento en cuanto a los entregables técnicos. Solicitar recibido a satisfacción por parte de la entidad que financia. Expedir y cobrar facturas pendientes. Cierre Legal A cargo: Decanatura y Dirección Jurídica Verificar de acuerdo al contrato, el proceso de liquidación. Emitir y firmar actas de cierre y liquidación, cuando corresponda. Efectuar cierre legal en SAP. Cierre Financiero A cargo : Decanatura y Dirección Financiera Ejecutar gastos pendientes (pagos, bonificaciones y traslados). Solicitar contrapartidas en especie y efectivo. Calcular los excedentes y distribuirlos de acuerdo a la política, o devolverlos a la entidad que financia, cuando corresponda. Pagar bonificaciones por dirección del proyecto. Efectuar cierre total en SAP.

9 : línea base Se analizaron los archivos de los proyectos con financiación externa de la Facultad de Ingeniería los cuales son en total 384, incluyendo 176 órdenes internas (proyectos ejecutados entre ) y 208 proyectos administrados a través de SAP (a partir de 2012). Se evaluó en que condiciones se encontraban en cuanto a cierre financiero, encontrando lo siguiente: Clasificación proyectos 9 99 En ejecución Cerrados Con cierre financiero pendiente -

10 : Línea Base Para la ejecución financiera de los proyectos se ha contado con dos fuentes de información paralelas: Interno Decanatura (hojas de Excel donde se lleva un registro de la ejecución, compromisos y otras solicitudes de los directores de proyectos ej: traslados, ajustes de nómina, etc.). 2. Central Universidad, con el que encontramos inconsistencias debido a: No todas las ejecuciones y movimientos se registraron en ambos sistemas (no se cuenta con información completa de los saldos de proyectos iniciados antes del 31 de diciembre de 2011). Errores en la imputación de gastos en las diferentes dependencias.

11 : acciones Objetivo: cerrar legal y financieramente todos los proyectos que cuentan con cierre técnico. Alcance: analizar los registros físicos y digitales de todos los proyectos, identificar documentos pendientes para cierre legal y analizar la ejecución financiera de los proyectos cuyo cierre financiero se encuentra pendiente, proceder a distribuir excedentes y a cerrar en SAP. Resultados esperados: Documentar el cierre legal y financiero en SAP. Entregar el saldo de su operación a los grupos de investigación. Normalizar la operación de las dependencias de apoyo administrativo. Unificar sistemas de información. Avance: el plan inició en Abril 2014, ya se identificaron los requerimientos necesarios para proceder con el cierre legal de los proyectos que tienen cierre técnico. Ya se cuenta con la base de proyectos que pueden ser cerrados financieramente. Dedicación: 3 personas tiempo completo durante 4 meses. Meta: Terminar cierre financiero de proyectos en Septiembre de

12 : acuerdos 12 Proyectos iniciados antes de 2012: Proceder con cierre financiero utilizando la información disponible. Los saldos serán trasladados a la operación de los grupos de investigación de acuerdo a éste ejercicio de cierre. Proyectos registrados en SAP (2012 en adelante): Se analizarán uno a uno y se harán las conciliaciones entre los diferentes sistemas de información. Entrega de resultados: Septiembre 2015

13 Gracias Universidad de los Andes Facultad de Ingeniería Carrera 1 Este No. 19A-40 Piso 8 Edificio Mario Laserna / Bogotá, Colombia